Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

- Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc chủng,… - Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trìn

LỜI MỞ ĐẦU

***

ối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một phần tài sản,

là yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Là một phần của tài sản nên sự biến động của nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến tài sản của doanh nghiệp Hơn nữa chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy, quản lí tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lí được tài sản, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu ngay từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lí tài sản doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt kết quả kinh tế cao với chi phí thấp nhất

Để quản lí và điều hành một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì người quản lí doanh nghiệp cần phải biết kết hợp tốt các công cụ quản lí trong đó có công cụ kế toán Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản

lí doanh nghiệp

Công tác kế toán là công tác tổ chức ghi chép, phản ánh chi tiết, tổng hợp về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính toán giá thành thực tế của vật liệu thu mua, tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lượng, chất lượng, về mặt hàng Với sự phát triển của khoa học, nhu cầu của con người ngày càng tăng, chủng loại hàng hóa phong phú và đa dạng thì vai trò của nguyên vật liệu là rất lớn trong việc đáp ứng nhu cầu của thị trường

Nhận thức được tầm quan trọng của cong tác kế toán nguyên vật liệu

em đã chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất ”

làm đề án môn học cho mình

Đ

Bài viết của em gồm 2 phần:

Phần 1: Lý luận chung kế toán về nguyên, vật liệu trong các doanh ngiệp sản

Phần 1: Lý luận chung kế toán về nguyên,vật liệu trong các doanh ngiệp sản xuất

1.1 Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Khái niệm,đặc điểm và vai trò của nguyên,vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1.1 Khái niệm

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất,

nó thuộc về đối tượng lao động đã được vật hóa để sử dụng cho sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp

1.1.1.2 Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra

NVL cùng với các yếu tố: vốn,lao động,công nghệ là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất

Trong các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp,xây dựng cơ bản) vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSLĐ của Doanh nghiệp, là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm Vì vậy, chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm

Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn

bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất

Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm,mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội

1.1.2 Phân loại nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Do vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào từng loại hình

cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại khác nhau

* Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và

là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: xi măng, bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo,….).Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm đóng vai trò quan trọng cho quá trình sản xuất mà không thể thiếu được

-Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình

sản xuất,được sử dụng kế hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm Các vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy…

- Nhiên liệu: Là loại cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như

phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa

chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vân tải

- Vật tƣ và thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các vật liệu và thiết

bị(cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể

trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc chủng,…

- Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất,

thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn…)

* Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên, vật liệu được chia thành:

- Nguyên, vật liệu mua ngoài

- Nguyên,vật liệu tự chế biên, gia công

* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng,nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh

- Nguyên, vật liệu dùng cho công tác quản lý

- Nguyên, vật liệu dùng cho các mục đích khác

1.1.3 Tính giá nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Tính giá vật liệu,về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Theo quy định, vật liệu được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực

tế vật liệu được xác định phù hợp với từng trường hợp cụ thể

a Đánh giá NVL nhập kho

Được xác định bằng toàn bộ các khoản chi phí mà các Doanh nghiệp đã chi ra để có được vật liệu Khi đưa vào nhập kho của đơn vị (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) thì chi phia chi

ra không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp,các khoản chi phí chi ra bao gồm cả thuế GTGT

- Đối với vật liệu mua ngoài

+

Chi phí thu mua

+

Các khoản thuế không được hoàn lại

-

CKTM, Giảm giá hàng mua

- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến

+ Chi phí thuê

Chi phí vận chuyển (nếu có)

- Đối với vật liệu được cấp

Giá thực tế của VL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận

- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh

Giá thực tế của vật liệu nhận

góp vốn liên doanh = Giá trị vốn góp do HĐLD đánh giá

- Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ

Giá thực tế của vật liệu được

Giá thị trường tại thời điểm

nhận

- Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất

Giá thực tế của phế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lại hoặc giá có

thể bán

b Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng Doanh nghiệp về số lượng, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho hàng của Doanh nghiệp, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây

để tính giá thực tế xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán:

- Phương pháp giá thực tế đích danh

- Phương pháp giá đơn vị bình quân

- Phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp nhập sau xuất trước

- Phương pháp hệ số giá

- Phương pháp trực tiếp

b1 Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật tư xuất

thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó Phương pháp nạy thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định và nhận diện được

Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại

phù hợp với doanh thu hiện tai

Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường

xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp

b2 Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này:

Trị giá xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân

Đơn giá bình quân tính theo 1 trong 3 cách sau:

- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:

Đơn giá bình quân

Trị giá vật tư tồn đầu kỳ

Số lượng vật tư tồn đầu kỳ

Ưu điểm: Phương pháp này khá đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình

hình xuất dùng vật liệu trong kỳ

Nhược điểm: Tuy nhiên, do không đề cập đến giá cả vật liệu kỳ này nên độ

chính xác không cao

- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với

những Doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhung số lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều

Giá đơn vị bình quân =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

và nhập trong kỳ

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật

liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư

Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì mang tính bình quân cả kỳ Hơn

nữa, giá đơn vị thực tế vật liệu xuất dùng chỉ được xác định khi kết thúc kỳ

kế toán nên không phản ánh kịp thời tình hình sử dụng vật liệu

- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Phương pháp này nên áp dụng

ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều

Giá đơn vị bình quân =

Giá thực tế vật liệu trước

và sau từng đợt nhập Lượng thực tế vật liệu trước

và sau từng đợt nhập

Ưu điểm: Giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến

động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn

Nhược điểm: Công việc tính toán phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh

nghiệp sử dụng kế toán máy:

b3 Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO): Theo phương pháp này,số

vật liệu nào nhập trước thì xuất trước,xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất.Cơ sở của phương pháp này là giá thực

tế của vật liệu nhập kho trước sẽ được sẽ được dùng làm giá để tính giá thực

tế vật liệu xuất kho sử dụng trước Vì vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ

là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện giá cả ổn định

Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời,

phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ Trong thời kỳ lạm phát phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông làm cho giá cổ phiếu của công ty tăng lên

Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu

phát sinh hiện hành Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước Như vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu

b4 Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO):

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ

sở giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên theo đúng giá trị của chúng, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước.Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát sẽ đảm bảo thực hiện được nguyên tắc thận trọng

Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện

tại Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế

Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp

giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó

b5 Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này trong kỳ kế toán sử

dụng một đơn giá cố định để tạm tính trị giá xuất kho Đơn giá này chưa phải

là giá thực tế nên cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế như công thức sau:

Giá thực tế của vật liệu

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và

hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Nhược điểm: Phương pháp tính giá này không chính xác vì nó không tính đến

sự biến động giá cả của vật liệu Phương pháp này chỉ nên áp dụng khi thị trường giá cả ít biến động

b6 Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định

giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của vật liệu

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 05 – VT)

- Bảng kê mua hàng (mẫu số 06 – VT )

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu ( mẫu số 07 – VT )

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tùy thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT)

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp kê sổ song song

- Phương pháp sổ số dư

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tùy theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu

1.2.1.1 Theo phương pháp kê sổ song song

Theo phương pháp này, việc theo dõi chi tiết vật liệu được thực hiện đồng thời song song tại kho phòng kế toán trên các sổ hoặc thẻ chi tiết vật tư Trong đó, tại kho theo dõi về mặt số lượng, tại phòng kế toán theo dõi cả số lượng, giá trị

- Tại kho: Thủ kho sẽ mở cho mỗi loại vật tư một thẻ kho, thẻ kho được

mở để ghi cho cả năm Căn cứ để ghi thẻ kho là phiếu nhập kho, xuất kho, trên thẻ kho chỉ theo dõi số lương, vật tư nhập xuất Mỗi phiếu nhập kho, xuất kho chỉ được ghi một dòng

- Tại phòng kế toán: Kế toán sẽ mở các sổ chi tiết vật liệu tương ứng với

thẻ kho và thủ kho nhưng còn ghi cả đơn giá tính ra thành tiền Sau khi thủ khi xong thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho, xuất kho về phòng kế toán để ghi sổ chi tiết Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ đối chiếu tổng số lượng tồn của

từng loại vật tư trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho, thủ kho Sau khi đã chính xác, khớp đúng kế toán sễ lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn phản ánh toàn giá trị của tất cả các loại vật tư nhập xuất tồn trong tháng Số liệu sẽ được đối chiêu với kế toán tổng hợp và phải chính xác khớp đúng

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp,

việc kiểm tra đối chiếu dồn hết vào cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít

chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế

Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp kê sổ song song

Ghi chú : Ghi hằng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

1.2.1.2 Theo phương pháp sổ số dư

- Tại kho: Thủ kho ghi số lượng vật tư tồn kho vào sổ số dư Sổ này do kế

toán mở kho một quyển ghi chép cho cả năm Mỗi loại vật tư được ghi một dòng trên sổ này Cuối tháng, kế toán sẽ chuyển xuống kho để thủ kho ghi số lượng từng loại vật tư tồn kho sau đó chuyển về phòng để ghi đơn giá và tính

ra giá trị của từng loại vật tư

- Tại phòng kế toán: kế toán sẽ xuống kho để nhận các phiếu nhập kho, xuất

kho và lập các bảng giao nhận nhập kho và xuất kho, căn cứ vào bảng giao

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật tư

Kế toán tổng hợp

nhận này để ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn vật tư Bảng này được mở cho từng kho, ghi cho cả năm,mỗi loại vật tư được ghi một dòng trên bảng và chỉ phản ánh giá trị nhập xuất tồn trong tháng Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu giá trị của vật tư tồn kho trên sổ số dư với giá trị vật tư tồn kho trên bảng lũy

kế nhập xuất tồn phải khớp với nhau Đồng thời, đối chiếu số liệu trên bảng lũy kế nhập xuất tồn với kế toán tổng hợp

- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế

toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng

- Nhược điểm: khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện

ra sai sot, yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất

có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng

Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú: Ghi hằng ngày

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

từ nhập

Bảng lũy kế nhập, xuất , tồn kho vật tư

1.2.1.2 Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tai kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho

và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liêu về mặt số lượng

- Tại phòng kế toán: căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán sẽ lập

bảng kê nhập xuất cho từng loại vật tư Căn cứ vào kê khai nhập xuất này kế toán sẽ phản ánh vào sổ đối chiếu luân chuyển.Sổ này được mở để ghi chép cho tất cả các loại vật tư và chỉ ghi một lần vào cuối tháng Mỗi loại vật tư sẽ được ghi một dòng trên sổ sau đó cuối tháng kế toán sẽ đối chiếu số lượng vật

tư nhập xuất tồn trong tháng với số liệu trên sổ kho của thủ kho và đối chiếu giá trị nhập xuất tồn trong tháng với kế toán tổng hợp

- Ưu điểm: Khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do

ghi chép một lần vào cuối tháng

- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về

chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tr đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra

- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có

không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán vật liệu do

đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hằng ngày

Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hằng ngày

Quan hệ đối ứng Ghi cuối ngày

1.2.2 Kế toán tổng hợp vật liệu

1.2.2.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp phản ánh sự biến động nguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục nên tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho (theo cả giá trị lãn số lượng) cho quản lý Phương pháp này chỉ áp dụng với hàng tồn kho

Theo phương pháp này:

Trị giá xuất kho trong kỳ

Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 152”Nguyên vật liệu”:

Tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp tại kho theo giá thực tế (giá gốc) Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên, vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng,…)

Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt, chiết khấu thương mại được hưởng,…)

Dư Nợ: phản ánh giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

- Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”

“Hàng mua đang đi đường” là tài khoản được sử dụng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu,…mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ngưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho(kể cả số đang gửi cho người bán)

Bên Nợ: phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đã mua đang đi đường tăng

thêm trong kỳ

Bên Có: phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay

chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

Dư Nợ: phản ánh giá trị hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của doanh

nghiệp đang đi trên đường (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

Ngoài ra, trong qua trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài

khoản liên quan khác như: 331 “Phải trả cho người bán”, TK 311 “Vay ngắn

hạn”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”,…

a, Kế toán biến động tăng

a1/Do mua ngoài

* Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về

+ Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và các hóa đơn phục vụ thu mua khác (nếu

có)

Nợ TK 152 ; số thực nhập kho

Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 tổng giá theo hóa đơn + Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm

giá hàng mua(do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm,…)

hoặc hàng mua nay trả lại chủ hàng:

Nợ TK 331: trừ vào số tiền phải trả người bán

Nợ TK 111,112: số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138(1388): số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả

Có TK 152: số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại hay hàng mua trả lại theo giá không thuế

Có TK 133(1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán

tiền hàng trước hạn

Nợ TK 331,111,112,1388…Trừ vào số tiền hàng trả lại hay nhận bằng tiền

Có TK 515: số tiền được hưởng

* Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn

Cách 1: Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài, kế toán phản ánh toàn bộ số vật tư thực nhập:

Nợ TK 152: chi tiết theo số cả vật tư thừa

Nợ TK 133(1331) : ghi theo hóa đơn

Có TK 331: trị giá giá thanh toán theo hóa đơn

Có TK 338(3381) : tài sản thừa chờ xử lý

- Xử lý số thừa:

+ Mua nốt số thừa thì bên bán sẽ phát hành thêm hóa đơn :

Nợ TK 338(3381): Giá trị hàng thừa

Nợ TK 133(1331): thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu xuất kho trả lại số thừa :

Nợ TK 3381 : trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152 : trả lại số thừa theo giá mua chưa thuế GTGT

+ Nêu không xác định được nguyên nhân thừa:

Nợ TK 338(3381): giá trị hàng thừa

Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân

Cách 2: Nhập kho theo hóa đơn, vật tư thừa theo dõi riêng

+ Số vật tư nhập kho theo hóa đơn được ghi bình thường

+ Số vật tư thừa coi như giữ hộ người bán: Nợ 002

+ Khi xử lý số thừa: Có TK 002

Nếu Doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa

Nếu thừa không rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152: giá trị hàng thừa

Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân

* Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn

Lập biên bản và ghi rõ về vật tư thiếu và thông báo cho các bên liên quan trong thời gian chờ xử lý, kế toán ghi sổ các vật tư nhập kho

Nợ TK 152: theo giá vật tư nhập kho

Bên bán chuyển nốt số thiếu:

Có TK 138(1381): Giá trị vật tư thiếu

Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số thiếu Trong trường hợp yêu cầu bồi thường:

Nợ TK 1388 : Số được bồi thường

Nợ TK 811 : Số không được bồi thường

Có TK 1381 : Số thiếu