Công tác văn thư lưu trữ tại sở nội vụ tỉnh yên bái

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 3 1.1. Vài nét về sự hình thành. 3 1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. 3 1.2.1 Vị trí, chức năng. 3 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở. 5 1.3.1. Chức năng. 5 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 7 2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 7 2.1.1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 7 2.1.2. Công tác soạn thảo văn bản 7 2.1.3.Quản lý văn bản 8 2.1.3.1. Quản lý văn bản đi 8 2.1.3.2 Quản lý văn bản đến 10 2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 13 2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 14 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 14 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP 19 3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ 20 3.3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 21 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 21 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I 3

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 3

1.1 Vài nét về sự hình thành 3

1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 3

1.2.1 Vị trí, chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.3 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở 5

1.3.1 Chức năng 5

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm: 6

CHƯƠNG II 7

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 7

CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 7

2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 7

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 7

2.1.3.Quản lý văn bản 8

2.1.3.1 Quản lý văn bản đi 8

2.1.3.2 Quản lý văn bản đến 10

2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 13

2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 14

2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 14

2 Công tác xác định giá trị tài liệu 15

3 Công tác chỉnh lý tài liệu 15

4 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ và trung tâm 16

5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 16

6 Tình hình bảo quản tài liệu 17

7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 18

CHƯƠNG III 19

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 19

3.1 TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP 19

3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ 20

3.3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 21

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 21

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 22

KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU Lưu trữ học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu những vấn đề lý

luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, nhằm giúp các quốc gia, các cơ quan,doanh nghiệp trong việc tổ chức tốt công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vựcquản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng

Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước, công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoahọc - xã hội khác

Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiềungành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai cókết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì vậy mà mỗi

cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư - lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thựchiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và gópphần đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Sở Nội Vụ Được thamgia thực tập tại Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái bản thân tôi có điều kiện liên hệ giữanhững kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lýphân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư của các cơ quan có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lýHành chính nhà nước nói riêng và quản lý nhà nước nói chung, góp phần quantrọng vào tiến trình cải cách hành chính một cách thiết thực, hiệu quả

Nếu thực hiên tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quanliêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng sơ hở trong việcquản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ - bảo đảm giữ gìn tài sản của quốc gia

Muốn cải cách hành chính thì trước hết phải cải cách ở bộ phận văn thư vì

đó là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, có nhanh chóng thì mọi khâu tiếp theomới có thể nhanh chóng được.

Với đặc điểm là sinh viên tham gia thực tập tôi đã được tham gia vàocông tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ, trong bản báo cáo thực tập dưới đây

tôi xin chọn đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái”.

Kính mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo cùng quý độcgiả để bản báo cáo của tôi hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016

SINH VIÊN

HOÀNG THỊ ÉN

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI

1.1 Vài nét về sự hình thành.

Sau khi Miền Bắc được hoàn toàn giải phóng năm 1954 ngành Tổ chứcnhà nước tỉnh Yên Bái có những thay đổi; từ một bộ phận của văn phòng Uỷban hành chính tỉnh được tách ra thành cơ quan độc lập có tên gọi là: Ban tổchức dân chính tổ chức thành 3 khối: Hành chính, Công tác tổ chức và Chínhsách công Ngày 20/11/2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số248/2003/QĐ-TTg về việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền các tỉnh, thành phốtrực thuộc TW thành Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW;Ngày 17/12/2003 UBND tỉnh Yên Bái ban hành Quyết định số 648/2003/QĐ-

UB về việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền tỉnh Yên Bái thành Sở Nội vụ tỉnhYên Bái

1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

Căn cứ Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2015của Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái cụ thể như sau:

1.2.1 Vị trí, chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Yên Bái có chứcnăng tham giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Nội vụgồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; tổ chức hội, tổchức phi chính phủ; Công tác văn thư, lưu trữ; công tác Tôn giáo và công tácThi đua - khen thưởng

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Trình UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch kế hoạchdài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án, chương trình thuộc phạm viquản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh Yên Bái

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước được giao.

- Tổ chức bộ máy

- Quản lý sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

- Về tổ chức chính quyền địa phương, thực hiện công tác quy chế dân chủ

xã, phường, thị trấn

- Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

- Về cán bộ, công chức, viên chức

- Về cải cách hành chính

- Về công tác hội và tổ chức phi Chính phủ

- Về công tác văn thư, lưu trữ

- Về công tác tôn giáo

- Về công tác thi đua khen thưởng

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

+ Lãnh đạo sở gồm có: 01 Giám đốc và 05 Phó Giám đốc phụ trách theo

sự phân công của Giám đốc Sở

- Giám đốc: Hoàng Văn Thuyên

- Phó Giám đốc: Nguyễn Thành Trung

- Văn phòng Sở Nội vụ;

- Thanh tra Sở Nội Vụ

Cơ quan trực thuộc: Ban thi đua - khen thưởng

Ban Tôn giáo

Chi cục Văn thư – Lưu trữ

1.3 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở 1.3.1 Chức năng.

Căn cứ Quyết định số 308/QĐ-SNV ngày 23 tháng 11 năm 2015 của SởNội Vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, thanh tra Sở

và các phòng chuyên môn thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái cụ thể:

Tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phốihoạt động của Sở Nội Vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, thựchiện công tác hành chính, quản trị, tổng hợp; phục vụ hoạt động công tác chuyênmôn, công tác của lãnh đạo

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

1. Công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội Vụ theochương trình, kế hoạch công tác

2 Thực hiện công tác trong nội bộ Sở Nội Vụ:

 Thực hiên các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ:

- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc xử lývăn bản đến;

- Tiếp nhận, đăng ký,kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các vănbản của Sở;

- Thống kê, phân loại về văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Văn phòng thuộc Sở Nội vụ có chức năng tham mưu tổng hợp thông tin,báo cáo và quản trị hành chính, giúp lãnh đạo Sở quản lý và điều hành công việctrong cơ quan thông suốt và hiệu quả

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, về quy định về công tácvăn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở;

- Sao chụp văn bản phục vụ công tác chung của Sở;

- Cung cấp báo, tập trí, bản tin phục vụ công tác lãnh đạo Sở và các phòngchuyên môn;

- Quản lý, sử dụng con dấu của Sở theo quy định của pháp luật và Quychế của đơn vị;

- Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản đi, vănbản đến;

( quản lý kho lưu trữ) bảo quản an toàn và phục vụ việc sử dụng tài liệulưu trữ và cúa cơ quan theo đúng quy định của pháp luật;

 Thực hiên công tác kế toán, tài vụ của Sở:

 Thực hiện các chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đốivới những công trình được Lãnh đạo Sở giao

 Thực hiện nhiệm vụ quản trị công sở

3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở phân công.

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm:

+ Thi đua khen thưởng của Sở

Công chức,viên chức, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn doChánh văn phòng phân công

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,

sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của công tácvăn thư là sự khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề củacông tác lưu trữ Công tác văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xãhội

Công tác văn thư tại Sở Nội Vụ đóng vai trò hết sức quan trọng và đượcthể hiện ở những điểm sau:

- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúngnhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác văn thư góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản;

- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Sở Nội Vụ Cho nênlàm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanhchóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đápứng nhu cầu thực tế của Sở Công tác văn thư ở Sở Nội Vụ đang rất được quantâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt côngtác này

Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Sở Nội Vụ đã được tổchức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thìcần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư nhiều hơn

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại Sở Nội Vụ, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành đúngquy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúng đảm bảo đúngquy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc mộtcách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.

Hàng năm số lượng văn bản được ban hành ở Sở Nội Vụ như sau:

định Tờ trình

Báo cáo

Thông báo

Công văn

2.1.3.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại SởNội Vụ có các loại văn bản, tài liệu gửi như Quyết định, Tờ trình, Công văn,

Trong hoạt động hàng năm của Sở Nội Vụ, văn bản hình thành chưa phải

là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy địnhcủa Nhà nước Công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu

1 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đinhư số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính, nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm văn bản được nhanh chóng

Tất cả các văn bản đi của Sở Nội Vụ, sau khi đã có chữ ký và đóng dấuxong thì được đăng ký vào “số đăng ký công văn đi” của cơ quan Văn bản đăng

ký rõ ràng chính xác

Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số, kýhiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy theo

năm và theo tên loại văn bản.

Nhận xét:

- Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở Sở Nội Vụ rất dễ làm, cácvăn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức Cán bộ văn thư thành thạo

về chuyên môn nghiệp vụ

- Nhược điểm: Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gâykhó khăn cho việc tra tìm như: Mất thời gian, tốn công sức

2 Chuyển giao văn bản

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các văn bảnsau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi ngay đến đúngnơi nhận Việc gửi văn bản ở Sở Nội vụ đến các cơ quan hay cá nhân ngoài cơquan gửi qua đường bưu điện

Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tinvào hai phần trên đầy đủ rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của

cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối

Đối với những văn bản khẩn được đóng "HỎA TỐC" để công tác chuyểnđược nhanh chóng kịp thời

Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòngban trong Sở thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đếntận phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký, condấu hợp lệ

Nhận xét:

Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản "Đi" của Sở được tiến hành

nhanh chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyếtcông việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý Nhànước bằng văn bản

3 Quản lý bản lưu văn bản đi

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mụcđích lâu dài, các văn bản đi của tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản: Mộtbản lưu ở văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của

nhân viên soạn thảo Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dễtra tìm.

Qua quá trình khảo sát thức tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở

Sở Nội Vụ được tiến hành theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, bóc bì văn bản

Việc tiếp nhận, bóc bì văn bản ở Sở Nội Vụ được tiến hành rất tốt

Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra,phân loại các văn bản đến này

Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận Nhân viên văn thư đã dùngkéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số, kí hiệu đãghi ngoài bì văn bản

Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hoả tốctrước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời

2 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ

Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả công vănđến cơ quan đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó cácthông tin về số đến, ngày tháng năm đến

Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến sốcuối cùng của tất cả các văn bản đến Sở trong một năm Nhân viên vănthư thường đóng dấu đến vào dưới phần số và ký hiệu công văn đến

Sau khi đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, nhân viên văn thư,tiến hành đăng ký văn bản đến vào “Sổ đăng ký văn bản đến” một cáchchính xác đầy đủ.

Nhận xét:

- Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở Sở nội Vụ được tiến hànhkhá tốt Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràngđảm bảo cho việc tra tìm về sau

- Việc đăng ký bằng sổ tương đối dễ làm, nhân viên văn thư hầunhư không gặp khó khăn gì trong việc đăng ký các thông tin trên văn bảnvào sổ

3 Trình phối và chuyển giao văn bản đến

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng “Dấu đến” và đăng

ký vào sổ để quản lý, nhân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh văn phòngxin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan

Sau khi Chánh văn phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo Sở,nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “Nơi nhận, ngườinhận” rồi trực tiếp chuyển văn bản đến tất cả các Phòng, Trung tâm, bộ phận, cánhân theo ý kiến đã cho

Khi chuyển văn bản đến ai thì nhân viên văn thư đến xin chữ ký vào cột

“Ký nhận” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản đượcchặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giảiquyết văn bản

4 Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản

Các văn bản đến Sở Nội Vụ đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng, khi

đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảođúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân,

5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu

Hồ sơ là một tập (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết côngviệc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản - tài liệu hình thành các hồ sơtrong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định Lập

hồ sơ tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, đồngthời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ

Sở Nội Vụ đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các Phòng, bantrong Sở biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiếnhành nhanh chóng, đúng quy định

Với một số hồ sơ đã được lập thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa học,đánh số văn bản cụ thể, đảm bảo thuận tiện khi tra tìm Các hồ sơ đã được lậpvào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ đúng quy định thời gian, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Nhận xét:

Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn gàng, đánh sốthứ tự rõ ràng Hồ sơ được biên mục cụ thể nên rất dễ tra tìm tài liệu

4 Quản lý và sử dụng con dấu

Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan

là việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu

là yếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành

Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý

Nắm được tính chất quan trọng của con dấu, cán bộ văn phòng nói chung

là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc sửdụng bảo quản dấu rất tốt

Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủthông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bảnkhông đúng thể thức Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, cơ quandùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản

Nhận xét:

Qua quá trình khảo sát thực tế tại Sở Nội Vụ tôi thấy công tác quản lý và

sử dụng con dấu tại cơ quan như sau: Dấu của Sở được bảo quản cẩn thận, lau

chùi sạch sẽ, đặt vào ngăn tủ tại cơ quan, có khoá tủ chắc chắn Dấu chỉ đóngvào những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ Dấu đóng đúng quiđịnh của Nhà nước.

5 Lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tácvăn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ

Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một năm, cán

bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập

bổ sung tài liệu vào lưu trữ, công việc này được tiến hành theo quy định

Nhận xét:

Qua khảo sát tôi thấy: Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Sở Nội Vụ đảmbảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bảntrong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thểdùng làm bằng chứng pháp lý Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư cũng

đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ Cán bộ văn thư đã lậpdanh mục hồ sơ trước khi đưa vào Lưu trữ cơ quan

2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan

Hiện nay, Sở Nội Vụ đang quản lý kho lưu trữ hiện hành của Sở với diệntích kho là 20m2, tổng số tài liệu là 50mét bao gồm cả tài liệu hành chính và tàiliệu khoa học kỹ thuật, Tài liệu được để trong hộp giấy và sếp lên giá Trongkho đã trang bị máy điều hòa, máy hút bụi, bình chữa cháy, Trong mỗi năm,

Sở đã ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán

bộ lưu trữ làm tốt công tác này

Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn nghiệp

vụ cho cán bộ nắm vững các khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản,

tổ chức sử dụng, có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quantâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụngchúng vào mục đích khác nhau

Nhận xét: