ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- NGUYỄN THỊ KIM LIÊN XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ LU
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
NGUYỄN THỊ KIM LIÊN
XÂY DỰNG DANH MỤC
VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ
Hà Nội-2014
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
NGUYỄN THỊ KIM LIÊN
XÂY DỰNG DANH MỤC
VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH
PHỦ
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01
Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Văn Tất Thu
Hà Nội-2014
Trang 3MỤC LỤC Mục Trang
Mở đầu 04
Chương 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG 14
1.1 Các thuật ngữ liên quan 14
1.1.1 Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ 14
1.1.2 Nội dung lập hồ sơ 15
1.1.3 Danh mục hồ sơ 17
1.1.4 Chuẩn hóa hồ sơ 20
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tướng 30
1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn, hoạt động của Thủ tướng 30
1.2.2 Cách thức giải quyết công việc của Thủ tướng 38
1.3 Sự cần thiết xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 41
1.4 Những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 42
1.4.1 Đảm bảo nguyên tắc pháp chế 42
1.4.2 Phản ánh đúng nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tướng 43
1.4.3 Đảm bảo tính đồng bộ và đồng thuận của các bên có liên quan 44
1.4.4 Đảm bảo tính khoa học, kỹ thuật 45
1.4.5 Đảm bảo tính đơn giản, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc 45
Tiểu kết chương 1 46
Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG 48
2.1 Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 48
2.1.1 Thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu hình thành
Trang 4trong hoạt động của Thủ tướng 48
2.1.2 Các dạng hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 53
2.2 Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 56
2.2.1 Thực trạng quy định pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ 56
2.2.2 Thực trạng quy định pháp lý nhằm chuẩn hóa hồ sơ 60
2.3 Thực trạng xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 63
2.4 Thực trạng việc lập hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 68
2.4.1 Tại các đơn vị thuộc VPCP 68
2.4.2 Tại bộ phận giúp việc của Thủ tướng 69
2.4.3 Tại Phòng Lưu trữ VPCP 70
2.5 Nhận xét 74
2.5.1 Những ưu điểm 74
2.5.2 Tồn tại, hạn chế 75
2.5.3 Nguyên nhân 77
Tiểu kết chương 2 80
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THỦ TƯỚNG 81
3.1 Những giải pháp, kiến nghị 81
3.1.1 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và cán bộ, công chức, viên chức 81
3.1.2 Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở VPCP 83
Trang 53.1.3 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản liên quan đến việc xây dựng Danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ
tướng 83
3.1.3 Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và tiêu chuẩn đo lường, chất lượng 84
3.2 Đề xuất xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 85
3.2.1 Các căn cứ xây dựng Danh mục hồ sơ 85
3.2.2 Đề xuất quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ 89
3.2.3 Đề xuất Khung đề mục của Danh mục hồ sơ 91
3.3 Đề xuất chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng 93
3.3.1 Xây dựng tiêu chuẩn về nội dung của hồ sơ 93
3.3.2 Xây dựng tiêu chuẩn về hình thức của hồ sơ 104
3.3.3 Phương thức áp dụng tiêu chuẩn 113
Tiểu kết chương 3 115
KẾT LUẬN 117
TÀI LIỆU THAM KHẢO 123
PHỤ LỤC 130
MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Danh mục hồ sơ (DMHS) là một công cụ quan trọng giúp cán bộ, viên chức lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc được chủ động, chính xác Giúp các cơ quan quản lý công việc và văn bản tài liệu của cơ quan được chặt chẽ, khoa học Đồng thời nó cũng là cơ sở để lựa chọn hồ
sơ có giá trị giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều cơ quan việc xây dựng danh mục hồ sơ chưa được thực hiện, nếu được thực hiện thì chưa thực sự bài bản Năm 2012, Bộ Nội vụ ban
Trang 6hành thông tư số 07/2012/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thông tư này hướng dẫn khá chi tiết và đầy đủ về lập danh mục hồ sơ Mỗi cơ quan muốn thực hiện văn bản hướng dẫn có hiệu quả cần phải nghiên cứu, đối chiếu các quy định, hướng dẫn với thực tiễn ở cơ quan mình Từ đó lựa chọn cách thức triển khai cho phù hợp Văn phòng Chính phủ (VPCP) là cơ quan tham mưu, giúp việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (Thủ tướng), có trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng, một phần hồ sơ hình thành trong hoạt động của Chính phủ và hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do vậy, thành phần hồ sơ hình thành tại VPCP khá phức tạp Muốn xây dựng được Danh mục hồ sơ cần phải có sự nghiên cứu cụ thể
Trong những năm gần đây, chuẩn hóa được coi là một yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu quả của bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào Trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, chuẩn hóa cũng đã được nhìn nhận và áp dụng Từ những thập niên 90 của thế kỷ XX, những người có trách nhiệm trong ngành văn thư, lưu trữ của Việt Nam đã nhận thức được sự cần thiết của chuẩn hóa thể hiện bằng việc xây dựng một số tiêu chuẩn của ngành như: tiêu chuẩn về thuật ngữ thể hiện trong Từ điển lưu trữ Việt Nam, tiêu chuẩn bìa hồ sơ lưu trữ…Nhưng cho đến nay, việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn chưa thực sự phổ biến trong các cơ quan, chưa thực sự được coi
là một vấn đề thiết yếu trên phạm vi toàn ngành Vì vậy, tác giả lựa chọn nghiên cứu về chuẩn hóa hồ sơ một trong những nội dung quan trọng trong nội dung chuẩn hóa của ngành văn thư, lưu trữ
Thủ tướng Chính phủ là người đứng đầu Chính phủ, chịu trách nhiệm trước Quốc hội về hoạt động của Chính phủ và những nhiệm vụ được giao Hoạt động của Thủ tướng hình thành số lượng văn bản, tài liệu không nhỏ Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản này không được lập
Trang 7thành hồ sơ để bảo quản sẽ rất khó tra tìm khi cần phục vụ yêu cầu sử dụng của, Chính phủ, Thủ tướng, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, tổ chức,
cá nhân khác Hơn nữa trong khối tài liệu này có nhiều tài liệu chứa đựng những bí mật quốc gia, nếu bị thất lạc, mất mát có thể ảnh hưởng đến tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước Chính vì vậy, việc xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng là việc làm cần thiết giúp VPCP quản lý chặt chẽ hơn khối tài liệu này
Hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng nếu được xây dựng danh mục và chuẩn hóa sẽ tạo thuận lợi không nhỏ cho việc lập hồ sơ hiện hành, quản lý và tra tìm văn bản, tài liệu được dễ dàng Từ đó giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức VPCP, nhất là bộ phận tham mưu, giúp việc của Thủ tướng, qua đó hỗ trợ Thủ tướng xử lý công việc hàng ngày và điều hành các hoạt động của Chính phủ được nhanh chóng, chính xác
Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng sẽ giúp công tác lập hồ sơ hiện thành được thực hiện tốt hơn Văn thư dễ dàng chọn ra được những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn
và giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào lưu trữ cơ quan Đồng thời, nếu hồ sơ được lập tốt ở giai đoạn văn thư, sẽ tạo thuận lợi cho lưu trữ
cơ quan trong việc tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác Nhờ vậy, sẽ nâng cao được giá trị và chất lượng tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng ở VPCP còn một số hạn chế như: chưa có quy định cụ thể, chưa lập danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ còn theo ý chủ quan của cán bộ, công chức, viên chức VPCP dẫn đến tình trạng hồ sơ giao nộp vào lưu trữ còn trong tình trạng lộn xộn, tài liệu bị mất mát, thất lạc… Vì vậy,
Trang 8xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng là một yêu cầu cấp thiết nhằm bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu quan trọng này
Từ những lý do trên, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng Chính phủ” làm đề tài luận văn thạc sỹ
2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài nghiên cứu trên, tác giả nhằm các mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, đưa ra được quy trình xây dựng danh mục hồ sơ, xây dựng được Khung đề mục của Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng
Thứ hai, xây dựng tiêu chuẩn đối với hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài bao gồm:
Nghiên cứu lý luận, các văn bản pháp lý về hồ sơ, lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ làm cơ sở khảo sát thực tế
Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng
ở Văn phòng Chính phủ
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Trong đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng ở vai trò là người đứng đầu Chính phủ với những nhiệm vụ, quyền hạn được Hiến pháp và pháp luật quy định, không nghiên cứu những tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng ở cương vị khác như Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Ban cán sự Đảng Chính phủ,…
Trang 9Chúng tôi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng (gồm các Phó Thủ tướng) do VPCP quản lý, trong giai đoạn từ năm 2006 đến 2013
Đề tài thực hiện nghiên cứu chủ yếu đối với tài liệu giấy, không nghiên cứu các tài liệu đặc thù như tài liệu phim, ảnh, ghi âm
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tôi phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
Thứ nhất, nghiên cứu lý luận chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ; nghiên cứu các văn bản của nhà nước, của VPCP liên quan đến xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ
Thứ hai, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ tướng
và tài liệu hình thành trong hoạt động của Thủ tướng
Thứ ba, nghiên cứu tình hình xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng ở VPCP
Thứ tư, trên cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu đưa ra các giải pháp, kiến nghị, đề xuất nhằm xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ở nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các nước châu Âu như Pháp, Đức… việc nghiên cứu về hồ sơ đã được tiến hành phổ biến từ thế kỷ XIX
Ở Việt Nam thời Pháp thuộc đã có một số quy định liên quan đến hồ sơ Việc lập hồ sơ được giao cho các thư ký văn phòng của các công sở và lập
hồ sơ hiện hành được xem như là một công việc bắt buộc của các công sở trước khi giao nộp vào lưu trữ
Ở nước ta, sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, do hoàn cảnh chiến tranh nên việc nghiên cứu về hồ sơ, chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ còn thiếu Đến đầu thập niên 1960, sự ra đời của Nghị định 142-CP ngày
Trang 1028/9/1963 đã đặt công tác lập hồ sơ thành một nội dung quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ của bộ máy nhà nước Từ đó đến nay nhiều văn bản, quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Quốc hội, Chính phủ và cơ quan quản lý nhà nước đã đề cập đến vấn đề lập và quản lý hồ
sơ
Hồ sơ là đối tượng quan trọng của nghiệp vụ công tác văn thư và là đối tượng chủ yếu trong hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ Do vậy,
nó thu hút sự quan tâm, nghiên cứu của nhiều nhà lưu trữ học, nhiều cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Có nhiều luận văn thạc sỹ của học viên cao học khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng chọn đối tượng nghiên cứu là hồ sơ ở các cơ quan Đảng, Nhà nước Có thể khái quát như sau:
Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến hồ sơ có các cuốn như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu trữ
và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001 ThS Lê Thị Nguyệt Lưu,
Bài giảng môn Tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ Các tác
phẩm này đều đưa ra khái niệm về hồ sơ, nội dung lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, một số khái niệm và tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ
Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, 2005); Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương – Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà, 2006); Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Trang Nhung,
2008);
Trang 11Ngoài ra trên tạp chí ngành văn thư, lưu trữ có nhiều bài viết của một
số tác giả như: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ,
số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung; Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 1/1970) của tác giả
Võ Chiến Thắng; Bàn về hồ sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hồ sơ hành chính (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4/2003) của Hoàng Minh Cường; Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,
số 02/2002) của Nguyễn Minh Phương; Bàn về chất lượng lập hồ sơ trong chỉnh lý (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1994) của PGS TS Văn Tất Thu
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất liên quan đến hồ sơ như: khái niệm về hồ sơ, công tác lập hồ sơ trong
đó có xây dựng danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, một
số tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành liên quan đến hồ sơ Các bài viết trên báo, tạp chí đã đề cập đến công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, bàn
về tiêu chuẩn, chất lượng của hồ sơ…Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn
đề liên quan đến hồ sơ đã đi sâu nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hiện hành ở một số cơ quan, đã đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế cũng như đổi mới đối với công tác lập hồ sơ hiện hành
So với đề tài luận văn tác giả lựa chọn: xét về đối tượng nghiên cứu
là “hồ sơ” thì đã có nhiều giáo trình, nhiều luận văn và bài báo khoa học nghiên cứu về hồ sơ Xét về đặc tính nghiên cứu của đối tượng “hồ sơ” là xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ: về lập danh mục hồ sơ cũng
đã được đề cập đến ở phần lập hồ sơ hiện hành trong các giáo trình, bài giảng, một số bài báo, tạp chí đã viết riêng về vấn đề này Tuy nhiên, các tác phẩm này mới đề cập đến những vấn đề chung nhất của lập danh mục
hồ sơ, chưa đi vào nghiên cứu việc lập danh mục hồ sơ trong một cơ quan
cụ thể Một số đề tài Luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về xây dựng danh mục
hồ sơ trong một cơ quan cụ thể như Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Sở