Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại UBND huyện nam đàn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn 3 1.Vài nét về UBND huyện Nam Đàn 3 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 3 2.1.Chức năng: 3 2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn: 5 II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn 6 1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.1.1.Chức năng : 6 1.1.2. Nhiệm vụ: 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 8 1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 9 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 9 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ: 9 2.2. Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 10 2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Nam Đàn 12 2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Nam Đàn 12 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Nam Đàn 13 2.3.2.1. Ưu điểm 13 2.3.2.2.Nhược điểm 13 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 14 2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện. 14 2.3.3.2. So sánh các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Nam Đàn với quy định hiện hành; nhận xét, đánh giá. 15 2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 16 2.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn 16 2.4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 16 2.4.1.2.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.4.1.3. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 19 2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 19 2.4.2.1. Ưu điểm 19 2.4.2.2. Nhược điểm: 20 2.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 20 2.5.1.Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 20 2.5.2.Nhận xét về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 21 2.5.2.1. Ưu điểm 21 2.5.2.2. Nhược điểm 21 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng HĐNDUBND huyện Nam Đàn 21 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 21 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 22 3.2.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng 22 3.2.2.2. Mô hình văn phòng mới tối ưu 22 3.3. Tìm hiểu phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 24 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 26 LỜI CAM ĐOAN 26 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 27 LỜI MỞ ĐẦU 28 1.Lý do chọn đề tài 28 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 29 3.Mục tiêu nghiên cứu: 29 4.Lịch sử nghiên cứu: 29 5.Phương pháp nghiên cứu: 29 6.Đóng góp của đề tài ( Mục đích nghiên cứu) 29 7.Cấu trúc của đề tài: 30 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN 31 1.1. Một số khái niệm về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân. 31 1.1.1. Khái niệm về kỹ năng giao tiếp 31 1.1.2. Khái niệm về kỹ năng tiếp dân 31 1.2. Nội dung của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 31 1.2.1. Nội dung của kỹ năng giao tiếp 31 1.2.2. Nội dung của kỹ năng tiếp dân 32 1.3. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 32 1.3.1. Kỹ năng giao tiếp 32 1.3.2. Kỹ năng tiếp dân 32 1.4. Các văn bản của nhà nước về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 33 Chương 2. THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 34 2.1. Kỹ năng giao tiếp 34 2.1.1. Bản chất của giao tiếp 34 2.1.2. Vai trò, chức năng của giao tiếp 34 2.1.3. Các nguyên tắc giao tiếp 35 2.1.4. Các hình thức giao tiếp 38 2.1.5. Các kỹ năng giao tiếp 39 2.1.5.1. Kỹ năng nghe: 39 2.1.5.2. Kỹ năng nói: 40 2.1.5.3. Kỹ năng viết 41 2.1.5.4. Kỹ năng phản hồi 41 2.1.5.5. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 42 2.2. Kỹ năng tiếp dân 44 2.2.1. Mục đích, ý nghĩa của hoạt động tiếp dân 44 2.2.2. Nguyên tắc tiếp dân: 45 2.2.3. Tổ chức hoạt động Tiếp dân 45 2.2.3.1. Tiếp công dân thường xuyên 45 2.2.3.2. Tiếp công dân định kỳ 46 2.2.3.3. Tiếp công dân đột xuất 46 2.2.3.4. Những trường hợp được từ chối tiếp công dân 47 2.2.3.5. Quy trình Tiếp công dân: 47 2.2.3.6. Thực trạng tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn 48 2.2.4. Kỹ năng tổ chức hoạt động Tiếp dân 49 2.2.4.1. Tổ chức Cơ sở vật chất 49 2.2.4.2. Tổ chức nguồn nhân lực: 50 2.2.4.3. Thời gian tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn 50 2.2.4.4. Tổ chức cơ chế tiếp công dân 50 2.2.5. Các kỹ năng xã giao trong hoạt động tiếp dân 51 2.2.6. Kỹ năng nghe 52 2.2.7. Kỹ năng nói 52 2.2.8. Kỹ năng phản hồi 52 Chương 3. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUA KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 54 3.1. Ưu điểm 54 3.1.1. Về kỹ năng giao tiếp 54 3.1.2. Về kỹ năng tiếp dân 54 3.2. Nhược điểm 55 3.2.1. Về kỹ năng giao tiếp 55 3.2.2. Về kỹ năng tiếp dân 55 3.3. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại UBND huyện Nam Đàn 56 3.3.1. Về kỹ năng giao tiếp 56 3.3.2. Về kỹ năng tiếp dân 56 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 Phần 3. PHỤ LỤC 60

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn 3

1.Vài nét về UBND huyện Nam Đàn 3

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 3

2.1.Chức năng: 3

2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 4

2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn: 5

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn 6

1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

1.1.1.Chức năng : 6

1.1.2 Nhiệm vụ: 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 8

1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 9

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 9

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ: 9

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 10

2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Nam Đàn 12

2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Nam Đàn 12

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Nam Đàn 13

2.3.2.1 Ưu điểm 13

2.3.2.2.Nhược điểm 13

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 14

2.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện 14

2.3.3.2 So sánh các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Nam Đàn với quy định hiện hành; nhận xét, đánh giá 15

2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 16

2.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn 16

2.4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 16

2.4.1.2.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 17

2.4.1.3 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 19

2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 19

2.4.2.1 Ưu điểm 19

2.4.2.2 Nhược điểm: 20

2.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 20

2.5.1.Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 20

2.5.2.Nhận xét về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 21

2.5.2.1 Ưu điểm 21

2.5.2.2 Nhược điểm 21

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Nam Đàn 21

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 21

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 22

3.2.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng 22

3.2.2.2 Mô hình văn phòng mới tối ưu 22

3.3 Tìm hiểu phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.24 PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 26

LỜI CAM ĐOAN 26

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 27

LỜI MỞ ĐẦU 28

1.Lý do chọn đề tài 28

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 29

4.Lịch sử nghiên cứu: 29

5.Phương pháp nghiên cứu: 29

6.Đóng góp của đề tài ( Mục đích nghiên cứu) 29

7.Cấu trúc của đề tài: 30

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN 31

1.1 Một số khái niệm về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 31

1.1.1 Khái niệm về kỹ năng giao tiếp 31

1.1.2 Khái niệm về kỹ năng tiếp dân 31

1.2 Nội dung của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 31

1.2.1 Nội dung của kỹ năng giao tiếp 31

1.2.2 Nội dung của kỹ năng tiếp dân 32

1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 32

1.3.1 Kỹ năng giao tiếp 32

1.3.2 Kỹ năng tiếp dân 32

1.4 Các văn bản của nhà nước về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 33

Chương 2 THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 34

2.1 Kỹ năng giao tiếp 34

2.1.1 Bản chất của giao tiếp 34

2.1.2 Vai trò, chức năng của giao tiếp 34

2.1.3 Các nguyên tắc giao tiếp 35

2.1.4 Các hình thức giao tiếp 38

2.1.5 Các kỹ năng giao tiếp 39

2.1.5.1 Kỹ năng nghe: 39

2.1.5.2 Kỹ năng nói: 40

2.1.5.3 Kỹ năng viết 41

2.1.5.4 Kỹ năng phản hồi 41

2.1.5.5 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 42

2.2 Kỹ năng tiếp dân 44

2.2.1 Mục đích, ý nghĩa của hoạt động tiếp dân 44

2.2.2 Nguyên tắc tiếp dân: 45

2.2.3 Tổ chức hoạt động Tiếp dân 45

2.2.3.1 Tiếp công dân thường xuyên 45

2.2.3.3 Tiếp công dân đột xuất 46

2.2.3.4 Những trường hợp được từ chối tiếp công dân 47

2.2.3.5 Quy trình Tiếp công dân: 47

2.2.3.6 Thực trạng tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn 48

2.2.4 Kỹ năng tổ chức hoạt động Tiếp dân 49

2.2.4.1 Tổ chức Cơ sở vật chất 49

2.2.4.2 Tổ chức nguồn nhân lực: 50

2.2.4.3 Thời gian tiếp công dân tại UBND huyện Nam Đàn 50

2.2.4.4 Tổ chức cơ chế tiếp công dân 50

2.2.5 Các kỹ năng xã giao trong hoạt động tiếp dân 51

2.2.6 Kỹ năng nghe 52

2.2.7 Kỹ năng nói 52

2.2.8 Kỹ năng phản hồi 52

Chương 3 NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUA KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN 54

3.1 Ưu điểm 54

3.1.1 Về kỹ năng giao tiếp 54

3.1.2 Về kỹ năng tiếp dân 54

3.2 Nhược điểm 55

3.2.1 Về kỹ năng giao tiếp 55

3.2.2 Về kỹ năng tiếp dân 55

3.3 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại UBND huyện Nam Đàn 56

3.3.1 Về kỹ năng giao tiếp 56

3.3.2 Về kỹ năng tiếp dân 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

Phần 3 PHỤ LỤC 60

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội( tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ Trung ương I) được thành lập vào năm 1971, qua các thời kỳ phát triển

và đổi tên thành trường Đại học Nội vụ Hà Nội như hiện nay.Trường Đại họcNội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốcdân, trực thuộc Bộ Nội vụ; có chức năng tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nguồn nhânlực có trình độ Đại học, cao đẳng, bồi dưỡng nghiệp vụ các ngành nghề : Quảntrị Văn phòng, Quản trị Nhân lực,Văn thư - Lưu trữ, Quản lý Văn hóa,Quản lýNhà nước,…

Thực tập tốt nghiệp là một nội dung rất quan trọng trong chương trình họccủa bất cứ một trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nào Cũngnhư các Trường đào tạo khác Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn coi chủtrương thực tập tốt nghiệp là một giai đọan trọng yếu trong quá trình Đào tạonhằm khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận để sinh viên cóthể tiếp xúc và làm quen với môi trường làm việc

Với ý nghĩa như vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinhviên đi thực tập Quá trình thực tập nhận được sự chỉ đạo chung của nhà trường,giáo viên hướng dẫn của Khoa Quản trị văn phòng Mục đích của đợt thực tập làgiúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học tại trường đưavào áp dụng thực tiễn tại cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan đi thựctập tự tin trong giao tiếp, và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học củamình Và thông qua thực tập ngành nghề thì sinh viên sẽ biết vận dụng lý thuyết

để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thểhoàn thành tốt công việc được giao

Trong suốt thời gian 2 tháng thực tập tại UBND huyện Nam Đàn( từ ngày

04 tháng 7 năm 2016 đến ngày 28 tháng 8 năm 2016), ngoài sự nỗ lực của bảnthân thì tôi còn nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình củathầy, cô giáo cùng các cô, chú, các anh chị trong UBND huyện nói chung và tạiVăn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn nói riêng đã giúp tôi hoàn thành bàibáo cáo này Qua quá trình thực tập giúp tôi hiểu ra rằng công tác Văn phòng làcông tác mang tính chuyên môn nghiệp vụ cao; vì vậy, đòi hỏi phải có kiến thứcvững vàng trong nhiều lĩnh vực, luôn chủ động và sáng tạo trong công việc,không ngừng học tập trao dồi kiến thức để hoàn thành tốt công việc được giao

Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 phần :

Phần I Khảo sát công tác văn phòng tại UBND huyện Nam Đàn

Phần II Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tạiUBND huyện Nam Đàn

Phần III Phụ lục

Nhân đây tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cô, chú, các anh, chịtrong Văn phòng HĐND - UBND huyện Nam Đàn, đặc biệt là chị Nguyễn ThịTrà – Phó Chánh Văn phòng đã giúp tôi trong việc tìm hiểu kỹ năng giao tiếp,tiếp dân; chị Nguyễn Thị Sen, anh Dương Văn Tuấn – chuyên Viên phòngTổng hợp, chị Nguyễn Thị Thủy- Chuyên viên Văn thư, chị Hoàng Thị Nga -Cán bộ Lưu trữ UBND huyện Nam Đàn đã hướng dẫn tận tình cho tôi cũng nhưcho tôi những tài liệu để hoàn thiện bài báo cáo, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốthoàn thành tốt đợt thực tập cũng như bài báo cáo này

Tôi rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của thầy, cô giáo trong nhàtrường cùng toàn thể lãnh đạo, cán bộ của cơ quan để bài báo cáo được hoànthiện hơn, giúp cho tôi có thêm những kinh nghiệm quý báu trong công việc vàquá trình giải quyết công việc sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Nam Đàn, ngày 28 tháng 8 năm 2016

Sinh viên thực tập

Đinh Thị Thúy

Phần I.

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NAM ĐÀN I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn

1.Vài nét về UBND huyện Nam Đàn

Nam Đàn là huyện đồng bằng nửa đồi núi, kẹp bởi hai dãy núi Đại Huệ vàThiên Nhẫn, cách trung tâm Thành phố Vinh 20km về phía Tây, phía Đônggiáp huyện Hưng Nguyên và huyện Nghi Lộc, phía Tây giáp huyện ThanhChương, phía Bắc giáp huyện Đô Lương, phía Nam giáp huyện Hương Sơn vàhuyện Đức Thọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh; huyện có Quốc lộ 46, đường 15A và sôngLam chạy qua Có diện tích tự nhiên là 29.500ha kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’

vĩ Bắc và trải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh Đông, dân số 155.470 người,mật độ trung bình 516 người/km2, có 72.000 lao động Toàn huyện có 23 xã và

1 thị trấn với 332 xóm, trong đó có 5 xã miền núi, 13 xã, thị có giáo dân

Nam Đàn là huyện anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân và người dântrên quê hương của Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại Trong những năm qua Đảng

bộ và nhân dân Nam Đàn đã đoàn kết phấn đấu, khắc phục khó khăn tạo ranhiều tiến bộ quan trọng trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội – quốc phòng và anninh: Kinh tế tiếp tục chuyển dịch đúng hướng và có bước tăng trưởng khá, vănhóa xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, quốc phòng an ninh được giữ vững,trật tự an toàn xã hội được đảm bảo, hoạt động của hệ thống chính trị có nhiềutiến bộ

UBND huyện Nam Đàn:

 Địa chỉ: Khối Phan Bội Châu, thị trấn Nam Đàn, huyện Nam Đàn, tỉnhNghệ An

 Điện thoại: 0383.822.150 Fax: 0383.822.111

HĐND, UBND tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

- UBND huyện Nam Đàn là một bộ phận của hệ thống cơ quan hànhchính Nhà nước, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND tỉnh Nghệ An và chịu sựlãnh đạo thống nhất của Chính phủ UBND thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương, đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển Kinh tế,Văn hóa - Xã hội, củng cố Quốc phòng – An ninh và thực hiện các chính sáchtrên địa bàn huyện

+ Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu,chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dựtoán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toánngân sách địa phương

+ Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học vàtrung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thểthao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh,thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việclàm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chínhsách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiệnchính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựngđiểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài

nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện Phân cấp, ủy quyền cho UBND xã, cơ quan,

tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện

2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ vào tình hình đặc điểm cụ thể mà UBND huyện Nam Đàn có cơcấu tổ chức như sau: UBND huyện Nam Đàn là đơn vị hành chính cấp huyệnloại II nên cơ cấu tổ chức gồm có: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch và 16 phòng,ban chuyên môn Phân công nhiệm vụ của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBNDhuyện Nam Đàn dựa theo Quyết định số 4425/QĐ-UBND ngày 07/7/2016 của

UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 10)

-Chủ tịch: Ông Đinh Xuân Quế

Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành quản lý mọi mặt hoạt động của UBNDhuyện; trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các phòng, ban cơ quan: Văn phòng UBNDhuyện, phòng Tài chính và Kế hoạch, Tư pháp, Thanh tra, Nội vụ

-Phó Chủ tịch Thường trực: Ông Nguyễn Hồng Sơn

Thay mặt Chủ tịch chủ trì và điều phối hoạt động chung của UBNDhuyện khi Chủ tịch vắng mặt hoặc Chủ tịch ủy quyền; báo cáo Chủ tịch nhữngcông việc đã được giải quyết khi Chủ tịch về; được Chủ tịch ủy quyền làmngười phát ngôn cho báo chí; thực hiện các công việc do Chủ tịch phân công.Theo dõi và chỉ đạo các phòng ban và cơ quan: Ban quản lý các dự án đầu tưxây dựng huyện, phòng Văn hoá và Thông tin, Y tế, Giáo dục - Đào tạo, Laođộng Thương binh và xã hội, Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình

-Phó Chủ tịch phụ trách Nông Lâm: Ông Hồ Sỹ Hải

Giúp Chủ tịch theo dõi công tác Quản lý đất đai – môi trường; quản lýxây dựng cơ bản thuộc lĩnh vực phụ trách.( Theo dõi chỉ đạo, xây dựng kế hoạchđầu tư, phê duyệt thiết kế dự toán); chủ trì tiếp công dân theo sự phân công của

Chủ tịch; thực hiện các công việc do Chủ tịch phân công Theo dõi và chỉ đạo

các phòng ban và cơ quan: Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Vănphòng nông thôn mới, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng kýquyền sử dụng đất, Phòng Kinh tế & Hạ tầng; Chi cục Thống kê

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, UBND huyện Nam Đàn đã thành lậpcác phòng, ban chức năng thực hiện chức năng công tác tham mưu cho lãnh đạo

về mặt công tác chuyên môn, và hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm: Vănphòng HĐND – UBND; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Laođộng Thương binh - Xã hội; Phòng Kinh tế & Hạ tầng; Phòng Tài nguyên vàMôi trường; Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn; Phòng Văn hóaThông Tin; Phòng Thanh tra huyện; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Tưpháp; Phòng Nội Vụ; Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất; Chi cục Thốngkê; Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình; Văn phòng Nông thôn mới

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 1)

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn

1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.1.1.Chức năng :

Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn là cơ quan tham mưu, tổnghợp giúp HĐND, UBND cấp huyện như sau:

-Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các đạibiểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND giao

- Tổ chức hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND chỉ đạo, điều hànhcác hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch UBNDcấp huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môncấp huyện, HĐND và UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch củaUBND, Chủ tịch UBND cấp huyện

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND cấp huyện, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ

1.1.2 Nhiệm vụ:

- Xây dựng, trình Chủ tịch UBND huyện chương trình, kế hoạch công táchàng năm của UBND huyện, tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, UBNDchỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch đã được duyệt

- Tham mưu giúp UBND, Chủ tịch UBND ra các quyết định quản lý: Tổchức thu nhận thông tin từ các nguồn, báo cáo của các đơn vị, văn bản của cấptrên Tổng hợp, xử lý thông tin thu nhận được, báo cáo để Chủ tịch, các Phó Chủ

tịch có thêm cơ sở ra các Quyết định quản lý Theo dõi, đôn đốc việc thực hiệncác quyết định quản lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.

- Tham mưu, làm đầu mối giúp Chủ tịch và UBND trong việc theo dõi cácđơn vị, phòng, ban chuẩn bị các đề án, phương án, dự án của UBND bao gồm:Lập chương trình, kế hoạch xây dựng các đề án, phương án, dự án trình UBNDhuyện quyết định.Thông báo cho các đơn vị, cá nhân có liên quan triển khai xâydựng các Đề án, Phương án, Dự án theo chương trình kế hoạch đã phêduyệt.Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các đề án, phương án, dự án được cấp cóthẩm quyền phê duyệt

- Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm vụcủa UBND huyện, cụ thể: Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp thông tin, báocáo phục vụ cho công tác tổng hợp, tham mưu của Văn phòng Làm báo cáođịnh kỳ hàng tháng, báo cáo quý, 6 tháng, năm và đột xuất gửi UBND tỉnh,Huyện ủy, HĐND, UBND huyện và các Cơ quan liên quan theo chế độ quyđịnh Dự thảo báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động điều hành của UBND huyệntrình UBND và Chủ tịch phê duyệt

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại trụ sở HĐND, UBND huyện

- Thành lập Ban Tiếp dân trực thuộc Văn phòng; phối hợp với Thanh trahuyện và các phòng ban giúp Thường trực HĐND và UBND huyện trong việc tổchức tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy địnhcủa pháp luật

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính tại trụ sở Cơ quan HĐND,UBND huyện, bao gồm: Chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp giaoban của lãnh đạo Là đơn vị duy nhất phát hành các loại văn bản của UBNDhuyện (lấy số và dấu do Văn phòng quản lý) Làm đầu mối tổ chức các hội nghị,hội thảo, các buổi lễ, các buổi tiếp khách theo quy chế làm việc của UBNDhuyện Cấp các loại giấy tờ hành chính cho cán bộ, công chức, viên chức tại Cơquan HĐND, UBND huyện theo quy định của pháp luật Tổ chức mua cung cấpbáo, tạp chí và các ấn phẩm khác cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các phòngban trong cơ quan Quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND huyện, dấutên của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, dấu bảo mật và các dấu hành chính kháctheo quy định

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại tại UBND huyện, thực hiện mối

liên hệ giữa Cơ quan với cấp trên, cấp dưới, với các Cơ quan tổ chức khác vàcông dân, cụ thể: Làm đầu mối dự thảo các văn thư giao tiếp của Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch với các Cơ quan tổ chức Làm đầu mối tiếp khách đến làm việc vớiUBND huyện.

Làm đầu mối chuẩn bị các nội dung giải trình của UBND trước cử tri vàHĐND

- Quản lý, vận hành, khai thác mạng thông tin của cơ quan UBND, tổchức thực hiện phần mềm eOffice trong điều hành quản lý hành chính Nhànước

- Quản lý tài sản, kinh phí, thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan đảmbảo tiết kiệm, có hiệu quả

- Ban hành một số quy định cụ thể trong hoạt động của cơ quan

- Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho cơ quan hoạt động tốt, đảm bảo hậucần cho hoạt động của công sở liên quan đến tài chính, trang thiết bị, phươngtiện như xe, điện, nước, nhà ăn

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn

Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBNDhuyện, làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Cơ cấu tổ chức Văn phòng gồm có:

-01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòngđiều hành một số lĩnh vực trong thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng được phâncông.( Hiện tại có 1 Phó Chánh văn phòng làm nhiệm vụ tăng cường ở cơ sở:Chủ tịch UBND xã Nam Giang)

- Các cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ: Tổng hợp, Văn Thư - Lưu trữ, Tài

vụ, Tạp vụ, Lái xe, Nhà ăn, In ấn photo tài liệu, Bảo vệ, Quản trị mạng

- Số lượng biên chế, chế độ chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức,viên chức thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện do UBND, Chủ tịch UBNDhuyện quy định

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn

( Phụ lục 2)

1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệphoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơcấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị

sự nghiệp công lập Việc xác định vị trí việc làm là một bước chuyển từ quản lýđội ngũ cán bộ, công chức theo hệ thống chức nghiệp sang quản lý đội ngũ cán

bộ, công chức trên cơ sở kết hợp giữa tiêu chuẩn chức danh với vị trí việc làm

Thực hiện Luật số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 của Quốc hội về Luậtcông chức, viên chức; Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2014 của Chínhphủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức thì Văn phòng HĐND- UBNDhuyện Nam Đàn đã xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việccho các vị trí trong văn phòng

Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng( Phụ lục 3)

=> Xác định vị trí việc làm và mô tả các vị trí đã giúp CBCC nắm được vịtrí cũng như công việc của mình và thực hiện theo những nhiệm vụ quy định đó;đồng thời giúp lãnh đạo dễ quản lý, phân công công việc đúng từng vị trí

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ:

- Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn được thực hiệntheo các Văn bản của Nhà nước như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửađổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính; Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tácVăn thư – Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

-Văn bản của UBND huyện Nam Đàn quản lý về công tác Văn thư- Lưu trữ:Quyết định số 193 /QĐ-UBND ngày 07/02/2013 của UBND huyện Nam

Đàn ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ.( Phụ lục 10)

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác

Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu đầu tiên của một cách làmviệc khoa học, đảm bảo cho công việc của cơ quan được thống nhất, tránh chồngchéo, lẫn lộn, phát huy tối đa trí tuệ, tính sáng tạo của cán bộ nhân viên trong cơquan

Khi xây dựng kế hoạch công tác cần phải ưu tiên những công việc trọngtâm, những nhiệm vụ chính để làm trước, tránh bỏ sót và không đạt hiệu quả.Xây dựng kế hoạch công tác phải phù hợp với chủ trương, chính sách, đường lốicủa Đảng, pháp luật của Nhà nước và phải có thời gian để chuẩn bị, từ đó côngviệc mới đạt được hiệu quả

Kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng vàphương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan tổ chức trongmột thời gian nhất định Để cho quá trình vận hành hoạt động của HĐND-UBND, Văn phòng và các phòng, ban trong cơ quan hoạt động có hiệu quả, thìphòng Tổng hợp thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác thường kỳ(năm, tháng, tuần)

Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm tham mưu cho UBNDtrong việc xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tácnày Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng phải phối hợpchặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy để không xảy ra tình trạng chồng chéo hoạtđộng giữa Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND huyện;Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện

+ Kế hoạch công tác năm gồm những nhiệm vụ, giải pháp của UBNDhuyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, báo cáo, đề án về cơ chế chính sách,

kế hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện hoặc trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm Chươngtrình công tác năm sau được chuẩn bị và lập vào quý cuối cùng của năm trước

+ Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hoá kế hoạch công tác quý được quyđịnh thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điềuchỉnh trong tháng Chương trình công tác tháng được chuẩn bị và lập vào tuầncuối cùng của tháng trước

+ Lịch công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và Phó Chủ tịch giảiquyết hàng ngày trong tuần Lịch công tác tuần được chuẩn bị và lập vào ngày

cuối cùng của tuần trước.

Quy trình xây dựng các chương trình, kế hoạch này tuân theo các bước:-Bước 1: Các phòng, ban đăng ký chương trình công tác

Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký những việc ở UBND huyệnthuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo cơ quan Những việc này cần phảiđưa vào chương trình công tác chung của UBND huyện

-Bước 2: Xây dựng bản thảo

Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu thậpđược từ các đơn vị, Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo chương trìnhcông tác chung của UBND huyện

-Bước 3: Lấy ý kiến góp ý, hoàn thiện bản dự thảo

Sau khi xây dựng bản thảo, Văn phòng gửi bản dự thảo tới các phòng,ban để lấy ý kiến đóng góp về chương trình công tác của UBND huyện Khinhận được những ý kiến đóng góp của các phòng, ban, Văn phòng chỉnh sửa lạibản dự thảo hoàn chỉnh

-Bước 4: Chánh Văn phòng duyệt lại chương trình công tác

-Bước 5: Trình ký lãnh đạo UBND và hoàn thiện thủ tục ban hành

-Bước 6: Ban hành văn bản

=>Nhận xét về công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác củaUBND huyện Nam Đàn:

-Ưu điểm: Việc xây dựng chương trình công tác dựa trên công việc trong

cơ quan đã đảm bảo cho lãnh đạo điều hành công việc được thống nhất, tránhchồng chéo, mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động củaUBND Giúp cơ quan chủ động công việc không bỏ sót việc, phân bổ hợp lý vềquỹ thời gian, tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí, thực hiện hiệu quả cácnhiệm vụ đề ra Giúp mỗi người có trách nhiệm hơn với công việc của mình.Đây là cơ sở bình xét năng lực làm việc của văn phòng UBND huyện;

-Nhược điểm: Chưa có quỹ thời gian dự trữ để đề phòng những công việcđột xuất xảy ra Đôi khi do lãnh đạo bận họp hoặc việc đột xuất chương trìnhcông tác chưa tiến hành theo đúng dự kiến Khi có bổ sung, thay đổi chươngtrình công tác thì bộ phận, đơn vị chưa đề nghị bằng văn bản(tờ trình) để thủtrưởng cơ quan đồng ý thay đổi chương trình

Sơ đồ hóa công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của

UBND huyện Nam Đàn( Phụ lục 4)

2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Nam Đàn 2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của UBND huyện Nam Đàn

UBND huyện Nam Đàn có thẩm quyền ban hành tất cả các văn bản hànhchính thông thường như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn,

Kế hoạch, Giấy mời,

Qua việc phân công công việc, trách nhiệm của Lãnh đạo UBND huyệnNam Đàn thì cũng có sự phân công về thẩm quyền ban hành các hình thức vănbản của UBND huyện, cụ thể:

- Chủ tịch UBND huyện: Ký các văn bản quan trọng, các văn bản xin ýkiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ; các vănbản về tổ chức, bộ máy, cán bộ: Kế hoạch phát triển KTXH, quốc phòng anninh, trật tự an toàn xã hội; đối ngoại; ngân sách huyện hằng năm; công tác thiđua khen thưởng; quy chế và lề lối làm việc của UBND; địa giới hành chính;kêu gọi đầu tư, phê duyệt chủ trương đầu tư và quyết định đầu tư, kết quả đấuthầu, chỉ định thầu về xây dựng cơ bản trên địa bàn; đất đai, khoáng sản, môitrường; công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo

- Phó Chủ tịch Thường trực: Ký thay Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vựcphụ trách (trừ những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ký): Giáo dục - Đàotạo, Văn hoá, Thể thao, Thông tin truyền thông, gia đình, du lịch; Bưu chính;Viễn thông, Lao động Thương binh và Xã hội, bảo trợ trẻ em, xoá đói giảmnghèo, giải quyết việc làm, xuất khẩu lao động, bảo trợ xã hội; Ngân Hàng chínhsách XH, Dân số KHHGĐ; chữ thập đỏ; Truyền thanh truyền hình, Y tế; giáodục quốc phòng; Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện

- Phó Chủ tịch Nông Lâm: Ký thay Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vựcphụ trách (trừ những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch ký): Nông nghiệp,khuyến nông, thuỷ lợi, phòng chống bão lụt, lâm nghiệp, công tác thú y, côngtác bảo vệ thực vật, giống, vật tư cho sản xuất, định canh định cư, quản lý hợptác xã; chuyển nhượng đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; chươngtrình mặt trận quốc gia về Nông thôn mới; công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ thương mại, khoa học công nghệ, làng nghề, giao thông

- Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch các văn bản công văn, thông báo,

giấy mời họp,… khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch có chỉ đạo, các giấy giới thiệu, giấy điđường, sao y, sao lục và các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo huyện.

- Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc lĩnhvực phân công

- Các phòng, ban chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo các văn bản thuộcphạm vi của mình, trình ký với Lãnh đạo phụ trách trực tiếp

=> Phân công cụ thể về thẩm quyền ban hành đã giúp cho Lãnh đạoUBND huyện biết được phạm vi thẩm quyền ký của mình, các phòng biết đượccấp trên trực tiếp của mình để thực hiện; tránh gây ra tình trạng ký không đúngthẩm quyền, sai thẩm quyền ký

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Nam Đàn

2.3.2.1 Ưu điểm

Nhìn chung các văn bản của UBND huyện tuân thủ theo Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vàThông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/ 01/2010 về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản gầnđúng theo quy định, gồm có 09 thành phần cơ bản đối với cả văn văn bản Quyphạm pháp luật và văn bản Hành chính thông thường; ngoài ra còn một số thànhphần bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật khẩn, thể thức sao văn bản, Kỹthuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí cácthành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết khác đã đượcUBND huyện áp dụng trình bày khá tốt Kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chungđảm bảo tính chính xác, khoa học, tính pháp lý chân thực và tính thẩm mỹ

2.3.2.2.Nhược điểm

Nhìn chung các văn bản của UBND huyện đều đảm bảo thể thức và kỹthuật trình bày, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một số nhược điểm:

Ví dụ: Tại công văn số 1452/UBND-VX ngày 31/8/2016 về việc phối hợp

tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ với Học viện Cảnh sát nhân dân( Xem

tại phụ lục )

Gạch chân dưới phần quốc hiệu tiêu ngữ chưa đẹp, chưa căn chỉnh Quốc

hiệu tiêu ngữ và địa danh ngày tháng năm Ở phần Kính gửi trình bày sai quy

định Các phần 1 thì sau 1,2,3 là dấu chấm( 1.), chứ không phải dấu gạch ngang

như vậy( 1-).Nơi nhận cũng chưa đảm bảo, còn có khoảng cách trên dưới ở nơi

nhận và “như trên”

- Một số văn bản chưa đúng thể thức: căn lề,cỡ chữ,kiểu chữ chưa đúng,

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

2.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện.

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp một cáchkhoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tácsoạn thảo văn bản, theo đúng chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động

Hằng ngày văn phòng HĐND - UBND huyện được lãnh đạo UBNDhuyện phân công soạn thảo các văn bản với số lượng tương đối lớn Đó có thể làCông văn, Giấy mời, Quyết định, Thông báo, ; tùy theo từng loại, tùy theo tínhchất nội dung của từng văn bản mà quy trình soạn thảo và ban hành có thể phứctạp hoặc đơn giản ở những mức độ khác nhau, song nhìn chung quy trình soạnthảo và ban hành một văn bản dù phức tạp hay đơn giản thì cũng được tuân thủtheo đúng quy định của cơ quan, của nhà nước và đều phải tuân theo các bước

cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Phân công soạn thảo văn bản : phân công cho các phòng, ban hoặc các cánhân soạn thảo văn bản; Xác định mục đích văn bản, đối tượng và phạm vi ápdụng của văn bản; Xác định tên loại văn bản; Thu thập và xử lý thông tin, loạibỏ những thông tin không cần thiết

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

Đề cương văn bản được xác định trên cơ sở những vấn đề được xác địnhtrong mục đích và giới hạn của văn bản; Đề cương văn bản phải thể hiện rõ bốcục của văn bản và khái quát được những ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưavào các phần hoặc chương,mục của văn bản; Viết bản thảo phải bám sát đềcương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý Sửdụng linh hoạt các từ, cụm từ liên kết các câu, đoạn để văn bản trở thành thểthống nhất, trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức; Kiểm tra, rà soát bản thảo về:

bố cục, nội dung, thể thức, về sử dụng ngôn ngữ, diễn đạt, trình bày

Bước 3: Ký, duyệt văn bản

- Phòng, ban, cá nhân soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bảnlên cấp trên để xem xét thông qua;

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ :Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảovăn bản; Bản dự thảo; Văn bản thẩm định( nếu có ); Bản tập hợp ý kiến thamgia( nếu có); Các văn bản, giấy tờ khác có liên quan( nếu có)

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp( Trưởng hoặc Phó) duyệt nội dung bản thảo

- Chánh văn phòng( Phó Chánh văn phòng) duyệt thể thức và tính pháp lý

- Lãnh đạo cơ quan( Chủ tịch và các Phó Chủ tịch phụ trách từng lĩnhvực) duyệt và ký ban hành

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy( hoặc in ), soát lại văn bản Saukhi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức vàlàm thủ tục ban hành : Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản; Vào sổ vănbản đi, sổ lưu; Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành; Đóng dấu cơ quan; Làmcác thủ tục ban hành; Lưu văn bản theo quy định hiện hành( Lưu bản gốc tạiVăn thư)

Sơ đồ hóa công tác soạn thảo và ban hành văn bản( Phụ lục 5)

2.3.3.2 So sánh các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Nam Đàn với quy định hiện hành; nhận xét, đánh giá.

- So sánh: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyệnNam Đàn được thực hiện theo những quy định của Nhà nước Theo Điều 7Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thì cácbước của việc soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện đã đúng theo yêucầu của Nhà nước, tuy nhiên các bước được triển khai chi tiết, chia thành cácbước nhỏ hơn so với các bước trong quy định nhưng tất cả đều tuân theo cácbước mà Thông tư đã đề ra

chéo, lặp thông tin và có những văn bản phù hợp với chính sách của Nhà nước,phù hợp với thực tế và có tính chân thực cao,

+ Việc làm tốt quy trình soạn thảo văn bản đã giúp có những văn bảnchính xác, đúng về thể thức, văn phong, ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu

2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

2.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn

2.4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi của UBND huyện Nam Đàn bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do UBND huyện ban hành ra để thực hiện hoạt độngquản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi tớicác đối tượng có liên quan

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Nam Đàn:Sau khi văn bản được kiểm duyệt và ký chính thức thì chuyển giao chovăn thư cơ quan, cán bộ văn thư cơ quan thực hiện các công việc sau:

-Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Tất cả văn bản đi của UBND huyện được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý; trừ một số trường hợp pháp luật cóquy định khác Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật đượcthực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành; việc ghi ngày, tháng, năm củavăn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9Thông tư số 01/2011/TT-BNV

- Đăng ký văn bản đi: Các văn bản của UBND huyện được đăng ký vào

Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan chung

- Nhân bản các văn bản đủ số lượng: Văn bản đi được nhân bản theođúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gianquy định Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản

1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

-Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Vănbản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với vănbản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.Chuyển giao văn bản đi trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác hoặc chuyểnphát văn bản đi qua Bưu điện hoặc chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, quamạng.

- Lưu văn bản đã phát hành: lưu 02 bản: 01 bản gốc lưu tại Văn thư và 01bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc; bản gốc lưu tại Văn thưphải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Nhận xét:

-Ưu điểm: Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyệnđược quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, do đó mà các khâu xử lý văn bản đikhông chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ soạn thảo văn bảncho đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ Công tác soạn thảo được phân công rõ ràngcho từng chuyên viên đơn vị phụ trách lĩnh vực Do vậy, người soạn thảo có thểnắm chắc được chức năng nhiệm vụ từng lĩnh vực của từng đơn vị hoạt độngtránh được tình trạng sai lệch nội dung văn bản

-Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm trathể thức, nội dung văn bản phải qua lại giữa các bước mất thời gian và tiến độgiải quyết công việc chậm Tất cả các văn bản đi phát hành được đăng ký theotừng sổ riêng, tuy nhiên việc đăng ký bên trong sổ của văn thư rất sơ sài

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi( Phụ lục 6)

2.4.1.2.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản mật,…) và đơn, thư gửi đến UBND huyện

Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến thì UBND huyện thực hiện:-Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sốlượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửitrước khi nhận và ký nhận Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bìkhông còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghitrên bì( đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư tiếp nhận

văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phảilập biên bản với người chuyển văn bản

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

+ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho UBND huyện

+ Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mậthoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong UBND huyện thì Vănthư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu làvăn bản liên quan đến công việc chung của UBND huyện thì cá nhân nhận vănbản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

-Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng

ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đếntrong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax vàqua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu

“Đến” Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửiđích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận

mà không phải đóng đấu “Đến”

- Đăng ký văn bản đến: UBND huyện Nam Đàn đăng ký văn bản đếnbằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Trình, chuyển giao văn bản đến: Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thưphải trình kịp thời cho Lãnh đạo UBND huyện xem xét và cho ý kiến phân phối,chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được Căn cứ vào ý kiến phân phối của người cóthẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giảiquyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đốitượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Khi nhậnđược văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theothời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.Lãnh đạoUBND huyện giao cho Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệmthực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Đối với văn bản đến códấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lạinơi gửi theo đúng thời hạn quy định

-Nhược điểm: Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lạinhiều lần Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đókhó theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc.

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến( Phụ lục 7)

2.4.1.3 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trong quá trìnhgiải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Lập hồ sơ là một khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, nếu giảiquyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì xem như chưa hoàn thành công việc

Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Nam Đàn:

Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Tổ chức thu thập và sắp xếp hồ sơ, tài liệu của HĐND-UBND sản sinh ra một

cách khoa học, hợp lý, có thứ tự ngăn nắp; hầu hết các hồ sơ tài liệu được phân loại theotừng mảng nên rất thuận lợi trong việc tra tìm và bảo quản tài liệu.

- Công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện theo từng tháng để đảmbảo các văn bản được lưu trữ cẩn thận, tránh thất lạc văn bản và phục vụ choviệc tìm kiếm văn bản dễ dàng, thuận lợi Tạo điều kiện thuận lợi cho công táclưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan

2.4.2.2 Nhược điểm:

-Có nhiều văn bản các phòng chưa giao nộp cho văn thư đúng thời hạn đểvăn thư lập hồ sơ theo đúng thời gian quy định nên còn thiếu nhiều tài liệu trongmột số lĩnh vực để lập hồ sơ

-Một số tài liệu được phân chia cho đơn vị bảo quản, chỉnh lý, sắp xếp nên khóbảo quản, thông kê

2.5.Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn

2.5.1.Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Hiện nay, việc tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn được thực hiệntheo các quy định của Nhà nước như Luật Lưu trữ 2011; Công văn số298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước vềviệc báo cáo tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ và Quyết định số 193/QĐ-UBND ngày 07/02/2013 của UBND huyện Nam Đàn ban hành quy chế công tácVT-LT

+Đã chỉnh lý tài liệu từ năm 1977 đến năm 2013: Lập được 3426 hồ sơ,tương đương với 85 mét giá, số hộp bảo quản là 1065 hộp Đồng thời đã loại ra

được một khối lượng tài liệu hết giá trị, không có giá trị, tài liệu trùng thừa,ngoài phông, tương đương là 48 mét giá, và tiến hành tiêu hủy theo đúng quyđịnh của pháp luật.

+Tài liệu từ năm 2014 đến nay đang được CB Lưu trữ thực hiện chỉnh lý

2.5.2.Nhận xét về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Nam Đàn

- Cán bộ Lưu trữ có trình độ và chuyên môn nghiệp vụ nên công việc diễn ra

dễ dàng thuận lợi; thực hiện tốt công tác phân loại theo đúng quy trình, quy định

- Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu ở UBND huyện Nam Đàn tiến hànhcác thủ tục khai thác theo đúng luật định như viết phiếu yêu cầu khai thác và có

ký nhận đầy đủ

2.5.2.2 Nhược điểm

- Do các phòng, ban nộp tài liệu mượn về cho Văn phòng muộn nên gây

ra khó khăn trong việc phân loại, sắp xếp và chỉnh lý tài liệu

- Cơ quan chưa có phòng đọc riêng cho để phục vụ khai thác, sử dụng

- Kho lưu trữ ở tầng 3 nên khó khăn trong việc vận chuyển, khai thác, sửdụng tài liệu Kho lưu trữ diện tích còn nhỏ, so với lượng tài liệu hiện tại thìđang đủ nhưng trong tương lai thì không đủ

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Nam Đàn

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn gồm có 12 phòng phục vụcho công tác hoạt động chung: 01 phòng của Chánh Văn phòng, 03 phòng củaPhó Chánh Văn phòng( hiện tại có 01 phòng của Phó Chánh Văn phòng đang đităng cường cơ sở nên tạm thời không sử dụng), 01 phòng Văn thư, 01 phòngTổng hợp, 01 phòng Kế toán, 01 phòng Photo, 01 Nhà ăn, 01 phòng Bảo vệ, 01phòng Lưu trữ, 01 phòng kho

Trong đó, trang thiết bị văn phòng gồm có:

STT Trang thiết bị Số lượng(Cái) STT Trang thiết bị Số lượng(Cái)

Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị của phòngTổng hợp

3.2.2.2 Mô hình văn phòng mới tối ưu

Tôi có đề xuất là nên phân bổ, sắp xếp lại các phòng làm việc của Vănphòng lại gần nhau hơn để thuận tiện cho các hoạt động Vì hiện tại khó xâydựng được văn phòng tập trung( Tất cả mọi người đều làm việc cùng 1 phòng)

để giảm thiểu chi phí, cơ sở vật chất cũng như các trang thiết bị,… nên chỉ cầnsắp xếp các phòng lại gần nhau là được Còn nếu trong thời gian tới nếu có kinhphí cũng như sắp xếp lại các phòng ban trong UBND huyện thì tôi xin đề xuất

mô hình văn phòng như sau:

Ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ

quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Hiện đại hóa vănphòng sẽ giúp hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí vềquản lý điều hành mà vẫn đảm bảm tốt chất lượng công việc hàng ngày Nhậnthức rõ tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng nên trong những năm qualãnh đạo UBND huyện Nam Đàn đã có nhiều biện pháp tích cực nhằm tổ chức bộmáy văn phòng cơ quan “ khoa học, gọn nhẹ” - cơ cấu tổ chức tinh gọn, hiệu lực

và đúng chức năng nhưng kiểu Văn phòng mà UBND huyện xây dựng vẫn chưaphù hợp với tình hình hiện nay; cần có các biện pháp để xây dựng một văn phònghiện đại phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay và ngân sách cơ quan có

- Hiện nay, Văn phòng đang theo hình thức cổ điển: trụ sở cơ quanthường tách nhiều phòng, có tường ngăn cách cửa ra vào có thể đóng kín, kiểu

bố trí văn phòng như thế này làm tăng kinh phí nhiều hơn về xây dựng, làmchiếm nhiều diện tích đất của UBND huyện, ánh sáng không đủ làm tăng chi phí

sử dụng điện Lãnh đạo khó kiểm tra, giám sát công việc Sau đây, tôi xin đưa ramột kiểu văn phòng hiện đại mà ở các công ty và một số tỉnh đã xây dựng:

Văn phòng kiểu hiện đại mà tôi muốn nói là kiểu văn phòng “Mở”; cấutrúc của kiểu văn phòng mở là phòng lớn từ 80-100m2 cho khoảng 20 người, vănphòng làm việc được ngăn thành nhiều chỗ làm bởi các tấm vật liệu nhẹ cách âm

có chiều cao từ 1,5m trở lên.Văn phòng không ngăn riêng hẳn thành các phòngđộc lập mà tạo ra nhiều lối đi độc lập, do đó tạo ra các lối đi thuận lợi giữa cácphòng, bộ phận với nhau nên Chánh văn phòng có thể quan sát mọi công việccủa cấp dưới

- Đối với các trang thiết bị văn phòng: Đầu tư, mua sắm, các trang thiết bịhiện đại cần thiết cho quá trình giải quyết công việc của văn phòng như: Máy in,máy fax, máy photocoppy; máy điều hoà, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy vi tính,máy huỷ tài liệu và các trang thiết bị Văn phòng khác Cải tiến bàn làm việchình chữ L hoặc hình chữ U Bố trí đầy đủ các đèn chiếu sáng thích hợp chophòng làm việc Hiện đại hoá trang thiết bị văn phòng nhưng phải phù hợp vớiyêu cầu công việc, vào điều kiện thực tế của cơ quan

Ưu điểm: Tận dụng tối đa mặt bằng do không có các vách tường ngăn và

hành lang đi lại, giải quyết công việc nhanh hơn.Tiết kiệm chi phí xây dựng, lắpđặt thiết bị chiếu sáng, trang thiết bị văn phòng như Máy photo, máy in, quạt,điều hòa, tiết kiệm thời gian đi lại Tăng tính tập thể cao hơn bố trí hợp lý

thiết lập các nhóm làm việc gần gũi, phát triển kỹ năng làm việc nhóm, tao tinhthần đoàn kết trong phòng Có thể dễ dàng mở rộng hay thu hẹp khu vực làm việckhi có sự thay đổi nhân sự trong văn phòng Cách bố trí như vậy giúp việc sửachữa thiết bị văn phòng dễ dàng, thuận tiên, tiết kiệm chi phí hơn Lãnh đạo vănphòng có thể kiểm tra tiến độ công việc và phong cách làm việc của cấp dưới.

Hạn chế: Có nhiều lối đi lại giữa các bộ phận trong 1 phòng, các khu vực

làm việc không tránh khỏi sự mất tập trung do nhiều người đi lại, làm ảnh hưởngtới hiệu quả làm việc của các bộ phận khác Nhiều bộ phận làm trong một phòng

sử dụng trang thiết bị chung sẽ gặp khó khăn, máy photo chỉ có 1 cái mà cùng lúcnhiều bộ phận muốn photo tài liệu sẽ làm chậm thời gian giải quyết công việc

3.3 Tìm hiểu phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Nam Đàn Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

- Hiện tại phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng củaUBND huyện Nam Đàn là phần mềm eOffice

Phần mềm eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tácnghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máytính Gồm các tính năng như : gửi nhận email, gửi thông báo của cơ quan đếntừng cá nhân, tới các phòng; có thể nhận hội thoại, nhắn tin, gửi file, trưng cầu ýkiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc( tự nhắc mình, nhắc ngườikhác qua mạng), lưu sổ địa chỉ; xử lý, tạo, duyệt công văn theo chu trình,

-Hiệu quả mang lại từ việc sử dụng phần mềm eOffice là:

+ Sau một thời gian hoạt động, văn phòng điện tử eOffice đã thể hiệnđược những tính năng ưu việt trong việc xử lý, lưu trữ văn bản, phục vụ công tácchỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND - UBND huyện tới các phòng banchuyên môn, các xã, thị trấn trực thuộc

+ Đối với các văn bản xử lý nội bộ thì chỉ 1-2 phút sau khi phát hành thìcác thành viên đã nhận được để thực hiện

+ Phần mềm còn có tính năng tự động nhắc các loại văn bản với các cấp

độ như văn bản thường, văn bản khẩn cấp, văn bản hỏa tốc nên lãnh đạo đơn vị

có thể theo dõi các văn bản đến của cơ quan hằng ngày, xác định thứ tự ưu tiên

để xử lý

+ Lãnh đạo gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, phòng ban trong cơ

quan nhanh chóng, kịp thời Chủ động đưa thông tin đến cho từng nhân viên,giúp cho họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không.

+ Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơquan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội đàm, âm thanh, hìnhảnh, text, gửi tài liệu và báo cáo,

+ Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, phân công công việc qua mạng: lênlịch làm việc cá nhân, giao việc cho cấp dưới, ghi và tự động ghi nhật ký côngviệc, thông kế báo cáo được các công việc đã thực hiện theo từng ngày, tháng,năm

+ Các văn bản đi, đến được cập nhật và xử lý kịp thời ngay trong ngày,tiết kiệm được khối lượng lớn văn phòng phẩm và tạo ra được phương pháp làmviệc khoa học hiệu quả

+ Việc tìm kiếm hồ sơ công việc cũng rất thuận tiện và đơn giản do cánhân luôn được kết nối vào cơ sở dữ liệu của máy chủ

+ Phát huy tốt việc khai thác các tiện ích như: các cá nhân có thể CHATtrên phần mềm giúp chủ động và giảm chi phí điện thoại, dịch vụ hộp thư điện

tử nội bộ và dịch vụ gửi tệp tin trực tiếp giúp trao đổi thông tin nhanh chóng màkhông cần dùng phương pháp thủ công sao lưu qua thẻ nhớ USB như trước đây

-Bên cạnh đó cũng có một số khó khăn trong quá trình sử dụng là: Hệthống hoạt động yêu cầu phải có mạng Internet nên nếu mạng Internet bị mấthoặc gián đoạn thì không thể sử dụng được Cán bộ quản lý phần mềmeOffice chỉ có 01 Cán bộ nên khi nhiều máy bị gián đoạn thì việc khắc phụcthường lâu hơn

PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là kết quả thu được trong quátrình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép bất kỳ kết quả nghiên cứu nàocủa các tác giả khác Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, nội dung của bài nghiêncứu khoa học này có tham khảo và sử dụng một số thông tin, tài liệu từ cácnguồn sách, trang web được liệt kê trong danh mục tài liệu tham khảo

SINH VIÊN

Đinh Thị Thúy

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân là một trong những hoạt động của Văn phòngHĐND – UBND huyện Nam Đàn, đây là một lĩnh vực khá mới được Văn phòng

tổ chức thực hiện

Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất địnhtrong xã hội, nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống tạo nênnhững ảnh hưởng, những tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh vàphối hợp với nhau trong công việc

Kỹ năng giao tiếp là tập hợp những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử,đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giaotiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp Cóthể nói kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp bởitrong kỹ năng này có rất nhiều kỹ năng nhỏ khác như kỹ năng lắng nghe, kỹnăng nói, kỹ năng viết,…

Tiếp công dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đón tiếp để lắngnghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích,hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánhtheo đúng quy định của pháp luật

Kỹ năng tiếp dân là tập hợp những quy tắc, nguyên tắc để thực hiện tốthoạt động tiếp dân, giúp cho hoạt động tiếp dân mang lại nhiều hiệu quả hơn

Hiện nay, Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn đang thực hiện

kỹ năng giao tiếp, tiếp dân theo quy định của Pháp luật hiện hành: Quyết định

số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hànhQuy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước; Luật Tiếpcông dân năm 2013,…

Tôi nhận thấy rằng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân rất quan trọng trong hoạtđộng của văn phòng nói riêng, của cơ quan tổ chức nói chung Việc tìm hiểu vềhoạt động này sẽ giúp tôi hiểu rõ hơn các công việc trong hoạt động giao tiếp,tiếp dân Tôi sẽ vận dụng những lý thuyết đã được học từ nhà trường( Các môn:Nghiệp vụ Văn thư, Nghiệp vụ Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Kỹ năng giaotiếp, ) cùng với sự tìm hiểu các quy định của nhà nước cũng như sự hiểu biếtcủa bản thân để rèn luyện thêm kỹ năng thực hành, học hỏi được thêm nhiều