Tự học các kỹ năng cơ bản ms powerpoint 2010 cho người mới sử dụng

Sách đưỢc bố^ cục thành những phần chính sau đây; Phẩn I: Khởi đầu trong PowerPoint 2010 Phần II: Xây dựng diễn hình Phần 111: Làm việc vđi các bảng, biểu đồ và sơ đồ Phần IV: Trang trí

T ự HỌC CẤC KỸ NĂNG cơ BẢN MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2010

Chịu ỉirách nhíệrn \u à't bản

H O À N G C H Í D Ũ N G

Biên tập Trinh bày Bìa

NAM THÍJẬN HOÀNG VỶ

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

Quyển sách" Tự học các kỹ năng cơ bản Microsoft Offìce PowerPoinl

2010 cho người mới sử dụng" hưđng dẫn người dùng những kỹ năng

cơ bản để sử dụng phần mềm PowerPoini 2010 Không những thế, sách còn chỉ rõ PowerPoinl hữu ích như thế nào ưong việc truyền đạt thông tin đến người xem qua các diễn hình đầy sức thuyết phục.Thậl vậy sách bao gồm nhiều hướng dẫn từng bước cùng với các thủ thuật và mẹo để tận dụng tối đa các tính năng của PowerPoint vào việc tạo các diễn hình ân tượng, lập trung sự chú ý của khán giả vào nhữne điểm quan irọng, và do đó đại được hiệu quả cao nhất về điều

mà bạn muôn nhắm đến Sách đưỢc bố^ cục thành những phần chính sau đây;

Phẩn I: Khởi đầu trong PowerPoint 2010

Phần II: Xây dựng diễn hình

Phần 111: Làm việc vđi các bảng, biểu đồ và sơ đồ

Phần IV: Trang trí các slide băng đồ họa và hình dạng

Vổi những hướng dẫn rõ ràng về giao diện PowcrPoint, cách tạo và định dạng các slidtí diễn hình, xcm các diễn hình d nhiều khía cạnh khác nhau, cũng như các kỹ thuật sử dụng các biểu đồ và các hình đồ hoạ để làm cho các slidc diễn hình trồ nên ân tượng hơn Chúng tôi hy vọng quyển sách này sỏ ràl liừu ích cho bạn dọc trong việc lự học PowcrPoint, đồng thời sử dụng các tính nănẹ; của PowerPoini một cách ihành Ihạo dê phục vụ cho công việc của bạn

Chúc bạn thành công

Tác giả

Chướng 1 Giới thiệu PowerPoint 2010

Chương 3: Định hướng xu n g qu anh m àn bìn b PoiverPoint

Chương 4: H oạcb định trước cho m ột diễn btn b vừng ch ắc

8 Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 201C

Những điểm chính

Kháo sát Pou>erPoiiìt

Tìm hiển tbiíậl ngữ PowerPoint

Tmyền đạt thỗng tin qua các diễn bình PowcrPoừỉt

Khảo sát nhanh một imtg chương írình

chương này trìn h Dày một diền hình Pow erPoint là gì và giải

tViích riiột ,5ố thuậ- ;igừ Pov^erPolnt Chương òẽ cẫ;i diít bạn qua m ột h àn h trìn h Idiảo sát PowerPoint, và khi đọc xong

chương này bạn sẽ biết việc tạo một diễn hình PovverPoint đòi hỏi những gì

C á c S ỉid e P o w erP o in t

Hình 1.1 (trên) m inh hoạ cửa sổ PowerPoint Đôl tượng nằm ở giữa

là một slide, th u ật ngừ Pow erPoint dành cho ảnh mà b ạn trìn h diễn trước khán giả Bao quanh slide là nhiều cóng cụ để nhập tex t và trang trí các slide Khi đến lúc trìn h diễn các sHde bạn bỏ qua các công cụ va làm cho slide lấp đầy m àn hình như được m inh hoạ trong hình 1.1 (dưới) Qua quyển sách này, bạn sẽ được hướng dẫn tạo các slide và xáy dựng một diên hình (presentation), PowerPoint dùng để mò tả tấ t cả slide từ đầu đến cuôi m à bạn trìn h diễn cho khán giả xem

Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010

* Presentatíon (d iễn hình): Tất cả slide tờ đầti đến Cĩiối mà bạn trình diễn tnỉớc khán giả Đôi khi các diễn hình được gọi là "slide shoiv" Các diền hình đĩCợc hùi trong cácfìle diễn bình (cácfiỉe pptx).

» Sliđes: Các ảnh mà bạn tạo bằng PoiverPoint Trong một diễn hình các slide Xĩiất hiện nối tiếp nhan trên m àn hình Bạn không cầi máy chiếu slide đ ể trình diễn những slide này Bảy giờ bạn có th-' cắm một ỉaptop hoặc máy tinh khác vào các monitor đặc biêt đ ể biền thị các sHde PoiverPoint (chương ĩ của phần II mô tả cách '.ạo các sỉiàe).

9 Nf)te (cá c g h i chú): Cảc trang in mà bạn (ngiỉời diễn thuyết) inết

và Ịn đ ề cho bạn biết những gì sẽ nói trcng một diễn hình Chỉ ng íời diễn tbuỵết íbấv các ghi chú.

M H andout (b ả n tin p h á t tay): Các trang in mà có thể bạn đtta ch khán già sau một diễn hình Một handoiit trình bày các sỉide trong diễn bìnk.

P o w erP o in t n h ư là m ột c ô n g c ụ g io o tiề p

Pow erPoint không chỉ là công cụ hỗ trợ của người diễn thuyết mà còn là phương tiện để truyền đ ạ t m ột điều gì đó cho k h án giả - m ột ý tưởng, m ột k ế hoạch kinh doanh, m ột chiến lược tiếp th ị Pow erPoint

r ấ t thông dụng m ột phần bởi vì nó làm giảm đi gánh nặng diễn thuyết trước công chúng Một n h à diễn thuyết lo lắng có th ể chuyển sự chú ý của khán giả sang các slide và để cho các slide chi phối mọi thứ Nhiữig

b ầ n th â n các slide đó có t h ể là phương tiệ n giao tiế p tu y ệ t vời Pow erPoint m ang lại vô số cách để giao tiếp với k h á n giả ngoài những

gì có th ể được nói r a bằng từ ngữ

K M àusắc: Cáchíachọn m àutạonên một không khí và g 0 lên những

gì bạn muốn tniyền đạt trong diễn hình ChĩìơngS ctM phần Ugiải thích cách chọn các màu.

n Các bức ả n b và nbững bìn b ản b k b á a N g i^ ta thường nỗi một

bức ảnh đáng giá ngàn lời Hãy tự tránh khỏi việc p h ả i nói hàng ngàn lời bàng việc đtía các bức ảnh vào diễn hình Chương 3 và 4 cãapbần IVgiải thích cách làm tôn lên mộtslide bằng tranh ảnh và clip art.

* Tabỉe (các bảng): Hỗ trợ bằng dữ liệu bảng Không a i sẽ có th ể bắt

bẻ bạn Chương ĩ của phần IIIgiải thích cách tạo các bảng.

9 Các biểu đồ (Cbart): E)ể so sánh và trình bày d ữ liệu, không có gì đánh bại một biều đồ Chiíơng 2 của phần III giải thích các bĩểu cẵ.

* Sơ đồ(D iagram ): Với các sơ đồ, khán giả có thề hình dung một mối quan hệ, khái niệm hoặc ý ĩieởng Chương 3 của phầ n UI giải thích cách tạo các sơ đồ.

Ễ! C ác hình đạn g và các dạng hộp text: Bạn có thể st} dụng các đường, hình dạng và các dạng hộp text (các bình dạng có các từ trrén nó) đ ể minh hoạ các ý tưởng, chương ĩ của phần IV trình bàỵ c:ách i)ẽ các đường và các hình dạng.

• Ã m thanh và vide<x Bao gồm âm thanh và video đ ề làm cho diễn

b ìn h trở thành một bữa tiệc nghe nhìn.lJ/ÍCEL-PQOJW-DAWJY- GCMHR

có sắn trê n danh sách xổ xuống New Slide, danh sách xổ xuống m à bạn

mở kh i b ạ n muốn chèn m ột slide Mỗi layout được th iế t k ế để trìn h diễn th ô n g tin bằng m ột cách n h ấ t định

Khi tạo các slide, bạn có th ể ghi nhanh các ghi chú trong khung Notes B ạn sử dụng các ghi chú này sau đó để trìn h bày rõ ràng diễn

h ìn h và quyết định b ạn sẽ nói gì trước khán giả trong kh i mỗi slide năm trê n m àn hình

Để giúp hoàn th à n h các tác vụ, bạn có th ể th a y đổi các khung xem

H ình 1.2 m inh hoạ cửa sổ PovverPoint trong khung xem Slide Sorter Khung xem này tố t n h ấ t cho việc di chuyển, sao chép và xoá các slide Pow erPoint có tab View và các nút View để th ay đổi khung xem của

m ột diễn hình Chương trìn h có nhiều khung xem khác nhau, mỗi khung xem được th iế t k ế để giúp hoàn th àn h m ột tác vụ khác

T hiết kế diễn hình

Bước tiếp theo là suy nghĩ về diện mạo của diễn h ìn h (xem chương 3 của p h ần II) H ìn h 1.3 m inh hoạ tab Design, ncrt b ạn đưa r a h ầu h ế t những quyết định liên quan đến diện mạo của diễn hình- B ắt đầu d đây bạn có th ể th ay đổi các màu và nền của các slide Bạn cũng có th ể chọn

m ột "theme" mới cho diễn h ìn h - một kiểu th iế t k ế toàn diện áp dụng cho tấ t cả (hoặc h ầu hết) slide Nếu bạn là loại n ^ ờ i không chạy theo

số đông, bạn có th ể xem xét m ột trong các them e n ày và tá i th iế t k ế nó bằng cách chuyển sang khung xem Slide M aster và thử các m aster slide (xem chương 2 của phần II)

12 Chướng 1 Giới thiệu PovverPoint 2010

g ‘ i « < đ<‘

Hình 1.2: Thêm một slíde mới trong khung xem Slỉde Sorter.

Hemr fri{«rt 0«»UA ' S?í4«Shc* SevtTA Vievr

ụSli^é

dổi ỉhíết kếsau khi đả tạo đa sô'các sMde, có thể bạn phải chọn các màufont và kiểu thiết kếm ới Bạn cũng có thể phải thiết kế lại các bảng, biểu dồ và sơ đổ bởi vì chúng không vừa với kiểu thiết kế mởi mà bạn dă chọn.

Chèn các bảng, biểu dồ, sơ đổ và hình dạng

Một diễn h ìn h Pow erPoint không chỉ đơn th u ần là m ột bộ sưu tập các danh sách bullet rời rạc B ắt đầu trê n tab In sert, b ạn có th ể đ ặt các bảng (xem chương 1 của phần III), các biểu đồ (chương 2 của phần III)

và các sơ đồ (xem chương 3 của phần III) trê n các slide Bạn cũng có t!iể tra n g hoàng các slide bằng những hộp text, ả n h W ordArt và các hình dạng (xem chương 1 của phần IV) Khi b ạn đưa vào m ột danh sách được đánh bullet hoặc đánh số, bạn có th ể tậ n dụng các bullet và sơ đồ đánh số không chuẩn để làm cho danh sách của bạn khác với danh sách của mọi người (xem chương 5 của phần II)

Hãy sử dụng trí tưởng tượng của bạn Cô' tậ n dụng tấ t cả tín h năng

m à Pow erPoint cung cấp để giao tiếp với khán giả

"Tạo hoạt hình" các slide

Như đâ đề cập trước đó, các slide Pow erPoint có th ể p h á t video và

âm thanh Bạn cũng có th ể làm sốhg động diễn hình bằng việc "tạo hoạt hình" B ắt đầu trê n tab Animations, b ạn có th ể làm cho các mục slide - các danh sách được đánh bullet, hình dạng và clip a r t - đến và rời khỏi m àn hình từ những hướng khác nhau Bạn có th ể làm cho các mục trê n m ột slide di chuyển trên m àn hình Khi m ột slide đến, bạn có

th ể làm cho nó xoay hoặc loé sáng lên

Trình diễn diễn hình

Trong m ột diễn hình, bạn có th ể vẽ trê n các slide như được m inh hoạ trong hình 1.4 Bạn cũng có th ể làm trống m àn hình, trìn h diễn các slide không theo thứ tự và chuyển diễn h ìn h vào m ột slide show tuỳ biến Hầu h ế t các diễn hình được tạo để trìn h diễn trực tiếp bdi người diễn thuyết nhưng bạn có th ể trìn h diễn các diễn h ìn h từ xa bằng việc chọn các lệnh trê n tab Slide Show

N hững loại diễn h ìn h sau đây có th ể chạy trong khi b ạn vắng m ặt:

» Diễn bình tự c h ạ y : Một diễn bình tự chạy và có thểđtcợc biền diễn

tại một CĨÌỘC triển lãm thương mại hoặc địa điềm công cộng khác.

M Diễn hìnb do ngiíời dùng cbạy: Một diễn hình mà nhtĩng người

khác cỏ thể chạy Các niỉt đặc biệt cho phép các cá nhân di chỉiỵển từslide này sang slide khác.

* Một bản tin phát tay (handouO: Một bản in ra ciỉa diễn hình.

* Một CD: Một bản sao CD của diễn bình mà nhiĩng người khác có thề trình diễn trên máy tinh (và bạn có thể mang theo trên đường đi).

14 Chướng 1 Giới thiệu PowerPoint 2010

NhŨ7ig tigìíời không có PoioerPoint có thể xem các diễn hình san khi chúng đxtợc đóng gỏi trên một CD.

8 Một trang Web: Một phiên bản của diễn hình đtíỢc định dạng đ ề hiển thi trên Internet hoăc intranet.

A Checklist

^ 'C re a tin g the siỉdés

'^Designing yourpresentation

)^n sertin g tables, charts, diagrams, and shapes

"Animati ng" your slides

Kình 1.4: Vẽ trỄn các sliđe để ihêm một chút gì đó vào diễn hình.

Chương 2: Những chi tiết cờ bản về PowerPoint 2010 _ 15

M Undo và iặp lại các hành dộng

Mục đích của chương này là đưa b ạn đi sâu vào vùng đất Pow erPoint Chương này mô tả những tác vụ m à b ạn làm

hầu như mọi lúc b ạn chạy chương trìn h Nó giải thích cách khỏi động PowerPoint, tạo, lưu, mở và đóng các diễn hình Bạn phải tìm hiểu các thuộc tín h tà i liệu và định dạng XML mới của PowerPoint

Qua suốt chương này là những thủ thuật, mẹo và bước tắ t để thực hiện

các tác vụ Pow erPoint cơ bản một cách trơn tru hơn P h ần cuôi của

chương sẽ đưa ra m ột số lệnh t ắ t m à bạn sẽ th ấy cực kỳ hữu ích

16 Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PovverPoint 2010

K hỏi đ ộ n g P o w e rP o in t

Trừ khi b ạn khởi động chương trìn h Pow erPoint, b ạ n không th ể tạo các diễn h ìn h PovverPoint Nhiều người đã cô^ tạo các diễn hình mà không khởi động Pow erPoint trước tiên nhưng tấ t cả đã th ấ t bại Sat đây là ahững cách khác nhau để khởi động Pow erPoint:

9 Cách cũ: Nhấp nút Start I>à chọn All Programs > Microsoft Office > Microso/t Office PowerPoint 2010.

IP M enuStaH NhấpMicrosọftỌffìcePowrPoint2010trên menn SíCrt, nhìí điỉợc m inh boạ trong hình 2.1 Memi Start là menii mà lĩợn thấvkhi bạn nhấp nút Start Bàng cách đặt tên ciìa một chương trình iriin menn Start, bạn có thê tnở chtíơng trinh đó bằng cách nhấp nút Startvà san đó nhấp tên của chương trình Đ ể đặt PoĩverPoint 201'' trên menu Start:

Nhấp nút S ta r t và ckọn AU P ro g ra m s > M ic r c so ít O ffice.

2 Di chuyển con trỏ lên Microsoft Oíĩice Pow erPoint 20.10 tcên menu con nhưng không nhấp để chọn tên của cbưong trinh

3 Nhấp phải M ic r o so ít O ffíce P o w e r P o in t 2010 trê n menu con

và chọn P in to s t a r t M enu trê n m enu pop-up vốn xuất hiện

khi b ạn nhâ”p phải

Để loại bỏ tê n m ột chương trìn h khỏi m enu S ta rt, n h ấp phải tên

và chọn R etn o v e ft*om T h ìs L ist.

M B iểu ttiỢng D eskto p sh o rtc u t: Nhấp đôi biển tượng shortCĩit Microsoft ọffìce PoiverPoint 2010 như được minh hoạ trong hình 2.1 Biểu tượng shortait là biểu tiíợng bạn nhấp vào đ ể làm nhanh một điều gì đó Bằng cách tạo một biểit tiíỢng shortcut PoiverPoint trên desktop Windows, bạn có thể nhấp đôi biểu tĩíợng và khởi động nhanh PoiverPoint D ể đặt một biểii tĩỉợng shortcut PoiverPoint trên nền desktop:

1 Nhấp nút S ta r t và chọn All P rog ra m s > M ic r o so ft O ffíce.

2 Di chuyển con trỏ lên M ic r o s o ít O ffĩce P o w e r P o in t 2010

trê n menu con nhưng không nhấp tê n của chương trìn h

3 N hấp phải M ic ro s o tt O ffice P o w e r P o in t 2010 trê n m enu con

và chọn S e n d To > D esk to p (C reate S h o rtc u t) trên raenu

pop-up vừa xuất hiện

K T h a n h cô n g cụ Q u ic k L a u n c h : Nhấp biềti tượng sbortcuí PoiverPoint 2010 trên thanh công cụ Qnick Lannch như điíợc minh hoạ trong hình 2.1 Thanh công cụ Quick Laiinch xu ấ t hiện trên thanh tác m (taskbar) Windows và dễ tìm Bất cứ nơi nào công việc đt(a bạn đến, bạn thấy thanh công cụ Qĩiick Laĩinch và nhấp biềii tìiợng shortait của nó đ ể thay đổi các chĩíơng trình Tạo một biền tiíợng shortcnt PoiverPoint và làm theo các biỉớcsaii đây đ ể đặt một bản sao của nó trên thanh công cụ Quick Launch.

1 N hấp biểu tượng shortcut trê n desktop để chọn nó

2 N hấn giữ phím C trl

3 Rê biểu tượng shortcut lên trê n th an h công cụ Q u ỉc k L a u n c h

Để thay đổi m ột vị trí biểu tượng trê n th a n h công cụ Quick Launch, rê nó san g bên trá i hoặc phải Đ ể loại bỏ m ột biểu tượng, nhấp phải nó và chọn Delete

M ột cách khác nữa để khởi động Pow erPoint là làm cho chương trìn h tự động khởi động b ấ t cứ khi nào bạn b ật m áy tín h Nếu bạn là chủ nhiệm của câu lạc bộ người hâm mộ Pow erPoint và b ạ n p h ải chạy Pow erPoint mỗi lần m áv tín h khởi động, hãv tạo m ột biểu tượng short- cut Pow erPoint và sao chép nó vào folder này nếu m áy tín h của bạn chạy W indows XP:

C:\Documents and Settings\L)sername\Síart Menu\Programs\Startup

Sao chép biểu tượng shortcut vào íolder này nếu b ạ n chạy Windows Vista:

C ; \ U s e r s \ U s e r n a m e \ A p p D a t a \ R o a m i n g \ M ! c r o s o f t \ W ỉ n d o w s \ S t a r t Menu\Programs\Startup

Chường 2: Những chỉ tiết cơ bần về PovverPoint 2010 17

18 Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010

Too một d iễ n h ìn h mới

Khi b ạn khởi động PowerPoint, chương trìn h tạo m ột diễn hình mới ngay cho bạn Bạn có th ể làm cho diễn hình cơ bản này trd th à n h điểm khởi đầu cho việc xây dựng diễn h ìn h hoặc có được m ột layout và kiểu

th iế t k ế tin h vi hơn bằng việc b ắ t đầu với m ột tem plate (khuôn mẫu).Một tem plate là một flle khởi đầu để tạo một diễn hình Mỗi diễn

h ìn h được tìm th ấ y trê n m ột te m p la te Mỗi d iễ n h ìn h đều dựa vào iTiộc

tsm plate Mỗi diễn hình thừa k ế các màu, kiểu th iế t kế font và sl'de layout của nó từ tem plate m à nó được dựa vào (diễn hình trông nhện kiểu th iế t k ế của nó từ m ột tem plate đơn giản) Khi b ạn quyết định giũa việc tạo m ột diễn hình từ diẻn hình trông hoặc m ột tem piate, bạn thực sự quyết định diễn h in h cúa bạn sẽ trông như t h ế nào

Hình 2.2 m inh hoạ m ột sliđe được tạo từ diễn h ìn h trống (trái) và

m ôt slide được tạo từ rnôt tem plate (phải) Chú ý rằn g slide diễn hình trống không thực sự "tiông" Như chưưng 3 của phần II giải thích, bạn

có th ể th iế t k ế lại một diễn hình trống m ột cách r ấ t dễ dàng Bạĩi có

th ể chọn m ột them e, m ột màu nền cho các sliđe và các font, và bạn có

th ể tạo các layout slide riêng của mình Khi bạn tạo m ột diễn hình bằng một tem plate, mọi quyết định th iế t k ế đã có sẵn cho bạn Bạn nhận được các màu nền, font và layout sliđe đã tạo sẵn

H<PW' manv (ỉạ\'s in a vear?

Mớslycorshavc SỗSđạyí

ivtry/ourỵẹũh ạ lềop, ỴỆữr tử

ítếÌKnểvM ^ \ ứâditíaìâì L' i ỉ

How many dciys iu a year?

Hình 2-2: Một slide ốược tạo từ diễn hình trông (trái) và một templaỉe (phải).

Quyết đ ịnh giữa diên hình trống và m ột tem plate

Các tem plate là m ột ân huệ may mắn Chúng được th iế t k ế bởi các hoạ sĩ và trô n g r ấ t đẹp Một sô" tem plate có tex t soạn sẵn - nội dung đã được viết m à b ạn có th ể tá i sử dụng trong diễn h ìn h của bạn Tuy nhiên, các diễn h ìn h được tạo từ các tem plate khó chỉnh sửa hơn Đôi

k h i sự th iế t k ế gây cản trở Một nền sặc sd hoặc phức tạp có th ể lấn áp

sơ đồ hoặc biểu đồ m à bạn muôn đ ặt trên m ột slide Ví dụ ả n h clip-art trê n slide diễn hình trống ở hình 2.2 trông lạc lõng trê n slide tem- plate vì ả n h và nền tem plate không phù hợp

B ắt đầu từ diễn h ìn h trống nghĩa là tự làm công việc th iế t k ế mặc

dù như đã đề cập trưức đó, th iế t k ế có những hình không khó nh ư hầu

h ế t người ta nghĩ bởi vì b ạ n có th ể chọn các them e và kiểu n ền (back- ground style) tạo sẵn cho m ột diễn hình trống Đôi kh i càng đơn giản càng tôt Bằng việc b ắt đầu từ một diễn hình trông, b ạn không bị trói buộc vào những lựa chọn th iế t k ế của người khác và bạn có những cơ hội sáng tạo hơn

2 Chọn N e w trê n danh sách xổ xuông

Bạn sẽ th ấ y hộp th o ại N ew P r e s e n ta tio n , được m inh hoạ trong

h ìn h 2.3

3 Nhấp đôi B la n k P r e s e n ta tio n

M ột diễn hình mới xuất hiện Bạn cũng có th ể tạo m ột diễn hình trống mới bằng cách nhấn Ctrl+N Thử đi đến tab Design và chọn m ột them e hoặc kiểu nền (background) để cảm n h ận được tâ't cả những điều m à bạn có th ể làm để tái th iế t k ế m ột diễn hình

20 Chương 2: Nhưng chi tiết cơ bản vể PowerPoint 2010

Tìm m ộ t te m p ta te Di c h u y ể n tđl lui đ ể tlm kiếm

Hình 2.3: Hộp thoại New Presentatỉon ià điếm khởi đẩu cho việc tạo một (ỉiễn hình

mới

Tạo diễn hình từ m ột tem plate

Hộp thoại New P resen tatio n (xem h ìn h 2.3) cho b ạn nhiều cơ hội để tìm một tem plate thích hợp Để mở hộp thoại này, nhấp n ú t OíTice và chọn New trê n danh sách xổ xuống

Khi b ạn tận dụng những kỹ th u ậ t sau đây để tìm m ột tem plate, hây nhớ rằng b ạn có th ể n h ấp nú t Back hoặc Forw ard tro n g hộp thoại để tim kiếm Đây ià tấ t cả các cách để tim raột tem plate trong hộp thoại New Presentation:

9 S ử dụng m ột tem p la te trên m áy tính: Nhấp ỉnslalled Templates

(bạn sẽ thấy m ít này ở góc trái phía trên của bộp thoại) Các tem- pỉate mà bạn đã tải trên máy tính khi cài đật PotverPoint xiiất hiện trên hộp thoại Nhấp đôi một template đ ể tạo diễn bình.

nối với Internet, nhập một tử tìm kiếm trong hộp Search và nhấp nút Start Searching Vi dụ, gõ nbập "marketing" đ ề lìm các templale thích bợp cho các diễn hình vê những sản phẩm tiếp thị Các tem- plate Xỉtất hiện trong hộp thoại Nhấp một template đ ể kiềm tra nó Nhắp đôi một tempỉate đ ề doivnload và sử dụng nó đ ề tạo một diễn bình.

V Sử dụ ng một tem p la te mà bạn đ ã tạ o (h o ặ c dtnvnload trtềớc đó

t ừ Microsoýt): Nhấp đôi nút Mỵ Templates Hộp thoại Netv Presen- tation xiiất hiện Chọn một template I>à nhấp OK.

-Chưdng 2: Những chi tiết Cd bản vé PovverPoínt 2010 ^

o qiữa hộp líioqí rie>v ppesentaiion liệt Ité các iemplate vá diễn hình

mà tqn dđ lòm việc qđn đâij Míiốp ẩ6i một tền templaie è qiơa kộp líioqi nếu Lgn muốn sJ dụnq iemplale ò dé ẳề tgo kiệt fóc mói nlìốt.

Bắt dầu từ m ột diễn hình khác

Nếu b ạn sử dụng m ột diễn hình khác làm điểm khởi đầu cho việc tạo

m ột diễn h ìn h th ì bạn sẽ có nhiều cơ hội sáng tạo hơn Với lệnh New from Existing, b ạn có th ể lấy các slide từ diễn h ìn h khác và làm cho chúng trở th àn h n ền tản g cho m ột slide mới Làm theo các bước sau đây để trưng dụng m ột diễn hình khác:

1 N hấp nú t O ffice chọn N ew trê n danh sách xổ xuống.Bạn thấy hộp thoại New Presentation (xem h ìn h 2.3)

2 N hấp n ú t N e w from E xistỉn g.

Hộp thoại New from Existing Presentation xuất hiện

3 Xác định và chọn diễn hình có các slide và kiểu th iế t k ế m à bạn muôn

4 Nhấp nút C rea te N ew

Hoán úối template này để lây một template khác

Giả sử bạn quyết định chọn một diễn hinh trống hoặc m ột template nào đó khi tạo diễn hlnh, nhưng bạn hối tiếc quyết định của minh Bạn muốn m ộl template khác Miễn là bạn dẫ tạo một diễn h)nh bằng template mà bạn muốn, bạn có thể buộc diễn hình của bạn tuản theo kiểu thiết kếtem plate của nó Nếu cẩn, tạo m ột diễn hlnh sử dụng template mà bạn muốn và sau

đó làm theo những bước sau đây để đổi lấy tem plate của một diễn hình khác:

1 Chọn slide cuối cùng trong diễn hình.

2 Trên tab Home, mở menu xổ xuống trên nút New Sllde và chọn Reuse Slỉdes

Khung tác vụ Reuse Slides xuất hiện.

3 Nhấp nút Brovvse và chọn Brovvse File trên danh sách xổ xuống.

Bạn thấy hộp thoại Browse.

4.Tlm và chọn diễn hinh có template mà bạn muốn; sau đó nhấp nút Open Các slíde tử diễn h1nh xuất hiện trong khung tác vụ Reuse Slides.

5 Nhấp hộp kiểm Keep Source Pormatting.

Bạn có thể tim thấy hộp kiểm này ỏ cuối khung tác vụ Reuse Slides.

6 Nhấp phải một slide trong khung tác vụ và chọn Insert A ll Slides trên menu tắt.

Tất cả các slide từ diễn hình kia đi vào diễn hinh của bạn với định dạng của chủng nguyên vẹn.

7 Nhấp tab View.

8 Nhấp nút S lid e M aster.

Bạn đi đến khung xem Slide Mastor Chương 2 của phần II giải thích các maste'' slide !à g) và làm thế nào bạn có thể sử dụng chúpg để định dạng các siide.

9 Cuộn đến phẩn trên cùng của khung Slides, nhấp phải slide đầu tiên (Slide Master) và chọn Delete Master trên menu íắt.

Tất cả các slide mang định dạng của SlidP Master mới

10 Nnáp nút C io se M aster View irên laD S iid e M aster để rời khỏi khung xem Slide Masíer,

Có thể bạn phải xoá các slide đã đến cùng với tem plate mới nhưng cỏ một cái giá nhò phải trả cho khả năng trưng dụng một template hoàn loàn mới.

22 Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoinl 2010

Ụuu có c íile d iễ n h ìn h _Ngay sau kh i b ạn tạo m ột diền hình mới, h ây bảo đảm lưu nó Thỉnh thoảng cũng lưu diễn h ìn h khi b ạn làm việc trê n nó Cho đến kh i bạn lưu công việc, nó nằm trong bộ nhớ điện tử (RAM) của m áy tín h , m ột vị trí không ổn định Nếu bị cúp điện hoặc m áy tín h bị trục trặc, b ạn m ất

h ế t t ấ t cả công việc m à bạn đã làm kể từ lần sau cùng b ạn lưu diễn

h ìn h Hãy tập thói quen lưu các file cách khoảng 10 phút m ột lần hoặc khi bạn hoàn th à n h m ột tác vụ quan trọng

Đế lưu m ột diễn hìn h , làm theo m ột trong những điều sau đây:

9 Nhắp nút Save.

M Nhấn CtrhS.

K Nhấn nút Office và chọn Save trên danh sách xổXỉiống.

Việc lưu công việc cũng đòi hỏi cho Pow erPoint b iế t b ạn thích lưu

các diễn h ìn h ở đâu Nó cũng có nghĩa là lưu các diễn h ìn h được sử

dụng trong phiên b ản trước của Pow erPoint khi cần th iế t và lưu các file AutoRecovery H ãy tiếp tục đọc

Cho PovverPoint b iế t bạn thích luU các diễn hình ử dâu

Khi bạn cố lưu m ột diễn hình lần đầu tiê n trong hộp thoại Save As, Pow erPoint hiển th ị nội dung của folder My Documents (trong Win- dows XP) hoặc folder Document (trong Windows V ista) với giả định

rằng bạn lưu giữ hầu h ế t các diễn hình trong íolder đó Folder My Documents là trung tâm đối với PovverPoint nhưng có lẽ b ạn lưu giữ phần lớn các diễn hình trong m ột folder khác Bạn th ích th ấ y folder ưa thích của bạn trước tiên trong các hộp thoại Save As v à Open như th ế nào?

Để hướng PowerPoint sang folder mà bạn thích n h ấ t và làm cho tên của folder đó xuâ't hiện đầu tiên trong các hộp thoại Save As v à Open, làm theo những bước sau đây;

1 Nhấp nú t 0 f f ỉ c e ^ ^ 5 và chọn P o w e r P o in t O p tỉo n s trê n danh

sách xổ xuông

Bạn thấy hộp thoại PowerPoint Options

2 Chọn hạng mục S ave

Hình 2.4 m inh hoạ các tuỳ chọn tận trê n cùng ở h ạn g mục này

3 Trong hộp tex t Default File Location, n h ập địa chỉ đi đến folder

m à bạn thích lưu trừ các diễn hình hơn

Ví dụ, nếu bạn thích luu giữ các diễn h ìn h tro n g folder My S tu íĩ trê n ổ đĩa c của m áy tính, gõ nhập C :\M y Stuff

4 Nhấp OK

Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010 23

yCustomiie how documents are saved

s«ve pr«sentAt>ciìs

D e f3 u ltfite Ic c a tio n ; C :\O o c u n ie n t5 a n d S « ttin g $ 'P e tc r W e / t f l « ' M y O o c u m e n ts '

Hình 2.4 Các tuỳ chọn Save Irong hộp tlioạỉ PovverPoint Options.

Luli các d iễn hình đ ể sử dụng ỉro n g các p h iê n bản trư ớ c của PovverPoỉnt

K hông p h ải mọi người ai cũng tự hào sở hữu M icrosoft Ofíỉce Pow erPoint 2010 Trước khi bạn chuyển một tà i liệu đến đồng nghiệp

có m ột phiên bản trước của PowerPoint, hãy lưu tà i liệu của b ạn sao cho đồng nghiệp có th ể mở nó Các diễn hình được luu trữ bằng định dạng XML tro n g PovverPoint 2010 (phần sau "Tìm hiểu định dạng XML PovverPoint mới” sẽ giải thích XML) Trừ kh i b ạn lưu tà i liệu các phiên b ản trước của PowerPoint, những người không có phiên b ản mới

n h ấ t không th ể mở chúng

24 Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010

Lưu m ột diễn hình đ ề sử dụng trong PoyverPoint 97-2003

Làm theo những bước sau đây để lưu m ột diễn h ìn h sao cho người có PowerPoint 97, 2000, 2002, 2003 có th ể md nó:

1 N hấp nú t O ffíce ^ ^ | |

2 Chọn S a v e A s > P o w e r P o in t 97-2003 P o r m a t

Bạn thây hộp thoại Save As

3 N hập m ột tên mới cho diễn hình nếu cần th iết

4 N hấp nú t S av e

-C á c J i f n h ìn h đ ư ợ c lư u t à n g đ ịn h d g n q P o w c p P c in t 9 7 - 2 0 0 3 cé

p L á n m<ỉ lỆ i q p j j| c íiđ !<lii3n,j j)^ iỏ i p íiá n m ỏ p ộ n q .p p lx

Chuyển đểi các diễn hình PowerPoint 97-2003 Ihành 2010

Khi bạn mở một diễn hình được tạo trong một phiên bản trước của PowerPoint chương trinh chuyển sang chế độ compatibility mode Các Pow erPoint2010 tắt các tính năng vốn không phải là một phần của các phiên bản trước đó của PowerPoint để điểu chỉnh diễn hình Bạn có thể biết được khi nào PowerPoint ồ trong chê’ độ compatibility bởi vl các từ 'com p atib ility m ode’ xuất hiện trong thanh tiêu đề kế bên tên của diễn hinh.

Làm theo những bước sau đây để chuyển đổi diễn hình 97-2003 dược sử dụng trong PowerPoint 2010:

1 Mỏ file diễn hình.

2 Nhấp nút Office và chọn Convert trên danh sách xổ xuống.

Một hộp thoại báo cho bạn biết sự chuyển đổi là nói gi.

Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PovverPoint 2010 25

dạng khác này trở th àn h định dạng mặc định để lưu tấ t cả diễn hình Bằng cách đó b ạ n không phải chọn m ột định dạng mới b ấ t cứ khi nào bạn chuyển íìle đến đồng nghiệp

Làm theo những bước sau đây để thay đổi định dạng m ặc định cho việc lưu các diễn hình:

26 Chương 2: Những chi tiết cơ bản vể PowerPoint 2010

0 « '» ^ nie io u e » a * •c 'đ « n in ttritt *6d Mw«igỉưiOẰ?4C

o đ 't f ỉ s e t i h i L < o « ^ u V

0 r < f 0 « < j n < ^ < C^<hff

Cl ^ovr ecUii(0 «Mt9* ■■'AM < fitrp« C((wit P(r^w«fi6plHjrwh«n %N<ve^ )Ht> pmanUliVE íi^ PmertiMM V

Í ] J J I9rvt< tp kn« i.<i >

L.^ r 1LuU 'Thông tin AutoRecovery"

Để bảo đảm ngăn ngừa các sự cô' m áy tín h và sự cố điện, PowerPoint lưu các diễn hình trong n ền cách 10 phút m ột lần Những diễn hình này được lưu trong các fĩle AutoRecovery Sau kh i m áy tín h bị sự cố, bạn có thể cố phục hồi m ột số việc bị m ất bằng cách lấy nó từ file AutoRecovery (xem phần "Khi sự cố xảy ra!”)

Khi sự cố'xảy ra!

Khi máy tính bị sự cố và bạn khởi động lại PovverPoint bạn thấy khung tác

vụ Document Recovery với một danh sách file đã mỏ khi sự cố xảy ra.

# Các fiỉe được AiUoSave (tự động lifìO là các file mà PotverPoỉnt

đã lítĩi như một phần của thủ tục AiitoRecoverỵ của nó (xem phần "Lưu thống Un AntoRecoveìy")-

M Cácýile gốc là cácfiỉe mà bạn đã liíìi bằng việc nhấp nút Save.

Khung tác vụ Document Recovery cho bạn biết khi nào m ột file được lưu Bằng việc nghiên cứu các danh sách thời gian, có thể bạn biết phiên bản nào cũa một diễn hình - íile AutoRecovery hoặc file đã lưu - cập nhật nhất,

Mở danh sách xổ xuống cho một diễn hình và chọn một trong những tuỳ chọn sau đây:

giữ lại, nhấp nút Save.

* Save/ I s ; Mở bộp tboại Save As sao cho bạn có thể hùi diễn hình duởi một tên khác Chọn lệnh này đ ề giữ cho cósđn một bản sao của Jĩle đỉíợc phục hồi phòng hờ bạn cần nó.

Chương 2: Nhưng chi tiết cơ bản về PovverPoint 2010 _ ^

AntoRecoDerỵ, không phải cácịiỈG mà bạn đã tự h(ỉi).

M Shơiv R ep a irs: Hiển ĩhị các phần sứa chữa được thực biện cho

file ĩibídà một thủ tục AntoRecoiiery.

Làm theo những bước sau đây để cho Pow erPoint biết inức độ thường xuyên lưu dữ liệu trong m ột file AutoRecovery:

28 Chương 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010

, ^ ỉ«r«Ề*^CeServr(t tnf»r«tft«on miy ỉ|9 f)*nut«v

0 IU<» tM i<d *Ả«0 Vco»ct(0 (Bt i f I Ỡ 0t« S m o u I i«*Ma

« V > :9'»a4 •U9 90Í* •> f > L _

’ ẰiAộ^ữ^tt fU( louM n.' I C^M UM ntí and &«lUne>*WộAMC ỈO*M«»fe<MleA D«f«'44kA4ỉ«frPow<0oM'.

Để bắt đầu làm việc trê n một diễn hình, đầu tiên b ạ n phải m d nó

Và dĩ nhiên bạn đóng m ột diễn hình khi bạn làm việc xong với nó và muốn tiến h àn h các hoạt động bình thường Các tra n g này giải thích

t ấ t cả chi tiế t phức tạ p của việc mở và đóng các diễn hình7 Trong những tran g này, bạn sẽ th â y nhiều thủ th u ậ t về việc tìm và m ồ một diễn hình m à b ạn muôn làm việc

M ở một diễn hình

PowerPoint và Windows cung cấp nhiều bước t ắ t để mô các diễn

hinh Để m ồ m ột diễn hình, đi theo lộ trìn h chuẩn - nhấp nú t Oíĩìce và

chọn o p en ■ hoặc tậ n dụng vô số cách để mở n h a n h các diễn h i ^

Cách binh thường đ ề m ở m ột diễn hình

Nếu bạn không th ể mở m ột file bằng b ấ t kỳ cách khác, b ạn phải chuyển sang hộp thoại open:

và chọn O p e n trê n danh sách xổ xuống

Chương 2: Những chi tiết cơ bản vể PowerPoint 2010 29

Diễn hình xuất hiện trong PowerPoint Bạn cũng có thê nhấp đôi một tên diễn hình để mở diễn h ìn h đó

Hình 2.5; Hộp thoại Open trong khung xem Thumbnait.

Hộp thoại o p e n đưa ra m ột nhóm những cách khác nhau để xác định m ột diễn h ìn h mà b ạn muốn mở:

việc gần đây trong hộp thoại.

9 Danb sá cb X ổ xuống Look Itu Tìm các folder hoặc diễn hình trên

một ồ đĩa khác, vỊ trí mạng hoặc đĩa (bạn cùng có thể nhấp niUMy Comptưer) Phần tnỉớc "Cho PotverPoint biết bạn thich h(ĩi các diễn h'mh ở đâu" trong chương này giải thich cách làm cho một/oldermà bạn chọn xiiất hiện tỉieớc tiên trong danh sách xổxiiổng Look hi.

# Nút Back: Xem lại cácịolder mà bạn đã thấy tnCớc đỏ trong quá trình tìm kiểm.

K Nút u p One Level' Di chuyển lên bệ thống phân cấp/olderđể hiển

thị nội dung củaỷoỉder nằm trên/oỉder mà bạn tìm một cấp.

K Danh sá ch x ổ xuống Views: Hiển thị nội dung/older một cách

khác nhati (xem bình 2.5) Trong khung xem Thiimbnail và khỉing xem Previeiu, bạn có thề thấy sỉide đầĩi tiên trong một diễn hình Khung xem Details hiitt dụng khi bạn khó tìm mộtfiỉe Trong khung xem Details, bạn thấy các file lớn như thế nào và khi nào chúng điừỵc biên tập lần san cùng.

u Polders: Nhấp đôi m ột/older đ ề thấy nội dung của nó trong hộp thoại open.

• • • • • • •

Thủ thuật

Nếu bạn viếỉ mẫu tự đầu tiên trong tên của một diễn hình mà bạn muốn mỗ, gõ nhập mẫu tự trong hộp text File Name Các diễn hình cố tên bắt đầu với diễn hình mà bạn đã gõ nhập xuất hiện trên danh sách x ổ xuống Fỉle Name Chọn một diễn hình vá nhấp nút ỡpen.

Các kỹ thìtật nhanh đ ể m ở m ột diễn hình

Như được m inh hoạ trong h ìn h 2 6, cách n h an h n b ấ t để mờ m ột

h ình là nhấp nú t Cíĩìce và iihếp tê n của diễn h ìn h crên danh sá(h Recent Documents D anh sách này trìn h bày tên của chính diễn hình

m à bạn đã mở B ằng việc dí chuyển con trỏ lên trê n m ột tên , bạn có

th ể thấy folđei nào m à nỏ được lưu trữ trong đó N liâp pin (đhứi ghim)

kẽ bên ’r.ột têr, clê ìàr.i cho tíiĩì \ ẵ n nầm trê n d an h sách, ngay cả nó

không phải ià m ột trong chín diễn h ìn h sau cùng m à b ạn đà nhấp (nhấp lán thứ hai đế’ "gỡ ghim" m ột tên)

Thủ thuật

Dê làm cho nhiều (hoặc ít) hơn chín tên diễn hình xuất hiện trên danh sách Recent Documents, nhấp nút Office và chọn PowerPolnt Options Trong hộp thoại PovverPoint Options, nhấp hạng m ụ r Advanced Sau đó gõ nhập mộf sô' trong hộp Show This Num ber O ffice Recent Documents.

30 _ Chựớng 2: Những chi tiết cơ bản vé PowerPoint 2010

Xoá và đểỉ tên các diễn hình ỉrong hộp thoại open

Xoá và đổi tên các diễn hình thật sự là công việc của hệ điều hành Win- dows, nhưng bạn cỏ thể xoá và đổi tên các tài liệu mỗi lần m ột tài liệu bên trong hộp thoại Open Bên trong hộp thoại Open, chọn diễn hinh cần xoá hoặc aổi tỗn và làm theo những hướng dẫn sau dây >ìể xoá hoặc đổi tên nó.

nút Tools tià chọn Delete trong menu pop-up, hoặc nhấp phải và chọn Deỉete) San đó nhấp Yes trong hộp thông báo ConJĩrm File Delete.

menti pop-up (hoặc nhấp phải và chọn Rename) Sau đó gô nhập một tên mới.

Chương 2; Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010 31

H1nh 2.6: Chọn một diễn hình trên danh sách Recent Documenls.

Sau đây là những kỹ th u ật nhanh khác để mở diễn hình:

» Trong W indoĩvs E xplorer hoặc M y C om puter: Xác định diễn

bình ở một trong các chKơng trình qĩiản ỉýfile này và nhấp đôi tên của nó Bạn có thể nhấp nút Start X)ằ chọn My Documents đ ể mở Windows Explorer sang Ịolder My Doaiments.

K Biểu tưỢttg Shortcut: Tạo một biển tượng shortcul dẫn đến một diễn hình và đặt biền tượìig trên desktop Windows Trong Windows Explorer hoặc hộp thoại Ofjen, nhấp phải tên diễn hình và chọn Send To > Desktop (Create Shoncut) Đ ề mở nhanh diễn hình, nhấp đôi biển Itíợng shortcut của nó trên nền desktop.

Đóng một diễn hình

Đóng một diễn h ìn h chắc chắn dễ hơn mở m ột diễn hình Để đóng

m ột diên hình, lưu file v à sử dụng một trong các kỹ th u ậ t sau đây:

u Nhắp nút OXfĩce và chọn Close trên danh sách x ổ xuống Chương trình PoiverPoini vẫn mở mặc dù diễn hình đitợc đóng.

» Nhấp nút Cỉose, X ở góc phải phia trên của cửa sổ PoiverPoint (boặc nhấn Alt+F4) Việc nhấp nút Close sẽ đóng PoiverPoint cũng nbưdiễn hình.

Nếu bạn cố đóng m ột diễn hình mà đầu tiên không lưu nó, m ột hộp thông báo hỏi việc loại bỏ diễn hình có lợi n h ấ t cho b ạn h ay không và bạn có cơ hội nhấp Yes trong một hộp thông báo và luiỉ diễn hình Đôi

kh i cũng đáng n ên đóng m ột diễn hình mà không lưu các th ay đổi cho

nó Nếu b ạn đã p h ạm m ột đông lỗi biên tập và muốn b ắ t đầu lại từ đầu,

b ạn có th ể đóng file m à không lưu các th ay đổi đ ã thực hiện Lần k ế tiếp bạn mở diễn hìn h , b ạn th ấ y phiên b ản mà b ạ n có trước đó trước

kh i phạm sai sót

N h ậ p c á c th u ộ c tín h tò i liệ u

Các thuộc tín h lài liệu (Document property) là m ột phương tiện mô

tả diển hình Nếu b ạn quản lý 20 diễn hình trớ lên, b ạn phải tụ' gh chép các thuộc tín h tài Uệu Bạn có th ể sử dụng chúng sau đó để nhặn dạng các diễn hình

Để ghi chép các mò tả thuộc tín h tài ỈÌỘLI, nhấp nú t Oíĩìce và chọn

P repare > Properties Bạn th ấy panel Properties được m inh hoạ trong,

h ìn h 2.7 I'Jhập thông tin về diễn hình trong cac hộp text Đ ể ghi chép

th ậm chí nhiều phần mô tả hơn, r h ấ p nút Document Propertios và chọn Advanced P roperties trê n đanh sách xổ xuống (Nhấp n ú t Closvi -

Hỉnh 2.7; Nhập các thuQc tính tài liệu sao cho bạn cổ Ihể nhận dạng các diễn hình.

Bạn có th ể đọc các thuộc tín h tà i liệu của m ột diễn hình m à không

mở diễn hình đó

» Trong Windows Explorer, My Computer hoặc hộp thoại open, nhấp phải tên cửa một diên hình và chọn Properties Bạn thấy hộp thoại Properties như được m inh hoạ ở phía bên phải của hình 2.7.

9 Trong hộp thoại Open, chuyển sang khung xem Properties (xem hình 2.5)- Bạn có thể làm điều này trong WindowsXP, nhưng không phải Windows Vista.

Chương 2: Những chi tiết cơ bản vế PowerPoint 2010 33

PowerPoint đưa ra m ột lệnh để xoá các thuộc tín h tà i liệu Nhấp

n ú t Oíĩìce và chọn P repare > Inspect Document T rong hộp thoại Docu-

m ent Inspector, nhấp nút Inspect và sau đó n h ấp n ú t Remove All nếu bạn muốn loại bỏ các thuộc tín h tài liệu

Tìm h iể u đ ịn h d ụ n g P o w erP o in t XML m ói

Thông tin kỷ th u ậ t

K hông p h ả i bạn đặc biệt cần b iết n ó n ế u bạn kh ô n g chia sẻ các diễn hình với nhữ ng người k h á c m à là các diễn hình PovverPoint 2010 được định dạng s ử dụng

X M L (E xtensibỉe M arkup Language), k h ô n g p h ả i định dạng íìle binary (nhị p h â n ) của các p h iên bàn PovverPoint trước N gôn n g ơ m a rku p ỉà m ộ t ngôn ngữ

m á y tính hoặc m ộ t tập bợp m ã q u y ế t định text, đ ồ hoạ, các m àu và tất cả những th ứ k h á c được biển th ị trên

m ộ t m àn hình m â y tính n h ư tìĩếnào B ạ n đã nghe đến

H T M L (H y p erte xt M arkup Language) H T M L là ngôn ngữ m arkup m à các trình d u y ệ t Web đọc đ ể hiển

th ị các trang Web trên m àn hình m á y tính.

Microsoít đã chọn XML cho PowerPoint 2010 và những chương trin h Oíĩìce khác của nó (ngoại trừ Publisher) để làm cho việc chia sẻ thông tin giữa các chương trìn h trở nên dễ dàng hơn Bởi vì các flle được tạo trong chương trìn h Offlce 2010 đưỢc định dạng b ằn g XML - bởi vì chúng được v iết bằng cùng ngôn ngữ - dữ liệu từ m ột chương trìn h Oíĩỉce có th ể được sao chép sang một chương trìn h Oíĩìce khác m à dữ liệu không cần phải được biên dịch từ định dạng file bin ary này sang

m ột định dạng íìle binary khác Hơn nữa các íĩle tro n g định dạng XML bằng nửa kích cỡ của các file được viết bằng các đ ịn h dạng binary cũ hơn Bdi vì XML là m ột định dạng mở - các n h à lập trìn h b iết các mã

m à XML được viết bằng các m ă đó - những người b ên ngoài Microsoíl

có th ể viết các chương trìn h tạo dữ liệu XML để sử dụng trong các chương trìn h Oíĩìce XML làin cho các chương trìn h khác nhau đễ trao đổi thông tin hơn

*8ảns 2.1 Các phẩn md rộng file chưdng trình Of(ice

Chư<íiig t r ì n h O ữ ic e 2 0 Ỉ0 Oft‘ic e 97-2003

34 _ Chưdng 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPo(nt 2010

Bạn có th ể chuyển đổi các file PowerPoint 97-2003 để sử dụng trong PowerPoint 2010 (xem phần trước "Chuyển đổi các diễn hình PowerPoint 97-2003 th àn h 2010" trong chương này.)

C á c lệ n h tắ t n ê n b iế t

Phần còn lại của chương này sẽ trìn h bày các lệnh tắ t giúp tiế t kiệm thời gian khi b ạn xây dựng các diễn hình PowerPoint Những lệnh này bao gồm Undo- Repeat và AutoCorrect

Undo một sai sót

T hật m ay thay, không có p bị m ất nếu bạn phạm m ột sai lầm lớn ngớ ngẩn bởi vì Pow erPoint có m ột công cụ nhỏ tuyệt vời đưỢc gọi là lệnh ưndo L ệnh này "nhớ" 20 thay đổi trước đó m à bạn đã tliực hiện

M iễn là bạn b ắ t giữ lỗi đúng lúc, bạn có th ể "undo" sai sót của bạn.Nhấp nút ư n d o trê n th an h công cụ Quick Access để undo sự thay đổi gần đây n h ất Nếu b ạn đã phạm lỗi và tiếp tục làm m ột thii gì đo khác ữước khi bạn n h ận ra nó, mở danh sách xổ xuống trêii nút ưndo

Nó hiển th ị 20 h àn h động trước N hấp h àn h động mà bạn muốn undo hoặc nếu nó không nằm trê n danh sách, cuộn cho đến khi bạn tìm thấy lỗi và nhấp nó như được m inh hoạ trong hình 2.8 Tuy nhien, nếu bạn làm điều này, b ạn cũng undo tế t cả h àn h động (gần đây hcfn) trê n menu

Undo ờ trê n h àn h động mà bạn dang undo Ví dụ, nếu bạn undo hành

động th ứ 19 trê n danh sách, bạn cũng undo h àn h động thứ 18 trước nó

Chưdng 2: Những chi tiết co bản về PovverPoint 2010 _ 35

1 JZ, « / ọ s " ' A- A w M M m u u ■ -> Shípcí AíTjn

9* c.tn

Presentateonỉ ' M icroỉcft Pow»<Poif»ỉ C^echnical Pr«»ew) (UnHcensed Productỉ

O utM ne

Hình 2.8: Sửa một lỗi irên danh sách xể xuống Undo.

Pow erPoint cho b ạn tuỳ chọn để có th ể unđo hơn 20 h à n h động

N h âp n ú t Office và chọn P o w erP o in t O ptions T rong h ộ p th o ạ i Pow erPoint Options, chọn hạng mục Advanced Sau đó gõ nhập m ột sô' trong hộp Maximum Number Oíĩĩce Undos K hả năng undo r ấ t nhiều hành động dì n h iên là tô't nhưng nó cũng đòi hỏi r ấ t nhiều bộ nhớ của máy tín h và có th ể làm cho máy tín h chạy ì ạch

Lặp lại một hành đ ộ n g ' và nhanh hơn lần này

Menu th an h công cụ Quick Access có một nú t được gọi là R epeat mà bạn có th ể nhấp để lặp lại hành động sau cùng N út này vừa tiế t kiệm thời gian vừa r ấ t tiện lợi Ví dụ, nếu bạn vừa thay đổi các folder trong

m ột tiêu đề (heading) và bạn muôn thay đổi tiêu đề khác bằng cùng

m ột cách, chọn tiêu đề và nhấp nút Repeat (hoặc n h ân F4 hoặc Ctrl+Y)

Di chuyển con trỏ lên trê n nút để th ấy nút đó có chức năng gì Bạn có

th ể tìm thấy nhiều ứng đụng sáng tạo cho lệnh R epeat nếu bạn sử dụng trí tưởng tượng của bạn

Nhập nhanh te xt bằng ịệnh AutoCorrect

Chương 4 của phần II giải thích cách bạn sử dụng lệnh AutoCorrect

để giúp sửa các lỗi gõ nhập nliưng bạn cũng có th ể sử dụng nó để nhập nhanh th u ật ngừ khó gõ nhập, các tên khoa học và Iihữiig thứ tương tự

Để mở hộp thoại AutoCorrect, nhấp nút OfIĩce, chọn Pow erPoint Op- tions, chọn hạng mục Proofing trong hộp thoại Pow erPoint Options và sau đó nhấp n ú t AutoCorrect Options Chọn tab AutoCorrect trong hộp thoại AutoCorrect như được m inh hoạ trong h ìn h 2.9

36 Chưdng 2: Những chi tiết cơ bản về PowerPoint 2010

N h ậ p te x t đ ể kích

k h d i A u to C o rre c t

N h ữ n g g) đ ư ợ c n h ị p khỉ b ạ n g õ n h ị p ỉex ỉ

Hình 2.9: Với một chút ttiủ thuật bạn cò thể sử dụng AutoCorrect dể nhập ỉext khó gõ.

Trong cột Replace trê n tab AutoCorrect là hàng tră m lỗi gõ nhập thông thường và m ã m à Pow erPoint tự động sửa Chương trìn h sửa các lỗi bằng việc gõ n h ập tro n g cột W ith b ấ t cứ khi nào bạn sơ ý gõ nhập các mẫu tự trong cột Replace Tuy nhiên, b ạn cũng có th ể sử dụng hộp thoại này cho m ột mục đích phụ đ l n h ập n h an h text

Để làư) cho \u to C o rrec t làm việc như là m ột phương tiệ n gõ nhập text, bạn yêu cầu Pow erPoint nhập tex t b ất cứ khi nào b ạn gõ nhập 3 hoặc 4 ký tự riên g biệt Ví dụ trong h ìn h 2.9, Pow erPoint được ra lệnh chèn các từ "Cordycepssinensis" b ấ t cứ khi nào các ký tự /cs được gõ nhập (và spacebar được nhấn) Làm theo các bước sau đâỹ để sử dụng AutoCorrect dể nhập text:

1 Mở tab A u to C o r r e c t của hộp thoại AutoCorrect (xem h ìn h 2.9)

2 T rong hộp te x t ReplacG, n h ập 3 hoặc 4 ký tự đ ể kích khởi AutoCorrect v à làm cho nó nhập tex t của bạn

Chưting 2; Những chi tiết cơ bản vé PowerPoỉnt 2010 _ 37

Q À ị Ậ Í Á C

-Đừng mội lừ ko<Ịc Ltị lự mò kọn ik^t SI/ qõ nL^p mộl n(^ồy nào

đó tponq liộp Peploce riếu tqn làm nkư VỘIJ, AufoCopP€cf c6 ỉíìế được

L íc li koQ Ỉ k h i t*gn k liô n q \ìê m onq đ ợ i r ih ộ p 3 k o ộ c 4 L iị i i / v ố n ickông

IxỉO q'iò xuđl kiện củnq vóỉ níiau Báỉ ắău Iđ) cỗ mgc nhộp AuỉoCcppecỉ bdnq mộ] cỉếư qgciì cìtéo (/) Gó ikế [xỊỉì quên các kiị iự nổo kích l(kéi

mgc nk<Jp AuloTcxt ko<íc qui^ết âjníi xođ mgc níì^p AuỉoCopp€cf một

nqòi^ nòo ẳỏ Bàng việc [>á\ ềđu né vói một (Jếu 9gcfi cíìéo (/)f bọn c6

T est mục nhập AutoCorrect bằng việc gõ nhập te x t Replace m à bạn

đã nhập trong bước 2 (dĩ nhiên bao gồm cả dấu gạch chéo) v à nhấn spacebar (AutoCorrect không làm công việc của nó cho đến kh i bạn nhấn spacebar.)

Để xoá một mục nhập AutoCorrect, mở hộp thoại AutoCorrect, chọn mục nhập và nhấp n ú t Delete

38 Chương 3: Định hướng xung quanh màn h)nh PowerPoinf

mỏn hình PouưcrPoint

Nbừng đ iểm chính

u Khảo sát những thành phần khác nhau của m àn hình

# Tim hiểu giao diện PoiverPoint mới

# Phóng to và tbii nhỏ các slide

# Thay đổi khung xem đ ề xem công việc được rõ hơn

K Loại bỏ và phục hồi các thành phần của m àn hình

# Hiển thị và làm ẩn các thước đo

Tìm đường xung quanh m ột chương trìn h m áy tín h giống như ngày đầu tiên đi học, cảm giác sợ hãi, các lòng b àn ta y của

b ạn đổ mồ hôi Bạn cảm th ấy hồi hộp Để giúp b ạn khỏi phải

sợ hãi, những tra n g này cho b ạn điểm tựa vững chắc Chúng giải thích các th àn h p h ần khác nhau của m àn h ìn h là gì và cách tìm đường xung

quanh giao diện Pow erPoint mới Bạn cũng khám p h á cách phong to

và thu nhỏ và xem rõ hơn công việc bằng việc chọn m ột trong các tuỳ

chọn View Sau cùng, chưcmg hướng dẫn cách làm ẩ n các th àn h phần

khác nhau cúa m àn h ìn h để có thêm chỗ trống làm việc

Chươrg 3: Định hướng xung quanh màn hình PovverPoínt 39

Khảo s á t c á c th à n h p h ầ n k h á c nhou c ủ a m àn h ìn h

Hình 3.1 m inh hoạ các th àn h phần khác nhau của m àn h ìn h m à bạn nên biết để trá n h bị lạc trong vùng đất PowerPoint G ấp nếp góc của tran g này để bạn có th ể quay trở lại đây nếu th u ật ngữ m àn h ìn h làm bạn bíi rối:

C á c n ú t d ỉể u

k h iể n Z oom

Hlnh 3.1: Các thành phấn khác nhau của màn hình PowerPoint.

M Thanh tiêu đ ề ( Htie bar): Dải nằm dọc theo p h ầ n trên cùng của màn hình Nó liệt kê tên của diễn hình.

* Các n ú t cửa s ẩ Những mít này dùng để thu nhò, phóng to và đóng cửa sổ PoĩverPoint.

có các lệnh đ ề tạo, mở và htii các diễn hình PoiuerPoint cũng như ỉàm các tác m quản lỵJtỉe khác.

# Thanh tác vụ Q uick Access: Một thanh công cụ cố 3 nút Save,

Undo và Repeat Bạn thấy thanh công cụ này bất cứ nơi nào bạn đến trong PoiverPoint Xem phần san "Thanh công cụ Qtiick Access" trong chỉíơng này đ ể biết chi tiết.

# Ribbon Vị trí mà các tab đt(ợc đặt Nhắp một tab - Home, Insert Design, Animations, Slide Sbotv, Reineiv hoặc Vieiv - đ ể bắt đần một tác VĨI Xem phầ n saìi "Ribbon và các tab của nỏ" trong chíiơìig này

đ ề biết chi liết.

M K bungSU des: Trong kbting xem Nonnal, in trí ở phía hôĩĩ tráim àn hình nơi bạr có tbể tbẩy các sỉide hoặc íext ti-ên các layout rrong diền kình Cxiộn trong khung Slide đ ề di cknyền tới liii trong mộỉ diễn bình

M Cửa s ổ Slide: Nơi một sỉide (trong khỉing xem Normal) hoặc cứí slide (trong khtm gxem SỉideSorter) đĩ(ợc hiển thị Ciiộĩi đ ề di chuyển tới hù trong diễn hĩnh.

# Khung Noies: Nơi bạn gõ nhập các ghi chú Ctrvng khĩingxem ỉ\or- mal) mà bạn có thề tham khảo khi thực hiên diễn hình Khán giả không thề thấy nhữngghi chú này - chúng dành cho bạn và chỉ riêng bạn.

K Thanh trạng th á i (S ta tu s bar): Cho bạn biết thông tin về diễn bình.

# Các n ú t Vietv: Các nút mà bạn có thề nhấp đ ể chuyển sang (tfl trai sang phải) khung xem Normal, Slide Sorter và Slide Shoiv Xem phần sau "Xem công việc của bạn đĩíợc rõ hơn" trong chương này.

# Các n ú t điều khiển Zoonv Phóng to hoặc thu nhỏ slide (trong khung xem Normal) hoặc các slide (trong khung xem Slide Sort^) Xem phần san "Phổng to, tbii nhỏ" tĩx>ng chương này.

40 Chưctng 3: Oịnh hướng xung quanh mán hlnh PovverPoint

Thà thuật

Bạn có th ể thay kích cỡ khung Slides và khung Notes (trong khung xem Normal) D i chuyên con tró lên trên vạch chia giCTa khung và phần còn lại của màn hình và khí con trd biến thành m ột mùi tên haỉ đầu, nhấp và bắt d iu rê”

B iết đ u ò n g đ i q u a n h g ia o d iệ n P o u rerP o in t mới

Nếu bạn th â n thiện với các phiên b ản trước của Pow erPoint và các chương trìn h Oíllce khác, có lẽ b ạn đã bị sốc khi mở ấn b ản mới này của Pow erPoint lần đầu tiên Pow erPoint mới trồng khác biệt Đã qua rồi menu chính nằm ngang qua phần trê n cùng của m àn h ìn h và nhiều

th a n h công cụ Toàn bộ chương trìn h đã được cải tiến

Tại sao có sự thay đổi? M icrosoít n h ận th ấ y rằn g các tín h năng tro n g Pow erPoint đả p h át triể n vượt khỏi cấu trúc m enu và thanh

công cụ cũ Người đùng PowerPoint đã phải thực hiện quá nhiều bước -

họ dã mở quá nhiều menu và làm việc với quá nhiều th a n h công cụ - đe tìm các tín h năng và th an h công cụ Microsoft nghĩ rằn g các tín h năng

và lệnh không được sử dụng bởi vì chúng được chôn giấu quá sâu trong cấu trúc menu và th a n h công cụ

Để m ang t ấ t cả tín h năng và lệnh vào không gian mở, M icrosoít đã

th iế t k ế m ột giao diện mới cho PowerPoint Giao diện (interface) còn được gọi là giao diện người dùng (user interface), là m ột th u ậ t ngữ m áy tín h mô tả cách m à m ột chương trìn h phần mềm tự giới thiệu cho những người sử dụng nó Thoạt đầu giao diện mới của Pow erPoint gây

n ả n lòng bởi vì khó b iết nơi để tìm các lệnh Khó b iết nơi để b ắ t đầu.Các tra n g sau đây sẽ đưa bạn qua một chuyến khảo s á t n h a n h giao diện Pow erPoint mới và giải thích các th àn h phần khác nhau của giao diện là gì Bạn sẽ b iế t đó là gì khi bạn đọc xong các tra n g này

N út Office

ớ góc trá i phía trê n của cửa sổ PowerPoint là nú t Oữlce nh ư được

m inh hoạ trong h ìn h 3.2 Việc nhấp nút này sẽ mở m ột m enu tương tự như menu File trong hầu h ế t các chương trìn h m áy tính Menu folder cung cấp các lện h để tạo, mở và lưu các diễn hình cũng như để làm các tác vụ quản lý khác

N út O ffice T h a n h c ỗ n g c ụ Q ulck A c c e s s

Chơong 3: Định hưóng xung quanh màn hlnh PovverPoint ^

^ j Ị *0 ■ * Mk^^soK Pộwcf^oioỉCtectuucAl^r«vievíKUnỊỊCỉn$éd Prođuci] 9 9 ữ

Kình 3.2: Nút o ttic e và thanh cổny cụ Quick Access luồn có sấn

Thanh công cụ Q u ick Access

B ất k ể bạn đi đến đâu trong PowerPoint, bạn thấy th an h công cụ Quick Access ở góc tr á i phía trê n của m àn hình k ế bên nú t Oílĩce (xem

h ìn h 3.2) T hanh công cụ này có 3 nút cần th iết: nú t Save r ấ t quan trọng, nú t Undo đáng tin cậy và nút Repeat tiện lợi Bạn có th ể đ ặ t thêm các nút trê n th a n h công cụ Quick Access cũng như di chuyển

th an h công cụ phía dưới trong cửa sổ

42 Chương 3: Định hướng xung quanh màn hinh PowerPoinl

Ribbon và các tab của nó

Ngang qua phần trê n cùng của m àn hình là Ribbon, m ột hỗn hợp các tab khác nhau: nhấp một tab để đảm nhiệm m ột tác vụ Ví dụ, nhấp tab Home để thêm m ột slide vào diễn hình và định d ạn g tex t trê n các slide; nhấp tab In se rt để chèn m ột bảng hoặc anh, tro n g số những thứ khác, trên m ột slide H ình 3.3 m inh hoạ những gì b ạ n th ấy khi bạn nhấp tab Home, In se rt và Design trên Ribbon Mồi tab có m ột tậ p hỢp nút và thư viện (gallery) khác

R ib b o n

-Hình 3.3; Các lệnh khác nhau trên mỗi tab tren Ribbon.

Nói chung bước đầu tiên khi b ạn b ắ t đầu m ột tác vụ mới là nhấp tab trê n Ribbon B iết tab nào để nhấp đòi hỏi m ột chút thời gian nhưng tên của các tab - Home, In sert, Design, Anim ations, Slide Show, Re- view và View - gợi ý về các lệnh nào m à bạn sẽ tìm th ấy khi bạn đi đến

m ột tab

_

B o o n k iề u n ú l x u ế t h iệ n Ip é n m ộ ỉ s ố f o t ỉ u ^ i l iu ộ c v ò o l(íc li c d m d ii

h ìn k m o n iỉc p T pỂ n các m ò n líìn li U p 8 0 0 K 6 0 0 , đ ỏ i l i li i P o v w p P o in f

ttk ỗ n q p k d i ỉìm đ(] c h s Ìr ế n tỊ đ ề L iế n ỉ l t j f đ l câ n ú t IpỂn f o t , d o 3 ó nó

3ưa pa CỈIO t g n m ộ t n ú l c ỉiín h 3 ể n k đ p 3 ể đ i đ ế n níiClnq n ú t liliâ c Q o o