ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG: Quản lý phòng trong khách sạn 501 123 Cổ Nhuế Từ LiêmHà Nội

MỤC LỤC I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG.. 1 1. Hiện trạng và mục tiêu khảo sát 1 2. Khảo sát tổng quan khách sạn 2 3. Một số thủ tục và quy trình liên quan đến khách hàng 5 4. Những thiếu sót mà khách sạn gặp phải 6 II. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 7 1. Mô tả bài toán nghiệp vụ 7 2. Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh 11 3. Lập biểu đồ phân rã chức năng 12 III. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU 16 1. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 0. 16 2. Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 1. 18 IV. Mô hình liên kết thực thể ER 21 1. Liệt kê,chính xác,chọn lọc 21 2. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính 21 3. Mô hình ER 22 V. MÔ HÌNH QUAN HỆ 23 1. Biểu diễn các thực thể 23 2. Biểu diễn các mối quan hệ 23 3. Chuẩn hóa 24 4. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 25 VI. THIẾT KẾ MÔ HÌNH VẬT LÝ 25 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 25 2. Xác định luồng dữ liệu 27 VII. THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 31 VIII. TỔNG KẾT 35

ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài: Quản lý phòng trong khách sạn 501

123 Cổ Nhuế- Từ Liêm-Hà Nội

Giảng viên hướng dẫn : Nông Thị Oanh

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Đình Cố 1221050166

Nguyễn Văn Biển 1221050015

Hà Nội 5/2016

MỤC LỤC

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1

1 Hiện trạng và mục tiêu khảo sát 1

2 Khảo sát tổng quan khách sạn 2

3 Một số thủ tục và quy trình liên quan đến khách hàng 5

4 Những thiếu sót mà khách sạn gặp phải 6

II MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 7

1 Mô tả bài toán nghiệp vụ 7

2 Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh 11

3 Lập biểu đồ phân rã chức năng 12

III MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU 16

1 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 0 16

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 1 18

IV Mô hình liên kết thực thể E-R 21

1 Liệt kê,chính xác,chọn lọc 21

2 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính 21

3 Mô hình ER 22

V MÔ HÌNH QUAN HỆ 23

1 Biểu diễn các thực thể 23

2 Biểu diễn các mối quan hệ 23

3 Chuẩn hóa 24

4 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 25

VI THIẾT KẾ- MÔ HÌNH VẬT LÝ 25

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 25

2 Xác định luồng dữ liệu 27

VII THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 31 VIII TỔNG KẾT

35

Khách sạn của bạn đang kinh doanh phát đạt, bạn phải mướn thêm nhânviên để quản lý khách sạn, nhưng điều đó bạn vẫn chưa làm bạn hài lòng vềviệc quản lý Nó làm bạn mất nhiều thời giờ Nhân viên của bạn phải ghichép sổ sách rất nhiều, đôi khi còn bị nhầm lẫn?

Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trongkhách sạn, cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ có thể làm bạn bỏ lỡ các

cơ hội cho thuê phòng Bất kỳ 1 sai sót nào cũng có thể khiến uy tín củakhách sạn bị giảm sút, 1 điều bạn không bao giờ mong đợi

Bạn bận rộn với rất nhiều việc, nên bạn cần biết ngay tình hình kinh doanhkhách sạn khi cần, nhưng thường thì bạn phải đợi đến cuối tháng để nhânviên hoàn tất báo cáo

Tất cả các lý do trên đã đặt ra yêu cầu phải có phần mềm quản lý kháchsạn với nhiều ưu điểm để khắc phục các nhược điểm trên và thực hiện tốt cácnghiệp vụ của các bộ phận :

 Dễ dàng quản lý, truy cập , thay đổi và chỉnh sửa

1.2 Mục tiêu

Dựa vào kiến thức được học từ môn phân tích và thiết kế hệ thống,đồ án sẽphân tích thiết kế hệ thống quản lý phòng trong khách sạn nhằm mục đích tạo 1

hệ thống quản lý cho việc kinh doanh của 1 khách sạn bao gồm chức năng:

- Quản lý nhân viên

- Khảo sát các mô hình quản lý khách sạn, nhà nghỉ đã được xây dựng từtrước để tìm hiểu các thông tin cơ bản cần quản lý trên thực tế hiện nay.

- Phân tích tổng hợp để đưa ra mô hình tổng quát, đưa ra các sơ đồ liênquan và thiết kế hệ thống tổ chức và quản lý khách sạn hoàn chỉnh

- Yêu cầu chương trình có thể lưu trữ được khối lượng thông tin lớn, có thểthêm sửa, xóa thuận tiện, tìm kiếm thông tin nhanh theo nhiều tiêu chíkhác nhau

2 Khảo sát tổng quan khách sạn

 Vài nét về khách sạn 501

Khách sạn 501 xây dựng và sử dụng năm 2010 do ông Nguyễn Đình Cốlàm chủ Khách sạn nằm tại số 123 – Cổ nhuế - Từ Liêm – Hà Nội Dokinh phí có hạn nên khách sạn đi vào hoạt động với quy mô tương đốinhỏ Khách sạn gồm 5 tầng ( tổng cộng 30 phòng ) Tầng trệt gồmphòng tiếp tân và phòng giám đốc Tiền sảnh rộng rãi có khuôn viên đậu

xe Tầng trên cùng có lợi thế là chỗ nghỉ mát cho khách, khách có thể tròchuyện tại đó

Khách sạn có 3 loại phòng, tất cả các phòng đều có đầy đủ tiện nghi như :tivi, điều hòa, tủ lạnh, nóng lạnh, telephone và wifi phủ sóng toàn khách sạn Đội ngũ nhân viên tiếp tân rất nhiệt tình và lịch sự, vui vẻ chỉ dẫn cho kháchkhi có yêu cầu ( trong giới hạn cho phép ) Khách sạn nằm gần mặt đườngthuận tiện cho việc đi lại, đặc biệt là gần 2 trường đại học lớn (Đại học Mỏ-ĐịaChất và Học viện Tài Chính ) và 1 bến xe khách,là nơi thuận lợi cho những kỳthi trung học phổ thông và đại học quốc gia cho học sinh,sinh viên toàn quốcđến nghỉ ngơi

Khách đến nghỉ tại khách sạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu Khách sạnluôn luôn quan tâm nâng cấp chất lượng phục vụ Các quý khách và các đơn vị

có nhu cầu ở khách sạn có thể liên hệ trực tiếp hoặc qua số máy: 0427525688.Rất hân hạnh được phục vụ và đón tiếp quý vị đến khách sạn chúng tôi

 Cơ cấu tổ chức của khách sạn

Phòng bảo vệ:

Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ an ninh trật tự trong kháchsạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánhsáng

Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào mã phòng, loại phòng vàbảng giá

 Quản lý đăng ký thuê phòng :

Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên: mã đăng ký,

mã phòng, mã khách hàng, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, tiền đặt cọc, ghichú

 Quản lý thông tin dịch vụ :

Khách sạn quản lý những thông tin sau: mã dịch vụ, tên dịch vụ, loại dịchvụ,giá tiền; mã đăng ký, ngày sử dụng, số lượng, mã nhân viên

 Quản lý việc thanh toán trả phòng :

Việc trả phòng được khách sạn quản lý theo các thông tin sau: mã đăng ký, mãphòng, ngày thanh toán, giới tính, mã nhân viên Bên cạnh việc trả phòng củakhách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng

 Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn :

Tất cả nhân viên phục vụ tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: mãnhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, CMND, số điện thoại, mã chức vụ

3 Một số thủ tục và quy trình liên quan đến khách hàng

thoại, gửi thư hoặc qua internet

đặt phòng không đảm bảo

điểm khách trả phòng, khách hàng phải đặt cọc 1 khoản tiền cho việc đảmbảo Nếu khách không tới nhận phòng hoặc báo hủy đăng ký, khách hàngphải trả chi phí cho việc hủy đặt phòng

khách muộn nhất là tới 18h ngày khách tới nhận phòng Sau thời gian đó,nếu khách không tới nhận phòng, khách sạn có quyền cho khách hàngkhác thuê phòng đó

- Họ tên khách (CMND,quốc tịch,giới tính,địa chỉ)

- Ngày đến, giờ đến; ngày đi, giờ đi

- Số lượng người

- Tiền đặt cọc

trạng phòng và khả năng đáp ứng của khách sạn Nếu khách sạn khôngđáp ứng được yêu cầu của khách, nhân viên sẽ trả lời từ chối việc đăng kýphòng, hoặc gợi ý cho khách lựa chọn giải pháp thay thế Nếu khách sạn

có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách, nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin

và tiến hành lập phiếu đăng ký phòng cho khách

một mã số khác nhau và được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý.Thông tin về tình trạng phòng cũng được cập nhật lại và báo cáo cho bộphận phục vụ

vụ dọn dẹp vệ sinh phòng sẵn sàng phục vụ khách

phòng của khách và kiểm tra tình trạng phòng Nếu khách sạn có phòngđáp ứng được cho khách sẽ tiến hành làm thủ tục nhận phòng

check phiếu đặt phòng

khóa phòng cho khách Phòng của khách là do nhân viên sắp xếp chokhách.Nếu khách có hành lý, bộ phận phục vụ sẽ giúp khách vận chuyểnlên phòng Khách sẽ được nhân viên giới thiệu các dịch vụ của khách sạn

vụ kiểm tra về tình trạng phòng sau khi khách rời khỏi phòng, vệ sinhphòng sạch sẽ để phục vụ khách mới Nếu khách có mượn đồ dùng trongphòng thì sẽ yêu cầu khách trả lại cho khách sạn Khách hàng sẽ giao trảchìa khóa phòng cho nhân viên lễ tân, rồi ký nhận và thanh toán hóa đơntiền phòng

nhu cầu

4 Những thiếu sót mà khách sạn gặp phải

 Do lúc xây dựng chưa có tính toán và không đủ kinh phí nên kháchsạn chưa có hệ thống thang máy, đây là một thiệt thòi và bất lợi rấtlớn đối với khách sạn Một cản trở để nhận khách vì khách rất ngạileo cao.

thống cách âm trong phòng chưa đạt chuẩn nên khách nghỉ trong

phòng phần nào vẫn bị ảnh hưởng bởi xe cộ đi lại.

trong việc đón tiếp khách nước ngoài, mà lượng khách này ngày mộttăng lên

nếu khắc phục được những nhược điểm này, cùng với việc áp dụng hệthống quản lý khách thông minh thì trong tương lai không xa khách sạn

501 sẽ ngày càng phát triển hơn

1 Mô tả bài toán nghiệp vụ

a) Mô tả bằng lời

Khách sạn có 5 tầng gồm 30 phòng, với 3 loại phòng (A,B,C) với mức giákhác nhau

Đa số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước (hoặc nhờ hướng

dẫn viên du lịch đăng ký phòng) Một số khác chưa đăng ký thì thuê đượcphòng nếu còn phòng

Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng

ký phòng trước hay không, và đăng ký phòng trước loại nào Như vậy cần

phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay

không Nếu không, nhân viên này phải thông báo cho khách biết để khách

đến khách sạn khác Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên

tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại chứng minh nhân dân

hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng minh nhân dân) Giấy

tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn

Mỗi căn phòng,tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà

có một giá biểu riêng Khi khách đến thuê,nhân viên tiếp tân phải ghi nhận

phiếu đăng ký thuê phòng Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho mộtngười khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này Trênphiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng

nào, vào khoảng thời gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báotạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra.

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, mát xa, ăn uống, ), nhân viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ.Mỗi bảng kê có một số thứ

tự và ghi cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn

ngay hoặc bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này

Khi khách đi:

Mọi thủ tục cũng diễn ra ở phòng tiếp tân, lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch

vụ và hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả Bộ

phận phục vụ kiểm tracác phòng mà khách đã ở xem có hư hỏng,mất mát gì không và xác nhận vào phiếu đến.Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng

thì khách phải đền bù hoặc trả thêm tiền do khách sạn quy định Khi khách

trả tiền một hóa đơn thanh toánđược lập Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do(thu của phiếu đến, bảng dịch

vụ và các hóa đơn nào) với số tiềnthu là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản, một cho khách hàng thanh toán tiền,và một bản khách sạn giữ lại.

Cuối mỗi ngày nhân viên phải lập báo cáo về danh sách khách đã thuê

phòng, danh sách tình hình các phòng, doanh thu thuê phòng và doanh thudịch vụ trong khách sạn cho lãnh đạo Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báocáo tình hình doanh thu,hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo

Tên khách Địa chỉ Ngày thuê Ngày trả Loại phòng Số lượng

đăng ký

PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG

Họ tên khách hàng : ………

Số CMTND :………

Địa chỉ : ………

Điện thoại : ……….

Tên phòng Số lượng Đơn giá Ngày thuê Ngày trả Ghi chú Thành tiền Ngày … Tháng … Năm 201… Nhân viên lễ tân Khách hàng  Phiếu yêu cầu dịch vụ của khách hàng PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày … Tháng … Năm 201… Họ tên khách hàng : ………

Số CMND : ………

Địa chỉ : ………

Số điện thoại : ………

Loại dịch vụ Số lượng Thời gian  Bảng kê các loại dịch vụ của khách BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày … Tháng …Năm 201… Số TT : ………

Họ tên khách hàng : ………

Số CMND : ………

Địa chỉ : ………

Điện thoại : ……….

 Bảng phân tích xác định chức năng,tác nhân và hồ sơ

Hỏi – khách

Tham khảo-HS đăng ký phòng

Thông báo-cho khách

Yêu cầu-khách

Giữ lại-CMND

Ghi- phiếu đăng ký phòng

Lập-bảng kê dịch vụ

Giữ lại-bảng kê dịch vụ

Lập-hóa đơn đặt tiệc

Khách Nhân viên tiếp tân

HS đăng ký phòng trước Phòng

Hồ sơ khách Phiếu đăng ký phòng Dịch vụ

Bảng kê dịch vụ Tiệc

Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ dữ liệu

=

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

=

Hồ sơ dữ liệu

=

Phòng tiếp tânHóa đơn thanh toánBáo cáo

Lãnh đạo công ty

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

=

=

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

9 Thanh toán hóa đơn

b Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2: Biểu đồ phân rã chức năng gộp của hoạt động quản lý khách sạn

c Mô tả chi tiết các chức năng lá

4.1.DS khách đã thuê phòng 3.1.Thanh toán phòng

2.1.Đăng ký thuê phòng

4.4.Doanh thu dịch vụ

4.3.Doanh thu thuê phòng

 Các khách hàng đã đăng ký phòng từ trước.

1.2.Cập nhật tình trạng phòng :

về trang thiết bị, tình trạng và khả năng phục vụ

1.3.Cập nhật danh mục các dịch vụ:

tương ứng được cập nhật hàng ngày

1.4.Cập nhật danh sách khách:

cập nhật thường xuyên

2.1.Đăng ký thuê phòng:

thông báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê ( bao nhiêu người, cầnmấy phòng, loại phòng nào, tiện nghi ra sao? ) để từ đó lễ tân mới cóthể sắp xếp phù hợp với khách được

2.2.Đăng ký sử dụng dịch vụ:

khác mà khách sạn có thể đáp ứng (như ăn uống,giặtủi,karaoke,massager,…), chỉ cần đăng ký với bộ phận phục vụ kháchsạn

3.1 Thanh toán trả phòng:

nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so vớilúc nhận phòng

3.2 Thanh toán dịch vụ :

tiền đã sử dụng dịch vụ trong thời gian ở tại khách sạn

3.3 Viết hóa đơn thanh toán:

khách, cả tiền phòng lẫn tiền sử dụng dịch vụ khác.

4.1 Báo cáo danh sách khách đã thuê phòng:

 Báo cáo chi tiết các khách đã thuê phòng ở trong khách sạn và hiện tạiđang ở trong khách sạn.

4.2 Báo cáo danh sách tình hình các phòng:

 Danh sách các phòng đã được khách thuê, các phòng hiện còntrống,các phòng bị hư hỏng không thể sử dụng được

4.3 Báo cáo doanh thu thuê phòng:

năm

4.4 Báo cáo doanh thu các dịch vụ:

1 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 0.

a

4

BÁO CÁO THỐNG KÊ

2

CHO THUÊ PHÒNG KHÁCH

Y/c thanh toán

Gửi hóa đơn

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 1.

a Biểu đồ của tiến trình “1.0.Cập nhật danh mục”.

b Biểu đồ của tiến trình “2.0 Cho thuê phòng”.

2.1 Đăng ký thuê phòng

Sử dụng dịch vụ e

c Biểu đồ tiến trình “ 3.0 Thanh toán “.

3.1 Thanh toán phòng d

KHÁCH

Y/c thanh toán

3.3 Thanh toán hóa đơn

e

3.2 Thanh toán Dịch vụ

Gửi hóa đơn

h

g

Phiếu DK DV Phiếu DK t.phòng

H.đơn thanhtoán

Phiếu trả phòng

d Biểu đồ của tiến trình “ 4.0 Báo cáo thống kê “.

IV Mô hình liên kết thực thể E-R

1 Liệt kê,chính xác,chọn lọc

 KHÁCH: (Mã khách,họ tên,địa chỉ,quốc tịch)

 PHÒNG: ( Số phòng,địa chỉ,số điện thoại,tình trạng,tiện nghi )

 LOẠI PHÒNG: (Loại,giá phòng)

 DỊCH VỤ : ( Mã dịch vụ,tên dịch vụ,đơn giá)

 NHÂN VIÊN: (Mã nhân viên,họ tên,chức vụ,công việc)

2 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính

Gạch chân : thuộc tính khóa

Mã nhân viên

Họ tên Chức vụ Công việc Giá phòng

 NHÂN VIÊN ( Mã nhân viên , Số phòng ) (5’)

3 Chuẩn hóa

(1)

4 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access,từ các quan hệ trên

1 Bảng: PHÒNG

4 Bảng: NHÂN VIÊN

5 Bảng:GIÁ PHÒNG

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa

Sử dụng dịch vụ e

Máy làm

Khi khách đăng ký thuê phòng , kiểm tra xem còn phòng không nếu không còn thì báo lại cho khách

Thông báo về các dịch vụ , giá cả cho khách

c Biểu đồ của tiến trình ” 3.0 Thanh toán “

3.1 Thanh toán phòng d

KHÁCH

Y/c thanh toán

3.3 Thanh toán hóa đơn

e

3.2 Thanh toán Dịch vụ

Gửi hóa đơn

h

g

Phiếu DK DV Phiếu DK t.phòng

H.đơn thanhtoán

Phiếu trả phòng

Máy làm

- Xử lý mỗi khi có khách trả phòng thanh toán

- Tiền phòng = theo bảng giá của khách sạn

- Xử lý mỗi khi khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn

- Tiền dịch vụ = Theo đơn giá dịch vụ

- In ra hóa đơn cho khách

- Tổng tiền = Tiền phòng + Tiền dịch vụ