Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ: CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NHÀ XUẤT bản tài NGUYÊN môi TRƯỜNG và bản đồ VIỆT NAM

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2. Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức 27 3.3. Một số khuyến nghị 28 C . PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Khoa: Văn Thư – Lưu Trữ

Người hướng dẫn : Nguyễn Nam Cường

Nguyễn Hưng Phúc

Hà Nội, năm 2016

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

cơ quan, tổ chức 41.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức 10

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, 12

2.1 Hoạt động quản lý 122.2 Hoạt động nghiệp vụ 16

CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC

VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 25

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 253.2 Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức 273.3 Một số khuyến nghị 28

C PHẦN KẾT LUẬN 30

D PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước đã trải qua bao nhiêu thăng trầm cuả cuộc sống , mọi thứ ngàycàng dần thay đổi theo nhịp sống hối hả của thời đại công nghiệp hóa hiện , đạihóa

Một đất nước chịu nhiều đau thương, những khó khăn do chiến tranh gâynên … đến nay mọi thứ đã không còn thấy trên đất nước chúng ta Thay vào đó

là những tòa nhà lớn, những khu công nghiệp, những thành phố đang phát triểnsầm uất Cùng với sự phát triển của đất nước là sự lãng quên của con người vềquá khứ hào hùng những năm khói lửa Vậy những thế hệ sau làm sao biết đượclịch sử phát triển của đất nước mình? Chính vì nắm bắt được tầm quan trọngnày, lường trước được hoàn cảnh này mà Đảng và Nhà Nước ta đã rất coi trọng

và quan tâm đến việc lưu giữ và bảo quản tài liệu, bởi trong đó chứa đựngnhững thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhândân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau Con người sinh ra, lớn lên và mất đinhưng tài liệu minh chứng cho hoàn cảnh lịch sử thì vẫn luôn còn đó nếu nhưchúng ta biết bảo quản chúng tốt Biết được nhu cầu cần thiết ấy mà ngành VănThư – Lưu Trữ đã ra đời Một công việc thầm lặng và bình dị nhưng lại mang ýnghĩa vô cùng to lớn khi lưu giữ các tài liệu, công văn, nó được chủ tịch Hồ ChíMinh chỉ rõ là “tài sản quý báu có giá trị đặc biệt về kiến thiết quốc gia”

Lưu trữ văn bản tài liệu là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phongkiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau Ngày naylưu trữ là một trong những ngành quan trọng được sự quan tâm lãnh đạo củaĐảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước Cùng với sự phát triển chung củacác ngành, các lĩnh vực trong cả nước, ngành lưu trữ của Việt Nam đã có sựthay đổi đáng kể Công tác lưu trữ ngày nay đã và đang tác động mạnh mẽ đếntất cả các ngành, các tổ chức, các thành phần kinh tế và có ý nghĩa quan trọngtrong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộnhững công việc liên quan đến sự hình thành các văn bản và tổ chức quản lý vănbản trong các cơ quan Nhà nước Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ

chức coi trọng cả ở những phạm vi nghiên cứu lý luận cả ở mặt thể chế hóatrong pháp luật và trong hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng nhữngthông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thựcmọi mặt của đời sống xã hội Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa to lớntrong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước

Bản thân em cảm thấy thật tự hào và hãnh diện khi là một sinh viên củangành Văn Thư – Lưu Trữ được đào tạo dưới mái trường Đại học Nội Vụ Cànghiểu rõ và yêu ngành mình hơn khi những năm tháng cuối cùng được ngồi trêngiảng đường đã được nhà trường tạo điều kiện cho các sinh viên đi thực tập đểhọc hỏi, tiếp xúc với thực tế và hiểu hơn về ngành đang học

Được sự giới thiệu của Nhà trường và Khoa cùng với sự đồng ý tiếp nhậnsinh viên của Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường vàBản Đồ Việt Nam Em đã đến thực tập tại cơ quan theo kế hoạch thực tập từ

ngày (11/01 đến ngày 19/03/2016) Cty TNHH một thành viên NXB Tài

Nguyên – Môi Trường và Bản Đồ Việt Nam là nơi Thực hiện các nhiệm vụđược Bộ Tài nguyên và Môi trường giao trong lĩnh vực biên tập, xuất bản, in vàphát hành bản đồ, sách, tài liệu chuyên ngành về tài nguyên - môi trường trênphạm vi cả nước và nước ngoài Lĩnh vực hoạt động rộng lớn do đó mà các khốitài liệu sản sinh ra là rất nhiều Vậy nên công tác văn thư – lưu trữ ở đây rấtđược chú trọng và quan tâm, các quy trình về nghiệp vụ chuyên môn đòi hỏiphải có trình độ chuyên môn cao Do đó mà em đã chọn công ty là nơi thực củamình và em được thực tập tại Văn phòng nơi phụ trách về văn thư – lưu trữ của

cơ quan

Khoảng thời gian hơn 2 tháng thực tập tại phòng Văn phòng của CtyTNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trương và Bản Đồ Việt Namthật sự có ý nghĩa đối với bản thân em đó là những ngày được bước vào cuộcsống đi làm thực sự chứ không giống với quãng thời gian đi học tại giảngđường Được tiếp xúc với công việc của ngành mình đang học, những điều màmình chỉ mới được nghe qua lời giảng của thầy cô trên lớp, hay được đọc trên

những trang sách giáo khoa, những tài liệu mà bản thân đã tìm hiểu liên quanđến ngành Thật sự lúc trước với bản thân vẫn còn rất nhiều mơ hồ chưa hiểuhết về ngành Văn Thư – Lưu Trữ thì nay mọi thứ được chân thực hơn những lờithầy cô giảng, những lý thuyết trên sách và sự tìm hiểu của bản thân về kỹ năngnghiệp vụ đã đươc áp dụng vào thực tế dươí sự hướng dẫn tận tình của các cán

bộ nơi đây Bên cạnh những điều kiện thuận lợi giúp bản thân có thêm nhữngkiến thức và học thêm được nhiều điều hay Thì bản thân em cũng nhận ranhững khó khăn trong quá trình thực tập là việc sử dụng các loại máy trong côngviệc như máy photo , scan ,in… là những việc mới được nghe , được nhìn chứchưa bao giờ được làm

Với vốn kiến thức đã được thầy cô ở Khoa Văn Thư – Lưu trữ trang bị,cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo của các cán bộ Văn phòng văn thư – lưu trữ nơithực tập đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình Trong thời gian thựctập tại cơ quan đã phần nào giúp em củng cố nhiều hơn các kiến thức chuyênmôn, nhận ra những mặt yếu kém của mình, được học hỏi thêm những điều mớimẻ tại đây.Từ đó có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn với ngành mình đang học.Đợt thực tập này là một trải nghiệm của bản thân em, là hành trang trên conđường tương lai phía trước

Qua bản báo cáo này em xin đươc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến BanGiám hiệu Nhà trường, các thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ, em cũng xinđược gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo, các cán bộ viên chức trong vănphòng Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường & Bản Đồ ViệtNam Đặc biệt là anh Nguyễn Nam Cường và anh Nguyễn Hưng Phúc là người đãtận tình trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lơị cho em hoàn thànhtốt đợt thực tập này Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cơ quan, thầy cô

và nhà trường để giúp em củng cổ kiến thức chuyên môn của mình hơn

Em xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Dương Thị Thương

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHÀ XUẤT BẢN TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM

 GIỚI THIỆU CHUNG

Tên gọi đầy đủ : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam

Tên giao dịch : NHÀ XUẤT TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM

Tên viết tắt : NARENCA

Ngày thành lập : Ngày 28 tháng 01 năm 1995

Cơ quan chủ quản : Bộ tài nguyên môi trường

Trụ sở chính : Số 85 Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – TP Hà Nội – ViệtNam

Tên giao dịch quốc tế: VietNam Publishing House of Natural Resources,Environment and Cartography

Địa chỉ giao dịch: Số 14-Pháo Đài láng- Phường Láng Thượng-QuậnĐống Đa-TP Hà Nội- Việt Nam

Chí Minh

Điện thoại : (84-8) 37408003

 Lịch sử hình thành:

- Ngày 28 tháng 01 năm 1995, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban

hành quyết định số 18/QĐ-ĐC về việc thành lập Nhà xuất bản Bản đồ (tiền

thân của công ty NARENCA)

- Từ khi thành lập đến nay công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viênNhà xuất bản Tài nguyên Môi trường và Bản đồ Việt Nam không ngừng pháttriển về quy mô, về năng lực sản xuất kinh doanh với các mốc chính như sau:

- Ngày 21/12/1996, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hànhQuyết định số 678/QĐ-TCCB về việc sát nhập Xí nghiệp Bản đồ và Xí nghiệp

in của Tổng cục quản lý Đất đai vào Nhà xuất bản Bản đồ

- Ngày 30/10/1998, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyếtđịnh số 631/1998/QĐ-ĐC về việc chuyển bộ phận thanh vẽ chế in thuộc công tyTrắc địa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ

- Ngày 13/04/2000, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyếtđịnh số 146/QQĐ-ĐC về việc chuyển cán bộ công nhân viên chức công ty Trắcđịa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ

- Ngày 9/9/2003, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ký quyết định

số 1260/2003/QD-BTNMT về việc sáp nhập Xí nghiệp in Khí tượng - Thủy Vănvào Nhà xuất bản Bản đồ

- Ngày 24/05/2010, theo Quyết định số 919/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng

Bộ Tài nguyên và Môi trường, Nhà xuất bản Bản đồ được chuyển đổi thành

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam.

 Chức năng, nhiệm vụ:

Nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, được quy địnhtại Điều 5, Quyết định số 919/QĐ-BTNMT do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môitrường ký ngày 24/5/2010:

1 Thực hiện các nhiệm vụ được Bộ Tài nguyên và Môi trường giao tronglĩnh vực biên tập, xuất bản, in và phát hành bản đồ, sách, tài liệu chuyên ngành

về tài nguyên - môi trường trên phạm vi cả nước và nước ngoài

2 Tổng hợp nhu cầu xuất bản bản đồ, sách, tài liệu ngành Tài nguyên Môi trường và các xuất bản phẩm khác, trình Bộ Tài nguyên và Môi trường và

-Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt kế hoạch xuất bản; ký quyết định xuấtbản theo kế hoạch đã được phê duyệt

3 Xuất bản các loại sách, tài liệu chuyên ngành phục vụ công tác quản lý,phổ biến pháp luật, khoa học - kỹ thuật, thông tin, tuyên truyền về Tài nguyên -Môi trường theo quy định của pháp luật

4 Biên tập, xuất bản, in và phát hành hệ thống bản đồ địa hình, địa chính,hành chính, bản đồ nền cơ sở; bản đồ, tập bản đồ, atlas, quả cầu chuyên ngành,chuyên đề trên giấy, CD - rom, mạng internet và trên các phương tiện khác,phục vụ công tác quản lý của Bộ Tài nguyên và Môi trường, phục vụ các mụctiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học - kỹ thuật và nâng cao dân trí

5 Thành lập bản đồ và hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ hành chính cáccấp; xây dựng bản đồ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; đo vẽ, thành lập và hiệnchỉnh bản đồ địa hình các tỷ lệ, bản đồ địa chính

6 Tư vấn, thiết kế các dự án, dự toán và giám sát thi công các công trìnhthuộc lĩnh vực: đất đai, đo đạc, bản đồ

7 Ứng dụng, chuyển giao công nghệ, tư vấn dịch vụ trong các lĩnh vực:xuất bản, in ấn, phát hành, đo đạc, bản đồ; thiết kế xây dựng cơ sở dữ liệu thôngtin địa lý, cơ sở dữ liệu đất đai, tài nguyên môi trường và phát triển các ứngdụng GIS

8 In và phát hành các loại sách, tạp chí, lịch, nhãn bao bì hàng hóa, sảnphẩm quảng cáo và các ấn phẩm khác phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu

9 Kinh doanh sản phẩm, thiết bị, vật tư trong lĩnh vực xuất bản, in, pháthành, quảng cáo

10 Dịch vụ cho thuê nhà, xưởng, văn phòng, kho bãi

11 Dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng công nghệ mới trong lĩnh vực in ấn, đođạc bản đồ.

12 Thực hiện một số nhiệm vụ, dịch vụ ngoài lĩnh vực tài nguyên - môitrường khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép

về công tác đối nội, đối ngoại và quản lý hoạt động chung trong toàn bộ NXB

- Tham mưu, giúp việc ban Tổng Giám đốc NXB về công tác đối nội, đốingoại và quản lý hoạt động chung trong toàn bộ NXB

- Thực hiện các chức năng quản lý về nhân sự, lao động tiền lương, hànhchính, văn thư lưu trữ, lễ tân, quản trị và xây dựng cơ bản

- Thực hiện các nhiệm vụ về an ninh nội bộ, bảo vệ, y tế và vận tải

Phòng Kế hoạch - Thị trường

- Xây dựng kế hoạch dài hạn và chiến lược phát triển của Nhà xuất bản

- Xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh hàng năm

- Phân bố kế hoạch sản xuất – kinh doanh cho các đơn vị trong Nhà xuấtbản

- Chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh

trong toàn Nhà xuất bản.

Phòng Tài chính – Kế toán

- Quản lý kỹ thuật, chỉ đạo sản xuất xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin địa

lý

- Quản lý kỹ thuật, chỉ đạo sản xuất thành lập, biên tập chế in và kiểm tranghiệm thu bản đồ địa hình (BĐĐH) các tỷ lệ

- Thu thập, đánh giá, cập nhật, lưu trữ, giao dịch và giao nộp tư liệu

- Tham gia các hoạt động tìm kiếm việc làm với vai trò tư vấn, báo cáo vềkỹ thuật phục vụ xây dựng các Dự án

Công tác Biên tập Bản đồ chuyên đề

+ Tham gia lập các dự án, luận chứng Kinh tế - Kỹ thuật thành lập cácthể loại bản đồ, tập bản đồ, Atlas chuyên đề; bản đồ, tập bản đồ, Atlas điện tử;

+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tối ưu để thành lập các bản đồchuyên đề; bản đồ, tập bản đồ, Atlas điện tử

+ Tham gia nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học và công

nghệ mới trong lĩnh vực thành lập bản đồ.

+ Thử nghiệm các sản phẩm bản đồ mới phục vụ cho các Bộ, Ban, Ngành,cho mục đích nâng cao dân trí

+ Tham gia sản xuất và xây dựng ngân hàng bản thảo các loại bảnđồ, Atlas trên giấy, Atlas điện tử, bản đồ trên mạng, sản phẩm GIS theo kếhoạch NXB giao, và kế hoạch tự cân đối

+ Chỉ đạo sản xuất, tham gia kiểm tra, nghiệm thu trực tiếp một số khốiviệc quan trọng

+ Tham gia vào công tác định mức, thi tay nghề và một số hoạt độngchuyên môn

Công tác quản lý kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin địa lý

+ Tham gia lập các dự án, Thiết kế Kỹ thuật Dự toán xây dựng cơ sở dữliệu thông tin địa lý

+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tối ưu để xây dựng cơ sở dữ liệuthông tin địa lý

Công tác quản lý kỹ thuật và Kiểm tra nghiệm thu bản đồ Địa hình

Công tác tư liệu

Sưu tầm, cập nhật, cung cấp và lưu trữ Tư liệu phục vụ công tác biên tập,thiết kế, thành lập các thể loại bản đồ

Phòng Quản lý Xuất bản

► Chức năng, nhiệm vụ :

Phòng Quản lý Xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên –Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng tham mưu, giúp việc ban TổngGiám đốc NXB về công tác quản lý xuất bản, tổ chức bản thảo và xuất bản cácbản đồ, atlas chuyên ngành, chuyên đề trên giấy và điện tử, phục vụ các lĩnh vực

đo đạc – bản đồ, tài nguyên – môi trường trên phạm vi cả nước

- Tổng hợp nhu cầu về xuất bản bản đồ, sách, tài liệu, giáo trình trong vàngoài ngành tài nguyên – môi trường và các xuất bản phẩm khác trình TổngGiám đốc Nhà xuấy bản phê duyệt và thực hiện đăng ký kế hoạch xuất bản theo

quy định của luật xuất bản.

- Thực hiện tổ chức bản thảo, xấy dựng kế hoạch đề tài về bản đồ, tập bảnđồ trên giấy và điện tử; Xây dựng hệ thống cộng tác viên tác giả - tác phẩm theochức năng, nhiệm vụ được giao

- Biên tập, thẩm định nội dung và lập hồ sơ xuất bản các thể loại bản đồ,tập bản đồ, atlat chuyên đề, chuyên ngành và một số xuất bản phẩm khác củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành tài nguyên – môi trườngtrình Tổng Giám đốc phê duyệt và cấp quyết định xuất bản

- Theo dõi, kiểm tra thị trường xuất bản phẩm chuyên ngành tài nguyên –môi trường; phát hiện, kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý nếu có sai phạm

- Tham gia xây dựng các dự án về biên tập và xuất bản các thể loại các thểloại bản đồ, tập bản đồ trên giấy và điện tử

- Lập kế hoạch cập nhật, tái bản các xuất bản phẩm là bản đồ, tập bản đồ,atlas của Nhà xuất bản theo nhu cầu của các lĩnh vực tài nguyên – môi trường vàkinh tế - xã hội

- Thu, nộp lưu chiểu các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản theo Quy chếlưu chiểu của Bộ Thông tin và Truyền thông

- Quản lý và cấp mã số mã vạch, mã số ISBN cho các xuất bản phẩm theoquy định của Nhà xuất bản

- Khai thác quảng cáo, tài trợ trên các sản phẩm bản đồ, tập bản đồ, atlas của Nhà xuất bản

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Nhà xuất bản giao

Phòng Công nghệ - Đào tạo

- Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Tin học toàn NXB

- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo về các phần mềm phục vụ sản xuất

- Đào tạo, chuyển giao công nghệ

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam ( Phụ lục 01 )

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức

 Chức năng

Các cán bộ văn thư – lưu trữ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thànhviên Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam có chức nănggiúp Chánh văn phòng tham mưu cho cấp trên và tổ chức thực hiện công tác vănthư - lưu trữ của công ty

 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn ,ngắn hạn hàng năm

về công tác văn thư - lưu trữ ;

- Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ về văn thư – lưu trữ cơ quan;

- Thực hiện báo cáo , thống kê về công tác văn thư – lưu trữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao

 Cơ cấu tổ chức:

Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi Trường vàBản Đồ Việt Nam với quy mô hoạt động lớn cho nên mỗi năm các loại tài liệu ,văn bản sản sinh ra rất nhiều Do đó , Văn phòng là phòng phụ trách văn thư –lưu trữ của công ty, tất cả các văn bản đi đến , nghị định , quyết định , thông báo, fax , thư từ , đóng dấu … đều được tập trung tại đây

Văn phòng gồm có 8 người , 1 Chánh văn phòng , 1 phó chánh vănphòng , 6 cán bộ , trong đó 4 cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ có trình độ từĐại học trở lên

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ( hoặc công tác văn

thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, 2.1 Hoạt động quản lý

Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường và Bản ĐồViệt Nam là cơ quan trực thuộc Bộ, vì thế mọi hoạt động đều thực hiện theođúng quy định của Nhà nước và Pháp luật Các cán bộ văn thư – lưu trữ là ngườitham mưu cho Chánh văn phòng , giúp Chánh văn phòng thực hiện tốt công tácvăn thư – lưu trữ và quản lý tài liệu Cho nên, công tác văn thư - lưu trữ củaVăn phòng phụ trách về văn thư – lưu trữ đều được thực hiện các khâu nghiệp

vụ đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ.Một số các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư – lưu trữđược áp dụng tại cơ quan như :

- Nghị định số 110 / 2004/ NĐ- CP ngày 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về việcsửa đổi bổ sung 1 số điều của NĐ 110/2004/NĐ-CP

- Thông Tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của BNV về hướng dẫnquản lý văn bản lập hồ sơ và nộp hồ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữu cơ quan

- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định thi hành một số điều của luậtlưu trữ

- CV số 283/VTLTNN-NVTW, v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành chính

- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn chức năng,tổ chức văn thư-lưu trữ tại các cơ quan Bộ, cơquan ngang Bộ và cơ quan

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004

(Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia)

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 04 năm 2004 cuả Bộ TàiChính

(Hướng dẫn chế độ thu,nộp,quản lý,sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ)

Là thước đo giúp cho các cán bộ văn thư – lưu trữ dựa vào thực hiện cáckhâu nghiệp vụ của công tác văn thư –lưu trữ

Văn phòng có 4 cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ chịu tráchnhiệm tiếp nhận, giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản đi; lưu văn bản đi;quản lý và sử dụng con dấu; chuyển giao văn bản đi; tiếp nhận, phân loại tàiliệu, xác định giá trị tài liệu và lưu lại những hồ sơ tài liệu quan trọng có giá trị

và những hồ sơ tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan để bảoquản sử dụng và một số khâu nghiệp vụ khác Bộ phận Văn phòng là bộ phậntrực tiếp giúp Chánh văn phòng về công tác này, do đó bộ phận văn phòng làđầu mối của công tác văn thư – lưu trữ, có nhiệm vụ bảo đảm thông tin cho hoạtđộng quản lý, trong đó chủ yếu là thông tin văn bản

Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản các nguồnthông tin văn bản được đến cơ quan; trình lên Chánh văn phòng ;tổ chức xử lý

và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có liênquan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo dõiđôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản, bảo quản hồ sơ tài liệu theo quyđịnh hiện hành của Nhà nước

Các cán bộ phân bố lượng công việc phù hợp và đồng đều nhau, cónhững hôm lượng công việc nhiều thì sẽ có sự hỗ trợ lẫn nhau giúp cho công tácquản lý văn bản, tài liệu được tốt hơn

Tại Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản ĐồViệt Nam Việc quản lý và sử dụng con dấu cuả cơ quan đều được giao cho cán

bộ văn thư –lưu trữ giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Cán bộ văn thư – lưutrữ có trách nhiệm quản lý và sử dụng và sử dụng dấu như sau:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa lãnh đạo ;

+ Phải tự tay đóng dấu vào những văn bản , giấy tờ của cơ quan , tổ chức ;

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản , giấy tờ sau khi đã có chữ kýcủa lãnh đạo ;

+Không được đóng dấu khống chỉ

- Quản lý tài liệu trong kho lưu trữ

Mỗi năm sau khi xác định giá trí tài liệu, thu thập bổ sung, chỉnh lý vàthống kê các loại tài liệu từ các nguồn gửi về thì các cán bộ văn thư – lưu trữ củaVăn phòng sẽ cho các tài liệu của năm đó vào kho để bảo quản, giữ gìn tài liệuphục vụ cho việc sử dụng tài liệu về sau Việc quản lý và bảo quản tài liệu trongkho các cán độ đòi hỏi phải an toàn, khoa học để phục vụ cho việc tra tìm và sửdụng

+ Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ sao cho phù hợp với từng loại giấy,chất liệu và kích thước để khi cho vào kho dễ dàng, phân loại và có sự bảo quảntừng loại tài liệu sao cho phù hợp

+ Việc sắp xếp tài liệu lên giá được các cán bộ xếp một cách khoa họchợp lý sao cho dễ tìm, dễ thấy, phân loại theo từng loại tài liệu, hồ sơ VD: côngvăn, quyết đinh, thông báo, nghị định…

+ Sắp xếp, kê giá sao cho thuận tiện và tiết kiệm diện tích phòng kho

Để quản lý và tra tìm tài liệu được tiện ích, nhanh gọn thì các cán bộ vănthư – lưu trữ có sự kết hợp quản lý trên máy tính với mỗi văn bản đi đến hàngngày, các cán bộ nhập vào máy với các sổ đăng ký văn bản thuộc nhóm khácnhau rồi lưu trên máy tính năm nào ra năm ấy rất khoa học và tiện lợi

Trong kho lưu trữ đã được các cán bộ đặt ra những quy chế bảo quản nhưsau:

+ Quy chế kiểm tra tài liệu định kỳ

+ Quy chế vệ sinh: lau dọn, chùi, quét dọn …

+ Phương pháp phòng cháy chữa cháy

+ Nội quy ra vào kho: Để quản lý người ra vào, phòng kẻ gian ăn cắp, pháhoại tài liệu lưu trữ…

- Quản lý khai thác , sử dụng tài liệu

Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ ViệtNam có các tài liệu, văn bản liên quan đến bản đồ đất liền và biển đảo, quản lýđất đai địa chính… Cho nên lượng người muốn khai thác và sử dụng tài liệutương đối nhiếu Lượng người đến khai thác hàng ngày trung bình là 5, 6 lượt từcác nơi khác nhau không riêng gì trong cơ quan Do vậy, việc quản lý khai thácđược thực hiện chặt chẽ, các cán bộ văn thư –lưu trữ ở đây quản lý khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ bằng sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu và có các nội quy,quy định cho việc khai thác, sử dụng như:

Người đến khai thác sử dụng với mục đích cho cơ quan, tổ chức thì phải

có giấy giới thiệu và ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu Còn khai thác

sử dụng cho cá nhân thì phải ghi rõ tài liệu khai thác, sử dụng có xác nhận của

cơ quan đang làm việc hay địa phương nơi đang sinh sống

Người sử dụng tài liệu trong quá trình khai thác sử dụng phải thực hiệnđầy đủ các nội quy của cơ quan đề ra như không tự ý sửa đổi, tẩy xóa, bóc xé tàiliệu, không tự mang tài liệu ra bên ngoài phạm vi quy định, phải chịu tráchnhiệm các thông tin mình sự dụng sau này…

Ngoài việc quản lý các khâu nghiệp vụ bằng các phương pháp truyềnthống để bảo quản và sử dụng tài liệu trong công tác văn thư - lưu trữ CtyTNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Namcũng đã có những ứng dụng khoa học công nghệ vào các đơn vị sự nghiệp củamình Trong đó, ngành văn thư – lưu trữ của cơ quan cũng có sự đổi mới khithay đổi các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ từ các phương phápthủ công truyền thống như ghi chép bằng sổ sách… Nay đã đưa các ứng dụngkhoa học công nghệ vào các khâu nghiệp vụ nhằm giảm thiểu lượng công việc

và đạt hiệu quả cao trong việc như:

+ Ứng dụng phần mềm lập mục lục hồ sơ

+ Ứng dụng vào công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, tài liệu: khi cácvăn bản đi đến được chuyển đến phòng Văn phòng, cán bộ văn thư – lưu trữ sẽxem văn bản thuộc loại văn bản nào để nhập thông tin (STT, ngày/tháng/năm,

nội dung, nơi gửi, nơi nhận) của văn bản đó đúng file của từng loại văn bản.Việc quản lý tài liệu trên máy tính giúp cho công việc quản lý văn bản đi, vănbản đến được tiện lợi và giúp cho công việc tra cứu, sử dụng tài liệu sau nàynhanh chóng thuận lợi

Hàng năm, Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường vàBản Đồ Việt Nam vẫn luôn có sự khen thưởng và tuyên dương đối với các cán

bộ văn thư – lưu trữ trong việc thi đua hoàn thành tốt công việc và tham gianhiệt tình các hoạt động chung của cơ quan Các cán bộ văn thư – lưu trữ củaphòng Văn phòng luôn được tạo điều kiện trong việc đi học, đạo tạo và bồidưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ, để họchỏi, ứng dụng những cái mới vào công việc Mỗi năm trên Bộ sẽ có những đợt

đi kiểm tra đột xuất của các cán bộ văn thư – lưu trữ của Bộ cử về để kiểm tracông tác nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của cơ quan nhưng mấy năm gần đây chưa

để xảy ra tình trạng bị xử phạt về quy chế công tác văn thư – lưu trữ nào tại cơquan đó là kết quả của việc các cán bộ văn thư – lưu trữ của Văn phòng đã nỗlực làm việc với trách nhiệm, tinh thần cao trong công việc, cùng với tâm huyếtyêu ngành, yêu nghề của mình

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Văn phòng là phòng phụ trách công tác văn thư – lưu trữ của Cty TNHHmột thành viên NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam Gồm có 4cán bộ văn thư – lưu trữ có trình độ chuyên môn từ đại trở lên, có phẩm chấtchính trị tốt

Cơ quan với quy mô hoạt động rộng lớn cả văn phòng và đơn vị sản xuấtcho nên việc tập trung các văn bản, tài liệu hàng ngày về văn thư – lưu trữ vớikhối lượng tương đối nhiều Cho nên việc thực hiện đúng các khâu nghiệp vụtheo quy định là rất cần thiết, các khâu nghiệp vụ được thực hiện tại đây gồm:

- Quản lý văn bản , lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản , vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọichung là văn bản đi.

Mỗi năm với quy mô hoạt động rộng lớn, tất cả các văn bản đi không chỉ

có của các phòng hành chính mà còn có của các đơn vị sản xuất cho nên sốlượng văn bản đi mỗi năm của cơ quan là rất lớn Trình tự quản lý văn bản đicủa cơ quan được thực hiện như sau:

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu vàngày, tháng của văn bản

Là khâu nghiệp vụ bắt buộc trước khi ban hành văn bản Kiểm tra xem cósai xót để báo cho người có trách nhiệm còn kịp thời giải quyết

+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức dộ khẩn, mật(nếu có)

Dấu được đóng khi đã có chữ ký của người có thẩm quyển Dấu phảiđóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực quy định Dấu đóng chùmlên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được đóng dấu khống chỉ

+ Đăng ký văn bản đi

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đăng ký vào sổ đăng ký vănbản đi được in sẵn của cơ quan trước khi chuyên giao văn bản đến các đốitượng có liên quan, đăng ký đúng, đầy đủ, rõ ràng, các cột theo quy định của nhànước

+Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi làm xong các thủ tục đăng ký văn bản đi thì phải chuyển phátngay văn bản đi, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, phải đảm bảo đến nơi ghinhận trên phong bì

+ Lưu văn bản đi

Khi phát hành văn bản đi phải lưu giữ lại bản gốc để dễ dàng quản lý vàphục vụ cho việc tra tìm hồ sơ tài liệu mà các cán bộ lưu thông tin của văn bảntrên máy tính, theo số thứ tự, ngày tháng năm, nội dung, nơi nhận theo từngnhóm hồ sơ

* ( Xem phụ lục 03)

 Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển quamạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được goi chung làvăn bản đến

Đối với mỗi cơ quan, hay Cty TNHH một thành viên NXB Tài nguyên –Môi trường và Bản đồ Việt Nam hiệu quả công việc phụ thuộc vào việc xử lývăn bản đến có kịp thời và hiệu quả hay không Cho nên trình tự quản lý văn bảnđến được quản lý theo trình tự như sau:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Hàng ngày, cơ quan tiếp nhận rất nhiều các loại văn bản từ các nguồnkhác nhau (trên Bộ gửi xuống, từ khách hàng, từ các đơn vị dưới ….) và các loạivăn bản cũng khác nhau (Quyết định, Công văn, Thông báo … ) tất cả đều đượctập trung tại văn thư – lưu trữ để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký Đăng ký vănbản đến được các cán bộ văn thư – lưu trữ Văn phòng quản lý chặt chẽ, thốngnhất kết hợp giữa máy tính với sổ đăng ký để thuận tiện cho việc quản lý vănbản đến

+ Trình , chuyển giao văn bản

Văn bản đến được các cán bộ văn thư – lưu trữ kịp thời trình cho người cótrách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vi, các nhân giải quyết

+Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến được giải quyết dưới sự chỉ đạo cuả cấp trên Trách nhiệmxem xét, phân phối, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến người đứngđầu cơ quan giao cho Chánh văn phòng thực hiện

* ( xem phụ lục 02 , 06 )

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu chưalập hồ sơ có nghĩa là công việc chưa hoàn thành