Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG – USCO XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG. 4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của xí nghiệp. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành xí nghiệp. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp. 6 1.1.3. Quyền hạn của xí nghiệp. 7 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng. 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong xí nghiệp. 9 1.2.1. Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp: 9 1.2.2. Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp: 10 1.2.3. Quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp: 10 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp: 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG USCO XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG 12 2.1. Hoạt động quản lý. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 15 2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí nghiệp: 17 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 24 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 27 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 30 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 30 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu: 31 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ. 33 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 33 3.3.1. Công việc đã làm: 33 3.3.2. Kết quả đạt được. 33 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của xí nghiệp: 34 3.3. Một số khuyến nghị. 37 3.3.1. Đối với xí nghiệp: 37 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường: 38 C. PHẦN KẾT LUẬN. 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 42 D. PHỤ LỤC.

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG – USCO- XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG 4

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của xí nghiệp 4

1.1.1 Lịch sử hình thành xí nghiệp 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp 6

1.1.3 Quyền hạn của xí nghiệp 7

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong xí nghiệp 9

1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp: 9

1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp: 10

1.2.3 Quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp: 10

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp: 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG - USCO - XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí nghiệp: 17

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 24

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 27

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 30

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 30

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu: 31

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 33

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 33

3.3.1 Công việc đã làm: 33

3.3.2 Kết quả đạt được 33

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của xí nghiệp: 34

3.3 Một số khuyến nghị 37

3.3.1 Đối với xí nghiệp: 37

3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường: 38

C PHẦN KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

D PHỤ LỤC.

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa hiện nay sự phát triểncủa nền kinh tế ngày càng mạnh vì vậy nên việc cung cấp và trao đổi thôngtin giữa con người với con người càng trở nên cần thiết hơn Để đảm bảothông tin được chính xác con người đã lựa chọn những phương thức trao đổithông tin phù hợp qua những phương tiện và cách thức để họ trao đổi thôngtin như: ngôn ngữ nói trực tiếp, trao đổi qua điện thoại, thư điện tử, fax và cácphương tiện truyền thông Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt đượckịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp càng đạtđược hiệu quả cao Ngày nay thông tin được cung cấp bằng nhiều nguồn khácnhau nhưng thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin chính xác và có độ tincậy cao nhất Chính vì vậy, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơquan, tổ chức và doanh nghiệp dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin phục vụcho công tác lãnh đạo, điều hành.Tài liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin

vô giá không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của con người ở mọi thời đại

Đối với các doanh nghiệp vấn đề “cạnh tranh” là vấn dề quan tâm hàngđầu của mọi doanh nghiệp Do đó các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triểnbền vững lâu dài thì phải thường xuyên tạo dựng và vun đắp các mối quan hệvới các doanh nghiệp khác mà phương tiện để thực hiện điều đó là các vănbản giấy tờ Trong đó nguồn thông tin quan trọng có tính chính xác cao đó là

“Tài liệu lưu trữ”

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, chứa đựng những thôngtin về quá khứ; có tính chính xác cao; phản ánh một cách trung thực, toàndiện mọi mặt của đời sống xã hội; có ý nghĩa to lớn trong sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc

Để góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của nước nhà đi vào nề nếp,nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư - Lưutrữ trong các cơ quan Trước tình hình đổi mới của đất nước, các cơ quan,

đơn vị và doanh nghiệp trên toàn quốc, nhằm đáp ứng sự thay đổi đó, TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã đi sâu mở các ngành học như: Quản trị văn phòng,Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Thông tin thư viện, Văn thư lưu trữ, Tinhọc văn phòng, Hành chính văn thư, Hành chính văn phòng, Lưu trữ học… có

ở tất cả các bậc học Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Nghề Trường đã đào tạođược không ít nguồn nhân lực để giúp sức, đáp ứng nhu cầu xã hội

Người xưa đã từng quan niệm rằng lý thuyết hay không bằng thực hànhgiỏi, iều đó cho thấy từ xưa vai trò của thực hành đã được chú trọng, đề cao

Để nắm vũng được những lý thuyết đã học vào thực tiễn, trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối chúng em được đi thực tậpngoài trường tại các cơ quan, tổ chức với mục đích gắn liền nhà trường với xãhội để sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, củng cố kiến thức lý luận vàvận dụng kiến thức lý luận đã học để giải quyết một số vấn đề cụ thể về côngtác lưu trữ tại cơ quan đến thực tập; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựngphong cách của một cán bộ lưu trữ tạo tiền đề vững chắc cho quá trình làmviệc của sinh viên tại các cơ quan sau khi ra trường

Trong thời gian đi thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016 tạiChi nhánh Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảosát và xử lý nền móng em đã được tìm hiểu và tiếp xúc trực tiếp công tác lưutrữ của xí nghiệp, em học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ làm côngtác lưu trữ của xí nghiệp Qua đó giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ lưu trữ

mà mình đã được học

Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu về công tác lưu trữ của cơ quan, nộidung em tìm hiểu là “ Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi nhánh Công ty cổphần Khảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng”

Em chọn nội dung này bởi lẽ ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến bộphận công tác lưu trữ Công tác lưu trữ được ví như “ một cây cầu” Cầu càngvững chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả phương tiện và mọi người

qua lại an toàn, hiệu quả Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta cànggọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận, tintưởng và công việc của cơ quan sẽ thông suốt hơn.

Toàn bộ kết quả của quá trình thực tập được thể hiện trong bài báo cáovới bố cục gồm phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó phầnnội dung gồm có 3 chương:

Chương 1 Giới thiệu vài nét về Chi nhánh Công ty cổ phần Khảo sát

và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của xí nghiệp

Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Chi nhánh Công ty cổ phầnKhảo sát và xây dựng – USCO- Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng và đềxuất, khuyến nghị

Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp mặc dù có nhiều cố gắng songkhông tránh khỏi những khó khăn bởi là một sinh viên lần đầu được vận dụngnhững kiến thức đã học vào thực tế nên việc xử lý các nghiệp vụ là một thửthách lớn đối với em, nhất là trong các nghiệp vụ: phân loại, chỉnh lý tài liệu,

…

Bên cạnh những khó khăn thì trong quá trình thực tập em cũng nhậnđược rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong trường và các anh,chị công tác tại xí nghiệp

Qua bài báo cáo này, em xin được bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy giáo,

cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; Ban giám đốc và các anh, chị trong

xí nghiệp, đặc biệt là chị Võ Thị Hòe đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em

có thể thực hiện công việc của một cán bộ lưu trữ và giúp đỡ em rất nhiềutrong quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt công việc được giao

Do thời gian thực tập ngoài trường có hạn, bản thân chưa có nhiều kinhnghiệm thực tế nên bài báo cáo của em còn rất nhiều thiếu sót, em rất mongnhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ,

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội góp ý để bài báo cáo của em được hoàn chỉnhhơn, góp phần gắn thực tiễn vào kiến thức đã được học.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 2 năm 2016

Sinh viên

Vũ Thị Diệu Linh

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG – USCO- XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT

VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG.

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của xí nghiệp.

1.1.1 Lịch sử hình thành xí nghiệp.

Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng USCO có tên giao dịch quốc tế

là Union of Survey and construction joint stock company, tên viết tắt

là USCO Với 55 năm xây dựng và phát triển, đến nay USCO đã trở thànhmột Công ty lớn mạnh, vững vàng và có uy tín trong các lĩnh vực chuyênngành khảo sát và xây dựng, đồng thời mở rộng ngành nghề sản xuất kinhdoanh để phấn đấu trở thành một đơn vị phát triển bền vững trong quá trìnhđất nước đổi mới và hội nhập

Được thành lập ngày 06 tháng 10 năm 1960, Công ty cổ phần Khảo sát

và xây dựng – USCO ( chuyển đổi từ Công ty TNHH Nhà nước Một thành

viên Khảo sát và xây dựng) tiền thân là Viện Khảo sát địa chất trực thuộc Bộ

Kiến trúc (nay là Bộ Xây dựng) Để thích ứng kịp thời với tình hình phát triển

và đổi mới của ngành Xây dựng nói riêng và của đất nước nói chung, đơn vị

đã nhiều lần thay đổi về hình thức tổ chức hoạt động cũng như tên gọi:

- Tháng 5 năm 1975, Viện chuyển thành Công ty Khảo sát đo đạc xây

- Tháng 8 năm 1976 chia tách thành hai Công ty: Công ty Khảo sát vật

liệu xây dựng và Công ty Khảo sát đo đạc xây dựng.

- Tháng 7 năm 1978 hợp nhất hai Công ty thành Liên hiệp các Xí

nghiệp Khảo sát xây dựng (Union of SurveyCompanies USCo.).

- Tháng 01 năm 1996 Liên hiệp chuyển đổi thành Công ty Tư vấn Khảo

sát đo đạc xây dựng

- Tháng 3 năm 1997 chuyển thành Công ty Khảo sát và xây dựng.

- Tháng 5 năm 2004 chuyển thành Công ty TNHH Một thành viên

Khảo sát và xây dựng –USCO.

- Ngày 04/02/2015 Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng –USCO đã

ra mắt và đi vào hoạt động

Xí nghiệp Khảo sát và xử lý nền móng là một trong 12 Xí nghiệp thànhviên thuộc Công ty cổ phần khảo sát và xây dựng - USCO Được thành lậpvào ngày 28 tháng 08 năm 1998, xí nghiệp đã có bề dày gần 20 năm kinhnghiệm Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động nhiệt tìnhbao gồm các phòng ban chức năng, 1 đội khoan khảo sát địa chất, 1 đội xâydựng, 1 đội trắc địa Đảm nhận khảo sát, thi công các công trình trải dài từBắc vào Nam và mọi miền của đất nước, đảm bảo tốt nhất nhu cầu tiến độ củacác công trình

Trong gần 20 năm hình thành và đi vào hoạt động, Xí nghiệp đã hoànthành hàng ngàn các công trình, khảo sát, xử lý nền móng và xây dựng, phục

vụ các công trình trọng điểm của Bộ xây dựng và Nhà nước, trong đó cónhiều công trình quy mô lớn và yêu cầu tiến độ kỹ thuật cao như: Công trìnhnhà máy Xi măng Bỉm Sơn, công trình nhà máy Xi măng Hoàng Thạch, Nhàmáy thủy điện Trị An,…

Với truyền thống và kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực khảo sát,

xử lý, xây dựng nền móng, Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng trực thuộc

Công ty cổ phần Khảo sát và xây dựng – USCO tự hào là một trong những xínghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn khảo sát cho các công trình côngnghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi,… Tù đó xây dựng được thương hiệu

và niềm tin trong lòng khách hàng trên khắp cả nước Tiêu chí hoạt động sảnxuất kinh doanh của xí nghiệp đó là chữ tín và chất lượng sản phẩm đặt lênhàng đầu

a Tên công ty: Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng USCO– Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng

- Trạng thái: đang hoạt động

- Người đại diện theo pháp luật của công ty.

Họ tên: Ông PHAN ĐÌNH HUY

Chức danh: giám đốc xí nghiệp

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp.

- Khảo sát địa chất công trình, địa chất thủy văn, thăm dò vật liệu xây

dựng, thí nghiệm và kiểm định các mẫu đát đá…

- Thăm dò và khai thác khoáng sản.

- Đo đạc thành lập bản đồ địa hình, đo đạc công trình, đo đạc địa chính,

đo vẽ phục chế các công trình cổ, thiết kế và thí nghiệm nền móng công trình,kiểm định chất lượng công trình, khoan thăm dò các công trình cấp nước vừa

và nhỏ, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị chuyên ngành khảo sát.

- Kiểm định xây dựng và thí nghiệm cơ, lý, hóa, các mẫu khoáng sản,

vật liệu xây dựng, môi trường

- Xử lý nền móng các công trình.

- Lập và quản lý các dự án đầu tư xây dựng dân dụng, công nghiệp,

giao thông, thủy lợi, các công trình kỹ thuật hạ tầng

- Tư vấn thiết kế, lập tổng dự toán và giám sát thi công các công trình:

Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện, công trình

kỹ thuật hạ tầng, thiết kế quy hoạch chi tiết khu công nghiệp, dân cư

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi,

các công trình kỹ thuật hạ tầng, các công trình cấp nước, đường dây và trạmđiện

- Thiết kế và xây dựng các công trình thoát nước và xử lý nước thải.

- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở.

- Gia công, sửa chữa thiết bị, sản xuất và kinh doanh vật tư chuyên

ngành khảo sát, xây dựng

- Đầu tư xây dựng và quản lý kinh doanh khai thác bến bãi đỗ xe.

- Khoan phụt gia cố, xử lý chống thấm các công trình thủy lợi, thủy

điện

1.1.3 Quyền hạn của xí nghiệp.

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan

- Thí nghiệm mẫu cơ lý, hóa, vật liệu xây dựng, môi trường và kiểmđịnh xây dựng

- Thăm dò và khai thác khoáng sản (trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm)

- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở;

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng,

- Xây dựng công trình giao thông đường sắt và đường bộ;

- Sản xuất vật tư chuyên ngành khảo sát, xây dựng;

- Kinh doanh vật tư chuyên ngành khảo sát, xây dựng;

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;

- Tuyển, thuê và sử dụng người lao động theo yêu cầu kinh doanh

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO.

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC

HĐ KHOA HỌC CN

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

VĂN

PHÒNG

P TỔ CHỨC LAO ĐỘNG

P KHOA

HỌC KỸ THUẬT

BAN QL CÁC DỰ ÁN

P KINH

TẾ KẾ HOẠCH

P KẾ TOÁN TC THỐNG KÊ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TT ĐỊA K.THUẬT VÀ XLNM

TT XỬ LÝ NỀN MÓNG

TT ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH

TT CÔNG NGHỆ KHOAN

TT TƯ VẤN VLXD

TT TƯ VẤN THIẾT

KẾ XD

XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT ĐỊA CHẤT

VÀ XD

XI NGHIỆP KHẢO SÁT ĐO ĐẠC VÀ XD

XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT &

ĐẦU TƯ XD

XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT &

XỬ LÝ NỀN MÓNG

TT TN

V À

KIỂM ĐỊNH

XD HÀ NỘI

TT TN VÀ KIỂM ĐỊNH

XD HẢI PHÒNG

TT TN VÀ KIỂM ĐỊNH XD QUẢNG NGÃI

TT TN VÀ KIỂM ĐỊNH XD MIỀN TRUNG

TT TN VÀ KIỂM ĐỊNH XD MIỀN NAM

Phòng

Kế toántàichính

PhòngTổchứclaođộng

Phòngkhoahọc kỹthuật

Phòng

HC-Tổng

hợp

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong xí nghiệp.

Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơquan nhà nước nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng Tài liệu lưu trữcủa doanh nghiệp chứa đựng thông tin phản ánh sự hình thành, phát triển, thànhtựu của doanh nghiệp Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động, ban giám đốc xí nghiệp đã phân công nhiệm vụ quản lý côngtác văn thư – lưu trữ của xí nghiệp cho phòng Hành chính –Tổng hợp

1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp:

- Phòng hành chính tổng hợp là phòng giúp việc cho Giám đốc, vừa cóchức năng tham mưu, vừa có chức năng phục vụ nằm trong bộ máy của xínghiệp

- Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếpgiao dịch của xí nghiệp

- Tham mưu cho lãnh đạo xử lý văn bản, theo dõi việc thực hiện văn bảntạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo đạt hiệu quả cao

- Phục vụ đánh máy in ấn, photocopy, đóng dấu tài liệu, văn bản Chuẩn

bị mọi cơ sở vật chất phục vụ làm việc tại văn phòng và hội nghị hội thảo theoyêu cầu

- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, giúp lãnh đạo quản lý công tác lưutrữ trong cơ quan

- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của

- Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trìnhduyệt và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng chính xác bảo đảmphát huy hiệu lực của văn bản.

- Đánh máy, in ấn, photocopy các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự

ưu tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trách nhiệm soát xét lại các vănbản trước khi phát hành

- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào xí nghiệp

- Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quyđịnh về tác phong của cán bộ công nhân viên khối cơ quan xí nghiệp

- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan

- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ của cơ quan

và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan

- Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời giantới

1.2.3 Quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp:

- Được trích sao các chỉ thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực hiệncác chỉ thị, nghị quyết… khi được giám đốc cơ quan ủy quyền

- Quản lý và sử dụng con dấu của xí nghiệp

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp:

Phòng Hành chính – Tổng hợp phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ của

cơ quan như thu thập bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu… Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộphận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHẢO SÁT VÀ XÂY DỰNG

-USCO - XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT VÀ XỬ LÝ NỀN MÓNG

2.1 Hoạt động quản lý.

Cũng như ở nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức khác thì công tác lưu trữ ởChi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệp khảosát và xử lý nền móng cũng đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt độngquản lý của xí nghiệp Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhànước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quantới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cánhân

Trưởng phòng

HC - TH

Phó trưởng phòng

động

Văn thư – Lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ làmột mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệutrong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác

hồ sơ tài liệu Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằmchấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thầntrách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệukhông bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật mà còn phát huy được tácdụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoat động của doanh nghiệp.Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phảiđược thực hiện theo nguyên tắc:

- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyêntắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạchthì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất Thống nhất ở đây là phảithống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập trung

hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ

sơ tài liệu để phục vụ, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả

- Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viêncần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phântán, hủy hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viênchuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạodoanh nghiệp Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu trongdoanh nghiệp Khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phảiđược thực hiện nghiêm túc, đúng quy định

- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ

sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụkhai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…

- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiểmtra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó gópphần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộphận

Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của xí nghiệp, ban giám đốc xí nghiệp đã giao nhiệm vụ cho phòngHành chính – Tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm

vụ về công tác văn thư – lưu trữ trong xí nghiệp : làm đầu mối trình ký và lưuchuyển các quyết định, văn bản cho các đơn vị trong công ty theo đúng quyđịnh; quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức triển khai, thực hiện công tác vănthư; quản lý các văn bản, tài liệu; xác nhận người đến công tác tại xí nghiệp;tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại công văn, tài liệu, thư tín theođúng quy định của nhà nước và của xí nghiệp về công tác văn thư – lưu trữ

Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc xí nghiệp đã có sựquan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham giacác lớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các vănbản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp:

+ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11/ngày 29/11/2005 của Quốc hộinước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa X, kỳ họp thứ 10

+ Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 1/10/2010 của Chính phủ vềviệc Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của doanh nghiệp

+ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Công hòa xã hộiChủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm

2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực)

+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 ăm 2004 của Cục

văn thư và lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệuhành chính.

+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cụcvăn thư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Dựa trên cớ sơ văn bản của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiệncông tác lưu trữ trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo xí nghiệp bước đầu đã có

sự quan tâm tới việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu để giải quyếtnhững công việc hàng ngày của xí nghiệp

Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệpkhảo sát và xử lý nền móng là doanh nghiệp nhỏ thành lập năm 1960 nhưngcông tác lưu trữ của xí nghiệp chưa được quan tâm nhiều, không có bộ phậnquản lý riêng về công tác văn thư lưu trữ của xí nghiệp Trong xí nghiệp chỉ

có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Hành chính –Tổng hợp Cán bộ kiêm nhiệm có trình độ Cao đẳng về chuyên ngành Quảntrị văn phòng và có trách nhiệm tiếp nhận và luân chuyển văn bản đi, đến tớicác bộ phận trong xí nghiệp ; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ; cungcấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu

Tuy đã có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ của xí nghiệpnhưng công tác lưu trữ trong xí nghiệp chưa đạt được nhiều kết quả: khối tàiliệu của xí nghiệp từ khi thành lập đến nay sản sinh ra tương đối nhiều chưađược phân loại, sắp xếp khoa học nên các khâu tổ chức của công tác lưu trữtrong xí nghiệp còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viêntrong xí nghiệp

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch,được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là tài liệu có giá trị được lựa chọn từtrong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cuả doanhnghiệp, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho cácmục đích của doanh nghiệp và của xã hội

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh sựhình thành, phát triển, thành tựu của doanh nghiệp Thể thức văn bản trongdoanh nghiệp chưa có quy định thống nhất nhưng về mặt nội dung phải đảmbảo tính chính xác

Văn bản trong các doanh nghiệp gồm có văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành có tính chính xác cao được thể hiện rõ Số trên các văn bản đều

có yếu tố năm Bên cạnh những đặc điểm chung tài liệu lưu trữ của doanhnghiệp còn có những đặc điểm đặc thù:

+ Về loại hình tài liệu: tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có nhiều loại hìnhphong phú và đa dạng, có tính đặc thù chuyên môn cao Nếu như trong các cơquan nhà nước tài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất thì đối vớidoanh nghiệp tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, tài liệu chuyên môn kỹthuật chiếm số lượng lớn Tài liệu chuyên môn kỹ thuật có nhiều loại khácnhau tùy thuộc vào đặc thù chuyên môn của doanh nghiệp

Chi nhánh công ty cổ phần khảo sát và xây dựng – USCO – Xí nghiệpkhảo sát và xử lý nền móng tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầutrong lĩnh vực tư vấn khảo sát cho các công trình doanh nghiệp, dân dụng,giao thông thủy điện, cấp, thoát nước và môi trường Vì vậy bên cạnh khối tàiliệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn kỹ thuật của doanh nghiệp là cácbản vẽ thiết kế xây dựng, khảo sát, thi công các công trình mà xí nghiệp đãthực hiện

Trong xí nghiệp một số văn bản đã được mẫu hóa bao gồm văn bảnhành chính và văn bản chuyên môn kỹ thuật Việc mẫu hóa văn bản tạo điều

kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp trong việc soạn thảo vănbản được nhanh chóng, thống nhất Tuy nhiên việc mẫu hóa văn bản cũng gây

ra khó khăn trong việc kiểm soát tính chính xác của văn bản, văn bản dễ bịlàm giả và việc quản lý con dấu của văn bản không được chặt chẽ bởi trongdoanh nghiệp coi trọng chữ ký hơn con dấu Trong xí nghiệp nhiều hồ sơđược hình thành theo trình tự thủ tục hành chính

Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp phải có các hồ sơ tài liệulàm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, chỉ đạo hoạt động sản xuất, kinhdoanh của xí nghiệp sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra Giúp lãnhđạo doanh nghiệp nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có củadoanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quàn để có cách chỉ đạohợp lý

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kếtkinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động của xí nghiệp một cách đầy đủ

và sinh động Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động củadoanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạtđộng của doanh nghiệp, góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạchsản xuất kinh doanh Là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trườnghợp cần thiết

Vì vậy hồ sơ, tài liệu có giá trị được bảo quản thống nhất và tuyệt đối

an toàn ở bộ phận lưu trữ của xí nghiệp Tất cả các tài liệu có giá trị về chínhtrị, kinh tế, văn hóa, xã hội…hình thành trong quá trình hoạt động của xínghiệp đều được giao nộp vào lưu trữ mỗi năm

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của xí nghiệp đúng với quy địnhchung của nhà nước và quy định chung của xí nghiệp thì cán bộ làm công táclưu trữ trong xí nghiệp cần thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sau:

2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xí nghiệp:

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giaonhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầunghiên cứu, khai thác, sủ dụng tài liệu của độc giả

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp có giá trị về nhiểu mặt đối với quốc gianói chung và doanh nghiệp nói riêng

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc giaViệt nam, thuộc khối tài liệu của các tổ chức kinh tế

Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của xí nghiệp có quan hệđến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu làđưa thông tin đầu vào lưu trữ Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tàiliệu vào kho lưu trữ của xí nghiệp sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phúthành phần tài liệu trong phông lưu trữ của xí nghiệp và đáp ứng tốt khả năngphục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quanđược tốt hơn Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Xínghiệp khảo sát và xử lý nền móng là một công việc thường xuyên và tất yếu

Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng có nhiệm vụ thu thập, bảo quảntài liệu ở trong xí nghiệp và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữcủa các cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp Nguồn tài liệu thu thập bổ sunghàng năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra quá trình hoạt động theochức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của xí nghiệp

*Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của xí nghiệp:

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ; nhằmtối ưu thành phần tài liệu cùa phông lưu trữ và đây là một trong những khâunghiệp vụ quan trọng, tất yếu mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện trongcông tác lưu trữ và thu thập bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ cơ bản đầu tiên

tạo tiền đề cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưutrữ: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý,…Đồng thời đây còn

là một trong những nghiệp vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoànthiện, đầy đủ cho bất kỳ một phông lưu trữ nào

Trong những năm qua công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữcủa xí nghiệp chưa được quan tâm đúng mức do đó nhiều tài liệu có giá trịcòn tồn đọng ở các đơn vị chưa được giao nộp vào kho lưu trữ của xí nghiệp

để quản lý tập trung thống nhất tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tàiliệu khi cần Hiện nay các đơn vị tự lưu trữ tài liệu của mình Việc giao nộptài liệu vào lưu trữ chưa được triển khai Lưu trữ tài liệu tại các đơn vị có ưuđiểm là lưu trữ được đầy đủ tài liệu do đơn vị sản sinh ra tuy nhiên có hạn chế

là điều kiện bảo quản không tốt, không có trang thiết bị bảo quản chuyêndụng dẫn tới tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng

Một số đơn vị đã giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy

đủ, tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán

bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ cùa công tác lưu trữ

Nguyên nhân là do ban giám đốc xí nghiệp chưa nhận thức đúng đắn vềvai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quantâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính

bị động; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thuthập được những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động của xí nghiệp

Lưu trữ trong xí nghiệp hiện nay mới chỉ thu thập được tài liệu của bộphận hành chính tổng hợp, chưa thu thập được tài liệu của các phòng ban trựcthuộc để đưa vào lưu trữ, vì thế tài liệu vẫn còn nằm rải rác ở các phòng ban

và trong tình trạng lộn xộn…Một số ít thì đã được lập hồ sơ nhưng chưa đúngquy định nên gây khó khăn trong việc chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữcủa xí nghiệp

Để thu thập đầy đủ khối tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của

xí nghiệp hàng năm cán bộ lưu trữ cần xây dựng kế hoạch thu thập bổ sungnhững tài liệu thuộc nguồn nộp lưu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưutrữ của xí nghiệp.

Nội dung chủ yếu của công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xínghiệp :

Thứ nhất: xác định đơn vị thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu.

Xí nghiệp khảo sát và xử lý nền móng được thành lập năm 1998, gần

20 năm hoạt động đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh chức năng,nhiệm vụ, hoạt động của xí nghiệp…Do vậy, nguồn thu thập bổ sung tài liệuvào kho lưu trữ của xí nghiệp bao gồm các nguồn:

- Văn thư cơ quan Văn thư là nơi tập trung quản lý toàn bộ tài liệu làcác văn bản đi, đến của cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ởvăn thư cơ quan, sau một thời gian được giao nộp vào lưu trữ Đây là nguồntài liệu được thu thập bổ sung vào kho lưu trữ của xí nghiệp hàng năm

Trong xí nghiệp khối lượng tài liệu hành chính chiếm số lượng ít, chủyếu là tài liệu chuyên môn nên hàng năm khối lượng tài liệu được thu thập từvăn thư vào lưu trữ khoảng 1 cặp tài liệu Đó là văn bản đến của cấp trên chỉđạo, hướng dẫn về mặt hoạt động của các doanh nghiệp; văn bản do xí nghiệpsản sinh ra phản ánh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của xí nghiệp ,…

Bên cạnh khối tài liệu hành chính xí nghiệp phải tiến hành thu thậpkhối tài liệu chuyên môn kỹ thuật Đây là khối tài liệu chiếm khối lượng chủyếu trong kho lưu trữ

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ một số tài liệu sau đây:tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của xí nghiệp ; các quyết địnhcủa doanh nghiệp; điều lệ của xí nghiệp ; sổ kế toán, chứng từ kế toán, báocáo tài chính hàng năm Đây là một số tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phảilưu trữ vì nó phản ánh hoạt động đặc thù của xí nghiệp và đây là điểm khác sovới việc lưu trữ tài liệu trong các cơ quan hành chính nhà nước Vì vậy cán bộ

lưu trữ trong xí nghiệp khi tiến hành thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ cần chú

ý thu thập đầy đủ các tài liệu này để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ

- Thu từ đơn vị trong cơ cấu tổ chức của xí nghiệp bao gồm tài liệu của:+ Bộ phận quản lý doanh nghiệp (ban giám đốc xí nghiệp)

+ Các phòng ban của xí nghiệp

+ Các tổ chức đoàn thể của xí nghiệp

Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn phải giải quyết của các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong quátrình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào kho lưu trữ xí nghiệp sau một năm

kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hình thành trong các phòngban, đơn vị trực thuộc là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộchuyên môn Nghị định 142/CP của Chính phủ ngày 28/06/1962 quy định

“Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhânviên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đếncông văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”

Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của kho lưu trữ.Tuy nhiên thực tế hiện nay cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp chưa thực hiệncông việc lập hồ sơ những việc do mình giải quyết sau khi công việc đã kếtthúc do vậy tài liệu thu về chủ yếu trong tình trạng bó gói, rời lẻ

Vì vậy, trong thời gian tới ban giám đốc xí nghiệp cần quan tâm hơnnữa trong việc chỉ đạo bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập khối lượng tài liệucòn tồn đọng tại các đơn vị nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ của xí nghiệp, tạođiều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng Bên cạnh

đó, lưu trữ xí nghiệp phải chú ý đến nguồn tài liệu cần phải bổ sung vào lưutrữ xí nghiệp : từ cơ quan cấp trên, từ cán bộ nhân viên đã nghỉ việc hoặcchuyển công tác, các xí nghiệp có quan hệ công tác trong việc thực hiện các

dự án kinh doanh,…để làm đầy đủ và phong phú hơn phông lưu trữ của xínghiệp

Thứ hai: xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập bổ sung vào lưu trữ.

Thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ xí nghiệp là những tài liệu cógiá trị đã giải quyết xong, tài liệu cũ còn ở các đơn vị và được lưu lại tại đơn

vị một năm Đó là các tài liệu: các loại công văn giấy tờ (công văn đi và đến),tài liệu về thành lập xí nghiệp , tài liệu tổ chức bộ máy, tài liệu về khảo sátcác công trình, tài liệu về hoạt động kinh doanh, tài liệu về xây dựng xử lýnền móng,…

Thứ ba: xác định loại hình tài liệu.

Trong kho lưu trữ của xí nghiệp, tài liệu hành chính là tài liệu chiếmmột số lượng ít Loại tài liệu này được thể hiện trên giấy viết thông thườngbằng phương pháp viết tay và đánh máy với nhiều loại văn bản khác nhau:Quyết định, Tờ trình, công văn,…

Tài liệu chuyên môn kỹ thuật là loại hình tài liệu chiếm số lượng chủyếu trong kho lưu trữ Đó là tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạtđộng đặc thù của xí nghiệp Đó là những bộ tài liệu về khảo sát, thi công cáccông trình, xây dựng xử lý nền móng, hạng mục công trình xây dựng và khảosát

Tài liệu nghe nhìn chiếm một khối lượng nhỏ nhưng góp phần to lớntrong việc nghiên cứu, tìm hiểu về lịch sử của xí nghiệp, hoạt động của xínghiệp qua các năm đó là những bộ ảnh, những thước phim về ngày thành lập

xí nghiệp, về các công trình xây dựng, xử lý nền móng mà xí nghiệp đã làm

Tài liệu điện tử Đây là loại hình tài liệu mới vì vậy trong kho lưu trữcủa xí nghiệp chưa thu thập được loại tài liệu này Loại tài liệu này hiện đangđược bảo quản tại các đơn vị trong xí nghiệp và chủ yếu là các văn bản lưuhành nội bộ trong xí nghiệp

Hiện nay trong kho lưu trữ của xí nghiệp hiện đang bảo quản khoảng15m giá tài liệu chủ yếu là các văn bản đi, đến của xí nghiệp ; tài liệu về tổ

chức bộ máy,…Khối tài liệu này mới được phân loại sơ bộ chưa được chỉnh

lý lập hồ sơ, tài liệu trùng thừa nhiều, chất lượng của hồ sơ không đồng đều

Còn khối tài liệu về xây dựng, khảo sát các công trình, xử lý nền móng

mà xí nghiệp đã thưc hiện thì chưa thu được Khối tài liệu này hiện đang đượcbảo quản tại các đơn vị trong xí nghiệp

Để tiến hành thu thập khối lượng tài liệu đã đến thời hạn giao nộp vàolưu trữ của xí nghiệp nhưng chưa được giao nộp cho cán bộ văn thư, lưu trữcủa xí nghiệp cần tiến hành theo phương pháp:

Cán bộ văn thư, lưu trữ quy định chế độ nộp lưu tài liêu vào lưu trữ xínghiệp :

- Quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: đối với tài liệu hànhchính sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xâydựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micro - phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệukhác: sau 03 tháng kể từ khi công viêc kết thúc

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổchức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơquan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,

kể từ ngày đến hạn nộp lưu

- Quy định quy cách giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp có khối lượng tài liệu hành chính rất

ít mà chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù vì vậy trong quá trình thu thậptài liệu vào lưu trữ cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan phải quy định cụ thể quycách giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Việc này giúp cho cán bộ, nhân viêntrong cơ quan nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ, chính xác quy cách các loại hồ sơ

để giao nộp theo đúng quy định

Đối với hồ sơ khảo sát, công trình xây dựng, xử lý nền móng giao nộpvào lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cá nhânlập hồ sơ; chữ ký của chủ nhiệm khảo sát, xây dựng đối với hồ sơ này.

Đối với các tài liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, vật mang tin:băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ragiấy và có đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của nhà nước về tài liệu

kế toán, mẫu số, chữ ký và con dấu

- Quy định thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộcđối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ

sẽ góp phần giữ gìn an toàn khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ nhu cầutra cứu, sử dụng tài liệu trước mắt cũng như lâu dài Nếu không tiến hànhgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát

và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm

Hiện nay, các phòng ban đơn vị trong xí nghiệp chưa thực hiện đượcviệc giao nộp những tài liệu đã tới thời hạn nộp lưu vào lưu trữ xí nghiệp vìvậy để thu thập được tài liệu đưa vào lưu trữ cán bộ văn thư, lưu trữ xí nghiệpphải quy định thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu nhằm giúp các phòng ban chủđộng chuẩn bị tài liệu đã tới thởi hạn giao nộp để thực hiện việc giao nộp tàiliệu vào lưu trữ theo quy định của xí nghiệp Hồ sơ, tài liệu giao nộp lànhững tài liệu có giá trị thực tiễn và lâu dài, đã được giải quyết xong và lưutại đơn vị 01 năm

Thủ tục nộp lưu:

+ Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.+ Các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kêthành “ Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu”

+ Cán bộ văn thư lưu trữ chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp

nhận tài liệu.

+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu” :

liệu giao nộp

“ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “ Biên bản giao nhận tài liệu”được lập thành 02 bản; các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ 01 bản

và lưu trữ xí nghiệp giữ 01 bản

- Xác định danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ và xác địnhthành phần tài liệu thu vào lưu trữ

Vào đầu năm hoặc cuối năm cán bộ văn thư lưu trữ tiến hành lập danhmục hồ sơ cho cả xí nghiệp hoặc các đơn vị phòng ban căn cứ vào nhiệm vụ

cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụtrách công tác văn thư lưu trữ xí nghiệp làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh vàtổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn xí nghiệp , trình ban giámđốc xí nghiệp duyệt và ký ban hành Bản danh mục sẽ được sao in thànhnhiều bản gửi xuống các đơn vị để thực hiện

Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành,giúp các đơn vị trong xí nghiệp lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lýcông văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vàolưu trữ cơ quan Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác địnhgiá trị và nộp lưu tài liệu

Bên cạnh xác định danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ, cán bộvăn thư lưu trữ còn phải xác định thành phần tài liệu thu – đó là xác địnhnhóm hồ sơ cơ bản, từ đó giúp cho lưu trữ có cơ sở xác định thành phần tàiliệu chủ yếu có trong hồ sơ

Những nhóm hồ sơ cơ bản:

- Hồ sơ, tài liệu về việc thành lập doanh nghiệp

- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức bộ máy.

- Hồ sơ, tài liệu về việc xây dựng các công trình

- Hồ sơ về việc kiểm định chất lượng công trình

- Hồ sơ, tài liệu về việc khảo sát các công trình xây dựng

- Hồ sơ, tài liệu về việc khảo sát xử lý nền móng

Như vậy, công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một nhiệm vụtất yếu và thường xuyên của kho lưu trữ, làm tốt công tác thu thập bổ sung tàiliệu là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; làm phong phú vàhoàn chỉnh nội dung, thành phần phông lưu trữ của xí nghiệp; phục vụ tốt chohoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày ban giám đốc xí nghiệp và nhu cầu sửdụng tài liệu của cán bộ, nhân viên trong xí nghiệp hiện tại và tương lai

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhữngnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩmquyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tàiliệu hết giá trị

Xác định giá trị tài liệu thực chất là việc vận dụng các nguyên tắc,phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học để lựa chọn những tài liệu có giá trị

để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ và loại ra những tài liệu để tiêu hủy.Đây là công việc quan trọng và là khâu nghiệp vụ phức tạp có tính chất quyếtđịnh trực tiếp đến số phận tài liệu Thực hiện tốt công tác xác định giá trị tàiliệu nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu, tối ưu hóa thành phần phônglưu trữ của xí nghiệp , tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản

Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong xí nghiệp đượcchính xác, cán bộ văn thư lưu trữ vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phươngpháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính, còn đốivới tài liệu chuyên môn kỹ thuật bên cạnh vận dụng các tiêu chuẩn chung cònphải chú ý tới các tiêu chuẩn đặc thù: