MÔ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ RA PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH KIM BÌNH

Mô tả chung về công ty cũng như công tác lập kế hoạch, theo dõi thực hiện kế hoạch của công ty Kim Bình. Từ đó đề ra những biện pháp nâng cao hiệu quả của Phòng Kế hoạch Tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty: sản phẩm chính, quy trình sản xuất, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn chất lượng... Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của P.KH công ty, từ đó học tập những điều hay cũng như kinh nghiệm từ môi trường thực tế tại Quý Công ty. Áp dụng các kiến thức đã học để nhận diện những vấn đề thực tế của công tác lập kế hoạch của P.KH trong công ty. Đề xuất hướng giải quyết vấn đề mà công ty đang gặp phải.

i

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG iii

DANH MỤC HÌNH iv

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU 1

1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI 2

1.3 PHẠM VI THỰC HIỆN 2

1.4 Ý NGHĨA THỰC TIỄN 2

CHƯƠNG 2.TỔNG QUAN CÔNG TY 3

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 3

2.2 CƠ SỞ HẠ TẦNG 3

2.3 SẢN PHẨM CHÍNH, TẦM NHÌN, SỨ MỆNH 3

Sản phẩm chính 3

Tầm nhìn 4

Sứ mệnh 5

Mục tiêu 5

2.4 DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 5

2.5 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ 6

2.6 CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG 6

2.7 THỊ TRƯỜNG CỦA KBI 7

2.8 KHÁCH HÀNG CỦA KBI 7

2.9 NHÀ CUNG CẤP 8

2.10 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA KBI 8

Đối thủ cạnh tranh trực tiếp 8

Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn 9

2.11 TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN 9

2.12 PHÂN TÍCH SWOT 10

Điểm mạnh 10

Điểm yếu 11

Cơ hội 11

Thách thức 11

CHƯƠNG 3 PHÒNG KẾ HOẠCH 13

3.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC – NHÂN SỰ 13

ii

3.2 CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH 13

Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn 13

Lập kế hoạch mua hàng 16

Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và năng suất của P.SX 18

CHƯƠNG 4.CƠ SỞ LÝ THUYẾT 24

4.1 KHÁI NIỆM 24

Kế hoạch là gì? 24

Khái niệm về lập kế hoạch 24

Kế hoạch hóa DN 24

4.2 KẾ HOẠCH CHỨC NĂNG 25

Kế hoạch sản xuất 25

Kế hoạch mua hàng 27

4.3 CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG (BAN, NHÓM) KẾ HOẠCH 28

CHƯƠNG 5.CHUYÊN ĐỀ 29

5.1 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA P.KH 29

5.2 SO SÁNH GIỮA THỰC TẾ VÀ LÝ THUYẾT 30

So sánh 30

Nhận xét 32

5.3 NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ 32

5.4 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHO P.KH33 CHƯƠNG 6.KẾT LUẬN 35

CHƯƠNG 7.TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

iii

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Thời điểm gia nhập ngành của các Công ty 8

Bảng 2.2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn chính 9

Bảng 2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sơ bộ 10

Bảng 3.1 Hồ sơ KHSXKD ngắn hạn 14

Bảng 3.2 Hồ sơ lập KHMH 16

Bảng 3.3 Hồ sơ kiểm soát việc thực hiện KHSX 19

Bảng 3.4 Hồ sơ kiểm soát việc thực hiện kế hoạch các Phòng ban 22

iv

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Các sản phẩm của công ty Kim Bình 4Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của KBI (Nguồn: Thông tin nội bộ KBI) 6Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức P.KH (Nguồn: Mô tả công việc P.KH) 13Hình 3.2 Sơ đồ công tác lập KHSXKD ngắn hạn (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH) 15Hình 3.3 Sơ đồ công tác lập KHMH (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH) 17Hình 3.4 Sơ đồ kiểm soát vệc thực hiện kế hoạch và năng suất P.SX (Nguồn Quy trình

và biểu mẫu P.KH 20Hình 3.5 Sơ đồ kiểm soát vệc thực hiện kế hoạch và năng suất P.SX (Nguồn Quy trình

và biểu mẫu P.KH) 23Hình 4.1 Sơ đồ quy trình kế hoạch hóa sản xuất (Nguồn: Giáo trình Kế hoạch hóa kinh doanh, Bùi Đức Tuân, 2005) 27

Với mỗi DN, việc đa dạng hóa sản phẩm đã trở thành xu thế và yếu tố quan trọng trong cạnh tranh Nhưng chính việc đa dạng hóa này dẫn đến những hoạt động trong tổ chức trở nên nhiều hơn, đa dạng hơn và phức tạp hơn Chính vì vậy, việc quản lý tốt quả trình vận hành theo một trình tự và kế hoạch có sẵn, nhưng cũng phải linh hoạt và đáp ứng chính xác nhưng gì khách hàng mong muốn là rất cần thiết[1]

Việc lên kế hoạch tốt sẽ giúp cung cấp kịp thời, chính xác cho các bộ phận và nhà quản lý những công việc cần làm Hệ thống lại những công việc đã, đang và sẽ làm tiếp theo; tránh sự không phù hợp giữa các công việc của các phòng ban Việc lên kế hoạch giúp công việc không bị ứ đọng, trì trệ, các cấp quản lý có thể theo dõi và đưa ra những quyết định chính xác và đúng thời điểm Việc lên kế hoạch cho thấy những công việc cần làm, nhưng chính sách, quy tắc giúp DN đi đúng hướng, thực hiện được mục tiêu của mình

DN Cổ phần Công Nghiệp Kim Bình là một đơn vị kinh doanh có quy mô trong ngành sản xuất, lắp ráp, sản xuất, kinh doanh dịch vụ về các động cơ nổ, động cơ thủy, máy phát điện (MPĐ), máy bơm nước… Với số lượng sản phẩm kinh doanh, số lượng khách hàng cũng như nhà cung cấp là rất lớn nên để hoạt động một cách nhịp nhàng thì lập kế hoạch và một chức năng không thể thiếu của công ty

Phòng kế hoạch (P.KH) của công ty mới chỉ thành lập được 3 năm, những hoạt động của phòng đang được dần hoàn thiện để có thể kết hợp với những phòng khác đưa công ty phát triển Đến nay, vai trò của phòng tập trung vào công tác lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn và theo dõi việc thực hiện nó P.KH phụ trách việc đảm bảo sản phẩm đến được tay khách hàng đúng số lượng, đúng thời gian và đảm bảo chất lượng qua hoạt động lập và theo dõi kế hoạch sản xuất ngắn hạn, theo dõi tồn kho, theo dõi và đánh giá tiến độ mua hàng, tiến độ sản xuất… Tuy nhiên, hoạt động của phòng vẫn chỉ tập trung ở vấn đề theo dõi chưa phát triển thêm các công tác quan trọng khác như dự báo, điều độ sản xuất… như của công tác lập kế hoạch Sự phát triển của P.KH trong công ty Kim Bình cò rất triển vọng

Từ vai trò quan trọng của P.KH và những đặc điểm đặc trưng của P.KH, sau một thời

gian thực tập tại công ty, đề tài nghiên cứu: “Mô tả, phân tích và đề ra phương pháp

nâng cao hoạt động của Phòng Kế hoạch Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình” đã được thực hiện Với mục đích hiểu rõ hoạt động và nhận thức rõ hơn về vai

trò, tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch với một DN sản xuất

2

- Tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty: sản phẩm chính, quy trình sản xuất, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn chất lượng

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, kết quả hoạt động của P.KH công ty, từ đó học tập những điều hay cũng như kinh nghiệm từ môi trường thực tế tại Quý Công ty

- Vận dụng những lý thuyết đã được học cũng như tìm hiểu thêm về lên kế hoạch sản xuất kinh doanh để đưa ra những biện phát nâng cao hiệu quả hoạt động của P.KH Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình

- Nỗ lực hết mình để trở thành một thành viên của công ty trong 2 tháng tới và hoàn thành tốt báo cáo thưc tập tốt nghiệp

- Giúp nhân viên trong công ty tiếp xúc với kỹ năng hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới Cơ hội để kiểm tra lại những kiến thức hiện có của bản thân

 Đối với sinh viên

- Tiếp thu những kinh nghiệm cho bản thân về cách thức làm việc trong môi trường thực tế

- Trau dồi những kỹ năng cần thiết, nâng cao khả năng giao tiếp Thích nghi với môi trường mới, khả năng quản sát học hỏi, khả năng phân tích và xử lý số liệu,… ngoài ra còn cải thiện thao tác với các phần mềm như Microsoft Word, Excel,…

- Định hướng tốt hơn cho công việc tương lai

3

Hình 2.1: Logo công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN CÔNG TY

Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình (KBI) chính

thức bắt đầu đi vào hoạt động kể từ tháng 12/2008

theo Luật DN và được cấp giấy chứng nhận đăng ký

kinh doanh công ty cổ phần do Sở Kế hoạch và Đầu

tư TPHCM cấp đăng ký lần đầu ngày 28/9/2007,

đăng ký thay đổi lần thứ hai ngày 14 tháng 5 năm

2011 Văn phòng và xưởng của công ty được xây

dựng tại KCN Tân Tạo trên diện tích 10.000m2 Tổng

số lao động tính đến tháng 1/2016 là 154 cán bộ công nhân viên [2]

Ngành nghề kinh doanh: KBI chuyên sản xuất, lắp ráp, mua bán, sửa chữa, bảo trì

các loại động cơ nổ, động cơ thủy, MPĐ, máy bơm nước, máy cắt cỏ, máy nông ngư

cơ, máy móc ngành xây dựng, máy móc thiết bị ngành công nghiệp Tổng giá trị sản lượng 100.000 sản phẩm/năm

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP KIM BÌNH

- Tên công ty viết tắt: KBI

- Địa chỉ: Lô 16 Đường Trung Tâm, Khu Công Nghiệp TânTạo, Quận Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh

- Điện thoại liên hệ: (08) 7301.5578 – 7302.5578

- Email liên hệ: info@kbi.com.vn

4

Một số sản phẩm của công ty Kim Bình:

Hình 2.1 Các sản phẩm của công ty Kim Bình

Hiện nay, các sản phẩm máy nông nghiệp không còn được công ty thực hiện gia công lắp ráp nữa mà chỉ thực hiện nhập khẩu và bán các sản phẩm của công ty Maruyama, một thương hiệu của Nhật Bản

Các sản phẩm MPĐ ngoài chia theo công suất dùng cho sản xuất công nghiệp và dân dụng thì còn chia theo cách thức bán hàng Công ty cung cấp sản phẩm theo cách thức lập hợp đồng cung cấp định kỳ cho các đại lý cùng với các sản phẩm nông nghiệp của Maruyama và theo hợp đồng cung cấp cho các dự án qua việc đấu thầu

Tầm nhìn

Trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp máy móc, thiết bị công, nông nghiệp và dịch

vụ hàng đầu tại Việt Nam[2]

Giá trị cốt lõi của công ty của công ty chính là các giá trị vững chắc – chìa khoá kinh doanh thành công:

 Uy tín:

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, bên cạnh các yếu tố như giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi thì uy tín thương hiệu của công ty đóng vai trò hết sức quan trọng Hiểu rõ điều này, KBI luôn chú trọng việc xây dựng và giữ gìn hình ảnh, uy tín của công ty trong các mối quan hệ với khách hàng, đối tác và trong chính nội bộ công

ty, gắn với các hoạt động mang lại lợi ích cho cộng đồng và môi trường

 Chất lượng:

5

Với phương châm “Chất lượng tạo nên sự khác biệt” và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, KBI không ngừng cải tiến các hoạt động sản xuất để cung cấp những sản phẩm có chất lượng cao cùng dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo, nhằm mang đến sự hài lòng cho khách hàng

Sứ mệnh

Nâng cao chất lượng cuộc sống và hiệu quả công việc bằng cách cung cấp các giải pháp cho ngành công, nông nghiệp có công nghệ tiên tiến, chất lượng cao và thân thiện với môi trường[2]

 Năng động:

Trong nền kinh tế toàn cầu phát triển nhanh ngày nay, sự thích nghi liên tục và những bước đột phá đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại của một công ty KBI luôn chủ động dự đoán những nhu cầu và đòi hỏi ngày càng khắt khe của thị trường, từ đó đưa

ra những định hướng phù hợp để công ty phát triển một cách bền vững

 Liêm chính:

Hoạt động kinh doanh một cách công bằng và minh bạch đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc duy trì sự tín nhiệm của khách hàng, đối tác và cổ đông đối với các DN Tại KBI, chúng tôi hướng tới sự liêm chính trong tất cả các hoạt động kinh doanh của mình nhằm mang đến sự an tâm cho khách hàng, đối tác và cổ đông khi đồng hành cùng công ty

 Trách nhiệm:

Trách nhiệm xã hội của DN chính là sự cam kết đóng góp của DN cho việc phát triển nền kinh tế xã hội KBI chúng tôi luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đời sống của người lao động, tuân thủ những chuẩn mực về bảo vệ môi trường, phát triển cộng đồng bằng những hoạt động xã hội thiết thực

Sự tuân thủ những giá trị này đã giúp KBI xây dựng và hoàn thiện hình ảnh của mình trong lòng khách hàng cũng như củng cố vững chắc vị thế kinh doanh của mình trên thị trường

Tất cả các quy định chung về vấn đề bảo hành, bảo trì về thời gian địa điểm, trách nhiệm của người sử dụng cũng như nhà cung cấp đều được công ty cung cấp một cách công khai trên trang web của công ty

6

Sơ đồ tổ chức nhân sự

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của KBI (Nguồn: Thông tin nội bộ KBI)

Tính đến tháng 01 năm 2016, KBI có 154 cán bộ công nhân viên thực hiện lao động sản xuất ở các bộ phận văn phòng, nhà xưởng và lao công, bảo vệ Môi trường làm việc tại công ty thân thiện, vui vẻ và sạch sẽ; tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết năng lực của mình KBI chú trọng xây dựng đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao thông qua việc hoàn thành chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện [1]

Công ty Cổ phần Công nghiệp Kim Bình phấn đấu trở thành nhà sản xuất hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất máy móc thiết bị phục vụ cho ngành nông nghiệp, công nghiệp, tiêu dùng, công ty cam kết[1] :

1 Cung cấp các sản phẩm với chất lượng tốt, giá cả phù hợp và dịch vụ hậu mãi chu đáo cho khách hàng

2 Đáp ứng các nguồn lực đầy đủ, kịp thời cho sự phát triển của công ty và nhu cầu thị trường

3 Xây dựng chính sách về đào tạo – huấn luyện đội ngũ nhân viên và tạo cơ hội cho nhân viên phát triển, và qua đó phát triển các sản phẩm thích hợp nhất cho trị trương trong nước và xuất khẩu

Đại hội đồng cổ đông

Phó TGĐTổng giám đốc

7

4 Duy trì, cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2008 và các hệ thống quản lý khác, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty đối với khách hàng

Với phương châm “Giá trị là ở chất lượng đích thực”, Hội Đồng Quản Trị và Ban Lãnh Đạo công ty cam kết Chính sách chất lượng của công ty được truyền đạt và thấu hiểu trong toàn thể nhân viên nhân viên công ty và hệ thống phân phối và dịch vụ

Từ 2009, KBI đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được cấp bởi Bureau Veritas (BVC) cho tất cả các sản phẩm được lắp ráp

và gia công tại công ty Đến nay hệ thống quản lý chất lượng này đã thấm vào hoạt động sản xuất kinh doanh trên toàn công ty, từ các phòng ban hành chính đến những

bộ phận sản xuất lắp ráp Cho nên thực trạng chất lượng có mặt hầu hết trong mọi hoạt động của công ty

Năm 2015, KBI đã đăng ký thành công chứng nhận CE (EU) cho các sản phẩm MPĐ

CE là nhãn hiệu bắt buộc đối với hàng hóa và được coi như hộ chiếu thương mại vào thị trường EU

Thị trường của công ty về MPĐ trong năm 2016 có xu hướng được mở rộng Người tiêu dùng đã nâng cao hơn kiến thức về các thương hiệu MPĐ có chất lượng, tránh xa các thương hiệu MPĐ Trung Quốc Mặc dù các MPĐ của Trung Quốc có giá rẻ hơn bằng 1/3 bằng một nửa các loại MPĐ khác nhưng thời hạn sử dụng ngắn, rất hao nhiên liệu Tuy nhiên, các loại sản phẩm MPĐ của công ty trong nước như công ty KBI lại rất hiến, hầu như chỉ có các sản phẩm của Trung Quốc và các sản phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản, hay Mỹ[2]

Thị trường MPĐ đang trong giai đoạn phát triển mạnh nhất trong năm Các hoạt động mua bán đã nhộn nhịp từ những tháng 3, tháng 4 đầu năm nhưng phát triển nhanh nhất vẫn trong tháng 6[3]

Bên cạnh thì trường về MPĐ, thì trường của các loại máy nông nghiệp cũng đang rất hấp dẫn Nhờ sự điều chỉnh những chính sách về hỗ trợ cơ giới hóa nông nghiệp, hiện đại hóa nông thôn đã góp phần thúc đẩy thị trường phát triển khả quan trong vài năm trở lại đây Thị trường hiện này, sức cạnh tranh của các sản phẩm nhập ngoại là rất lớn

do các công ty sản xuất trong nước còn yếu Là nhà cung cấp của một thương hiệu nổi tiếng Nhật Bản, KBI đang rất có cơ hội để đẩy mạnh việc cung cấp các sản phẩm máy nông nghiệp

KBI cung cấp các sản phẩm công, nông nghiệp thông qua hai hình thức chính là đại lý

và dự án Các đại lý và nhà phân phối này chủ yếu cung cấp các mặt hàng nông nghiệp như máy cắt cỏ, máy phun thuốc, máy thổi lá… và các MPĐ dân dụng Những sản phẩm công nghiệp như MPĐ Kubota và MPĐ giảm âm thường được cung cấp qua các

dự án

Đối tác dự án chủ yếu của KBI chủ yếu là Tập đoàn Viễn thông Viettel với những dự

án thi công trạm phát sóng ở các nước như Burundi, Cambodia, Tazania, … Với công

KBI đã được các hãng nổi tiếng trên thế giới tin tưởng cung cấp các phụ kiện chính hãng để phục vụ sản xuất lắp ráp các sản phẩm đạt chất lượng cao như: Honda, Kubota, Kohler, Sawafuji, Linz, Marelli, Maruyama, …

KBI luôn chú trọng đến đầu tư chuyên sâu cho các dây chuyền và thiết bị phục vụ sản xuất lắp ráp như: các loại máy móc thiêt bị gia công cơ khí tiên tiến của Nhật Bản, hệ thống hàn robot tự động công nghệ của Mỹ, dây chuyền sơn tĩnh điện khép kín theo công nghệ Đức v.v Nhờ đó KBI đã kiểm soát tốt hơn về chất lượng sản phẩm, giá thành và đảm bảo tiến độ cung cấp cho khách hàng

Bên cạnh đó, KBI cũng có những hệ thống để đánh giá các nhà cung cấp khác rất chặt chẽ Các công ty cung cấp tôn, thép tấm như công ty Tôn Hoa Sen, công ty tôn Đông Á; các công ty cung cấp dây điện, bảng điều khiển…

2.10 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA KBI

Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Số lượng các công ty tham gia vào thị trường cung cấp máy phát điện ngày càng tăng cùng với sự gia tăng về quy mô của thị trường Điều này cũng đồng nghĩa với việc công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Dưới đây có thể kể ra một

số đối thủ cạnh tranh hiện đang có mặt trên thị trường Việt Nam với đặc điểm là sản xuất và có thương hiệu máy phát điện riêng, đồng thời tham gia nhiều dự án của các mạng viễn thông:

Bảng 2.1 Thời điểm gia nhập ngành của các Công ty

Gia nhập kinh doanh thương mại

Gia nhập sản xuất lắp ráp

Thương hiệu sản phẩm

2 CTCP Chế tạo máy điện Việt

Nam Hungari

-

2008 Vihem

9

Trong số các đối thủ trên thì công ty Hữu Toàn là thương hiệu rất đáng quan tâm vì đã tham gia sản xuất máy phát điện từ rất sớm (1998) và được người tiêu dùng biết đến rộng rãi cũng như nhận được đánh giá tốt về chất lượng Ngoài ra, cũng cần chú ý đến Dzĩ An và Cát Lâm, vì 2 công ty đều tham gia thị trường trước KBI dù chất lượng sản phẩm của họ không được đánh giá cao

Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn

Bảng 2.2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn chính

1 Công ty đầu tư và phát triển công

nghệ truyền hình Việt Nam

65 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

2 Công ty kĩ thuật và thương mại Ban

về mảng dự án thì sẽ gây khá nhiều trở ngại trong việc chào giá gói thầu Tuy nhiên, khả năng đáp ứng dịch vụ của họ cho khách hàng là thấp và đây là điểm yếu chính của

họ Để đối phó với họ, công ty một mặt cần phải cố gắng hạn chế được những khoản chi phí không cần thiết để có thể đưa ra được một mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh, mặt khác tập trung đánh vào điểm yếu của đối thủ bằng cách tăng hoạt động dịch vụ sau bán, quan tâm hơn nữa đến lợi ích cho khách hàng

2.11 TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN

Tình hình phát triển của KBI có sư thay đổi rõ rệt từ năm 2013 đến năm 2014 Cùng với những chính sách hỗ trợ nhằm khổi phục kinh tế sau khủng hoảng, các nhà lãnh đạo của công ty đã đề ra những phương án, kế hoạch nhằm đẩy mạnh sự mức tăng trưởng của công ty tăng cao hơn Sự tăng trưởng trở lại của ngành xây dựng cũng là yếu tố tích cực ảnh hưởng đến tăng trưởng của ngành nói chung và của công ty Kim Bình nói riêng

10

Tuy nhiên đến năm 2015, so với kế hoạch kinh doanh năm 2015, doanh thu thực hiện đạt 94% và lợi nhuận trước thuế đạt 83% kế hoạch đã đề ra Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận so với năm 2014, do chính sách thuế thay đổi từ tháng 01/2015 nên Công ty đã ngưng sản xuất Máy phun thuốc và Máy cắt

cỏ

Đây chính là một thử thách đối với công ty, cũng mở ra một bước ngoặt trong chính sách kinh doanh cho công ty Đến đầu năm 2016, công ty đã thực hiện thành công hợp đồng cung ứng chính thức cho các dòng máy nông nghiệp như máy cắt cỏ, máy phun thuốc, máy thổi lá… của thương hiệu nổi tiếng tại Nhật Bản là Maruyama Chính nhờ

sự thay đổi này mà các loại hình máy nông nghiệp của KBI hiện nay đang cung cấp trở nên đa dạng hơn Không chỉ vậy, công ty còn có cơ hội học tập các kiến thức về chuyên môn cũng như cách thức vận hành sản xuất của một DN lớn của nước Nhật, nơi được biết đến với chất lượng cao, chi phí và giá thành thấp

Hiện nay, công ty đang tập trung nguồn lực vào ngành hàng MPĐ công nghiệp Từ những điều kiện hiện tay, Hội đồng Quản trị, ban điều hành cũng toàn thể công ty đang cố gắng triển khai các hoạt động cải tiến chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ của công ty

Bảng 2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sơ bộ

 Đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm

Với quá trình tuyển dụng vào đào tạo chặt chẽ, KBI có đội ngũ quản lý có nhiều kinh nghiệm trong mảng dự án và nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, chuyên môn, đào tạo chuyên nghiệp cả trong mảng đại lý và dự án

 Cung cấp đa dạng các loại sản phẩm và dịch vụ

Sản phẩm công ty chia thành nhiều dòng và nhiều họ sản phẩm, tạo sự đa dạng trong lựa chọn cho khách hàng về cả dòng sản phẩm, mức giá hợp lý, chiến lược bảo hành, bảo dưỡng… Sự rõ ràng, mình bạch trong số liệu, thông số kỹ thuật sản phẩm, chương trình bảo hành bảo dưỡng cho từng loại sản phẩm cũng giúp khách hàng dễ dàng họn lựa sản phẩm của KBI hơn

 Chất lượng cao, có uy tín

Công ty Kim Bình đã tạo được lòng tin về chất lượng sản phẩm cho nhiều công ty trong nước, nhất là trong mảng dự án viễn thông Công ty có kinh nghiệm hợp tác lâu dài với nhiều công ty viễn thông như Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel Trong tiến

 Phụ thuộc nhiều vào đối tác, rủi ro cao

Chưa thể chủ động trong khâu vật tư cho sản xuất làm KBI còn phụ thuộc rất nhiều và đối tác cung cấp các vật tư quan trọng thu động trong nhập khẩu các vật tư đầu vào, thời gian từ lúc đặt hàng đến nhập hàng vào kho quá dài: đầu phát khoảng 2 tháng, động cơ khoảng 4 tháng… Rủi ro vì phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của đối tác, tỷ giá, phương thức vận chuyển hàng

 Các hoạt động khác

Chiến lược marketing còn mang tính chủ quan, chưa nhất quán Thời gian đào tạo cho nhân viên mới về đấu thầu dự án khá lâu Hệ thống bảo hành vẫn còn khuyết điểm, cần thay đổi và khắc phục những phàn nàn của khách hàng

- Sợ phục hồi của sự phát triển ngành xây dựng và nhu cầu tăng cao trở lại của ngành bất động sản là nguyên nhân chính thúc đẩy sử dụng MPĐ công nghiệp công suất lớn tăng cao [3]

- Cơ chế đấu thầu đang thay đổi, hướng đến công khai minh bạch giúp cơ hội thắng thầu của công ty tăng cao

- Các công ty cạnh tranh cùng ngánh MPĐ hiện đang chú trọng vào thì trường bán

12

- Các thương hiệu sản phẩm cơ khí phục vụ nông nghiệp trong nước không không được người tiêu dùng biết đến nhiều người tiêu dùng hiện nay có thiên hướng ưa chuộng hàng nhập khẩu Các sản phẩm lưu hành chủ yếu là các sản phẩm Trung Quốc hoặc các sản phẩm cũ nhập khẩu từ các nước như Mỹ, Nhật Bản, …

- Vấn đề môi trường ngày càng được khách hàng quan tâm và chú trọng hơn trong những yêu cầu về tất cả các mặt hàng sản phẩm

- Những yêu cầu của khách hàng về hàng hóa càng được nâng cao thông qua những quyền lợi được nhà nước quy định và những tổ chức bảo vệ khách hàng yêu cầu

- Các đối thủ có thương hiệu khá mạnh và hệ thống phân phối lớn

13

CHƯƠNG 3 PHÒNG KẾ HOẠCH

P.KH công ty Kim Bình được tách từ P.XNK cách đây 3 năm Hiện nay, phòng có 3 nhân viên chuyên thực hiện các công tác liên quan đến lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch

Sơ đồ nhân sự P.KH:

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức P.KH (Nguồn: Mô tả công việc P.KH)

Nhân viên kế hoạch sản xuất phụ trách nhiệm vụ cùng với các phòng ban có liên quan lên kế hoạch sản xuất ngắn hạn, theo dõi tiến độ sản xuất của xưởng gia công và lắp ráp, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch…

Nhân viên kế hoạch kinh doanh dựa vào kế hoạch bán hàng (KHBH) của phòng Kinh doanh (P.KD) lập kế hoạch mua hàng (KHMH) và sản xuất, theo dõi tiến độ mua hàng của P.XNK, tiến độ giao hàng của P.KD, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch…

Giám đốc kế hoạch có nhiệm vụ theo dõi, giám sát các công tác hàng ngày của nhân viên phòng Thông qua các văn bản, giấy tờ quan trọng trong quá trình vận hành của công ty Giám đốc P.KH cùng với các giám đốc phòng bán khác và tổng giám đốc lên

kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, từ đó phổ biến, theo dõi các hoạt động nhằm thực hiện được kế hoạch này

Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn

 Cập nhật KHBH vào Niguri và đánh giá các lần điều chỉnh

- Định kỳ ngày 25 hàng tháng, GĐKD chuyển KHBH ngắn hạn, KHBH Đại Lý cho GĐTCKT và GĐKH

- NVKH cập nhật KHBH vào Niguri và đánh giá các lần điều chỉnh

- GĐKH tiến hành kiểm tra giá trị tồn kho và kết quả bán hàng so với kế hoạch, nếu:

Giám đốc kế hoạchTổng giám đốc

Nhân viên kế hoạch kinh doanhNhân viên kế hoạch sản xuất

- Nếu khi phát sinh KHBH, các phòng ban thực hiện theo trình tự như trên

- Không chậm hơn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin bán hàng từ GĐKD, GĐKH cùng NVKH tổ chức và mời các Phòng ban liên quan họp phân tích và thống nhất KHBH ngắn hạn, KHBH Đại Lý Buổi họp tiến hành đánh giá độ rủi

ro, nhận định tỷ lệ thắng thầu, … TGĐ sẽ thông qua KHBH ngắn hạn, KHBH Đại

Lý

 Cập nhật KHBH vào Niguri Lập KHSX và KHMH

- Kết thúc buổi họp, NVKH cập nhật KHBH vào Niguri

- Căn cứ vào KHBH được thống nhất, NVKH lập KHMH động cơ, đầu phát,… chuyển GĐKH và TGĐ duyệt

- Đồng thời, NVKH lập Kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất kinh doanh chuyển GĐKH duyệt, nếu:

 Đồng ý: chuyển kế hoạch cho các phòng ban liên quan

 Không đồng ý: cho ý kiến điều chỉnh

- GĐKH xác nhận và thống nhất với GĐ R&D về thời gian hoàn thành các tài liệu

và chuyển cho các phòng ban liên công nghệ cho các phòng ban liên quan Sau đó, GĐKH chuyển KHSXKD và thời gian đáp ứng của R&D cho GĐ các phòng ban liên quan

- Không trễ hơn 2 ngày làm việc sau khi chuyển KHSXKD, GĐSX chuyển KHSX cho GĐKH để họp thống nhất

- GĐKH tổ chứ c và mời GĐ phòng ban liên quan ho ̣p thống nhất KHSX

 Thực hiện và theo dõi tiến độ theo kế hoạch đã được thống nhất

- Căn cứ vào KHSX và KHSXKD đã thống nhất NVKH theo dõi và cập nhật tiến

độ theo kế hoạch đã thống nhất, nếu:

 Đúng tiến độ: Lưu hồ sơ

 Không đúng: GĐKH mời các phòng ban liên quan họp thống nhất

- NVKH tiến hành lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu sau:

- Kế hoạch bán hàng ngắn hạn KH bán hàng ĐL

Lập kế hoạch sản xuất, Kế hoạch công việc (GĐ Các PB)

Kế hoạch và theo dõi tiến

độ SXKD

KHSX Kế hoạch và theo dõi tiến độ SXKD

Thực hiện & theo dõi tiến độ theo kế hoạch đã thống nhất (Các PB)

và theo dõi tiến độ SXKD

Quy trình lập

kế hoạch mua hàng

Điều chỉnh kế hoạch bán hàng và thu tiền ngắn hạn (GĐKD)

Kế hoạch bán hàng ngắn hạn Kế hoạch bán hàng ĐL

Kế hoạch bán hàng ngắn hạn được thống nhất

Niguri Kế hoạch mua hàng

Kế hoạch bán hàng

ngắn hạn (GĐKD)

Chuyển kế hoạch SXKD cho các PB liên quan (GĐKH)

Lưu hồ sơ

Họp phân tích

và thống nhất

KH bán hàng ngắn hạn (GĐKD, NVKD, GĐKH, NVKH, GĐTCKT, GĐR&D, TGĐ )

Xây dựng hạn mức tài chính tồn kho (GĐTCKT)

Phản hồi thông tin cho GĐKD

và lập kế hoạch mua

ĐC, ĐP,

(NVKH)

Họp thống nhất kế hoạch (GĐKH, GĐ các PB liên quan)

Đúng tiến độ

Kiểm tra giá trị tồn kho

và kết quả bán hàng so với kế hoạch

Thống nhất/xác nhận với R&D kế hoạch đáp ứng:

bản vẽ, BOM, các tài liệu,…

(GĐKH,GĐR&D) Yes

Hình 3.2 Sơ đồ công tác lập KHSXKD ngắn hạn (Nguồn Quy trình và biểu mẫu P.KH)

16

Lập kế hoạch mua hàng

 Tổng hợp dữ liệu KHSX vào Niguri

Căn cứ vào KHSX và phương án sản xuất được duyệt, NVKH tổng hợp dữ liệu vào Niguri

 Lập kế hoạch mua hàng

- Không trễ hơn 2 ngày làm việc sau khi kế hoa ̣ch sản xuất được duyệt, căn cứ vào định mức tồn kho và BOM, NVKH tiến hành lập KHMH, gồm các nội dung: chủng loại, số lượng, thời hạn chuyển cho GĐKH xem xét, nếu:

 Đồng ý: ký duyệt và chuyển cho GĐXNK

 Không đồng ý: yêu cầu NVKH điều chỉnh

- GĐKH chuyển KHMH cho GĐXNK để triển khai cho nhân viên câ ̣p nhâ ̣t giá, số lượng và thời ha ̣n (nếu có thay đổi), NCC vào KHMH

- GĐXNK chuyển kế hoạch đã được cập nhật đầy đủ thông tin cho GĐKH qua email để xem xét, nếu:

 Đồng ý: chuyển lại cho NVKH in bảng giấy để trình ký

 Không đồng ý: Trao đổi lại với GĐXNK để thống nhất

 Trình duyệt kế hoạch mua hàng và đánh giá kết quả thực hiện mua hàng

- NVKH lần lươ ̣t chuyển kế hoa ̣ch mua hàng cho GĐTCKT xem xét và TGĐ duyê ̣t, nếu:

 Đồng ý: ký duyệt

 Không đồng ý: Đề nghi ̣ điều chỉnh

- NVKH chuyển kế hoa ̣ch đươ ̣c duyê ̣t cho GĐ các phòng ban liên quan để triển khai các công việc liên quan (XNK, KV, TCKT)

- NVKH theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện mua hàng theo kế hoạch được duyệt thông qua Bảng theo dõi thực hiện KHMH

- Trường hợp mua hàng không đúng tiến độ và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh đã thống, GĐKH họp các phòng ban để thống nhất giải pháp

- NVKH tiến hành lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu sau: