Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Bộ nội vụ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ LƯU TRỮ,VĂN PHÒNG BỘ 3 1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ. 3 1. 1.1 Vị trí và chức năng của Bộ Nội Vụ 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội Vụ 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ 9 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Văn thư, lưu trữ. 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ 9 1.2.3. Nhiệm vụ quyền hạn 10 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ 12 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Nội vụ 12 2.1.3 Tổ chức khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ 13 2.1.4 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ 14 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ 15 2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 16 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 22 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 24 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 24 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 25 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NỘI VỤ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. 28 3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học của hoạt động lưu trữ 29 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ. 29 3.2.1.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ trong Bộ Nội vụ 30 3.2.1.3 Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nội vụ 30 3.2.1.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ trong Bộ Nội vụ 31 3.2.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 31 3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 31 3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ 31 3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 32 3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. 32 3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 33 3.3 Một số khuyến nghị 33 3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ 33 3.3.2 Về phía Khoa Văn thư lưu trữ: 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ- LƯU TRỮ,VĂN PHÒNG BỘ 3

1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ 3

1 1.1 Vị trí và chức năng của Bộ Nội Vụ 4

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội Vụ 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ 9

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ 9

1.2.1 Chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ 9

1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn 10

1.2.4 Cơ cấu tổ chức 11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ .12 2.1 Hoạt động quản lý 12

2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ 12

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Nội vụ 12

2.1.3 Tổ chức khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ 13

2.1.4 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ 14

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ 15

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 16

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 16

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 19

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 22

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 24

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 24

2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 25

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NỘI VỤ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 28

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 28

3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học của hoạt động lưu trữ 29

3.2.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ 29

3.2.1.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ trong Bộ Nội vụ 30

3.2.1.3 Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nội vụ 30

3.2.1.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ trong Bộ Nội vụ 31

3.2.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 31

3.2.2 Nhóm giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 31

3.2.2.1 Tiếp tục củng cố, kiện toàn, bố trí đủ biên chế làm công tác lưu trữ31 3.2.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 32

3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ 32

3.2.2.5 Tiếp tục quan tâm, có chính sách, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 33

3.3 Một số khuyến nghị 33

3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ 33

3.3.2 Về phía Khoa Văn thư lưu trữ: 36

KẾT LUẬN 38

PHỤ LỤC 40

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước, việc đào tào đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủtrương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán

bộ công chức hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội,v.v…

Đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, đadạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó,đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàn diện, bỏ đượcthói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kém hiệu quả của thời

kỳ bao cấp Vì thế đòi hỏi nền hành chính nước ta phải nhanh chóng đổi mớitheo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệuquả nhằm tạo ra tính cạnh tranh cao Đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chínhphải có những đổi mới nhanh chóng, phù hợp với xu thế của thời đại

Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp Trung ương,giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực được phâncông trong phạm vi cả nước Do vậy, vấn đề cải cách hành chính nói chung, cảicách hoàn thiện công tác lưu trữ ở các Bộ nói riêng đóng vai trò quan trọng, đónggóp vào thành công hay thất bại của công cuộc Hành chính Quốc gia

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thể chế hànhchính Nhà nước Do vậy, đổi mới, hoàn thiện công tác lưu trữ là một khâu quantrọng trong quá trình cải cách nền hành chính

Với phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thựctiễn” Để giúp sinh viên hiểu sâu hơn và thực tế hơn về ngành học, cũng như dầnlàm quen với môi trường làm việc bên ngoài Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã

tổ chức cho sinh viên khoa Văn thư_ Lưu trữ đi kiến tập tập giữa khóa tại các

cơ quan nhà nước Đây chính là thời gian giúp sinh viên nắm vững được nhữngkiến thức đã học, áp dụng những kiến thức đã học đó vào thực tế Được sự quantâm giới thiệu từ phía nhà trường, sự giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi củaChánh văn phòng Bộ Nội Vụ ông Nguyễn Tiến Thành, trưởng phòng Hànhchính Văn thư- Lưu trữ đã tạo mọi điều kiện cho em kiến tập tại Văn phòng BộNội Vụ

Tại đây em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với các cán

bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị, phongcách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm của một côngchức với tổ chức với cơ quan và với công việc của mình

Sau một thời gian thực tập tại Bộ Nội Vụ em đã nhận được sự giúp đỡnhiệt tình, chân thành, cởi mở của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan Dovậy,bước đầu em đã hình dung được những hoạt động cụ thể của cơ quan nhà nước,thông qua đợt thực tập này em có điều kiện được học hỏi, nâng cao kiến thức,

kĩ năng,môi trường làm việc mà trước kia em chỉ được học qua sách vở, đồngthời rèn luyện tính tự chủ, tinh thần trách nhiệm, những kỹ năng giao tiếp ứng

xử cũng như tác phong làm việc trong cơ quan

Do thời gian thực tập có hạn, việc áp dụng những kiến thức đã học vàocông việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quảđầu tiên đánh giá bước trưởng thành sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường

Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bài báo cáo không tránh khỏinhững thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhậnxét từ phía nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ và các chuyên viên nơi em đếnthực tập để bài bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp vớithực tiễn hơn, giúp cho em có thêm những kinh nghiệm quý báu trong công việc

và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong tương lai

Qua đây cho phép em được gửi lời cám ơn sâu sắc tới Chánh Văn phòng

Bộ, Trưởng phòng Hành chính Văn thư- Lưu trữ cùng toàn thể cán bộ chuyênviên trong Văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho

em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thànhgửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu Nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa Vănthư- Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báocáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hà CHƯƠNG I:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN

THƯ- LƯU TRỮ, VĂN PHÒNG BỘ 1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của Bộ Nội Vụ.

Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ gắn liền với sự ra đời vàphát triển của Nhà nước cách mạng, với quá trình đấu tranh giải phóng dân tộc

và xây dựng đất nước Việt Nam qua các giai đoạn lịch sử

Ngày 28-8-1945, theo đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Ủy ban dân tộcgiải phóng Việt Nam do Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu ra đã được cải tổ thànhChính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Trong thành phần Chínhphủ lâm thời có Bộ Nội vụ do đồng chí Võ Nguyễn Giáp làm Bộ trưởng vớinhiệm vụ xây dựng bộ máy nhà nước, bảo vệ chính quyền cách mạng

Theo Quyết định số 40/CP ngày 26-2-1970 của Hội đồng Chính phủ, cácchức năng, nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội vụ vềPhủ Thủ tướng Bộ Nội vụ lúc này chỉ thực hiện một số nhiệm vụ xã hội Ngày6-6-1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V đã quyết định hợp nhất Bộ Công

an và Bộ Nội vụ thành một Bộ lấy tên là Bộ Nội vụ với chức năng bảo vệ anninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội

Để chuẩn bị cho một Nhà nước thống nhất, trên cơ sở những chức năng,nhiệm vụ của công tác tổ chức nhà nước được chuyển từ Bộ Nội vụ về Phủ Thủtướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP lập Ban

Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý công tác tổchức theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước,xây dựng, kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều kiện tình hình, nhiệm vụ mới

Khi đất nước tiến hành công cuộc đổi mới, thực hiện nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải cải cách bộ máy nhà nước theotinh thần Đại hội Đảng lần thứ VI Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định

số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ củaBan Tổ chức - Cán bộ của Chính phủ Ngày 30-9-1992 tại kỳ họp thứ nhất Quốchội khóa IX, Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ được xác định là cơ quan ngang

Bộ, ngày 9-11-1994 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 181/CP quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác xây dựng bộ máy và đội ngủcán bộ, công chức trong tình hình mới, ngày 5-8-2002 Quốc hội khóa XI quyếtđịnh đổi tên Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ thành Bộ Nội vụ Ngày 9-5-2003Chính phủ đã ban hành Nghị định số 45/2003/NĐ-CP quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, nêu rõ: Bộ Nội vụ là cơquan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý của nhà nước về các lĩnh vực:

tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổ chức chính quyền địa phương; quản lýđịa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tổ chức Hội và tổchức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước về dịch vụcông trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

Với những đóng góp to lớn như vậy, ngày 30/5/2005 Bộ Nội vụ vinh dựđược Đảng và Nhà nước tặng thưởng Huân chương Sao vàng Đó là một phầnthưởng cao quý dành cho Bộ Nội vụ trong 60 năm qua

Theo Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ,

Bộ Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:

1.1.1 Vị trí và chức năng của Bộ Nội Vụ

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chínhquyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổchức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước;thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lýcủa Bộ theo quy định của pháp luật

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội Vụ

* Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịquyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật

hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

* Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bảnkhác thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ Nội vụ quản lý hoặc theo phân công

* Ban hành thông tư; quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

*Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia

*Về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước:

- Trình Chính phủ đề án cơ cấu tổ chức của Chính phủ theo nhiệm kỳQuốc hội; đề án, dự thảo nghị định của Chính phủ về thành lập mới, sáp nhập,hợp nhất, chia, tách, giải thể Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Thẩm định các dự thảo nghị định của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ;

* Về chính quyền địa phương:

- Trình Chính phủ ban hành các quy định về: Phân loại đơn vị hànhchính các cấp; thành lập mới, sáp nhập, chia, tách, điều chỉnh địa giới, đổi tênđơn vị hành chính các cấp

- Thẩm định và trình Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết quả bầu cửthành viên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hướng dẫn, kiểm tra hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn thực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

* Về địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:

- Thẩm định và trình Chính phủ đề án về: Thành lập mới, sáp nhập, chia,tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính các cấp; thành lập mới, sápnhập, chia, tách, giải thể đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt trực thuộc Trung

ương; nâng cấp về cấp quản lý hành chính đô thị thuộc tỉnh;

-Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định phân loại đơn vị hành chính cấptỉnh;

* Về quản lý biên chế:

- Quyết định giao biên chế công chức, biên chế làm việc ở nước ngoài của

tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ và biên chế công chức

- Bổ sung biên chế công chức cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy bannhân dân cấp tỉnh trong tổng biên chế dự phòng sau khi Thủ tướng Chính phủphê duyệt;

- Giao biên chế làm việc ở nước ngoài cho tổ chức của cơ quan thuộcChính phủ

* Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán bộ, công chức, viênchức lãnh đạo, quản lý của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ về: Tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, bổ nhiệmngạch, chuyển ngạch, nâng ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, bổnhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển theo quy định của pháp luật;

* Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức ;

- Hướng dẫn các quy định của Chính phủ về tổ chức của cơ sở đào tạo,bồi dưỡng cán bộ, công chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện quyhoạch nhân lực ngành Nội vụ;

* Về chính sách tiền lương:

- Hướng dẫn thực hiện quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về:Chính sách, chế độ tiền lương (tiền lương tối thiểu; bảng lương; ngạch, bậclương; chế độ phụ cấp; quản lý tiền lương và thu nhập);

- Hướng dẫn việc xếp ngạch, bậc lương đối với cán bộ, viên chức quản lýdoanh nghiệp nhà nước, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, chiến sỹ lực lượng

vũ trang khi được điều động, luân chuyển về cơ quan hành chính, sự nghiệp nhànước;

- Quyết định việc: Cho phép thành lập; chia, tách; sáp nhập, hợp nhất; giảithể; phê duyệt điều lệ, cấp giấy phép đối với hội, tổ chức phi chính phủ có phạm

vi hoạt động toàn quốc hoặc liên tỉnh theo quy định của pháp luật;

* Về thi đua, khen thưởng:

- Hướng dẫn việc thực hiện quy định của Nhà nước và Chính phủ về tổchức thi đua, danh hiệu và tiêu chuẩn danh hiệu thi đua; ken thưởng;

- Tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện các phong trào thi đua, chínhsách khen thưởng của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn vềthi đua, khen thưởng đối với các ngành, các cấp;

* Về công tác tôn giáo:

- Ban hành theo thẩm quyền hoặc chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, cơquan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội và các tổ chức khác liên quantrong việc tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành

- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về công tác tôn giáo đối với cácngành, các cấp liên quan và địa phương;

* Về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước:

- Xây dựng các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảoquản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về

quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố,giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;

- Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước

- Chủ trì triển khai công tác tuyên truyền về cải cách hành chính

* Về thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở:

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở tại xã,phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước vàdoanh nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật

* Về hợp tác quốc tế:

- Hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhànước của Bộ;

- Quản lý và tổ chức thực hiện hợp tác quốc tế thuộc lĩnh vực quản lý nhànước của Bộ theo quy định của Chính phủ;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc hợp tác về lĩnhvực công vụ với các nước ASEAN

* Quản lý nhà nước về công tác thanh niên:

- Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm phápluật, chiến lược, chương trình phát triển thanh niên và công tác thanh niên;

- Hướng dẫn việc lồng ghép các cơ chế, chính sách đối với thanh niêntrong xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu của các cấp, cácngành;

* Thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong các ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

* Hướng dẫn, kiểm tra việc cho phép các cơ quan, tổ chức được sử dụngcon dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

* Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ và dữ liệu thông tin, thống kêtheo các lĩnh vực quản lý của Bộ

*Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ ( xem phụ lục 1)

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ.

Căn cứ Quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013 của BộNội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ.Trong đó, Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ, Văn phòng Bộ có chức năng,nhiệm vụ như sau:

đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;

e) Sao, chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ;

g) Cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của lãnh đạo Bộ và cácđơn vị thuộc Bộ; chủ trì biên tập và phát hành danh bạ điện thoại của Bộ, ngành;

h) Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ theo quy địnhcủa pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ;

i) Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản đi, vănbản đến; (quản lý kho lưu trữ) bảo quản an toàn và phục vụ việc sử dụng tài liệulưu trữ của cơ quan Bộ theo đúng quy định của pháp luật;

k) Tổ chức xuất bản hàng năm các văn bản do Bộ ban hành phục vụ quản

lý điều hành của Bộ, ngành

1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn

- Phòng Hánh chính- Văn thư, lưu trữ được dự các hội nghị sơ kết, tổngkết công tác của Văn phòng Bộ, cơ quan Bộ, tham gia Hội nghị xác định giá trịtài liệu của Bộ

- Trưởng phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ được thừa ủy quyền củaChánh Văn phòng Bộ đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ công tác văn thư,lưu trữ trong cơ quan Bộ

- Xây dựng, trình Chánh văn phòng phê duyệt kế hoạch công tác dài hạn

và hàng năm của Phòng; chủ trì xây dựng, trình Chánh Văn phòng các dự thảo,

đề án, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ ; phối hợp tham giaxây dựng, góp ý các dự án, dự thảo văn bản, đề án khác do Chánh Văn phònggiao

- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, vănbản, đề án thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng do ChánhVăn phòng giao

- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan Bộ, hướng dẫn thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra công tác văn thư ,

lưu trữ tại các đơn vị thuộc Bộ.

- Cán bộ phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ dược tham gia các đoànkhảo sát, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ở trong và ngoài nước;góp ý với lãnh đạo Văn phòng Bộ về việc điều hành, tổ chức công việc chungcủa Văn phòng Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

1.2.4 Cơ cấu tổ chức

- Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ có một Trưởng phòng, bốn cán bộvăn thư và 1 chuyên viên lưu trữ

- Phòng tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng phòng quản

lí, điều hành công việc chung của phòng; Chịu trách nhiệm trước Chánh Vănphòng Bộ về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng

- Cán bộ, công chức, viên chức thuộc phòng chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng về công việc được giao

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ

Có thể nói, trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh kýban hành Thông đạt cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng củacông tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gianqua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Hệthống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia

đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Tại thời điểm này có thể nói trên lĩnhvực văn thư, lưu trữ đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho một lĩnhvực hoạt động quan trọng của nhà nước: Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII,

kỳ họp thứ 2 thông qua đã chính thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống Tiếp theo

là hàng loạt các văn bản dưới Luật được ban hành như: Nghị định số01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Thông

tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quychế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, ;

Như vậy, căn cứ vào Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụcủa Cục Văn thư lưu trữ, Bộ Nội vụ tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc banhành mới các văn bản quản lý về công tác lưu trữ phù hợp với qui định của phápluật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ Bộ Nội vụ

Việc quản lý phông lưu trữ của Bộ Nội vụ đều được quản lý tập trungthống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ Tại Bộ Nội vụ đã thành lập Vănphòng Bộ theo quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013, trong

đó phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng

Bộ thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ

( Quyết định số 136/QĐ- BNV ngày 22 tháng 2 năm 2013 ban hành quyết

định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ - Phục lục 2)

Hiện tại, phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ được tổ chức theo hình thứcsau: hoạt động theo Quy chế làm việc chung của Văn phòng, theo sự phân côngchỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phụ trách (Chánh văn phòng)

Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung cũng như tại Bộ Nội

vụ nói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu Hàng ngày,hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở Bộ Nội vụ phải thường xuyênkhai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch địch cácchương trình, kế hoạch, và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bởivậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính là việc quản lý tài liệu sao cho chặt chẽ,thống nhất Lãnh đạo Bộ Nội vụ đã áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệuquả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Không chỉban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan mà còn chỉ đạo việc chỉnh lýtài liệu trong phạm vi quản lý

2.1.3 Tổ chức khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý vànâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại BộNội vụ

Hiện nay 100% cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ đượctrang bị mỗi người 01 máy tính kết nối internet và mạng nội bộ (LAN), để đảmbảo cập nhật, trao đổi, xử lý thông tin nhanh và tiện dụng nhất Các phòng/banđều được lắp đặt máy điện thoại bàn và số máy riêng phục vụ trao đổi công việc.Ngoài ra, các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ còn được trang bịđầy đủ các trang thiết bị tin học cần thiết khác để phục vụ công tác chuyên môn,nghiệp vụ

Bộ Nội vụ đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp

vụ như phần mềm tiêu biểu là phần mềm quản lý văn bản đi đến Đây là phần

mềm quản lý các thông tin dữ liệu đầu vào (văn bản đến), đầu ra (văn bản đi) vàtra cứu văn bản hiện hành Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vàoviệc quản lý văn bản còn hạn chế, chưa được thực hiện triệt để tới các đơn vị,bước đầu hệ thống phần mềm quản lý văn bản mới chỉ áp dụng tại Văn phòng

Bộ (phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ)

2.1.4 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của Bộ Nội vụ

Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ luônđược quan tâm xây dựng, củng cố, kiện toàn Ngoài việc tuyển chọn, sắp xếpcán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ còn bao gồm cả việc đào tạo, bồi dưỡng và sửdụng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, côngchức của Bộ có trình độ về chuyên môn, lý luận chính trị, kỹ năng quản lý Nhànước từng bước được nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Cũng trong nhữngnăm qua, Bộ đã tổ chức nhiều khóa bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ quản lý Nhànước và nhiều khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho cán bộ, công chứcnhằm góp phần nâng cao trình độ cán bộ, công chức trong thực thi công vụ

Bộ đã chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở các lớp tậphuấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan vàđơn vị trực thuộc; đồng thời cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn

do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức,

kỹ năng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, từng bước giúp cho các cơ quan, đơn vị thựchiện tốt các hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan

Ngày 25/11/2014 Bộ tổ chức buổi tập huấn về công tác văn thư lưu trữ vàbảo vệ bí mật Nhà nước cho 170 cán bộ công chức của các đơn vị thuộc Bộ Tạibuổi tập huấn, Bộ đã phổ biến, hướng dẫn những văn bản quan trọng về công táclưu trữ như: Luật lưu trữ 2011, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Buổi tập huấn được diễn ra trong 01 ngày với

sự có mặt của đông đảo các học viên là công chức, viên chức làm công tác văn

thư, lưu trữ, công chức làm công tác tổng hợp và công chức mới được tuyểndụng vào Bộ Qua đó có thể thấy, công tác văn thư lưu trữ tại Bộ đang được cácđơn vị cũng như lãnh đạo Bộ Nội vụ rất quan tâm.

Việc phổ biến tuyên truyền những nội dung của Luật Lưu trữ trong cácbuổi tập huấn có ý nghĩa hết sức thiết thực, giúp nâng cao ý thức và trách nhiệmtrong việc tuân thủ các quy định về công tác văn thư, lưu trữ cho mỗi cán bộ,công chức, viên chức Bộ; đẩy mạnh công tác hiện đại hóa, tăng cường các hoạtđộng thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước thời kỳ đổi mới Buổi tậphuấn cũng là dịp để cán bộ công chức làm công tác văn thư lưu trữ hỏi và traođổi những vấn để còn vướng mắc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của mình

và tất cả những vướng mắc đều được giải đáp thỏa đáng Nhằm nâng cao nhậnthức và trách nhiệm của cán bộ công chức về vai trò tầm quan trọng của côngtác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ; đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp, hoạtđộng đảm bảo đúng quy định Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhànước về công tác lưu trữ Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức lưu trữ, Bộ Nội vụ còn đua khen thưởng cho những tấm gương tiêubiểu, có thành tích xuất sắc trong công việc, vũ tinh thần thi đua sôi nổi trongcác cán bộ, công chức, viên chức và có tác động tích cực đến công tác lưu trữ

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ

Việc thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ của Bộ cũng được tiếnhành thường xuyên vào khoảng sáu tháng cuối năm Đoàn kiểm tra bao gồmlãnh đạo văn phòng Bộ, thành viên đoàn có công chức phòng lưu trữ, bên cạnhviệc kiểm tra thì còn khảo sát thực tế các đơn vị trực thuộc Công tác kiểm tratập trung vào các nội dung chủ yếu như tình hình thực hiện các hoạt độngnghiệp vụ, công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chế độ báo cáo thống

kê định kì ra ; cũng như việc bố trí cán bộ lưu trữ, thực hiện chế độ phụ cấp theođúng qui định hiền hành

Ví dụ: Đối với việc kiểm tra tại các đơn vị bước đầu cũng có sự quan

quan tâm đến công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; bảo quản hồ sơ,tài liệu, kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tàiliệu; sau kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra đối với từng đơn vị về nhữngviệc đã làm được, những việc chưa làm được, những kiến nghị đối với đơn vịđược kiểm tra để chấn chỉnh kịp thời những yếu kém, tồn tại để đưa công tác lưutrữ đi vào nề nếp.

2.1.6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Hoạt động hợp tác quốc tế không ngừng được mở rộng, Lưu trữ Việt Namhiện đang là thành viên chính thức của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA), Chinhánh Lưu trữ khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế(SARBICA), Hiệp hội Lưu trữ Quốc tế các nước có sử dụng tiếng Pháp (AIAF)

Ký kết thỏa thuận hợp tác về lưu trữ giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ViệtNam với Cục Lưu trữ Pháp Ngày 04/3/2016, tại trụ sở Bộ, Bộ Nội vụ tổ chức

Lễ khai mạc lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho 30 cán bộ làm côngtác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Trung ương và địa phương của Vương quốcCampuchia

Hợp tác quốc tế nhằm giao lưu, học hỏi, duy trì mối quan hệ hợp tác songphương tốt đẹp, hiệu quả, thể hiện rõ nét trên nhiều lĩnh vực như: trao đổi thôngtin và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo cán bộ, traođổi chuyên gia, hợp tác tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ giữa các nước trong khuvực và các quốc gia trên thế giới

( Một số hình ảnh về hợp tác quốc tế - Phụ lục 2a)

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:

Có thể thẩy rằng, công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ bao gồm rất nhiều cáckhâu nghiệp vụ khác nhau, nó có sự liên quan chặt chẽ và đòi hỏi mỗi cán bộcông chức, viên chức làm công tác lưu trữ phải hiểu được điều đó trong quátrình làm việc của mình Đặc biệt là đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệubởi vì đây là thông tin đầu vào, là công đoạn đầu tiên cho chuỗi công đoạn tiếptheo, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thập tài liệu có đầy đủ, hoàn chỉnh để

phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hay không.

Trong quá trình thực tập tại Bộ Nội vụ em đãnkhảo sát lịch sử hình thành

và phát triển của Bộ, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Đặc biệt,

em dành nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộplưu vào lưu trữ Bộ Nội vụ Qua đó em đã phần nào hiểu được thực trạng củacông tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác này đối vớicông tác lưu trữ của Bộ nói chung

Trước hết, việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ BộNội vụ là hết sức quan trọng Trên cơ sở đó mới có thể tiến hành công tác thuthập, bổ sung đạt kết quả cao Đây là cơ quan có vị trí then chốt trong Chính phủViệt Nam, bởi vậy mà khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơquan cũng rất đa dạng, phong phú, chứa đựng rất nhiều thông tin quan trọng và cầntiến hành thu thập thường xuyên để tránh mất mát, thất lạc Dựa theo Nghị định số58/2014/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16 tháng 06 năm 2014 về việc quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ thì Bộ Nội

vụ có 15 đơn vị trực thuộc Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước Như vậy, lưu trữ Bộ Nội vụ đã xác định được nguồn thuthập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng

Cùng với việc xác định nguồn thì việc xác định chính xác thành phần, nộidung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng.Trong quá trình hình thành và hoạtđộng của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Nội vụ thì thành phần tài liệu cũng rất đađạng Thực tế tại Lưu trữ cơ quan Bộ Nội vụ cho thấy phần lớn bảo quản tài liệulưu trữ hình thành từ các nguồn cơ bản như sau:

Nhóm tài liệu hành chính: là những tài liệu hình thành ở các đơn vị có chứcnăng quản lý, đảm bảo duy trì hoạt động của cơ quan; bao gồm các nhóm tài liệuđược chia theo các vấn đề như: tài liệu tổng hợp, thống kê báo cáo; tài liệu tổ chứccán bộ, tiền lương, đào tạo; tài liệu tài chính kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tàiliệu thi đua khen thưởng; tài liệu của các tổ chức Đảng, Đoàn thể

Thành phần tài liệu của Bộ Nội vụ từ trước tới nay cũng có nhiều thayđổi, phụ thuộc vào sự biến động về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm

vụ được quy định qua các Nghị định của Chính phủ ở các thời kỳ.

Để có thể làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ thì trên cơ

sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Bộ Nội vụ đã cụ thể hóa, ban hànhcác văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tàiliệu Có thể nói hệ thống văn bản mà Bộ ban hành rất phong phú Trong đó, tạiĐiều 29 trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Nội vụ đã quy định vềviệc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: Hàng năm, công chức lưu trữ

Cơ quan có trách nhiệm:

+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ

+ Phối hợp với các đơn vị, công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệucần nộp lưu vào lưu trữ Bộ

+ Hướng dẫn các đơn vị, công chức Bộ chuẩn bị hồ sơ tài liệu và lập “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu+ Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu

Về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơ quan: Hồ sơ lưu trữ tại các đơn vị trựcthuộc Bộ sau 01 năm được cán bộ văn thư đơn vị thu thập và nộp vào Lưu trữ

Cơ quan theo như yêu cầu (thời gian, địa điểm) ghi trong thông báo của PhòngLưu trữ Bộ

Cuối cùng, căn cứ vào danh mục hồ sơ các đơn vị đã lập, Lưu trữ Cơ quantiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu do các đơn vị nộp và xây dựng kế hoạch chỉnh

lý của năm sau theo quy định chung của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Nhưvậy, nhờ có qui định này đã tạo ra một hành lang để các đơn vị tránh mất mát tàiliệu có giá trị, đồng thời theo dõi được các bước tiến hành công việc cụ thể Trên

cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế, cán bộ lưu trữ Bộ dựa vào nguồn và thànhphần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ

sơ và của phông lưu trữ Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác địnhnguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìmkiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ Tính đến năm 2015, Lưu trữ Bộ đã thu

thập tương đối nhiều hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Bộ.

Cụ thể:

Thực hiện quy định tại Điều 25,26 của Quy chế công tác văn thư lưu trữcủa Bộ Nội vụ và Điều 9, 10, 11, 12 của Luật Lưu trữ, việc thu thập hồ sơ, tàiliệu và chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành của các đơn vị đãđược thực hiện nghiêm túc hơn Một số đơn vị đã nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đúng qui định như: Vụ Tiền lương; Vụ Tổ chức phichính phủ, Hợp tác quốc tế,

Mặc dù bước đầu trên cơ sở các văn bản đó, lưu trữ Bộ đã tiến hành thuthập tài liệu được thuận tiện song công tác này vẫn còn nhiều hạn chế, bất cậpnhư:

Việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa thưòngxuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu mộtcách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định

Một số tài liệu khi giao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lậpthành hồ sơ hoàn chỉnh, tài liệu chưa được phân loại, sắp xếp còn lộn xộn, cầntiếp tục phải đầu tư kinh phí, thời gian để tiến hành chỉnh lý

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là công tác xuyên suốt liên quan đến vòng đời củatài liệu từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc đến khi đưa vàoLưu trữ cơ quan Việc xác định tài liệu nên được bảo quản vĩnh viễn hay bảoquản có thời hạn, và thời hạn bao lâu là rất cần thiết, và cần có cơ sở để xác địnhđúng giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu

Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu là một trong nhữngnghiệp vụ khó của công tác lưu trữ Để thực hiện được nghiệp vụ này, cán bộlàm công tác lưu trữ phải được đào tạo, phải nắm vững các nguyên tắc, phươngpháp và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bao gồm cả các tiêu chuẩn đặcthù Có thể nói đây là một thao tác phức tạp, kết hợp linh hoạt nhiều phươngpháp, nguyên tắc và tiêu chuẩn khác nhau nhằm định ra thời hạn bảo quản đốivới mỗi loại hình tài liệu khác nhau Tiêu hủy tài liệu hết giá trị cũng là nội dung

cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sựhết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện đểbảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìmtài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kholưu trữ.

Qua khảo sát tài liệu thực tế tại kho lưu trữ Bộ Nội vụ, tài liệu được chỉnh

lý những năm trước đây được xác định giá trị căn cứ tại Công văn số 25/NVngày 10/9/1975 Do đó, tài liệu chưa được xác định bằng năm cụ thể mà đượcxác định thành 3 loại: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Sau khi Bộ Nội vụ ban hànhThông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì việcxác định giá trị tài liệu đã được tính bằng năm cụ thể: Vĩnh viễn, 70 năm, 50năm, 20 năm, 10 năm hoặc một số hồ sơ nguyên tắc tính theo hiệu lực văn bản,

hồ sơ xây dựng cơ bản tính theo tuổi thọ công trình…Tuy nhiên, thực tế quakhảo sát tại lưu trữ Bộ Nội vụ một số tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trong khochưa được lựa chọn, thống kê để lập Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêuhuỷ

Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu nêu trên có thể thấy việcnghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cần thiết, đóng góp vaitrò quan trọng và tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cán bộ côngchức trong việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu Theo Thông tư số 09/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thànhphổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đây là căn cứ để cán bộ lưutrữ cơ quan hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong công tác chỉnh lý tài liệu ởcác phòng, ban, đặc biệt là xác định các hồ sơ có thời hạn bảo quản “vĩnh viễn”

và ghi thời hạn bảo quản cụ thể cho mỗi hồ sơ được lập ra

Việc ban hành bảng thời hạn bảo quản không chỉ là căn cứ để lựa chọn tàiliệu có giá trị để nộp vào lưu trữ lịch sử mà còn là căn cứ quan trọng để Hộiđồng xác định giá trị tài liệu của Bộ Nội vụ xem xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị.Qua khảo sát em thấy Nội vụ tiến hành xác định giá trị tài liệu như sau:

Sau khi chỉnh lý hồ sơ, Lưu trữ Cơ quan căn cứ vào chức năng nhiệm vụcủa Bộ và của các đơn vị tiến hành xác định giá trị tài liệu làm cơ sở cho việcxác định thời hạn bảo quản cho tài liệu gồm:

+ Xác định tài liệu bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạntính bằng số lượng năm;

+ Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ;

+ Một số quy định chung về thời hạn lưu hồ sơ tài liệu:

* Những tài liệu do Bộ Nội vụ ban hành:

+ Để lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của ngành Nội vụ như các Quyết định,

Chương trình, Kế hoạch công tác, các báo cáo tổng kết phản ánh chức năng,nhiệm vụ và hoạt động của ngành có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản vĩnhviễn

+ Những tài liệu chuyên ngành phục vụ lâu dài cho hoạt động của ngànhNội vụ nhưng không có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản trên 10 năm tại lưu trữ

cơ quan;

+ Những tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Bộ có giá trị pháp

lý trong một thời gian ngắn thì được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan 10 năm

 Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan Bộ Nội vụ

+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Phòng Hành chính Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ thành lập Hội đồng Xác định

-giá trị tài liệu

+ Do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng, Đại diện đơn vị có tàiliệu, Đại diện Lưu trữ cơ quan làm uỷ viên

+ Nhiệm vụ của Hội đồng: Tư vấn cho Bộ trưởng quyết định Mục lục hồ

sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản tại cơ quan và Danh mục tài liệu hết giá trị cầntiêu huỷ

+ Phương thức làm việc: Từng thành viên Hội đồng xem xét các mục lục

hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; thảo luậntập thể và biểu quyết theo đa số; thông qua biên bản, trình Bộ trưởng quyết định

Có thể nói việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Bộ Nội vụ đã đảm bảo

đúng nguyên tắc: đúng thủ tục và quy trình qui định; tài liệu hết giá trị đã đượcHội đồng xem xét trước khi ra quyết định tiêu hủy Bởi mỗi cán bộ, công chức,viên chức đều hiểu rất rõ rằng những tài liệu đã tiêu hủy sẽ mất vĩnh viễn, khôngthể khôi phục lại được Việc xác định đúng giá trị của tài liệu, tiêu hủy đúng tàiliệu đã hết giá trị không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn tiết kiêm nhânlực, cơ sở vật chất để bảo quản nhiều tài liệu không còn giá trị

Tuy nhiên, công tác xác định giá trị tài liệu của Bộ Nội vụ vẫn còn một

số hạn chế Đối với các tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ thì việc xác định giátrị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để Nguyên nhân của tình trạngnày là do chưa có cơ sở pháp lý để xác định thời hạn bảo quản cho các loại tàiliệu chuyên môn còn mang tính ching chung Điều này gây khó khăn và trở ngạirất lớn cho cán bộ lưu trữ khi tiến hành xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ, bởi cơ

sở pháp lý không có, trong khi cũng không thể tùy tiện định thời hạn bảo quảncho tài liệu theo cảm tính chủ quan của mình dẫn đến các hồ sơ bảo quản chấtlượng chưa cao, gây tốn diện tích kho tàng và chi phí để bảo quản

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hàng năm đã được Bộ quan tâm Vănphòng Bộ đã chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉđạo công chức, viên chức các phòng, ban thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưutrữ cơ quan Lưu trữ cơ quann trình kế hoạch chỉnh lý do Phó Chánh Văn phòngphụ trách trực tiếp xem xét, sau đó trình lên Chánh Văn phòng phê duyệt vào kếhoạch chỉnh lý Sau khi kế hoạch được phê duyệt Lưu trữ Cơ quan có tráchnhiệm chỉnh lý tài liệu do các đơn vị giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau khi đãlập hồ sơ ban đầu (theo điều 30 của Quy chế văn thư lưu trữ về chỉnh lý tài liệucủa Bộ) Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụkhác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản,xây dựng các công cụ tra cứu… cho nên việc làm tốt công tác chỉnh lý tại BộNội vụ sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác

Tình hình triển khai công tác chỉnh lý và những kết quả đạt được:

Ở lưu trữ Bộ Nội vụ trong quá trình tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu,

cán bộ lưu trữ đều phân loại tài liệu theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức hoặc Cơ cấu tổ chức – Thờigian thì sẽ phù hợp do cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ ổn định Nếu áp dụngphương án Thời gian - Mặt hoạt động thì tỷ lệ tài liệu lưu trữ giữa các năm củagiai đoạn trước chênh lệch lớn, do tài liệu đều ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn,không đầy đủ Bởi vậy, từ trước cho đến nay, kho lưu trữ cơ quan cũng không

hề có những cải tiến, vẫn dập khuôn theo phương án phân loại tài liệu cũ vàcũng không xây dựng được phương án phân loại chi tiết

Trong những năm qua, từ 2002 đến nay tài liệu do Bộ Nội vụ ban hành

và tiếp nhận các nguồn tài liệu khác đã hình thành phông lưu trữ của Bộ và dưới

sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, cán bộ lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ đã nỗ lựcthực hiện việc phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị và lập công cụ quản

lý phông lưu trữ của Bộ Hiện nay, về cơ bản số lượng lớn tài liệu đã được chỉnh

lý theo đúng quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiệnnghiệp vụ lưu trữ Tính đến tháng 12/2015, tình hình thực hiện công tác chỉnh lýtại Bộ Nội vụ cụ thể như sau:

 Bảng số liệu tài liệu chỉnh lý trong kho Lưu trữ Bộ Nội vụ:

Tổng số mét giá tài liệu

trong toàn kho

Tổng số mét giá tài liệu

đã chỉnh lý

Tổng số mét giá tài liệu chưa chỉnh lý

Kết quả đã đạt được của công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ đã tạobước ngoặc quan trọng trong công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tàiliệu phục vụ các hoạt động thực tiễn của Bộ và nhu cầu nghiên cứu chung đượchiệu quả hơn

Bên cạnh đó trong quá trình chỉnh lý tài liệu còn gặp nhiều khó khăn Tàiliệu được hình thành chủ yếu trong quá trình hoạt động của Bộ Khối lượng tàiliệu tương đối lớn, tuy nhiên việc giao nộp tài liệu chưa được thực hiện thườngxuyên, nhiều tài liệu còn để bó gói, chưa được chỉnh lý, tài liệu chuyển từ trụ sở

cũ (37A Nguyễn Bỉnh Khiêm) về còn để nguyên trong thùng cát tông, cặp ba

dây Tài liệu còn để dưới sàn nhà, xếp chồng lên nhau Tài liệu nghe nhìn chủyếu là các bức ảnh chụp rời lẻ nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn và các sự kiệnquan trọng như: Hội nghị cán bộ công chức cơ quan, Hội nghị ngành và khi tiếpcác đoàn khách quốc tế.

(Hình ảnh tài liệu bó gói trong kho- Phụ lục 3)

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê trong công tác lưu trữ là để nắm được những số liệu về sốlượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảoquản tài liệu Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó thì lưu trữ cơ quan Bộ sẽ đề ra một

số biện pháp trong quản lý hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho

Lý luận lưu trữ học cung cấp 4 loại công cụ tra cứu và 9 loại công cụthống kê tài liệu nhưng tất cả công cụ tra cứu trong kho lưu trữ của cơ quan BộNội vụ là Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưu trữ là một trong những công cụ tracứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơtheo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trongphông lưu trữ Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưutrữ sau khi đã chỉnh lý Hiện nay, ở cơ quan Bộ vẫn đồng thời xây dựng công cụtra cứu bằng Mục lục hồ sơ truyền thống và hệ thống phần mền quản lý văn bản

đi, đến để tra các văn bản lưu.Dự kiến trong thời gian tới xây dựng phần mềmquản lý công tác lưu trữ để phục vụ cho công tác tra cứu

Về thực hiện chế độ báo cáo thống kê: Hàng năm, các đơn vị đều gửi báocáo thống kê công tác lưu trữ của đơn vị về Văn phòng để tổng hợp, báo cáoCục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

( Báo cáo thống kê định kỳ công tác VTLT và TLLT năm 2015, 2016- phụ lục 4)

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ:

Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở lưu trữ Bộ Nội vụ đều đápứng được những điều kiện cơ bản để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tàiliệu

 Về cơ sở vật chất, kho tàng và trang thiết bị:

( Bảng thống kê trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Bộ - phụ lục5)