Tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ tổng công ty hàng hải việt nam (tt)

47 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU……... Khi nói về tài liệu lưu trữ của Tổn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

_

NGUYỄN HẢI KẾ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ

TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

HÀ NỘI - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

_

NGUYỄN HẢI KẾ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ

TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 62 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS NGUYỄN LỆ NHUNG

HÀ NỘI - 2014

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và đóng góp của đề tài 3

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4 Đối tượng nghiên cứu ……… 4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5

6 Phương pháp nghiên cứu ……… 6

7 Nguồn tài liệu tham khảo 7

8 Bố cục của đề tài 8

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM VÀ PHÔNG LƯU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM 10

1.1 Khát quát chung về ngành Hàng hải Việt nam và Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 10

1.1.1 Sự hình thành và phát triển ngành Hàng hải Việt Nam 10

1.1.2 Sự hình thành và phát triển Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 14

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy ……… 19

1.2 Giới thiệu Phông lưu trữ và tài liệu lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 27

1.2.1 Cơ sở xác định phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 28

1.2.2 Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 30

1.2.3 Ý nghĩa của tài liệu các phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 47

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU…… 57

2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 57

2.1.1 Việc ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ ……… 58

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ ……… 60

2.1.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ……… 61

2.2 Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam……… 69

2.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu quả tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 69

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu………. 70

2.2.3 Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ …… 71

2.2.4 Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ được thuận lợi……… 71

2.3 Nhận xét, đánh giá ……… 72

2.3.1 Nguyên nhân chủ quan ……… 73

2.3.2 Nguyên nhân khách quan ……… 74

Chương 3: PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM……… 78

3.1 Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 78

3.1.1 Trình tự và cách thức tiến hành ……… 78

3.1.2 Các nội dung, nghiệp vụ cụ thể ……… 80

3.2 Một số kiến nghị rút ra từ việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ……… 101

3.2.1 Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 101

3.2.2 Đối với Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 102

KẾT LUẬN ……… 106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

PHỤ LỤC ……… 113

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

DO Dầu diesel (Diesel Oil)

DWT Đơn vị đo năng lực vận tải an toàn của tàu thủy tính bằng tấn (Deadweight

Tonnage)

GMDSS Hệ thống An toàn và Cứu nạn Hàng hải toàn cầu (Global Maritime Distress

and Safety System)

FIATA Vận đơn đi suốt (International Federation of Freight Forwarders

Associations)

FO Dầu Mazut, còn được gọi là dầu nhiên liệu (Fuel Oil)

HĐQT Hội đồng quản trị

ISO Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for

Standardization)

IACS Hiệp hội các tổ chức đăng kiểm quốc tế (International Association of

Classification Societies)

ICD Cảng cạn (Inland Container Depot)

ISM code Bộ luật về quản lý an toàn khai thác tàu (International Safety Management

Code)

ITU-T

Lĩnh vực Tiêu chuẩn viễn thông - thuộc Tổ chức Viễn thông quốc tế

(International Telecommunication Union - Telecommunication Standardization Sector)

KCS Theo dõi, kiểm tra và đánh giá chất lượng

MLC Công ước Lao đô ̣ng hàng hải (Maritime Labour Convention)

QLDA Quản lý dự án

RO-RO Tàu chở các loại hàng tự vận hành lên tàu được, như xe hơi, xe tải, xe tự

hành (Roll-on/Roll-off)

STCW

Công ước quốc tế về tiêu chuẩn huấn luyện, cấp chứng chỉ và trực ca

(Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for

Seafarers)

SXKD Sản xuất kinh doanh

TEU Container (Twenty-foot Equivalent Units)

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế mở cửa và hội nhập của nền kinh tế, nhu cầu về xuất, nhập khẩu hàng hóa ngày một tăng cao đã mở ra triển vọng phát triển cho ngành hàng hải Việt Nam Với lợi thế về vị trí địa lý, có đường bờ biển kéo dài hơn 3.260 km và nằm gần các tuyến hàng hải quốc tế quan trọng, Việt Nam hội tụ nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển ngành kinh tế biển nói chung và ngành hàng hải nói riêng Trên cơ sở đó ngày 29/4/1995, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (từ đây được gọi

là Tổng Công ty) được thành lập theo Quyết định số 250/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở sắp xếp lại một số doanh nghiệp vận tải biển, bốc xếp và dịch vụ hàng hải do Cục Hàng hải Việt Nam và Bộ Giao thông vận tải quản lý Về

tổ chức và hoạt động, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thực hiện theo Điều lệ do Chính phủ phê chuẩn tại Nghị định số 79/CP ngày 22/11/1995

Tại thời điểm thành lập, Tổng công Hàng hải Việt Nam gồm có 22 Doanh nghiệp nhà nước, 2 Công ty cổ phần và 9 Công ty Liên doanh với nước ngoài Vốn kinh doanh là 1.469 tỷ đồng, sở hữu đội tàu gồm 49 chiếc, tổng trọng tải 369.696 DWT, sản lượng vận tải đạt 4 triệu tấn, bốc xếp đạt 12,3 triệu tấn Đến nay, sau gần 20 năm thành lập và hoạt động Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã từng bước xây dựng, đầu tư cơ sở hạ tầng cảng biển, nâng trọng tải đội tàu lên một tầm cao mới đóng góp đáng kể cho sự phát triển kinh tế chung của cả nước, hoàn thành nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao phó về kinh tế và chính trị Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao, trong quá trình hoạt động của mình, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã hình thành, sản sinh ra khối tài liệu phong phú và đa dạng cả về loại hình và nội dung, phản ánh một cách chân thực về

sự tồn tại phát triển của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nói riêng và phản ánh bức tranh về sự phát triển kinh tế nói chung của cả nước từ năm 1995 đến nay và

xu hướng trong tương lai

Khi nói về tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, thì trước hết phải xác định đây là nguồn tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử trong

nhóm các cơ quan Trung ương (Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III), bởi nó phản ánh

về một ngành hoạt động về kinh tế của đất nước Tuy nhiên tình hình tài liệu lưu trữ được thu thập, bảo quản, chỉnh lý, tổ chức, khai thác có hiệu quả và thực hiện chế độ nộp lưu ra sao thì cần phải tìm hiểu, khảo sát, xem xét để đánh giá đúng thực trạng Qua tìm hiểu sơ bộ chúng tôi thấy khối tài liệu lưu trữ đang có tại kho lưu trữ của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam hiện mới được thu từ các phòng ban chuyên môn từ năm 1995 đến năm 2005 với khối lượng ước tính trên 100 mét tài liệu và chưa được chỉnh lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, đối với nguồn tài liệu phải thu về từ các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam hiện chưa thực hiện được, qua tìm hiểu đối với nguồn này Tổng công ty mới chỉ có những hoạt động về nghiệp vụ sơ bộ như: kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà nước và của Tổng công ty về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, chứ chưa có những hướng dẫn và yêu cầu cụ thể về nộp tài liệu lưu trữ của các đơn vị về Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Qua khảo sát về thực trạng công tác lưu trữ tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam tác giả nhận thấy rằng có rất nhiều việc phải làm đối với công tác lưu trữ tại Tổng công ty Trước tình hình đó, để có cơ sở lý luận kết hợp với khảo sát thực tế

để tìm ra những hướng và giải pháp giúp Tổng công ty Hàng hải Việt Nam xây dựng một lưu trữ chuyên ngành xứng tầm là một Tổng công ty lớn, đại diện cho một ngành kinh tế mũi nhọn trong cả nước góp phần vào sự phát triển về công tác lưu trữ nói chung và ngành hàng hải nói riêng, đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu trong hiện tại và tương lai Với ý nghĩa đó, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên

cứu: "Tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam "

làm luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau:

Mục tiêu thứ nhất: Đánh giá thực trạng về công tác tổ chức khoa học tài liệu của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thông qua khảo sát thực tế tại lưu trữ Cơ quan Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và tìm hiểu, khảo sát về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp thuộc khối kinh doanh chính của Tổng công ty là vận tải biển, cảng biển và dịch vụ hàng hải

Mục tiêu thứ hai: Trên cơ sở xem xét đánh giá thực trạng về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữTổng công ty Hàng hải Việt Nam, đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, nhằm: xóa

bỏ việc tản mát, tích đống tài liệu, dẫn tới hư hại, thất lạc tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu, từ đó phát huy các giá trị của tài liệu trong việc khai thác và sử dụng

Để thực hiện các mục tiêu trên cần thực hiện các nhiệm vụ:

Nhiệm vụ thứ nhất: Tìm hiểu và làm rõ về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam trên các mặt hoạt động của doanh nghiệp trong đó có mặt hoạt động về công tác lưu trữ

Nhiệm vụ thứ hai: Đánh giá thực trạng về tổ chức khoa học tài liệu hiện nay tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, như việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bố trí nhân sự, cơ sở hạ tầng phục vụ lưu trữ…

Nhiệm vụ thứ ba: Trên cơ sở việc tìm hiểu và đánh giá ở nhiệm vụ thứ nhất và thứ hai, đề xuất giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nhằm: giới thiệu tổng quan nội dung các tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam từ năm 1995 đến nay, đây là giai đoạn đất nước ta bước vào thời kỳ đổi mới Qua đó, độc giả có thể hình dung một bức tranh toàn cảnh

về ngành kinh tế vận tải biển do nhà nước quản lý trong giai đoạn đất nước phát triển, đổi mới và hội nhập quốc tế, để có cái nhìn tổng quan và cụ thể về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của một doanh nghiệp do nhà nước quản lý; từ

đó có thêm những tài liệu, số liệu, kinh nghiệm trong việc hoạch định chính sách, chiến lược phát triển kinh tế, tổ chức mô hình doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bên cạnh đó trong tương lai sẽ giúp các cá nhân, đơn vị, người nghiên cứu tiếp cận nội dung khối tài liệu này một cách có hệ thống

Ngoài ra, làm tốt công tác lưu trữ tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam chính là góp phần làm tốt công tác lưu trữ lịch sử, nhằm bổ sung vào nguồn lưu trữ lịch sử

một khối tài liệu đặc thù mà lưu trữ quốc gia chưa quản lý được

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện đề tài này, tác giả khảo sát khối tài liệu hiện có tại kho lưu trữ của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, khối tài liệu được thu thập từ năm 1995 đến năm 2005 và khảo sát thực tế các loại tài liệu phát sinh từ năm 2005 đến nay để nghiên cứu đưa ra hướng tổ chức khoa học tài liệu tối ưu nhất Bên cạnh đó, tác giả khảo sát thực tế tài liệu hình thành tại một số doanh nghiệp 100% vốn nhà nước hoặc có cổ phần chi phối thuộc sở hữu của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đại diện cho các khối vận tải biển, khối cảng biển và khối dịch vụ hàng hải Đối với tài liệu cụ thể, tác giả khảo sát khối tài liệu hành chính bằng giấy đối với phông lưu trữ Cơ quan Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Công ty mẹ); tài liệu hành chính của các doanh nghiệp đại diện cho 03 khối kinh doanh chính của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và khối tài liệu có tính chất đặc thù của ngành đó là khối tài

liệu về đội tàu của Tổng công ty, tài liệu về cảng biển và dịch vụ hàng hải

4 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Cụ thể là: tài liệu hành chính của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, các công ty con do Tổng công ty trực tiếp thành lập và sở hữu 100% vốn điều lệ hoặc nắm giữ cổ phần chi phối; tài liệu nghiệp vụ của các lĩnh vực vận tải biển, cảng biển và dịch vụ hàng hải

Các nghiệp vụ thu thập và bổ sung tài liệu; xây dựng phương án phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa tài liệu; xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tổng Công ty Hàng

hải Việt Nam cũng là đối tượng nghiên cứu của đề tài này

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Dưới góc độ nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu nói chung thì đã có khá nhiều các đề tài, công trình khoa học… được nghiên cứu và ứng dụng vào thực tiễn, tuy nhiên các đề tài trước đây tập trung nghiên cứu trong phạm vi tài liệu lưu

trữ của các cơ quan Đảng, nhà nước và tổ chức chính trị xã hội, như: Tổ chức khoa

học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - thực trạng và giải pháp, Luận

văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2003 của Nguyễn Minh Sơn; Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định, Luận văn

thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2008 của Nguyễn Thị Hải Linh; Tổ chức khoa học tài

liệu lưu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu

trữ học 2008 của Hồ Anh Tú; Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu

phông lưu trữ Ủy ban kiểm tra Trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp, Luận

văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2008 của Nguyễn Thị Út Trang; Tổ chức khoa học

tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy Khối trực thuộc Trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

2009 của Trịnh Thị Hương

Đã có đề tài nghiên cứu đối với doanh nghiệp nhà nước của tác giả Nguyễn

Thị Kim Bình, Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91, Luận

văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 2005 Đề tài này đi sâu tìm hiểu dưới góc độ là quản

lý về công tác lưu trữ, trong đó tập trung nghiên cứu để ban hành các văn bản về quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ

Qua việc tìm hiểu và tham khảo các công trình nghiên cứu đi trước, tác giả nhận thấy vấn đề tác giả nghiên cứu là hoàn toàn mới, mặc dù việc tổ chức khoa học tài liệu là một vấn đề phổ biến đối với ngành Tuy nhiên mỗi một cơ quan, đơn