TRIỂN KHAI THƯ VIỆN số TRƯỜNG đại học NGOẠI NGỮ HUẾ sử DỤNG PHẦN mềm mã NGUỒN mở DSPACE

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ   CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC TRIỂN KHAI THƯ VIỆN SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ HUẾ SỬ DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPA

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

  

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TRIỂN KHAI THƯ VIỆN SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ HUẾ

SỬ DỤNG PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPACE

Sinh viên thực hiện:

PHAN THANH MINH

Lớp: K45 THKT

Niên khóa: 2011 – 2015

Giáo viên hướng dẫn:

Th.S NGUYỄN HỮU HOÀNG THỌ

Huế, tháng 5 năm 2015

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm Đại học không chỉ là đích đến mà đó là cả một quá trình, trong quá trình đó,ngoài sự nổ lực của bản thân còn phải kể đến sự hỗ trợ, chỉ dạy, giúp đỡ vô cùng quý báu của Thầy cô, bạn bè và gia đình Cũng nhờ sự động viên và dạy bảo tận tình của quý Thầy cô trong suốt thời gian học tập, gần hơn là quá trình thực tập cuối khóa mà tôi đã hoàn thành đề tài của mình với chất lượng tốt nhất Bằng tất cả tấm long, tôi xin gởi lời cảm ơn đến:

Ban Giám Hiệu Trường Đại Học Kinh Tế Huế đã tạo mọi điều kiện để em có thể đến được cơ sở thực tập và hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Giảng viên trực tiếp hướng dẫn – Ths Nguyễn Hữu Hoàng Thọ đã tận tình chỉ dạy, và trực tiếp giới thiệu tôi với cơ sở thực tập Trong suốt quá trình thực tập, mỗi giai đoạn đều nhận được sự hướng dẫn chính xác và kịp thời của thầy, tôi xin gởi tới thầy lời cảm ơn chân thành nhất.

Ban Giám đốc Trung tâm thư viện trường Đại học Ngoại Ngữ Huế cùng toàn thể các chuyên viên thư viện đã tạo môi trường nghiên cứu, thực tập vô cùng thuận lợi và cung cấp mọi điều kiện trong suốt thời gian thực tập tại cơ sở Tôi xin chúc các cô và gia đình lời chúc sức khỏe và cuộc sống tràn ngập tiếng cười.

Cùng toàn thể gia đình, bạn bè đã động viên và dõi theo

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

Huế, tháng 5 năm 2015

Sinh viên: Phan Thanh Minh

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Nội dung nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

PHẦN 2: NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MÃ NGUỒN MỞ VÀ PHẦN MỀM MÃ NGUỒN MỞ DSPACE 3

1.1 Khái niệm chung về phần mềm mã nguồn mở 3

1.2 Phân loại phần mềm mã nguồn mở 3

1.3 Lợi ích của mã nguồn mở đối với người sử dụng 4

1.4 Giới thiệu về công nghệ DSPACE 4

1.5 Nghiên cứu lựa chọn công nghệ phù hợp để triển khai thư viện số 5

1.6 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE 5

1.6.1 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE trên thế giới 5

1.6.2 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE tại Việt Nam 6

1.6.3 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE tại Đại học Huế 6

1.7 Cài đặt hệ thống Dspace 6

1.7.1 Cấu hình hệ thống 6

1.7.2 Các phần mềm hỗ trợ 7

1.8 Tổng quan về thư viện số 7

1.8.1 Khái niệm về thư viện số 7

1.8.3 Những ưu điểm và hạn chế của thư viện số 8

1.9 Điều kiện để xây dựng thư viện số 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ HUẾ 9

2.1 Cơ cấu tổ chức và quy mô thư viện Đại học Ngoại ngữ Huế 9

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm thông tin Thư viện Đại Học Ngoại ngữ Huế 9

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 9

2.2 Quy mô thư viện 11

2.3 Hệ thống mạng 11

2.4 Quy trình mượn và trả tài liệu đang sử dụng tại thư viện 12

2.4.1 Quy trình mượn tài liệu 12

2.4.2 Quy trình trả tài liệu 13

2.4.3 Quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc 14

2.5 Phân tích quy trình mượn và trả tài liệu của thư viện 15

2.6 Hiện trạng thư viện truyền thống của Thư viện trường ĐH Ngoại Ngữ 15

2.6.1 Cách tổ chức lưu trữ tài liệu 15

2.6.2 Ưu điểm của thư viện truyền thống 15

2.6.3 Nhược điểm của thư viện truyền thống 16

2.7 So sánh ưu điểm và nhược điểm của thư viện truyền thống so với thư viện số 16

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG DSPACE ĐỂ TRIỂN KHAI THƯ VIỆN SỐ VÀ CÁC GIẢI PHÁP MỞ RỘNG 18

3.1 Đề xuất hệ thống mạng 18

3.2 Quy trình quản lý hệ thống mạng 19

3.3 Tiến hành cài đặt 19

3.4 Quy trình mượn tài liệu trên hệ thống thư viện số 27

3.5 Quy trình quản lý tài liệu trên thư viện số 28

3.6 Kết quả thực nghiệm 29

3.6.1 Cách thức số hóa tài liệu 29

3.6.2 Kết quả thực nghiệm từ việc xây dựng bản mẫu thư viện số 29

3.6.2.1 Giao diện trang chủ và trang quản trị 29

3.1.2.2 Cách tạo bộ sưu tập và tải tài liệu lên thư viện số 30

3.7 Đề xuất các mục tiêu khi triển khai thư viện số Dspace 42

3.8 Các giải pháp mở rộng 43

3.8.1 Giải pháp hệ thống máy chủ ảo VPS 43

3.8.2 Giải pháp triển khai thông qua bên thứ ba 43

3.9 Đề xuất hướng phân nhóm, phân quyền phù hợp với tình hình thực tế 43

PHẦN 3 KẾT LUẬN 45

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

PHỤ LỤC 47

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Danh mục các từ viết tắt tiếng Việt

CNTT Công Nghệ Thông Tin

TTTT – TV Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện

Danh mục các từ viết tắt tiếng Anh

Chữ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

ADSL Asymmetric Digital

chủ vật lý

DANH MỤC HÌNH VẼ

Trang

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT – thư viện ĐH Ngoại Ngữ Huế 9

Sơ đồ 2.2 Hệ thống mạng Trung tâm TT – Thư viện ĐH Ngoại Ngữ Huế 11

Sơ đồ 2.3 Quy trình mượn tài liệu đang được sử dụng 12

Sơ đồ 2.4 Quy trình trả tài liệu đang được sử dụng tại thư viện 13

Sơ đồ 2.5 Quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc của thư viện 14

Sơ đồ 3.1 Hệ thống mạng đề xuất 18

Sơ đồ 3.2 Quy trình quản lý hệ thống mạng 19

Sơ đồ 3.3 Quy trình mượn và xem tài liệu trên thư viện số 27

Sơ đồ 3.4 Quy trình quản lý tài liệu trên thư viện số 34

Sơ đồ 3.5 Đề xuất phân nhóm thành viên trên hệ thống thư viện số 44

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Kiểm tra mã nguồn của thư viện ĐH Kinh Tế Huế đang sử dụng 6

Hình 3.1 Thiết lập môi trường Java 21

Hình 3.2 Thiết lập môi trường máy chủ Apache ant 21

Hình 3.3 Kiểm tra các thông số môi trường và phiên bản phần mềm 22

Hình 3.4 Tạo Database trên PostgresSQL 22

Hình 3.5 Cấu hình TomCat 24

Hình 3.6 Cấu hình các thông số máy chủ trên Tomcat 24

Hình 3.7 Xây dựng bộ cài đặt Dspace 25

Hình 3.8 Chạy lệnh cài đặt Dspace từ gói cài đã xây dựng 26

Hình 3.9 Quá trình cài đặt Dspace hoàn tất 26

Hình 3.10 Tạo tài khoản quản trị admin để đăng nhập vào Dspace 27

Hình 3.11 Giao diện trang chủ đối với khách chưa đăng nhập 29

Hình 3.12 Giao diện trang chủ sau khi đăng nhập 30

Hình 3.13 Giao diện trang quản trị với tài khoản admin 30

Hình 3.14 Công cụ quản lý bộ sưu tập trên thư viện số 31

Hình 3.15 Thống kê và tạo mới bộ sưu tập trong thư viện số 31

Hình 3.16 Trang đăng nhập cho thành viên 32

Hình 3.17 Giao diện trang quản lý tài khoản quản trị 33

Hình 3.18 Khu vực đăng tải tài liệu lên hệ thống 33

Hình 3.19 Mô tả các thông tin cơ bản của tài liệu mới 34

Hình 3.20 Mô tả chi tiết thông tin bản quyền của tài liệu 34

Hình 3.21 Chọn tài liệu cần đưa lên thư viện số 35

Hình 3.22 Đăng tài liệu lên thư viện số 35

Hình 3.23 Quá trình đăng tài liệu hoàn tất 36

Hình 3.24 Giao diện trang quản lý những tài liệu đã được xuất bản 36

Hình 3.25 Giao diện trang quản trị bộ sưu tập tài liệu 36

Hình 3.26 Giao diện trang chi tiết của bộ sưu tập 38

Hình 3.27 Giao diện trang đăng ký thành viên trên thư viện số 38

Hình 3.28 Giao diện trang đăng nhập thành viên trên thư viện số 39

Hình 3.29 Giao diện trang phân quyền thành viên trên thư viện số 39

Hình 3.30 Giao diện trang ban hàng các chính sách lên các nhóm thành viên 40

Hình 3.31 Khu vực chỉnh sửa quyền của thành viên 40

Hình 3.32 Cấu hình và cài đặt chung cho thư viện số 41

Hình 3.33 Các định dạng tài liệu được hỗ trợ sẵn 41

Hình 3.34 Tìm kiếm tài liệu theo tên tài liệu 42

Hình 3.35 Tìm kiếm tài liệu theo tên tác giả 42

Mở Dspace Cho Thư Viện Trường Đại Học Ngoại Ngữ Huế " để xây dựng một bảnmẫu phù hợp với đặc điểm cụ thể của trung tâm thư viện Thực hiện việc dùng thử vàtiến tới triển khai trên thực tế.

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Tìm hiểu về mã nguồn mở Dspace, nhu cầu và tình hình hiện tại của thư viện

 Giải pháp thay đổi và áp dụng Dspace để triển khai thư viện số

 Triển khai thư viện số cho thư viện trung tâm ĐH Ngoại Ngữ Huế

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Trung Tâm Thư Viện Đại Học Ngoại Ngữ Huế

 Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Tập trung phân tích các gói giải pháp, lựa chọn giải pháp để triểnkhai thư viện số phù hợp với điều kiện hiện tại

- Về không gian: tại Trung tâm thư viện ĐH Ngoại Ngữ Huế

- Về thời gian: dự kiến thực hiện từ 02/02/2015 – 16/05/2015

4 Nội dung nghiên cứu

 Nghiên cứu các mô hình thư viện số trong nước và ngoài nước

 Khảo sát tình hình thực tế của thư viện khi chưa áp dụng hệ thống thư viện sốtrong quá trình hoạt động

 Khảo sát tình hình thực tế sau khi thư viện áp dụng hệ thống thư viện số trongquá trình hoạt động

 Đề xuất các giải pháp, gói phần mềm hỗ trợ trong khi triển khai thư viện số

 Phân tích những biện pháp để thư viện số hoạt động hiệu quả

 Giới thiệu và hướng dẫn sinh viên tra cứu tài liệu

5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

 Phương pháp thu thập số liệu thực tế

 Phương pháp phân tích và sử lý số liệu

 Phương pháp tổng hợp và thống kê

PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MÃ NGUỒN MỞ VÀ PHẦN MỀM MÃ

NGUỒN MỞ DSPACE 1.1 Khái niệm chung về phần mềm mã nguồn mở

Mã nguồn mở ( Open source software ) là những phần mềm được viết và cungcấp một cách tự do Tất cả người sử dụng phần mềm mã nguồn mở không những được

sử dụng phần mềm mà còn được tải ( download ) mã nguồn của phần mềm để tùy ýsửa đổi, bổ sung, can thiệp sâu và mã nguồn để mở rộng cho nhu cầu công việc củamình

Phần mềm mã nguồn mở áp dụng loại giấy phép mà qua đó cho phép bất cứ ai sửdụng dưới mọi hình thức, có thể chỉ đơn thuần truy cập, chỉnh sửa, sao chép…haynâng cao hơn là phát triển phần mềm đó và phân phối lại các phiên bản khác nhau của

mã nguồn được gọi là phần mềm mã nguồn mở ( Open-source software ) Nhìn chung,thuật ngữ tiếng anh “Open source” được dùng như một thuật ngữ chuyên ngành để lôicuốn các nhà phát triển, các nhà kinh doanh Điều đáng quan tâm nữa là sự miễn phí

và cho phép người dùng có quyền quyết định toàn bộ hệ thống

Tiện ích mà những phần mềm miễn phí ( free software ) mang lại chính là quyền

tự do sử dụng chương trình cho mọi mục đích, quyền tự do để nghiên cứu cấu trúc củachương trình, chỉnh sửa phù hợp với nhu cầu, truy cập vào mã nguồn cơ động, quyền

tự do phân phối lại các phiên bản cho nhiều người khác, quyền tự do cải tiến chươngtrình và phát hành lại dưới mục đích cộng đồng

1.2 Phân loại phần mềm mã nguồn mở

 Application: Là các loại phần mềm ứng dụng, như hệ điều hành, phần mềmvăn phòng, phần mềm kế toán, phần mềm chỉnh sửa âm thanh và hình ảnh, công cụ lậptrình (IDE), các máy chủ web (Web server) Ngày nay, những phần mềm ứng dụng mở

là rất phổ biến và được phát triển liên tục

Ví dụ:

Hệ điều hành: Linux, Free BSD

Phần mềm văn phòng: Open Office

Công cụ lập trình: KDeveloper, Eclipe.

Web server: Apache

 Software framework: là tập hợp những gói phần mềm ( software package )cung cấp những chức năng thường dùng trong lập trình, để các lập trình viên sử dụngcho việc lập trình hiệu quả hơn, khỏi phải viết lại những mã (code) lặp đi lặp lại hoặcmang tính chất định nghĩa trước theo cấu trúc ngôn ngữ lập trình

Ví dụ:

Framework cho web interface: Struts, Webwork, Tapestry, Velocity, Zend

1.3 Lợi ích của mã nguồn mở đối với người sử dụng

- Được sử dụng và sao chép hoàn toàn miễn phí

- Có nhiều lựa chọn phù họp mục đích sử dụng, không lệ thuộc vào một công typhát triển phần mềm nào đó

- Khả năng bảo mật tương đối tốt

- Cộng đồng sử dụng và hỗ trợ rất lớn

- Sự đa dạng các phần mềm mã nguồn mở cũng là điểm nhấn đáng chú ý

1.4 Giới thiệu về công nghệ DSPACE

DSpace là một gói phần mềm mã nguồn mở cung cấp các công cụ để quản lý tài

liệu kỹ thuật số (hay còn gọi là tài sản kỹ thuật số) và thường được sử dụng làm cơ sởcho một kho lưu trữ DSpace hỗ trợ nhiều loại dữ liệu số

DSpace là một bộ phần mềm hỗ trợ gói giải pháp xây dựng và phân phối các bộsưu tập số hóa trên mạng internet Nó cung cấp một phương thức mới trong việc tổchức và xuất bản thông tin trên Internet Phiên bản đầu tiên của DSpace được pháthành vào tháng 11 năm 2002 sau một nổ lực chung của các nhà phát triển đến từ MIT

và HP Lab tại Cambridge, Massachusets Đây là một phần mềm mã nguồn mở chophép các thư viện, các cơ quan nghiên cứu phát triển và mở rộng tại địa chỉhttp://dspace.org

DSpace được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại sử dụng ngôn ngữ lậptrình java đáp ứng được các hệ quản trị cơ sở dữ liệu lớn như PostGreSQL hay Oracle

đó sử dụng JSP và Java Servlet API, giao diện thứ hai là kiểu giao diện mới (XMLUI)dựa trên Apache Cocoon sử dụng công nghệ XML và XSLT Hiện nay Dspace đã pháttriển đến phiên bản 5.x.

- DSpace có khả năng tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau

- Có độ an toàn và bảo mật cao, được lập trình theo mô hình 3 lớp

- Hệ thống Dspace được phát triển trên nền tảng WebBasic nên rất thuận lợitrong việc triển khai và sử dụng trên Internet đáp ứng nhiều người truy cập đồngthời

1.5 Nghiên cứu lựa chọn công nghệ phù hợp để triển khai thư viện số

Công nghệ sử dụng hay phần mềm sử dụng chỉ là một phần của thư viện số Đểlựa chọn công nghệ phù hợp cần qua quá trình đánh giá, khảo sát cẩn thận về mọi mặt,

từ khả năng đáp ứng cho tới tính thân thiện của phần mềm mã nguồn mở

Sau một thời gian dài nghiên cưu và đánh giá các gói giải pháp cũng như côngnghệ đi kèm em đã tìm hiểu một số phần mềm mã nguồn mở : Dspace, KOHA,GreenStore Qua các hoạt động xây dựng bản mẫu (demo) và so sánh những tổng quátđến chi tiết, em nhận thấy rằng Dspace có sự nổi bật : hướng tới sự lưu trữ, bảo quảnlâu dài, sử dụng dễ dàng và hoàn toàn thân thiện dưới góc độ người quản trị Ngoàiviệc bảo quản dữ liệu số thông thường như các tệp tin hình ảnh, âm thanh các địnhdạng video … thì Dspace còn có phân luồng siêu dữ liệu, thiết kế để sử thể chế, nơi có

cơ sở tính toán tập trung, hợp nhất một giao diện Còn dưới góc độ người dùng, sự đơngiản và bố cục dễ nhìn được sắp xếp rất khoa học là điểm nhấn quan trọng Các thaotác tìm kiếm tài liệu diễn ra nhanh chóng, tiếm kiệm thời gian của người sử dụng

1.6 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE

1.6.1 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE trên thế giới

Theo thống đăng ký sử dụng trên trang chủ dspace đối tượng sử dụng rộng rãibao gồm những tổ chức, trường đại học, cơ sở nghiên cứu, trung tâm thí nghiệm, , cóhơn 1000 đăng ký và đã triển khai thực tế

Sự phát triển và phổ biến của Dspace trên thế giới không chỉ dừng lại con sốđăng ký sử dụng mà còn thể hiện qua vị trí địa lý, rất nhiều cơ sở đến từ các quốc giatrên thế giới với các phiên bản sử dụng từ 1.0.x đến 5.2.x Có thể nhắc đến những cáitên như trường đại học Aichi của Nhật Bản, Đại học American của Ai Cập ArabOpen của Kuwait,….

1.6.2 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE tại Việt Nam

Trong xu hướng chung của thời đại, tại Việt Nam đối tượng sử dụng chủ yếu làthư viện các trường Đại học và Cao đẳng trên toàn quốc Các trường Đại học Đà Lạt,Đại học Quốc gia Tp Hồ Chính Minh và Đại học Quốc gia Hà Nội là những cơ sở tiênphong Trong đó, Đại học Đà Lạt là cơ sở đi đầu và có những đóng góp tích cực nhấtcho cộng đồng Dspace Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung

1.6.3 Tình hình phát triển và ứng dụng DSPACE tại Đại học Huế

Hiện nay các trường thành viên trực thuộc Đại học Huế chưa có thư viện số hoặcnếu có là sản phẩm triển khai của bên thứ ba, ví dụ: thư viện số trường Đại học Kinh

Tế Huế được phát triển bằng ngôn ngữ PHP do Huesoft triển khai Việc ứng dụngDspace trong triển khai thư viện số tại Đại học Huế nói chung và các đơn vị thành viênnói riêng sẽ cải thiện tối đa chất lượng phục vụ và nhu cầu học tập của sinh viên

Hình 1.1 Kiểm tra mã nguồn của thư viện ĐH Kinh Tế Huế đang sử dụng

(Nguồn: http://builtwith.com/)

1.7 Cài đặt hệ thống Dspace

1.7.1 Cấu hình hệ thống

Từ phiên bản 4.2 trở đi, Dspace hỗ trợ rất tốt trên máy chạy hệ điều hành Linux

và Ubuntu Tuy nhiên trong giới hạn của bài chuyên đề cuối khóa, em đã xây dựng bản

mẫu (demo) trên hệ điều hành Windows và đối chiếu các thông số kỹ thuật kèm theotrên gói cài đặt của Dspace thì cấu hình máy tối thiểu như sau:

- Hệ điều hành Windows Server 2003 hoặc Windows XP

- CPU Intel (R) Pentium (R) D CPU 2.66GHz (2 CPUs), RAM 1GB, HDD80GB

- Apache Tomcat-5.5.9 trở lên

- Dspace 1.4.x-src-release trở lên

1.8 Tổng quan về thư viện số

1.8.1 Khái niệm về thư viện số

Thư viện số hay còn gọi là thư viện trực tuyến là thư viện mà ở đó các bộ sưu tậpđược lưu trữ dưới dạng số có thể truy cập từ xa thông qua các thiết bị kỹ thuật có kếtnối mạng internet như máy tính để bàn, laptop Thư viện số là một loại hệ thống truyhồi thông tin (Information Retrieval System) Các công nghệ hiện nay cho phép xử lýhiệu quả các nguồn lưu trữ thông tin dưới dạng kỹ thuật số Quá trình chuyển đổinguồn thông tin ở dạng tín hiệu tương tự (analog) đến dạng tín hiệu số (digital) gọi là

số hóa.Phương pháp quét ảnh (scan) sách thành các file hình ảnh để lưu trữ là một ví

dụ điển hình cho hoạt động số hóa tài liệu truyền thống

1.8.2 Những tiêu chí cho hệ thống thư viện số

 Đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm tài liệu của độc giả

 Hỗ trợ đa tính năng (xem, tải về) và đa người dùng ( nhiều người truy cập tàiliệu cùng một lúc) với độ an toàn và bảo mật cao

 Lưu trữ được toàn bộ tài liệu số

1.8.3 Những ưu điểm và hạn chế của thư viện số

 Ưu điểm

- Không giới hạn không gian (vị trí địa lý người dùng)

- Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu

- Luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày 24/24

- Đáp ứng truy cập đồng thời của người dùng vào cùng một tài liệu

- Tìm kiếm, lưu trữ thuận tiện

- Giảm chi phí phát triển đầu sách và quản lý sách

 Nhược điểm

- Khả năng lưu trữ và truy xuất tài liệu phụ thuộc vào hạ tầng mạng, phẩn cứng

và phềm mềm sử dụng

- Những vấn đề và bản quyền của tài liệu

- Những rủi ro bị tin tặc tấn công có thể dẫn đến việc mất quyền điều quản trịthư viện số cũng như mất mát dữ liệu

1.9 Điều kiện để xây dựng thư viện số

Đề xây dựng thư viện số cần :

 Trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, phù hợp với nhu cầu sử dụng của thư viện số,phải có các máy quét để chuyển các tài liệu trên giấy thành tài liệu số

 Cần đội ngũ cán bộ, chuyên viên thư viện hiểu rõ về công nghệ, có kinhnghiệm và chuyên môn vững để điều hành các hoạt động của thư viện số

 Cần có nguồn tài liệu phong phú, dồi dào để phục vụ tốt nhu cầu của độc giả

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ HUẾ 2.1 Cơ cấu tổ chức và quy mô thư viện Đại học Ngoại ngữ Huế

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm thông tin Thư viện Đại Học Ngoại ngữ Huế

- Tên gọi chính thức : Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện, Đại Học Ngoại Ngữ,Đại Học Huế

- Tên giao dịch quốc tế : Information Resource Center, Hue University –College of Foreign Languages (IRC)

- Địa chỉ liên hệ: Taang5, Giảng đường B, Đại học Ngoại ngữ - Đại học Huế, 57Nguyễn Khoa Chiêm, Thành Phố Huế

- Điện thoại: (054) 3 828 435

- Email: irc.hucfl@gmail.com

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT – thư viện ĐH Ngoại Ngữ Huế

- Giám đốc: Nguyễn Song Huyền Châu

ĐTCQ: 054.3 828 435 - DĐ: 0987 599 821

Email: songhuyenchau@hueuni.vn

- Phó Giám đốc (mảng CNTT): Dương Minh Hùng

lý, cung cấp và phổ biến các nguồn tài nguyên thông tin cho cán bộ, giảng viên, sinhviên và học viên của trường Đại học Ngoại ngữ Huế.

 Nhiệm vụ

- Tham mưu cho Ban Giám Hiệu trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn vàchiến lược phát triển hoạt động thông tin, tư liệu và thư viện nhằm phục vụcông tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập phù hợp với từng giai đoạnphát triển của ĐHNN

- Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích và xử lý các nguồn tài nguyên thông tinphù hợp với mục tiêu và tiêu chí đào tào của trường ĐHNN

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo hướng tự động hóa nhằm giúp cho cán

bộ, giảng viên, sinh viên và học viên của trường ĐHNN khai thác, sử dụngthuận lợi và có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của Trung Tâm

- Nghiên cứu, ứng dụng Công Nghệ Thông Tin nhằm phục vụ công tác quản lý,lưu trữ và phục vụ bạn đọc

- Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức có trình độ, năng lực, đáp ứng sự phát triểncủa Trung tâm và của trường ĐHNN

- Mở rộng quan hệ hợp tác, tao đổi kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ, chia sẻnguồn tài nguyên thông tin với các Trung tâm Thông Tin- Thư viện thuộc cáctrường Đại học trong và ngoài nước Tìm kiếm các nguồn tài trợ để phát triểnTrung Tâm

2.2 Quy mô thư viện

Từ năm 2009 đến nay, Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện trường Đại học Ngoạingữ Huế có 8 cán bộ, công chức làm việc, bao gồm: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc,

05 Chuyên viên thư viện

- Có hơn 5000 đầu sách đáp ứng được nhu cầu học tập và tra cứu thông tin củacác giảng viên, sinh viên và học viên tại trường

- Trang thiết bị và phòng đọc hiện đại tạo môi trường thuận lợi cho bạn đọcnghiên cứu và tham khảo tài liệu

2.3 Hệ thống mạng

Sơ đồ 2.2 Hệ thống mạng Trung tâm TT – Thư viện ĐH Ngoại Ngữ Huế

Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện sử dụng đường truyền internet ADSL để đápứng nhu cầu sử dụng tra cứu thông tin của bạn đọc thông qua các máy PC trong LAN.Với hệ thống mạng tương tối tốt, việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu của bạn đọc tại phòngmáy của trung tâm về cơ bản đã đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của cán bộ, giảngviên, sinh viên và học viên của nhà trường

2.4 Quy trình mượn và trả tài liệu đang sử dụng tại thư viện

2.4.1 Quy trình mượn tài liệu

Sơ đồ 2.3 Quy trình mượn tài liệu đang được sử dụng

Khi bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu tại Thư viện, đầu tiên bạn đọc tra cứu tàiliệu cần mượn, nếu có tài liệu thì viết phiếu yêu cầu và chờ chuyên viên thư viện tìmtài liệu trên các kệ lưu trữ, tại khu vực xử lý bạn đọc xuất trình thẻ thư viện và thẻ sinhviên, cán bộ chuyên viên thư viện xử lý yêu cầu, chấp nhận cho bạn đọc mượn tài liệunếu các thông tin đầy đủ và chính xác hoặc từ chối cho bạn đọc mượn tài liệu trongtrường hợp bạn đọc thiếu thông tin cá nhân hay quá trình mượn tài liệu trước đó ởtrạng thái xấu

Trong trường hợp không có tài liệu cần thiết, bạn đọc liên hệ trực tiếp với cán bộchuyên viên thư viện để được hướng dẫn viết phiếu mượn liên thư viện và khi mượnđược tài liệu từ thư viện khác, bạn đọc được thông báo để hoàn tất quá trình mượn tàiliệu

2.4.2 Quy trình trả tài liệu

Sơ đồ 2.4 Quy trình trả tài liệu đang được sử dụng tại thư viện

Bạn đọc yêu cầu trả tài liệu tại bàn tiếp bạn đọc, các chuyên viên phụ trách sẽtiến hành kiểm tra tình trạng tài liệu trước và sau khi mượn cũng như các thông tin cánhân cần thiết, trường hợp tài liệu bị hư hại thì cán bộ phụ trách xử lý, đền bù, kiểmđiểm theo quy định và ngược lại cán bộ, chuyên viên phụ trách sẽ ghi trả trên hệthống và kết thúc quy trình Bạn đọc có thể thực hiện các yêu cầu mượn và trả tàiliệu cùng lúc

2.4.3 Quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Sơ đồ 2.5 Quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc của thư viện

Bạn đọc muốn mượn tài liệu và sử dụng tại phòng đọc của thư viện thì xuất trìnhthẻ thư viện nếu được cán bộ, chuyên viên phụ trách chấp nhận thì sẽ cấp chìa khóa tủ

cá nhân để bạn đọc cất những vật dụng cá nhân, ba lô, túi xách, các thiết bị ghi âm,máy ảnh để tránh các hành động nhầm lẫn làm mất mát tài liệu hoặc cố tình sao chéptài liệu trái quy định Sau khi tìm được tài liệu cần thiết thì bạn đọc sẽ vào phòng đọc

và trả lại tài liệu đúng vị trí, nhận lại đồ dùng cá nhân và trả chìa khóa (nếu có) và rờithư viện

Theo quy định, bạn đọc không xuất trình hoặc thiếu thẻ thư viện thì không được

sử dụng tài liệu tại phòng đọc

2.5 Phân tích quy trình mượn và trả tài liệu của thư viện

Qua khảo sát trên thực tế tại Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ, thời gian đểbạn đọc hoàn thành quy trình mượn sách là 6 phút, trong khi đó với quy trình mượnsách đang sử dụng chỉ tốn 3 phút cho nổ lực hoàn thành Tức là:

Thời gian giá trị (VT): 3 phút

Thời gian trôi qua (ET): 6 phút

Khi đó ta có, tỷ lệ VT/ET = 3/6 = 0.5 Giá trị này tương đối thấp, nên việc tái cơcấu quy trình hoặc áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin để nâng cao chất lượngphục vụ là điểm cần được chú ý

2.6 Hiện trạng thư viện truyền thống của Thư viện trường ĐH Ngoại Ngữ

2.6.1 Cách tổ chức lưu trữ tài liệu

Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Huế là nơi tổ chức lưu trữ, phân phối các ấnphẩm báo chí, sách, tiểu luận, đề tài khoa học, con số các đầu sách và các ấn phẩmgiáo dục được thống kê lên đến hàng nghìn Việc tổ chức sắp xếp theo ngăn và phânloại theo chủ đề sách như hiện tại rất khoa học, tuy nhiên do số lượng đầu sách quálớn, việc lưu trữ theo kệ sách như truyền thống đã và đang gặp những hạn chế nhấtđịnh trong việc truy tìm và sử dụng tài liệu của sinh viên nhà trường

Các chuyên viên thư viện trường Đại học Ngoại ngữ đang sử dụng phần mềmquản lý sách Lạc Việt (phiên bản năm 2009) và từ năm 2009 đến nay, phần mềm quản

lý này đã bộc lộ nhiều thiếu sót gây khó khăn cho bộ phận quản lý thư viện

- Các module của phần mềm tách rời nhau

- Mỗi chuyên viên thư viện sử dụng một tài khoản và mật khẩu truy cập và làmviệc tách rời, không có sự hỗ trợ nhóm tốt nhất

- Một vài lỗi như font chữ đã xuất hiện trong thời gian gần đây gây khó khănnhất định trong việc sắp xếp và bố trí lại các thư mục lưu trữ tài liệu

2.6.2 Ưu điểm của thư viện truyền thống

- Ưu điểm đầu tiên phải đề cập tới là thư viện vẫn có thể hoạt động ngay cả khimât điện, đường truyền internet bị hỏng

- Bản quyền sách, tài liệu không bị ảnh hưởng nhiều do nạn sao chép bị hạnchế.

- Tiện lợi cho người không biết sử dụng máy vi tính

- Không bị tin tặc tấn công

2.6.3 Nhược điểm của thư viện truyền thống

- Bị giới hạn về không gian lưu trữ

- Việc cập nhập các thông tin cũng như sửa đổi, bổ sung không linh hoạt

- Chi phí bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ là rất lớn

- Một đầu sách phải được lưu trữ số lượng nhiều vì nhu cầu của người đọc cóthể trùng hợp và dẫn đến thiếu sách phục vụ Chi phí cho vấn đề này cũng khácao

- Giới hạn bởi không gian, bất kỳ sinh viên nào muốn đọc sách hay mượn sáchphải lên tận thư viện và làm các thủ tục cần thiết, điều này gây ra sự hạn chếtiếp cận tài liệu của sinh viên

- Quy trình mượn tài liệu và trả tài liệu thông qua các thủ tục gây mất thời giancủa bạn đọc và chuyên viên phụ trách

- Chia sẻ và sử dụng tài nguyên của các thư viện khác là rất khó khăn

- Tài liệu dễ bị hư hỏng và mất mát do quá trình lưu trữ và mượn-trả gây ra.Xuất phát từ những nhu cầu và qua những nhược điểm của thư viện truyền thống,chúng ta thấy rằng việc xây dựng xây dựng thư viện số và tiến hành số hóa tài liệu trởnên cần thiết hơn bao giờ hết

Công nghệ và các giải pháp được đề xuất dựa trên khảo sát thực tế tại Trung TâmThông Tin – Thư Viện trường Đại học Ngoại Ngữ Huế sẽ mang tính chuẩn xác cao vàphù hợp với tình hình thực tiễn

2.7 So sánh ưu điểm và nhược điểm của thư viện truyền thống so với thư viện số

 Ưu điểm

- Thư viện số có khả năng lưu trữ lớn hơn thư viện truyền thống

- Lưu trữ tài liệu lâu và bền hơn thư viện truyên thống

- Phục vụ liên tục , không bị yếu tố thời gian và không gian chi phối như thưviện truyền thống.

- Chi phí duy trì thấp hơn so với thư viện truyền thống

- Dễ sử dụng, dễ quản lý hơn thư viện truyền thống

 Nhược điểm

- Thư viện số hay gặp rắc rối bởi bản quyền tác giả

- Đội ngũ quản lý thư viện phải được đào tạo và có kỹ năng nhất định về côngnghệ ngoài kỹ năng chuyên môn như thư viện truyền thống

- Cần bộ phận chuyên trách mảng CNTT để sao lưu, kiểm tra, phục hồi dữ liệu

và xử lý những vấn đề, sự cố trên hệ thống Việc này dẫn đến sự bổ sung nhânlực với yêu cầu vững về kỹ thuật

- Gia tăng khả năng bị tin tặc tấn công so với thư viện truyền thống thì gần nhưkhông có khả năng bị tấn công

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG DSPACE ĐỂ TRIỂN KHAI THƯ VIỆN SỐ VÀ CÁC

GIẢI PHÁP MỞ RỘNG 3.1 Đề xuất hệ thống mạng

Sơ đồ 3.1 Hệ thống mạng đề xuất

Trên ý tưởng của việc sử dụng một máy chủ bên trong mạng nội bộ để triển khai

các dịch vụ web liên quan và tiến hành cài đặt Dspace trên máy chủ này, sau đó cungcấp dịch vụ ra bên ngoài cũng như định tuyến cho các máy trong LAN có thể truy cậptài nguyên này Về cơ bản, hệ thống mạng mới này vẫn giữ đúng yêu cầu của hệ thống

Vùng mạng dịch vụ (Server Zone): Tiến hành triển khai dịch vụ web, máy chủlưu trữ dữ liệu (database), các dịch vụ này sẽ tạo ra môi trường thích hợp để triển khaiDspace và các dịch vụ liên quan.

Tường lửa sử dụng công nghệ ISA để bảo mật thông tin và cân bằng tải giúp hệthống an toàn và hoạt động hiệu quả hơn

3.2 Quy trình quản lý hệ thống mạng

Sơ đồ 3.2 Quy trình quản lý hệ thống mạng

Đối với cán bộ phụ trách mảng CNTT của thư viện, việc quản lý hệ thống đòi hỏiphải nghiêm túc thực hiện và tiến hành có kế hoạch định kỳ Tầm quan trọng của việcquản lý hệ thống là khỏi phải bàn cãi, trong trường hợp những thiết bị, máy chủ bị hưhỏng thì việc vận hành hệ thống trên thực tế sẽ không được như ý muốn thậm chí gây

ra những gián đoạn gây tổn thất về giá trị kinh tế và thời gian của toàn bộ thư viện Khi phát hiện các thiết bị đang sử dụng gặp sự cố thì cán bộ phụ trách sẽ viếtphiếu xử lý sự cố, gởi giấy đề xuất lên lãnh đạo và chờ sự phê duyệt từ ban lãnh đạo,nếu được đồng ý từ ban lãnh đạo thì tiến hành xử lý sự cố ngay lập tức

3.3 Tiến hành cài đặt

 Bước 1 : Chọn ổ đĩa C:\ là ổ đĩa cài đặt

 Bước 2: Tải các phần mềm hỗ trợ như đề cập ở trên, di chuyển các phần mềmtải về vào ổ đĩa C:\