Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu tại khu nghỉ mát ninh vân bay

Giới thiệu Luận văn: “Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu tại Khu nghỉ mát Ninh Vân Bay” được thực hiện nhằm: 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết liên quan đến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

LÊ CAO HOÀNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT

TƯ HÀNG HÓA THIẾT YẾU TẠI KHU NGHỈ MÁT

NINH VÂN BAY

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Khánh Hòa - 2016

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

LÊ CAO HOÀNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT

TƯ HÀNG HÓA THIẾT YẾU TẠI KHU NGHỈ MÁT

NINH VÂN BAY

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Quyết định giao đề tài: Số1355/QĐ-ĐHNT ngày 26 /12 /2016

Quyết định thành lập hội đồng Số 274/QĐ-ĐHNT ngày 30/3/2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học hoàn toàn độc lập của tôi Toàn bộ các số liệu được sử dụng trong luận văn là hoàn toàn trung thực, chính xác và có nguồn trích dẫn cụ thể Các kết luận của luận văn chưa từng được công bố trước đó

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới quý Thầy Cô giáo khoa Kinh tế, các cán bộ khoa Sau đại học trường Đại Học Nha Trang

đã giúp tôi trong quá trình học tập ở Nhà trường

Tôi xin cảm ơn TS Đỗ Thị Thanh Vinh – người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo để tôi có thể hoàn thành công trình nghiên cứu này

Cuối cùng, tôi cũng xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, nhân viên tại Ninh Vân Bay cùng gia đình, bạn bè, đồng nghiệp,… đã giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC HÌNH viii

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN ix

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG CỦA DOANH NGHIỆP 8

1.1 Khái niệm và vai trò công tác cung ứng của doanh nghiệp 8

1.1.1 Một số khái niệm 8

1.1.2 Vai trò của cung ứng đối với doanh nghiệp 9

1.2 Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa ở doanh nghiệp 11

1.2.1 Khái niệm quản trị cung ứng 11

1.2.2 Cấu trúc và các quá trình của quản trị cung ứng 12

1.2.3 Các nội dung của quản trị cung ứng 13

1.2.3.1 Dịch vụ khách hàng 13

1.2.3.2 Phân phối hàng hoá 18

1.2.3.3 Hệ thống thông tin 19

1.2.3.4 Quản trị dự trữ 22

1.2.3.5 Hoạt động vận tải 23

1.2 3.6 Kho bãi 24

1.2.3.7 Quan hệ nhà cung cấp 24

1.3 Quan điểm và nguyên tắc quản trị có hiệu quả trong công tác quản trị cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu 26

1.4 Sự cần thiết của quản trị cung ứng trong doanh nghiệp 27

1.5 Kinh nghiệm trong và ngoài nước về công tác quản trị cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu cho các doanh nghiệp và bài học được rút ra cho Ninh Vân Bay 28

1.5.1 Công tác quản trị cung ứng của Công ty Xăng dầu – Hải Dương 28

1.5.2 Công tác quản trị cung ứng của Công ty rượu Bình Tây 31

1.5.3 Chuỗi cung ứng thực phẩm thiết yếu của BigC 32

1.5.4 Chuỗi cung ứng rau an toàn của Metro Hồ Chí Minh 35

1.5.5 Bài học kinh nghiệm cho Ninh Vân Bay 38

Tóm tắt chương 1……….……….39

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ HÀNG HÓA THIẾT YẾU Ở KHU NGHỈ MÁT NINH VÂN BAY 40

2.1 Tổng quan về Khu Nghỉ mát Ninh Vân Bay 40

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ninh Vân Bay 40

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Six Senses Ninh Vân Bay 43

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Six Senses Ninh Vân Bay 43

2.2 Đặc điểm xăng dầu, thực phẩm và rượu và tình hình cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu của Ninh Vân Bay trong thời gian vừa qua 46

2.3 Thực trạng công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) ở Six Senses Ninh Vân Bay 50

2.3.1 Quản trị quan hệ nhà cung cấp 50

2.3.1.1 Đặc điểm các nhà cung ứng 50

2.3.1.2 Quan hệ giữa các nhà cung ứng và Khu nghỉ mát Ninh Vân Bay 54

2.3.2 Quản trị cung cấp nội bộ 56

2.3.2.1 Hệ thống thông tin 56

2.3.2.2 Hệ thống kho bãi, dự trữ 57

2.3.2.3 Hoạt động vận tải 62

2.3.3.4 Chuỗi giá trị gia tăng từ cung ứng vật tư thiết yếu đầu vào tại Ninh Vân Bay 64

2.4 Khảo sát ý kiến đánh giá về dịch vụ cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu ở Ninh Vân Bay 67

2.5.Đánh giá chung về công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) ở Ninh Vân Bay 74

2.5.1 Thành công của Ninh Vân Bay 74

2.5.2 Hạn chế và nguyên nhân 74

Tóm tắt chương 2……….……….75

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ HÀNG HÓA THIẾT YẾU Ở KHU NGHỈ MÁT NINH VÂN BAY 77

3.1 Định hướng phát triển và yêu cầu của công ty đối với quản trị cung ứng vật tư

hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) tại Ninh Vân Bay 77

3.1.1 Định hướng cơ bản 77

3.1.2 Mục tiêu phát triển của Khu Nghỉ Mát đến năm 2020 78

3.1.3 Yêu cầu đối với công tác quản trị cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu.78 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) tại Ninh Vân Bay 78

3.2.1 Lựa chọn và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp đầu vào 79

3.2.2 Tổ chức lại công tác vận tải hàng hóa 80

3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bộ phận cung ứng 80

3.2.4 Phối hợp tốt với các bộ phận về mặt thông tin 82

3.3 Kiến nghị về điều kiện thực hiện 82

Tóm tắt chương 3……….………….83

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ATVS An toàn vệ sinh

FAO (United Nations’ Food and Agriculture Organization)

Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp Liên hiệp quốc

PCCC Phòng cháy chữa cháy

QA (Quality Assurance) Bảo đảm chất lượng

TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

WHO (World Health Organization)

Tổ chức Sức khỏe thế giới

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Các mặt hàng thiết yếu cung ứng tại Six Senses Ninh Vân Bay năm 2015 47

Bảng 2.2 Các nhà cung ứng mặt hàng thiết yếu cung ứng tại Six Senses Ninh Vân Bay năm 2015 51

Bảng 2.3 Các hình thức quan hệ với các nhà cung ứng hiện hành (năm 2015) 55

Bảng 2.4 Danh sách kho hàng của Ninh Vân Bay 57

Bảng 2.5 Các hình thức vận tải tại Ninh Vân Bay 63

Bảng 2.6 Kết quả trả lời câu hỏi tổng quan 67

Bảng 2.7 Kết quả khảo sát đánh giá về chất lượng dịch vụ cung ứng hàng 68

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu 5

Hình 1.2: Chuỗi cung ứng điển hình 9

Hình 1.3: Cấu trúc khung của quản trị chuỗi cung cấp 12

Hình 1.4: Các yếu tố dịch vụ khách hàng 15

Hình 1.5: Sơ đồ công nghệ bơm chuyển hàng hoá kết hợp đường ống và đường bộ 28

Hình 1.6: Quy trình lập kế hoạch cung ứng 31

Hình 1.7: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty Bình Tây 32

Hinh 1.8: Quy trình sản xuất 36

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Khu nghỉ mát Six Senses Ninh Vân Bay 45

Hình 2.1: Sản lượng rượu và xăng A92 nhập cho NVB qua các năm 49

Hình 2.3: Quy trình thông tin đơn hàng tại Ninh Vân Bay 56

Hình 2.4: Mô hình hoạt động vận tải tại Ninh Vân Bay 62

Hình 2.5: Quản trị cung ứng và chuỗi giá trị tại Khu nghỉ mát NVB 65

Hình 2.6: Tình hình doanh thu và lợi nhuận của Ninh Vân Bay 66

Hình 2.7: Kết quả khảo sát đánh giá về chất lượng thực phẩm cung ứng cho NVB thời gian qua 69

Hình 2.8: Kết quả khảo sát đánh giá về chất lượng rượu cung ứng 70

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN

1 Giới thiệu

Luận văn: “Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu

tại Khu nghỉ mát Ninh Vân Bay” được thực hiện nhằm: (1) hệ thống hóa cơ sở lý

thuyết liên quan đến công tác cung ứng và chuỗi cung ứng; (2) nghiên cứu thực trạng công tác cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu cho Khu Nghỉ mát Ninh Vân Bay; (3) tìm ra những mặt còn hạn chế bất cập và nguyên nhân của chúng từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác cung ứng cho Khu Nghỉ Ninh Vân Bay trong thời gian tới

2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như : phương pháp so sánh; phương pháp tổng hợp; phương pháp phân tích nhằm phân tích đánh giá thực trạng; phương pháp điều tra, khảo sát để thu thập ý kiến của các nhân viên tại các bộ phận cần hàng nhằm làm sáng tỏ những vấn

đề còn tồn tại trong công tác cung ứng cũng như đề xuất các giải pháp khả thi và thiết thực cho Khu nghỉ mát

3 Mục tiêu

Mục tiêu của luận văn là đưa ra được những hạn chế còn tồn tại trong chuỗi cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu của Ninh Vân Bay để làm cơ sở đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng Sau khi tiến hành nghiên cứu thực trạng có thể thấy những vấn đề cơ bản trong công tác cung ứng của Ninh Vân Bay như sau:

Thứ nhất, tại Ninh Vân Bay vẫn phụ thuộc một số nhà cung ứng nhưng mức giá

nhà cung ứng đưa ra chưa thực sự ưu đãi, Ninh Vân Bay cần mở rộng và lựa chọn nhà cung ứng tốt hơn Hiện nay, nền kinh tế thị trường cạnh tranh nên các nhà cung ứng cũng phải cạnh tranh về chất lượng và giá cả, do đó, việc tìm kiếm nhà cung ứng khác trên thị trường cũng không phải quá khó khăn

Thứ hai, hiện tại, tại Ninh Vân Bay chưa có đội ngũ vận tải chuyên biệt để thực

hiện vận chuyển cung ứng nên đôi khi bị thiếu chủ động, trong khi chi phí thuê ngoài cao hơn mà trách nhiệm của tài xế không cao bằng nhân viên của Ninh Vân Bay, nên

có thể làm mất hòa khí giữa các đối tác

Thứ ba, qua đánh giá cho thấy, dù thỉnh thoảng nhưng việc đăng ký đặt hàng vẫn

lỗi, do hệ thống được quản lý bằng phần mềm nhưng trong mùa du lịch, các bộ phận

tăng nhu cầu nên lượng đăng nhập đăng ký quá tải làm hệ thống bị treo, cần có biện pháp khắc phục lỗi này

Thứ tư, thái độ làm việc của một số nhân viên phòng thu mua, kho vận, tài xế,

bốc dỡ còn chưa tốt, làm ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các bộ phận trong khâu cung ứng

Thứ năm, thời gian chờ hàng đôi khi lâu, việc dự trữ lượng hàng tồn kho giữa các

thời điểm mua hàng còn chưa sát với thực tế, đặc biệt là cao điểm mùa du lịch

Thứ sáu, hàng hóa nhận về đôi khi bị hư hỏng do quá trình vận chuyển, hoặc

không đúng, đủ chủng loại theo các yêu cầu đặt hàng của bộ phận cần hàng

4 Kết quả

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đã đề xuất một số các giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng vật tư hàng há thiết yếu tại Ninh Vân Bay như sau:

Một là, lựa chọn và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp đầu vào

Để có thể nâng cao giá trị chuỗi cung ứng, thì nguồn cung đầu vào là rất quan trọng, theo đó, cần lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo cung cấp hàng hóa chất lượng đảm bỏa, đánh giá và lựa chọn nguồn cung cấp và đồng thời tạo lập mối quan hệ lâu dài tạo nguồn cung ổn định, để làm được điều đó, Ninh Vân Bay cần hoàn thiện quá trình lựa chọn nhà cung cấp như:

- Đưa ra danh sách các nhà cung ứng loại vật tư, hàng hóa thiết yếu mà Công ty

có nhu cầu nhập

- Thu thập thông tin cần thiết liên quan đến nhà cung cấp (uy tín, vị thế thương trường, khả năng cung ứng hàng hoá…) cũng như các tiêu chuẩn về hàng hóa nhập về (chủng loại có đáp ứng được yêu cầu của công ty không, giá cả, các chính sách thương mại như chiết khấu, điều khoản liên quan đến giao hàng, thanh toán…)

- Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứng Tiêu chí lựa chọn là tối giản hoá chi phí nhập hàng mà vẫn đảm bảo được về số lượng và chất lượng hàng nhập

Hai là, tổ chức lại công tác vận tải hàng hóa

Hiện nay mặc dù đã quản lý vận tải bằng phần mềm để tối thiểu hóa chi phí tuy nhiên việc vận tải chủ yếu vẫn là thuê ngoài, tại Ninh Vân Bay chưa có đội ngũ vận tải chuyên để phục vụ cho hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại Ninh Vân Bay Chính

vì vậy, cần có giải pháp thiết thực, đầu tư mới phương tiện vận tải cho bộ phận cung

ứng, không chỉ giảm thiểu được chi phí thuê ngoài mà còn tạo sự chủ động khi điều xe mua hàng trong những thời điểm đỉnh điểm của mùa du lịch

Ba là, Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

- Về thái độ:

Theo kết quả khảo sát có thể thấy, vẫn tồn tại một số nhân viên phòng thu mua, kho vận trong chuỗi cung ứng có thái độ không tốt đối với các bộ phận cần hàng, chính vì vậy cần có biện pháp chỉnh đốn đối với các nhân viên, chất lượng phục vụ không chỉ thể hiện ở chất lượng hàng hóa mà phong cách phục vụ cũng rất quan trọng, việc các nhân viên có thái độ không tốt có thể là do có quá nhiều loại hàng, mà Ninh Vân Bay là một hệ thống lớn, việc quản lý cũng có nhiều áp lực, chính vì vậy mà nhân viên có sự cáu gắt, tuy nhiên với ngành du lịch, thì việc thích nghi với công việc là điều quan trọng để có thể giữ được sự hài hòa giữa các bộ phận, từ đó tạo được hình ảnh tốt đẹp của Ninh Vân Bay, tạo nên môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, tầm cỡ, và tạo nên văn hóa doanh nghiệp của Ninh Vân Bay, có như vậy, các công việc mới có thể trôi chảy, trong đó có hoạt động cung ứng nguồn nguyên liệu đầu vào cho các bộ phận

- Về năng lực:

Do quá trình cung ứng tại Ninh Vân Bay có bộ phận mua sắm đầu vào các sản phẩm thiết yếu như thực phẩm, xăng dầu, rượu, để sản phẩm cung ứng tốt thì quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các bộ phận

Do đặc thù ngành nghỉ mát nên các vật tư, hàng hóa thiết yêu tại Ninh Vân Bay

đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã, Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập

về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất, không bị trộn hàng giả, theo dõi và xử lý kịp thời những sai sót trong quá trình thu mua

Bốn là, phối hợp tốt với các bộ phận về mặt thông tin

Theo kết quả khảo sát cho thấy vẫn còn sai sót trong quá trình thông tin nội bộ, một là do lỗi hệ thống đặt hàng nên việc xử lý đơn hàng sai sót, không đúng số lượng, không đúng chủng loại hoặc đăng ký rồi nhưng trong thời điểm quá tải lại bị mất dữ liệu Hai là, trong quá trình thu mua trong trường hợp nhà cung cấp thiếu hàng về số lượng hoặc hết chủng loại sản phẩm mà các bộ phận cần nhưng lại không thông tin về

bộ phận cần hàng để có thể bổ sung sản phẩm thay thế, chính vì vậy mà không có sự đồng bộ về thông tin, chính vì vậy Ninh Vân Bay cần xây dựng và ban quy định cụ thể, nội quy hướng dẫn về quá trình thực hiện thông tin nội bộ, ban hành đến các bộ phận, quy định rõ trách nhiệm, chức năng của các cá nhân khi được giao nhiệm vụ, có như vậy mới tạo sự đồng nhất giữa các khâu để tạo nên một chuỗi cung ứng cho chất lượng tốt, hiệu quả cao, đảm bảo chi phí tốt, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Ninh Vân Bay

5 Từ khóa

Từ khóa: Ninh Vân Bay, cung ứng, vật tư, hàng hóa thiết yếu

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, các hoạt động đầu tư và thương mại không ngừng gia tăng Sản xuất phát triển, nhu cầu vận tải hàng hóa cùng các dịch vụ hỗ trợ từ khâu sản xuất đến khâu phân phối, lưu thông hàng hóa ngày càng cao, đang tạo ra cơ hội lớn cho việc phát triển các chuỗi cung ứng Quản lý công tác cung ứng gắn liền với các hoạt động của các doanh nghiệp (DN) sản xuất, từ việc hoạch định và quản lý quá trình nguồn hàng, thu mua đến việc phối hợp với các đối tác, các nhà cung ứng, các kênh trung gian, nhà cung cấp dịch vụ Làm cách nào để sự phối hợp này được tiến hành suôn sẻ, vừa tiết kiệm chi phí tối đa vừa đem lại nhiều lợi ích nhất cho các bên liên quan? Đó là vấn đề mà các chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng luôn trăn trở, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế suy giảm như thời gian qua

Theo các chuyên gia trong ngành, công tác cung ứng tối ưu sẽ giúp cho chuỗi cung ứng vận hành nhịp nhàng, có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ở mức cao nhất với chi phí vận hành thấp nhất Đồng thời, nó phải có hệ thống thông tin được tổ chức khoa học và cập nhật thường xuyên để giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau nhằm phản ứng nhanh nhạy với những biến động thường xuyên và liên tục của môi trường kinh doanh Cung ứng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận Cần phải dự báo và lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, mua hàng, vận tải, phân phối; lựa chọn, làm việc, thương thuyết với các nhà cung cấp; điều phối hoạt động của từng bộ phận và truyền thông trong hệ thống, theo dõi, cải tiến hệ thống thông tin (báo cáo, kế hoạch…) và quản lý rủi ro

Six Senses Ninh Vân Bay (NVB) đạt tiêu chuẩn Resort 5 sao quốc tế và là một trong những resort đầu tiên của Việt Nam nhận được nhiều giải thưởng danh giá nhất của các hiệp hội du lịch Việt Nam và thế giới Six Senses Ninh Vân Bay Resort nằm tại vị trí thuận lợi trên bán đảo đẹp nhất và nổi tiếng nhất của vịnh Nha Trang, là khu nghỉ dưỡng nổi tiếng bởi đẳng cấp và sự sang trọng, là nơi mà bạn có thể thanh thản nghỉ ngơi giữa một bầu không khí trong lành, một nơi tách biệt hoàn toàn với sự ồn ào náo nhiệt, không có sự ngột ngạt bon chen, hoàn toàn tự nhiên với những làn gió biển mát lạnh quyện với hương thơm đồng nội của cây cỏ, sương sớm núi rừng Thời gian qua doanh thu và lợi nhuận của Ninh Vân Bay có sự tăng trưởng vượt bậc khi các dự

án đặc biệt là dự án Six Senses Latitude Saigon River của Ninh Vân Bay bắt đầu triển khai hoạt động kinh doanh bán biệt thự nghỉ dưỡng và hoạt động kinh doanh thẻ nghỉ dài hạn được triển khai trên toàn bộ hệ thống khách sạn Six Senses và Ana Mandara tại Việt Nam (doanh thu dự kiến năm 2016 đạt 754 tỷ trong đó 48% là từ kinh doanh bất động sản và 35% từ kinh doanh thẻ nghỉ dưỡng, tăng trưởng gấp 3.8 lần so với năm 2009 và lợi nhuận trước thuế dự kiến đạt 173 tỷ) Điều này đóng góp không nhỏ đối với ngân sách địa phương, đồng thời góp phần thu hút thêm nhiều khách du lịch, thúc đẩy phát triển ngành du lịch trên địa bàn Nha Trang

Với vị trí địa lý xa bờ của khu nghỉ mát Ninh Van Bay, chuỗi cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành Do đặc trưng kinh doanh của khu nghỉ mát nằm trong lĩnh vực dịch vụ du lịch giải trí, nếu việc cung ứng các mặt hàng thiết yếu này kém hiệu quả thì sẽ kéo theo một loạt sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh của khu nghỉ mát gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu

Là nhà quản trị vật tư ở khu nghỉ mát 5 sao Ninh Vân Bay, nhận thức được tầm

quan trọng của công tác này, tôi đã lựa chọn đề tài “"Hoàn thiện công tác quản trị

cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu tại Khu nghỉ mát Ninh Vân Bay” làm luận văn thạc sỹ cho mình Tác giả hy vọng rằng thông qua nghiên cứu này sẽ giúp bản thân và

các nhà quản trị cấp cao của khu nghỉ mát hiểu rõ hơn về thuận lợi và khó khăn trong công tác quản trị cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu tại khu nghỉ mát NVB, đồng thời có thể đưa ra một số giải pháp hiệu quả nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng các mặt hàng thiết yếu là xăng dầu, thực phẩm và rượu tại khu Nghỉ Mát NVB

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

 Mục tiêu tổng quát:

Nghiên cứu thực trạng công tác cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu cho Khu Nghỉ mát Ninh Vân Bay, tìm ra những mặt còn hạn chế bất cập và nguyên nhân của chúng từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác cung ứng những vật tư, hàng hóa thiết yếu này cho Khu Nghỉ mát Ninh Vân Bay trong thời gian tới

và các nhà cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu cho Khu Nghỉ mát ở Ninh Vân Bay

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu của Khu Nghỉ mát Ninh Vân Bay trong thời gian tới đến năm 2020

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu ứng dụng cơ sở lý luận về quản trị sản xuất và quản trị chuỗi cung ứng vào công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu ở Khu nghỉ mát NVB như các vấn đề về : dịch vụ khách hàng, phân phối hàng hoá, hệ

thống thông tin, quản trị dự trữ, vận tải, kho bãi, quan hệ với nhà cung cấp

- Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản trị cung ứng 3 mặt

hàng vật tư hàng hóa thiết yếu là: xăng dầu, thực phẩm và rượu

Về không gian: tại Khu Nghỉ Mát Ninh Vân Bay

Về thời gian:

Thực trạng công tác cung ứng vật tư được nghiên cứu cho giai đoạn từ năm 2010 –

2015 và các giải pháp đề xuất được định hướng từ đây đến năm 2020

Việc điều tra khảo sát ý kiến nhân viên bộ phận cung ứng và các nhà cung ứng vật tư được thực hiện từ 11/2015 đến 12/2015

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Nguồn số liệu thứ cấp được thu thập từ các Báo cáo mức xăng dầu, thực phẩm

và rượu nhập và tiêu thụ (các số liệu thống kê, báo cáo, hợp đồng xuất nhập, số lượng tiêu thụ) từ ngày Khu nghỉ mát được thành lập đến nay trong đó tập trung chủ yếu vào giai đoạn 2010-2015

- Ngoài ra, thông tin còn được thu nhập ở báo chí, internet liên quan đến xăng dầu, thực phẩm và rượu; bao gồm: các báo cáo thị trường tiêu thụ xăng dầu, thực phẩm

và rượu, mức giá cả biến động trên thị trường các thời điểm, thông tin chung về quản trị chuỗi cung ứng

4.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

a Phương pháp điều tra bản câu hỏi

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện thông qua điều tra, khảo sát bằng bản câu hỏi đối với các bộ phận sử dụng vật tư thiết yếu (xăng, thực phẩm và

rượu ở Khu nghỉ mát Ninh vân Bay) Tác giả đã tiến hành khảo sát 50 nhân viên đặt hàng tại phòng kho vận, bởi đây là những bộ phận tiêu dùng sản phẩm cung ứng, những bộ phận này mới có thể đánh giá được chất lượng mà sản phẩm được phân phối đến các bộ phận trong Ninh Vân Bay

Thời gian khảo sát được thực hiện từ 1/11/2015 tới 31/12/2015

Nội dung khảo sát: Nội dung xoay quanh thực trạng quản trị cung ứng ở các khâu như quan hệ nhà cung cấp, hệ thống thông tin, hệ thống kho bãi, dự trữ, hoạt động vận tải và các giải pháp để hoàn thiện quản trị cung ứng cũng như chuỗi cung ứng cho khu nghỉ mát Bên cạnh đó tìm hiểu cách đánh giá về chất lượng các sản phẩm thiết yếu cung ứng cho KNM này từ bộ phận tiêu dùng

b Phương pháp phỏng vấn sâu: tác giả phỏng vấn 3 lãnh đạo, trong đó một là

quản lý tài chính, hai là giám đốc công ty TNHH Hồng Hải – công ty chủ đầu tư khu nghỉ mát, ba là đại diện nhà cung ứng cho Ninh Vân Bay; theo các nội dung liên quan đến chuỗi giá trị cung ứng tại Ninh Vân Bay

c Phương pháp quan sát

- Dùng phương pháp quan sát trực tiếp và ghi chép lại

- Đối tượng quan sát gồm: quy trình tiếp nhận và xử lí đơn hàng của nhà cung cấp và phòng mua hàng của khu nghỉ mát; thủ tục và phương tiện vận tải xuất nhập hàng; cách thức giao nhận hàng; thời gian hoàn tất một đơn hàng

4.3 Phương pháp xử lý số liệu

Để thực hiện các mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: các phương pháp thống kê, so sánh, mô tả; phương pháp tổng hợp; phương pháp phân tích nhằm phân tích đánh giá thực trạng; phương pháp điều tra, khảo sát bộ phận tiêu dùng sản phẩm cung ứng nhằm làm sáng tỏ những vấn đề còn tồn tại trong công tác cung ứng cũng như đề xuất các giải pháp khả thi và thiết thực cho Khu nghỉ mát

Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả, 2015)

5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN

Trong quá trình thực hiện, luận văn, tác giả có tiếp cận và tham khảo kế thừa những nghiên cứu về lĩnh vực quản trị cung ứng đã từng được nghiên cứu và công bố trước đây như:

Luận văn thạc sỹ của Hoàng Ngân (2013) “Phát triển dịch vụ logistics tại Công

ty cổ phần vận tải đa phương thức (VIETRANSTIMEX)”, ĐH Nha Trang

Tác giả Hoàng Ngân đã đánh giá năng lực cạnh tranh trong dịch vụ logistics ở Công ty trên cơ sở phỏng vấn chuyên gia, nhận diện những khó khăn trong công tác hậu cần và đề xuất 6 nhóm giải pháp phát triển dịch vụ này ở Công ty VIETRANSTIMEX, đó là: Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất; Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực; Liên kết các doanh nghiệp cùng ngành; Đa dạng hóa hoạt động logistics; Tăng cường công tác Marketing; Ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là thương mại điện tử trong kinh doanh

Luận văn thạc sỹ của Trần Thị Bích Đào (2010) “Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần VINATEX Đà Nẵng”, ĐH Đà Nẵng

Trên cơ sở nhận diện những mặt còn tồn tại trong công tác cung ứng nguyên vật liệu của Công ty, tác giả luận văn đề xuất 5 nhóm giải pháp liên quan đến: Nhận diện nhà cung ứng, Đánh giá nhà cung ứng; Xây dựng chương trình hỗ trợ nhà cung ứng; Quản lý quan hệ với nhà cung ứng; Chiến lược ứng dụng công nghệ trong quản trị

Thực trạng quản trị cung ứng xăng dầu

ở NVB

Thành công, hạn chế

và nguyên nhân

Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng

ở NVB

cung ứng

Sách chuyên khảo của giáo viên hướng dẫn Đỗ Thị Thanh Vinh (2011) về “Cung ứng nguyên liệu cho các doanh nghiệp thủy sản khu vực Nam Trung bộ Việt Nam” Sách có đề cập đến quan hệ giữa các doanh nghiệp và các nhà cung ứng : trực tiếp như ngư dân và người nuôi trồng thủy sản và trung gian như các nậu vựa, đại lý

thu gom; phân tích các lợi ích và khó khăn của từng phương thức cung ứng từ đó hướng đến mô hình quản trị cung ứng phối hợp thực hiện liên kết dọc với các nhà cung ứng thông qua các hình thức thỏa thuận cung ứng vốn và kỹ thuật, ký kết hợp đồng, áp dụng mô hình cổ đông-cung ứng

Bài nghiên cứu về “Chuỗi cung ứng sữa của TH True Milk”, tác giả Hoàng Ngọc Loan năm (2012), Tạp chí Kinh tế số 8 ngày 21 tháng 2 năm 2014

Tác giả đã phân tích mô hình chuỗi cung ứng nguyên vật liệu của TH True milk, theo đó, sữa TH Milk True Milk được sản xuất theo quy trình khép kín, đồng bộ theo tiêu chuẩn quốc tế từ khâu trồng cỏ, xây dựng chuồng trại, chế biến thức ăn cho bò đến quản lý thú y, chế biến, đóng gói và phân phối sản phẩm Mô hình này được xây dựng với mục đích không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sữa trong nước, từng bước thay thế sữa nhập khẩu, mà còn tạo việc làm, tăng thu nhập cho nông dân, góp phần chuyển dịch cơ cấu nông nghiệp và kinh tế nông thôn Với hương vị thiên nhiên thơm ngon, nguyên vẹn trong từng giọt sữa, sữa tươi TH true milk được người tiêu dùng đón nhận nhiệt liệt, cho thấy sự thành công của TH True milk

Bài nghiên cứu: “Hướng đi nào cho chuỗi cung ứng rau an toàn trên địa bàn Hà Nội”, tác giả Nguyễn Thùy Dương, năm 2014, tạp chí nội bộ trường Đại học Nông Lâm

Tác giả đã phân tích mô hình trồng rau sạch và cung ứng trên địa bàn TP Hà Nội, Tuy nhiên, việc sản xuất rau an toàn hiện nay tại thành phố Hà Nội vẫn còn tồn tại một

số những khó khăn nhất định như thực hiện quy hoạch diện tích trồng rau an toàn trên toàn thành phố; nâng cao sản lượng rau an toàn lên gấp đôi hiện nay nhằm chu cấp đạt khoảng 70% nhu cầu rau xanh của thành phố; sự liên hệ giữa các mẫu chốt trong chuỗi

hệ thống giá trị từ người nông dân cho đến thương lái, nhà bán sỉ/lẻ, siêu thị v.v từ công tác thu hoạch, đóng gói, bảo quản, nhãn hiệu và vận chuyển đến việc tăng cừơng

sự nhận biết sản phẩm rau an toàn và sử dụng trong người tiêu dùng vẫn còn yếu kém Các công trình nghiên cứu trên đã đóng góp tiền đề cho việc xây dựng cơ sở lý

thuyết của tác giả trong luận văn Tuy nhiên, chưa có bất cứ một công trình nào nghiên cứu về công tác quản trị cung ứng xăng dầu, thực phẩm và rượu tại Khu Nghỉ mát Ninh Vân bay Đề tài không có sự trùng lắp về nội dung với bất kỳ công trình nghiên cứu nào

6 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

- Hệ thống hoá những kiến thức cơ bản về quản trị sản xuất, chuỗi cung ứng và quản trị cung ứng của doanh nghiệp

- Phản ảnh được thực trạng quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) của Khu Nghỉ Mát Ninh Vân Bay, qua đó làm rõ những việc đã làm được, những vấn đề còn hạn chế cũng như những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại đó

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị cung ứng vật tư hàng hóa thiết yếu (xăng dầu, thực phẩm và rượu) của Khu Nghỉ Mát

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG

CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm và vai trò công tác cung ứng của doanh nghiệp

1.1.1 Một số khái niệm

Cung ứng có thể hiểu đơn giản là hoạt động đáp ứng những thứ cần thiết cho sản

xuất hoặc tiêu dùng Thực tế chứng minh rằng: hoạt động cung ứng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, chi phí và năng suất lao động của doanh nghiệp Cung ứng tốt là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao tính năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên thương trường

Trong thực tế khi nói về hoạt động cung ứng, người ta có thể dùng các từ: Mua hàng/Mua sắm; Thu mua; Quản trị cung ứng Ba khái niệm này không hoàn toàn trùng khớp với nhau mà là ba bước phát triển của hoạt động cung ứng

Mua hàng/Mua sắm: Là 1 trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của

doanh nghiệp Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ để phục vu cho hoạt động của doanh nghiệp

Thu mua: Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng

mua hàng So với mua hàng người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược

Quản trị cung ứng: Là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua Nếu mua

hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lược

Công tác cung ứng ngày nay thường được tiếp cận nghiên cứu theo khung lý thuyết chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng là một khái niệm được nhắc đến nhiều trong các nghiên cứu

gần đây Chopra Sunil và Pter Meindl (2001) có đưa ra định nghĩa “Chuỗi cung ứng bao gồm mọi công đoạn có liên quan trực tiếp hay gián tiếp, đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng Chuỗi cung ứng không chỉ gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và bản thân khách hàng”

Ganeshan & Harrison (1995) cho rằng “Chuỗi cung ứng là một chuỗi hay một tiến trình bắt đầu từ nguyên liệu thô cho tới khi sản phẩm làm ra hay dịch vụ tới tay người tiêu dùng cuối cùng Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn về phân

phối và các phương tiện để thực hiện thu mua nguyên liệu, biến đổi các nguyên liệu này qua khâu trung gian để sản xuất ra sản phẩm, phân phối sản phẩm này tới tay người tiêu dựng”

Lambert, Stock và Elleam (1998), “Chuỗi cung ứng là sự liên kết với các công ty nhằm đưa sản phẩm hay dịch vụ vào thị trường”

Hình 1.2: Chuỗi cung ứng điển hình

Trong sơ đồ chuỗi cung ứng điển hình (Nguyễn Kim Anh, 2006), có thể thấy rằng có rất nhiều các bên tham gia vào chuỗi cung ứng như: nhà cung cấp nguyên vật liệu chính, nhà vận chuyển, nhà sản xuất trung gian, nhà sản xuất chính, nhà phân phối

và khách hàng Như vậy, với một chuỗi cung ứng cụ thể cho một ngành hàng, có thể chia ra thành 3 đối tượng chính đó là: nhà cung cấp, nhà sản xuất và khách hàng Nguồn tạo ra lợi nhuận cho toàn chuỗi đó là khách hàng cuối cùng Do đó, mục tiêu thỏa mãn khách hàng cuối cùng là mục tiêu chung của một chuỗi cung ứng liên kết Luận văn cho rằng định nghĩa của tác giả Nguyễn Kim Anh (2006) về chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng là khá toàn diện :

“Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các doanh nghiệp tham gia, một cách trực tiếp hay gián tiếp, trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung cấp ban đầu đến khách hàng cuối cùng Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn công ty vận tải, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng của nó”

1.1.2 Vai trò của cung ứng đối với doanh nghiệp

Cung ứng có ý nghĩa rất quan trọng trong họat động của doanh nghiệp và chuỗi

nguyên vật liệu, nhiên liệu,…, tới khâu sản xuất và phân phối, lưu thông hàng hóa Tối

ưu hoá chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh, gia tăng lợi nhuận – mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp

Mục tiêu của việc nghiên cứu cung ứng và chuỗi cung ứng có 2 phần: 1) Loại bỏ hoàn toàn những lãng phí tìm thấy ở bất cứ đâu trong mạng lưới kênh cung ứng, và 2) Tối ưu hoá dòng giá trị khách hàng - từ những thiết kế sản phẩm cao nhất đến ưu việt nhất

Thứ nhất, chuỗi cung ứng sẽ tạo ra giá trị cho khách hàng ở mỗi điểm tiếp xúc

Và như vậy sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp cũng như mạng lưới các đối tác trong chuỗi cung ứng có thể tạo ra sự khác biệt nhất định với đối thủ của mình, tạo ra lợi thế cạnh tranh

Thứ hai, mục tiêu của mọi chuỗi cung ứng là tối đa hóa giá trị tạo ra cho toàn hệ thống Giá trị tạo ra của chuỗi cung ứng là sự khác biệt giữa giá trị của sản phẩm cuối cùng đối với khách hàng và nỗ lực mà chuỗi cung ứng dùng vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đối với đa số các chuỗi cung ứng thương mại, giá trị liên quan mật thiết đến lợi ích của chuỗi cung ứng, sự khác biệt giữa doanh thu mà khách hàng phải trả cho công ty đối với việc sử dụng sản phẩm và tổng chi phí của cả chuỗi cung ứng Lợi nhuận của chuỗi cung ứng là tổng lợi nhuận được chia sẻ xuyên suốt chuỗi Lợi nhuận của chuỗi cung ứng càng cao chứng tỏ sự thành công của chuỗi cung ứng càng lớn Thành công của chuỗi cung ứng nên được đo lường dưới góc độ lợi nhuận của chuỗi chứ không phải đo lượng lợi nhuận ở mỗi giai đoạn riêng lẻ Vì vậy, trọng tâm không chỉ đơn giản là việc giảm thiểu đến mức thấp nhất chi phí vận chuyển hoặc cắt giảm tồn kho mà hơn thế nữa chính là vận dụng cách tiếp cận hệ thống vào chuỗi cung ứng

Những lợi ích chính của việc theo đuổi chuỗi cung ứng có thể được tóm lược như sau: Một chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp và các đối tác trong chuỗi cung ứng tạo ra những khác biệt rõ rệt so với đối thủ cạnh trạnh Lợi ích này còn được phân chia trên hai lĩnh vực cụ thể: hiệu quả tài chính và lợi thế cạnh trạnh

Hiệu quả tài chính: chuỗi cung ứng giúp các đối tác trong đó tăng lợi nhuận và thu hút bên liên quan bằng cách tập trung trực tiếp vào nguồn lực thực sự của doanh thu và lợi nhuận-chính là khách hàng

Lợi thế cạnh tranh: Ngoài lợi ích về hiệu quả tài chính, việc xây dựng quan hệ

mật thiết với khách hàng có thể cải thiện rõ ràng vị thế cạnh tranh Các công ty ngày nay đang cảm thấy bị thu hẹp bởi các công ty lớn như Wal-Mart và hoạt động sản xuất, phân phối dựa trên chi phí thấp, lợi thế nhờ quy mô

1.2 Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư hàng hóa ở doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm quản trị cung ứng và chuỗi cung ứng

Quản trị cung ứng là tổng thể những hoạt động cụ thể như :

+ Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhóm chức năng chéo

+ Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua

+ Sử dụng sự thỏa thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ với những nhà cung cấp chủ yếu cũng như quản lý chất lượng và chi phí

+ Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng của doanh nghiệp

+ Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên liệu chủ yếu

+ Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng

+ Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp

Các nhà quản trị cung ứng, thực hiện những nhiệm vụ chiến lược như: tham gia vào các nhóm chức năng chéo, xây dựng chiến lược cung ứng nói riêng, chiến lược kinh doanh nói chung cho tổ chức Họ sẽ tham gia vào việc phát triển các sản phẩm mới, chịu trách nhiệm lựa chọn nguồn cung cấp, giữ gìn và phát triển quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng, các liên minh chiến lược ký các hợp đồng cung ứng… nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Như vậy, quản trị cung ứng là tiếp cận một cách khoa học- toàn diện và có hệ thống quá trình cung ứng, nhằm thực hiện cung ứng một cách có hiệu quả Mục tiêu của quản trị cung ứng là đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục, ổn định Mua được hàng với giá cạnh tranh Mua hàng một cách khôn ngoan Dự trữ ở mức tối

ưu Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng hiện có Và phát triển những nguồn cung ứng hữu hiệu, đáng tin cậy

Quản trị chuỗi cung ứng là việc quản lý cung và cầu, xác định nguồn nguyên

vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra kho hàng và tồn kho tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối các kênh và đến khách hàng cuối cùng (Hội đồng chuỗi cung ứng, 2002); là việc thiết kế và quản lý các tiến trình xuyên suốt, tạo giá trị cho tổ chức để đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng cuối cùng (Viện quản trị cung ứng, 2000)

Quản trị chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua, nguyên vật liệu, chuyển đổi nguyên vật liệu thành bán thành phẩm và thành phẩm phân phối cho khách hàng (Ganesham, Ram and Terry P.Harrison, 1995) Đây chính là sự hợp nhất của các dòng thông tin và các hoạt động có liên quan tới vòng đời của các sản phẩm từ nguyên liệu thô tới khi sản xuất và phân phối tới người tiêu dùng thông qua việc cải thiện mối quan hệ trong chuỗi để tạo lợi thế cạnh tranh (Hanfiled and Nichols, 1999)

1.2.2 Cấu trúc và các quá trình của quản trị cung ứng

Hình 1.3: Cấu trúc khung của quản trị chuỗi cung cấp

(Nguồn: Souviron, 2006)

Hoạt động chuỗi cung ứng gồm ba quá trình là quản trị các nhà cung ứng đầu ra, quản trị cung ứng nội bộ, quản trị khách hàng đầu ra Trong mỗi quá trình của quản trị chuỗi cung ứng đều bao gồm các hoạt động sau: dịch vụ khách hàng, hoạt động phân phối hàng hóa, hệ thống thông tin, quản trị dự trữ, hoạt động vận tải, kho bãi và giao nhận, quản trị quan hệ nhà cung ứng đầu vào Tuy nhiên, tùy thuộc vào mỗi quá trình

mà doanh nghiệp xác định những khâu nào quan trọng nhất và cần được chú trọng Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản Các thành phần này

là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:

Sản xuất (Làm gì ? Như thế nào ? Khi nào ?)

Vận chuyển (Khi nào ? Vận chuyển như thế nào ?)

Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)

Định vị (Nơi nào tốt nhất ? Để làm cái gì ?)

Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)

Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản

phẩm Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa

khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu,

cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản: Đường biển, đường sắt, đường bộ, đường hàng không, dạng điện tử, đường ống

Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào Chính yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty

Định vị: Có thể tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu ? Nơi nào là

địa điểm tiêu thụ tốt nhất ? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của

dây chuyền cung ứng

Thông tin: Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM Nếu

thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác Ngược lại,

nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng

1.2.3 Các nội dung của quản trị cung ứng

- Dịch vụ khách hàng là việc thực hiện những công việc cụ thể, được đánh giá bằng những thông số cụ thể, những quy chuẩn sẵn có, ví dụ: khả năng hoàn thành 98% đơn hàng trong vòng 24 tiếng đồng hồ; đến thăm khách hàng chính trong vòng 6 tháng

một lần; giải quyết khiếu nại trong vòng 15 ngày; hoàn thành thủ tục hải quan trong vòng 2 tiếng; …

- Dựa vào triết lý của tổ chức, người ta định nghĩa dịch vụ khách hàng là một phần trong triết lý chung của công ty, phải thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất Điều này, quản lý dịch vụ khách hàng yêu cầu mọi thành viên trong doanh nghiệp phải chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất trong điều kiện nhu cầu khách hàng rất đa dạng, phong phú và thường xuyên thay đổi

Tóm lại, dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua, người bán, và bên thứ ba (các trung gian) Kết quả của quá trình này là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi cho người tiêu dùng Nói ngắn gọn hơn, dịch vụ khách hàng là quá trình cung cấp các tiện ích từ giá trị gia tăng cho dây chuyền cung ứng với chi phí hiệu quả nhất

Các yếu tố dịch vụ khách hàng bao gồm:

* Các yếu tố trước giao dịch:

Các yếu tố trước giao dịch thường chủ yếu bao gồm xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng và chuẩn bị các điều kiện thực hiện Thực hiện chính sách dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng lớn đến nhận thức của khách hàng về doanh nghiệp cũng như quyết định mức độ hài lòng của họ Các yếu tố trước giao dịch bao gồm:

+ Xây dựng chính sách phục vụ khách hàng: Chính sách được xây dựng dựa trên

cơ sở nhu cầu của khách hàng và khả năng của doanh nghiệp Trong đó, cần xác định dịch vụ khách hàng và tiêu chuẩn của dịch vụ khách hàng, dựa vào đó có thể đánh giá, kiểm tra được trách nhiệm và quy kết trách nhiệm cho từng bộ phận

+ Giới thiệu về chính sách dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp cho khách hàng: Thông thường được giới thiệu dưới dạng văn bản, giúp khách hàng biết được các dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời giúp bảo vệ doanh nghiệp trước những sự cố ngoài dự kiến

+ Tổ chức bộ máy thực hiện các dịch vụ: tổ chức bộ máy phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, thông thường là do các giám đốc (trưởng phòng) quan hệ khách hàng quản lý Khách hàng cần phải được tiếp cận một cách rõ ràng đến mỗi cá nhân trong tổ chức, những người có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như trả lời được các câu hỏi của họ

+ Các biện pháp phòng ngừa rủi ro: khi xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng,

cần chuẩn bị sẵn một số biện pháp và điều kiện thực hiện để phòng ngừa rủi ro Điều này cho phép doanh nghiệp phản ứng một cách thành công trước những sự kiện không thể lường trước, như: thiên tai, địch họa, đình công, bãi công, …

+ Quản trị dịch vụ: doanh nghiệp cần cũng giúp khách hàng mua hàng sao cho tốt nhất, cải tiến công tác quản lý kho và dự trữ, tổ chức hệ thống đặt hàng tự động

…Các dịch vụ này có thể cung cấp miễn phí (tùy vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp)

Hình 1.4: Các yếu tố dịch vụ khách hàng

(Nguồn: Souviron, 2006)

* Các yếu tố trong giao dịch:

+ Tình hình dự trữ hàng hoá: Lượng hàng hoá dự trữ biểu hiện về khả năng sẵn sàng cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên,

Các yếu tố trước giao dịch

4 Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng;

5 Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt;

6 Khả năng điều chuyển hàng hoá;

7 Thủ tục thuận tiện;

8 Sản phẩm thay thế

Các yếu tố sau giao dịch

1 Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các DV khác;

dự trữ hàng hóa số lượng lớn lại gây ứ đọng vốn Do đó hàng dự trữ cần được quản lý, theo dõi chặt chẽ theo từng loại sản phẩm, cho từng khách hàng, đối phó với từng tình huống bất trắc có thể xẩy ra

+ Thông tin về hàng hoá: khách hàng luôn muốn tiếp cận với mọi thông tin có liên quan tới việc thực hiện đơn hàng của họ Những thông tin này bao gồm: Lượng hàng hoá tồn kho, tình hình thực hiện đơn hàng, ngày chuyển hàng dự kiến hoặc thực

tế, vị trí thực tế và thực trạng lô hàng,… Điều này có thể thực hiện nhờ khả năng xử lý thông tin của các thế hệ máy tính ngày càng hiện đại với chi phí thấp

+ Tính chính xác của hệ thống: Cùng với việc muốn nhận được thông tin một cách nhanh chóng, khách hàng còn muốn nhận được thông tin một cách chính xác + Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng hay còn gọi là chu trình đặt hàng: Chu trình đặt hàng là toàn bộ khoảng thời gian từ khi khách hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ Chu trình đặt hàng bao gồm các bước cơ bản sau: khách hàng lên đơn đặt hàng; công ty nhận đơn đặt hàng của khách; xử lý đơn hàng; tập hợp đơn hàng; chuẩn bị hàng theo yêu cầu và gửi hàng đi; vận chuyển hàng hóa đến nơi quy định; làm các thủ tục cần thiết; giao nhận hàng thực

tế Khách hàng rất quan tâm đến độ ổn định của chu trình đặt hàng, họ chỉ cần biết khoảng thời gian từ khi bắt đầu đặt hàng cho đến khi thực nhận được hàng là bao lâu chứ không quan tâm và cũng không nhất thiết phải biết hàng đi thực tế từ công đoạn này sang công đoạn kia hết bao nhiêu thời gian Vì vậy, dịch vụ khách hàng phải đảm bảo xác định được toàn bộ thời gian của chu trình đặt hàng (có tính cả thời gian dự trữ)

và cố gắng thực hiện đúng cam kết Cần lưu ý thêm rằng: khách hàng bao giờ cũng mong muốn đơn hàng được thực hiện nhanh, do đó độ dài của chu trình đặt hàng là một yếu tố cạnh tranh rất quan trọng, các công ty phải nghiên cứu để hợp lý hóa từng khâu công việc, rút ngắn thời gian giao hàng, đảm bảo giao hàng cho khách chính xác, kịp thời

+ Khả năng thực hiện giao hàng đặc biệt: trong nhiều trường hợp doanh nghiệp phải thực giao hàng trong những điều kiện khó khăn, ví dụ: giao hàng khẩn cấp, bảo vệ đặc biệt, giao hàng ở những vị trí khó khăn, … Chi phí để thực hiện việc giao hàng thường lớn hơn thông thường Tuy nhiên, doanh nghiệp không được từ chối bởi nếu từ chối thì sẽ mất đi những khách hàng truyền thống Vì vậy, các công ty cần phải nghiên cứu các khách hàng, các loại hàng có khả năng giao hàng đặc biệt, từ đó chuẩn bị các

điều kiện đáp ứng ngay khi khách hàng có nhu cầu

+ Khả năng điều chuyển hàng hoá: để tránh trường hợp hết hàng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, cần chuẩn bị sẵn kế hoạch điều chuyển hàng hoá giữa các điểm phân phối khác nhau trong cùng hệ thống Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, càng cần chú ý đến kế hoạch điều chuyển để không xảy ra tình trạng phải trả lại đơn hàng hoặc giao hàng cho khách ở nhiều địa điểm khác nhau, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

+ Thủ tục thuận tiện: thủ tục đặt hàng đơn giản, thuận tiện sẽ giúp cho khách hàng dễ dàng đặt hàng Khách hàng lựa những nhà cung cấp không gây khó dễ Những vấn đề phát sinh xung quanh việc đặt hàng cần phải được theo dõi và xác định thông qua nói chuyện trực tiếp với khách hàng và những vấn đề đó phải được lưu ý và sửa chữa

+ Sản phẩm thay thế: khi sản phẩm mà khách hàng yêu cầu không có sẵn, để giữ chân khách hàng, cần thay thế bằng sản phẩm khác (nếu có thể được), ví dụ: hai sản phẩm cùng loại nhưng khác kích cỡ hoặc bằng sản phẩm khác nhưng có tính năng tương tự hoặc tốt hơn kết quả nghiên cứu cho thấy: nếu một sản phẩm có khả năng đáp ứng được 70% khả năng cung cấp và một sản phẩm thay thế được chấp nhận cũng có khả năng cung ứng 70% thì khi được phép sử dụng cả hai sản phẩm đó thay thế cho nhau khả năng cung ứng sẽ lên đến 91%, còn nếu một sản phẩm mà có tới hai sản phẩm thay thế cho nó thì khả năng cung ứng sẽ lên đến 97% Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nghiên cứu và chuẩn bị các sản phẩm thay thế nhà sản xuất – cung ứng phải phối hợp với khách hàng của mình để xây dựng lên chính sách thay thế sản phẩm

và phải thông tin cho khách hàng về những chính sách đó Tuy nhiên, cũng luôn cần hỏi lại ý kiến của khách hàng trước khi sử dụng sản phẩm thay thế để cung cấp cho họ

* Các yếu tố sau giao dịch:

Các yếu tố sau giao dịch của dịch vụ khách hàng sẽ được hỗ trợ cho sản phẩm

hoặc dịch vụ sau khi chúng đã đến tay khách hàng Các yếu tố sau giao dịch gồm:

+ Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác: Đây là một bộ phận quan trọng của dịch vụ khách hàng, cần được quan tâm đúng mức và theo dõi chặt chẽ như những công việc trong khi giao dịch Đặc biệt khi hàng hoá được cung cấp là máy móc, trang thiết bị, … thì dịch vụ này phải được đưa lên hàng đầu, vì chi phí cho lắp đặt, bảo hành, sửa chữa,… thường rất lớn, có đôi khi còn cao hơn cả chi phí để mua

chính những thiết bị đó

+ Theo dõi sản phẩm: Một công việc quan trọng khác là phải thường xuyên theo dõi các sản phẩm, phát hiện những tình huống có thể xảy ra và thông báo kịp thời cho khách hàng

+ Giải quyết các than phiền, khiếu nại và khách hàng trả lại hàng: Để giải quyết những than phiền của khách hàng cần có một hệ thống thông tin trực tuyến, chính xác nhằm thu nhận kịp thời những dữ liệu từ phía khách hàng, xử lý và phản hồi lại cho khách hàng

+ Cho khách hàng mượn sản phẩm dùng tạm: Tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm, trong một số trường hợp cho khách hàng mượn sản phẩm dùng tạm là việc làm hết sức cần thiết

1.2.3.2 Phân phối hàng hoá

Phân phối là hoạt động tổng hợp bao gồm nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, phân phối các sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng đã đặt hàng Hoạt động phân phối bao gồm 2 hoạt động chính là thực thi các đơn hàng từ khách hàng và giao sản phẩm cho khách hàng

Quản lý đơn hàng trong phân phối

Quản lý đơn hàng là quá trình xem xét và duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm mục đích giúp cho nhà cung ứng và nhà sản xuất thực hiện đơn hàng Đồng thời, nhà quản lý cũng phải duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng Căn cứ để thực hiện là điện thoại và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng…

Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và tương đối phức tạp, do quá trình truyền thông tin diễn ra chậm Điều này ảnh hưởng rất lớn tới chuỗi cung ứng phức tạp khi cần phải yêu cầu mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng Hiện nay, quản lý đơn hàng tập trung vào những kỹ thuật tiên tiến nên việc truyền dữ liệu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn

Để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả cần áp dụng một số nguyên tắc cơ bản sau :

- Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: Nhập một và chỉ một lần

- Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

- Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng

- Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toán vẹn dữ liệu

Phân phối sản phẩm đến khách hàng

Phân phối sản phẩm đến khách hàng chịu ảnh hưởng từ phương thức vận tải sử dụng Có hai cách thức vận tải phổ biến nhất trong kế hoạch phân phối là : Phân phối trực tiếp và phân phối theo lộ trình đã định

- Phân phối trực tiếp: Là quá trình phân phối từ một địa điểm gốc đến một địa điểm nhận hàng Kế hoạch phân phối gồm những quyết định về số lượng và số lần giao hàng cho mỗi địa điểm Phân phối trực tiếp sẽ cắt giảm hoạt động trung gian thông qua vận chuyển những đơn hàng nhỏ đến một điểm tập trung, sau đó kết hợp thành một đơn hàng lớn để phân phối đồng thời

- Phân phối theo lộ trình đã định: Là phân phối từ một địa điểm gốc đến nhiều địa điểm nhận hàng, hay phân phối sản phẩm từ nhiều địa điểm gốc đến một địa điểm nhận hàng Kế hoạch phân phối theo lộ trình đã định phức tạp hơn so với phân phối trực tiếp Kế hoạch này cần quyết định về số lượng phân phối các sản phẩm khác nhau,

số lần phân phối… và điều quan trọng nhất là lộ trình phân phối và hoạt động bốc dỡ khi nhận hàng

Nguồn phân phối

Việc phân phối sản phẩm đến khách hàng được thực hiện từ hai nguồn

- Địa điểm lẻ dùng cho sản phẩm như nhà máy, nhà kho… sản phẩm đơn hay danh mục sản phẩm liên quan sẵn sàng phân phối

- Trung tâm phân phối: là nơi tồn trữ, xuất nhập khối lượng lớn sản phẩm bằng phương tiện vận chuyển có tải trọng lớn đến từ nhiều địa điểm khác nhau

1.2.3.3 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin trong quản trị chuỗi cung ứng bao gồm ba nhân tố: đầu vào,

cơ sở dữ liệu và các kỹ thuật xử lý có liên quan, đầu ra

được từ danh sách đơn hàng có ích cho các quyết định về dự báo và hoạt động, như là: sản lượng bán, thời gian, địa điểm bán và quy mô đơn hàng Tương tự như vậy, những

dữ liệu về quy mô và chi phí vận chuyển có được từ việc phân phối sản phẩm cho khách hàng Hóa đơn vận chuyển, đơn hàng mua và các hóa đơn là những nguồn bổ sung của loại dữ liệu sơ cấp này

Hồ sơ của doanh nghiệp dưới dạng các bản báo cáo tài chính, báo cáo tình trạng doanh nghiệp, báo cáo từ những nghiên cứu trong và ngoài doanh nghiệp, và các báo cáo hoạt động khác nhau cung cấp rất nhiều dữ liệu Dữ liệu từ các bản báo cáo này thường không được tập hợp cho mục đích ra các quyết định trong quản trị chuỗi cung ứng Việc xử lý các dữ liệu được lựa chọn có được từ hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau

Những dữ liệu báo chí từ nguồn bên ngoài là một nguồn dữ liệu khác, những dữ liệu có sẵn trong các bản nghiên cứu được tài trợ bởi các hiệp hội, liên hiệp thương mại, những dữ liệu có ích đối với việc tạo ra sản phẩm mà nhà cung ứng cung cấp Ngoài ra cũng có những dữ liệu từ các tạp chí thương mại và báo chí chuyên nghiệp Loại dữ liệu bên ngoài này có xu hướng phổ biến hơn và khái quát hơn so với dữ liệu nội bộ

Dữ liệu từ đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp cũng là một nguồn dữ liệu quan trọng Dự đoán lượng bán trong tương lai, những hành động cạnh tranh và khả năng sẵn có của nguyên vật liệu được mua chỉ là một vài ví dụ Loại dữ liệu này không có nhiều trong hồ sơ của doanh nghiệp, trong máy tính hay thư viện như ở trong đầu óc của con người Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp như là nhà quản trị, người lập kế hoạch và người cố vấn nội bộ, các chuyên gia hoạt động ở gần nguồn dữ liệu và bản thân họ cũng trở thành nguồn dữ liệu tốt

+ Quản trị cơ sở dữ liệu:

Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin và trình bày lại ở dạng có ích cho việc ra quyết định và liên hệ thông tin với các phương thức hỗ trợ việc ra quyết định thường được gọi là phần trung tâm của một hệ thống thông tin Quản trị cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lựa chọn dữ liệu lưu trữ và truy cập, lựa chọn những phương pháp phân tích để tổng hợp và lựa chọn thực hiện chu trình xử lý dữ liệu cơ bản nào

Vấn đề quan tâm đầu tiên trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau khi xác định nội dung cơ sở dữ liệu là quyết định dữ liệu nào được lưu trữ thành các bản cứng, trong

máy tính để truy cập nhanh và những dữ liệu nào không nên lưu trữ ở bất kỳ cơ sở thông thường nào Việc lưu trữ dữ liệu có thể rất tốn kém nên việc quyết định lưu trữ dưới bất kỳ dạng nào cần căn cứ vào:

Tầm quan trọng của thông tin đối với việc ra quyết định trong doanh nghiệp Tốc độ thông tin cần truy cập nhanh chóng

Tần suất truy cập

Những cố gắng cần để xử lý thông tin thành dạng cần dùng

Những thông tin cần cho việc hoạch định chiến lược không yêu cầu sẵn sàng hay truy cập thường xuyên Ngược lại, những thông tin cần cho hoạch định hoạt động yêu cầu phải sẵn sàng và truy cập thường xuyên Một thư ký vận tải xem lại cước phí vận chuyển trong bộ nhớ máy tính hoặc người đại diện theo dịch vụ của khách hàng kiểm tra tình trạng của đơn hàng thông qua hệ thống đánh dấu và theo dõi của công ty sẽ lợi dụng những lưu trữ cơ sở này và khả năng truy cập của hệ thống thông tin

Xử lý những dữ liệu là một trong những yếu tố lâu đời và phổ biến nhất của một

hệ thống thông tin Khi máy tính lần đầu tiên được giới thiệu trong lĩnh vực kinh doanh thì mục đích của nó là giảm thiểu thời gian tính toán hóa đơn cho hàng nghìn khách hàng và chuẩn bị các bản ghi kế toán Bây giờ việc chuẩn bị đơn hàng, vận đơn

và hóa đơn vận chuyển là những hoạt động xử lý dữ liệu phổ biến để giúp đỡ nhà quản trị chuỗi cung ứng hoạch định và kiểm soát dòng chảy nguyên vật liệu Các hoạt động

xử lý dữ liệu là việc chuyển đổi một cách đơn giản và dễ hiểu những dữ liệu trong các tập tin thành một số dạng thông dụng hơn

Phân tích dữ liệu là một ứng dụng tiên tiến và hiện đại nhất của hệ thống thông tin Hệ thống có thể chứa đựng các mô hình toán học, thống kê phổ biến và đặc thù đối với việc giải quyết các vấn đề trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp Những mô hình này chuyển đổi thông tin thành các giải pháp hỗ trợ cho việc ra quyết định

+ Đầu ra:

Yếu tố cuối cùng của hệ thống thông tin là đầu ra Đó là phương thức giao tiếp với người sử dụng trong hệ thống Đầu ra thường gồm một số dạng và được chuyển đổi thành một số mẫu Thứ nhất, đầu ra rõ ràng nhất là một số mẫu báo cáo như: Báo cáo tóm lược về chi phí hoặc dữ liệu thống kê hoạt động, báo cáo về tình trạng dự trữ hoặc xúc tiến hàng, báo cáo bên ngoài đánh giá hoạt động kế hoạch với hoạt động thực

tế và báo cáo (đơn hàng mua hoặc đơn hàng sản xuất) hướng dẫn các hoạt động Thứ

hai, đầu ra có thể có dạng các tài liệu in sẵn như hóa đơn vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa Cuối cùng, đầu ra có thể là các kết quả phân tích dữ liệu từ các mô hình toán học

sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hoá bị ứ đọng, vòng quay của vốn chậm, chi phí cho hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tăng và làm cho hoạt động không hiệu quả

Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm dự trữ, … Tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà các dạng hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau

Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là mua hàng về và chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

Dự trữ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động quản trị chuỗi cung ứng Mức dự trữ không thích hợp sẽ làm cho không thực hiện được mục tiêu chiến lược của quản trị chuỗi cung ứng là: tối thiểu hoá chi phí (+) thực hiện tốt các dịch vụ khách hàng Nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm cho hàng hoá ứ đọng, vốn quay vòng chậm, hiệu quả kinh doanh thấp Ngược lại, nếu dự trữ quá ít sẽ không có đủ hàng hoá, sản phẩm

đảm bảo cho quá trình kinh doanh liên tục, dẫn đến không thoả mãn được nhu cầu của khách hàng, sẽ bị mất các khách hàng hiện tại

Trong thực tế, khi nghiên cứu quản trị dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí sau đây:

Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng Nó bao gồm các chi phí tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại)

Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ, như: Chi phí về nhà cửa và kho tàng; Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý; Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ; Thiệt hại hàng dự trữ do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng được

Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua

Trong chuỗi cung ứng, quản trị tồn kho là sử dụng tập hợp các kỹ thuật để quản

lý mức tồn kho Mục tiêu là giảm chi phí tồn kho càng nhiều càng tốt nhưng vẫn đáp ứng được mức phục vụ theo yêu cầu của khách hàng Quản lý tồn kho dựa vào 2 yếu

tố đầu vào chính là dự báo nhu cầu và định giá sản phẩm Với 2 yếu tố đầu vào chính này, quản lý tồn kho là quá trình cân bằng mức tồn kho sản phẩm và nhu cầu thị trường, đồng thời khai thác lợi thế tính kinh tế nhờ qui mô để có được mức giá tốt nhất cho sản phẩm Có 3 quyết định cơ bản để tạo và lưu trữ hàng tồn kho là: (i) Tồn kho chu kỳ; (ii) Tồn kho an toàn (iii) Tồn kho theo mùa

1.2.3.5 Hoạt động vận tải

Vận tải là hoạt động kinh tế có mục đích của con người nhằm hoán chuyển vị trí của hàng hoá và bản thân con người từ nơi này đến nơi khác bằng các phương tiện vận tải Trước hết về đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản trị vận chuyển sẽ giúp cho chiến lược marketing của doanh nghiệp thành công trong việc phân phối đủ rộng và đủ sâu để đáp ứng một cách hoàn hảo nhu cầu của thị trường

Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng và vai trò này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận tải sẽ ngày càng tăng cao do giá cả xăng dầu liên tục tăng cao

Vì vận tải có tầm quan trọng như vậy nên các doanh nghiệp cần phải quan tâm,

chú ý đến việc cân nhắc, lựa chọn các điều kiện vận tải vật tư, hàng hoá, lựa chọn phương thức vận tải, người vận tải và lộ trình vận tải … để có được quyết định đúng đắn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức

Hoạt động này liên quan đến việc dịch chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp hoặc vận chuyển sản phẩm hoàn thành từ doanh nghiệp đến với khách hàng Điều này bao gồm việc lựa chọn phương tiện và loại hình vận tải, lựa chọn doanh nghiệp vận tải, thiết kế quy trình vận chuyển để đảm bảo rằng việc vận chuyển an toàn, đúng lúc với giá cả hợp lý Có 6 phương thức vận tải mà doanh nghiệp

có thể lựa chọn như: Tàu thủy; Xe lửa; Xe tải; Máy bay; Đường ống dẫn; Vận chuyển điện tử

1.2 3.6 Kho bãi

Kho bãi là một bộ phận của hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, là nơi cất giữ nguyên, nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng hàng hoá Đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho

Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hàng hoá Là nơi cất giữ, bảo quản trung chuyển hàng hoá, kho bãi có những vai trò quan trọng sau:

- Nâng cao tính chủ động trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định; Có thể tránh được những tác động tiêu cực như tính thời vụ, thời tiết, rủi

ro, nhu cầu;

- Tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có kho, có thể mua hàng với số lượng lớn, giảm được chi phí vận tải;

- Tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh: kho bãi giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng, kho giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, giảm được chi phí kinh doanh; Có thể được giảm giá do mua được nhiều hàng trong một đơn hàng;

1.2.3.7 Quan hệ nhà cung cấp

Quản trị quan hệ nhà cung ứng (SRM) là quản lý toàn bộ hoạt động của công ty trong mối quan hệ với các tổ chức cung cấp nguồn hàng và dịch vụ Mục đích của SRM là tạo ra sự liên tục và làm cho quá trình làm việc giữa công ty và các nhà cung

ứng của nó trở nên hiệu quả hơn

Quản trị quan hệ nhà cung ứng, bao gồm những hoạt động kinh doanh thực tiễn

và những phần mềm hỗ trợ, là một quá trình trong quản trị chuỗi cung ứng Quản trị quan hệ nhà cung ứng tạo ra một khung tham chiếu chung để tăng cường hiệu quả giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng khi mỗi bên sử dụng những công nghệ và cách thức kinh doanh khác nhau Do đó, SRM tăng cường hiệu quả của các quá trình liên quan đến các dịch vụ và hàng hóa cần thiết, quản lý hàng tồn kho và xử lý nguyên vật liệu

Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng

Việc lựa chọn nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp tìm nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau: Đảm bảo tài chính với triển vọng lâu dài; Có khả năng và năng lực để cung ứng các nguyên vật liệu cần thiết; Cung ứng chính xác nguyên vật liệu theo yêu cầu; Gửi các nguyên vật liệu với chất lượng cao được đảm bảo; Cung ứng đúng thời hạn, đáng tin cậy với thời gian ngắn; Định giá và các thỏa thuận về tài chính có thể chấp nhận được; Nhạy bén với những nhu cầu và thay đổi của khách hàng; Có kinh nghiệm và chuyên gia về sản phẩm của mình; Có danh tiếng tốt; Sử dụng hệ thống thu mua dễ sử dụng và thuận tiện; Đã từng hợp tác thành công trong quá khứ và có thể phát triển mối quan hệ dài hạn

Căn cứ vào từng hoàn cảnh kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà đưa ra các tiêu chí quan trọng phù hợp để lựa chọn cho mình nhà cung ứng tốt nhất

Số lượng nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần phải xem xét, quyết định thu mua từ một nguồn cung ứng duy

nhất hay nhiều nguồn Sự lựa chọn phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhà cung cấp hơn khi họ muốn tránh các vấn

đề có thể xảy ra Để giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp tự mình dự trữ nhưng điều

này lại có chi phí cao hơn

Đánh giá năng lực của nhà cung cấp

Hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá các nhà cung cấp của họ để đảm bảo rằng

họ tiếp tục cung ứng nguyên vật liệu, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp Đôi khi thước đo phức tạp được sử dụng cho từng mảng năng lực Một cách tiếp cận thường gặp là sử dụng một danh sách kiểm tra gồm các nhân tố quan trọng và kiểm

tra xem liệu nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chuẩn đó không Danh sách kiểm tra sẽ

đề cập đến nhà cung cấp đó có tài chính tốt không? Có cung ứng đúng thời hạn không? Chất lượng sản phẩm cung ứng có đủ cao không? Có các hỗ trợ về kỹ thuật không? Giá cả có cạnh tranh không? Nhà cung cấp không đáp ứng được bất kỳ tiêu chuẩn nào thì doanh nghiệp sẽ thảo luận về cải thiện hoặc tìm nhà cung cấp mới Mục đích này nhằm kiểm soát năng lực, xác định những lĩnh vực cần cải tiến hoặc thống nhất về cách thức tốt nhất để đạt được những cải tiến đó

1.3 Quan điểm và nguyên tắc quản trị có hiệu quả trong công tác quản trị cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu

Quản trị cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục

Quản trị có hiệu quả trong công tác quản trị cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu tức

là đảm bảo công tác cung ứng vật tư đầu vào được thường xuyên, liên tục với chi phí thấp nhất có thể

Thứ nhất là đảm bảo vật tư đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh được

thường xuyên, liên tục Điều này có nghĩa quản trị cung ứng phải đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, kinh doanh Tính kịp thời là yêu cầu về mặt lượng của sản xuất Phải đảm bảo cho không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm cho sản xuất kinh doanh bị gián đoạn Ngoài ra, còn phải đảm bảo cung cấp đủ số lượng, chất lượng và chủng loại, đồng bộ của vật tư đầu vào thiết yếu Việc đảm bảo

đủ số lượng, chất lượng và chủng loại đảm bảo cho hiệu quả sản xuất cao

Thứ hai đảm bảo cung ứng vật tư đầu vào thiết yếu với chi phí tối thiểu Quản trị

chuỗi cung ứng vật tư đầu vào hiệu quả phải đảm bảo tối thiểu hóa chi phí Việc cung ứng vật tư đầu vào sẽ khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc tới mức chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng,… để tối thiểu hóa chi phí sản xuất kinh doanh Mục tiêu của quản trị chuỗi cung ứng vật tư đầu vào hiệu lực và hiệu quả trên toàn hệ thống là tổng mức chi phí của toàn hệ thống từ khâu vận chuyển, phân phối tới khi nguyên vật liệu cần phải được tối thiểu hóa

Nguyên tắc quản trị chuỗi cung ứng vật tư đầu vào hiệu quả:

- Hệ thống cung ứng vật tư đầu vào phải nhất quán, có sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong chuỗi về các điều kiện liên quan như dự báo nhu cầu các kế hoạch