Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần may quảng ninh

Cụ thể: Công ty chuyên sản xuất áo sơ mi, dệt kim cùng một số sản phẩm như quần âu, quần áo trẻ em, quần áo bảo hộ…dịch vụ xuất khẩu và tiêu dùng trong nước theo 3 phương thức: - Nhận gi

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang chuyển sang nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý vĩ mụ của Nhà nước đồng thời với chớnh sỏch mở rộng quan hệ với cỏc nước trong khu vực và trờn thế giới Vỡ vậy ngày càng cú nhiều cỏc doanh nghiệp thành lập

Do nhiều doanh nghiệp ra đời nờn sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, muốn đứng vững

và phỏt triển được mỗi doanh ngiệp cần phải năng động, nghiờn cứu thị trường và thị hiếu của khỏch hàng nhằm mang lại lợi nhuận cao

Muốn vậy doanh nghiệp phải quan tõm hàng đầu đến yếu tố đầu vào, đặc biệt là vật liệu, đõy là sự sống cũn của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn kinh doanh hiệu qủa thỡ phải tăng thu và tiết kiệm chi Khoản chi phớ lớn nhất trong doanh nghiệp sản xuất thường

là khoản chi về nguyờn vật liệu Vỡ vậy, tổ chức quản lý tốt nguyờn vật liệu đúng vai trũ to lớn trong việc tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, đem lại nhiều hơn lợi nhuận cho doanh nghiệp

Ở hầu hết cỏc doanh nghiệp, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm Vỡ vậy NVL cú ý nghĩa quan trọng trong việc quy định số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra đời

Cụng ty cổ phần may Quảng Ninh là cụng ty chuyờn may hàng xuất khẩu ở Việt Nam cũng như trờn thế giới Trờn thị trường Việt Nam hiện nay cú khụng ớt cụng ty may nờn việc cạnh tranh diễn ra gay gắt Để cỏc sản phẩm cạnh tranh được trờn thị trường, Cụng ty phải quan tõm đặc biệt đến NVL và việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn vật liệu vỡ nú là cơ sở, là tiền

đề qui định đến sản phẩm đầu ra

Trờn đõy ta đó thấy vai trũ của NVL quan trọng tới mức nào trong quỏ trỡnh sản xuất

Do đú, sau quỏ trỡnh học ở trường và trong quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty cổ phần may Quảng Ninh em đó quyết định chọn đề tài:

“Kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty cổ phần may Quảng Ninh”

Mục đích nghiên cứu của đề tài: Tìm hiểu và đ-a ra những ph-ơng h-ớng hoàn thiện hơn trong việc hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty

Cổ phần may Quảng Ninh

Nội dung báo cáo thực tập được chia làm 3 phần chính:

Phần I: Khái quát chung về Công ty cổ phần may Quảng Ninh

Phần II: Thực trạng nghiệp vụ kế toán NVL (CCDC) tại Công ty cổ phần may Quảng

Ninh

Phần III: Một số ý kiến nhận xét và đánh giá về nghiệp vụ kế toán NVL (CCDC) tại

Công ty cổ phần may Quảng Ninh

Mặc dù rất cố gắng và luôn nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Phan Trọng Phức nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế, nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Em mong sự giúp đỡ của các thầy cô giáo và các các bộ của Công ty để chuyên đề của em tốt hơn, thiết thực với thực tế

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN I

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY QUẢNH NINH

1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1.1 Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần may Quảng Ninh

1.1.2 Giám đốc, Kế toán trưởng hiện tại của doanh nghiệp:

● Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Dung

● Kế toán trưởng: Chị Nguyễn Thị Thu Lan

1.1.3 Điạ chỉ: Km2-đường Nguyễn Văn Cừ-Tp.Hạ Long-Tỉnh Quảng Ninh

1.1.4 Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp:

Công ty cổ phần may Quảng Ninh là công ty được thành lập theo Quyết định số 4456 - QĐ/UB ngày 08/12/2003 của UBND tỉnh Quảng Ninh đã chuyển Công ty May xuất khẩu Quảng Ninh thành Công ty cổ phần May Quảng Ninh

Trong điều kiện khắc nghiệt của cơ chế thị trường cùng sự nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo

và đoàn kết nhất trí của toàn thể CBCNV, Công ty đã mở rộng quy mô và cơ sở vật chất kỹ thuật, trau dồi năng lực quản lý, tạo uy tín đối với khách hàng và khẳng định mình trên thị trường Việt Nam

Vốn điều lệ của Công ty: 7,000 ,000,000 đồng chia thành 700,000 cổ phần

Tên giao dịch quốc tế:QUANG NINH GARMENT JOIN STOCK COMPANY

Tên viết tắt: QUAGARCO

Email: Quagarco@gmail.com

Tel: 033.3825337 -Fax: 033.3824426

Công ty giao dịch với 5 ngân hàng nhưng giao dịch tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam-chi nhánh Quảng Ninh là chủ yếu

Số tài khoản: 014.1.37.000398.8(VND)-014.1.00.000047.5(USD)

1.1.5 Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

1.1.6 Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp:

Với mỗi một Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và Công ty cổ phần may Quảng Ninh nói riêng thì hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ đem lại lợi nhuận cao nhất mà còn mang lại việc làm cho người lao động Bên cạnh việc Công ty luôn luôn chú trọng nâng cao chất lượng mẫu mã sản phẩm, tăng năng suất lao động nhằm tối đa hóa lợi nhuận, lấy sản xuất làm bàn đạp kinh doanh và lấy kinh doanh để hỗ trợ cho sản xuất, Công

ty cũng quan tâm tới việc sử dụng NVL (CCDC) một cách hiệu quả,tiết kiệm và tạo ra chất lượng tốt nhất có thể

- Tổ chức và sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng may theo đúng ngành nghề đăng ký và mục đích thành lập Công ty

- Bảo toàn và phát triển vốn được giao

- Thực hiện các nhiệm vụ, nghiệp vụ nhà nước giao

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo và không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần , bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ cho công nhân viên chức

- Bảo vệ Công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh, an toàn

xã hội làm tròn nghĩa vụ quốc phòng

- Công ty tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm may và các hàng hóa khác liên quan đến ngành dệt may Cụ thể: Công ty chuyên sản xuất áo sơ mi, dệt kim cùng một số sản phẩm như quần âu, quần áo trẻ em, quần áo bảo hộ…dịch vụ xuất khẩu và tiêu dùng trong nước theo 3 phương thức:

- Nhận gia công toàn bộ, Công ty nhận nguyên vật liệu của khách hàng theo hợp đồng

để gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh và giao cho khách hàng

- Sản xuất hàng xuất khẩu dưới hình thức FOB: căn cứ vào hợp đồng tiêu thụ sản phẩm đã ký với khách hàng, Công ty tự mua nguyên liệu, tổ chức sản xuất và xuất khẩu sản phẩm cho khách hàng theo hợp đồng

- Sản xuất hàng nội địa: thực hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh đầu vào, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm phục vụ cho nhu cầu trong nước Công ty đang thực hiện đa dạng hóa sản phẩm, tăng tỉ trọng trong mặt hàng FOB và mặt hàng nội địa

- Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kế toán tập trung, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng ngoại thương Quảng Ninh có con dấu riêng để giao dịch

- Khai thác tối đa thị trường nước ngoài

- Giải quyết tốt các nguồn phân phối và phân phối thu nhập trong Công ty

- Thực hiện đầy đủ cam kết với khách hàng về sản phẩm theo nguyên tắc bình đẳng đôi bên cùng có lợi

- Đảm bảo việc làm, chăm lo đời sống tốt cho người lao động

- Bảo toàn, tăng trưởng vốn và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh

- Thực hiện tốt công tác bảo vệ môi trường

- Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và địa phương nơi Công ty hoạt động

1.1.7 Lịch sử phát triển doanh nghiệp qua các thời kỳ:

Công ty cổ phần May Quảng Ninh là tên mới sau khi cổ phần hoá của Xí nghiệp May Hồng Gai, được thành lập theo Quyết định số 423 QĐ/UB ngày 02/3/1988 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh

Giai đoạn năm 1990 - 1991, tình hình kinh tế chính trị tại các nước Tư Bản có nhiều biến động ảnh hưởng không nhỏ tới nghành dệt may Xí nghiệp may Hồng Gai cũng không ngoại trừ tình trạng bế tắc như những doanh nghiệp khác Bằng cách tham khảo học hỏi từ thị trường các nước Tư Bản, Xí nghiệp chuyển hướng sản xuất, từng bước vượt qua khó khăn và đứng vững trong thị trường với uy tín, chất lượng được nhiều người biết đến Năm 1994, Xí nghiệp May Uông Bí sáp nhập vào Xí nghiệp May Hồng Gai đổi tên thành Công ty May xuất khẩu Hồng Gai

Năm 1995, Xí nghiệp May Cẩm Phả sát nhập vào Công ty May xuất khẩu Hồng Gai theo Quyết định số 343 QĐ/UB Ngày 07/02/1996 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và đổi tên thành Công ty May xuất khẩu Quảng Ninh

Theo Quyết định 4456 – QĐ/UB ngày 08/12/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh chuyển Công ty may xuất khẩu Quảng Ninh thành Công ty cổ phần May Quảng Ninh

1.1.8 Khái quát tình hình sản xuất- kinh doanh của đơn vị thực tập trong thời gian gần đây:

Bảng 01: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

(Nguồn số liệu: Phòng Kế toán)

4.Sản lượng sản phẩm,hàng

5.Doanh thu bán hàng và CCDV Đồng 19,281,432,890 17,442,367,837 18,683,594,550 20,330,146,932 27,461,476,731 6.Lợi nhuận từ hoạt động kinh

10.Thu nhập bình quân người lao

Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu của Công ty năm sau cao hơn năm trước Cụ thể doanh thu năm 2009 tăng 7,1% so với năm 2008, năm 2010 tăng 8,8% so với năm 2009, năm 2011 tăng 35,1% so với năm 2010 Ta thấy năm 2008 giảm 9,5% so với năm 2007, điều này phù hợp với tình trạng của nền kinh tế trong nước và thế giới khi mà cuộc khủng hoảng tài chính đi xuống mức thấp nhất, do đó nó cũng ảnh hướng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên năm 2010 ngay sau khi nền kinh tế thoát khỏi cuộc khủng hoảng tài chính thì Công ty đã có bước tăng trưởng vượt bậc Công ty đã có những chính sách phù hợp, hiệu quả để tồn tại, thích nghi và phát triển Với nền tảng phát triển đã

có Công ty đã tiếp tục phát triển ổn định Chính vì vậy, lương trung bình của cán bộ, công nhân viên trong Công ty cũng tăng, qua đó góp phần cải thiện đời sống người lao động Bên cạnh đó, số lao động trong Công ty qua các năm khá ổn định, thay đổi không nhiều, tùy theo nhu cầu nguồn lực mỗi năm mà Công ty tuyển dụng phù hợp đảm bảo đủ nhân lực trong các công đoạn sản xuất

Thực chất với đặc thù của Công ty cổ phần May Quảng Ninh thì như hiện nay phần lớn sản phẩm xuất khẩu chủ yếu vẫn là gia công cho các khách hàng và chiếm tỉ trọng từ 70-80% tổng sản lượng Nên đối vơí những mặt hàng gia công thì giá cả dựa trên sự đàm phán thỏa thuận và kí hợp đồng phụ lục Qua tính toán có thể dựa trên loại sản phẩm như:

 Sự đơn giản hay phức tạp của loại mặt hàng

 Dự tính năng suất của loại sản phẩm đó

 Các chi phí sản xuất khác

 Chi phí xuất nhập khẩu…v…v…

Bảng 02: Giá gia công sản phẩm Công ty năm 2012

Đối với những mặt hàng bán trên thị trường nội địa thì giá bán được hình thành trên cơ

sở bù đắp được các khoản chi phí trong quá trình sản xuất và lãi do doanh nghiệp đề ra

Bảng 03 : Gía bán một số sản phẩm nội của Công ty năm 2012

Tên sản phẩm Giá bán chưa thuế VAT Giá bán có thuế VAT

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị thực tập

1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Đứng đầu Công ty là Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty, Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm về tất cả kết quả sản xuất kinh doanh và làm nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định của pháp luật

Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo chế độ thủ trưởng Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực kỹ thuật, kinh doanh Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc khi vắng mặt chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc và trước pháp luật Nhà nước, nhưng Giám đốc Công ty vẫn phải chịu trách nhiệm chính Giúp việc cho Giám đốc về mặt tài chính kế toán có một Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty hoạt động theo điều lệ Kế toán trưởng

Giám đốc công ty

Phó Giám đốc sản xuất

Phó Giám đốc kinh doanh

Phòng

Kế toán

Phòng TCHC

Phòng

Kỹ

thuật

Phòng Kế Hoạch

Phòng Thị trường

XN May

Cẩm Phả

XN May Hồng Gai

XN May Dệt kim

XN May Uông Bí Ban cơ

điện

Giám đốc Công ty chỉ đạo hoạt động của Công ty thông qua các phòng ban chức năng đến các xí nghiệp Đứng đầu các xí nghiệp trực thuộc Công ty là Giám đốc, phó giám đốc chỉ đạo toàn bộ hoạt động của các thành viên của Công ty Giám đốc Công ty kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các quyết định của mình triển khai dưới các xí nghiệp để điều chỉnh

sử lý mọi hoạt động của Công ty

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

 Phòng Tổ chức hành chính: Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch an

toàn bảo hộ, bảo hiểm Chăm lo đời sống CNV, tham mưu cho Giám đốc về vấn đề khen

thưởng, kỷ luật

 Phòng Kế toán vật tư: Lập kế hoạch sản xuất dài hạn, ngắn hạn về sản xuất, đầu tư,

khai thác nguồn hàng, xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa, kiểm tra đôn đốc sản xuất, quyết

toán vật tư

 Phòng Kế toán: Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán tại Công ty, thanh

toán với khách hàng và Ngân sách Nhà nước

 Phòng Kỹ thuật: Thiết kế mẫu giao dịch với khách hàng về định mức vật tư, xây

dưng quy trình công nghệ

 Phòng Thị trường: Tổ chức đo đạc, xây dựng quy trình công nghệ, điều hành, quan

sát, cung cấp nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất, nghiên cứu khai thác thị trường tiêu thụ

trong nước

 Ban cơ điện: Đảm bảo điện thắp sáng và điện sản xuất an toàn sửa chữa và bảo

dưỡng máy móc thiết bị theo định kỳ

 Cấp xí nghiệp: đứng đầu là Giám đốc xí nghiệp Ngoài ra có các tổ trưởng sản xuất,

nhân viên tiền lương thống kê

1.2.3 Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

* Quan hệ giữa Giám đốc và phó Giám đốc :

- Giám đốc là người quản lý điều hành cao nhất hàng ngày của Công ty

- Giám đố chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty, trước pháp luật nhà nước

- Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ, công tác đã được phân công, đã được ủy quyền quyết định

* Quan hệ giữa Giám đốc, phó Giám đốc và các trưởng phòng chức năng, trưởng các đơn vị sản xuất :

- Giám đốc chỉ đạo về chủ trương, đường lối, định hướng cho phó Giám đốc và các trưởng bộ phận chức năng

- Trong phạm vi được phân quyền, chỉ đạo của PGĐ đối với các trưởng bộ phận chức năng cũng có hiệu lực như chỉ đạo của Giám đốc

- Khi cần thiết, Giám đốc chỉ đạo trực tiếp cho các cấp dưới của các bộ phận chức năng thì Giám đốc thông báo lại cho trưởng các bộ phận chức năng được biết

- Các trưởng bộ phận chức năng là người giúp việc, trợ lý giúp việc tích cực cho BGĐ

về chuyên môn nghiệp vụ của chức năng được phân công phụ trách

- Các trưởng bộ phận chức năng báo cáo cho Giám đốc về kết quả công việc được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về kết quả công việc của bộ phận mình quản lý

- Quan hệ giữa BGĐ với trưởng các bộ phận chức năng là mối quan hệ chỉ huy, chỉ đạo

và chấp hành mệnh lệnh, mỗi người dưới quyền phải chấp hành một cách nghiêm chỉnh các chỉ đạo của Giám đốc ( trực tiếp hoặc thông qua hệ thống thông tin chính thức) về SXKD, công tác nhiệm vụ được phân công

- Riêng kế toán trưởng, ngoài việc chấp hành chỉ đạo mệnh lệnh của Giám đốc như các trưởng phòng, trưởng các đơn vị sản xuất khác còn được thực hiện một số nhiệmvụ quyền hạn theo Luật kế tóan và báo cáo với HĐQT khi ý kiến của mình trái với ý kiến chỉ đạo của Giám đốc

- Các trưởng phòng, trưởng các đơn vị sản xuất được quyền đề xuất lên Giám đốc để khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, trả lương, chấm dứt HĐLĐ đối với nhân sự thuộc phạm vi quản lý

- Các trưởng phòng, trưởng các đơn vị sản xuất cũng như CBCNV khác của Công ty được quyền đề đạt trình bày ý kiến của mình, hoặc tập thể trước quyết định của Giám đốc Nhưng vẫn phải chấp hành nghiêm chỉnh quyết định của Giám đốc khi chưa có ý kiến gì khác của Giám đốc hoặc ý kiến của cấp trên có thẩm quyền

- Khi cấp dưới muốn đề xuất một vấn đề lên Giám đốc, cấp dưới phải tự đề xuất biện pháp giải quyết và chịu trách nhiệm với việc đề xuất ý kiến của mình

* Quan hệ giữa các phòng ban nghiệpvụ :

- Là mối quan hệ phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để thực hiện mục tiêu chung Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyết định của Giám đốc là ý kiến cuối cùng

* Quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ với các đơn vị sản xuất :

- Các phòng ban nghiệp vụ là những bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các chỉ đạo điều hành mặt chuyên môn tại Công ty đối với đơn vị sản xuất Mối quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ với đơn vị sản xuất là mối quan hệ bình đẳng tôn trọng lẫn nhau

- Các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ phục vụ về công tác chuyên môn theo chuyên nghành cho hoạt động ở các đơn vị sản xuất Các đơn vị sản xuất có trách nhiệm cung cấp chính xác, trung thực số liệu, thông tin của đơn vị sản xuất cho các phòng ban chức năng

- Thông qua CBCNV của các phòng ban, đơn vị sản xuất, lãnh đạo phòng ban, đơn vị sản xuất trực tiếp giải quyết các vướng mắc trong phạm vi quyền hạn của mình, vượt tầm hoặc những phát sinh mới chưa quy định thì phải báo cáo về P.TC-HC thực hiện kiểm tra giải quyết theo thẩm quyền được Giám đốc phân công

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị thực tập

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty cổ phần May Quảng Ninh là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có nhiều đơn vị trực thuộc, địa bàn hoạt động rộng nên tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung ở Công ty và các Xí nghiệp Do đó, ở Công ty có phòng kế toán, ở các Xí nghiệp có nhân viên kinh tế

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán toàn Công ty

Phòng Kế toán gồm 5 người:

– Kế toán trưởng: Chỉ đạo bộ máy kế toán Công ty, trực tiếp làm kế toán tổng hợp và

hạch toán toàn Công ty Duyệt quyết toán trước khi gửi tới các cơ quan cần thiết, nghiên cứu và vận dụng các chế độ chính sách Nhà nước vào điều kiện cụ thể của Công ty

– Kế toán tiền lương, BHXH: Hạch toán các khoản lương, thưởng, phụ cấp, BHXH

– Kế toán công nợ, thanh toán: Đảm nhiệm các nghiệp vụ thanh toán trong Công ty

– Kế toán NVL, thành phẩm: Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa tồn kho, nhập xuất và tiêu thụ

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp

K.Toán công

nợ, thanh toán

K.Toán NVL, Thành phẩm

K.Toán tiền lương BHXH

Thủ quỹ

NV kinh tế XN May Hòn Gai, XN Dệt kim

NV kinh tế XN

May Cẩm Phả

NV kinh tế XN May Uông Bí

1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toỏn:

* Hình thức kế toán áp dụng ở công ty:

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ công tác kế toán của công ty đã

đ-ợc tin học hóa nên cho phép kế toán đồng thời làm đ-ợc nhiều thao tác ghi sổ vào các sổ

kế toán, từ đó giảm nhẹ khối l-ợng công việc cho kế toán

Bên cạnh sử dụng phần mềm kế toán, công ty còn ứng dụng một số phần mềm thông dụng vào công tác kế toán nh- Microsoft EXCEL

Niên độ kế toán: đ-ợc áp dụng theo năm bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 của năm đó

Công ty thực hiện nộp thuế theo ph-ơng pháp khấu trừ Công tác kiểm tra kế toán luôn

đ-ợc coi trọng đáp ứng yêu cầu quả lý và yêu cầu lãnh đạo

Trình tự ghi sổ , xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin theo hình thức Nhật ký chứng từ

Sơ đồ 3: Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty

Chứng từ gốc

1.3.3 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

Công ty May Quảng Ninh là Công ty cổ phần có quy mô lớn nên hiện Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, công tác kế toán của Công ty đã được tin học hóa nên cho phép kế toán đồng thời làm được nhiều thao tác ghi sổ vào các sổ kế toán, từ đó giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán Bên cạnh sử dụng phần mềm kế toán, Công ty còn ứng dụng một số phần mềm thông dụng vào công tác kế toán như Microsoft EXCEL

Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin theo hình thức Nhật ký chứng từ trên máy như sau:

1 Căn cứ chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tiến hành

mã hóa các chứng từ theo đúng hệ thống mã hóa chứng từ của Công ty để nhập vào máy

2 Máy căn cứ vào những dữ liệu từ các chứng từ đã được mã hóa vào sổ Nhật ký chung Các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết hoặc nhật ký chuyên dung cũng đồng thời được máy xử lý

3 Sau khi ghi nhật ký chung số liệu được xử lý vào các sổ cái các tài khoản

4 Căn cứ sổ chi tiết, cuối kỳ máy tính lập các bảng tổng hợp, bảng chi tiết sẽ phát sinh

5 Căn cứ sổ cái tài khoản lập Bẳng cân đối tài khoản

6 Cuối kỳ lập bảng cân đối phát sinh

7 Sau khi thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ số liệu từ Bảng cân đối phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác

Niên độ được áp dụng theo năm bắt đầu từ 01/01 đến 31/12, Công ty thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tại thời điểm cuối năm các khaonr mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá Bình quân lien ngân hàng do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố vào ngày kế thúc niên độ kế toán Chệnh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư khác khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Công ty hạch toán hành tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên

Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc thành phẩm nhập kho, trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần đó

Gía gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí khác có liên quan trực tiếp phát sinh

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào thời điểm cuối năm, là chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được

 Phương pháp khấu hao TSCĐ

Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng

TSCĐ được ghi theo giá gốc, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi theo nguyên giá, hao mòm lũy kế, và giá trị còn lại Thời gian khấu hao được ước tính như sau:

 Nhà cửa, vật kiến trúc: 05-25 năm

 Máy móc, thiết bị: 04-08 năm

 Thiết bị văn phòng: 03-05 năm

 Phương tiện vận tải: 07-10 năm

 Các tài sản khác: 03-10 năm

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng

Được tính theo phương pháp khấu trừ

Nguyên tắc ghi các khoản phải thu thương mại và phải thu khác: ghi khi phát sinh hợp đồng và phải lập dự phòng các khoản phải thu theo quy định của Nhà nước

Nguyên tắc và phương pháp ghi doanh thu:

1 Doanh thu bán hàng: được ghi khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

 Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa được giao cho người mua

 Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

 Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

2 Doanh thu cung cấp dịch vụ: được ghi khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy

Trường hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì doanh thu được ghi trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn các điều kiện sau:

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó

 Xác định được phần công việc hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán

 Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch đó và chi phí hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

 Phần công việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành được xác định theo phương pháp đánh giá công việc hoàn thành

3 Doanh thu hoạt động tài chính: phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi

nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi khi thỏa mãn điều kiện:

 Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Cổ tức, lợi nhuận được chia được ghi nhận khi Công ty được quyền nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn

 Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán tại Công ty

Công ty hiện đang sử dụng hệ thống báo cáo kế toán sau:

– Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN):

– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN):

– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu sốB 03-DN):

− Thuyết minh báo cáo tài chính (Công ty)

Công ty lập các báo cáo theo mẫu quy định và thực hiện vào cuối kỳ kế toán

PHẦN II THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN MAY QUẢNG NINH

2.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY

2.1.1 Đặc điểm NVL, CCDC sử dụng tại Công ty:

Trong các Công ty may mặc thì nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên thực thể của sản phẩm Các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm Vì vậy có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định cả về

số lượng và chất lượng sản phẩm Vật liệu có chất lượng cao đúng quy cách, chủng loại với chi phí thấp luôn là mục tiêu của các doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với Công ty cổ phần May Quảng Ninh là một doanh nghiệp chuyên về may mặc thì nguyên vật liệu chính chủ yếu là các loại vải vóc các loại Hơn nữa, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty là sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng, vì vậy chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú Mỗi đơn đặt hàng có yêu cầu về quy cách mẫu mã phẩm chất sản phẩm khác nhau, do đó nguyên vật liệu của Công ty cũng rất đa dạng

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong donh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

– Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau như ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là: sắt, thép…Doanh nghiệp may mặc nguyên vật liệu chính là vải chính, vải lót, bông…Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác…Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính như doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải

– Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ coa thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất như thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, chỉ khâu…

– Nhiên liệu: Là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh – Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

– Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí

cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

– Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ta từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

 Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành

– Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Là các loại nguyên vật liệu nhập do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng…

– Nguyên vật liệu tự chế: Là nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu được chia thành:

– Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

– Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

+ Nhượng bán

+ Đem góp vốn liên doanh

+ Đem quyên tặng

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú có tới 60% sản phẩm sản xuất ra

là hàng gia công xuất khẩu (sản xuất trên nguyên liệu nhập khẩu của khách hàng mang đến) Công ty chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và hưởng tiền gia công sản phẩm đó Đối với nguyên vật liệu mà bên đặt hàng gia công, kế toán nguyên vật liệu không tổ chức đánh giá giá trị nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi về mặt số lượng Phần trị giá vật liệu này kế toán không hạch toán vào giá thành sản phẩm

Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công, Công ty cũng chú trọng phát triển thị trường nội địa, khuyến khích sản xuất các sản phẩm phục vụ thị trường nội địa với nguyên vật liệu do Công ty tự mua sắm

Với tình hình sản xuất nói trên thì vật liệu sản xuất của Công ty được nhập kho bằng các hình thức chủ yếu sau:

– Vật liệu mua ngoài (thanh toán ngay bằng tiền mặt hay qua ngân hàng, hoặc mua chịu)

– Vật liệu nhập gia công

– Nhập lại từ nơi sản xuất

Các hình thức xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là:

– Xuất kho nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của Công ty (nguyên vật liệu nhận gia công)

– Xuất kho nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Công ty

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty

sử dụng những loại vật nhiệu như sau:

 Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm bao gồm các loại vải ngoài, mex, xốp, bông…

 Nguyên vật liệu phụ (phụ liệu): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất và được kết hợp với NVL chính có tác dụng trong quá trình sản xuất như là tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như vải lót, chỉ, cúc, khóa, nhám…

 Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như chạy điện máy, là, dầu máy khâu

 Phế liệu: chủ yếu là các lọa vải vụn

 Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị như kim máy khâu, dây curoa, bàn đạp, dao cắt…

 Bao bì: Là loiaj vật liệu dùng để đóng gói sản phẩm như túi PE, hòm carton…

 Hóa chất: Vật liệu dùng cho công việc giặt mài như: Javen, thuocs tẩy, thuốc nhuộm Riêng đối với những sản phẩm gia công xuất khẩu thì Công ty không chịu trách nhiệm mua NVL phụ mà sẽ nhận được từ phía đối tác, Công ty chỉ tính định mức tiêu hao để có thể đảm bảo hoàn thành đơn hàng đúng theo yêu càu của đối tác Còn đối với những sản phẩm xuất khẩu để tiêu thụ trong nước hoặc xuất khẩu theo hình thức FOB thì Công ty sẽ mua và xác định định mức NVL phụ phục vụ cho việc sản xuất Công ty có thể mua NVL phụ đó ở trong nước hoặc có thể nhập khẩu từ nước ngoài

Bảng 04: Thị trường nhập nguyên vật liệu theo hợp đồng FOB

(Đơn vị tính: USD)

Gía trị Tỷ lệ Gía trị Tỷ Gía trị Tỷ lệ

(Nguồn: Phòng Kế hoạch Công ty cổ phần May Quảng Ninh)

Từ bảng trên ta thấy NVL phụ nhập theo hợp đồng phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh trong nước và xuất khẩu theo hình thức FOB có xu hướng giảm, trong khi Công ty lại không thể tự sản xuất được NVL phụ, đã cho thấy việc sản xuất phục vụ tiêu thụ trong nước

và xuất khẩu theo hình thức FOB đã giảm trong năm qua

Nhằm bảo quản tốt vật tư tránh hao hụt tổn thất thì cần phải có đủ nhà kho với điều kiện kỹ thuật an toàn Việc tổ chức bảo quản vật liệu nhập kho là một khâu rất quan trọng

Để đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục tuy diện tích mặt bằng, nhà xưởng còn chật hẹp nhưng Công ty cũng đã tổ chức kho tàng phù hợp với quy mô của các xí nghiệp tại các kho cũng trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đếm Đây là điều kiện quan trọng để tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu CCDC :

Đánh giá nguyên vật liệu là dung thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo Khi đánh giá vật tư, hàng hóa phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) vật tư hàng hóa phải được đánh giá theo giá gốc Gía gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại

 Nguyên tắc thận trọng: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

 Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư hàng hóa thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán

 Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tại các khâu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

/ Tính giá nhập kho:

⃰ Đối với vật liệu mà khách hàng mang đến để sản xuất hàng gia công, kế toán Công ty chỉ theo dõi về số lượng mà không đánh giá theo dõi về mặt giá trị nguyên vật liệu nhưng kế toán tổ chức hạch toán chi phí vận chuyển của từng chuyến hàng từ cảng về kho của Công

ty Như vậy giá thực tế của vật liệu nhận gia công chính là chi phí vận chuyển từ cảng về kho Công ty

Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËn gia c«ng

= Chi phÝ vËn chuyÓn

Ví dụ: Theo hợp đồng gia công số GC/0037 ngày 02/10/2012 ký với Công ty may dệt

kim Minh Trí thì Công ty cổ phần May Quảng Ninh phải gia công 100,000 mét vải dệt kim Các chi phí vận chuyển bốc dỡ, thủ tục (chưa có thuế GTGT) đến Công ty là 40,000,000 đồng Vậy giá thực tế của vật liệu nhận gia công nhập kho là 40,000,000 đồng

⃰ Đối với vật liệu nhập tiết kiệm của các xí nghiệp

Vật liệu tiết kiệm của các xí nghiệp là phần vật liệu chênh lệch giữa định mức vật liệu Công ty giao và định mức vật liệu của xí nghiệp

Phần vật liệu tiết kiệm này được nhập lại kho Công ty, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá trị giá vật liệu tiết kiệm nhập kho

⃰ Đối với phế liệu thu hồi của xí nghiệp

Phế liệu là phần còn lại của vật liệu sau khi qua quá trình sản xuất như vải thừa bong vụn…Kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, không đánh giá trị giá phế liệu thu hồi Trị giá nhập kho của phế liệu thu hồi coi như bằng không

 Tính giá xuất kho:

Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toỏn chỉ theo dừi chỉ tiờu số lượng, khụng xỏc định giỏ trị vật liệu xuất kho Cuối quý tổng hợp giỏ trị thực tế vật liệu nhập kho trong quý

và tồn đầu quý, tớnh đơn giỏ trị thực tế bỡnh quõn của thứ vật liệu theo cụng thức:

Đơn giá

bình quân

=

= Giá thực tế vật liệu tồn đầu quý + Giá thực tế vật liệu nhập trong quý

Số l-ợng vật liệu tồn đầu qúy + Số l-ợng vật liệu nhập trong quý

–Trong quý IV/2012 đối với loại vải dệt kim nhận gia cụng cho Cụng ty may Minh Trớ

cú tỡnh hỡnh nhập xuất như sau (sổ chi tiết quý IV vải dệt kim-Minh Trớ)

Tồn đầu quý: 0

Nhập trong quý: Số lượng 10,000 một; số tiền 40,000,000 đồng

Xuất trong quý: Số lượng 8,000 một

Tớnh giỏ trị vật liệu xuất kho:

Đơn giá bình

quân của vải

RYE

= 0+ 40,000,000

Tồn đầu quý: Số lượng 2,000 một Số tiền 17,480,000 đồng

Nhập trong quý: Số lượng 11,600 một Số tiền 97,440,000 đồng

Xuất trong quý: Số lượng 12,000 một

Đơn giá bình quân

của vải KAKI =

17,480,000+ 97,440,000 2,000 + 11,600

= 8.450 (đồng)

Vậy giỏ thực tế của 12,000 một vải Kaki xuất kho là:

2.2 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (CCDC)

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng Kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình tăng(nhập),giảm(xuất), tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu về cả số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị

2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào thẻ kho và các sổ liên quan chứng từ kế toán là cơ sở, là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng tài chính, các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm +Phiếu nhập kho

+Phiếu xuất kho

+Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa

+Biên bản duyệt giá mua vật tư

+Hóa Đơn GTGT

+Phiếu xin lĩnhvật tư

+Phiếu xuất kho

- Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác căn cứ vào tình hình thực tại của doanh nghiệp, thông thường trong nghiệpvụ thu mua và nhập không nguyênvật liệu thì phải dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng của bên bán và phiếu nhập kho cuả đơn vị

- Hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập ghi rõ số lượng hàng, từng loại hàng hóa, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả Trường hợp không có hóa đơn thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của những người liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng

- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hóa đơn của người bán hay phiếu mua hàng Thủ kho thực hiện nhập kho và ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho

- Trường hợp mua hàng với số lượng lớn hoặc mua các loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa phức tạp hay quý hiếm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng chất lượng, nguyên nhân đối với những nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách ,phẩm chất và cách xử lý trước khi nhập kho

-Trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tư theo hạn mức để ghi sổ kế toán Phiếu xuất kho do các bộ phận sử dụng hoặc do phòng kinh doanh lập, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất và cùng người nhận

ký vào phiếu xuất kho

- Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từng nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cần thiết về cả mặt số lượng và giá trị Sau đó tổng hợp và tính toán giá trị NVL xuất kho theo từng đối tượng sử dụng, mục đích

sử dụng để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản có liên quan

2.2.1.1 Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu (CCDC):

 Chứng từ tăng nguyên vật liệu do gia công

Căn cứ vào hợp đồng gia công giữa Công ty cổ phần May Quảng Ninh và khách hàng, căn cứ giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho toàn bộ số vật liệu về kho Công ty

Phiếu nhập kho được làm3 liên

–Một liên lưu tại phòng Kế toán

–Một liên thanh toán nội bộ

–Một liên giao cho phòng Kế hoạch vật tư (Thủ kho)

Chứng từ tăng nguyên vật liệu do mua ngoài

Khi có nhu cầu về vật liệu để tiến hành sản xuất, phòng kế hoạch lên nhu cầu vật tư và

tổ chức cán bộ cung tiêu mua số vật liệu đó Tất cả vật liệu khi mua về đầu tiên phải được tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho Đối với loại vật liệu này, căn cứ vào bản nhu cầu vật liệu và hợp đồng mua bán giữa Công ty cổ phầm May Quảng Ninh với khách hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho

Phiếu nhập kho đều được làm thành 3 liên:

– Một liên lưu lại phòng Kế toán

– Một liên thanh toán nội bộ

– Một liên kèm biên bản kiểm kê từa thiếu (nếu có) gửi về phòng kế hoạch

Ví dụ: Ngày 02/10/2012 Công ty mua vật liệu chính của Công ty TNHH MTV Dệt

Nam Định, thuê Công ty cổ phần vận tải và thương mại Nghĩa Hưng vận chuyển về kho, thủ kho căn cứ hóa đơn GTGT số 0048981 và số 0026482 lập phiếu nhập kho số 6/10

Ví dụ: Ngày 03/10/2012 Công ty mua vật liệu phụ của Công ty cổ phần phụ liệu may

Nha Trang, thủ kho căn cứ hóa đơn GTGT số 0070546 và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho số 10/10 (Biểu 4,5,6)

 Chứng từ tăng nguyên vật liệu tiết kiệm được

Nhân viên thống kê xí nghiệp cùng thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu, lập hai liên phiếu nhập kho, thủ kho giữa một liên Các nhân viên thống kê ở xí nghiệp tập hợp các phiếu nhập đó, cuối quý gửi lên phòng Kế toán để Kế toán vật liệu theo dõi

Ví dụ: Ngày 17/10 xí nghiệp may Hòn Gai thừa 50m vải đầu thước nh ập lại kho

nguyên vật liệu theo phiếu nhập kho số 58/10 ngày 17/10/2012, trên phiếu nhập kho ghi giá tiền nhập bằng 0

 Chứng từ tăng nguyên vật liệu do nhập kho phế liệu thu hồi

Thủ nhập kho phế liệu thu hồi tương tự như nhập kho vật liệu tiết kiệm được Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên

BiÓu 01:

Công ty cổ phần May Quảng Ninh

Km2- Nguyễn Văn Cừ

Mẫu số 01- VT Ban hành theo QĐ 15/2006

TC/CĐKT

giá Thành tiền Theo c từ Thực nhập

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 02:

Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng HU/2006B

0048981

Ngày 2 tháng 10 năm 2012

Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH MTV Dệt Nam Định

Địa chỉ: 43- Tô Hiệu- Nam Định

Số TK:

ĐT: MST: 06-00019436

Họ tên người mua hàng: Anh Giang

Tên đơn vị: Công ty cổ phần May Quảng Ninh

Địa chỉ: Km2- Nguyễn Văn Cừ- Hạ Long-Quảng Ninh

Số TK:

Hình thức thanh toán; Chuyển khoản MST: 57-00477238

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

54,000,000 5,400,000 59,400,000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)

BiÓu 02:

Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng HU/2006B

0026482

Ngày 2 tháng 10 năm 2012

Đơn vị khách hàng: Công ty cổ phần vận tải và thương mại Nghĩa Hưng

Địa chỉ: 36 Nguyễn Trãi- Ngô Quyền- Hải Phòng

Số TK:

ĐT: MST: 02-00380687

Họ tên người mua hàng: Anh Giang

Tên đơn vị: Công ty cổ phần May Quảng Ninh

Địa chỉ: Km2- Nguyễn Văn Cừ- Hạ Long- Quảng Ninh

Số TK:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 57-00477238

STT Tên hàng hóa, dịch

vụ

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Vận chuyển vải cho

May Quảng Ninh

Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

1,200,000 120,000 1,320,000

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi ngàn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)

Biểu03:

Công ty CP May Quảng Ninh Mẫu số 02 – VT

Km2 – Nguyễn Văn Cừ Ban hành theo QĐ 15/2006

TC/CĐKT Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền Theo c

từ

Thực nhập

Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 2: Giao khách hàng HU/2006B

0070546

Ngày 3 tháng 10 năm 2012

Đơn vị khách hàng: Công ty cổ phần phụ liệu may Nha Trang

Địa chỉ: 02 – Nguyễn Thiện Thuận – TP.Nha Trang

Số TK:

Họ tên người mua hàng: Anh Quân

Tên đơn vị: Công ty CP May Quảng Ninh

Địa chỉ: Km2 – Nguyễn Văn Cừ - HL – QN

Số TK:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng :

Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

13,168,000 1,316,800 14,484,800

Số tiền viết bằng chữ: (Mười bốn triệu bốn trăm tám mươi tư ngàn tám trăm đồng)

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)

Biểu 05:

Công ty CP May Quảng Ninh Mẫu số 02 – VT

TC/CĐKT Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền Theo

c.từ

Thực nhập

2 Nhám lông Mét 1,420 1,420 1,200 1,704,000

– Căn cứ vào hóa đơn mua ngày 3/10/2012 số 0070546

– Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Đại diện kho: Đồng chí Hoàng Hồng Sơn

2 Đại diện kế toán: Đồng chí Nguyễn Thị Biển

3 Đại diện vật tư: Đồng chí Phạm Đức Giang

Đã kiểm nghiệm số vật tư sau đây:

STT Tên, nhãn hiệu quy

cách vật tư

Đơn

vị tính

Số lượng theo hóa đơn

Kết quả kiểm nghiệm

Số lượng thực tế

Số lượng đúng quy cách

Số lượng sai quy cách

2 Nhám lông Mét 1,420 1,420 1.420 0

Nhận xét của ban kiểm nghiệm: Số vật liệu trên đủ điều kiện về số lượng để nhập kho

2.2.1.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu (CCDC):

Khi xuất kho thủ kho có thể lập chung phiếu xuất kho cho các loại hàng hóa, nhưng không được ghi chung vật liệu gia công và vật liệu của Công ty trên cùng một phiếu xuất kho Trên phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ đơn vị nhận, lý do xuất kho để thuận lợi cho công tác phân loại chứng từ

 Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu do xuất kho phục vụ cho sản xuất

Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, căn cứ lệnh xuất vật liệu của phòng kế hoạch lập thủ kho viết phiếu xuất kho vật liệu và ghi sổ thực xuất vào thẻ kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

– Một liên lưu tại phòng kế toán

– Một liên giao cho bộ phận sử dụng

– Một liên gửi phòng kế hoạch

Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu do xuất kho vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và phục vụ công tác bán hàng

Người phụ trách bộ phận sử dụng căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để viết phiếu yêu cầu xuất kho Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho thủ kho lập phiếu xuất kho và ghi sổ thực xuất vào thẻ kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

– Một liên lưu tại phòng Kế toán

– Một liên gửi phòng Kế hoạch

– Một liên gửi cho bộ phận sử dụng (xí nghiệp, cửa hàng)

Nếu xuất kho phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như biếu tặng thì chỉ cần lập

2 phiếu xuất kho, 1 cho phòng Kế toán và 1 lưu tại kho

 Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu do xuất kho bán phế liệu

Khi ban giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng kế hoạch cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua và ghi sổ thực xuất vào thẻ kho Hóa đơn xuất kho lập thành 3 liên

- Một liên giao cho người mua

- Một liên lưu ở phòng Kế hoạch

- Một liên gửi phòng Kế toán

2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (CCDC) tại kho:

Công ty tổ chức công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ công việc ghi chép của thủ kho và

kế toán Theo đó ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng Kế toán thì theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị Công việc của thủ kho và kế toán có thể được biểu diễ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu

Thẻ kho

Báo cáo nhập-xuất-tồn

Báo cáo vật liệu tồn

Ghi thường xuyên Ghi cuối quý

Đối chiếu

Do chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng nên vật liệu gia công vật liệu mua ngoài về nhập kho đều được quản lý, theo dõi như nhau Việc ghi chép nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, được mở cho cả năm Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu

số lượng Số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho là số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất ghi trên chứng từ Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ vật liệu và ghi trên cột tồn của thẻ kho Định kỳ 5-7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ (hoặc thủ kho gửi lên) Cuối quý thủ kho thực hiện việc cộng thẻ kho (Biểu 07)

Căn cứ vào thẻ kho, cuối quý thủ kho lập báo cáo nhập-xuất-tồn kho của kho mình phụ trách bằng cách lấy dòng cộng của mỗi thẻ kho phản ánh lên một dòng của báo cáo nhập, xuất, tồn Báo cáo này được gửi lên phòng Kế toán (Biểu 08)

Việc thủ kho lập báo cáo nhập-xuất-tồn vào cuối quý làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình, đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu của Công ty chặt chẽ

2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán:

Kế toán vật liêu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu theo chỉ tiêu số lượng (đối với vật liệu nhập kho) Sổ chi tiết vật liệu là một loại sổ kế toán chi tiết được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho

Định kỳ 5 đến 7 ngày kế toán xuống kho lấy chứng từ, tiến hành phân loại, ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu Như vậy, các phiếu nhập, phiếu xuất là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán chi tiết

Định kỳ 5 đến 7 ngày kế toán kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho

– Cách lập sổ chi tiết vật liệu:

+ Đối với vật liệu nhập kho: Kế toán ghi vào số chi tiết cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

+ Đối với vật liệu xuất kho: Do cuối quý mới tính được đơn giá thực tế vật liệu xuất, nên hàng ngày kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng vật liệu xuất dùng

Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lập sổ chi tiết vật liệu (Biểu 09)

Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và tính đơn giá bình quân, tính trị giá vật liệu xuất kho Căn cứ vào dòng cộng của các sổ chi tiết cảu từng thứ vật liệu, kế toán tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu tồn kho Mỗi dòng cộng của sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho (Biểu 10)

Kho nguyên liệu

Báo cáo nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu chính (TK 1521)

(Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012)

STT Tên, nhãn hiệu, quy

cách vật liệu

Đơn vị tính

Tồn đầu quý

Nhập trong quý

Xuất trong quý

Kho nguyên liệu

Báo cáo nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu phụ (TK 1522)

(Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012)