TTQT HUONG DAN PHONG NGUA

ĐỊNH NGHĨA Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng không mong muốn tiềm tàng khác có thể xảy ra.. Phát hiện

1 MỤC ĐÍCH

- Nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để xác định và thực hiện các hành động cần thiết để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp và ngăn

chặn sự xuất hiện của chúng

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Thủ tục này áp dụng cho các hoạt động có liên quan đến các bộ phận của Trung tâm

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Điều khoản 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Điều khoản 8.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2008

4 ĐỊNH NGHĨA

Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân

của sự không phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng không mong muốn tiềm tàng khác có thể xảy ra

Sự không phù hợp: Là sự không đáp ứng một yêu cầu

5 NỘI DUNG

5.1 LƯU ĐỒ

Bước Trách nhiệm Sơ đồ Mô tả/biểu mẫu

G&BG/01

BM/8.5.3/TTNCCBLS G&BG/01 BM/8.5.3/TTNCCBLS

G&BG/02

3

Giám đốc Trung tâm và những người được

phân công

BM/8.5.3/TTNCCBLS

G&BG/01

Trung tâm

BM/8.5.3/TTNCCBLS G&BG/01

phân công

phân công

BM/8.5.3/TTNCCBLS G&BG/01

5.2 DIỄN GIẢI

Bước 1: Phát hiện sự không phù hợp tiềm ẩn

Các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn như:

- Kết quả của cuộc họp xem xét của lãnh đạo

- Kết quả giải quyết khiếu nại của khách hàng

- Các kết quả theo dõi đo lường sự thỏa mãn của khách hàng và phân tích dữ

liệu

- Các cuộc đánh giá nội bộ

Phát hiện sự không phù hợp

tiềm ẩn

Xác định nguyên nhân tiềm ẩn

và đề ra biện pháp phòng ngừa

Xem xét

Không đạt

Đạt

Xem xét

Không đạt

Báo cáo, lưu hồ sơ

K.tra kết quả

Thực hiện hành động phòng ngừa tiềm ẩn

Đạt

Đạt Không đạt

- Các hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng liên quan

Người phát hiện sự không phù hợp tiềm ẩn báo cho trưởng bộ phận biết để xem xét và lập Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển lên Giám đốc Trung tâm xem xét

Bước 2: Xem xét

Giám đốc Trung tâm xem xét, nếu:

- Chấp nhận: Ký duyệt vào Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển xuống cho các bộ phận liên quan xác

định nguyên nhân tiềm ẩn và đề ra biện pháp phòng ngừa thích hợp

- Không chấp nhận: trả lại cho các bộ phận đã phát hiện và yêu cầu xem xét lại

- Khi đã đồng ý thì Thư ký ISO có trách nhiệm cập nhật sự không phù hợp tiềm

ẩn vào Sổ theo dõi thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/02)

Bước 3: Xác định nguyên nhân tiềm ẩn và đưa ra biện pháp phòng ngừa

- Người được Giám đốc Trung tâm chỉ định xem xét và xác định nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn đề ra biện pháp khắc phục được ghi vào mục

Nguyên nhân tiềm ẩn và mục Biện pháp khắc phục của Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển lên Giám đốc Trung tâm xem xét:

- Thời gian để tiến hành điều tra nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn

và đề ra biện pháp khắc phục (tối đa 10 ngày làm việc sau ngày Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) được Giám đốc duyệt

Bước 4: Xem xét nguyên nhân tiềm ẩn và biện pháp phòng ngừa

Giám đốc Trung tâm tiến hành xem xét nếu:

- Đồng ý: cho tiến hành phòng ngừa theo đúng biện pháp đã đề ra

- Không đồng ý: Yêu cầu xem xét lại nguyên nhân tiềm ẩn và hướng dẫn, đề ra biện pháp phòng ngừa thích hợp

Bước 5: Thực hiện hành động phòng ngừa

- Các biện pháp phòng ngừa được trưởng bộ phận có liên quan thực hiện

- Người được phân công tiến hành thực hiện hành động phòng ngừa theo đúng biện pháp đã đề ra và đảm bảo đúng thời gian quy định

Bước 6: Kiểm tra kết quả

- Người kiểm tra tiến hành theo dõi, đánh giá và ghi nhận kết quả hành động

phòng ngừa vào mục Kiểm tra kết quả phòng ngừa của Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) để đảm bảo rằng các

hành động phòng ngừa đã thực hiện theo đúng mục tiêu đề ra

- Trường hợp đạt: Người kiểm tra xác nhận và photo chuyển Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) cùng với

bằng chứng đính kèm (nếu có) gởi đến Giám đốc (bản chính) và các bộ phận thực hiện (bản photo) để lưu

- Trường hợp không đạt: Hành động phòng ngừa chưa thực hiện hoặc thực hiện không đạt yêu cầu, thiếu bằng chứng đính kèm thì người kiểm tra ghi nhận lại kết quả

và lập Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) lần 02

- Hành động phòng ngừa chỉ thực hiện tối đa 02 lần Lần thứ 03 sẽ chuyển lên Giám đốc Trung tâm xem xét

Bước 7: Báo cáo kết quả, lưu giữ hồ sơ

- Thư ký ISO báo cáo kết quả hành động phòng ngừa trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo để nâng cao và cải tiến hệ thống

- Lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, văn bản cần thiết có liên quan

6 HỒ SƠ:

STT Tên hồ sơ Mã số biểu mẫu

Thời gian lưu

Nơi lưu

Phương pháp hủy

Người/bộ phận chịu trách nhiệm

1

Phiếu yêu cầu thực

hiện hành động

phòng ngừa

BM/8.5.3/TTNCCB LSG&BG/01

2

Sổ theo dõi thực

hiện hành động

phòng ngừa

BM/8.5.3/TTNCCB LSG&BG/02

3 năm

TT NC CBLS, GIẤY

&

BỘT GIẤY

Đốt bỏ

Giám đốc

và các bộ phận thuộc trung tâm

Lần: ………

Ngày …… tháng …… năm ……

Người đề xuất:

Người điều tra nguyên nhân tiềm ẩn:

Bộ phận:

Ngày hoàn tất:

Người theo dõi

(ký và ghi họ tên)

Các nguyên nhân tiềm ẩn:

Các biện pháp phòng ngừa:

Người (bộ phận) thực hiện hành động phòng ngừa:

Ngày hoàn tất:

Phê duyệt

Kiểm tra xác nhận kết quả phòng ngừa:

Tên người kiểm tra: 1/………

2/………

3/.………

STT Số phiếu Ngày tháng Tóm tắt vấn đề phòng ngừa

hoàn thành Kiến nghị