Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức. 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 11 1.2.1. Tình hình tổ chức. 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 12 2.1. Hoạt động quản lý. 12 2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về Công tác lưu trữ ở AASC. 12 2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC 13 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong công tác lưu trữ. 16 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của AASC 18 2.1.6. Hợp tác quốc tế về Lưu trữ của AASC 19 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 19 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 21 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25 2.2.4.1. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ. 25 2.2.4.2. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 25 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 26 2.2.5.1. Về phòng kho. 27 2.2.5.2. Về trang thiết bị 27 2.2.5.3. Biện pháp bảo quản tài liệu. 28 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỂ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 30 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 30 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC. 30 3.3. Một số khuyến nghị 32 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 32 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 32 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHỤ LỤC 36

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC .6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 11

1.2.1 Tình hình tổ chức 11

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về Công tác lưu trữ ở AASC 12

2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC 13

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong công tác lưu trữ 16

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 17

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của AASC 18

2.1.6 Hợp tác quốc tế về Lưu trữ của AASC 19

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 19

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 21

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 23

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25

2.2.4.1 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 25

2.2.4.2 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 25

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 26

2.2.5.1 Về phòng kho 27

2.2.5.2 Về trang thiết bị 27

2.2.5.3 Biện pháp bảo quản tài liệu 28

2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỂ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 30

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC 30

3.3 Một số khuyến nghị 32

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 32

3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 32

C PHẦN KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

D PHỤ LỤC 36

A PHẦN MỞ ĐẦU

Xã hội càng phát triển, việc trao đổi thông tin hết sức quan trọng trongmọi hoạt động của con người Việc trao dổi thông tin ngày càng rộng và phongphú giúp cho con người trao đổi thông tin với nhau trong đó việc trao đổi thôngtin bằng văn bản được coi là phương tiện không thể thiếu trong mọi hoạt độngquản lý và truy cứu trách nhiệm Nhận biết được sự quan trọng của văn bản, conngười đã biết giữ lại những văn bản đó để sử dụng khi cần thiết vì nó có độ tincậy và chính xác cao, phản ánh hiện thực và ghi chép lại những hình ảnh thôngtin từ thời kỳ lịch sử những hoạt động của con người trong nhiều năm và nó trởthành tài sản quý giá đối cho đời sau và ngày nay Những tài sản đó được gọi làTài liệu lưu trữ

Ở nước ta Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trên tất cả các lĩnh vựckinh tế, chính trị, khoa học, kỹ thuật, văn hóa xã hội, quốc phòng , an ninh là disản văn hóa của dân tộc

Hồ Chí Minh đã từng nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên phươngdiện kiến thiết Quốc gia’’ cũng như Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia khẳng định: “Tàiliệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, có giá trị đặc biệt trong việc bảo vệ và xâydựng tổ quốc’’ Chính vì vậy Đảng và nhà nước ta đang ngày càng quan tâm đếnviệc bảo vệ và thu thập tài liệu lưu trữ

Với phương châm “ Học đi đôi với hành, Lý thuyết đi đôi với thực tiễn’’bới lý thuyết và thực tiễn luôn xa rời nhau, muốn đạt hiệu quả cao trong côngviệc là cả một quá trình, vì vậy cần phải có thực tiễn để kiểm nghiệm

Với thực tế nắm bắt hiểu sâu về thực tiễn có vai trò cũng như mối quan hệ

lý luận và thực tiễn, nhằm đào tại ra những đội ngũ cán bộ Văn thư lưu trữ cótrình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề vững vàng, biết vận dụng kiến thứcvào thực tế Vì vậy, Trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viên các khóa đi thựctập tại các cơ quan, tổ chức để rèn luyện kỹ năng cho học sinh, sinh viên ý thứcđược trách nhiệm và những bài học đáng quý phục vụ cho công việc của mìnhsau khi ra trường

Được sự tiếp nhận của Ban lãnh đạo Công ty TNHH hãng kiểm toán

AASC em đã được thực tập tại cơ quan Từ những kiến thức em đã được họctrong nhà trường em đã vận dụng để làm tốt những công việc thực tiễn, từ đó rènluyện cho em kỹ năng nghiệp vụ vững chắc hơn trong công tác lưu trữ và emcũng học hỏi thêm nhiều kiến thức phục vụ cho công việc của em sau này.

Trong thời gian thực tập từ ngày 04/01/2016 đến 19/3/2016 tại Văn phòngvăn thư lưu trữ của AASC tuy em đã nắm vững kiến thức và kinh nghiệm nhưngthực tế chưa có nhiều, do đó không tránh khỏi những bỡ ngỡ ban đầu, còn gặpkhó khăn khi thực hiện công việc Nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của cácAnh chị trong công ty cộng với tinh thần ham học hỏi của bản thân em đã hoànthành thời gian thực tập theo đúng quy định của nhà trường

Trong thời gian thực tập 3 tháng tại AASC tuy là ngắn ngủi nhưng đãmang lại cho em nhiều kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ của một cán bộ Lưu trữtrong tương lai và đầu tiên là phục vụ cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt được hiệuquả cao

Qua bài báo cáo thực tập này em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quýthầy, cô giáo trong khoa Văn thư lưu trữ, các cán bộ nhân viên trong AASC đặcbiệt là anh Hà Văn Phước đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt đợtthực tập này

Dưới đây là bài báo cáo thực tập của em, trong quá trình làm bài báo cáo

em không tránh khỏi những thiếu sót, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em còn nhậnđược rất nhiều sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Công ty TNHH

Hãng Kiểm toán AASC Vì vậy em rất mong được các Thầy, Cô giáo trong

trường và các anh chị trong Văn phòng AASC đóng góp ý kiến và tạo điều kiệngiúp đỡ để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà nội, ngày 20 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Vi Thị Thủy

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM

TOÁN AASC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC (gọi tắt là AASC), đổi tên từCông ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) -Thành viên HLB Quốc tế tại Việt Nam – Mạng lưới Quốc tế các Hãng Kiểmtoán và Tư vấn Quản trị chuyên nghiệp Hãng Kiểm toán AASC là một trong hai

tổ chức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vựcKiểm toán, Kế toán, Tư vấn Tài chính, Tư vấn thuế và xác định giá trị doanhnghiệp Hiện nay, AASC có trụ sở chính đặt tại Hà Nội, chi nhánh tại TP Hồ ChíMinh và chi nhánh tại Quảng Ninh

Hoạt động kiểm toán độc lập thật sự được hình thành và phát triển ở nước

ta khi bản thân những nhân tố nội tại của nền kinh tế đặt ra những đòi hỏi cấpthiết cho việc đa dạng hoá sở hữu, đa dạng hoá đầu tư trong quá trình chuyển đổi

cơ chế kinh tế Chính vì vậy, Bộ tài chính quyết định thành lập dịch vụ kiểmtoán độc lập nhằm giúp cho những công ty, những người có liên quan hiểu biết

về tài chính kế toán trong bối cảnh nền kinh tế phát triển theo định hướng kinh

tế thị trường Lúc đầu đặt tên là công ty dịch vụ kế toán Ngày 01 tháng 4 năm

1991, Hội đồng Bộ trưởng (nay là TTCP ) ra thông báo số 957 PPLT đồng ý cho

bộ tài chính thành lập các công ty dịch vụ kiểm toán Trên cơ sở có sự đồng ýcủa thủ tướng chính phủ, ngày 13 tháng 5 năm 1991, bộ trưởng Bộ tài chính đã

ra hai quyết định thành lập hai công ty: Công ty kiểm toán Việt Nam với têngiao dịch là ASC ( quyết định số 164 TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng 5 năm 1991)sau này đổi tên là công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC(quyết định số 639 TC/QĐ/TCCB ngày 14 tháng 9 năm 1993) Như vậy AASC

là một trong những công ty hợp pháp đầu tiên và lớn nhất Việt Nam hoạt độngtrên lĩnh vực tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán Với cương vị là công ty đầu

ngành, AASC đã đóng góp nhiều công sức không chỉ trong việc phát triển công

ty, mở rộng địa bàn kiểm toán mà cả trong việc công tác với các công ty và tổchức nước ngoài góp phần phát triển sự nghiệp kiểm toán Việt Nam

Trong quá trình hoạt động, AASC đã từng bước khẳng định mình, nângcao uy tín với khách hàng, mở rộng phạm vi cũng như lĩnh vực hoạt động Banđầu, theo quyết định 164 TC/QĐ/TCCB ngày 13 tháng 5 năm 1991, lĩnh vựchoạt động của công ty chỉ giới hạn trong việc cung cấp các dịch vụ kế toán đốivới các doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh tế, bao gồm các koại hình chủ yếusau:

- Hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng đúng các chế độ, thể lệ tài chính

kế toán của nhà nước phù hợp với hoạt động của từng loại doanh nghiêp

- Giúp các doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các mô hình tổ chức bộmáy kế toán và tổ chức công tác kế toán

- Giúp các doanh nghiệp về các nghiệp vụ kế toán như mở sổ kế toán, lậpbảng cân đối kế toán, lập và phân tích báo cáo quyết toán theo quy định của Nhànước

- Làm các dịch vụ chỉ dẫn về pháp luật tài chính kế toán theo yêu cầu củakhách hàng

- Làm các dịch vụ bồi dưỡng chính sách chế độ nghiệp vụ về tài chính kếtoán cho các viên chức trong doanh nghiệp, giúp các viên chức đó nắm chắc cácchế độ tài chính, làm thành thạo các nghiệp vụ tài chính kế toán

- Cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính, các mẫu biểu in sẵn về tàichính kế toán theo quy định của Nhà nước

- Các dịch vụ khác về tài chính kế toán theo sự thoả thuận của khách hàng

và công ty

Đến ngày 14 tháng 9 năm 1993, theo quyết định số 693 TC/TCCB, công

ty dịch vụ kế toán được bổ sung thêm nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên thành

“Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán’’ để phù hợp với nhiệm

vụ được giao

Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số109157 do trọng tài kinh

tế Hà Nội cấp ngày 24 tháng 9năm 1993 trụ sở giao dịch của Công ty khi mớithành lập tại số 10 - Phan Huy Chó - Hà Nội, sau đó chuyển đến số 1 Lê PhụngHiểu - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội theo quyết định số 753/TC/QĐ/TCQT ngày03/11/1993 của Bộ Tài Chính.

Ngày 23 tháng 4 năm 1998, bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành quyết định

số 556/1998 /QĐ - TTC, quyết định ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động củaCông ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

Như vậy, chỉ mới sau hai năm hoạt động kể từ khi được thành lập, Công

ty dịch vụ kế toán đã phát triển lên thành Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kếtoán và kiểm toán Do đó, ngoài việc cung cấp các dịch vụ về kế toán, Công tycòn triển khai thêm nhiệm vụ tư vấn tài chính quản trị kinh doanh và các dịch vụ

về kiểm toán cho các đối tượng khách hàng theo đúng quy định của Nhà nước.Cùng với việc đa dạng hoá các lĩnh vực hoạt động thì phạm vi hoạt động củaCông ty ngày càng phát triển rộng khắp cả nước

Tháng 2 năm 1992, thành lập chi nhánh tại Thành phố HCM Tháng 4năm 1993 các chi nhánh tại Vũng Tàu và Đà Nẵng cũng được thành lập Tháng

3 năm 1995, được phép của Bộ Tài Chính, chi nhánh tại TPHCM được thành lập

ra thành Công ty tư vấn và kiểm toán Sài Gòn (AFC) Tháng 3 năm 1995, Công

ty VACO và AFC Đà Nẵng Ngày 14 tháng 4 năm 1995, Công ty chính thứcnhận giấy phép thành lập và đi vào hoạt động chi nhánh tại Thanh Hoá Ngày 2tháng 2 năm 1996, chi nhánh tại Quảng Ninh cũng được thành lập Ngày 13tháng 3 năm 1997, theo nhu cầu hoạt động của Công ty đã thành lập văn phòngđại diện tại TPHCM Đến tháng 5/1998, văn phòng đại điện tại TPHCM đượccấp thành chi nhánh

Theo thời gian AASC đã không ngừng lớn mạnh cả về chất và lượng cùngvới sự phát triển kinh tế đất nước Sau nhiều năm quyết tâm thực hiện đổi mới tưduy quản lý kinh tế, nền kinh tế Việt Nam dần đi vào ổn định và phát triển mạnh

mẽ, tạo nên thế và lực mới, nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường Quốc tế.Năm 2006 Việt Nam ra nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) chính thứcbước vào thời kỳ hội nhập với nền kinh tế thế giới Thực hiện các cam kết với

Tổ chức thương mại thế giới (WTO), để minh bạch hóa hơn nữa thị trường tàichính và môi trường đầu tư, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1371/QĐ-BTC ngày 06 tháng 4 năm 2007 về việc phê duyệt phương án chuyển đổi Công

ty Dịch vụ tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) từ doanh nghệp Nhànước thành Công ty TNHH có hai thành viên trở lên.Với bước chuyển mìnhmạnh mẽ, phát huy truyền thống sinh ra và trưởng thành từ Bộ Tài chính AASC

đã không ngừng lớn mạnh và là một trong năm công ty kiểm toán có doanh thu

và lượng khách hàng lớn nhất trên thị trường kiểm toán ở Việt Nam AASC vẫnluôn là cánh chim đầu đàn trong hệ thống các công ty kiểm toán Việt Nam

Năm 2011 một mốc lịch sử mới được đánh dấu sau ngày chuyển đổi,AASC đã trở thành thành viên của Mạng lưới quốc tế các hãng kiểm toán tư vấnquản trị chuyên nghiệp HLB, một trong những tổ chức kế toán, kiểm toán và tưvấn quản trị có quy mô lớn hàng đầu thế giới

Phát huy những thành quả đã đạt được, nâng cao hơn nữa hình ảnh và giátrị của AASC trên thị trường kiểm toán và ngày càng thu hẹp khoảng cách vớicác công ty kiểm toán Quốc tế Năm 2013 AASC đã quyết định đổi tên từ Công

ty Dịch vụ tư vấn Tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) thành Công ty TNHHHãng Kiểm toán AASC và công bố biểu tượng Logo mới của AASC Đây cũng

là một mốc lịch sử quan trọng đánh dấu sự trưởng thành, năng động và pháttriển của AASC lên một tầm cao mới, khẳng định giá trị cốt lõi của AASC

Trải qua hơn hai mươi năm hình thành và phát triển AASC đã khôngngừng lớn mạnh và có nhiều đóng góp không nhỏ vào sự phát triển kinh tế đấtnước Điều này được khẳng định qua rất nhiều các phần thưởng cao quý mà BộTài chính, Chính phủ và Nhà nước trao tặng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC.

Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC là doanh nghiệp được thành lập,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các pháp luật khác có liên quan Có tưcách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng Với tính độc lập của doanh nghiệp,AASC có toàn quyền quyết định về cơ cấu tổ chức, lựa chọn ngành nghề kinh

doanh và quản lý tài chính của AASC

Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC được thành lập với chức năngcung cấp các dịch vụ kế toán, kiểm toán nhằm giúp các cơ quan, đơn vị minhbạch, công khai tài chính, làm trong sạch thị trường tài chính và cải thiện môitrường đầu tư của Việt Nam Từ kinh nghiệm thực tiễn khi thực hiện các dịch vụ

kế toán và kiểm toán, AASC tổng kết đánh giá chính sách pháp luật của nhànước đối với lĩnh vực kế toán và kiểm toán Cùng với Bộ Tài chính, Hội Kiểmtoán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) đóng góp ý kiến xây dựng các chínhsách, pháp luật, chuẩn mực có liên quan đến lĩnh vực kế toán và kiểm toán

Với các chức năng đã nêu trên Nhiệm vụ của Công ty TNHH Hãng kiểmtoán AASC bao gồm:

- Nhiệm vụ kinh doanh:

Với sứ mệnh lịch sử giúp công khai và minh bạch thị trường tài chính, cảithiện môi trường đầu tư ở Việt Nam AASC đã cung cấp ra thị trường rất nhiềucác dịch vụ kế toán, kiểm toán, dịch vụ tư vấn tài chính, quản trị, đầu tư và cácdịch vụ khác có liên quan Các loại dịch vụ kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tàichính, Kiểm toán báo cáo tài chính vì mục đích thuế và dịch vụ quyết toán thuế,kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nội bộ, Kiểm toán báo cáoquyết toán vốn đầu tư hoàn thành (bao gồm cả báo cáo tài chính hằng năm),kiểm toán báo cáo quyết toán dự án, kiểm toán thông tin tài chính

+ Dịch vụ kế toán: Ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, lập báo cáoquyết toán vốn đầu tư Xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán và tổ chứccông tác kế toán Lập và chuyển đổi báo cáo tài chính IFRS/IASS

+ Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán: Tư vấn tài chính, kế toán, thuế và đầu

tư xây dựng, Tư vấn quản trị doanh nghiệp, Tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp

+ Dịch vụ thẩm định giá: Thẩm định giá trị tài sản, xác định giá trị doanhnghiệp, giám định tài chính, kế toán

+ Các dịch vụ đào tạo: Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức tài chính, kế toán,kiểm toán và thuế Đào tạo về đầu tư xây dựng cơ bản Các dịch vụ đào tạo liênquan đến tài chính kế toán theo yêu cầu của khách hàng

+ Xây dựng các quy trình nghiệp vụ, tài liệu và chương trình đào tạo phục

vụ công tác kinh doanh theo Chuẩn mực Kế toán Kiểm toán Việt Nam và Chuẩnmực Kế toán Kiểm toán Quốc tế

+ Quản lý các hoạt động kế hoạch, tài chính, kinh doanh, lao động, tiềnlương, đào tạo, hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ

+ Nhiệm vụ Đào tạo, Phát triển nguồn nhân lực : Để làm tốt nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh, các nhiệm vụ quản lý đòi hỏi AASC không chỉ tuyển dụng, sửdụng những con người có trình độ, năng lực chuyên môn phù hợp mà AASC vớimột môi trường kinh doanh năng động và luôn có sự thay đổi đòi hỏi AASCphải luôn cập nhật những kiến thức, những chuẩn mực mới và đặc biệt đó còn là

sự chủ thương hiệu, mầu sắc riêng của AASC

+ Nhiệm vụ chính trị : Xây dựng AASC trở thành một đơn vị vững mạnhtoàn diện về chính trị, nền nếp, kỷ luật, bảo đảm tốt công tác kinh doanh và đờisống vật chất, tinh thần cho Cán bộ, Công nhân Viên theo chỉ đạo của Đảng ủy,Ban Tổng Giám đốc và Bộ Tài chính

Với đặc thù nghề nghiệp kế toán và kiểm toán, cùng với sự kỳ vọng củaĐảng, Nhà nước và để làm tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh AASC đã xâydựng giá trị cốt lõi dựa trên năm yếu tố “Minh bạch - Độc lập - Am hiểu - Tincậy - Bền vững”

1.1.3 Cơ cấu tổ chức.

Với hơn hai mươi năm hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của AASCkhông ngừng ổn định và lớn mạnh Ban đầu bộ máy của AASC chỉ có Ban Giámđốc, Bộ phận dịch vụ kế toán, Bộ phận dịch vụ tư vấn bồi dưỡng nghiệp vụ, Bộphận Quản trị Đến nay AASC đã có 10 phòng kiểm toán, 03 đơn vị gián tiếp và

02 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chi Minh và Quảng Ninh

Cơ quan lãnh đạo cao nhất của AASC là Đại hội Hội đồng thành viên Đạihội Hội đồng thành viên được diễn ra mỗi năm 1 lần vào thời điểm kết thúc nămtài chính trước và đầu năm tài chính tiếp theo.

Dưới Đại hội Hội đồng thành viên là Ban Kiểm soát

Ban Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo mọi hoạt độngchung của AASC, Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạtđộng của AASC trước Đại hội Hội đồng thành viên

Các đơn vị trực thuộc (3 đơn vị gián tiếp, 10 phòng kiểm toán, Chi nhánhtại TP Hồ Chí Minh, Chi nhánh tại Quảng Ninh) là các đơn vị trực tiếp hoặcgián tiếp thực hiện các nhiệm vụ của AASC và có trách nhiệm báo cáo kết quảhoạt động trước Ban Tổng Giám đốc

Đội ngũ nhân viên: Để hoạt động thành công và có hiệu quả AASC luôncoi trọng trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên, hiện nay AASC có mộtđội ngũ đông đảo với gần 200 cán bộ kiểm toán viên, thẩm định viên và kỹ thuậtviên được đào tạo đại học và trên đại học chuyên ngành tài chính, ngân hàng -

kế toán và kiểm toán, kỹ thuật xây dựng, công nghệ thông tin và thẩm định giátrong nước và ngoài nước Trong đó có gần 40 kiểm toán viên được cấp chứngchỉ kiểm toán nhà nước và 15 tiến sỹ, thạc sỹ đang theo học cao học

AASC là công ty kiểm toán duy nhất tại Việt Nam có số lượng kiểm toánviên (PCA) vượt qua con số 100 (năm 2006 AASCcó 107 kiểm toán viên)

Sơ đồ : CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ASSC

và đào

tạo

Phòng kiểm toán 1

Phòng kiểm toán 2

Phòng kiểm toán 3

Phòng kiểm toán 5

Phòng kiểm toán 6

Phòng dịch

vụ đầu

tư nước ngoài

Phòng kiểm toán xây dựng

cơ bản

Chi nhánh Cty tại

TP HCM

Văn phòng đại diện công ty tại Quảng Ninh

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC.

1.2.1.Tình hình tổ chức.

Phòng Văn thư – Lưu trữ của AASC thuộc bộ phận Văn phòng Tổng hợpvới chức năng cung cấp các dịch vụ về tư vấn và quản lý Tài liệu Phòng Vănthư có đầy đủ các thiết bị phục vụ cho văn phòng

Văn phòng làm việc bao gồm có 4 máy tính, 1 Phòng đựng tài liệu, 2 máy

in, 2 photocopy với máy Scan và các thiết bị khác phục vụ đầy đủ, đảm bảo đápứng cho nhu cầu thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ

Phòng Văn thư lưu – Lưu trữ có chức năng:

- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ chịu sự lãnh đạo quản lý của Trưởng phòngTổng Hợp

- Cung cấp các nhu cầu của khách hàng, quản lý các con dấu của Công

ty Đảm bảo bí mật cho AASC

- Cung cấp các dịch vụ về Văn thư, đóng dấu và lưu trữ các tài liệu vềkiểm toán, kế toán và tư vấn các dịch vụ cho khách hàng

- Đóng góp ý kiến xây dựng các chính sách, pháp luật, chuẩn mực có liênquan đến lĩnh vực kế toán và kiểm toán Văn thư – Lưu trữ

- Ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán vốnđầu tư

1.2.3.Cơ cấu tổ chức

Với đặc thù là kiểm toán, kế toán và tư vấn, bộ phận Văn thư – Lưu trữcủa Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC gồm có 3 Nhân viên:

Trưởng bộ phận Văn thư – Lưu trữ: Hà Văn Phước

Nhân viên Lễ tân: Lê Thị Thu Hiền

Nhân viên: Nguyễn Văn Tâm

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY

TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 2.1 Hoạt động quản lý.

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về Công tác lưu trữ ở AASC.

Công tác Lưu trữ là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu trongcác hoạt động quản lý, làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần nâng cao năng suất

và hiệu quả công việc, giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanhchóng và chính xác

AASC luôn ý thức được trách nhiệm nghề nghiệp, góp phần làm trongsạch, minh bạch tình hình tài chính và tạo cơ hội phát triển ngành nghề AASCrất quan tâm và trú trọng đến Công tác lưu trữ vì vậy ngay từ khi thành lậpAASC nhận thấy phải có biện pháp nhất quán về vấn đề quản lý, chỉ đạo côngtác lưu trữ

Công tác lưu trữ ở AASC được thực hiện theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư– Lưu trữ Nhà nước:

- Luật lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc hội

- AASC đã thực hiện đúng theo nghị định 114/2004/NĐ-CP ngày28/4/2004 của Chính Phủ Nghị định quy định chi tiết để thi hành một số điềutrong pháp Lệnh Lưu Trữ Quốc Gia

- Chỉnh lý tài liệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW.Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ tài chính về việc banhành chế độ Lưu Trữ Tài liệu Kỹ thuật

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 của Bộ tài Chính hướngdẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng, phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12 tháng 3 năm 2008 về việcban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ

- Đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các ngành có liên quan,AASC là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán do đó công táclưu trữ cũng phải chịu sự điều chỉnh của các luật này Cụ thể tại Điều 40 của

Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ban hành ngày 17 tháng 6 năm 2003 đã quy địnhrất rõ về chế độ bảo quản tài liệu kế toán, trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức trong việc tổ chức, quản lý tài liệu kế toán.

- Luật Kiểm toán độc lập số 76/2011/QH12 ban hành ngày 29 tháng 3năm 2011 tại các Điều 49 và Điều 50 cũng đã quy định rất rõ về hồ sơ kiểmtoán, chế độ lưu trữ và bảo quản hồ sơ kiểm toán cũng như trách nhiệm củangười đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán trong việc tổ chứcquản lý, bảo quản đầy đủ hồ sơ kiểm toán

Như vậy Luật Kế toán số 03/2003/QH1 và Luật Kiểm toán đốc lập số76/2011/QH12 là hai văn bản pháp lý quan trọng của ngành mà công tác lưu trữcủa AASC cần căn cứ để thực hiện

Từ cơ sở khoa học thực tiễn Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC đãlàm tốt công tác chỉ đạo xây dựng ban hành văn bản quản lý, chú trọng áp dụngcác văn bản để thực hiện theo quy trình của công tác lưu trữ, đảm bảo đúng quytrình nghiệp vụ của văn bản đã đề ra

2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của một cơ quan, một tổ chức có giá trị về nhiều mặt và được bảo quản tậptrung tại một kho lưu trữ Vì vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượngphông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông

Căn cứ vào lý luận công tác lưu trữ tên phông lưu trữ là tên cuối cùng của

cơ quan, đơn vị hình thành phông Từ khi thành lập đến nay AASC đã có hai lầnđổi tên, trong đó ngày 13/5/2013 AASC đã đổi tên từ Công ty Dịch vụ tư vấn tàichính, kế toán và kiểm toán (AASC) thành Công ty TNHH Hãng Kiểm toán

AASC Như vậy tên phông lưu trữ được xác định là“Phông lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC”

Phông lưu trữ Công ty TNHH hãng kiểm toán AASC là một phông mở cókhối lượng tài liệu lớn Đơn vị hình thành phông đang trong quá trình hoạt độngnên chưa có thời gian kết thúc Tài liệu của Công ty TNHH hãng kiểm toánAASC có từ năm 1991 đến nay nhưng công tác chinh lí tài liệu mới được tiến

Với thành phần tài liệu rất đa dạng như đã nêu ở trên, cùng với đặc thùnghề nghiệp kiểm toán, khối lượng tài liệu của Phông lưu trữ Công ty TNHHHãng Kiểm toán AASC là tương đối lớn so với một doanh nghiệp hạng vừa.Hiện tại Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC có khoảng hơn1.800 mét giá Trong đó khoảng 1.550 mét giá tài liệu đã được thu thập và bảoquản tại kho lưu trữ của AASC, 300 mét giá tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng

chưa được thu thập vào kho lưu trữ

Khối tài liệu:

+ Tài liệu Phòng kiểm toán 1

+ Tài liệu Phòng kiểm toán 2

+ Tài liệu Phòng kiểm toán 3

+ Tài liệu Phòng kiểm toán 5

+ Tài liệu Phòng kiểm toán xây dựng cơ bản

+ Tài liệu Phòng dịch vụ đầu tư nước ngoài

+ Tài liệu Phòng tổng hợp

- Thành phần nội dung của tài liệu:

+ Tài liệu quản lý hành chính như là: AASC bao gồm tài liệu lãnh đạo,

chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Bộ Tài chính Tài liệu pháp lý đăng ký hoạt động,ngành nghề kinh doanh và tài liệu đăng ký bản quyền thương hiệu

Tài liệu hành chính của AASC là loại hình tài liệu chiếm số lượng khôngnhiều trong thành phần Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC

Trên thực tế tài liệu hành chính của AASC cũng giống như tài liệu hành chính ởrất nhiều các cơ quan khác, do đặc thù của công việc sự vụ hành chính nên tàiliệu sinh ra nhưng chưa được lập hồ sơ hoặc chỉ được lập hồ sơ một cách sơ bộ.Tài liệu hành chính ở AASC được hình thành chủ yếu ở các bộ phận hành chínhgián tiếp như phòng Tổng hợp, ban Thư ký, phòng Kiểm soát chất lượng và Đàotạo và một số ít ở các phòng ban chuyên môn.

Tài liệu hành chính của AASC phản ánh lịch sử hình thành, phát triển vàtình hình hoạt động cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của AASC Đây lànhững căn cứ pháp lý quan trọng để khẳng định vai trò, vị trí của AASC trongthị trường kiểm toán nói riêng và trên thương trường nói chung Với vai trò ýnghĩa của tài liệu hành chính AASC như đã nêu ở trên, khối lượng tài liệu này

có giá trị cao về mặt lịch sử cũng như giá trị hiện hành của AASC

+ Tài liệu chuyên môn: Hồ sơ kiểm toán, hồ sơ thẩm định giá tài sản vàxác định giá trị doanh nghiệp, hồ sơ thực hiện các dịch vụ tư vấn khác

Tài liệu chuyên môn của AASC là tài liệu hình thành trong quá trình cungcấp các dịch vụ cho khách hàng Với đặc thù là doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực kế toán, kiểm toán nên tài liệu chuyên môn là loại hình tài liệu đượchình thành nhiều nhất, chiếm khối lượng cơ bản trong thành phần Phông Lưu trữCông ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC Tài liệu chuyên môn của AASC baogồm (tài liệu thực hiện các dịch vụ kiểm toán, tài liệu thực hiện các dịch vụ xácđịnh giá trị doanh nghiệp, tài liệu thực hiện dịch vụ định giá tài sản, tài liệu thựchiện các hợp đồng dịch vụ kế toán, tài liệu thực hiện các hợp đồng tư vấn, đàotạo và tài liệu thực hiện các hợp đồng dịch vụ khác có liên quan đến kế toán vàkiểm toán…) Tài liệu chuyên môn phản ánh các dịch vụ sản xuất kinh doanhcủa AASC, có ý nghĩa quan trọng đối với AASC cũng như các doanh nghiệp sửdụng dịch vụ của AASC Tuy khối lượng loại hình tài liệu này nhiều nhưng giátrị bảo quản thông thường chỉ có 10 năm, nhưng đây lại là khối lượng tài liệuđược khách hàng, các cơ quan quản lý Nhà nước khai thác sử dụng nhiều nhất.Nhóm tài liệu chuyên môn là tài liệu mà theo quy định của luật kế toán, kiểmtoán và theo thỏa thuận của khách hàng

- Một số loại hình tài liệu, hồ sơ chuyên môn được hình thành trong quátrình hoạt động của AASC: Hồ sơ kiểm toán,hồ sơ thực hiện các dịch vụ tư vấnkhác.

+ Tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán của AASC là tài liệu sản sinh ra trongquá trình thu, chi tài chính của AASC Loại hình tài liệu này nhiều hơn tài liệuhành chính và có vai trò quan trọng đối với AASC trong việc quản lý thu chi tàichính, cũng như sức khỏe tài chính của AASC Loại hình tài liệu này có giá trịbảo quản tối thiểu chỉ 10 năm nhưng cũng là tài liệu cần được bảo mật và bảoquản an toàn thông tin tài liệu

Tài liệu kế toán của AASC được lập theo đầu tài khoản thu chi tàichính,tài liệu của các tài khoản được gọi là chứng từ

+ Tài liệu Khoa học công nghệ: Tài liệu khoa học công nghệ là các tàiliệu công nghệ hoặc các đề tài nghiên cứu khoa học được hình thành trong quátrình hoạt động của AASC Đây là loại hình tài liệu hình thành ít nhất so với cácloại hình tài liệu khác trong quá trình hoạt động của AASC Loại hình tài liệunày bao gồm tài liệu xây dựng và sửa chữa trụ sở AASC, tài liệu xây dựng, sửachữa các chi nhánh của AASC Ngoài tài liệu xây dựng cơ bản nhóm tài liệu nàycòn là những tài liệu nghiên cứu, đóng góp ý kiến xây dựng pháp luật cũng nhưcác chuẩn mực kế toán, kiểm toán của Nhà nước

+ Các tài liệu khác: Ngoài các loại hình tài liệu trên, Phông Lưu trữ Công

ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC còn một số loại hình tài liệu khác như tài liệuđào tạo, tài liệu phim, ảnh giới thiệu, quảng bá hình ảnh của AASC cũng nhưghi lại các sự kiện quan trọng của AASC

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong công tác lưu trữ.

Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC là một doanh nghiệp, đây làthành phần kinh tế mới được hình thành sau năm 1986 và đang ngày càng cónhiều đóng góp quan trọng vào nền kinh tế Việt Nam Việc nghiên cứu công tác

tổ chức khoa học tài liệu của một tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là một nhiệm vụcần thiết nhằm làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, góp

phần nâng cao nhận thức của xã hội đối với công tác lưu trữ Với đặc thù củadoanh nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh sinh lợi nhuận, sự đa dạng và chủđộng trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn đi cùng với sự đa dạng của cácloại hình tài liệu, việc nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ vànghiên cứu khoa học sẽ có tính mở tạo được sự hứng thú cho người nghiên cứu.

Việc nghiên cứu khoa học ở Công ty Hãng kiểm toán AASC ngày càngđược phát triển và trú trọng trong lĩnh vực Văn thư lưu trữ, các thạc sỹ, tiến sỹtrong công ty đã tổ chức các cuộc nghiên cứu khoa học và áp dụng vào công táclưu trữ của công ty, Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức khoahọc tài liệu Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC Bao gồm các quytrình nghiệp vụ cụ thể như thu thập tài liệu vào lưu trữ , chỉnh lý, sắp xếp khoahọc tài liệu, xác định giá trị tài liệu , xây dựng các công cụ thống kê, tra cứutrong kho lưu trữ Với việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng Khoa học,Công nghệ

Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC đã ứng dụng các thành tự Khoahọc Công nghệ và công tác lưu trữ và được thực hiệp áp dụng một cách có hiệuquả đạt được nhiều thành tựu

Đạt được kết quả đó AASC đã không ngừng nghiên cứu khoa học để thựchiện các nội dung chuyên môn trong công tác lưu trữ

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ.

Với hơn hai mươi bốn năm trưởng thành và phát triển, bằng năng lực,trình độ và kinh nghiệm của mình AASC luôn ý thức được trách nhiệm nghềnghiệp, góp phần làm trong sạch, minh bạch tình hình tài chính và tạo cơ hộiphát triển ngành nghề Cung cấp các dịch vụ đảm bảo chất lượng cho nhà đầu tư,

cơ quan quản lý…thông qua đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinhnghiệm, trình độ và đạo đức nghề nghiệp Hoạt động của AASC hướng đến mụctiêu phát triển bền vững và cơ hội phát triển bình đẳng cho toàn bộ nhân viêncủa Hãng

AASC đã cử các cán bộ nhân viên đi đào tạo và bồi dưỡng thêm về