TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ

Nhìnchung trình độ và năng lực thực tiễn của đội ngũ cán bộ công chức văn hóa - xã hội xãhiện nay rất ít người có trình độ, năng lực để có thể chủ động, tích cực trong công tácxây dựng K

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC

VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ

(Khu vực Đồng bằng)

QUYỂN II: KỸ NĂNG TÁC NGHIỆP

Hà Nội, năm 2012

MỤC LỤC

Bài 1 Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý, tổ chức các hoạt động

văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã

1

Bài 2 Kỹ năng giao tiếp và phối hợp của công chức văn hóa - xã

hội xã với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trên địa bàn xã

16

Bài 3 Kỹ năng xây dựng nếp sống văn hóa, gia đình văn hóa, làng,

thôn, ấp, bản văn hóa trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng

35

Bài 4 Kỹ năng quản lý, hướng dẫn việc cưới, việc tang và lễ hội

trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng

63

Bài 5 Kỹ năng quản lý và hướng dẫn tổ chức các hoạt động trong

các thiết chế văn hóa trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng

90

Bài 6 Kỹ năng quản lý và hướng dẫn tổ chức các hoạt động thông

tin, tuyên truyền, cổ động, trang trí khánh tiết trên địa bàn xã

vùng Đồng bằng

107

Bài 7 Kỹ năng quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào văn hóa văn

nghệ thuật quần chúng trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng

132

Bài 8 Kỹ năng quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào thể dục thể

thao quần chúng trên địa bàn xã

153

Bài 9 Kỹ năng quản lý, hướng dẫn khai thác giá trị các di sản văn

hóa phục vụ hoạt động du lịch trên địa bàn xã

171

Bài 10 Kỹ năng quản lý, hướng dẫn và tổ chức công tác gia đình trên

địa bàn xã

183

Bài 11 Kỹ năng xây dựng kịch bản Chương tình hội nghị, kịch bản

Chương trình các sự kiện văn hóa, gia đình, thể thao và du

lịch trên địa bàn xã

198

Bài 12 Kỹ năng quản lý hướng dẫn các dịch vụ văn hóa, gia đình,

thể thao và du lịch trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng

226

Bài 13 Kỹ năng kiểm tra phát hiện các hành vi vi phạm hành chính

về hoạt động văn hóa, thể thao, du lịch và phòng chống bạo

lực gia đình trên địa bàn xã

248

Bài 14 Kỹ năng thống kê, phân tích, tổng hợp số liệu, viết báo cáo

về hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa

bàn xã

266

Bài 15 Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin đối với công chức

văn hóa - xã hội xã

281

Bài 16 Kỹ năng soạn thảo văn bản đối với công chức văn hóa - xã hội xã 309

QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ, TỔ CHỨC

CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA, GIA ĐÌNH, THỂ THAO

VÀ DU LỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ

TS NSƯT NGUYỄN VĂN KHÁNH

Ths HOÀNG THỊ BÌNHThời lượng: 8 tiết(*)

A MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích:

Cung cấp cho học viên những kiến thức cơ bản về quy trình xây dựng Kế hoạchquản lý, Kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địabàn xã

Nâng cao kỹ năng quản lý, tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và

du lịch trên địa bàn xã cho công chức văn hóa-xã hội xã

và phát triển Các hoạt động mới phát sinh cũng có sức hút mạnh mẽ đối với côngchúng, nhờ các hoạt động hữu ích này mà năng lực sáng tạo văn hóa, nghệ thuật, thểdục, thể thao, gia đình và du lịch của quần chúng nhân dân ở các địa phương cũngđược phát huy một cách tối đa Vấn đề giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc được đông đảoquần chúng nhân dân coi trọng, các hoạt động thể dục, thể thao, gia đình và du lịchluôn gắn kết với nhau phục vụ đắc lực nhu cầu hưởng thụ và sáng tạo các sản phẩmvăn hóa-nghệ thuật, văn hóa-thể thao, văn hóa-gia đình, văn hóa-du lịch của các tầnglớp nhân dân, góp phần thúc đẩy kinh tế-xã hội của từng địa phương phát triển, làmphong phú thêm đời sống tinh thần và vật chất cho nhân dân

Việc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch của các cấpchính quyền địa phương, nhất là cấp xã vào những năm gần đây cũng gặt hái đượcnhiều thành quả rất đáng khích lệ Các hoạt động ấy đã và đang có sức mạnh thu hút

(*) - Lý thuyết; 4 tiết; Thảo luận: 4 tiết

đông đảo quần chúng nhân dân tích cực hưởng ứng tham gia Nhiều hoạt động vănhóa, thể thao, gia đình và du lịch mang tính truyền thống: Lễ hội tín ngưỡng, tôn giáo,dân ca, dân vũ, thơ ca, hò, vè, trò diễn dân gian, mỹ thuật, âm nhạc, ẩm thực, văn hóa-văn nghệ, thể dục-thể thao quần chúng của các dân tộc không những được phục hồi

mà còn phát triển mạnh mẽ, khơi dậy tinh thần yêu nước, yêu quê hương, phát huy tínhgắn kết cộng đồng, dân chủ làng xã, truyền thống đoàn kết các dân tộc, tưởng nhớ vàtôn vinh những người có công với nước, có nghĩa với dân, năng lực sáng tạo văn hóacủa nhân dân được chú trọng, làm cho đời sống tinh thần của nhân dân ngày càng ổnđịnh và diện mạo văn hóa của từng địa phương thêm khởi sắc

1.2 Nhược điểm:

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc quản lý và tổ chức các hoạt động văn hóa,thể thao, gia đình và du lịch tại các địa phương trong thời gian qua cũng đã bộc lộnhiều vấn đề bất cập Đáng lưu ý là khuynh hướng thương mại hóa lễ hội, bệnh thànhtích, cá độ trong các hoạt động thể dục, thể thao… các hoạt động liên quan đến lĩnhvực gia đình chưa được quan tâm đúng mức, các hoạt động văn hóa-du lịch khi tổchức đã coi nhẹ các yếu tố văn hóa tinh thần, mà nghiêng về các hoạt động dịch vụ, đặttrọng tâm vào mục tiêu kinh tế Do đó vấn nạn ăn xin, cướp giật, mất an ninh trật tự, tệnạn xã hội, mê tín dị đoan, và vệ sinh môi trường tại nơi diễn ra các hoạt động vănhóa, thể thao, gia đình và du lịch ở các địa phương chưa được quan tâm, giải quyếttriệt để gây phản cảm đối với nhân dân và bức xúc dư luận xã hội

Nguyên nhân có nhiều nhưng tựu trung lại là do đội ngũ cán bộ công chức vănhóa-xã hội xã chưa có khả năng tham mưu với Cấp uỷ, UBND xã về việc xây dựng Kếhoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và dulịch, nên có lúc, có nơi không tránh khỏi sự lúng túng bị động và kém hiệu quả Nhìnchung trình độ và năng lực thực tiễn của đội ngũ cán bộ công chức văn hóa - xã hội xãhiện nay rất ít người có trình độ, năng lực để có thể chủ động, tích cực trong công tácxây dựng Kế hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, giađình và du lịch, nên chưa tìm ra được những phương án, giải pháp xử lý tình huống kịpthời, nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống các tệ nạn xã hội

và vệ sinh môi trường nơi diễn ra các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịchtrên địa bàn xã

Nhằm khắc phục tình trạng nêu trên, không có con đường nào khác là Nhà nước vàcác cấp chính quyền địa phương cần phải nhanh chóng có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũcán bộ công chức văn hóa-xã hội xã, giúp họ có kiến thức và kỹ năng xây dựng Kếhoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động động văn hóa, thể thao, gia đình và

du lịch để tham mưu cho cấp ủy và UBND xã quản lý và tổ chức tốt các hoạt động vănhóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã

Chuyên đề bài giảng“Kỹ năng xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã” được xây dựng

nhằm mục đích giúp cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã có những kiến thức và kỹ năng

cơ bản trong việc xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức, phát huy thế mạnhcủa các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch của từng địa phương, góp phần

nâng cao đời sống tinh thần và vật chất cho nhân dân, giúp cho nhân dân biết gạn đụckhơi trong, biết trân trọng giữ gìn những giá trị đạo đức truyền thống cao quí của giađình, dòng tộc, nói rộng ra là của xứ sở quê hương đúng với cốt cách, tâm hồn và tinhthần yêu nước nồng nàn của cả dân tộc đã được hun đúc qua hàng ngàn năm lịch sửdựng nước và giữ nước, làm cho đời sống văn hoá, thể thao, gia đình và du lịch của mỗi

địa phương thêm phong phú, sinh động, hấp dẫn và ngày càng phát triển

2 Những khái niệm cơ bản.

2.1 Khái niệm về Kế hoạch:

Kế hoạch được hiểu là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình,

có nội dung chương trình, thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể, xácđịnh phương án triển khai và định hướng phát triển các hoạt động văn hoá, thể thao,gia đình và du lịch của từng địa phương, nhằm đạt được các mục tiêu chủ yếu đã đề ra

Kế hoạch hay, có chất lượng là kế hoạch sát với nhu cầu thực tế khách quan, góp phầnthực hiện thắng lợi Nghị quyết của cấp Uỷ, Hội đồng nhân dân và UBND xã đối vớicác hoạt động này

2.1.1 Nội dung của kế hoạch bao gồm các yếu tố sau:

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Vì mục đích gì phải làm công việc này?Công việc này mang lại lợi ích gì?)

- Xác định nội dung công việc ( Nội dung công việc đó là gì?)

- Xác định mức độ công việc ( Quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp )

- Xác định cách thức thực hiện công việc (Làm bằng cách nào?)

- Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra ( Ai kiểm tra, kiểm tra tổng thể haykiểm tra từng bộ phận trọng yếu của công việc?)

- Xác định nguồn lực thực hiện ( Nhân lực, vật lực và tài lực?)

- Xác định thời gian, thời hạn công việc (Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc?)

- Xác định địa điểm (Làm ở đâu ?)

2.1.2 Phân loại Kế hoạch:

a) Kế hoạch ngắn hạn

Kế hoạch ngắn hạn thường được giới hạn từ 3 tháng đến 6 tháng hoặc 1 năm vàchia nhỏ kế hoạch ra theo ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm Kế hoạch ngắn hạnthường có mối quan hệ hữu cơ với kế hoạch trung hạn và dài hạn Đây là dạng kế hoạchmang tính thực tế và có những nhiệm vụ cụ thể

b) Kế hoạch trung hạn và dài hạn

Kế hoạch trung hạn và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu và thời gian thực hiện từ 3 đến 5năm, mang tính tổng hợp, cần phải huy động và sử dụng các nguồn lực để tham gia thực hiện

2.2 Khái niệm về Quản lý

Quản lý là thuật ngữ chỉ “Hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổchức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… các quá trình phát triển xã hội và hoạtđộng của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt đượcmục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”

Có thể nói quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học Đó là nghệ thuật

mà người lãnh đạo quản lý khiến cho cấp dưới của mình làm việc hăng say hơn, hiệuquả cao hơn Còn khoa học chính là cách mà người lãnh đạo quản lý thực hiện đượcnghệ thuật quản lý ấy Có thể nói xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, giám sát là bốnyếu tố căn bản của công tác quản lý

2.3 Khái niệm về Tổ chức

Tổ chức là một hệ thống hoạt động có ý thức của con người nhằm đưa một tậphợp các nhân tố đang từ trạng thái tự do, rời rạc hoặc chưa hoàn chỉnh trở thành mộtchỉnh thể mang một cấu trúc và những chức năng chung, nhằm thực hiện mục đích vàmục tiêu công việc đặt ra có hiệu quả cao

Từ khái niệm nêu trên ta có thể hiểu tổ chức là một hoạt động có ý thức của cáccấp ủy đảng, chính quyền địa phương trong việc tập hợp các thành tố nhỏ lẻ, rời rạccủa các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch thành một hoạt động lớn hoànchỉnh về nội dung, và được sắp xếp theo một trình tự thời gian nhất định nhằm mụcđích tối cao là truyền tải những giá trị nhân văn sâu sắc và giá trị thẩm mỹ cao đẹp củanhững hoạt động hữu ích ấy đến với nhân dân, làm thỏa mãn đời sống tinh thần củanhân dân đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm và bổn phận của người dân đốivới việc xây dựng và phát triển đời sống văn hóa cơ sở của địa phương trong tình hìnhhiện nay

2.4 Kế hoạch quản lý và kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã

Xây dựng Kế hoạch quản lý và Kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao,gia đình và du lịch có cơ sở khoa học, đạt chất lượng cao bao giờ cũng mang lại hiệu quảthiết thực cho đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân Đó là một trong những nhiệm vụquan trọng đối với cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã

Thông thường cứ mỗi khi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã làm tốt côngtác quản lý thì bao giờ cũng khởi đầu bằng việc xây dựng được kế hoạch hay, có chấtlượng, sát với thực tế Mối quan hệ giữa kế hoạch và quản lý là mối quan hệ biện chứng,hữu cơ, khắng khít với nhau không thể tách rời Do đó, để công tác quản lý có hiệu quả,đòi hỏi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải có kỹ năng xây dựng kế hoạchquản lý và kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địabàn xã

Kế hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức có vai trò và tầm quan trọng như mộtkim chỉ nam hướng các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở mỗi địaphương đi đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Pháp luậtcủa Nhà nước; Đồng thời còn là động lực thúc đẩy các hoạt động này phát triển đi lêntrong hiện tại cũng như tương lai Với vai trò là người “giúp Ủy ban nhân dân xã trong

việc quản lý và tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao, văn hóa văn nghệ quần chúng,các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắngcảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và xây dựng nếp sống văn minh, gia đình vănhóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa,nghệ thuật và các tệ nạn xã hội khác ở địa phương” người cán bộ công chức văn hóa-vănhội xã cần phải nắm vững và sử dụng thành thạo các quy trình về việc xây dựng Kếhoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch

3 Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã

Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã làhoạt động có ý thức của UBND xã, cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã và các thànhviên có liên quan nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn thực hiện,kiểm tra quá trình diễn ra các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địabàn xã sao cho đúng với quan điểm đường lối, chủ trương chính sách của Đảng vàpháp luật của Nhà nước, định hướng phát triển kinh tế-xã hội của địa phương, phù hợpvới đời sống văn hóa và thuần phong mỹ tục của dân tộc nhằm nâng cao đời sống tinhthần cho nhân dân

3.1 Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý ngắn hạn (hằng năm).

Hàng năm, cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần lập một bảng Kế hoạch Quản

lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã có nội dung cụ thể

để tham mưu cho UBND xã quản lý tốt các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và dulịch trên địa bàn xã Trong bảng Kế hoạch Quản lý cần nắm vững các hoạt động mangtính truyền thống, thường niên hoặc mới phát sinh, trên cơ sở đó lên phương án quản lýnhằm tổ chức thực hiện các hoạt động ấy đạt chất lượng và hiệu quả cao

Bước 1: Lập bảng kế hoạch quản lý

Để lập bảng kế hoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịchtại địa phương một cách bài bản và khoa học, người cán bộ công chức-văn hóa, xã hội

xã cần phải tiến hành khảo sát, thống kê số lượng các hoạt động văn hóa, thể thao, giađình và du lịch mang tính truyền thống, thường niên hoặc mới phát sinh trong nhữngnăm gần đây theo trình tự thời gian cụ thể trong năm, mỗi hoạt động đều phải có đầy

đủ các thông tin thiết yếu sau đây:

1 Tên hoạt động; Chủ thể tổ chức hoạt động

2 Thời gian tổ chức hoạt động: Ghi rõ ngày, tháng, năm, đến ngày, tháng, năm

3 Chủ thể tổ chức: (Ai là người tổ chức, cá nhân, tập thể, Ban quản lý)

(Ví dụ; Lễ Hội Tháp Bà PONAGA Nha Trang diễn ra từ ngày, tháng năm,đến ngày, tháng, năm… do Ban quản lý Tháp Bà tổ chức)

4 Địa điểm hoạt động: Ghi địa điểm cụ thể (xã, thôn, đội, ấp, làng …)

5 Ý nghĩa, mục đích, nội dung, hình thức và quy mô hoạt động

6 Các loại hình hoạt động:

- Lễ hội truyền thống; Lễ hội dân gian; Lễ hội Tôn giáo

- Hội thi, hội diễn văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng

- Các giải thể thao quần chúng: Bóng đá, bóng bàn, cầu lông, vật, kéo co, đá gà…

- Các giải văn hóa, văn nghệ quần chúng (ca hát, múa, vẽ, kể chuyện, ngâm thơ,diễn kịch gia đình, nuôi con khỏe, dạy con ngoan, ông bà cha mẹ mẫu mực, con cháuthảo hiền

- Lịch mời đoàn văn nghệ chuyên nghiệp, đội chiếu bóng lưu động

- Các hội nghị tôn vinh những người tốt, việc tốt, những người có mô hình làmnông nghiệp giỏi, những người có nhiều đóng góp xây dựng đời sống văn hóa - xã hội

ở địa phương…

- Các diễn đàn quảng bá tuyên truyền về sức khỏe sinh sản, sức khỏe giới tính,phòng chống HIV/AIDS, phòng chóng ma túy, mại dâm, bạo lực gia đình và các tệnạn xã hội khác

- Các sự kiện quảng bá tuyên truyền về việc lập Quỹ khuyến học Phát độngphong trào thi đua khen thưởng, tôn vinh các em học sinh, sinh viên ở xã có nhiềuthành tích trong học tập và trao học bổng cho các em

- Phối hợp với Ban Văn hóa xã, Ban chỉ đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sốngvăn hóa, tổ chức Hội nghị quán triệt và động viên quần chúng nhân dân thực hiện nếpsống văn minh trong việc cưới, việc tang và lễ hội

- Các hoạt động dịch vụ văn hóa, dịch vụ du lịch phục vụ đời sống văn hóa - xãhội tại địa phương

-Các hoạt động thông tin tuyên truyền quan điểm đường lối của Đảng và Chínhsách Pháp luật của Nhà nước tại địa phương

- Phát động phong trào Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, gia đình,thôn, xóm, ấp, bản, làng, xã văn hóa

- Các hoạt động khác thuộc lĩnh vực văn hóa, thể thao gia đình và du lịch mớiphát sinh tại địa phương vào những năm gần đây…

Bước 2: Lập báo cáo tổng thể trình UBND xã xem xét phê duyệt

Sau khi hoàn thiện bảng kế hoạch quản lý, cán bộ công chức văn hóa - xã hội xã

có trách nhiệm lập bản báo cáo tổng thể Kế hoạch quản lý các hoạt động trong nămtrình UBND xã xem xét phê duyệt, trên cơ sở đó triển khai thực hiện

Bước 3: Xây dựng phương án quản lý

Căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, nội dung, hình thức, quy mô tổ chức và tầm quantrọng của mỗi hoạt động mà xây dựng phương án quản lý sao cho phù hợp, nhằm đảmbảo an toàn cho các hoạt động Trên cơ sở Bảng Kế hoạch quản lý các hoạt động vănhóa, thể thao, gia đình và du lịch trong năm đã được UBND xã phê duyệt, người côngchức văn hóa-xã hội xã phải có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan đoàn thể có chứcnăng xây dựng phương án quản lý cho từng hoạt động trình UBND xã phê duyệt để

triển khai thực hiện Làm được điều đó mới có thể chủ động xử lý và giải quyết kịpthời mọi tình huống phức tạp nảy sinh ở những nơi đông người mà chúng ta thườnggặp như: Mất an ninh trật tự, say xỉn, đánh lộn, cướp giật, và các tệ nạn xã hội khác

…

Đồng thời tích cực tham mưu đề xuất các phương án quản lý tối ưu nhằm hạn chếtiêu cực, phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự,giúp cho các chủ thể tổ chức thực hiện thắng lợi mục tiêu của kế hoạch hoạt động đề ra

2 Quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý trung hạn và dài hạn (3 đến 5 năm).

Đối với các địa phương, đây là dạng kế hoạch trung hạn và dài hạn cần phải cóphân kỳ, phân hạn, xác định tiến độ thực hiện cụ thể theo từng năm và tổng thể 3 hoặc

5 năm; Đòi hỏi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải có trình độ xây dựng

kế hoạch 3 năm hoặc 5 năm cụ thể, rõ ràng nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề

ra Nội dung kế hoạch tổng thể 3 năm hoặc 5 năm cần quan tâm đến những hoạt độngtiêu biểu của từng năm Thông thường là những sự kiện tổ chức trọng điểm phục vụnhiệm vụ chính trị theo năm chẵn, nhằm phát huy sức mạnh của toàn đảng, toàn quân

và toàn dân cùng nhau chung sức chung lòng, phát huy truyền thống cách mạng xâydựng quê hương ngày càng giàu đẹp Hoặc tổ chức các Lễ hội dân gian, Lễ hội truyềnthống có tác động to lớn và ảnh hưởng sâu sắc đến tình cảm và tư tưởng của nhân dântrong thời kỳ hội nhập và phát triển đất nước Mặt khác cũng có thể xây dựng kế hoạch

3 năm hoặc 5 năm trên tinh thần định hướng cho sự phát triển, vận động mọi nguồnlực xã hội cùng tham gia …

Từ kết quả của việc khảo sát, nắm vững số lượng và chất lượng các hoạt động vănhóa, thể thao, gia đình, du lịch được tổ chức thường niên hoặc mới phát sinh vào nhữngnăm gần đây trên địa bàn xã, căn cứ trình tự thời gian các hoạt động diễn ra hàng năm, căn

cứ vào chiến lược xây dựng và phát triển kinh tế-xã hội 5 năm của địa phương, khi xâydựng kế hoạch quản lý 3 năm hoặc 5 năm đối với các hoạt động văn hóa, thể thao, giađình và du lịch, yêu cầu người cán bộ công chức xã hội xã phải có trình độ nhận định,phân tích, đánh giá hoạt động nào gắn liền với các sự kiện chính trị, kỷ niệm các ngày lễlớn của đất nước, dân tộc, hoạt động nào hướng tới mục đích quảng bá tuyên truyền cácthế mạnh của địa phương, để chủ động xây dựng phương án quản lý Để việc xây dựng kếhoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch từ 3 năm đến 5 năm đạtkết quả tốt, người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần phải nắm vững quy trình xâydựng kế hoạch quản lý tổng thể có thời hạn từ 3 đến 5 năm theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng bảng kế hoạch quản lý trung hạn và dài hạn

Nhận định, phân tích, đánh giá, chọn lựa và xác định những hoạt động văn hóa,thể thao, gia đình và du lịch trọng tâm của từng năm, trên cơ sở đó xây dựng bảng kếhoạch quản lý tổng thể từ 3 năm đến 5 năm để tham mưu cho UBND xã Các yếu tố đểnhận xét, đánh giá, chọn lựa và xác định các hoạt động trọng tâm:

1.1 Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng và sự cần thiết của hoạt động,

1.2 Chủ thể quản lý

1.3 Hoạt động thuộc lĩnh vực gì?

1.4 Tên của hoạt động.

1.5 Nội dung, hình thức, quy mô

1.6 Mục tiêu đề ra:

1.7 Khó khăn, thuận lợi, nguồn nhân lực, nguồn kinh phí

1.8 Kế hoạch và tiến độ triển khai thực hiện theo từng năm

Bước 2: Phân loại các loại hình hoạt động tiêu biểu từng năm, và bất cứ loại

hình nào cũng lần lượt theo các trình tự sau đây mà xây dựng kế hoạch tổng thể 3 nămhoặc 5 năm

a) Các hoạt động văn hóa

Ví dụ:

- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa tiêu biểu gì?Những hoạt động văn hóa tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyên truyền vàphát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo cácphương án quản lý

- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa trọng tâm gì?Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất của người dântrong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo cácphương án quản lý

- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa quan trọng gì?Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xây dựng quêhương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa tiêu biểu gì?Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa- xã hội ở địaphương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa trọng tâm gì?Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quê hương?

Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

b) Các hoạt động thể dục, thể thao:

Ví dụ:

- Năm 2011: Về lĩnh vực Thể dục, Thể thao dự kiến tập trung tổ chức những hoạtđộng tiêu biểu gì? Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyêntruyền và phát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theocác phương án quản lý

- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao trọngtâm gì? Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất củangười dân trong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theocác phương án quản lý

- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao quantrọng gì? Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xâydựng quê hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương

án quản lý

- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao tiêubiểu gì? Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa-

xã hội ở địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao trọngtâm gì? Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quêhương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

c) Các hoạt động gia đình:

Ví dụ:

- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động lĩnh vực gia đình tiêubiểu gì? Những hoạt động gia đình tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc phòng chống bạolực gia đình, xây dựng gia đình văn hóa? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo cácphương án quản lý

- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình trọng tâm gì?Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất của người dântrong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo cácphương án quản lý

- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình quan trọng gì?Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xây dựng quêhương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình tiêu biểu gì?Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển tình làng, nghĩa xóm vàđời sống kinh tế văn hóa- xã hội ở địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theocác phương án quản lý

- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình trọng tâm gì?Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của dòng tộc, xứ sở quêhương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

d) Các hoạt động du lịch:

Ví dụ:

- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch tiêu biểu gì?Những hoạt động Du lịch tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyên truyền vàphát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo cácphương án quản lý

- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch trọng tâm gì?Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống kinh tế của người dân trong thời kỳxây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch quan trọng gì?Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội phát triển các dịch

vụ văn hóa, du lịch để xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạchquản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch tiêu biểu gì?Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa- xã hội ở địaphương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch trọng tâm gì?Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quê hương?

Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý

Bước 3: Xây dựng phương án quản lý

Xây dựng Phương án quản lý các hoạt động trọng tâm trong bảng kế hoạch quản lýtrung hạn và dài hạn đã được UBND xã phê duyệt nhằm mục đích:

- Đảm bảo số lượng, chất lượng nội dung, chương trình, mục tiêu của các hoạtđộng đã có trong bảng kế hoạch

- Đưa ra phương án quản lý tối ưu nhằm hạn chế tiêu cực, phòng chống các tệnạn xã hội, bảo vệ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, giúp cho các chủ thể tổchức thực hiện thắng lợi mục tiêu của kế hoạch hoạt động đề ra

- Tổ chức lực lượng quản lý: Công an, dân quân tự vệ thanh niên tình nguyện,các tổ chức chính trị, đoàn thể…đảm bảo an toàn

- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát các hoạt động diễn ra theo kế hoạch

- Xây dựng các phương án quản lý dự phòng, để kịp thời giải quyết các sự cố bấtngờ có thể xảy ra như hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị, tình trạngcấp cứu, mất an ninh trật tự, tai nạn nghề nghiệp …

Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch tại địa phương là tráchnhiệm của Cấp ủy, chính quyền và toàn thể cộng đồng dân cư sinh sống tại địa phương.Người cán bộ công chức văn hóa, xã hội xã không thể một mình mà có thể quán xuyếnhết các hoạt động cần phải quản lý Nhưng cán bộ, công chức xã hội xã có một vị trí vàvai trò rất quan trọng là tham mưu đề xuất cho cấp ủy và chính quyền địa phương cáchthức quản lý các hoạt này sao cho ngày càng đi vào nề nếp, văn minh, tiến bộ, trên cơ sở

kế thừa những giá trị truyền thống tốt đẹp, phát triển đi lên, góp phần thúc đẩy các hoạtđộng văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở địa phương phát triển ngày càng phongphú, sinh động và hấp dẫn, phục vụ đắc lực đời sống tinh thần của quần chúng nhân dântrong thời kỳ xây dựng nông thôn mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Muốn làm được điều đó người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải tự trang

bị cho mình những kiến thức hiểu biết cần thiết để có thể phận loại các loại hình hoạtđộng nêu trên một cách chính xác, rõ ràng Trên cơ sở đó căn cứ vào nội dung, hìnhthức và quy mô hoạt động tham mưu cho Cấp ủy và chính quyền địa phương loại hìnhnào Chính quyền địa phương trực tiếp quản lý, loại hình hoạt động nào UBND xã giaocho các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội quản lý, Loại hình nào giao cho các tổ chức

xã hội nghề nghiệp quản lý; Loại hình hoạt động nào giao cho các doanh nghiệp quảnlý; Loại hình hoạt động nào do chính bản thân người cán bộ công chức văn hóa-xã hội

xã trực tiếp theo dõi và quản lý Kèm theo kế hoạch quản lý các hoạt động này ngườicán bộ công chức văn hóa- xã hội xã có trách nhiệm cung cấp và hướng dẫn cho cácchủ thể quản lý sử dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước thực hiệnnhiệm vụ quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch ở địa phương ngày càngđạt hiệu quả cao

3 Quy trình xây dựng Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã.

Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch là một trong những hoạt độngnhằm bảo vệ, gìn giữ, khai thác và phát triển các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình

và du lịch trên địa bàn xã, trên cơ sở đó quảng bá, giới thiệu, tuyên truyền các giá trịthẩm mĩ, nhân văn của các hoạt động ấy đến với nhân dân, làm thỏa mãn đời sống tinhthần của nhân dân Để thực hiện được điều đó người cán bộ công chức văn hóa - xã

hội xã cần phải có kỹ năng xây dựng Kế hoạch Tổ chức các hoạt động hữu ích này một

cách bài bản, khoa học

Để xây dựng Kế hoạch Tổ chức đạt hiệu quả cao cần phải xác định được mục

tiêu, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức, trên cơ sở đó đề ra nhữngquyết định đúng đắn về việc chọn lựa các phương án và các giải pháp tổ chức triển

khai thực hiện mang tính khả thi cao Xây dựng Kế hoạch Tổ chức cần nắm vững các

bước sau:

Bước 1: Tìm hiểu nội dung hoạt động

Tìm hiểu, nghiên cứu và xác định nội dung hoạt động sắp tổ chức? Thuộc lĩnhvực nào? Nhằm mục đích ý nghĩa gì? Đối tượng hoạt động là ai? Hoạt động được tổchức thường niên hay hoạt động mới? Ai là chủ thể đứng ra tổ chức: Chính quyền địaphương, doanh nghiệp, đoàn thể hay cá nhân tổ chức? Nội dung, quy mô, hình thức tổchức? Mục tiêu tổ chức?

- Đối với hoạt động được tổ chức thường niên

Cần nghiên cứu ưu khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm của việc tổ chứchoạt động này được rút ra từ năm trước, căn cứ vào đời sống kinh tế xã hội và tình

hình thực tiễn của địa phương, xác định phương án xây dựng Kế hoạch Tổ chức sát

với nhu cầu thực tế Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo của ủy Ban Nhân Dân xã,trên cơ sở đó hướng dẫn chủ thể tổ chức hoặc trực tiếp đứng ra tổ chức hoạt động saocho chất lượng, hiệu quả của hoạt động của năm nay tiến bộ hơn năm trước

- Đối với hoạt động mới

Cần xem xét nghiên cứu toàn bộ kế hoạch, nội dung chương trình, kịch bản tổ chứccác hoạt động mới do Chủ thể tổ chức xây dựng có ảnh hưởng gì đến phong tục tậpquán, đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân địa phương hay không? Nếu là hoạt động

có tài trợ thì cần xác định xem đối tượng tài trợ là ai? Quyền lợi Nhà tài trợ như thế nào?Hoạt động được tổ chức có làm ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của dân tộc hay

không? Mang lại lợi ích tinh thần và vật chất như thế nào cho quần chúng nhân dân ởđịa phương?

Nhận xét, đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của kế hoạch, kịch bản, nội dung chươngtrình tổ chức do chủ thể tổ chức xây dựng Nếu thấy có điều gì bất cập, trực tiếp góp ý vàhướng dẫn chủ thể tổ chức chỉnh sửa bổ sung hoàn thiện Kế hoạch Tổ chức Báo cáo xin

ý kiến chỉ đạo và quyết định của UBND xã

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổng thể

Từ mục đích, ý nghĩa, nội dung hoạt động chuẩn bị tổ chức xác định mục tiêu củahoạt động đó, tiến hành xây dựng kế hoạch tổng thể, có sự sắp xếp, bố trí hợp lý vàkhoa học cho từng loại công việc Cần phải xác định rõ chủ đề của từng loại hình hoạtđộng mà trọng tâm là nội dung, hình thức và quy mô của kế hoạch tổ chức: Phong trào

văn hóa văn nghệ quần chúng, Lễ hội dân gian hay giải đua thuyền truyền thống… Đối

với hoạt động được tổ chức mới cần phải được quan tâm đến quyền lợi, nghĩa vụ vàtrách nhiệm của Nhà tổ chức đối với chính quyền địa phương

Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết, phân chia tiến độ triển khai thực hiện hoạt động từ đầu cho đến khi kết thúc

Đây là công cụ giúp cho việc kiểm tra, giám sát tiến độ triển khai thực hiện cáccông việc có hiệu quả nhất Đảm bảo cho những người thực hiện các công việc trongcùng một kế hoạch tổng thể không để bất cứ một giai đoạn nào của công việc bị trễ hạn,hoặc kém chất lượng, từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến chất lượng cáccông việc khác trong cùng một Kế hoạch tổng thể

Bảng kế hoạch về tiến độ triển khai thực hiện sự kiện không chỉ là một bảng danhsách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kênhững công việc chủ yếu, thời gian thực hiện được miêu tả phân tích một cách cụ thể, đểcác thành viên tham gia thực hiện dễ dàng

Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc sao cho hợp lý, khoa học Thông thường

có những công việc bắt buộc cần phải có thời gian, cũng có những công việc khẩn cấp,những công việc tịnh tiến theo lộ trình, những công việc cần phải làm ngay mà khôngcần có quỹ thời gian để thực hiện Vấn đề quan trọng là Ban tổ chức phải xác định đượccông việc nào cần phải làm trước, công việc nào giải quyết sau Việc giải quyết các côngviệc có khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao chất lượng các công việc.Ngược lại sẽ làm hạn chế hiệu quả của công việc

- Phân chia thời hạn cho mỗi công việc trong kế hoạch tổng thể

Có những việc cần phải làm trước, nếu không sẽ gây đình trệ đến những công

việc khác Trong khi thời gian và nguồn lực có hạn Ban tổ chức cần phải sắp xếp công

việc theo thứ tự ưu tiên để giải quyết trước Ví dụ cần phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiếtcho nội dung chương trình, gửi giấy mời tới đại biểu trước một tuần, thông báo trênphương tiện truyền thông của xã, hoặc làm áp - phích quảng cáo hay pa - nô treo tạinhững địa điểm dễ thu hút sự chú ý của công chúng trước một tuần, hay nửa thángdiễn ra hoạt động…

- Xây dựng kịch bản chương trình, nội dung cụ thể cho hoạt động

Các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch được tổ chức thường mang các màusắc riêng biệt khác nhau đôi khi hòa nhập với nhau tạo thành một hoạt động lớn mangmàu sắc phong phú, đa dạng

Để phân biệt trong việc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và dulịch tại mỗi địa phương, tạo ra sự phong phú, sinh động, hấp dẫn cuốn hút người dântrong việc tổ chức, cán bộ công chức văn hóa - xã hội xã căn cứ mục tiêu chương trình,thời gian tổ chức chương trình, quy mô chương trình để xây dựng kịch bản nội dungchương trình

Xây dựng kịch bản chương trình cho mỗi hoạt động phải súc tích, diễn đạt ngắngọn, hàm chứa nhiều ý nghĩa văn hóa, nhân văn nhưng phải mang sắc thái riêng, đặctrưng của hoạt động đó…

- Phân công, phân nhiệm cho các thành viên trong Ban Tổ chức sao cho phù hợpvới trình độ, năng lực của từng người

Vì quỹ thời gian có hạn, Ban tổ chức sẽ không cùng một lúc làm được tất cả mọicông việc cần làm Vì vậy điều cần thiết là phải biết phân chia công việc cho các thànhviên trong Ban tổ chức rành mạch, rõ ràng, tránh sự chồng chéo, ảnh hưởng đến công việcchung Cũng có những thành viên năng lực hạn chế, thực hiện công việc không đạt yêucầu… Nhưng sẽ thật lãng phí và sai lầm nếu Trưởng Ban tổ chức ôm đồm quá nhiều việc,thậm chí phải ngồi xếp từng gói quà hay ghi từng tờ giấy mời trong khi việc của Trưởngban cần làm là theo dõi, quản lý, giám sát, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch của cácthành viên để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi chệch hướng ra khỏi kế hoạch đãxác định

- Lập phương án dự phòng và phương án giải quyết các sự cố bất ngờ có thể xảy ra Các vấn đề hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị, tình trạng cấpcứu, mất an ninh trật tự, tai nạn nghề nghiệp… Đó là những vấn đề thường hay gặpphải trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện các sự kiện Người cán bộ công chứcvăn hóa-xã hội xã khi tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn

xã cần phải lưu ý tính đến các phương án dự phòng, để kịp thời giải quyết các sự cốbất ngờ có thể xảy ra

- Dự kiến về tài chính cho hoạt động chuẩn bị tổ chức

Cần phải dự kiến về tài chính và lên dự toán cho các hoạt động chuẩn bị được tổchức tại địa phương Đặt câu hỏi về tài chính lấy từ nguồn nào? Có cá nhân, đơn vị, tậpthể nào hỗ trợ, tài trợ hay không? Dự kiến về tài chính là một khâu vô cùng quan trọngtrong quá trình tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch tại địa

phương, nếu không dự kiến được nguồn tài chính dù có kế hoạch tốt, kịch bản hay cáchoạt động cũng không thể tổ chức được.

- Lên danh sách khách mời

Cần lên danh sách khách mời ngay từ khi dự định tổ chức hoạt động, hoạt độngchuẩn bị được tổ chức phù hợp với đối tượng khách mời nào, với giới nào? Độ tuổinào? Lên danh sách khách mời được coi là khâu khá quan trọng trong quá trình tổchức, nếu các hoạt động được tổ chức mà không có khách mời tham dự thì tổ chức choai? Tổ chức để làm gì?

- Dự kiến số người tham dự

Căn cứ vào mục tiêu, mục đích, ý nghĩa, nguồn tài chính, danh sách khách mờicủa hoạt động dự định tổ chức, người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần phảihình dung và dự kiến được số người tham dự, ví dụ: Dự định tổ chức hoạt động A sẽthu hút trên 1.000 người tham dự, thì địa điểm tổ chức không thể là nhà văn hóa xã,thôn hoặc nếu chỉ có 100 người quan tâm thì việc tổ chức hoạt động tại một sân vậnđộng có sức chứa 10.0000 người là một sự lãng phí cực độ… càng dự đoán chính xác

số lượng người tham dự bao nhiêu thì việc tổ chức các hoạt động càng có cơ hội đểthành công bấy nhiêu

- Đốc thúc, kiểm tra lại toàn bộ các công việc đã được phân công cho các thànhviên trong Ban Tổ chức, tiến hành lắp ráp các chương trình theo Bảng tiến độ côngviệc đã lập

Trong các thành viên của Ban Tổ chức cũng có người có đặc tính chần chừ, do dựchờ đến gần hết thời gian mới thực hiện công việc được phân công, làm cho Ban tổchức phải lo lắng Ví dụ thứ 4 này họ được giao phải hoàn thành Maket trang trí hộitrường phục vụ hội nghị Hội Phụ nữ trước ngày thứ 2 tuần sau, thì họ không làm ngay

mà đợi đến sát ngày đó mới làm Vì vậy kết quả là họ làm ẩu, Ma két trang trí kémchất lượng, có nhiều lỗi, cần phải chỉnh sửa, mất quá nhiều thời gian, công sức… Việcnày có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá nhiều công việc gia đình, hoặc do

họ tự tin vào năng lực của chính họ, hay đơn giản hơn là họ có cá tính thích chần chừ.Bất luận như thế nào thì đó là một cá tính và thói quen xấu Hãy kiểm tra giám sát và

có biện pháp khắc phục những cá tính và thói quen xấu ấy của các thành viên cùngtham gia trong Ban tổ chức (nếu có) để công việc được thuận lợi

Câu hỏi thảo luận

1 Kế hoạch là gì? Nội dung của Kế hoạch, phân loại kế hoạch (Liên hệ trongviệc xây dựng kế hoạch các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch thực tế tạiđịa phương)?

2 Quản lý là gì? Tổ chức là gì? Việc xây dựng Kế hoạch quản lý, Kế hoạch tổchức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn xã có tầm quan trọng nhưthế nào?

3 Trình bày Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thểthao và du lịch trên địa bàn xã (Liên hệ thực tế tại địa phương)

4 Trình bày Quy trình xây dựng kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thểthao và du lịch trên địa bàn xã (Liên hệ thực tế tại địa phương)

Tài liệu tham khảo

1 TS Nguyễn Hữu Thức: Khắc phục những lệch chuẩn trong tổ chức và quản lý

lễ hội Tạp chí Tuyên giáo, số 3, Trang điện tử Tuyên giáo ngày 26 tháng 05 năm 2011

2 Nhật Anh: Quản lý lễ hội: “Nước chảy đá … chưa mòn”, Theo www.

5 TS Nguyễn Hữu Thức: Một số vấn đề đặt ra trong quản lý và tổ chức lễ hội

hiện nay Bản tin Quản lý Văn hóa Thể thao và Du lịch, số 20 (2011)

KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ PHỐI HỢP CỦA CÔNG CHỨC VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

VÀ CÁ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN XÃ

Ths LẠI THỊ LAN PHƯƠNGThs HOÀNG THỊ BÌNHThời lượng: 8 tiết(*)

1 Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính

1.1 Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụngmột mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin được chuyển từ người phát tin đếnngười nhận tin

1.2 Đặc điểm của giao tiếp hành chính

Quá trình xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người với nhaunhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định của quản lý hành chính Trên cơ sở thu nhận thôngtin, hai bên sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tác động lẫn nhau nhằmđem lại lợi ích nhiều nhất

Các loại giao tiếp: Nghe, nói, đọc, viết

Hoạt động giao tiếp trong hành chính diễn ra qua hai mối quan hệ hành chính cơ bản:

Thứ nhất, giao tiếp trong nội bộ cơ quan hành chính nhà nước: gồm giao tiếp

giữa cấp trên với cấp dưới và giao tiếp giữa cán bộ, công chức với nhau

Thứ hai, giao tiếp giữa cán bộ, công chức đại diện cho cơ quan hành chính nhà

nước với tổ chức và công dân

Giao tiếp hành chính cần đảm bảo về hình thức và cách thức giao tiếp: Không bahoa, luộm thuộm, ăn nói tuỳ tiện, xuê xoa, gia đình chủ nghĩa, cũng như thói hách

(*) - Lý thuyết; 4 tiết; Thảo luận: 4 tiết

dịch, cửa quyền, nạt nộ nhân dân mà phải luôn tuân theo những chuẩn mực xác định,hướng tới những hành vi giao tiếp chuẩn mực, văn hoá, văn minh, lịch sự, luôn phải có

thái độ vui vẻ, hoà nhã, “kính trọng nhân dân, hoà nhã và thân ái với đồng sự”, giải

quyết công việc cho dân một cách khách quan, minh bạch vẫn là những chuẩn mựcgiao tiếp của một nền hành chính hiện đại

Giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước luôn cần được cân nhắc, tính toán,chọn lọc thông điệp ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, đồng thời luôn phải chọn những loạihình giao tiếp thích hợp nhằm đem lại hiệu quả tối ưu trong quản lý

1.3 Vai trò của giao tiếp hành chính

Giao tiếp giữ vai trò là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt động Chấtlượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của quá trình giao tiếpđược tiến hành Khi giao tiếp chia sẻ lợi ích cho cả hai bên tham gia thì cả hai đều cảmthấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây dựng được giải pháp tốt nhất để giảiquyết vấn đề cùng quan tâm

1.4 Các hình thức giao tiếp hành chính

Để thực hiện tốt hoạt động giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, cần hiểu

rõ tính chất của từng loại hình giao tiếp khác nhau Chính vì vậy cần phân loại giaotiếp theo những tiêu chí khác nhau

Theo tính chính thức của cuộc giao tiếp: Có giao tiếp chính thức và giao tiếpkhông chính thức

Theo số lượng các chủ thể tham gia giao tiếp: Có giao tiếp giữa các cá nhân vàgiao tiếp tập thể

Theo tính chất của tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp (như quavăn bản, thư từ, sách báo, điện thoại, mạng internet

Theo phương tiện giao tiếp: Có giao tiếp bằng ngôn từ (bằng hình thức âm thanhnói hoặc viết với kết quả cuối cùng là tạo ra những ngôn bản) hoặc giao tiếp phi ngôn

từ (biểu tượng, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, trang phục v.v) hoặc kết hợp phi ngôn từ với

ngôn từ (vừa nói vừa thể hiện qua thái độ, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt )

Các công cụ giao tiếp phi ngôn từ được sử dụng thường xuyên trong hoạt động giaotiếp hành chính, có vai trò đặc biệt trong hoạt động đó Tuy nhiên, nó chỉ mang tính bổtrợ, và trong mọi trường hợp cần được “dịch” sang ngôn bản một cách nhất quán nhằm tạodựng những mối quan hệ quản lý đồng nhất về nội dung giữa các chủ thể giao tiếp Mọi tuỳtiện trong việc sử dụng những công cụ này có thể đem lại những hậu quả không lường, làmsuy giảm hiệu quả của hoạt động hành chính công vụ

1.5 Các nguyên tắc giao tiếp trong hành chính

a) Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp

Những người đến giao tiếp với cơ quan hành chính Nhà nước thường ít chuẩn bịtâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ Khi không đạt được những điều như đã dựđịnh, người dân thường có những phản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức,

buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới cán

bộ, công chức) Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắngđảm bảo sự hài hòa về lợi ích của hai bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc này đòi hỏiphải chú ý những điểm cơ bản như sau:

- Người cán bộ, công chức phải hiểu tâm lý của người dân khi đến giao tiếp, dành

thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giaotiếp này, cơ quan đơn vị mình cần đạt được mục đích gì

- Nếu là giao tiếp gián tiếp, công chức cần dành thời gian giúp cơ quan và thủ trưởng

thu thập những thông tin về phía đối tác và những lợi ích mà họ hướng tới

- Trong quá trình giao tiếp, công chức phải hướng tới việc sao cho mục đích của

cơ quan mình đạt và lợi ích của đối tượng tham gia giao tiếp (người dân) cũng đượcthỏa mãn một phần hay toàn bộ Ngược lại, nếu trong giao tiếp chỉ chú trọng tới lợi íchcủa cơ quan mình mà không chú ý tới hoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của người dân thìhoạt động giao tiếp này chưa hẳn đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bênkia chấp thuận)

- Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì công chức

cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ, không có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ

b) Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp

Cần đảm bảo rằng mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử tốt.Trong hoạt động giao tiếp, công chức có khi gặp tình huống khó xử: một bên là côngviệc, một bên là những quan hệ có ảnh hưởng đến cơ quan hoặc bản thân mình Nguyêntắc này giúp cho công chức tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi họ có quan

niệm “người này không quan trọng”, không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, cơ quan

mình thì thờ ơ, thậm chí coi thường

Tránh trường hợp có hai người dân liên hệ làm việc, người công chức đon đả giảiquyết cho người dân quen biết, còn người kia thì nhận được câu trả lời một cách ngắn

gọn đến mức vô cảm “hết giờ, hẹn đến chiều” Cách xử sự như vậy sẽ làm mất uy tín

của cơ quan và cả uy tín của bản thân

c)Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu

Vận dụng nguyên tắc này cần chú ý một số điểm sau:

- Công chức phải lắng nghe yêu cầu của đối tượng giao tiếp và yêu cầu đó khôngthể đáp ứng được toàn bộ thì cán bộ, công chức cần đưa ra một số giải pháp (trongphạm vi quyền hạn của mình) để họ có thể lựa chọn

- Đưa ra một phương án để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảoluận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các phương án đó

- Nếu phía đối tượng giao tiếp vẫn không chấp thuận thì có thể đề nghị họ đưa ra đềnghị của họ để xem xét Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định, công chức có thể ghinhận các giải pháp của đối tượng giao tiếp và hứa trao đổi lại với thủ trưởng cơ quan

d)Tôn trọng các giá trị văn hóa

Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn với những biểu hiện đa dạng của nó Có giá trịvăn hóa trong nước, có giá trị văn hóa của nước ngoài Trong một nước đa dân tộc và trongđiều kiện hội nhập quốc tế hiện nay cần đảm bảo tôn trọng truyền thống, văn hoá giaotiếp ứng xử của các dân tộc thuộc các nền văn hoá khác nhau.

2 Các kỹ năng giao tiếp

2.1 Kỹ năng nghe

Lắng nghe có thể đem lại những lợi ích cơ bản sau:

- Thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra lời khuyên một cách nhanhchóng và chính xác

- Lấy được ý kiến từ người khác

- Hiểu được nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp

- Hiểu được khó khăn của đối tượng cần giúp đỡ

Giữa bạn bè, giađình Thí dụ: lờichào xã giao

Trong nhiều hoàn cảnh

4 Thuyết phục:

nghe để quyết

định

Nhằm thuyết phục người khác làm gì đó,

do đó cần nghe có phân tích, đánh giá

Quản lý; thương mại,v.v

Trong nhiều hoàn cảnh

Tuy nhiên, sự phân chia này chỉ mang tính tương đối, bởi trong những trườnghợp nhất định nó không tồn tại một cách biệt lập mà chúng hòa quyện với nhau, mỗikiểu nghe có những mục đích khác nhau Để đạt được mục đích hiệu quả của hoạt

động nghe cần có kỹ năng nghe (cách thức nghe) tương ứng phù hợp, trong đó ngheđồng cảm là loại nghe ở mức độ cao nhất.

2.1.2 Kỹ năng nghe có hiệu quả

Để nghe có hiệu quả cần chú ý một số rào cản sau:

Thứ nhất: Thái độ thiếu thân thiện của 2 bên hoặc thiếu tin cậy lẫn nhau thì khó

mà có cuộc giao tiếp hiệu quả, nó tạo ra khoảng cách tâm lý giữa hai bên với biểu hiệncủa nó là sự vụng về, thiếu tế nhị trong giao tiếp Ngược lại, nếu trong quá trình giaotiếp có thái độ tôn trọng lẫn nhau thì sẽ tạo ra được một bầu không khí thân mật, cởi

mở, thân thiện, thoải mái thì dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, cùng nhau giải quyết vấn

đề và cùng nhau đạt được mục đích tối đa trong giao tiếp

Thứ hai: Yếu tố môi trường cũng tác động rất mạnh đến mức độ của người nghe đối

với thông điệp của người nói Ví như một căn phòng quá ồn, quá tối, quá lạnh, khoảng cáchquá xa hoặc quá gần, một chiếc bàn quá lớn, một đống tài liệu chất cao ngăn cách giữa haibên giao tiếp… sẽ tạo ra một cảm giác thiếu thoải mái cho người nghe khiến cho ngườinghe khó khăn trong tiếp nhận thông tin Vì vậy, cần bố trí nơi làm việc hoặc nơi giao tiếpyên tĩnh, tốt nhất không sử dụng điện thoại và không để người khác làm phiền…

Thứ ba: Thiếu tập trung trong lắng nghe với những biểu hiện như:

- Người nghe chỉ chăm chú đến việc phát hiện ra những điểm gây mất tập trung ởngười nói hơn là tập trung vào nội dung của thông điệp Ví như người nghe sao nhãngbởi một đặc điểm về hình dáng, khuôn mặt, hoặc một phong cách riêng

- Người nghe để cho các yếu tố tác động từ bên ngoài khiến cho họ thiếu tậptrung như: nhìn theo ai đó đi ngang qua, hướng về phía tiếng chuông điện thoại reohoặc cách ứng xử của những người khác trong phòng

- Người nghe không quan sát người nói nên không thấy hết được cách diễn đạt bằng điệu

bộ, cử chỉ hay các tín hiệu khác nhằm giúp người nghe hiểu thêm về thông tin

- Người nghe có thể làm nhiều việc cùng một lúc, chẳng hạn như vừa soạn thảomột văn bản vừa lắng nghe người khác trình bày, vừa suy nghĩ tiếp về một điều gì đó

Thứ tư: Nguyên nhân sinh lí Do tuổi tác, người nghe có vấn đề về thính giác,

người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói…

Vấn đề quan trọng trong hoạt động giao tiếp là biết nhận ra sự thiếu tập trung thìcũng có nghĩa là đã định hướng được cách khắc phục tình trạng này Đó cũng chính làmột biểu hiện dẫn đến thành công trong giao tiếp

Khi người khác nói, chúng ta thường nghe ở bốn cấp độ:

- Làm ngơ: Không nghe

- Giả vờ: Không thực sự nghe

- Nghe một phần: Chỉ nghe một số nội dung nhất định

- Chú ý: Nghe từng từ

- Nghe thấu cảm: là nghe với mục đích để hiểu sâu tri thức và tình cảm, để nhìnnhận thế giới theo cách của người nói Các chuyên gia giao tiếp cho rằng người ta chỉ

giao tiếp 10% bằng lời 30% thông qua các tiếng động, và 60% do ngôn ngữ cơ thể.

Người ta không chỉ nghe bằng tai mà còn nghe bằng mắt và cả trái tim Cần cảm thấy,

có linh cảm về vấn đề; nghe để cảm, để hiểu ý nghĩa, để có hành vi, ngoài nội dungđược truyền tải từ người nói thì người nghe phải quan sát cả thái độ người nói cộng vớiphán đoán, sự trải nghiệm trong cuộc sống, hoặc cần có sự đồng cảm giao thoa giữangười nói với người nghe thì mới có thể thấu hiểu được “ý tại ngôn ngoại” của thông tinngười nói phát ra

2.1.3 Rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả

Khi rèn luyện kỹ năng nghe để đảm bảo giao tiếp có hiệu quả, chúng ta nên chú ýnhững kỹ năng cơ bản sau:

a) Tập trung chú ý vào người nói

Thứ nhất: Thể hiện cho người nói biết đến sự chú ý của mình bằng cách:

- Bắt đầu tiếp xúc bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình (chào hỏi, mời ngồi )sẵn sàng về mặt tinh thần, tình cảm và thể chất để lắng nghe

- Duy trì việc giao tiếp bằng ánh mắt với người nói một cách thân thiện (tuyệt đốikhông liếc xéo, liếc trộm) làm tăng thêm sự tự tin cho người nói, và thể hiện sự chú ýlắng nghe và quan tâm đến những gì họ đang nói Tránh nhìn chằm chằm liên tục vàomắt người nói có thể làm cho họ không thấy thoải mái

- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ cử chỉ “mở”: Người nghe chỉ cần một cử chỉ rất

nhỏ và nhẹ nhàng là hãy nghiêng người về phía người nói hoặc ngồi gần lại với ngườinói hoặc ngồi đối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào người nói với tư thếthoải mái, không sử dụng quá nhiều cách diễn đạt bằng điệu bộ có thể làm cho mọi sựviệc thêm phần căng thẳng, đôi khi còn gây ra sự hiểu nhầm

Thứ hai: Tạo môi trường giao tiếp phù hợp

Tạo môi trường giao tiếp không bị các tác động làm phân tán hoặc ngắt quãngngười nghe, đặc biệt là phải loại bỏ yếu tố tâm lý bất lợi đan xen như vui buồn bất chợt

và người nghe luôn luôn phải tìm mọi cách để chứng tỏ cho người nói biết rằng: “Tôi

đang chú ý ông (bà) nói đây” Đây là thành công ban đầu của giao tiếp.

b) Khuyến khích người nói

Để khuyến khích người nói, người nghe có thể sử dụng các thủ thuật như sau :

- Tạo cơ hội cho người nói được trình bày: Không ngắt lời người nói khi chưa cần;Không vội vàng tranh cãi hay phán quyết; Hãy để cho người nói tự bộc lộ hết cảm xúc vàsuy nghĩ hay một quyết định nào đó

Có thể bằng những câu hỏi nhẹ nhàng như: “Ông, bà có muốn nói về điều này

không?”“Ông, bà dường như đang có sự lo lắng/ bức xúc?”…

- Khuyến khích không bằng lời: Sử dụng các cử chỉ tích cực và có tính hỗ trợ: gậtđầu để chứng tỏ sự đồng tình của người nghe với người nói, ghi chép của người nghe

thể hiện với người nói rằng: “Tôi đang chú ý một cách nghiêm túc với những gì mà

anh đang nói”.

- Khuyến khích bằng lời: Khi muốn họ tiếp tục nói: Vâng; xin ông (bà) cứ tiếp tục

nói; Thế à! Tôi biết; Tôi hiểu; Ông (bà) hãy nói cho tôi biết thêm về điều này…Khi người

nói tỏ ra khó bắt đầu cuộc giao tiếp hoặc đang ngập ngừng, lưỡng lự, người nghe có thể hỏi:

“Bây giờ ông (bà) muốn nói điều gì?; “Tại sao ông (bà) lại lưỡng lự khi nói điều này?” Khi muốn hiểu phạm vi rộng hơn: “Ông (bà) có thể nói rõ hơn về vấn đề …”

“Thế còn vấn đề này…”

Khi muốn biết về các vấn đề, ý tưởng hay cảm tưởng của người nói:“Ông (bà) có thể cho

biết cảm tưởng của mình về…”;”Ông (bà) gặp vấn đề gì khi giải quyết việc…”

Khi muốn người nói tự khám phá một điều gì đó ở chính họ: “Ông (bà) nghĩ thế

nào về vụ việc?”;“Ông (bà) thấy tình hình này thế nào?…”

Khi muốn làm rõ một điều gì đó: “Ông (bà) nói… có ý nghĩa gì”; "Ông (bà) có

thể cho biết thêm về?…”

Khi muốn kiểm soát cuộc nói chuyện hoặc chuyển sang một chủ đề cụ thể nào đó

“Xin ông (bà) quay trở lại vấn đề…”;“Xin ông (bà) cho biết thêm thông tin chi tiết về…”;

Khi thời gian của người nghe hạn chế: “Ông (bà) có câu hỏi nào nữa về vấn đề này ?” Khi muốn biết tình hình, số liệu, thông tin mà người nghe đang cần:“Ông (bà) có

chấp nhận đề nghị của chúng tôi không?”

Khi Người nói tỏ ra lan man hoặc lạc chủ đề “Xin ông (bà) nên nói thẳng vào

vấn đề này…”

Khi người nghe cần tìm ra vấn đề hay mối lo ngại chính:“Tại sao ông (bà) lại nói

với chúng tôi như vậy?”

Khi người nghe muốn tìm hiểu kỹ hơn về những cảm nghĩ sâu xa đằng sau những

gì được nói ra: “Tôi có cảm giác rằng: ông (bà) thật sự không hài lòng việc này

nhưng ông (bà) lại tỏ ra bình thường Tại sao vậy?” đây là loại câu hỏi này mang tính

phòng thủ và đôi khi còn coi là ”đe dọa”, cho nên tốt nhất là ít dùng nó mà điều cơ

bản phải tạo ra được môi trường thân thiết, gần gũi tạo nên sự tự tin cho người nói

c) Ghi lại ý chính trong khi nghe

d) Phản hồi lại sau khi nghe

Phản hồi là chứng tỏ rằng đã nhận được thông điệp và hiểu nó ở mức độ nàođó.Một số phương pháp sử dụng để đưa ra phản hồi:

- Nói lại ý chính đã nghe được một cách ngắn gọn bằng một vài từ hoặc một câulàm rõ ý chính mà người nói muốn trao đổi

- Tóm tắt, thu gọn lại thành ý chính (thường dùng ở cuối cuộc giao tiếp)

- Thông cảm, nghĩa là người nghe nhận diện ra tình cảm đằng sau lời người nói,người nghe phải tìm cách ghi nhận

2.2 Kỹ năng nói.

Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục

Có kỹ năng nói tốt không những làm cho giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn, màcòn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình

Các kiểu nói:

- Nói trực tiếp: tiếp dân, trình bày tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp

- Nói gián tiếp: qua điện thoại

2.2.1 Một số điều cần chú ý khi nói.

a) Sử dụng ngôn ngữ nói (lời nói)

Khi sử dụng ngôn ngữ nói cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nói ngắn gọn, cô đọng, kết cấu câu đơn giản diễn đạt theo trật tự logic

- Sử dụng hình ảnh, ví dụ quen thuộc với người dân, gần sát với nội dung trao đổi

- Trong các trường hợp giải thích, hướng dẫn, để lời nói có sức thuyết phục vàngười nghe luôn sẵn sàng hưởng ứng một cách tích cực cần luôn giải thích tại saongười dân cần phải làm như vậy

Không nên:

- Dùng những từ ngữ và cách nói có thể gây ra hiểu lầm

- Phản hồi sớm khi chưa suy nghĩ và phân tích kỹ càng nội dung thông điệp và ýtưởng, mục đích của người chuyển tải thông điệp

- Quán tính luôn luôn phản ứng, chống đối lại ý kiến của người khác

- Không kết luận hoặc kết luận không rõ ràng khiến người nghe không nắm bắt đượcnội dung chủ chốt mà người nói muốn truyền đạt

- Trình bày dài dòng.

- Nội dung nói không mạch lạc (ậm ừ, ngắc ngứ )

*) Cần khách quan, lịch sự

Lời nói của cán bộ, công chức trong giao tiếp với công dân và tổ chức là tiếng

nói của quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước chứ không phải là của riêng cá nhânnào, vì vậy phải thể hiện tính khách quan, trang trọng nhưng gần gũi

Lời nói trang trọng, lịch sử thể hiện sự tôn trọng nhân dân, tăng uy tín của bảnthân cán bộ, công chức và cơ quan tiếp dân, phản ánh trình độ giao tiếp, văn hoá, vănminh trong hành chính

- Chú ý khi sử dụng cách xưng hô

- Sử dụng ngôn từ và cách diễn đạt nhã nhặn, lịch thiệp

- Không dùng lời lẽ thiếu thiếu nghiêm túc, có tính mỉa mai, châm trọc, xúc phạmngười nghe

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục

- Tránh thói quen ngắt lời người khác để trình bày ý kiến của mình, đôi khi đơnthuần chỉ nhằm mục đích “thể hiện”

b)Yếu tố phi ngôn từ

Các yếu tố phi ngôn từ là các yếu tố đi kèm theo ngôn từ trong khi nói như giọngnói, cách đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vịtrí Trên thực tế, những điều không nói ra đôi khi lại quan trọng hơn những điều nói ra

Chính yếu tố này góp phần tạo ra nghĩa cho ngôn ngữ Hầu như mọi người tin "nói như

thế nào" nhiều hơn "nói cái gì"

Vì vậy, muốn nâng cao hiệu quả hoạt động giao tiếp, cần nắm được những thóiquen, những quy tắc trong việc sử dụng các phương tiện giao tiếp phi ngôn từ đểkhông chỉ hiểu được ý đồ của người khác, mà còn có thể diễn đạt được ý đồ của mìnhmột cách đa dạng, phong phú Người giao tiếp giỏi chính là người biết kết hợp khéoléo, nhuần nhuyễn ngôn ngữ có âm thanh với ngôn ngữ không có âm thanh trong giaotiếp

* Giọng nói: Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, cần sử dụng giọng nói nhẹnhàng, ấm áp để giải thích, thuyết phục, hoà giải làm cho người nghe cảm thấy thoảimái, dễ chịu Giọng nói rõ ràng, dứt khoát, quyết đoán khi cần thể hiện uy lực, mệnhlệnh phải tuân thủ Nói về những tin vui thì nên nói với giọng vui vẻ

Luôn phải nói rõ ràng, không lẩm bẩm hay liến thoắng Nói nhanh quá sẽ làm ngườinghe khó theo dõi, còn nói chậm quá dễ làm người nghe buồn chán Cũng cần phải chú ýđến cả nhịp điệu, ngữ điệu nói, nên nói lúc trầm, lúc bổng, lúc lên giọng, xuống giọng thìlời nói mới nổi bật lên, mới hấp dẫn người nghe Tránh lạm dụng vì lơ đãng những từ lấp

lỗ trống bằng những từ không có nghĩa gì cả như "à", "ờ"

* Á nh mắt : Trong khi nói, ánh mắt giúp đem tạo mối liên hệ gần gũi, thân thiệnvới người nghe, tạo sự sinh động khi nói, nhấn mạnh những điểm quan trọng, giúp lời

nói dễ hiểu hơn, bao quát được người nghe Vì vậy, trong giao tiếp nhất thiết phải biết

sử dụng mắt, biết giao tiếp bằng mắt Có cái nhìn làm người nghe cảm thấy tự tin,thoải mái, gần gũi, nhưng cũng có cái nhìn gây lo lắng, phân vân Để sử dụng mắt cóhiệu quả, cần lưu ý một số điểm sau đây:

- Nhìn thẳng vào người đối thoại:

- Không nhìn người khác với ánh mắt coi thường, giễu cợt

- Không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một các vụng trộm

- Không nheo mắt hoặc nhắm mắt cả hai mắt trước mặt người khác

Trong các cách nhìn, nheo mắt (nhắm một mắt) hoặc nhắm cả hai mắt là mộtcách nhìn có nhiều ý nghĩa Trước mặt những người không thật quen biết, bạn khôngnên làm như thế Trong một cuộc chuyện trò, hãy duy trì sự tiếp xúc bằng mắt từ 50đến 60% thời gian khi nói, và từ 75 đến 85% thời gian khi nghe

* Nét mặt: Nét mặt biểu hiện thái độ, cảm xúc của con người Trong giao tiếp, nétmặt là yếu tố thường được người khác chú ý quan sát, nó góp phần quan trọng vàoviệc tạo nên hình ảnh trong con mắt người khác

* Nụ cười: Nụ cười là một phương tiện giao tiếp quan trọng chứa đựng nhiều nộidung phong phú Nụ cười không những đem lại cho người khác cảm giác thoải mái, tựtin, mà còn làm cho họ cảm thấy đây là tín hiệu của sự tốt lành, của tình hữu hảo vàlòng chân thành Khi chúng ta tươi cười với người khác, đó là chúng ta "nói" với họ

rằng: Tôi rất mừng vì được gặp anh, tôi sẵn sàng tiếp chuyện anh, anh là người được

*Động tác: Động tác cũng là một loại ngôn ngữ không có âm thanh trong giaotiếp Nó bao gồm các cử chỉ bằng đầu, như gật đầu, lắc đầu; các cử chỉ bằng tay, cử chỉnày làm cho câu chuyện trở nên sinh động, hấp dẫn, lôi cuốn hơn Sử dụng động tácnên tự nhiên để minh hoạ cho ngôn từ để làm tăng hiệu quả truyền đạt thông tin Tránhlạm dụng động tác: vung tay, lắc lư cơ thể thể quá nhiều

*Tư thế: Tư thế có vai trò quan trọng trong giao tiếp, có ba tư thế chủ yếu: đi,đứng và ngồi Người xưa đã cho rằng, đã là người quân tử thì phải: "đi như gió, đứngnhư cây thông và ngồi như chuông" Đó chính là sự khái quát vẻ đẹp của tư thế tronggiao tiếp

Tư thế đi: Đi nhanh và nhẹ nhàng, đầu ngẩng cao, ngực hơi ưỡn ra phía trước

Tư thế đứng: Đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, vai không nhô ra phía trước, haicánh tay buông xuôi tự nhiên, lòng bàn tay hướng vào trong

Tư thế ngồi: Ngồi phải có tư thế đứng đắn, thoải mái, tự nhiên, thanh thản

Trong những quan hệ giao tiếp chính thức không nên ngồi choán hết chỗ, khôngnghiêng về một bên, lưng và đầu phải thẳng Nếu ngồi lâu, cảm thấy mệt, có thể tựa lưng,nhưng không được duỗi chân ra theo kiểu nửa nằm, nửa ngồi Khi ngồi, tay đặt lên tay vịncủa ghế hoặc lên đùi, hoặc lên bàn, hai chân nên khép lại, nam giới có thể bắt chéo chânnhưng không ngếch chân quá cao, không rung chân, nữ giới có thể gác bàn chân lên nhaunhưng không được duỗi thẳng ra phía trước.

*Khoảng cách: Trong giao tiếp, khoảng cách giữa người nói và người đối thoạicũng có những ý nghĩa nhất định Theo nhiều nhà giao tiếp học (Erdward Hall, AllanPease v.v ) sự tiếp xúc giữa con người diễn ra trong bốn vùng khoảng cách sau đây:

- Khoảng cách công cộng (khoảng trên 3,5m): Khoảng cách này thích hợp với

các cuộc tiếp xúc với đám đông tụ tập lại thành từng nhóm Ví dụ: Khi bạn nói chuyệntại cuộc mít tinh, diễn thuyết trước công chúng thì khoảng cách với người nghe nên làtrên 3,5m

- Khoảng cách xã hội (khoảng 1,2m - 3,5m) Đây là vùng khoảng cách thường

được chúng ta duy trì khi tiếp xúc với những người xa lạ Ví dụ, khi chúng ta hỏi giờ,hỏi đường

- Khoảng cách cá nhân (khoảng 0,45m - 1,2m) Chúng ta thường đứng cách người

khác ở khoảng cách này khi cùng họ tham dự các bữa tiệc, khi giao tiếp ở cơ quan haykhi gặp mặt bạn bè

- Khoảng cách riêng tư (từ 0m - 0,45m) Đây là vùng khoảng cách khi tiếp xúc

với những người có quan hệ thâm mật, thân thiết như cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh

em, bạn bè thân, người yêu, bà con gần

Tuỳ theo mục đích giao tiếp có thể thay đổi khoảng cách cho phù hợp để tạo điềukiện thuận lợi cho việc đạt mục đích

Việc sử dụng khoảng cách như một phương tiện giao tiếp không đơn giản Nó đòihỏi sự nhạy cảm, tinh tế, linh hoạt và nghệ thuật trong giao tiếp

* Vị trí: Một số vị trí phổ biến trong giao tiếp 2 người

- Vị trí tư vấn: Cách ngồi này phù hợp với những cuộc gặp riêng để tư

vấn, khuyên bảo hay thuyết phục

- Vị trí hợp tác : Vị trí hợp tác có hai cách ngồi:

Cách ngồi thứ nhất: Hai người ngồi bên cạnh nhau và cùng quay về

một hướng Cách ngồi này cho thấy, họ đã đặt niềm tin vào nhau, ý kiến

họ đã tương đối thống nhất Đây là vị trí thường gặp khi đại diện của hai

phái đoàn họp báo sau đàm phán thành công

Cách ngồi thứ hai : Hai người ngồi đối diện nhau, bàn chỉ có tác

dụng như chỗ để giấy tờ Cách ngồi này cho thấy ý kiến giữa hai người, về

cơ bản là thống nhất và họ rất thẳng thắn với nhau

- Vị trí cạnh tranh : Hai người ngồi đối diện nhau, giữa họ có cái bàn

có tác dụng như một chướng ngại phòng thủ Vị trí này thường gặp khi hai

người có vấn đề cần tranh luận, khi nói chuyện thẳng thắn với nhau

người đó không muốn bắt chuyện, không muốn bị quấy rầy Cách bố trí chỗ

ngồi như thế này thường rất thấy trong thư viện, hay trong cửa hàng ăn

uống giữa những người không quen biết Vậy khi muốn nói chuyện cởi mở

với một ai đó thì không nên chọn vị trí này

Để giao tiếp hành chính đạt hiệu quả, ngoài kỹ năng nghe và nói, cán bộ côngchức cũng cần phải rèn luyện kỹ năng thuyết trình, nghe điện thoại, đọc, viết và tìmhiểu các nghi thức giao tiếp trong hành chính như: chào hỏi (Ai chào trước? Chào thếnào? ) bắt tay ra sao? Giới thiệu về mình, giới thiệu người cùng giao tiếp như thế nào(ai giới thiệu, ai được giới thiệu trước, cần phải xưng hô ra sao? ) Trang phục thế nào

là phù hợp? Khi có khách là cấp trên hay khách nước ngoài phải đón tiếp như thế nào?

Bố trí chỗ ngồi cho khách theo những nguyên tắc nào? Trao danh thiếp? (Trao lúcnào? Trao, nhận danh thiếp như thế nào?

II Kỹ năng phối hợp trong hoạt động quản lý hành chính của công chức văn hóa - xã hội xã

1 Kiến thức chung về phối hợp trong quản lý hành chính

1.1 Khái niệm phối hợp trong quản lý hành chính

Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động

hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan hành chính nhằm tổchức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước

Sự phối hợp diến ra trong suốt quá trình quản lý, từ hoạch định chính sách, xâydựng thể chế, đến việc tổ chức thực thi cơ chế, chính sách, pháp luật Ở đâu có quản lýthì ở đó có nhu cầu phối hợp Mục tiêu cuối cùng của phối hợp là tạo ra sự thống nhất,đồng thuận, bảo đảm chất lượng và hiệu quả trong quản lý Nói khác đi, phối hợp làphương thức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các chủ thể trong quản

lý nhà nước

1.2 Vai trò của phối hợp trong cơ quan hành chính nhà nước

a) Phối hợp là hình thức gắn chức năng, nhiệm vụ của các cơ cấu của một cơquan thành một chỉnh thể thống nhất

Thông qua phối hợp, các cơ cấu tổ chức bên trong của một cơ quan trao đổi hoạtđộng và thông tin với nhau, hỗ trợ cho nhau trong việc thực hiện tốt các chức năng,thẩm quyền của từng yếu tố của cơ quan Bên trong một cơ cấu, nếu sự phối hợp cóchất lượng, hiệu quả giữa các lãnh đạo, giữa các chuyên viên với nhau thông quanhững hình thức và cách thức thích hợp thì không chỉ tạo dựng sự đoàn kết, đồngthuận, hỗ trợ nhau giữa các chuyên viên cùng hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, màcòn có thể phát huy dân chủ, khai thác năng lực, sở trường của từng chuyên viên trongcông tác để cùng hướng vào thực hiện tốt các nhiệm vụ công tác của đơn vị mình

Thông qua việc phối hợp với bên ngoài, tức là với các cơ cấu khác, có thể chophép một cơ cấu tổ chức khắc phục được những phiến diện trong hoạt động chuyênmôn do sự chia tách các chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan thành những nhómchức năng, nhiệm vụ nhỏ để giao cho từng cơ cấu đảm nhiệm.

b) Phối hợp cách thức huy động, phát huy các nguồn lực để tập trung và xử lý cóhiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp mà đối với một người, một cơ cấu khôngthể giải quyết được

c) Phối hợp là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý, điều hành của thủtrưởng cơ quan

Điều hoà, phối hợp là một nội dung thuộc chức năng lãnh đạo, điều hành của thủtrưởng cơ quan hành chính Do vậy, cho dù phân cấp thẩm quyền đến mức độ nào chocấp dưới, cho dù có quy định cụ thể đến mức nào đi nữa về nội dung phối hợp giữa các

cơ cấu trực thuộc, thì không vì thế mà thủ trưởng cơ quan mất đi vai trò điều phối hoạtđộng giữa các cơ cấu trực thuộc trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơquan

d) Phối hợp là hình thức biểu hiện và là công cụ thực hiện dân chủ trong hoạtđộng nội bộ của cơ quan hành chính nhà nước

Có nhiều hình thức, nhiều cấp độ phối hợp công tác và các chủ thể thực sự cóđược sự phối hợp có trách nhiệm, trên tinh thần hỗ trợ nhau trong việc thực hiện nhiệm

vụ được phân công là biểu hiện cụ thể của dân chủ trong nội bộ cơ quan Vấn đề đặt ra

là mức độ, phạm vi phối hợp đến đâu là hợp lý? Tất nhiên là không phải bất cứ vấn đề nào,bất cứ khi nào và ở đâu cũng phối hợp, thậm chí phối hợp tràn lan Phối hợp cần được đặttrong mối quan hệ giữa tập trung và dân chủ của nguyên tắc tập trung dân chủ Đề ra yêu cầuphối hợp trong công tác phải đồng thời với khuyến khích tư duy độc lập và đề cao tráchnhiệm của từng cá nhân, tổ chức trực thuộc trong xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng,thẩm quyền được phân công

1.3 Lợi ích của việc phối hợp

- Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan hành chính phù hợp với môitrường trên cơ sở đó thiết kế hoàn thiện các tổ chức hành chính nhà nước

- Tăng cường hiệu quả, hiệu lực trong quản lý hành chính nhà nước

1.4 Các nguyên tắc phối hợp

- Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất

- Nguyên tắc chia sẻ thông tin

- Nguyên tắc chuyên môn hóa, hợp tác hóa

- Nguyên tắc đảm bảo tính khách quan

2 Kỹ năng phối hợp trong hoạt động quản lý hành chính của công chức văn hóa xã hội xã.

Trong phạm vi chuyên đề này, xin giới thiệu 4 kỹ năng phối hợp cơ bản đối vớicác tổ chức và đối với các cán bộ công chức

2.1 Kỹ năng xây dựng kế hoạch phối hợp

a)Khái niệm về kế hoạch phối hợp: Kế hoạch phối hợp trong là hệ thống những

công việc dự định cần phải làm, trong đó thể hiện sự phân công rõ ràng về người chủtrì, người phối hợp cũng như mục tiêu, cách thức, nguồn lực, thời hạn tiến hành nhằmthực hiện hiệu quả nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính

b) Bản chất của việc lập kế hoạch phối hợp:

- Giúp cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức hành chính được thuận lợi

- Là cơ sở cơ bản để kiểm tra các hoạt động trong quản lý hành chính

- Tính phổ biến của kế hoạch phối hợp trong quản lý hành chính

- Tính hiệu quả của việc lập kế hoạch

c)Muốn lập một kế hoạch phối hợp tốt, cần trả lời những câu hỏi sau:

- Chúng ta đang ở đâu? Nhiệm vụ, môi trường và nguồn lực hiện có

- Chúng ta muốn đi đến đâu? Kết quả đầu ra và các mục tiêu thực hiện

- Làm thế nào để chúng ta đến được đó? Cách thức thực hiện để đạt được mụctiêu, kết quả đầu ra

- Chúng ta đã làm điều đó như thế nào? Đánh giá, đo lường những công việc đãtừng làm

d)Kỹ năng lập kế hoạch:

- Xác định công việc cần phối hợp

- Phân tích công việc

- Thiết lập các mục tiêu

- Phát triển các tiền đề lập kế hoạch

- Phân công công việc cho các đơn vị, các nhân tham gia phối hợp và xác địnhcác phương án lựa chọn

- Thỏa thuận, điều chỉnh sự phân công cho các đơn vị, cá nhân và phân bổ nguồn lực

- Quyết đinh phương án lựa chọn

- Giao cho các đơn vị chủ trì giữ vai trò đầu mối theo dõi, kiểm tra tiến trình kế hoạch

2.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, có những công việc thuộc chứcnăng giải quyết của một tổ chức, song cũng có rất nhiều công việc cần có sự phối hợpcủa nhiều tổ chức Giải quyết các vấn đề phối hợp này cũng có thể làm cho các tổ chứctrong cơ quan liên kết chặt chẽ với nhau hoặc cũng có thể gây nên những rạn nứt trongquan hệ Mức độ sẽ tồi tệ hơn nếu có sự nghi ngờ việc đùn đẩy công việc cho nhau vàgiành giật những công việc mang lại lợi ích cho tổ chức của mình

Sự thành công trong hoạt động phối hợp của các cơ quan hành chính nhà nướcnói chung, của các công chức nói riêng có phần đóng góp không nhỏ của việc giải

quyết hợp lý các vấn đề Đó chính là lý do cần phải cung cấp cho công chức kỹ nănggiải quyết vấn đề.

a) Khái niệm "vấn đề"

Vấn đề được hiểu là những điều cần được xem xét đánh giá, nghiên cứu giải quyết.

Ví dụ: Vấn đề của cá nhân: Xây nhà, học tập, gia đình…

Vấn đề trong đời sống xã hội: Toàn cầu hóa, Hội nhập…

b) Các bước giải quyết vấn đề

Bước 1- Đặt vấn đề: Xác định vấn đề cần dược giải quyết Đây là bước có ýnghĩa quan trọng

Bước 2- Phân tích vấn đề: Đây là giai đoạn quan trọng nhất của cả quy trình giảiquyết vấn đề Để giải quyết cần phải trả lời được những câu hỏi sau:

- Vấn đề liên quan đến ai?

- Vấn đề nói về cái gì?

- Vấn đề xảy ra khi nào? (Thời gian xảy ra vấn đề cần giải quyết)

- Ở đâu?

- Xảy ra ở những vị trí nào? Tại sao?

Trả lời các câu hỏi này tức là tìm nguyên nhân của vấn đề, các nguyên nhân đó liênquan đến con người, phương tiện, phương pháp, cơ chế hay môi trường như thế nào? Nhưvậy người ta có thể nhận dạng hay chuẩn đoán được tình hình

Ví dụ: Phân tích vấn đề bạo lực gia đình tại địa phương?

Bước 3- Tìm kiếm giải pháp: Liệt kê các giải pháp giải quyết vấn đề rồi lựa chọn, tuynhiên không nên áp đặt một giải pháp Nên có các giải pháp mở, linh hoạt

Bước 4- Lựa chọn giải pháp: Lựa chọn giải pháp, tuy nhiên không nên áp đặt mộtgiải pháp Nên có các giải pháp mở, linh hoạt

Bước 5- Thực thi quyết định: Khâu đầu tiên của giai đoạn thực thi quyết định làphổ biến thông tin Người ta quay trở lại câu hỏi của giai đoạn 2 (ai? cái gì? khi nào? ởđâu? tại sao? như thế nào?), nhưng lần này hướng tới tương lai

Bước 6- Kiểm tra, đánh giá: Đây là giai đoạn có tính chu kỳ, vừa phát triển khôngngừng vừa lặp đi lặp lại

2.3 Kỹ năng chia sẻ thông tin

a) Khái niệm"Thông tin"

- Dữ liệu là những số liệu và dữ kiện thô chưa qua xử lý

- Thông tin là những dữ liệu đã qua xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúchợp lý

- Giá trị của thông tin được xác định thông qua: chất lượng, sự phù hợp, khốilượng và tính kịp thời của thông tin

b) Những trở ngại trong chia sẻ thông tin:

- Trở ngại thuộc về tổ chức hành chính nhà nước

- Trở ngại thuộc về con người

- Trở ngại thuộc về kỹ thuật, công nghệ

c) Một số kỹ năng chia sẻ thông tin:

- Thông tin được truyền đi một cách có hiệu quả

- Lắng nghe có hiệu quả

- Viết một cách hiệu quả

- Tổ chức hiệu quả các cuộc họp

- Lựa chọn các kênh thông tin phù hợp

2.4 Kỹ năng làm việc nhóm

Các tổ chức luôn làm việc trong môi trường đa dạng, đầy biến động với sự pháttriển nhanh của công nghệ làm thay đổi tổ chức lao động Trước kia người ta thườngxem xét công việc một cách biệt lập Ngày nay, khi đưa ra một vấn đề, người ta nhậnthấy chúng liên quan đến nhiều vấn đề khác Vì vậy, làm việc theo nhóm sẽ giúpchúng ta giải quyết được các vấn đề mang tính tổng thể

Làm việc theo nhóm tạo ra một môi trường thuận lợi để tất cả mọi người tham giavào quá trình ra quyết định, chia sẻ thông tin, phối hợp trong hoạt động, thiết lập lòngtin và củng cố các mối quan hệ cá nhân Chính sức mạnh tổng hợp này mà làm việcnhóm trở nên hấp dẫn và cũng là lý do tại sao người ta ngày càng phải làm việc theonhóm nhiều hơn

- Thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới

- Tạo bầu không khí thân thiện

- Chia sẻ trách nhiệm

- Quan hệ xã hội mở rộng và thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi

Tuy nhiên khi làm việc nhóm cũng gặp một số những khó khăn, hạn chế như:

- Có thể tạo nên sự triệt tiêu động lực

- Tăng sự phụ thuộc

- Đôi khi không thống nhất được mục tiêu

- Thiếu sự tin tưởng

- Tốn nhiều thời gian, chậm trễ khi ra quyết định

- Không thật sự có sự chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau

c) Một số kỹ năng làm việc theo nhóm:

- Tiến trình phát triển của nhóm bao gồm những giai đoạn: Giai đoạn hình thành;Giai đoạn sóng gió (phức tạp); Giai đoạn hình thành quy tắc (gắn bó); Giai đoạn thựchiện công việc (áp dụng); Giai đoạn chấm dứt hoạt động

- Các bước xây dựng nhóm hiệu quả:

3 Công tác phối hợp trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

Trên thực tế, đã có những văn bản quy phạm pháp luật đề cập đến công tác phốihợp của các cơ quan hành chính nhà nước trên các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Vănhóa, Xã hội… Nhiều địa phương đã ban hành các quy chế phối hợp trong tổ chức thựchiện nhiệm vụ chính trị được giao Tuy nhiên, vẫn thiếu vắng những quy định cụ thể,đồng bộ về việc phối hợp của các cơ quan hành chính nhà nước Các hoạt động vănhóa, gia đình, thể thao và du lịch - là những hoạt động yêu cầu cần có sự phối hợp cao,hiện nay, nhiều địa phương còn lúng túng trong việc xây dựng các quy chế, quy địnhphối hợp hiệu quả Trong khi đó nguyên tắc tập trung dân chủ cũng chưa được cụ thểhoá vào hoạt động lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính Khôngnhững thế, ngay trong các quy chế làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước ởcác cấp, các ngành (trừ Chính phủ - cơ quan hành chính nhà nước cao nhất) cũng chỉ

có những quy định mang tính nguyên tắc, một số vấn đề kỹ thuật như thời gian cho ýkiến phối hợp Nói cách khác, khuôn khổ thể chế cả tầm vĩ mô và vi mô còn thiếunhiều quy định Nhiều nội dung, hình thức, cách thức phối hợp chưa được quy định vàđược thực hiện theo thông lệ, theo kinh nghiệm Chính vì vậy, việc phối hợp còn chủquan, tuỳ tiện và không đồng bộ dẫn đến việc triển khai nhiệm vụ còn chưa hiệu quả.Một số cách thức phối hợp hiện đại chưa được thực hiện hoặc chưa được phát huytác dụng tích cực Đó là việc thành lập và hoạt động của tổ công tác đặc nhiệm và phốihợp làm việc theo nhóm chuyên viên trong các cơ quan hành chính còn rất hiếm và ítphát huy tác dụng tích cực Việc thành lập các tổ công tác đặc nhiệm còn rất hình thức

và hiệu quả rất thấp, nguyên nhân chủ yếu là các thành viên tham gia chỉ hoạt độngkiêm nhiệm, mặt khác không được bảo đảm kinh phí và những yêu cầu về thông tin

Phối hợp giữa các cơ cấu trực thuộc còn mang nặng tính hình thức, đối phó, kỷ luật,

kỷ cương trong quan hệ phối hợp còn lỏng lẻo, trách nhiệm trong phối hợp chưa cao, phạm

vi công việc phối hợp còn tuỳ tiện, chất lượng phối hợp không cao

Các công cụ, phương tiện thực hiện và phương pháp phối hợp còn thô sơ, chậmứng dụng công nghệ hiện đại

Phối hợp còn có biểu hiện quá nhiều, còn bị lạm dụng để chia sẻ trách nhiệm, làm hạn chếviệc phân công rành mạch, đề cao trách nhiệm cá nhân trong công tác

Thủ trưởng cơ quan có trình độ chuyên môn yếu kém, sợ trách nhiệm thì thườngchú trọng quá mức phối hợp trong chỉ đạo, điều hành, việc gì cũng họp với các cấpdưới để phối hợp trao đổi, bàn bạc giữa họ với nhau trước khi quyết định làm cho côngviệc chậm được giải quyết hoặc giải quyết không triệt để

2 Nêu các nguyên tắc trong giao tiếp?

3 Để rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả cần chú ý rèn luyện điểm nào?

4 Để rèn luyện kỹ năng nói cần rèn luyện diểm nào?

5 Trong giao tiếp hành chính, theo anh (chị), công chức Văn hóa - Xã hội xã hiệnnay đang yếu kém về kiến thức, kỹ năng gì? Hãy đề xuất cách khắc phục những yếukém đã nêu

6 Gia đình bà A cư trú hơn một năm tại địa bàn xã Bà gặp công chức Văn

hóa-Xã hội và thắc mắc về việc gia đình bà không mắc sai phạm gì mà không được cấpGiấy công nhận Danh hiệu "Gia đình Văn hóa" Hãy thiết kế nội dung và hệ thống cáccâu hỏi, trả lời và thực hành đóng vai cuộc giao tiếp này

Phần phối hợp:

1 Thế nào là phối hợp trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước?

2 Phối hợp mang lại lợi ích gì? Tại sao trong giải quyết công việc lại cần sự phối hợp (liên

hệ thực tiễn hoạt động tại địa phương)?

3 Phân tích các kỹ năng phối hợp cơ bản?

Tài liệu tham khảo chính

1 Cẩm nang giảng viên của Học viện hành chính quốc gia do Dự án

DANIDA-NAPA (Đan Mạch) hỗ trợ

2 Nghệ thuật giao tiếp để thành công - NXB Lao động-Xã hội, năm 2011.

3 Nghệ thuật nói hay - NXB Mũi Cà Mau, năm 2004.

4 Tài liệu Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong hành chính - Dự án DANIDA-NAPA

2004 - 2006 của Chính phủ Đan mạch hỗ trợ Học viện Hành chính Quốc gia

5 ABC phép lịch sự - NXB Trẻ, 2004

6 Allan-Pease Thuật xét người qua điệu bộ - NXB Trẻ, 1998.

7 Tạp chí Nghiên cứu lập pháp số 149-thang-6-2009 ngày 20/06/2009 (Bài của ThS

Nguyễn Phước Thọ, Phó Vụ trưởng, Vụ Pháp luật, Văn phòng Chính phủ)

KỸ NĂNG XÂY DỰNG NẾP SỐNG VĂN HÓA, GIA ĐÌNH VĂN HÓA,

LÀNG, THÔN, ẤP VĂN HOÁ TRÊN ĐỊA BÀN XÃ

KHU VỰC ĐỒNG BẰNG

Th.s TRẦN THỊ TUYẾT MAITh.s NGUYỄN THANH THỦY

Thời lượng: 8 tiết(*)

A MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Mục đích:

- Thông qua bài giảng, cung cấp cho học viên nắm được những kiến thức cơ bản

về Nếp sống văn hóa, nội dung, mục tiêu và phương pháp Xây dựng Nếp sống vănhóa;

- Quá trình hình thành và phát triển của Phong trào Xây dựng Gia đình văn hoá,Làng văn hóa (thôn, ấp, bản) và Kỹ năng phương pháp xây dựng Gia đình văn hóa,làng (thôn, ấp, bản) văn hóa;

2.Yêu cầu:

Học viên vận dụng kiến thức đã học, tham mưu cấp ủy Đảng và Chính quyền xã

tổ chức thực hiện việc xây dựng Nếp sống văn hóa, Gia đình văn hóa, Làng (thôn, ấp,bản) văn hóa, góp phần tích cực vào Xây dựng nông thôn mới và xây dựng môi trườngvăn hóa lành mạnh từ địa bàn đơn vị mình; Xây dựng đạo đức, lối sống cho nhân dânnhằm bảo lưu những phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc, hình thành những giá trịvăn hóa mới phù hợp với sự phát triển

B NỘI DUNG

1 Công tác xây dựng nếp sống văn hóa

1.1 Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Lối sống

Là toàn bộ hoạt động sinh sống của con người trên mọi phương diện, bao gồmmọi quan hệ về giao tiếp, hành vi, nếp nghĩ trong tất cả các lĩnh vực: Lao động, sinhhoạt, các hoạt động chính trị-xã hội, hoạt động văn hóa, giáo dục, thể thao, giới tính

Về bản chất, lối sống gắn liền với giá trị văn hoá tinh thần của con người, chịu sự tác động của phương thức sản xuất, ý thức xã hội, trở thành những quy tắc mang ước tính

xã hội.

Như vậy: Lối sống là một khái niệm có tính tổng hợp và đồng bộ, bao gồm cácmối quan hệ kinh tế, xã hội, tư tưởng, tâm lý, đạo đức, văn hoá và các mối quan hệkhác của con người được hình thành từ một hình thái kinh tế-xã hội nhất định Nói mộtcách khác, lối sống là tổng hoà những đặc trưng hoạt động của con người trong điềukiện của một hình thái kinh tế-xã hội nhất định

(*) - Lý thuyết; 4 tiết; Thảo luận: 4 tiết

Ví dụ: Lối sống đẹp: "Bán anh em xa, mua láng giềng gần", "Lá lành đùm lá rách",

"Bầu ơi thương lấy bí cùng ", "Mình vì mọi người, mọi người vì mình"

Lối sống chưa đẹp: "Đèn nhà ai, rạng nhà ấy", "Ngồi mát ăn bát vàng", "Tham vàng

bỏ ngãi", "Tiền hậu bất nhất"

1.1.2 Nếp sống

Có ý nghĩa hẹp hơn lối sống, nếp sống bao gồm những cách thức, hành động vàsuy nghĩ, những quy ước được lặp đi lặp lại hằng ngày thành thói quen như: tập quánsản xuất, sinh hoạt, trong phong tục, lễ nghi, trong hành vi đạo đức, pháp luật Nói mộtcách khác, nếp sống là cách thức sống, sinh hoạt, ứng xử của con người, của cộngđồng, được lặp đi lặp lại nhiều lần, được chọn lọc và lắng đọng và tồn tại trong tiềmthức nhân dân

Ví dụ: Nếp sống tốt: Ngăn nắp, trật tự vệ sinh, đi làm đi họp đúng giờ, ăn trông nồi,

ngồi trông hướng Nếp sống chưa tốt: Chen lấn xô đẩy, nói tục, chửi thề

1.1.3 Phong tục, tập quán

Tập quán: Tập quán là một hành vi, một công việc được lặp đi lặp lại nhiều lần

thành thói quen đã thành nếp trong đời sống xã hội, trong sản xuất và sinh hoạt thườngngày, được mọi người công nhận và làm theo

Tập quán xã hội: Bao gồm luật tục, hương ước, chuẩn mực đạo đức, nghi lễ và các

phong tục khác

Phong tục tập quán:Phong là phong nhã, là vẻ đẹp; Tục là những quy ước do

cộng đồng thỏa thuận và mọi người trong cộng đồng phải có trách nhiệm tuân thủ

Phong tục là những nét tốt đẹp của đời sống xã hội, là lề lối và thói quen lâu đời

của một địa phương, của một dân tộc, hay một quốc gia như một luật bất thành văn,

nhưng có sức mạnh và sức sống lâu bền Ví dụ: Phong tục thờ cúng tổ tiên, phong tục

làm (gói) bánh chưng ngày Tết của nhân dân ta.

Mỗi quốc gia có phong tục tập quán riêng, và trong một quốc gia ngoài nhữngphong tục chung của toàn quốc cũng có những phong tục riêng và trong một địaphương, mỗi nhóm người lại có những phong tục riêng Bất cứ một phong tục nào rađời cũng đều xuất phát từ lợi ích chung của cộng đồng, giúp gắn bó cộng đồng ngàycàng chặt chẽ nhằm đảm bảo sức mạnh và sự trường tồn của toàn thể cộng đồng

Phong tục tập quán là một phạm trù rộng lớn, nó bao hàm mọi khía cạnh trong

đời sống của con người Là sản phẩm của xã hội, phong tục tập quán có mặt ở hầu

khắp các lĩnh vực của đời sống con người Từ các tập tục, lễ tiết vòng đời của mỗi cá nhân Từ sinh nhật, việc cưới, việc tang, từ lễ hội cổ truyền đến ngày hội văn hoá, từ hội làng, hội vùng đến lễ hội có phạm vi cả nước; từ những nghi lễ thờ cúng thành hoàng làng, các nhân vật lịch sử, thờ Mẫu cho đến thờ cúng tổ tiên Phong tục tập

quán chính là đặc trưng văn hóa của cộng đồng, là tính cách và trình độ văn minh củacộng đồng đó

1.1.4 Đạo đức

Đạo đức là một bộ phận không thể tách rời của văn hoá-lối sống Khi nói đến lốisống, không thể nào không nói tới đạo đức Đạo đức là hình thái ý thức xã hội, đạođức gồm những nguyên tắc, quy tắc, chuẩn mực xã hội, nhờ đó con người tự giác điềuchỉnh hành vi cho phù hợp với lợi ích của mình và sự tiến bộ xã hội trong mối quan hệgiữa con người với con người, giữa cá nhân với xã hội Tiến bộ đạo đức trở thành tiêuchí quan trọng nhất của tiến bộ văn hoá, vì tiến bộ đạo đức là tiêu chuẩn căn bản của

sự phát triển toàn diện của nhân cách, của tiến bộ xã hội

1.1.5 Phong hóa

Phong hoá: Là Phong tục, tập quán và nếp sống của một xã hội (nói tổng quát).

Trong đó phong là phong tục và hoá là giáo hoá.

Phong tục: Thói quen đã ăn sâu vào đời sống xã hội, được mọi người công nhận và

làm theo Trong đó phong là cốt lõi, là nếp hình thành có thể kéo dài theo thời gian, tỏa rộng

trong không gian Nó là tổng thể mang những đặc trưng tiêu biểu của một cộng đồng nhất

định (nhà có gia phong, làng có hương phong, nước có quốc phong ).

Tục là thói quen được tôn trọng, được tuân theo và được giữ gìn chung trong

cuộc sống của mỗi cộng đồng nhất định (tục lệ, tập tục); Hoá trong phong hoá, cũng

như trong giáo hoá, trong văn hoá, vừa có ý nghĩa giáo dục, vừa có nghĩa đồng hoá.Thực chất phong hoá là giáo hoá phong tục

Khi nghiên cứu đời sống sinh hoạt, sự phát triển xã hội của mỗi quốc gia, dân tộc,người ta thường căn cứ vào nếp sống, phong tục và tập quán của nhân dân của quốcgia đó bởi vì phong tục tập quán cũng phản ánh trung thực tinh thần dân tộc của mộtnước

1.2 Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về xây dựng nếp sống văn hóa

Đảng và Nhà nước ta đặt vấn đề xây dựng nếp sống văn hóa, xây dựng conngười mới Việt Nam trong cả quá trình tiến hành cách mạng: Từ cách mạng dân tộc,dân chủ nhân dân đến cách mạng xã hội chủ nghĩa

Sau khi Cách mạng tháng 8 thành công, khai sinh ra nước Việt Nam Dân chủCộng hòa (nay là Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam), Bác Hồ kêu gọi nhân dândiệt giặc đói, diệt giặc dốt, đồng thời Bác quan tâm đề cập ngay đến vấn đề Xây dựng

“Đời sống mới” cho nhân dân Trong tác phẩm “Đời sống mới” của Hồ Chí Minh,

dưới bút danh Tân Sinh được viết vào tháng 3/1947, Người viết “Người là gốc của

làng, nước Nếu mọi người đều cố gắng làm đời sống mới,thì nhất định dân tộc sẽ phú cường” Người khẳng định “Cái mới không tự nhiên xuất hiện mà nó được kế thừa từ cái nền truyền thống” “Đời sống mới không phải cái gỡ cũ cũng bỏ hết Không phải cái gì cũng làm mới Cái gì cũ mà xấu thì phải bỏ Thí dụ ta phải bỏ hết tính lười biếng và tham lam Cái gì cũ mà không xấu, nhưng nhiều phiền phức thì phải sửa đổi cho hợp lý Cái gì cũ mà tốt thì ta phải phát triển thêm Thí dụ: Ta phải tương thân tương ái, tận trung với nước, tận hiếu với dân khi trước Cái gì mới mà hay, thì phải làm Thí dụ: Ăn ở cho hợp vệ sinh, làm việc cho có ngăn nắp Làm sao cho đời sống của dân ta, vật chất được đầy đủ hơn, tinh thần được vui mạnh hơn Đó là mục đích đời sống mới”.