Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc bộ quốc phòng

4 Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học c

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHAN TUYẾT MAI

TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT

CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2015

2

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bộ Quốc phòng (BQP) là cơ quan trực thuộc Chính phủ, với chức năng quản lý và điều hành Quân đội Nhân dân Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ chiến đấu chống giặc ngoại xâm, bảo vệ Tổ quốc và Nhân dân, phòng thủ quốc gia BQP đặt dưới sự thống lĩnh của Chủ tịch nước, sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và sự quản lý hành chính chung của Chính phủ

BQP thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ Cơ cấu tổ chức gồm: Bộ Tổng Tham mưu; các tổng cục; các cục, vụ, viện trực thuộc Bộ; các quân khu; các quân chủng; các quân đoàn; các binh chủng; các cơ quan nghiên cứu; các học viện; các trường sỹ quan; khối cơ quan tư pháp quân đội; các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức khác thuộc BQP được thành lập theo quy định của pháp luật

Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, BQP, các cơ quan, đơn

vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các công trình, có nhiều công trình quan trọng về an ninh quốc gia như: Sở chỉ huy của các cơ quan, đơn vị; công trình chiến đấu, phòng thủ, huấn luyện chiến đấu… quá trình xây dựng đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu trong đó có nhiều tài liệu có ý nghĩa, giá trị về thực tiễn, khoa học, lịch sử Làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu quan trọng này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý cũng như cơ quan lưu trữ các cấp

Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án

3

47/BTTM, Binh đoàn 11, Tổng công ty 319, Tổng Công ty xây dựng phát triển nhà và một số cơ quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng, Quân chủng Hải quân, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình mới chỉ được xếp vào các tủ làm việc, các thùng gỗ, thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ hoặc trong các phòng làm việc của các cơ quan chức năng liên quan đến công trình xây dựng Hầu hết những tài liệu này chưa được xử lý về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm kiếm cần thiết Trong khi đó khối tài liệu ngày càng tăng lên về số lượng,

đa dạng về loại hình đã và đang lấn chiếm diện tích các phòng làm việc của cán bộ, nhân viên Thêm vào đó mỗi công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan như: Chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng,

cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan sử dụng công trình, do đó tài liệu của một công trình sẽ được sản sinh từ nhiều cơ quan và sẽ được lưu trữ ở nhiều nơi, điều này gây lãng phí về kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho tài liệu cùng một công trình xây dựng

Công tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức bộ phận, nhân sự; ban hành văn bản hướng dẫn về lưu trữ; việc đảm bảo cơ sở vật chất; việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình xây dựng còn có những bất cập, hạn chế

Bên cạnh đó các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng…, chưa thực hiện đúng theo các quy định Theo quy định của Luật Lưu trữ, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, hồ sơ phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, thực tế việc giao nộp này chưa thực hiện tốt, phần lớn các bộ hồ sơ công trình đang lưu giữ tại các cơ quan chủ đầu tư, dễ mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu

4

Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc

Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi nghiên cứu các đối tượng sau:

- Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình thuộc BQP

- Các loại công trình xây dựng thuộc BQP

- Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP, gồm: Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; công trình dân dụng; công trình công nghiệp quốc phòng; công trình hạ tầng kỹ thuật; công trình giao thông

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Đề tài thực hiện nhằm đạt được mục tiêu:

- Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP

- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP

Để đạt mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các công trình xây dựng và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình;

- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP;

- Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

5

Ở Việt Nam, cho đến nay các công trình nghiên cứu khoa học về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng không có nhiều Có thể kể đến đề tài

“Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ

nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời

hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020 Hai

đề tài trên đã khái quát được những loại tài liệu xây dựng và thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản

lý loại tài liệu này

Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lưu giữ các báo cáo khoa học, khoá luận, luận văn của các sinh viên, học viên về các đề tài liên quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại

cơ quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” của sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010; Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007; Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà” của học viên Nguyễn Thị Thảo Khóa luận “Công tác lưu trữ tại Tập Đoàn Điện lực Việt Nam - Một số nhận xét và kiến nghị” của học viên Trần Thị Hiền Luận văn thạc sỹ “Thực trạng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh; Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng) của học viên Dương Thị Thanh Huyền” Luận văn thạc sỹ

“Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của học viên Nguyễn Mai Hương

6

Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu

kỹ thuật các công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây:

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội

vụ, BQP có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng Thông tư 01/2014/TTLT/BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về “Hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử”

- Các sách lý luận, giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng” của tác giả Nguyễn Minh Phương

- Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học

- Các trang tài liệu điện tử

Những nguồn tài liệu tham khảo này chúng tôi thống kê cụ thể trong phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, chúng tôi thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau:

7

- Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là đề tài có tính ứng dụng cao, do vậy việc khảo sát thực tế các cơ quan, đơn vị và kết quả khảo sát được

sử dụng là một trong các nguồn thông tin chính để thực hiện đề tài

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các công trình Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Quân đội có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi chú trọng tổng hợp, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ website liên quan đến hoạt động xây dựng như: website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam,…hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng để có thêm thông tin phục

vụ cho việc nghiên cứu đề tài

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu nắm vững các kiến thức

về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng, nghiên cứu các công trình khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba chương:

Chương 1 Tổng quan về khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu về tài liệu kỹ thuật các

công trình xây dựng, các loại công trình xây dựng, tìm hiểu các cấp công trình xây dựng và các cơ quan liên quan trong quá trình xây dựng một công trình Với những nội dung này, Chương 1 có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện các chương tiếp theo của đề tài

8

Chư¬ng 2 Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP

Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về các loại công trình và tài liệu xây dựng tại Chương 1, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ, thực trạng các hoạt động nghiệp vụ về lưu

trữ tài liệu các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra

một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế làm cơ sở đề xuất các giải pháp ở Chương 3

Chư¬ng 3 Các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP

Căn cứ vào các loại công trình và các loại tài liệu hình thành trong quá

trình xây dựng đã được liệt kê ở Chương 1 và thực trạng tổ chức lưu trữ tài

liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại BQP ở Chương 2, tại Chương 3

chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài

liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP Đây là chương quan trọng thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp sau:

- Đề tài trình bày một cách hệ thống các loại tài liệu kỹ thuật hình thành trong quá trình xây dựng và các loại công trình xây dựng thuộc phạm vi quản

lý của BQP

- Đề tài mô tả thực trạng công tác tổ chức lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kỹ thật các công trình xây dựng thuộc BQP và có nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu, giúp các cơ quan quản lý của Bộ có cơ sở ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đầu

tư cơ sở vật chất, trang bị đối với công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng

9

- Đề xuất các giải pháp giúp các cơ quan, đơn vị đặc biệt là các cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình một cách khoa học và thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và BQP

- Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức

và cá nhân có liên quan đến tài liệu xây dựng trong BQP và có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế

Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm một số hình ảnh trong quá trình khảo sát hồ sơ tài liệu công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP; các văn bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BQP

Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng của nước ta nói chung và trong BQP nói riêng - một loại hình tài liệu cho đến nay chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều ở Việt Nam

10

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KHỐI TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1.1 Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng

Tài liệu công trình xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu công trình xây dựng” có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu công trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối tài liệu này

1.1.1.1 Khái niệm

Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội

Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài

liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản” Từ khái niệm này và các tài liệu tham khảo liên quan, chúng

tôi thấy cần cụ thể như sau:

Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình

xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công, quản lý dự

án đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình

Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị

thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ