MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1.2 Chức năng 4 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng thuộc Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 6 1.2.1 Chức năng 6 1.2.2 Nhiệm vụ 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ 9 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ 11 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12 2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 13 2.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.1.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 15 2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 16 2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 17 Chương 3: kết quả thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và một số đề xuất, khuyến nghị 19 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và những kết quả đạt được 19 3.1.1 Về Công tác Văn thư 19 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 21 3.3 Một số khuyến nghị 22 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22 3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHẦN PHỤ LỤC 27
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3
1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3
1.1.2 Chức năng 4
1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 6
1.2.1 Chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7
Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 9
2.1 Hoạt động quản lý 9
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ 9
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức 10
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ 11
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ 11
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12
2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12
2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 13
Trang 22.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14
2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 15
2.2.1.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 15
2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 16
2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 17
Chương 3: kết quả thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và một số đề xuất, khuyến nghị 19
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và những kết quả đạt được 19
3.1.1 Về Công tác Văn thư 19
3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 21
3.3 Một số khuyến nghị 22
3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22
3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường 24
C PHẦN KẾT LUẬN 25
D PHẦN PHỤ LỤC 27
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong hoạt độngcủa các cơ quan, đơn vị nói chung và các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng.Làm tốt Công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao chấtlượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cơ quan, đơn vị Trướcnhững thực tiễn đặt ra trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay,vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được khẳng định rõ nét.Xuất phát từ đó, các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đặc biệt đến công tác đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng cho đội ngũ cán
bộ, nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tế trong công tác
Với yêu cầu học đi đôi với hành, gắn liền giữa lí luận và thực tiễn vì vậy,thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong quy trình đào tạo củacác trường đại học nói chung và trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng Việc thựctập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụngnhững kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho sinh viên hoànthiện vững chắc về nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc sau khi ra trường
Trong quá trình tham gia học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội được tiếpnhận những kiến thức mà các thầy, cô của Khoa Văn thư – lưu trữ đã tận tâmtruyền giảng Được sự giới thiệu của Khoa và sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnhđạo Phòng nội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn, em đã tham gia đợt thực tập tốtnghiệp tại Phòng nội vụ - UBND huyện Sóc Sơn – Thành phố Hà Nội Trongthời gian thực tập này em luôn bám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu,vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại PhòngNội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn Trong suốt 08 tuần thực tập, bản thân em đãnhận được sự giúp đỡ tận tình và đầy tâm huyết của Giảng viên trong khoa cũngnhư của các cán bộ, công chức trong phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn Qua đây emmuốn gửi lời cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉđạo sát sao trong quá trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy,
Cô giáo trong khoa và đặc biệt là Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trịnh Thị Năm đãchỉ bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời,
Trang 4đầy ý nghĩa cho em để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện đượcbáo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phòng Nội vụ cùngcác chuyên viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại phòng
và chỉ bảo, hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập tại đây
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập”của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của emđược hoàn chỉnh hơn
Em xin chân thành cảm ơn./
Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Thuần
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân
Huyện Sóc Sơn 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện ĐaPhúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh VĩnhPhúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977 của Hội đồng Chính phủ Việt Nam Khi ấyhuyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội.Ngày 17 tháng 2 năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa và 4 xã Ngọc Thanh, CaoMinh, Nam Viêm, Phúc Thắng về huyện Mê Linh quản lý (sau các xã này trởthành thị xã Phúc Yên của tỉnh Vĩnh Phúc)
Dựa vào cơ cấu tổ chức thì Phòng Nội vụ là một trong 25 đơn vị thuộc Ủyban nhân dân Huyện Sóc Sơn 25 đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện SócSơn bao gồm:
- Phòng Văn hóa- Thông tin
- Phòng Tài nguyên – Môi
trường
- Phòng Quản lý Đô thị
- Phòng Y tế
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Lao động thương binh
xă hội
- Trung tâm phát triển quỹ đất
- Đội Thanh tra Xây dựng
- Trung tâm dạy nghề Sóc Sơn
- Nhà văn hóa huyện Sóc Sơn
- Đài phát thanh Huyện Sóc Sơn
- Trung tâm Dân số
- Hội Chữ thập đỏ
1.1.2 Chức năng
Trang 6Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp,toàn diện của UBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo và hướng dẫn chuyênmôn của Sở Nội vụ TP Hà Nội
Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcác lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cáchhành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viênchức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng
1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chínhphủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-NV ngày 04tháng 06 năm 2008 của Bộ Nội vụ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaphòng Nội vụ cấp huyện; quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụnhư sau:
-Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụtrên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định
- Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt;
- Về tổ chức, bộ máy:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủyban nhân dân thành phố;
+ Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các
tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định về pháp luật;
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hànhchính, sự nghiệp hàng năm;
Trang 7+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quyđịnh về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩncác chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trìnhHội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sửdụng, điều động, bổ nhiệm, đánh giá; thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức;
+ Thực hiện tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã và thực hiện chínhsách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã theo phân cấp
- Về cải cách hành chính:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cáchhành chính ở địa phương và báo cáo;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Về công tác tôn giáo:
Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn
Trang 8- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân
huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sáchkhen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn; làm nhiệm vụ thường trực củaHội đồng Thi đua – Khen thưởng xã;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khenthưởng theo quy định của pháp luật
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn gồm có một TrưởngPhòng, 02 Phó Trưởng Phòng và 07 cán bộ công chức đang làm việc tại PhòngNội vụ Trưởng Phòng Nội vụ và các cán bộ của Phòng:
- Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy bannhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ
- Có quan hệ phối hợp công tác với các cơ quan chuyên môn về các lĩnhvực liên quan, với Bảo hiểm xã hội về các chế độ, chính sách đối với cán bộ,công chức,…
- Đối với Ủy ban nhân dân các phường, xã: Phòng Nội vụ là cơ quanhưỡng dẫn, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ trong công tác nội vụ, dân tộc, tôn giáo,thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn
1.2.1 Chức năng
Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn là một đơn vị trực thuộc
Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân Huyện SócSơn quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện SócSơn có bộ phận Văn thư – Lưu trữ chuyên trách để giúp Trưởng Phòng Nội vụ
và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện
Trang 9nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ của huyện; đồng thời quản lý Nhà nước vềVăn thư Lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện
và các cơ quan, tổ chức có liên quan Tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân HuyệnSóc Sơn bố trí chị Phù Thị Quỳnh Ly phụ trách Công tác Văn thư Lưu trữchuyên trách
1.2.2 Nhiệm vụ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấpxã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởngtrong hoạt động văn thư, lưu trữ
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng Phòng Nội vụ huyện trong phạm vi quyền hạn được giao tráchnhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ; chỉ đạoviệc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư – Lưutrữ của Ủy ban nhân dân huyện huyện Thuận Thành
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện huyện về
tổ chức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạtđộng của Ủy ban nhân dân huyện, phân công chỉ đạo công việc chung
- Một chuyên viên thực hiện những công việc theo sự phân công củaTrưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạchtuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản
lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác Lưu trữ côngvăn, tài liệu đến và đi
- Chuyên viên của phòng Nội vụ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ đểtham mưu cho trưởng phòng về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn
Trang 10thư lưu trữ trên địa bàn huyện Do đó, chuyên viên đó sẽ phải chịu trách nhiệmquản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư - lưu trữ của phòng Nội vụ.
- Chuyên viên chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trítrong biên chế được giao, phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chứcvăn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật
Trang 11Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ - Ủy ban
nhân dân Huyện Sóc Sơn
Công tác Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức nói chung và Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơnnói riêng Nếu như Công tác lưu trữ tốt, hồ sơ được bảo quản một cách khoa học
sẽ thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cán bộ công chức,viên chức của cơ quan trong quá trình giải quyết công việc Tuy nhiên, nếu chỉchú trọng vào các khâu nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ, bởi lẽ hoạt động quản lýđóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, và
nó được ví như kim chỉ nam cho mọi hoạt động thực hiện Do vậy, từ khi thànhlập đến nay, Phòng Nội vụ luôn chú trọng vào công tác quản lý song song vớicác hoạt động nghiệp vụ
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ
Là một đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn lại được giaonhiệm vụ quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phòng Nội vụluôn chú trọng vào các văn bản chỉ đạo về Công tác Văn thư – Lưu trữ và đặcbiệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về Công tác Lưu trữ của Chính Phủ, BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những cơ quan quản lý đầu ngànhTrung ương về Công tác Văn thư – Lưu trữ Đối với Công tác Lưu trữ, PhòngNội luôn thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ;
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
Trang 12- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấytheo TCVN ISO 9001:2000;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị;v.v
Ngoài ra, Để Công tác lưu trữ đi vào nề nếp Phòng Nội vụ - Ủy ban nhândân Huyện Sóc Sơn còn ban hành Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ và cácNội quy ra vào kho Lưu trữ được công bố, niêm yết để toàn bộ cán bộ củaPhòng làm theo
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là rấtcần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơntrong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệuquả giải quyết công việc Đồng thời, hằng năm, Phòng Nội vụ cũng thườngxuyên tập huấn cho cán nộ làm Công tác Lưu trữ để bồi dưỡng các kỹ năng,nghiệp vụ
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức
Qua quá trình thực tập tại Phòng nội vụ, qua quá trình tiếp xúc với tàiliệu, em nhận thấy, sau khi kết thúc công việc, cán bộ sẽ giao nộp hồ sơ tài liệucho Lưu trữ cơ quan của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn Do Phòng Nội vụ làmột đơn vị của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn nên toàn bộ tài liệu có giá trị,sau khi kết thúc công việc vẫn phải nộp cho Ủy ban nhân dân Bởi lẽ, tài liệucủa Phòng Nội vụ là khối tài liệu không thể thiếu và tách rời đối với Phông ủyban nhân dân huyện Sóc Sơn Như vậy, toàn bộ tài liệu sẽ được quản lý, tập
Trang 13trung thống nhất theo quy định đã đề ra để tránh tình trạng mất mát và thất lạctài liệu của cơ quan nói chung và của Phòng Nội vụ nói riêng.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ đóng một vai trò quan trọng dối với hoạt động của cơquan tổ chức nên việc đầu tư các trang thiết bị để hiện đại hóa Công tác Lưu trữ
là vô cùng cần thiết Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, hằng năm Trưởngphòng Nội vụ vẫn thường xuyên khuyến khích các cán bộ của phòng tích cựctham gia nghiên cứu khoa học hay phát minh ra các sang kiến khoa học trongCông tác Lưu trữ của Phòng cũng như của toàn Ủy ban nhân dân Huyện SócSơn Bên cạnh hoạt động nghiên cứu là việc ứng dụng các thành tựu khoa họccông nghệ vào Công tác Lưu trữ Hiện nay, Phòng Nội vụ áp dụng đúng tiêuchuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ Khoa học và Công nghệ đề ra Việcứng dụng các tiêu chuẩn khoa học về Công tác Lưu trữ làm cho công việc đạthiệu quả hơn
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Sóc Sơn do cán bộ Phù ThịQuỳnh Ly làm Công tác kiêm nhiệm Do học đúng chuyên ngành Văn thư – Lưutrữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên các nghiệp vụ của chị rất chắc vàhoàn thành tốt công việc được giao Tuy nhiên, hằng năm thường có những vănbản mới chỉ đạo về Công tác Lưu trữ vì những những văn bản cũ không còn hiệulực nên vào dịp cuối năm, Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn thường xuyên tổchức tập huấn cho cả cơ quan Đồng thời, do làm đúng chuyên ngành, am hiểucác khâu nghiệp vụ nên các công việc được giao cán bộ Ly luôn hoàn thành tốtnhiệm vụ Nhiều năm liền cán bộ Ly được Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơntặng giấy khen hoàn thành xuất sắc công việc Có thể nói, tài liệu lưu trữ có giátrị rất quan trọng vì nó phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơquan Nên nếu như, cán bộ nào làm mất mát tài liệu của cơ quan sẽ bị xử lý theođúng quy định của nhà nước
Trang 142.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Hoạt động thanh tra, kiểm tra về thực hiện quy chế Công tác Văn thư lưutrữ là hoạt động diễn ra thường xuyên Ngoài sự kiểm tra của Trưởng Phòng Nội
vụ thì mỗi tuần cũng có Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp của Ủy ban nhândân huyện Sóc Sơn đến kiểm tra quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụcủa Phòng Nội vụ Bên cạnh đó, hằng năm thường có cán bộ của Chi Cục Vănthư Lưu trữ của Thành Phố Hà Nội đến kiểm tra các quy trình nghiệp vụ của cơquan Nhờ có công tác thanh tra kiểm tra đã làm cho công tác Lưu trữ có nề nếp
và đi vào hoạt động có hiệu quả sau mỗi lần kiểm tra nhắc nhở Việc thanh trathường xuyên giúp phát hiện những sai xót, thiếu xót, lỗ hổng trong khâu lưutrữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệmcũng như đạo đức công vụ của các cán bộ làm công tác lưu trữ Việc kiểm trađột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực trạng thực tế công tác lưutrữ để có phương thức xử lý nhanh chóng
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Phòng Nội vụ là một trong những phòng chuyên môn, trực tiếp tham mưucho lãnh đạo cơ quan về các mặt hoạt động như: công tác tổ chức cán bộ, côngtác xây dựng chính quyền cơ sở, công tác thanh niên, tôn giáo…trong đó, khôngthể không nhắc đến công tác văn thư – lưu trữ Do Phòng Nội vụ là một đơn vịtrong các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn nên Công tác Lưutrữ hầu hết chỉ là các hoạt động thu thập tài liệu của các cán bộ thuộc Phòng Nội
vụ Do chỉ là một đơn vị không đủ điều kiện thành lập Phông Lưu trữ nên toàn
bộ tài liệu vẫn phải nộp xuống Văn Phòng Ủy ban nhân dân Do vậy, trong báocáo này, ngoài Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ, em xin trình bày thêm Côngtác Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn để báo cáo hoàn chỉnh hơn
2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giaotài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy
Trang 15định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các vănbản, quy chế quy định về công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chứctrong toàn huyện nói chung và Ủy ban nhân dân huyện nói riêng Tuy nhiên,trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng trong vòng 1 năm thì cán bộ vănthư – lưu trữ của phòng cũng tiến hành những công việc trong công tác lưu trữnhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học và tối ưunhất, phục vụ cho công tác tra tìm khi cần thiết
Đối với nguồn tài liệu thu thập vào Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn kể từ
01 năm từ khi công việc kết thúc, các đơn vị phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Ủy bantheo đúng quy định của nhà nước Các nguồn thu thập tài liệu của Ủy ban nhândân Huyện Sóc Sơn gồm có Các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơntrong đó có Phòng Nội vụ: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộcchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quátrình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khicông việc được giải quyết xong Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị
là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn Nghị định142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán
bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm côngtác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn,giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm” Nội dung chủ yếu gồm:
+ Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản;
+ Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Ủy ban nhân dân;
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện chế độ chính sách;
+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng của Công tácLưu trữ Phân loại chính là lựa chọn và phân chia tài liệu Công tác phân loại tốt