MỤC LỤC Ơ A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ SỞ NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2 Vị trí chức năng 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức và biên chế 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC LƯU TRỮ SỞ NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ 12 2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 12 2.1.3. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế, khiếu nại tố cáo về công tác Lưu trữ 15 2.1.4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia 15 2.1.5. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 16 2.1.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học – công nghệ trong công tác lưu trữ 16 2.1.7. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Văn thư – Lưu trữ quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 17 2.1.8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 19 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu 19 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 20 2.2.4.Chỉnh lý tài liệu 20 2.2.5. Công tác thống kê tài liệu 21 2.2.6. Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21 2.2.7. Công tác bảo quản tài liệu tại Chi cục 21 2.2.8. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH HOÀ BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1. Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được 23 3.1.1. Chỉnh lý tài liệu 23 3.1.2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26 3.1.3. Vệ sinh tài liệu 26 3.1.4. Bổ sung tài liệu 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 27 3.2.1. Ưu điểm 27 3.2.2. Nhược điểm: 28 3.3.3. Giải pháp: 29 3.3. Một số khuyến nghị 30 3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 30 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ khoa, trường 30 C. KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC Ơ
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B NỘI DUNG 4
Chương I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ - SỞ NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH 4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ - Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình 4
1.1.1 Lịch sử hình thành 4
1.1.2 Vị trí chức năng 5
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức và biên chế 6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC LƯU TRỮ - SỞ NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH 12
2.1 Hoạt động quản lý 12
2.1.1 Xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ 12
2.1.2 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 12
2.1.3 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế, khiếu nại tố cáo về công tác Lưu trữ 15
2.1.4 Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia 15
2.1.5 Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 16
2.1.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học – công nghệ trong công tác lưu trữ 16
2.1.7 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Văn thư – Lưu trữ quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 17
2.1.8 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 18
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 19
2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 19
2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu 19
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 20
2.2.4.Chỉnh lý tài liệu 20
Trang 22.2.5 Công tác thống kê tài liệu 21
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21
2.2.7 Công tác bảo quản tài liệu tại Chi cục 21
2.2.8 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục 22
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH HOÀ BÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23
3.1 Báo cáo những công việc đã làm được trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ và kết quả đạt được 23
3.1.1 Chỉnh lý tài liệu 23
3.1.2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26
3.1.3 Vệ sinh tài liệu 26
3.1.4 Bổ sung tài liệu 27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 27
3.2.1 Ưu điểm 27
3.2.2 Nhược điểm: 28
3.3.3 Giải pháp: 29
3.3 Một số khuyến nghị 30
3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ 30
3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ khoa, trường 30
C KẾT LUẬN 31
D PHỤ LỤC
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 thế kỷ của thời đại công nghệ thông tin, thời đạicông nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, việc trao đổi thông tin là không thểthiếu Có rất nhiều cách để trao đổi thông tin nhưng việc trao đổi thông tin bằngvăn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất vì nó là bằng chứng có độ tincậy chính xác nhất và hiệu lực pháp lý cao là những tài liệu văn bản có giá trịlàm căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm, do vậy đã từ lâu văn bản gắp liềnvới công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhànước từ thời xa xưa cho đến nay
Ngày nay xã hội càng phàt triển tư duy con người ngày càng phong phúthì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng Vì vậy, việcquản lý văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính lànhững nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu vănbản trong công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xãhội loài người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sảnvăn hoá của dân tộc, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác Lưu trữ Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công tácnày ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản lýcủa cơ quan, đơn vị
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của nhà trườngcuối mỗi khoá học học sinh, sinh viên lại được đi thực tập thực tế tại các cơquan được trực tiếp làm việc tiếp xúc với tài liệu dựa trên những cơ sở lý luậnqua lý thuyết mà các thầy cô trong nhà trường đã trang bị cho chúng em “Lýthuyết phải đi đôi với thực hành” có như vậy chúng em mới hiểu thêm được vàrèn luyện được kỹ năng nghiệp vụ thành thạo rèn luyện ý thức nghề nghiệp vàphẩm chất của người cán bộ bên cạnh đó còn thu thập cho mình những tài liệukiến thức bổ ích để chuẩn bị cho kỳ thi tiếp theo
Trong quá trình thực tập khi em được tiếp xúc thực tế vào công việc em
đã được sự quan tâm chỉ bảo giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,các anh cácchị trong cơ quan Được tin tưởng và giao cho các công việc trong cơ quan.Tuy
Trang 4nhiên bên cạnh những thuận lợi cũng gặp không ít những khó khăn như lýthuyết học trên nhà trường khi áp dụng vào thực tế hơi trìu tượng dẫn đến giảiquyết các công việc chưa hiệu quả
Trong thời gian thực tập từ 04/01/2016 đến 19/3/2016 tại Chi Cục Vănthư Lưu trữ - Sở Nội Vụ em đã thu được nhiều thành quả đáng khích lệ Cóđược thành quả ấy là nhờ vào sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo KhoaVăn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ cùng sự giúp đỡ của các cô, các chú,các anh, chị ở cơ quan đã chỉ bảo hướng dẫn em để em hoàn thành tốt đợt thựctập này
Do thời gian thực tập có hạn nên trong báo cáo của em xin trình bàynhững vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Chi cục Vănthư Lưu trữ Sở Nội Vụ như sau:
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Hoà Bình
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ
Trang 5Văn thư Lưu trữ tỉnh Hoà Bình
Em xin chân thành cảm ơn!
Hoà Bình, ngày tháng 2 năm 2016
Sinh viên
Quách Thị Thanh
B NỘI DUNG
Trang 6Chương I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ - SỞ NỘI VỤ
là 165 người/km2 có 11 huyện, thành phố, 210 xã phường thị trấn, có 07 dân tộcanh em cùng chung sống dân tộc Mường chiếm 60% dân số toàn tỉnh
Đất Hoà Bình hội tụ rất nhiều yếu tố được thiên nhiên ưu đãi có quốc lộ
số 6 chạy qua nối liền với các tỉnh miền núi phía bắc Sơn La, Điện Biên, LaiChâu cùng với hệ thống giao thông Sông Đà khá thuận lợi Đây là yếu tố thuậnlợi trong việc giao lưu hợp tác kinh tế với thủ đô Hà Nội và giao lưu hàng hoátrong và ngoài tỉnh
Một điểm nữa khi nói về Hoà Bình được biết đến là công trình kiến trúcthuỷ điện Hoà Bình một công trình đã có lịch sử từ lâu và đây là công trình thuỷđiện lớn cung cấp điện cho cả nước bên cạnh đó là hình ảnh tượng Bác trên đậpthuỷ điện cũng là một công trình có giá trị thể hiện cho truyền thống yêu nước
và truyền thống hiếu học của nhân dân tỉnh Hoà Bình
Từ khi tái lập tỉnh 1991 đến nay tỉnh đã không ngừng từng bước pháttriển tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao 7,5 % /năm đời sống nhân dân từngbước được cải thiện và có những tiến bộ mới Tỉnh được coi là tỉnh có tình hìnhchính trị, an ninh quốc phòng ổn định có những bước nhảy vọt trong phát triểnkinh tế từ khi tách ra với tỉnh Hà Tây để gây dựng đến nay
Đạt được những thành tựu nói trên là nhờ vào sự lãnh đạo đúng đắn củacác cấp Đảng uỷ, HĐND-UBND tỉnh và sự nhất trí đồng sức đồng lòng của toàndân, toàn quân trong tỉnh với lòng yêu nước phát huy truyền thống anh hùng của
Trang 7tỉnh trong công cuộc xây dựng đất nước thời kỳ đổi mới với quyết tâm đưa nềnkinh tế tỉnh phát triển toàn diện đạt tốc độ phát triển kinh tế cao bền vững xâydựng tỉnh ngày càng văn minh giàu đẹp.
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh là một đơn vị thuộc Sở Nội Vụ tỉnh HoàBình có các chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Quyết định số 331/QĐ-UBND ngày 09/3/2011 của UBND tỉnh Hoà Bình như sau:
1.1.2 Vị trí chức năng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội Vụ tỉnh có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội Vụ, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhànước về công tác văn thư lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử củatỉnh theo quy định của pháp luật
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cac chế độ quy định về văn thu, lưutrữ;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hếtgiá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh;
Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
Trang 8Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư lưu trữ;
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử củatỉnh:
Hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tàiliệu;
Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ;
Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc SởNội vụ giao
1.1.4 Cơ cấu tổ chức và biên chế
Chi cục Văn thư Lưu trữ có Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng vàcác phòng chuyên môn, nghiệp vụ Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cơ cấu tổchức và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc Chicục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ
- Phòng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Phòng nghiệp vụ và Kho Lưu trữ chuyên dụng
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân
Trang 9Chi cục có Chi cục trưởng, 01 Phó Chi cục trưởng và 03 phòng chuyên môn
- Biên chế: Chi cục Văn thư -Lưu trữ được giao 11 biên chế, trong đó:
- Biên chế hành chính là 05 người;
- Biên chế sự nghiệp là 06 người.
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn
+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ:
Giúp Chi cục trưởng tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nướccông tác văn thư - lưu trữ
Soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ vàtài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh trình cấp có thẩm quyền ban hành
Xây dựng phương hướng, kế hoạch dài hạn, hàng năm các chương trình,
đề án dự án về hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác vănthư - lưu trữ
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh
Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử củatỉnh
Quản lý, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Lập kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ
Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc phân loại, lập hồ sơ, chuẩn bị tàiliệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị
Tổ chức các cuộc họp, thảo luận và hội thảo khoa học về chuyên mônnghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Tổng hợp thông kê báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Trang 10của tỉnh.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công
+ Phòng nghiệp vụ Kho Lưu trữ lịch sử:
Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật
Phối hợp với Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn việc lựa chọn hồ
sơ tài liệu và thực hiện việc giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan tổchức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan thuộcnguồn nộp lưu theo kế hoạch
Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho Lưutrữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước
Tiến hành phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã thu về Kho lưutrữ lịch sử
Tiến hành xác định giá trị tài liệu ở Kho lưu trữ lịch sử, loại ra những tàiliệu đã hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, từng bước tiến hànhviệc tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu
Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Kho lưu trữlịch sử nhưng hiện còn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ
Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu
Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối vớitài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử Thực hiện việc tu bổ, phụcchế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ đang đượcbảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử
Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu Nhập các thông tin trong cácphiếu tin của những phông lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào máy vi tính
để phục vụ cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 11theo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệumật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi )
Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và chứngthực tài liệu lưu trữ
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công
kế hoạch, chương trình công tác của Chi cục
Hàng năm, chuẩn bị nội dung, chương trình, trình các cấp có thẩm quyền tổchức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về văn thư lưu trữ; tổ chức thựchiện công tác cải cách hành chính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phòngchống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong nội bộ Chi cục
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữtrình cấp có thẩm quyền phê duyệt
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, chế độ tiền lương và các chính sách,chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với côngchức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư -Lưu trữ theo quy định
Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục;
Tổ chức, sắp xếp, bố trí nơi làm việc, phòng họp, hội trường, phương tiệncông tác cho cán bộ công chức, viên chức và bảo vệ an ninh, trật tự cơ quan
Quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy định của Pháp luật
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VTLT
Trang 121.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận nghiệp vụ lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật
Phối hợp với Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn việc lựa chọn hồ
sơ tài liệu và thực hiện việc giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan tổchức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan thuộcnguồn nộp lưu theo kế hoạch
Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Kho Lưutrữ lịch sử theo đúng quy định của Nhà nước
Tiến hành phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã thu về Kho lưutrữ lịch sử
Tiến hành xác định giá trị tài liệu ở Kho lưu trữ lịch sử, loại ra những tàiliệu đã hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, từng bước tiến hànhviệc tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu
Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Kho lưu trữ
Trang 13lịch sử nhưng hiện còn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
Thực hiện đầy đủ quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ bảo vệ tài liệu
Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối vớitài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử Thực hiện việc tu bổ, phụcchế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ đang đượcbảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử
Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu Nhập các thông tin trong cácphiếu tin của những phông lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào máy vi tính
để phục vụ cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện nghiệp vụ có tính chất dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữtheo quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng (tài liệumật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi )
Làm thủ tục trình Chi cục trưởng cấp bản sao, trích sao, sao lục và chứngthực tài liệu lưu trữ
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công
Trang 14CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC LƯU TRỮ - SỞ
NỘI VỤ TỈNH HOÀ BÌNH
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ
Nhằm thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàntỉnh, tiếp tục đưa công tác của cơ quan, đơn vị đi vào hoạt động có nề nếp, hiệuquả, khoa học đúng với quy định của pháp luật Chi Văn thư – Lưu trữ hằngnăm đều xây dựng các bản kế hoạch trong năm và xây dựng các phương hướngnhiệm vụ công tác lưu trữ cho năm tiếp theo
Ngoài ra Chi cục còn mở các lớp bồi dưỡng, tổ chức các buổi toạ đàmnhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các cấp, các nghành về vị trí vai trò, ýnghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, trách nhiệm của người đứng đầu cơquan đơn vị, công chức, viên chức trong việc tổ chức và thực hiện nội dungnghiệp vụ lưu trữ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ của tỉnh.Chi cục đã chỉ đạobám sát kế hoạch để vận dụng vào tình hình thực tế của cơ quan
Tuy nhiên, do biên chế trong Chi cục vẫn còn thiếu nên công tác xây dựng
và chỉ đạo để phát triển lưu trữ chưa đảm bảo các yêu cầu đặt ra dẫn đến hoạtđộng lưu trữ còn rất nhiều hạn chế
2.1.2 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
Căn cứ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, và các văn bảnhướng dẫn của Trung ương và của tỉnh Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư-lưu trữtỉnh Hoà Bình với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được ban hành cácloại văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), Công văn,thông báo, báo cáo, quy chế, quy định, kế hoạch, tờ trình… trong đó Quyết định
và Công văn là hai loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất
Số lượng văn bản Sở Nội Vụ tỉnh ban hành trong một năm rất nhiều, là cơquan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh Vì vậy văn bản ban hành được gửitới nhiều cơ quan khác nhau nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
Trang 15Trong những năm qua trên cơ sở các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp
vụ của Trung ương Chi cục đã tham mưu xây dựng được rất nhiều các văn bảnquản lý và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy định về văn bản quản lý và hướng dẫnnghiệp vụ, nhằm tạo được cơ sở thống nhất từ huyện đến xã, phường thị trấn,các sở ban ngành trong toàn tỉnh tổ chức thực hiện Cụ thể xây dựng ban hành
và sửa đổi nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể:
- Văn bản QPPL
+ Chỉ thị số 17/2012/CT-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2012 của UBNDtỉnh Hoà Bình về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trênđịa bàn tỉnh Hoà Bình
+ Quyết định số 35/2014/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2014 củaUBND tỉnh Hoà Bình về việc ban hành quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ tỉnhHoà Bình
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
+ Kế hoạch số 1612/KH-SNV ngày 18/10/2012 về kế hoạch tổ chức hộinghi triển khai thi hành Luật Lưu trữ
+ Công văn số 2079/SNV-VTLT ngày 20/12/2012 của Sở Nội vụ về việcxây dựng và ban hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạtđộng của UBND các huyện, thành phố
+ Quyết định số 800/QĐ-SNV ngày 04/5/2013 về việc ban hành nội quykhai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
+ Công văn số 811/SNV-VTLT ngày 08 tháng 5 năm 2013 của Sở Nội vụ
về việc đề nghị các Sở, ban, ngành của tỉnh; UBND các huyện, thành phố vềviệc tăng cường công tác PCCC và PCLB bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu
+ Công văn số 1975/SNV-VTLT ngày 29/10/2015 của Sở Nội vụ về việcđôn đốc các cơ quan, đơn vị báo cáo số lượng tài liệu tích đống chưa chỉnh lý
+ Công văn số 715/SNV-VTLT ngày 17/4/2015 của Sở Nội vụ về việchướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịchsử
Trang 16- Quy hoạch ngành Lưu trữ của tỉnh Hoà Bình đến năm 2020, tầm nhìnđến năm 2030.
- Xây dựng văn bản chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh
- Hướng dẫn bố trí, tổ chức kho lưu trữ cơ quan theo quy định tại Khoản
3, Mục III, Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ
- Xây dựng hướng dẫn quy trình bảo quản và chế độ vệ sinh kho, vệ sinhtài liệu lưu trữ nền giấy
- Xây dựng kế hoạch chỉ đạo điểm từ 5 đến 7 cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, chỉnh lý tài liệu và thực hiện chế độ nộplưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh
- Rà soát, đối chiêu các văn bản về lưu trữ của Chi cục đã ban hành, vớicác văn bản của Trung ương, của tỉnh và của Sở Nội vụ quy định, hướng dẫn vềnghiệp vụ lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy kho lưu trữ,Nội quy khác thác sử dụng tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy địnhchế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chỉnh sửa hoặc ban hành văn bản mớithay thế nếu không còn phù hợp
- Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
- Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2016 và giai đoạn đến năm 2017theo chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh tại Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày14/7/2015
- Ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị năm 2016
- Ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sửtỉnh
- Phương án phòng chống lũ bão, phòng chống cháy nổ, phòng chống côntrùng, ẩm mốc bảo quản an toàn kho lưu trữ tài liệu của cơ quan đơn vị
Những văn bản được cụ thể hoá từ các văn bản hướng dẫn của Bộ,nghành, Trung ương và của tỉnh những văn bản cơ quan ban hành chủ yếu dướidạng Quyết định, Nội quy, Quy chế của cơ quan Do vậy, về cơ bản công tácban hành văn bản chỉ đạo của cơ quan rất chặt chẽ và nề nếp điều đó thể hiện sựquan tâm chỉ đạo sát xao của lãnh đạo cơ quan Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư
Trang 17Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổbiến, quán triệt chính sách pháp luật của Đảng và nhà nước đối với các quy địnhcủa pháp luật về khiếu nại, tố cáo; cụ thể thoonh qua các cuộc họp chuyên môn,tổng kết công tác cuối năm, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tuyên truyền, phổbiến, quán triệt nội dung Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo đến từng công chức, viênchức trong Chi cục Qua đó nêu cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầutrong việc thực hiện các quy định của pháp luật về Khiếu nại tố cáo Trongnhững năm qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ chưa nhận được đơn thư tố cáo nào.
2.1.4 Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Là một bộ phận để tạo nên một thể thống nhất trong ngành lưu trữ Chi cụcVăn thư – Lưu trữ tỉnh Hoà Bình đang ngày một nỗ lực để góp phần nâng caocông tác lưu trữ nước ta nói chung và trong toàn tỉnh Hoà Bình nói riêng
Chi cục đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức, tổ chức thực hiện cáccông việc trong cơ qua cũng như thực hiện các khâu nghiệp vụ chấp hànhnghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật Tổ chức chỉnh lý, xây dựng các kho
để tài liệu để tránh làm mất mát những tài liệu quan trọng Ngoài ra Chi cụccũng thường xuyên thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ của các Sở
Trang 18ban ngành khác, các huyện trong tỉnh Hoà Bình Tài liệu lưu trữ là một kho báu
vô cùng quan trọng, toàn bộ những tài liệu lưu trữ trong tỉnh Hoà Bình cũng làmột phần không thể thiếu để cấu thành nên một hệ thống thống nhất tài liệu lưutrữ quốc gia Chính vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó Chi cục Văn thư – Lưutrữ tỉnh Hoà Bình ngày đang dần hoàn thiện về cả hoạt động quản lý cũng nhưhoạt động nghiệp vụ để góp phần đưa công tác lưu trữ nước ta phát triển hơn
2.1.5 Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Chi cục đã xâydựng, ban hành văn bản Tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND các văn bảnhướng dẫn, kế hoạch về công tác lưu trữ đồng thời đưa ra các văn bản để các sởban ngành khác, các huyện, xã cùng thực hiện để đồng nhất trong công tác lưutrữ
Ngoài ra còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra các Sở ban ngành khác,các huyện xã trong địa bàn tỉnh nhằm thống nhất chuyên môn nghiệp, tìm ranhững thiếu xót trong công tác lưu trữ để khắc phục Vào tháng 5/2015 vừa quathực hiện Kế hoạch số 11/UBND-NC Sở Nội vụ đã thành lập đoàn kiểm tra vềcông tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng
Mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuên môn nghiệp vụ cho các cán bộ côngchức, viên chức Tuyên truyền phổ biến các văn bản QPPL, Luật lưu trữ chocông chức, viên chức trong Chi cục và các đơn vị trực thuộc Tạo điều kiện đểcán bộ được tham quan học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ đáp ứng với yêucầu nhiệm vụ
Căn cứ vào vị trí việc làm, biên chế đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh giaohằng năm, tuyển dụng, sắp xếp, bố trí người làm công tác lưu trữ theo vị trí việclàm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo quy định tại Thông tư
số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩnchức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
2.1.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học – công nghệ trong công tác lưu trữ
Hiện nay do sự tiến bộ của khoa học và công nghệ để công tác lưu trữ
