Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử địa phương(nghiên cứu trường hợp tỉnh đồng nai)

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên quản lý về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lưu tr

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ MẬN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƯU TRỮ

LỊCH SỬ ĐỊA PHƯƠNG

(NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ MẬN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƯU TRỮ

LỊCH SỬ ĐỊA PHƯƠNG

(NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI)

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Người hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong luận văn tôi có tham khảo nội dung nghiên cứu của các tác giả khác

và thông tin có trong các văn bản quy phạm của các cơ quan Nhà nước song đã chú thích cụ thể khi viện dẫn Kết quả của luận văn này là trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào./

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết sơn sâu sắc đến cô giáo TS Nguyễn Liên Hương người đã hướng dẫn tôi tận tình, chu đáo trong quá trình thực hiện luận văn Sự chỉ bảo tận tâm của cô đã mang lại cho tôi hệ thống các phương pháp, kiến thức cũng như kỹ năng hết sức quý báu để có thể hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất

Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, quý thầy giáo, cô giáo ở Phòng Đào tạo Sau đại học và thầy giáo, cô giáo khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, (Đại học Quốc gia Hà Nội) trong thời gian qua đã dạy dỗ, truyền thụ kiến thức khoa học, giúp tôi từng bước trưởng thành

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn những người thân, gia đình và bạn bè – những người đã hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi có thể học tập đạt kết quả tốt và thực hiện thành công luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015

Học viên

Phạm Thị Mận

MỞ ĐẦU

1 Mục đích và ý nghĩa của đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, nó có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa Trong lưu trữ, công tác thu thập và bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, đó là tiền

đề, là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác Nhận thức được tầm quan trọng đó các cấp lãnh đạo tỉnh Đồng Nai đã đề cao nhiệm vụ thu thập

và bổ sung tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh

Tỉnh Đồng Nai có diện tích 5.903,9 km2, là tỉnh thuộc miền đông Nam Bộ, cửa ngõ phía đông của Thành phố Hồ Chí Minh, phía bắc giáp Lâm Đồng, phía đông giáp Bình Thuận, phía tây giáp Bình Dương, Bình Phước, Thành phố Hồ Chí Minh, phía nam giáp Bà Rịa-Vũng Tầu Nằm trọn trong vùng kinh tế trọng điểm phía nam của tổ quốc, tình đến năm

2014, tỉnh Đồng Nai đã có 54 khu công nghiệp và cụm công nghiệp Trong quá trình hoạt động và thực hiện nhiệm vụ quản lý, các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các sở, ban, ngành đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lưu trữ lớn gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn Đây là những tài liệu có giá trị trong việc phát triển kinh tế xã hội trong tỉnh đặc biệt là nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên Tài liệu khoa học công nghệ là căn cứ chính xác để các cơ quan tiến hành tiến hành thiết kế thi công công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp, điều tra thăm dò tài nguyên và nghiên cứu khoa học Tài liệu khoa học kỹ thuật còn là nguồn tư liệu quan trọng để các cơ quan, cán bộ khoa học kỹ thuật

sử dụng, tổng hợp đúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật, không ngừng nâng cao chất lượng và năng suất lao động, đưa các ngành khoa học kỹ thuật tiến lên đạt những thành tựu mới Tài liệu khoa học kỹ thuật chính là công cụ để quản lý, khai thác, sử dụng đúng công suất của máy móc, thiết bị các công trình xây dựng cơ bản, tránh lãng phí trong sử dụng máy móc Đối với các cơ quan tư vấn thiết kế công trình

sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật của nó để đề xuất các phương án thiết kế cải tạo công trình, có tác dụng giúp chủ đầu tư tiết kiệm kinh phí để điều tra, khảo sát công trình; rút ngắn thời gian thiết kế, công trình, tiết kiệm kinh phí Trong quá trình sử dụng công trình hoặc sản phẩm công nghiệp nếu xẩy ra sự cố hư hỏng trước tuổi thọ quy định thì tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật được sử dụng làm bằng chứng tin cậy để quy định trách nhiệm cho những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan Trong trường hợp này, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật giúp cơ quan điều tra sự việc có

cơ sở để khẳng định trách nhiệm thuộc về bên nào : bên thiết kế, bên thi công hay bên điều tra thăm dò khảo sát Trên cơ sở có đủ bằng chứng tòa

án mới xét xử vụ việc một cách chính xác Tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống Các kết quả nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn Chính tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi Tài liệu lưu trữ về địa chất giúp các cơ quan Nhà nước, tổ chức, các cá nhân nắm được các nguồn tài nguyên, khoáng sản hữu ích hiện có để hoạch định kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên đó phục vụ xã hội, để liên doanh liên kết các cơ quan trong và ngoài nước để triển khai thăm dò khai thác khoáng sản, xây dựng những ngành công nghiệp mới như dầu khí, sắt thép Đối với tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được sử dụng rộng rãi

cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế – quốc dân để dự báo thời tiết, dự báo thủy văn trên các con sông, biển; phục vụ cho xây dựng lịch gieo trồng các loại cây trên từng vùng lãnh thổ phù hợp với khí hậu từng năm Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản tài liệu lưu trữ khí tượng – thủy văn được khai thác sử dụng làm cơ sở cho lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật của công trình, lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi xây dựng công trình Đặc biệt, tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được làm căn cứ để tư vấn thiết kế công trình phục vụ việc chống lún, chống rung, chống động đất, chống lũ lụt bảo đảm an toàn cho công trình xây dựng Tài liệu lưu trữ về trắc địa – bản đồ được sử dụng để các ngành xác định chính xác vị trí xây lắp các công trình xây dựng đúng với yêu cầu kinh tế – kỹ thuật của nó Đồng thời, tài liệu này được sử dụng rộng rãi để xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội từng vùng lãnh thổ (Đồng bằng sông Cửu Long, Tây Nguyên, Tây Bắc ), xây dựng quy hoạch kinh tế – xã hội của từng địa phương Đối với ngành địa chính, tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ được sử dụng để quản lý nhà nước về nhà - đất, về quản lý địa giới hành chính của từng địa phương (xã, huyện, tỉnh) Tài liệu lưu trữ trắc địa – bản đồ còn được sử dụng để xác định và bảo vệ các mốc tọa độ quốc gia, bảo vệ biên giới trên đất liền và ngoài biển của Tổ quốc [21]

Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, tại điều 6 của Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức Văn thư-Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và Ủy ban nhân dân các cấp, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ của tỉnh

và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào

lưu trữ lịch sử tỉnh Tiếp đó, tại khoản c mục 3 Điều 20 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định, Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận Tại các Điều 19,20 của Luật lưu trữ cũng quy định: Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên quản lý về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lưu trữ lịch sử tỉnh có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06/4/2015 ban hành quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật trên có thể khảng định tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai Vì vậy Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm tiến hành thu thập khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị này về để tổ chức chỉnh lý

và bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sử dụng sau này

Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý tốt được tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu, nhờ có thu thập và

bổ sung tài liệu mới đảm bảo bí mật khoa học kỹ thuật, chống lại những âm mưu chống phá về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tổ quốc Công tác thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai được thực hiện theo đúng quy

định của Nhà nước, hàng năm đến thời hạn các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh đã giao nộp tài liệu đúng quy định Tuy nhiên đó chỉ là khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật hầu như chưa thu thập và bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nếu có thì cũng rất ít, chủ yếu là các tài liệu kèm theo tài liệu hành chính Do chưa có văn bản cụ thể quy định về việc giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật, vì thế việc thu thập và

bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gặp rất nhiều khó khăn Những tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn nằm rải rác ở các đơn vị thi công, thiết kế, các công ty, các cơ quan quản lý nhà nước thuộc các lĩnh vực có liên quan Làm thế nào để thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị vào lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản và tổ chức

sử dụng có hiệu quả đem lại lợi ích cho tỉnh là công việc đòi hỏi sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Ủy ban nói chung và các sở, ban, ngành các công

ty nhà nước nói riêng Xuất phát từ những tìm hiểu, khảo sát của chúng tôi, trên cơ sở nhận thức được thực trạng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng chúng tôi lựa chọn đề tài:

“Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai), làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình Thông qua đề tài này chúng tôi

mong muốn nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức

về vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và trên

cả nước nói chung

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

a Phạm vi nghiên cứu

Theo quy định của Nhà nước, những tài liệu có giá trị sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức các công ty nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai là nguồn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Trong đó bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học

kỹ thuật Phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn là công tác thu thập tài

liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

b Đối tƣợng nghiên cứu

Do điều kiện nghiên cứu có hạn chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu tất cả các quy trình lưu trữ đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học

kỹ thuật nói riêng tại đây Từ đó nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

a Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:

Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ

b Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu trên, trong phạm vi một luận văn khoa

học chúng tôi xác định nhiệm vụ chính mà đề tài hướng tới là:

Một là, tìm hiểu lý luận chung về tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ths, Nguyễn Lan Anh, (2008) "Nghiên cứu, xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, mã số 2008-98-02, Tư liệu thư viên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việt Nam;

2 Báo cáo số 129/BC-SNV ngày 9 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ

Về việc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm (2008-2010)

và phương hướng nhiệm vụ năm 2011;

3 Bảo Chánh, "Vài nét về sự hình thành tài liệu kỹ thuật", Tạp chí

Văn thư Lưu trữ, số 2/1975, tr26-27;

4 Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của sở Nội

vụ tỉnh Đồng Nai Hướng dẫn thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành

và lưu trữ lịch sử;

5 Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục Lưu trữ

Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh, quy định tài liệu xây dựng cơ bản, các loại bản đề, biểu

đồ chuyên ngành của các đơn vị trực thuộc thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; www.archives.gov.vn

6 Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục Lưu trữ

Nhà nước về hướng dẫn xây dựng và ban hành danh mục số 1 các cơ quan,

tổ chức thuộc diện nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, quy định các sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh; www.archives.gov.vn

7 Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/06/2004 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; www.archives.gov.vn

8 Công văn số 881/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý bản