MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 5 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long 5 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty 6 1.1.2.1 Chức năng 6 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty 9 1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của công ty. 10 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ của công ty 13 2.1.2. Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty 13 2.1.3. Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: 14 2.1.4 .Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công ty. 15 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.5. Biện pháp bảo quản tài liệu. 17 2.2.5.1 Các trang thiết bị bảo quản 17 2.5.2.2. Biện pháp bảo quản 17 2.2.6. Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu. 18 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 19 3.1. Những việc đã được làm ở cơ quan thực tập trong thời gian vừa qua 19 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của công ty 21 3.3. Khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả đợt thực tập 22 3.3.1 Đối với cơ quan thực tập 23 3.3.2. Đối với nhà trường 24 C. KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B NỘI DUNG 5
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 5
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long 5
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty 5
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty 6
1.1.2.1 Chức năng 6
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 9
1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của công ty 10
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty 10
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty 12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 13 2.1 Hoạt động quản lý 13
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ của công ty 13
2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty 13
2.1.3 Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: 14
2.1.4 Ứng dụng khoa học công nghệtrong hoạt động lưu trữ của công ty 14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công ty 15
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 15
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 16
Trang 22.2.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17
2.2.5 Biện pháp bảo quản tài liệu 17
2.2.5.1 Các trang thiết bị bảo quản 17
2.5.2.2 Biện pháp bảo quản 17
2.2.6 Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu 18
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 19
3.1 Những việc đã được làm ở cơ quan thực tập trong thời gian vừa qua 19
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của công ty 21
3.3 Khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả đợt thực tập 22
3.3.1 Đối với cơ quan thực tập 23
3.3.2 Đối với nhà trường 24
C KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lý thuyết và thực hànhđược hiểu rõ hơn , học và hành lúc nào cũng đi đôi , không thể tách rời nhau.Điều đó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định : " Học để hành, học vớihành phải đi đôi Học mà không hành thì học vô ích Hành mà không học thìhành không trôi chảy".Từ xưa đến nay lời dạy của Bác luôn là điều có ý nghĩađối với mỗi người trong xã hội nói chung và đối với mỗi con người Việt Namchúng ta nói riêng Lời dạy của Bác có tầm ảnh hưởng lớn đối với việc học củachúng ta
Học và hành luôn đi đôi với nhau, chúng có mối quan hệ song song khôngthể tách rời, chúng bù trừ tác dụng và ý nghĩa cho nhau Học ở đây nghĩa là nhưthế nào? Học là tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững
lý luận đã được đúc kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận nhữngkinh nghiệm của cha ông đi trước Học là trau dồi kiến thức, mở mang trí tuệ,từng lúc cập nhật hóa sự hiểu biết của mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học là tìmhiểu , khám phá những tri thức của loài người nhằm chinh phục thiên nhiên,chinh phục vũ trụ Học là thuộc ở khía cạnh của lý thuyết Còn hành nghĩa làthực hành, ứng dụng những kiến thức mình được học trên sách vở, ngồi trên ghếnhà trường vào thực tiễn đời sống , là làm lý thuyết cho thực tiễn đời sống Học
và hành là hai mặt của một quá trình thống nhất , nó không thể tách rời nhau màphải luôn gắn chặt với nhau làm một , " học mà không hành thì thì vô ích " , đãtiếp thu lý thuyết mà ta không vận dụng vào thực tiễn , thì học chẳng để làm gì
cả , nhiều người "học" mà vẫn chưa "hành" được là do lúc học chưa thấu đáo hếtđược hoặc thiếu môi trường hoạt động
Ngày nay , lời dạy của Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụngcủa nó trong thực tiễn Học ở đây không chỉ bó hẹp ở trong một môi trường giáodục trên ghế nhà trường mà ta cần phải học mà không giới hạn cho nên ta phảihọc tập không ngừng , "học-học nữa-học mãi" , học chưa bao giờ là đủ , ở lứatuổi nào cũng phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội, học thầy, học bạn,
Trang 4học ở mọi nơi mọi chốn " đi một ngày đàng học một sàng khôn " Chính vì thế
mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội ra đời với chức năng đào tạo nguồn nhân lựctrình độ Đại học , Cao đẳng và Trung cấp thuộc các chuyên ngành: Lưu trữ học,Quản trị văn phòng, Văn thư-Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản lý văn hóa ,Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng,
Tư duy của con người ngày càng cao cũng vì sự phát triển của xã hội ngàycàng phong phú, mọi hình thức , yêu cầu quản lý xã hội ngày càng cao cho nênhình thức của văn bản ngày càng đa dạng Tài sản lưu trữ có giá trị đặc biệt đốivới sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đốitheo đúng những yêu cầu , qui định của Nhà nước , chúng là tài sản quý giá củaDân tộc Thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ là một vấn
đề cấp thiết đối với mỗi con người, mỗi cơ quan tổ chức Là một sinh viên thựctập sau 4 năm được học tập tại trường đại học Nội vụ Hà Nội em đã nắm vữngđược những kỹ năng thao tác làm việc trong chương rình đào tạo của nhà trườngtuy nhiên còn nhiều điều mà em chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứngdụng vào công việc thực tế xác định được mục đích trong đợt thực tập vận dụngnhững kiến thức đã được học vào thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rènluyện kỹ năng nghề nghiệp làm quen với tổng thể các quy trình sử lý nghiệp vụ,phong cách làm việc của một người cán bộ, một nhân viên lưu trữ trong tươnglai Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình học tập tại công ty
Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càngcần thiết Nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao.Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội luôn đặt phương châm "học đi đôi với hành , lý thuyết đi đôivới thực tế" lên hàng đầu Năm nay , là năm cuối của chúng em lại được Nhàtrường tổ chức cho chúng em tiếp cận với thực tế lần nữa bằng đợt thực tập kéodài hơn, thời gian từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016tại công ty cổ phần
tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long Trong khoảng thời gian này bảnthân em không chỉ được nhìn, được chứng kiến mọi công việc , hoạt động củavăn phòng mà còn được tiếp cận trực tiếp với công việc , nỗ lực cố gắng học hỏi
Trang 5kinh nghiệm làm việc , chương trình nghiệp vụ của lưu trữ trên cơ sở áp dụng lýthuyết đã được học ở trường vào thực tế, và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tìnhchu đáo của cán bộ lưu trữ tại phòng lưu trữ đã góp ý vào đề cương báo cáo giúp
em hoàn thành khóa thực tập này
Lý do chọn nội dung thực tập
Trong thời gian thực tập (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016) tạicông ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long, được tiếp xúcvới công việc văn phòng, em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của công tyvới sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu, thu thập tài liệu em
đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về thực trạng công tác lưu trữ của cơquan”
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạtđộng quản lý Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động của cơ quan,đơn vị vì vậy cần phảiđược giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác công việc của cơquan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do côngvăn giấy tờ có làm tốt không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận không,điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnhđạo Đây cũng là lý do em lựa chọn đề tài này
Trong quá trình thực tập công ty đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho sinhviên thực tập Khi muốn tìm hiểu về một vấn đề gì, cán bộ hướng dẫn luôn trảlời và hướng dẫ nhiệt tình Không những vậy cán bộ hướng dẫn còn giới thiệu
em với các anh chị khác trong công ty có chuyên môn sâu về vấn đề cần giải đáp
để có thể trả lời cụ thể hơn Về vấn đề tài liệu công ty luôn cung cấp đầy đủnhững tài liệu cần thiết cho quá trình thực tập của em Mọi tài liệu đó đều cầnthiết và hết sức quý giá công ty luôn tạo những điều tốt nhất và không có bất cứrào cản nào đối với sinh viên trong quá trình thực tập Cán bộ, nhân viên trongcông ty đều thân thiện, hòa nhã, nhiệt tình trong công việc Khi em hỏi các anhchị đều trả lời nhiệt tình và hướng dẫn cặn kẽ tham gia làm việc với anh chị emđược chỉ bảo là từ việc nhỏ nhất tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra
Trang 6Khó khăn trong quá trình thực tập: Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặpmột chút khó khăn trong quá trình thực tập vì tài liệu đa dạng phong phú vàtrong quá trình học cũng ít được tiếp xúc với tài liệu nên gây khó khăn cho việcthực hiện các nghiệp vụ Thực tế việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của công
ty so với lý luận được học nên tạo ra khó khăn trong quá trình thực tập…là yếuđiểm của em Do mới bỡ ngỡ bước vào cuộc sống nên ban đầu em khó hòa nhậpvới mọi người trong công ty còn nhút nhát, rụt rè không mạnh dạn đề suất ýtưởng hoặc không giám thắc mắc Do thời gian thực tập chưa nhiều nên chưahiểu biết cụ thể và sâu sắc về công việc trong các phòng ban
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa văn thưlưu trữ, đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực tập tạitrường Em xin trân trọng cảm ơn công ty Cổ phần tư vấn và dịch vụkhoa học tàiliệu Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập, cảm ơn anhNguyễn Văn Cường và chị Nguyễn Thị Kim Dung đã nhiệt tình giúp đỡ emtrong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin về công ty để em hoàn thành tốtbài báo cáo của mình, đó cũng là một phần hành trang nhỏ giúp cho em trongcông việc sau khi ra trường
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, emrất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy(cô) giáo cùng các cán bộtrong quý công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợpvới thực tiễn hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên thực tập
Đỗ Thị Hảo
Trang 7B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TỬ VẤN VÀ DỊCH VỤ
KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển cuả Công ty
Được thành lập từ năm 2009 Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa họctài liệu Thăng Long là một trong những công ty đầu tiên hoạt động chuyên vềngành tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ Cùng sự nỗ lực và cố gắngCông ty ngày càng hoạt động với quy mô lớn, từng bước phát triển mạnh trongnền kinh tế thi trường
Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Longđượcthànhlập theo quyết định số : 0103035324, ký ngày 27 tháng 02 năm 2009 của
Sở Kế hoạch đầu tưthành phố Hà Nội
- Tên Công ty : Công ty Cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệuThăng Long
- Tên tiếng anh:THANGLONGCONSULTANCY AND SCIENCEDOCMENT SERVICE JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắtbằng tiếng anh :TCSD.,JSC
- Trụ sở chính: Phòng 503 - NhàF - Ngõ 28 - Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
- VPGD: Số nhà 9C - Ngách 77/25 - Ngõ 77 - Xuân La- Tây Hồ - Hà Nội
- Số điện thoại : 466 602 902
- Fax : 0473 00 93 96
- Email : www.luutruthanglong.com
- Mã số thuế : 0103361242
- Vốn điều lệ : 1.500.000.000 ( 1 tỷ năm trăm triệu đồng)
- Biểu tượng của Công ty
Trang 8Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long hoạtđộng chính trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ.
Là một doanh nghiệp trẻ cùng với sự lãnh đạo điều hành của Giám đốcNguyễn Văn Cường và sự lao động sáng tạo hết mình của các nhân viên vì sựphát triển của công ty của toàn thể nhân viên trong công ty đến nay công ty đãtừng bước phát triển mạnh mẽ
Công ty có trụ sở chính tại: tòa nhà C2 Xuân Đỉnh- Bắc Từ Liêm - Hà NộiNgười đại diện: Giám đốc Nguyễn Văn Cường
Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho sự phát triển dịch vụ.nằm cạnh con đường nằm cạnh con đường Xuân đỉnh giáp với Phạm Văn Đồng,nên việc giao dịch của khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Công ty
1.1.2.1 Chức năng
Công ty cổ phần tư vấn và dịch vụ khoa học tài liệu Thăng Long có chứcnăng tư vấn, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu, phục vụ dịch vụ công ích, chuyển giaocông nghệ, hợp tác quốc tế, tham gia tư vấn các dự án lưu trữ tại các cơ quan,tập đoàn nhằmphục vụ yêu cầu quản lý tài liệu, phát triển công nghiệp hóa, hiệnđại hóa bền vững
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Hội đồng quản trị
+ Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị,Công ty về quản lý, kê khai tài chính, đưa ra chiến lược phát triển của Côngty.Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, sử lý sai phạm của cán bộ quản lý trongCông ty
Trang 9+ Quyết định các khoản thu, chi của Công ty, kết hợp các Phòng, Ban đểđưa ra quy chế tiền lương, quyết định nhân sự.
+ Triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị theo định kỳ hoặc thường niên đểlên kế hoạch huy động cổ phần, huy động nguồn vốn cho Công ty
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi động liên quan đến tài chính
Trang 10-Ban Giám đốc
+Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phụ trách chung và trực tiếp phụtrách điều hành các công việc của Công ty
+ Ban giám đốc có nhiệm vụ lên kế hoạch và định hướng phát triển củaCông ty Kết hợp Phòng Hành chính tổ chức trong việc tổ chức nhân sự, đề xuấtlên Hội đồng quản trị việc tăng giảm tiền lương, bổ nhiệm hoặc sa thải nhân sự
Ký duyệt các khoản thu, chi khi được Hội đồng quản trị ủy nhiệm Tổng kết đưa
ra kế hoạch hoạt động của các Phòng, Ban
- Phòng Hành chính – Tổ chức
+ Trưởng Phòng Hành chính - tổ chức chịu trách nhiệm trước Hội đồngquản trị, Ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng
+ Chịu trách nhiệm về sắp xếp công việc và quản lý nhân sự trong công
ty Ký các văn bản, giấy tờ liên quan hoạt động của phòng Tham mưu cho Bangiám đốc trong việc sa thải, bổ nhiệm nhân sự, xây dựng các chính sách cho cán
bộ, nhân viên Tổng kết và lên kế hoạch thường niên để báo cáo lên Ban giámđốc của công ty Kế toán chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về vấn đề tàichính của công ty.Kê khai thuế, báo cáo tài chính bằng văn bản về các khoảnthu, chi rồi trình lên Ban giám đốc Theo dõi công nợ, thanh quyết toán với cácđơn vị có liên quan đến tài chính Lập bảng lương hàng tháng theo quy chế tiềnlương của Công ty đề ra
- Phòng Nghiệp vụ
+Trưởng ( phó) Phòng Nghiệp vụ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Banlãnh đạo công ty về mọi hoạt động của Phòng
+ Ký các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động của Phòng
+ Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về chất lượng dịch vụ chỉnh lýtài liệu, tiến độ chỉnh lý
+ Kết hợp với Phòng Hành chính – tổ chức về việc tuyển dụng, đào tạo
và điều động tổ chức nhân sự
Trang 11+ Báo cáo tài chính, nhân sự và kế hoạch của Phòng lên Ban giám đốcđúng kỳ.
+ Giám sát, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, kết hợp với Bangiám đốc khảo sát, ký kết, nghiệm thu và thanh lý các hợp đồng kinh tế
+ Thường xuyên báo cáo tiến trình phát triển kinh doanh của Phòng, có
kế hoạch chiến lược cụ thể từng thời kỳ
+ Theo dõi, tổ chức các chương trình quảng cáo cho chiến lược phát triểncủa Công ty
+ Phòng Dự án có chức năng tìm kiếm đối tác, khách hàng, thiết lậpcác
dự án khả thi và tiền khả thi để Ban giám đốc xem xét khi thực hiện đầu tư
Ngoài ra công ty được phép ban hành các văn bản hành chính thôngthường như: Quyết định (Cá biệt), Báo cáo, Biên bản, Hợp đồng, Giấy mời,Thông báo…nhằm quản lý các hoạt động được rõ
Tổ chức triển khai thực hiện chính sách, kế hoạch, chương trình bồidưỡng, phát triển nguồn nhân lực công ty
Xây dựng và trình các chiến lược, các chương trình, quy hoạch, kế hoạchdài hạn, năm năm và hàng năm về khoa học, công nghệ và các dự án phát triểncông nghệ về Lưu trữ và tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu quy hoạch, khai thác,phát triển và quản lý tổng hợp nguồn tài liệu; tổ chức thực hiện chiến lược, các
Trang 12chương trình, quy hoạch, kế hoạch và các dự án sau khi được cấp có thẩm quyềnphê duyệt.
- Nghiên cứu tổng hợp nguồn tài liệu để cung cấp cơ sở khoa học choviệc lập quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của cả nước và các vùnglãnh thổ Các lĩnh vực nghiên cứu khoa học cụ thể:
+ Chiến lược lưu trữ của các vùng, miền và quốc gia;
+ Quy hoạch phát triển và quản lý, sử dụng bền vững tài liệu;
+ Tư vấn dịch vụ, khoa học lưu trữ
+ Thẩm tra tài liệu
+ Tổ chức công táclưu trữ
+ Đưa ra phương hướng hoạt động chung của công ty
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động toàn công ty
+ Giám đốc công ty quản lý bao quát toàn bộ hoạt động của công ty
- Tư vấn xây dựng, thẩm tra, tư vấn thẩm định các dự án lưu trữ, và bảo
vệ môi trường phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn của Công ty; đầu tư và thựchiện các dự án hoặc hạng mục công trình thuộc dự án đầu tư phát triển côngtrình kết cấu hạ tầng theo quy định của pháp luật
- Hợp tác quốc tế về nghiên cứu tài liệu khoa học, chuyển giao công nghệ,liên doanh, liên kết phát triển công nghệ, thử mới, đào tạo nguồn nhân lực thuộclĩnh vực được giao với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước theo quyđịnh của pháp luật
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần tư vấn dịch vụ và Khoa học tài liệu Thăng Long là mộtđơn vị quản lý theo hình thức tập trung Mọi hoạt động và dịch vụ đều chịu sựchỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo công ty, cơ cấu bộ máy hoạtđộng của công ty bao gồm:
Trang 13Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong tổ chức, đó là mối quan hệ giữa các
bộ phận cấu thành tổ chức để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó
Cơ cấu tổ chức nào cũng hướng tới sự vận động hiệu quả của tổ chức.Muốn vậy, giữa các bộ phận cấu thành tổ chức phải có sự hợp tác, phân cônghợp lý theo một cơ chế vận hành nhất định Qua sự bố trí các chức vụ trong tổchức, các bộ phận, các cán bộ trong cơ quan nào cũng phải biết mình ở vị trí nào
và quy trình hoạt động ra sao Quyền hạn và trách nhiệm của mình trong tổchức
1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của công ty.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng củatất cả các cơ quan tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi
cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Đối với các cơquan cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ và
PHÒNG HÀNH
CHÍNH- TỔ
CHỨC
PHÒNG NGHIỆP VỤ
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG DỰ ÁN
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
Trang 14quy mô, vị trí của từng cơ quan Dù ở cơ quan nào đi nữa thì công tác lưu trữcũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan.Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn
bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của vănphòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượngcông văn giấy tờ đó , Hơn nữa văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợpđểphục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử
lý thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản
lý của lãnh đạo Vì vậy công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản củacông tác văn phòng Trong công ty, công tác lưu trữ không thể thiếu được và lànội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của vănphòng Như vậy, công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan đượcxem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý Nhà nước
Công tác lưu trữcông ty thực hiện hai chức năng: Tổ chức bảo quản antoàn và sử dụng khai thác có hiệu quả Trong phạm vi hoạt động của công ty, tàiliệu lưu trữ của cơ quan chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học.Ngoài ra, có một khối lượng nhỏ tài liệu ảnh, băng, đĩa hình ghi lại một số hoạtđộng tiêu biểu của cơ công ty để thông tin giới thiệu cơ quan hoặc ghi nhận quátrình hình thành và phát triển của công ty
Bộ phận lưu trữ công ty có nhiệm vụ sau:
- Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Trưởng Phòng hành chính xây dựngcác văn bản của hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công táclưu trữ;
- Giúp Trường Phòng hành chính xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn,hàng năm trình Gíam đốc công ty phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm traviệc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với công ty
- Nhân viên lưu trữ hướng dẫn ,kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhântrong công ty lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ
Trang 15- Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ ,tài liệu lưu trữ
- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định củacông ty
- Ứng dụng công nghệ tin học vào lưu trữ
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và trang thiết bị lưu trữ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ công ty
Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố nguồn lực hợp lý cho từngcông việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công.Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thểhiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổchức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức
Hiện nay công ty có 10 cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ giúp Trưởng Phònghành chính quản lý công tác lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động củacông ty, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình côngtác tài liệu của công ty Nhìn chung tổ chức công tác lưu trữ của công ty đi vào
nề nếp khoa học và từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụngtài liệu hiệu quả hơn
Trang 16CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KHOA HỌC TÀI LIỆU THĂNG LONG 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác, lưu trữ của công ty
* Các văn bản của Nhà nước:
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 táng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
-Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy địnhchế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
-Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ
-Công văn 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cụcvăn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính
Công ty soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công vănhướng dẫn và thực hiện về công tác lưu trữ của công ty và hàng năm đôn đốctrực tiếp việc kiểm tra bất thường việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, soạn thảoban hành những công văn đào tạo cán bộ lưu trữ
2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ tại công ty
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất