Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân huyện hà quảng

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 3 1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng. 3 1.1.1.Lịch sử hình thành. 3 1.1.2.Vị trí. 3 1.1.3. Hành chính 3 1.1.4. Địa hình 4 1.1.5. Dân cư 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng. 4 1.2.1. Vị trí, chức năng. 4 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn . 5 1.2.3.Cơ cấu tổ chức 7 1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng 7 1.3.1.Tình hình tổ chức. 7 1.3.2. Chức năng 8 1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.3.4. Cơ cấu tổ chức. 8 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng HĐND UBND Huyện Hà Quảng. 9 2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ . 9 2.1.1. Công tác văn thư. 9 2.1.2. Công tác lưu trữ 9 2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND UBND huyện Hà Quảng 11 2.2.1 Công tác văn thư 11 2.2.1.1. công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.2.1.2. Quy trình quản lý văn bản đi. 13 2.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến. 16 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.1.5. quản lý và sử dụng con dấu. 19 2.2.2. Công tác lưu trữ 20 2.2.2.1 Hoạt động quản lý 20 2.2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 20 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị. 25 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.1.1 Về công tác quản lý văn bản đi. 25 3.1.2. Quản lý, giải quyết văn bản đến. 25 3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 26 3.1.4. Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND UBND huyện Hà Quảng. 27 3.3.M ột số khuyến nghị. 30 PHẦN KẾT LUẬN 32 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 3

1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng 3

1.1.1.Lịch sử hình thành 3

1.1.2.Vị trí 3

1.1.3 Hành chính 3

1.1.4 Địa hình 4

1.1.5 Dân cư 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 4

1.2.1 Vị trí, chức năng 4

1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.3.Cơ cấu tổ chức 7

1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 7

1.3.1.Tình hình tổ chức 7

1.3.2 Chức năng 8

1.3.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.3.4 Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ ở văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng 9

2.1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ 9

2.1.1 Công tác văn thư 9

2.1.2 Công tác lưu trữ 9

2.2 Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND

huyện Hà Quảng 11

2.2.1 Công tác văn thư 11

2.2.1.1 công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2.1.2 Quy trình quản lý văn bản đi 13

2.2.1.3 Quy trình quản lý văn bản đến 16

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19

2.2.1.5 quản lý và sử dụng con dấu 19

2.2.2 Công tác lưu trữ 20

2.2.2.1 Hoạt động quản lý 20

2.2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 20

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 25

3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25

3.1.1 Về công tác quản lý văn bản đi 25

3.1.2 Quản lý, giải quyết văn bản đến 25

3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 26

3.1.4 Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 26

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng 27

3.3.M ột số khuyến nghị 30

PHẦN KẾT LUẬN 32 PHẦN PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ đầy đủ

PHẦN MỞ ĐẦU

Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dướihình thức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thôngtin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện nàytrong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình

Công tác văn thư lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấpthiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý màcòn liên quan đến nhiều cán bộ, công chức nhiều phòng ban khác trong cơ quan.Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịpthời những quyết định quản lý, lãnh đạo Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ dùng làmcăn cứ để chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, kịpthời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc chỉ đạo điềuhành đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Như vậy cho ta thấy công tác vănthư lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của của bất cứ cơquan, đơn vị nào

Vừa qua, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên nămthứ 4 đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức Quá trình thực tập giúp sinh viênhiểu sâu hơn về những kiến thức lý luận đã được trau dồi tại nhà trường, vì giữathực tế và lý luận luôn có khoảng trống cần phải bổ sung cho nhau Là sinh viênkhoa văn thư – lưu trữ, tôi cũng thấy quá trình đi thực tập tạo cơ hội học hỏi cầnthiết và hữu ích cho tôi được làm quen tiếp xúc và tận dụng những kiến thức đãhọc vào thực tế Đây là khoảng thời gian để tôi tích lũy kinh nghiệm về nghềnghiệp của mình, chuẩn bị cho công việc sau này

Là sinh viên đang theo học chuyên ngành lưu trữ trong quá trình học tậpthì cũng đã được sự tư vấn của nhiều thầy cô trong khoa, cũng là từ nhu cầu vềthông tin mà tôi muốn tìm hiểu về ngành nghề của tôi đang học Nên tôi đã lựachọn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, cái huyện mà tôi đã sinh ra

và lớn lên, để tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại đây

Sau một thời gian thực tập từ 11/01/1016 đến hết ngày 18/3/2016 Hơn

hai tháng thực tập tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, mặc dù đây

là lần thứ hai đi đến các cơ quan để tiếp xúc với công việc sau này nhưng tôicòn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng tôi đã được các cán bộtại phòng tận tình hướng dẫn và chỉ bảo nên tôi đã làm tốt công việc được giaophó tại cơ quan, nhờ đó tôi đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệmthực tiễn về công tác văn thư- lưu trữ

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và các anh chị chuyên viênTại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôitrong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo này

Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu có hạn và khả năng của bản thân còn cóphần hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Do đó tôimong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiệnhơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban

nhân dân huyện Hà Quảng 1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng.

105o57’14’’ đến 106o15’50’’ kinh đông (từ Lũng Pươi - Sóc Hà đến NgườnLuông - Tổng Cọt) Diện tích tự nhiên 453,67 km2, dân số trên 33.000 người

Phía bắc giáp huyện Nà Po và huyện Tịnh Tây (thuộc tỉnh Quảng Tây,Trung Quốc)

Phía nam giáp huyện Hòa An;

Phía đồng giáp huyện Trà Lĩnh;

Phía tây giáp huyện Thông Nông

1.1.3 Hành chính

Huyện có 19 đơn vị hành chính, gồm 18 xã và 01 thị trấn, có các xã: ĐàoNgạn, Phù Ngọc, Sóc Hà, Trường Hà, Nà Sác, Quý Quân, Kéo Yên, Lũng Nặm,Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thôn,Thượng Thôn, Vần Dính (năm 2007 tách từ xã Xuân Hòa) và thị trấn Xuân Hòa

Huyện Hà Quảng có 9 xã biên giới giáp biên với Trung Quốc, với tổngchiều dài đường biên giới là 61,7 km, bao gồm các xã: Sóc Hà, Trường Hà, NàSác, Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt Huyện có

cửa khẩu Sóc Giang (thuộc xã Sóc Hà) và nhiều đường mòn dân sinh đi lại traođổi hàng hóa, văn hóa ….

1.1.4 Địa hình

Huyện Hà Quảng có địa hình phức tạp do kiến tạo địa chất, do đó Huyệnphân thành hai tiểu vùng chủ yếu: tiểu vùng thấp và tiểu vùng cao

Tiểu vùng thấp có 06 xã và 01 thị trấn, gồm các xã: Trường Hà, Nà Sác,Sóc Hà, Quý Quân, Đào Ngạn, Phù Ngọc và thị trấn Xuân Hòa Đây là tiểu vùng

có các thung lũng tương đối bằng phẳng, đất canh tác chủ yếu là đất trồng lúa,

có hệ thống sông suối cơ bản đáp ứng được nhu cầu về nước cho sản xuất vàsinh hoạt của nhân dân

Tiểu vùng cao có 12 xã, gồm các xã: Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, CảiViên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thôn, Thượng Thôn,Vần Dính Đây là tiểu vùng hầu như không có sông suối, không đủ nước chosinh hoạt và sản xuất, đất canh tác chủ yếu là đất trồng hoa màu, kết cấu hạ tầngcũng chưa đáp ứng được nhu cầu đi lại, lưu thông hàng hóa của nhân dân

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dâ có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sựchỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân tỉnh.

1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện xâydựng chương trình làm việc, công việc hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm;đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Chủtịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

- Thu thập thông tin, xử lí thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vự lãnhđạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Chủtịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định củapháp luật;

- Có ý kiến thẩm tra độc lập với các đề án, các văn bản do các cơ quan,đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện đảm bảotính hợp lý nội dung và thể thức văn bản theo quy định;

- Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết khiếu nại, tố cáo Thực hiệncông tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của huyện

và theo quy định của pháp luật;

-Tổ chúc phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân Thường trực Hộiđồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân

và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện giao;

- Tổ chức các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhândân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhànước trên địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều hòa, phối hợphoạt động các cơ quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

xã để thực hiện chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện;

- Tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Tham mưu giúp Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện và Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện trong công tác tiếpdân.

- Giúp Hội đồng nhan dân và Ủy ban nhân dân huyện tiếp khách đến liên

hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ hop của Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

- Công tác dân tộc:

+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện về công tác dân tộc, cụ thể là: Tổ chứcthực hiện các chính sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế- xãhội, đối với đồng bào dân tọc tren địa bàn huyện công tác định canh, định cư đốivới đồng bào dân tộc thiểu số

+ Phối hợp với các cơ quan chuyên môn huyện và các đoàn thể tổ chứctuyên truyền, phổ biến chính sách và vân động đồng bào các dân tộc thiểu sốthực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng và quy định của pháp luật

- Công tác ngoại vụ:

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong cong tác ngoại vụ, lãnh

sự, lễ tân, cụ thể là: Các hoạt động giao lưu với nước ngoài về chính trị, kinh tế,văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; quản lýcác đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài tham quan vàlàm việc tại địa phương theo quy dịnh của pháp luật

+ Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện trong việc theo dõi, quản lýbiên giới, đề xuất các phương án xử lý các vấn đề, các sự kiện liên quan đếncông tác bảo bệ và quản lý biên giới; thu thập thồng tin, tài liệu về biên giới,phục vụ cho công tác đấu tranh, bảo vệ biên giới; lưu giữ, bảo mật các tài liệu,

hồ sơ, bản đồ…liên quan đến biến giới trên địa bàn huyện

+ Phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc tham mưu cho Ủy bannhân dân huyện, xây dựng các phương án đầu tư phát triển kinh tế- xã hội biêngiới, cửa khẩu

- Thanh toán tiền lương , cồng tác phí và các chi phí khác cho cán bộ côngchức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện.

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thựchiện nhiệm vụ được giao theo quy định

- Thực hiện một số nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy bannhân dân giao

1.2.3.Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy căn cứ vào Quyết định số 89/2010/QĐ – UBND ngày03/11/2010 của tỉnh Cao Bằng về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyênmôn trực thuộc UBND huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng là một bộ máy được tổchức thành các phòng, bộ phận trực thuộc, và làm việc theo chế độ thủ trưởng,

và được tổ chức thành các phòng với tổ chức nhân sự như sau

*Phòng lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng

- Phòng chánh văn phòng 01 chánh văn phòng

- Phòng phó chánh văn phòng 02 phó chánh văn phòng: 01 phó chánhvăn phòng phụ trách hậu cần 01 phó chánh phụ trách tổng hợp công tác quảntrị, phòng ban trực thuộc sự quản lý của văn phòng

1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND Huyện

Tổ chức văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND &UBND huyện Hà Quảng

có chức năng tham mưu cho ủy ban nhân dân cấp huyện về việc quản lý nhànước về công tác văn thư trên địa bàn huyện

1.3.3 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ các loại tài liệu của cơ quan, của cácphòng ban chuyên môn trong và ngoài cơ quan, các ngành, các cấp gửi đến

- Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, hồ sơ

- Tổ chức quản lý khoa học phục vụ tốt các yêu cầu về khai thác tài liệu

- Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tácthực hiện kế hoạch theo quy định

- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trìnhtheo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡnhững khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch

- Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác

- Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên

- Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những vănbản ở bên ngoài cơ quan gửi đến

- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của cơ quan phục vụ cho việc tra tìmnhanh chóng và thuận tiện

- Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động trongphòng làm việc

1.3.4 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng đã bố trí 01 cán bộ kiêmnhiệm làm công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay phận văn thư lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm cả vănthư và lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Ngoài ra phòng giáo dục và đào tạocũng được bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác này

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ ở văn phòng HĐND &

UBND Huyện Hà Quảng.

2.1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Công tác văn thư.

Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:

- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản, quản lí văn bản tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tácvăn thư

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ là một trongnhững phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoànthể, tổ chức kinh tế- xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạothực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước dùng đểcông bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật củanhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các nghành, các cấp để ghi chép kinhnghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh tay giúp đỡcho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơquan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu, nhược điểm của cơ quan đó

Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, tổchức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quyđịnh như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết lập và lập hồ sơ công việc củamình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan cótrách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có tráchnhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phốicông văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao,

in, nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu,lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan

2.1.2 Công tác lưu trữ

Quy định tại Điều 2 Luật lưu trữ 2011:

“Hoạt động lưu trữ” là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảoquản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

“Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tài liệu lưu trữ bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, côngtrình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê: âm bản, dương bản phim,ảnh, vi phim:băng, đĩa ghi âm, ghi hình: tài liệu điện tử: bản thảo tác phẩm văn học, nghệthuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấnphẩm và vật mang tin khác

“Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong từng trường hợp khôngcòn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

“ Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệulưu trữ của cơ quan, tổ chức

“ Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệulưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ cácnguồn khác

“ Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc các nhân

“ Phông lưu trữ quốc gia việt nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nướcviệt nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chínhtrị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin

Phông lưu trữ quốc gia việt nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

“Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản ViệtNam Tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vậtlịch sử, tiêu biểu của Đảng, ổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chínhtrị - xã hội

“ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã

hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệukhác hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổchức, cá nhân

“Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giaonhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

“Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân

“Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theio nhữngnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền

để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giátrị

“Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là bản sao từ tài liệu lưu trữ theophương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi

ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ

2.2 Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

* Quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

HĐND&UBND huyện Hà Quảng Căn cứ theo yêu cầu lãnh đạo mà văn phòng

sẽ trợ giúp thủ trưởng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2005, trình tự thủ tục soản thảo ban hành quyết định chỉ thị của UBND cấp huyện được quy định.

Soạn thảo quyết định, chỉ thị UBND cấp huyện do Chủ tịch UBND phâncông và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất nội dung dự thảo quyết định, chỉ thị chủ tịch UBNDhuyện tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức hữu quan,của nhân dân tại các xã, thôn xóm, chỉnh lý dự thảo quyết định chỉ thị

- Trình tự xem xét thông qua dự thảo quyết định của UBND cấp huyện.Tổchức cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định, chỉ thị,bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên UBND chậmnhất 3 ngày UBND họp.

Việc xem xét thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị tại phiên họp UBNDđược tiến hành theo trình tự sau

+ Đại diện tổ chức cá nhân, được phân công soạn thảo, trình bày quyếtđịnh dự thảo, chỉ thị

+ UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị dựthảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên UBND biểuquyết tán thành

Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành quyết định, chỉ thị

UBND huyện Hà Quảng ban hành thẩm quyền ký ban hành văn bản quyphạm pháp luật và văn bản hành chính như sau:

Căn cứ vào thẩm quyền chuyên môn của mỗi cá nhân, phòng ban củaUBND được giao để ký và ban hành ra các văn bản sao cho phù hợp

+ Chủ tịch ký, phê duyệt và ban hành các quy định về kế hoạch công táchoạch định nhân sự và ký các văn bản sau: Quyết đinh, báo cáo, tờ trình, thôngbáo

Phó chủ tịch thừa lệnh thừa ủy quyền của chủ tịch UBND huyện có thẩmquyền ký, phê duyệt và ban hành các văn bản được quy định tại luật ban hànhvăn bản của HĐND,UBND các cấp

* Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản được áp dụng tạiHĐND&UBND huyện Hà Quảng

Thực hiện luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, luật sửađổi bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản QPPL năm 2002: Nghị định120/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ, Thông tư liên tích số01/2011/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn phòng UBND huyện áp dụng quy trình soạn thảo văn bản như sau

Đối với văn bản quy phạm pháp luật

Bước 1: Sáng kiến và soản thảo văn bản (dự thảo)

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng văn bản dự thảo

Bước 3: Thẩm định dự thảo

Bước 4: Xem xét và thông qua

Bước 5: Công bố

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Đối với văn bản hành chính thông thường

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Làm dàn bài về đề cương

Bước 3: Viết thành văn

Các loại văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành

Văn phòng của HĐND&UBND huyện Hà Quảng do anh Dương VănThịnh( Chánh văn Phòng) và anh Triệu Trung Hưng( Phó chánh văn phòng ) vàhai cán bộ phụ trách là chị Thẩm Thị Thủy, Phạm Thị Hiệu Công việc chủ yếucủa văn phòng UBND huyện là làm tham mưu giúp việc cho lãnh đạo chủ tịch.Các giao dịch ở địa phương Soạn thảo ban hành văn bản, lưu văn bản đến và đi,quản lý con dấu Ngay từ đầu văn phòng đã vào sổ công văn đi và công văn đến.Sau đây là một văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành( phụ lục số 3)

Số liệu về ban hành một số loại văn bản của văn phòng HĐND &UBNDhuyện Hà Quảng năm 2015

( nguồn: phòng văn thư – UBND)

2.2.1.2 Quy trình quản lý văn bản đi.

UBND huyện Hà Quảng là cơ quan quản lý hành chính nhà nước nên khốilượng văn bản được hình thành trong năm rất nhiều Để thuận lợi trong trao đổicông việc giữa các cơ quan đơn vị, phòng ban nên việc quản lý được thực hiệntheo các bước sau

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi:

Làm thủ tụcphát hành và

Lưuvăn

theo dõi việcchuyển phátvăn bản

+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Tất cả các văn bản đi đều được tập trung tại văn thư của cơ quan để ghitheo hệ thống số để thống nhất cho việc quản lý Việc ghi số văn bản quy phạmpháp luật được ghi theo hệ thống số riêng số của văn bản phải được ghi bắtđầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của năm

Việc ghi ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ Đối với ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ như: Hà Quảng, ngày

08 tháng 02 năm 2016

- Đăng ký văn bản đi Việc đăng ký văn bản đi vẫn được đăng ký bằng sổ.HĐND& UBND huyện Hà Quảng là một cơ quan hành chính nhà nước nên sốlượng văn bản sản sinh ra mỗi năm tương đối nhiều nên việc lập sổ dăng ký vănbản đi được chia thành nhiều loại sổ các sổ được lập là: sổ đăng ký NghịQuyết, Chỉ thị, Quyết định, công văn thông thường( công văn, báo cáo, thôngbáo ), giấy mời Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo mẫu sau:

Ngườiký

Nơi nhận vănbản

Đơn

vị ,ngườinhậnbảnlưu

Sốlượn

g bản

Ghichú

CT

Võ

TT.HĐND,UBND huyện,cvp, trưởng p

NV, TC-KH,GDDT bàNông Thị Lễ

VT,NV

Bằng

CT.Võ Sở XD tỉnh,

TT.HĐND,UBND huyện,cvp, trưởng pTC-KH, KT-HT,CT.UBND xãPhù Ngọc,trường tiểuhọc Nà Giàng

VT,KT-HT

PCT

Phương

TT.HU,HĐND,UBNDhuyện, cvp,trưởng p TC-

KH, TB&XH,CT.UBND xãNội Thôn và

LĐ-Bà Vi Thị So

VT,LĐ-TB&

XH

8

( Nguồn phòng văn thư- UBND)

- Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

Văn bản sau khi làm thủ tục đăng ký xong thì sẽ được nhân bản theo

phần nơi nhận và đóng dấu cơ quan, đóng dấu phải đảm bảo nguyên tắc đóng

dấu, con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên phải và phải đóng dấu theothẩm quyền ban hành của từng loại văn bản

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

+ Làm thủ tục phát hành văn bản

Trước khi chuyển phát văn bản thì phải cho văn bản vào bì, phải phù hợp

độ dày từng loại văn bản Viết bì phải rõ ràng đúng địa chỉ nhận, dán bì phảicẩn thận không để hồ dán dính vào văn bản

+ Chuyển phát văn bản đi

Văn bản phải được hoàn thành thủ tục chuyển phát trong ngày pháthành( hoặc có thể là ngày hôm sau đối với văn bản không gấp)

+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư là người có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Khi gửi văn bản văn thư phải lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi theo yêu cầu của người ký văn bản Để theo dõi việc chuyển phát văn bản củamình, xem người nhận văn bản đã nhận được văn bản hay chưa Tránh trườnghợp văn bản bị mất mát thất lạc

- Lưu văn bản đi Văn bản được lưu tại bộ phận soạn thảo 1 bản và vănthư giữ 1 bản dưới đây là một văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành.( phụ lục số 2)

2.2.1.3 Quy trình quản lý văn bản đến.

Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyêntắc kịp thời, chính xác và thống nhất

Văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản

lý điều hành của các cơ quan Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đốitượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,chính xác bí mật và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước

Văn bản đến, kể từ lúc người phụ trách đến nhận của cơ quan đã ký nhận,phải được phân phối đến tay người có trái nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyếttrong thời hạn ngắn nhất

Những công văn đóng dấu " hỏa tốc", "thượng khẩn ' phải được phânphối hoặc gửi đi ngay trong lúc nhận được

Việc gửi, nhận, phân phối công văn "mật”, "tối mật”, "tuyệt mật” phảiđúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước

Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất, các văn bản đến

sẽ được xử lý giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, văn bản không bị chuyển đichuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ và tốn kém thời gian và công sức

Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến thuộc về Chánhvăn phòng

Bộ phận văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể sau:

Sơ đồ quá trình quản lý giải quyết văn bản đến tại văn phòng HĐND &UBND huyện Hà Quảng

bộ, bóc

bì, trìnhvăn bảnđến

Đóngdấu,đăng kývăn bảnđến

Chuyểngiao vănbản đến

Giảiquyết

và theodõi, đônđốcviệcgiảiquyếtvăn bảnđến

- Tiếp nhận văn bản đến: về nguyên tăc, tất cả các loại văn bản đến đềutập trung tại bộ phận văn thư Theo nhiệm vụ được giao văn thư tiếp nhận tất cảnhững loại văn bản do các cơ quan khác gửi đến ( kể cả văn bản gửi theo đườngbưu điện, gửi qua máy fax, do cán bộ đi dự hội nghị, đi họp trực tiếp mang về).khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng, đối chiếu với nơigửi trước khi ký nhận đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc quamạng văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu có

gì sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc người có trách nhiệm xemxét giải quyết

- Phân loại sơ bộ, bóc bì, trình văn bản đến:

+ Bóc bì văn bản: việc bóc bì văn bản được chia làm 2 loại: loại bóc bì là