Kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tại công ty CP thương mại tỉnh lào cai

Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá.Đặc biệt công tác bán

xa không những thị trường trong nước mà còn dần vươn tới thị trường thế giới

Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá.Đặc biệt công tác bán hàng được coi là khâu chủ chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả hết sức cần thiết.Việc tổ chức tốt khâu bán hàng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp

Như vậy ta có thể thấy, công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, sau khi được tiếp thu kiến thức ở trường, được sự hướng dẫn của các Thầy, cô giáo và đặc biệt là cô giáo Nguyễn Lan Anh và sự giúp đỡ của Phòng kế toán Công ty CP Thương mại tỉnh Lào Cai em đã đi vào nghiên cứu

đề tài "Kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Công

ty CP Thương mại tỉnh Lào Cai"

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là làm những nguyên tắc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp Công ty thấy được những mặt đạt và chưa đạt trong trong việc tổ chức lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phầnhoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán

Chương III : Một số nhận xét, kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác

kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP Thương mại tỉnh Lào Cai

I - Sự hình thành và phát triển của Công ty CP Thương mại Lào Cai :

Công ty CP Thương mại Lào Cai được thành lập theo quyết định số số 714/QĐ - UBND ngày 28 tháng 3 năm 2007 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai trên cơ sở sắp xếp lại từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần ( Công

ty Thương mại tỉnh Lào Cai sang Công ty CP Thương mại tỉnh Lào Cai )

Trong thời kỳ này Công ty cũng còn có nhiều khó khăn về công nợ, lao động, vốn lưu động ít, kinh doanh ở vùng nông thôn miền núi, vùng sâu, vùng

xa nơi mà kinh tế hàng hoá bán ra của doanh nghiệp thấp, có những cửa hàng vùng cao chi phí lớn lãi gộp không đủ bù đắp chi phí cần thiết Mặc dù vậy Công ty CP Thương mại Lào Cai đã khắc phục khó khăn sắp xếp lại lao động, thu hồi công nợ, mở rộng kinh doanh, tiết kiệm chi phí tăng thêm lợi nhuận, đảm bảo cung cấp kịp thời những mặt hàng chính sách cho đồng bào các dân tộc vùng cao, góp phần tích luỹ cho ngân sách Nhà nước Sửa chữa nâng cấp nhiều kho tàng, cửa hàng ,đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nhân dân

II - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

Do chứng từ kế toán là cơ sở ban đầu để ghi chép sổ sách, Công ty CP Thương mại Lào Cai đã xây dựng các chứng từ như phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hay hoá đơn giá trị gia tăng , hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ , phiếu thu , phiếu chi, các chứng từ này được lập theo mẫu của nhà nước Hiện nây công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, và do chu kỳ kinh doanh ngắn, hàng hoá nhập kho hàng ngày nên công ty kể toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.để thực hiện tốt nhiệm vụ được giaođảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất,đòng thời căn cứ vào đặc điểm

tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty thương mại mà bộ máy kế toán công ty được tổ chức như sau:

4

Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán, ở văn phòng Công ty cũng như các đơn vị phụ thuộc đều có kế toán riêng

Phòng kế toán ở văn phòng Công ty có 6 người bao gồm:

+ Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của phòng kế toá vàchịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin báo cáo

+ Kế toán ngân hàng và thanh toán chi phí: Chịu trách nhiệm phần hành giao dịch giữa Công ty và ngân hàng, thanh toán chi phí, tiền lương theo dõi chi phí liên quan đến tiêu thụ hàng hoá và quản lý chung ở Công ty

+ Kế toán hàng hoá công nợ khách hàng: Theo dõi việc nhập hàng, hàng hoá tồn kho và hàng xuất kho, công nợ với khách hàng

+ Kế toán tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi về tài sản cố định nguyên giá hao mòn, sự tăng giảm tài sản cố định

+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu lập các báo cáo kế toán đồng thời thực hiện các phần hành kế toán còn lại

+Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý thu chi quỹ tiền mặt, lĩnh tiền nộp tiền tại ngân hàng, cấp phát thu chi các khoản tiền thanh toánvới cán bộ công nhân viên chức trong công ty

Kế toán ở văn phòng Công ty làm nhiệm vụ ghi chép tổng hợp kế toán chi tiết các phần hành kế toán tại văn phòng Công ty, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc để lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn Công ty Tại các đơn vị phụ thuộc các kế toán làm nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tất cả các hoạt động diễn ra ở đơn vị mình sau đó lập báo cáo kế toán đơn gửi

về phòng kế toán Công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán các đơn vị kho và cửa hàng,

khách sạn

Thủ quỹ Kế toán ngân hàng &

t.toán chi phí tiền lương

Kế toán h2 công

nợ với khách hàng

Kế toán Tài sản CĐ

Kế toán tổng hợp

- Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 331

- Nhật ký chứng từ số 7 : Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK

142,152,153,154,214,241,242,334,335,338,

351, 352,611,621,622,623,627,631

7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI TỈNH LÀO CAI

-*** -

1- Tình hình thực tế về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả ở Công ty CP Thương mại tỉnh Lào Cai:

1.1 - Kế toán hàng hoá :

1.1.1-Đặc điểm hàng hoá của Công ty CP thương mại :

Hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của Công ty CP thương mại

do vậy hạch toán quá trình mua bán hàng hoá là phần việc cơ bản của công tác

kế toán tại Công ty bao gồm hạch toán toàn bộ các khâu kinh doanh từ lúc mua hàng về nhập kho dự trữ và bán ra

Các loại hàng hoá của Công ty là sản phẩm hoàn thành của các đơn vị sản xuất, hàng hoá của Công ty tập trung chủ yếu ở một số mặt hàng :

- Muối Iốt

- Dầu hoả

- Các loại hàng công nghệ phẩm, điện tử

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, quá trình nhập - xuất hàng hoá đều hạch toán theo giá thực tế

1.1.2 - Phân loại và đánh giá hàng hoá:

1.1.2.1 - Phân loại: Ở Công ty CP Thương mại hàng hoá nhập kho và bán ra

được phân loại theo từng nhóm hàng gồm :

8

Ở Công ty hiện nay chi phí thu mua phát sinh chủ yếu tính trong giá mua,

có phát sinh nhưng khi phát sinh doanh nghiệp không hạch toán riêng (TK 1562)

Ví dụ : Tháng 01 / 2012 Công ty đã thu mua hàng nông sản địa phương mặt hàng thảo quả số lượng 20 tấn trả bằng tiền mặt

Giá mua :120.000.000.000 đ / tấn Chi phí thu mua + vận chuyển : 1.500.000 đ / tấn

Đơn vị đã làm thủ tục cộng nhập kho như sau :

Thảo quả 20 tấn x 120.000.000.000 đ = 2.400.000.000 đ

Chi phí TM + VC: 20 tấn x 1.500.000 đ = 30.000.000 đ

Cộng nhập :2.430.000.000 đ Đơn vị đã hạch toán trên sổ chi tiết TK 156

Nợ TK 156 : 2.430.000.000đ

Có TK 111 :2.430.000.000đ

+ Đối với khâu xuất : Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước nghĩa là hàng nào nhập kho trước xuất trước và khi xuất đến lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá mua của chính lô hàng đó để tính

9

Khi hàng về kho cán bộ giao nhận báo cho kho cử bộ phận kiểm nhận có

trách nhiệm kiểm tra hàng hoá theo đúng hợp đồng và hoá đơn sau đó làm thủ

tục nhập hàng, phiếu nhập kho được viết thành 3 liên (biểu số 01)

1 liên gửi cho bộ phận kế toán thanh toán (KT thanh toán với người bán)

1 liên thủ kho làm thủ tục ghi vào thẻ kho hàng

1 liên gửi kế toán kho hàng lập tờ kê khai chi tiết " Tài khoản 156 "

Biểu số 01

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 01 tháng 01 năm 2012

Họ tên người giao hàng: Cty Xăng dầu Lào Cai

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai

Theo hoá đơn GTGT số 0020614 ngày 01 / 06 / 2012

của Công ty Xăng dầu Lào Cai

Nhập tại kho : Vương Tuấn Nghĩa

Mẫu số : 01 VT (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 củaBộ trưởng

Mẫu số 01 GTKT -3 LL

QK /2007B

No : 0020614

Đơn vị bán hàng : Công ty Xăng dầu Lào Cai

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai ; Số tài khoản : 421101.01.0020 - Tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Lào Cai

Điện thoại : MS: 5 3 0 0 1 0 0 5 4 0

Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Nhụ

Đơn vị : Công ty CP thương mại Lào Cai

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai ; Số tài khoản : 421101.01.0067- Tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Lào Cai

Thuế suất GTGT 10% : Tiền thuế GTGT : 77.445.130

Tổng cộng tiền thanh toán : 851.896.430

Số tiền viết bằng chữ : Tám trăm năm mươi mốt triệu, tám trăm chin mươi sáu nghìn, bốn trăm ba mươi đồng

NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦTRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Đơn vị bán hàng : Tổng kho Dầu lửa Công ty CP Thương mại Lào Cai

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai ; Số tài khoản : 421101.01.0067 - Tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Lào Cai

Điện thoại : MS: 5 3 0 0 1 0 3 6 4 7

Họ tên người mua hàng : Vũ Thị Hạnh

Đơn vị : Công ty thương nghiệp Bảo Yên

Địa chỉ : Bảo Yên ; Số tài khoản :

Thuế suất GTGT 10% : Tiền thuế GTGT : 9.720.240

Tổng cộng tiền thanh toán : 106.922.640

Số tiền viết bằng chữ : (Một trăm linh sáu triệu chin trăm hai hai nghìn sáu trăm bốn mươi đồng)

NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦTRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Chứng từ nhập kho gồm : - Hoá đơn GTGT của bên bán

- Phiếu kiểm nhận nếu có

- Phiếu nhập kho

1.2 - Quá trình xuất kho hàng hoá :

* Đối với ở kho bán buôn ( Kho dầu - Kho thực phẩm nông sản )

Hàng ngày khi có khách hàng đến mua hàng, căn cứ vào số nợ và nhu cầu

của khách hàng thì kế toán kho sẽ lập hoá đơn GTGT (Biểu số 03) làm chứng từ

gốc cho kế toán hạch toán Hoá đơn này được lập thành 3 liên

Liên 1 : Lưu

Liên 2 : Giao cho khách hàng

Liên 3 : Dùng để thanh toán

Kế toán, thủ kho và khách hàng cùng hoàn tất thủ tục pháp lý trên hoá đơn

(Ký nhận) và xuống kho xin xuất hàng, thủ kho sau khi xem và kiểm tra tính hợplý

của hoá đơn tiến hành xuất hàng cho khách Sau đó thủ kho vào thẻ kho vàchuyển

liên 3 cho kế toán kho để vào tờ kê chi tiết tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng"

+ Trường hợp nếu khách mua hàng trả ngay tiền bằng tiền mặt thì kế toán kho lập phiếu thu làm 3 liên sau khi thu tiền 1 liên giao cho khách hàng cùng với liên 2 hoá đơn GTGT sang kho nhận hàng

+ Trường hợp nếu khách hàng mua chịu thì khi viết hoá đơn kế toán ghi ngay trên hoá đơn hình thức thanh toán mua chịu để làm cơ sở ghi vào tờ kê chi tiết

TK 511

* Đối với khâu bán lẻ ( Cửa hàng ) :

13

Cuối mỗi ngày căn cứ vào số lượng hàng đã bán được mậu dịch viên lập

bảng kê bán lẻ, nộp kho kế toán của hàng và kèm theo bảng kê nộp tiền bán

hàng để kế toán làm cơ sở thanh toán với mậu dịch viên và ghi vào tờ kê chi

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai

Họ tên người bán : Nguyễn Thị Hà

Địa chỉ nơi bán hàng : Cửa hàng Lào Cai

Mẫu số 06/GTGT

3 Đài SONY 2 cửa băng cái 1 1.050.000 1.050.000 10%

4 Quạt cây VINAVIN cái 1 850.000 850.000 10%

Tổng cộng tiền thanh toán 5.350.000

Tổng số tiền bằng chữ (cả thuế GTGT): Năm triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng

Doanh số bán chưa thuế : 4.863.636

1.1.4 - Kế toán chi tiết hàng hoá :

Một trong nhưng yêu cầu đối với công tác quản lý kế toán hàng hoá là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá một cách thường xuyên kịp thời Chi tiết cho từng loại cả về chỉ tiêu số lượng giá trị, công việc này thực tế tại Công ty CP thương mại kế toán chi tiết hàng hoá được tiến hành kết hợp giữa thủ kho và kế toán kho, giữa mậu dịch viên bán hàng với kế toán cửa hàng cùng với kế toán hàng hoá của Công ty theo phương pháp ghi thẻ

song song

Ở kho : Thủ kho hay mậu dịch viên dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá về mặt số lượng, tuy nhiên thực tế tại các kho, cửa hàng thẻ kho có ghi thêm phần đơn giá hàng hoá nhập kho vì ở kho , cửa hàng

áp dụng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước Do vậy khi ghi thêm phần đơn giá hàng hoá sẽ tiện cho kế toán theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trong kho Thẻ kho tại các kho, cửa hàng được quyết toán theo tháng mẫu " thẻ kho "

biểu số 05

Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 củaBộ trưởng BTC

Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho các cột số lượng nhập xuất, cột

tồn cuối ngày đã được tính toán cộng trừ dồn số liệu trên thẻ kho được đối

chiếu cùng với sổ sách ở kế toán kho hàng, cửa hàng, tính ra toàn bộ số tiền và

so sánh số liệu giữa kế toán với thủ kho xem có trùng khớp không Đồng thời

- Nhập kho hàng hoá : Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán sẽ ghi vào

"Tờ kê chi tiết" tài khoản 156 "hàng hoá" cho từng kho hàng hoặc cửa hàng nhằm theo dõi hàng hoá nhập trong tháng:

Ta lập tờ kê chi tiết như sau :

774.451.300 774.451.300

02 11/06 Mua dầu hoả nhập kho

theo HĐ 0020680 ngày 11/06

975.232.000 975.232.000

Cộng 800.400.000 800.400.000

Cuối tháng kế toán tiến hành cộng trên thẻ kho các cột số lượng nhập xuất tồn để lập bảng kê nhập tồn hay (bảng cân đối nhập xuất tồn kho) cho từng kho hàng hay từng cửa hàng Đây là loại sổ chi tiết theo dõi cả về số lượng và giá trị tiền, dòng cộng cuối tháng là số liệu để ghi vào bảng kê số 8

Đối với xuất kho hàng hoá trong tháng căn cứ vào các hoá đơn xuất kho bảng kê bán lẻ kết hợp với thẻ kho kế toán kho, cửa hàng tiến hành phân loại chứng từ nhập - xuất cho từng loại hàng hoá sau đó kế toán phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho cho từng loại hàng hoá lên bảng kê nhập - xuất tồn kho hàng hoá Bảng kê này được mở mỗi tháng 1 tờ cho từng cửa hàng từng kho (xem biểu 07, 08, 09)

Cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập xuất tồn để ghi vào bảng kê số 08

- Ở phòng kế toán : Tại Phòng kế toán Công ty không thực hiện chi tiết hàng

hoá Cuối tháng căn cứ vào báo cáo của ( kho, cửa hàng ) phòng kế toán tiến hành công tác tổng hợp hàng hoá

Đơn vị :Cửa hàng Lào Cai

LƯỢN

G

NG

XUẤT TỒN KHO CUỐI THÁNG

Công ty CP Thương mại Lào Cai

KỲ

XUẤT BÁN TRONG KỲ

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

22

Cách ghi chép trên sổ này :

- Phần tồn đầu tháng lấy số liệu ở phần tồn cuối tháng của bảng kê nhập xuất tồn tháng trước để ghi theo chỉ tiêu số lượng đơn giá thành tiền

- Phần nhập, xuất trong tháng cuối tháng căn cứ vào thẻ kho phần tổng cộng cuối tháng để ghi vào cột số lượng

- Cột đơn giá lấy theo giá thực tế nhập kho theo từng lần nhập kế toán đã ghi ngay trên thẻ kho để tiện theo dõi quá trình nhập xuất kho tồn kho hàng hoá vì đơn

vị áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước

- Cột thành tiền lấy đơn giá thực tế x số lượng nhập kho hoặc xuất kho - tồn cuối

kỳ được tính theo công thức

Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng - Xuất trong tháng

Mỗi loại hàng hoá được phản ánh trên 1 dòng của bảng kê nhập xuất tồn Sau khi phản ánh đầy đủ số lượng, thành tiền của từng loại hàng hoá kế toán tiến hành cộng theo chiều dọc

1.1.5 - Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá :

Định khoản như sau : Nợ TK 156 : 774.451.300

Nợ TK 133 : 77.445.130

+ Trị giá thanh toán : 1.072.775.200

Để theo dõi quá trình thanh toán tiền hàng với người bán kế toán hạch toán trên sổ chi tiết số 2 sổ gồm 2 phần ghi có TK 331 và ghi nộp TK 331 những người

có quan hệ thường xuyên được theo dõi trên 1 tờ sổ riêng, còn những người bán không thường xuyên được theo dõi chung trên 1 quyển sổ, theo quy định mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng trên sổ và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện đến khi thanh toán xong hoá đơn đó Các chứng từ hoá đơn, phiếu nhập kho được ghi chép và theo dõi trên tờ kê chi tiết theo từng kho hàng, quầy của hàng, khách hàng Số liệu liên quan đến tài khoản 331 được tiếp tục theo dõi trên sổ chi tiết số 2 Do vậy trên sổ chi tiết số 2 " Phải trả người bán " ghi cụ thể số liệu ngày tháng lập chứng từ hoặc hoá đơn, theo dõi chi tiết theo từng người bán hàng, cách ghi cụ thể

Số dư đầu tháng - Số dư nợ phản ánh số tiền ứng trước tiền hàng cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về thì số tiền ứng trước này được chuyển sang sổ chi tiết TK 331 tháng sau

- Số dư có là số tiền hàng mua chịu của người bán chưa trả tiền

- Số phát sinh trong tháng căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho phiếu chi tiền mặt hoặc giấy báo có, báo nợ ngân hàng để ghi vào các tài khoản thích hợp Mỗi hóa đơn, phiếu nhập kho được ghi trên cùng 1 dòng, cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 331 của từng người bán đối chiếu kiểm tra rồi chuyển số tổng cộng vào nhật ký chứng từ

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

24

Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người cung cấp được thực hiện trên nhật ký chứng số 5.Đây là sổ tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản, mua hàng hoá.Nhật ký chứng từ số 5 mở mỗi tháng 1 tờ ghi vào cuối tháng Căn cứ vào số liệu công cuối tháng của sổ chi tiết phải trả người bán Số

dư đầu tháng của từng người bán (dư nợ hoặc dư có) được lấy từ cột " Số dư cuối

tháng " của nhật ký chứng từ số 5 tháng trước, số dư cuối tháng tính trên cơ sở số dư đầu tháng, số phát sinh nợ, có của từng người bán phải khới với sổ chi tiêt cùng từng người bán Sau khi ghi xong nhật ký chứng từ số 5 phải tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các nhật ký chứng từ và bảng kê khác có liên quan

Mẫu nhật ký chứng từ số 5 được lập ở trang sau:

NHẬP GHI CÓ TK 331 GHI NỢ CÁC TK GHI NỢ TK 331 GHI CÓ CÁC TK DƢ CUỐI KỲ

- Tài khoản 156 "Hàng hoá" phản ánh trị giá vốn thực tế ở kho tăng giảm trong kỳ

Công ty không mở chi tiết TK 1561 - Giá mua

TK 1562 chi phí mua

- Tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán " phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất bán trong kỳ

Để phản ánh tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá về mặt trị giá

kế toán sử dụng bảng kê số 8 " Nhập - xuất tồn kho " căn cứ để ghi vào bảng kê sô 8

là các hoá đơn nhập, xuất kho và các chứng từ có liên quan, số tổng cộng của tờ kê

chi tiết TK 156 và bảng kê nhập - xuất - tồn (chi tiết của từng kho, cửa hàng) vì ở

từng kho, cửa hàng đều có kế toán theo dõi chi tiết Cuối tháng tổng hợp bảng kê số

8 của từng kho, cửa hàng nộp phòng kế toán Công ty để tổng hợp và vào nhật ký

Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập - xuất tồn kho hàng hoá theo giá thực tế và được mở riêng cho TK 156 " Hàng hoá "

- Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng căn cứ vào số liệu của bảng

kê số 8 tháng trước

- Số phát sinh nợ phản ánh các nghiệp vụ nhập hàng hoá khi mua áp dụng nhiều phương thức mua hàng như mua hàng trả tiền ngay Căn cứ vào tờ kê chi tiết tài khoản 156 phần ghi nợ để ghi vào bên phát sinh nợ bảng kê số 8 mua hàng thanh toán chậm, hoặc mua trực tiếp của khách hàng

- Số phát sinh có phản ánh số hàng hoá xuất bán trong tháng căn cứ vào bảng

kê nhập- xuất - tồn cột trị giá xuất kho để ghi Có TK156 NợTK 632 giá vốn hàng bán

- Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tồn kho cuối kỳ của hàng hoá bảng kê số 8 này làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 ghi có TK 156 ghi nợ các TK liên quan

ta có bảng kê số 8 được tổng hợp như sau :

lý, khoa học

Để phản ánh và giám đốc tình hình bán hàng hiệu quả Kế toán sử dụng 1

số tài khoản sau trong quá trình hạch toán bán hàng:

- TK 511 " Doanh thu bán hàng" tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu ghi trên hoá đơn của hàng hoá được coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối tháng kết chuyển vào TK 911 "Xác định kết quả "

- TK 632 " Giá vốn hàng bán " phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ Tài khoản này được theo dõi trên nhật ký chứng từ số 8 và sổ chi tiết TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh "

-TK 641 " Chi phí bán hàng" dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

- TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp " dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ

Hai TK 641 và TK 642 được theo dõi trên sổ chi tiết TK 641 và TK 642

Để theo dõi tình hình thanh toán và công nợ khách hàng kế toán sử dụng

TK 131 " Phải thu của khách hàng " tài khoản này được theo dõi trên bảng kê số

11 " Phải thu của khách hàng "

- TK 133 " Thuế GTGT được khấu trừ " dùng để phản ánh số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ

- TK 333 " Thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước " dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp

1.2.2 - Các phương thức bán hàng :

Hiện nay tại Công ty đang áp dụng 2 hình thức bán hàng sau :

- Bán hàng trả tiền ngay : Tiền thanh toán có thể là tiền mặt, ngân phiếu, tiền gửi ngân hàng Hình thức này thường áp dụng chủ yếu với những khách hàng mua lẻ, mua không thường xuyên và khách hàng mua với số lượng ít thư-ờng tập trung ở các cửa hàng bán lẻ hàng hoá

- Bán hàng trả chậm: Thường áp dụng với khách hàng mua với khối ợng lớn hoặc khách quen hình thức này chủ yếu phát sinh ở kho bán buôn Nhờ bán dưới hình thức này mà Công ty có thể kêu gọi tối đa nhu cầu khách hàng, bên cạnh đó Công ty hạch toán chính xác các khoản phải thu của khách hàng để bảo toàn vốn

lư-SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

32

Còn đối với người mua được quyền chiếm dụng vốn của doanh nghiệp (dưới hình thức hiện vật) trong thời gian Công ty cho phép (20 ngày).Đối với khách hàng ở các huyện, nếu tới hạn mà khách hàng không tới trả nợ thì sẽ phải chịu phạt số tiền lãi ngân hàng của số tiền ghi trên hoá đơn cho số ngày quá hạn Nhưng cho đến nay chưa có ai bị phạt do nợ quá hạn

1.2.3- Trình tự kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá:

(10)

TK

421 (11a) (11b)

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

33

(6) Bán hàng thu tiền ngay

(7) Kết chuyển doanh thu

(8) Thuế GTGT đầu ra phải nộp

(9) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

(10) Thuế GTGT đầu ra còn phải nộp

(11a) Kết chuyển lãi

(11b) Kết chuyển lỗ

1.2.4 - Hệ thống sổ sách kế toán dùng trong kế toán bán hàng:

Công ty sử dụng một số loại sổ sau :

- Tờ kê tài khoản 511 : Phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng trong ngày của từng kho hay cửa hàng (Biểu số 14 )

- Bảng theo dõi doanh thu bán hàng : Phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng trong tháng, hàng ngày kế toán căn cứ vào tờ kê bán hàng cột tổng cộng để ghi vào bảng theo dõi doanh thu bán hàng ứng với từng quầy hàng, kho hàng

Cuối tháng kế toán kho hàng và kế toán cửa hàng tổng hợp bảng kê doanh thu bán hàng nộp chokế toán hàng hoá Công ty tổng hợp toàn công ty

(số tổng cộng của từng đơn vị kho, cửa hàng)

- Sổ chi tiết theo dõi phải thu của khách hàng phản ánh tình hình công nợ

và thanh toán chi tiết của từng khách hàng để làm cơ sở cuối tháng ghi tổng hợp vào bảng kê số 11

- Bảng kê số 11 " Phải thu của khách hàng " dùng để tổng hợp theo dõi các khoản phải thu của từng khách hàng căn cứ vào tổng cộng trên sổ chi tiết của từng khách hàng mỗi khách hàng được ghi 1 lần vào 1 dòng của bảng kê số

11 nhật ký chứng từ số 8 được lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính nhật ký chứng từ này dùng để theo dõi quá trình tiêu thụ hàng hoá từ lúc xuất kho hàng

hoá (giá vốn hàng bán) đến khi thu tiền bán hàng

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

34

- Báo cáo tiêu thụ : Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, bảng kê để vào bảng tổng hợp tiêu thụ của tháng, sau đó tính ra được kết quả lãi, lỗ của từng đơn vị

* Quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty CP Thương mại được diễn ra như sau :

Trong kế toán bán hàng chứng từ ban đầu được sử dụng là hoá đơn, giấy báo cáo của ngân hàng, bảng kê bán lẻ, giấy nộp tiền tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng các chứng từ luân chuyển hợp lý

+ Khi xuất hàng cho khách trên " Hoá đơn GTGT " phải thể kiện rõ tên

khách hàng (người, địa chỉ) hình thức thanh toán, số lượng, đơn giá của từng

loại hàng hoá cho khách hàng đồng thời thể hiện rõ doanh thu bán hàng trước thuế, tiền thuế GTGT và giá trị thanh toán

Tiền thuế GTGT = Doanh thu bán hàng trước thuế x Thuế suất

Giá thanh toán = Doanh thu trước thuế + Tiền thuế GTGT

Hoá đơn lập theoMẫu số 01 GTKT -3 LL

+ Đối với khâu bán lẻ sử dụng " Bảng kê bán lẻ " hàng ngày căn cứ vào

sô lượng hàng đã bán mậu dịch viên bán hàng lập " Bảng kê bán lẻ hàng hoặc dịch vụ " trên bảng kê bán lẻ mới chỉ thể hiện được tổng số tiền thanh toán trong đó đã có thuế GTGT Cuối ngày căn cứ vào bảng kê bán lẻ kế toán xác

định doanh thu chưa có thuế, thuế GTGT (xem biểu số 04) để ghi vào tờ kê tài

khoản 511

Đơn vị bán hàng : Tổng kho dầu lửa Công ty CP Thương mại Lào Cai

Địa chỉ : Thành phố Lào Cai ; Số tài khoản : 4211.01.010067 - Tại Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT tỉnh Lào Cai

Điện thoại : MS: 5 3 0 0 1 0 3 6 4 7

Họ tên người mua hàng : Trần Thị Liên

Đơn vị : Công ty thương nghiệp Văn Bàn

Địa chỉ : Văn Bàn Số tài khoản :

Hình thức thanh toán : tiền mặt 5 3 0 0 1 0 3 6 7 7

ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

64.670.072 Thuế suất GTGT 10% : Tiền thuế GTGT:6.467.007

Tổng cộng tiền thanh toán: 71.137.079

Số tiền viết bằng chữ : (Bảy mốt triệu một trăm ba bảy nghìn không trăm bảy chin đồng)

NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

36

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Ở Công ty CP Thương mại kế toán tiêu thụ hàng hoá được chia thành các trường hợp : Bán hàng thu tiền ngay tại thời điểm giao hàng, và bán chịu

* Trường hợp bán hàng cho khách hàng thu tiền ngay tại thời điểm giao hàng :

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 034306 ngày 06 / 01 / 2012 cho người mua là

chị Liên (Công ty thương nghiệp Văn bàn) 1 loại hàng là dầu hoả 3.208 lít chị

Liên đã thanh toán ngay bằng tiền mặt

Số dầu ghi trên hoá đơn theo giá bán là :

Dầu hoả : 3.208 lít x 20.159 = 64.670.072 đ Tiền thuế GTGT 10% x 64.670.072 =6.467.007 đ Tổng số tiền thanh toán :64.670.072 + 6.467.007 = 71.137.079 đ

Kế toán ghi : Nợ TK 111 : 71.137.079 đ

Có TK 511 : 64.670.072 đ

Có TK 33311 :64.670.07 đ

Số liệu này được kế toán ghi vài " Tờ kê tài khoản 511 " bán hàng đồng

thời là cơ sở để tổng hợp ghi vào bảng tổng hợp theo dõi doanh thu hàng tháng

- Đối với cửa hàng bán lẻ hàng hoá Căn cứ vào bảng kê bán lẻ kế toán tính toán và ghi như trường hợp trên

* Cơ sở để lập tờ kê tài khoản 511 là hoá đơn GTGT , hoặc bảng kê bán

lẻ căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 01 / 01 / 2008 của Tổng kho xăng dầu ta lập

tờ kê bán hàng như sau :

SV: Đặng Minh Hiếu Lớp: K2-TC1

37

Biểu số 14 (trích)

TỜ KÊ TÀI KHOẢN 511

Tổng kho dầu lửa

97.202.40

Ví dụ: Tháng 1 / 2012 số liệu "Bảng theo dõi doanh thu bán hàng" của

tổng kho dầu như sau : (Biểu số15)