ĐỀ tài PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lý học SINH tại TRƯỜNG THCS đoàn xá

Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quấn lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá ” Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành và q

Dé tai Phân tích thiết kế hệ thông

quản lý học sinh tại trường

THCS Doan Xa

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở đữ liệu

1.2.1.Biéu dé phan cap chite ning (BPC) 2 cccccsetcccesceeesscceeeeeeeeseeee 6

1.2.2 Biểu đồ luồng đữ liệu (BLD) 22222 222222222212 222 e 6 1.2.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R)

1.2.4 Mô hình quan hệ:

1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án -sc+~ccskreersrrrrrre 8 1.2.6 Thiết kế tổng thể c2 2 tt

1.2.7 Thiết kế giao diện

1.2.8 Thiết kế kiểm soa

1.4.1 Các thanh phan trong man hinh Access

1.4.2 Các đối tượng trong Access

1.5 Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS 18

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KÉ HỆ THÓNG 20

2.1 Khảo sát bài tOáI TQ HH HH TH TH HT nu T4 K2 nh nhà ta z4, 19

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá 2.1.3.Một số biểu mẫu được sử đụng trong quá trình quan ly điểm của hs 2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm của hs

2.2 Phân tích thiết hệ thống quản lý điểm học sinh - -

2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống cà cv 2n nhe

2.2.4 Biểu đồ đữ liệu mức đỉnh

2.3 Biểu đồ luồng đữ liệu mức đưới đỉnh

2.4 Thiết kế các bảng cơ sở đữ liệu ccc 22 svvtrrtrrttrrtrrrrrrtrrrirrrree

2.5 Mô hình thực thể liên kết (ER) LQ Q02 0222222012111 222 xxx 45

LỜI GIỚI THIỆU

Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp đụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng đẻ thay thé về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử đụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phi,

thời gian và sức lao động

Ở nước ra hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Là một cán bộ đang công tác tại trường TIICS - Đoàn Xá - Kiến Thụy

— Hải Phòng, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc

cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập, kết quả học tập Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống

quấn lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá ”

Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành

và quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có một số những chỗ sai sót và chưa hợp lý Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn

Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Th.s LÊ TUẦN ANH - Giảng

viên Trường Đại học CNTT&Truyền Thông Thái Nguyên và các thầy cô giáo trong trường THCS Doàn Xá đã tận tình giảng đạy và tạo điều kiện cho em hoàn thành được bản báo cáo này

Hải Phòng, tháng 6 năm 2012

Sinh viên

ĐỎ THỊ HƯƠNG

CHUONG 1

CƠ SỞ LÝ THUYET

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại đữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh

tĩnh hay hình ảnh động Dược mã hoá đưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ

đưới dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính Cấu trúc đữ liệu tuân theo các quy tắc dựa trên lý thuyết toán học Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thé

giới đữ liệu hiện thực khách quan

Cơ sở đữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở

đữ liệu (CSDL) là tai nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng

Bat ky người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về

nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế

độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài nguyên đó

CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con đữ liệu hoặc bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đối, bổ sung hay loại bỏ đữ liệu Tìm kiếm và tra cứu thông tín là một trong những chức năng

quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL Hệ quản trị CSDL-

HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiên lược truy nhập CSDL Khi người

sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con đữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ

Đổi tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thé và mối quan hệ giữa các

thực thể Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau

về căn bán Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ

để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn

đữ liệu là duy nhất Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không

những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính

khách quan, trung thực của đữ liệu hiện thực Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của đữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu

1.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống

* Mội số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống

- Phương pháp SA

Do De Macro và những người khác để xuất những năm 70 Đặc điểm cơ ban của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản đần

Đặc điểm của phương pháp:

Phương pháp phân tích hệ thông theo hướng chức năng

Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng

Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu

„ Phân tích từ trên xuống

Sử dụng các biểu diễn dưới dang dé hoa

Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, đễ hiểu dễ thực hiện phù

hợp với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ

- Phương pháp E/A:

Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976

Đặc điểm:

„ Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu

Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thế

Sử dụng mô hình thực thể liên kết(mô hình E/A)

Ưu điểm cúa phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan

1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chí tiết hoá dần quá trình mô tả các xử lý

- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mức sau đó

- Dễ thành lập, đễ hiểu

- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mỗi liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao các đữ liệu cũng như trình độ thời gian

1.2.2 Biển đồ luồng đữ liệu (BLD)

* Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý trong chuyển giao thông tin cho nhau

- DFD: Biểu đề luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách

quan sát tống thé về hệ thống

“ Tác dụng:

- DED: Là một công cụ cơ bán đễ thể hiện trong các bước phân tích thiết

kế, trao đối và lưu trữ đữ liệu

- DFD: Chia làm 2 mức:

+ Mức 1: Mức vật lý - Biểu đồ luồng đữ liệu mức vật lý

+ Mức 2: Biểu đồ luồng đữ liệu mức logic

Biểu đỗ luồng dữ liệu mức Vật lý:

Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu điễn bằng động tử Làm nhiệm

vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi

-6-Tac nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoai

cơ quan, ngoài doanh nghiệp nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với

hệ thống

Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ

1.2.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R)

Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thông quan ly

Quan hệ: Để biểu diễn tích dễ các ở toán học dùng bảng biển diễn

- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở đạng bảng Mỗi

cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ

+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác nhau

+ Khoa quan hé: La số thuộc tinh dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ

khác nhau

# Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một tập

các phụ thuộc hàm F

* Các dạng chuẩn (3 đạng):

- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u, quan

hệ r được gọi là năm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các giá trị

nguyên tổ,

- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụ

thuộc đầy đủ vào khoá chính

- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U r ở quan hệ

nằm ở dang chuan 3 Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoá

không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính

1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Là giai đoạn

có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không

% Mục đích yêu cầu

- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành

Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:

+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ

+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới

+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khá thi của hệ thống

+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát

% Khảo sát hiện trạng của bài toán

Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống

Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến

người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống Vì vậy họ sẽ là

những người nhận ra những khó khăn va van đề cần giải quyết

* Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn điện của hệ thống

và nhìn nhận một cách chỉ tiết của hệ thong

+* Tập hợp các thông tin;

- Các thông tin vé hé thing cit (hién tai):

Do là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá

trình nghiên cứu hệ thống

+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin so dang

+ Thông tin có cấu trúc: Các số sách mà chúng ta thu được

+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài liệu

về mặt giấy tờ

+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành chính,

các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình,

-_ Các thông tin về hệ thông mới (hệ thông tương lai):

Là những thông tín được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu, các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thé là những dự đoán Sau khi thu thập đựợc các thông tín này chúng ta nhìn ở 4 khía

cạnh sau:

+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không? + Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tằn xuất lại rất ít Có những yêu cầu

số lượng nhiều tần xuất cũng nhiễu

+ Độ chính xác của thông tin

+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chí là thông tin mang tính chất bất thường

- Phát hiện các yếu kém của hệ thông cũ và đưa ra các yêu cầu mới của

bệ thống mói:

+ Đưa ra những gi chưa có phải bổ sung vào

+ Yếu, kém?

+Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tìn chưa được đáp ứng Các nguyện vọng của người thực hiện Các dự kiến và kế hoạch phát triển

1.2.6 Thiết kế tong thế

Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới Cụ thể bao gồm biểu đồ phan cap chức năng của hệ thông mới Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô

hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ

“ Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài

+ Phân định các hệ thống con máy tính

~ Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới

giữa thủ công và máy tính

- Bước 3: Thiết kế các kiếm soát, các vấn để liên quan đến báo vệ va bảo mật dữ liệu

- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp

còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng

- Bước 5: Thiết kế chương trình

1.2.7 Thiết kế giao diện

Thiết kế tài liệu xuất:

Tài liệu xuất có các đạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ lại trên đĩa những tệp dữ liệu

s* Tài liệu xuất có những loại sau:

- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin thco yêu cầu: trả lời với các yêu cầu

đưa vào

~ Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới đạng một khung đã tạo sẵn để điền thông tín hoặc không có khung sẵn

-]0-s* Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất

s* Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng

Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống Dễ nhìn, hiểu, có

trật tự nhất quán, điễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác

ít Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cắp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương dương

1.2.8 Thiết kế kiếm soát

% % Độ chính xác: Tính xác thực của đữ liệu trong cơ sở đữ liệu được toàn vẹn

dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nói, tính đúng đắn của dữ liệu

s* Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả

năng phục hỗồi đữ liệu

s* Dộ an toàn: IIệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho di

cố tình hoặc vô tình

% Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có mức độ truy nhập không giống nhau

1.2.9 Thiết kế tệp (file)

Chọn một hệ quản trị cơ sở đữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu

Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta

cần lưu trữ

- Xây dựng các tệp đữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó Cho phép

chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm

Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đỗ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ

quản trị cơ sở đữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc

truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên,

nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ

+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp

căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được

gop vao thanh mét thuc thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác

nhau,

Dễ đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập

chỉ dẫn

1.2.10 Thiết kế chương trình

Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các mođul chương trình và mỗi

liên quan giữa các modul đó

- Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì)

đưới đạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối Tượng

~ Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:

+ Đặc trưng vào/ra:

s* Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó

s Ra là những thông tin mà né trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn thành công việc

+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành

thông tin ra Thao tác là tìm kiếm, in ấn

+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng biến đổi từ thông tin vào thành thông tin ra Với một yêu cầu sử dụng thông tin không phải giống nhau

+ Đặc trưng của đữ liệu cục bộ: Liên quan dến lưu trữ, liên quan đến dữ liệu được dùng riêng trong chương trình

Cung cấp để diễn tá cấu trúc chương trình gợi là lược đỗ cấu trúc

Lược dễ cầu trúc:

- Biểu diễn modul

-]2 Théng tin chuyén giao giifa cdc modul: Chuyén giao dit ligu; diéu khiển

Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình

$ Đông gói các modul: Có thế coi một lược đồ cấu trúc là một chương trình như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó phải đưa vào bộ nhớ trong Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược để thành các nhóm modul và nạp dẫn vào trong bộ nhớ trong việc chia đó được gọi là đóng gói có nhiều cách thức đóng gói

- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử dụng gần nhau

- Dóng gói theo dòng đữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi diéu khiển có thể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu

1.3 Tỗng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic, con đường nhanh nhất và đơn giản nhất dé tạo những ứng

dung cho Microsoft Windows Bat kể bạn là một nhà chuyên nghiệp hay là một

người mới lập trình Windows, Visual Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng

Thành phần “Basic” nói đến ngôn ngữ “BASIC” (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình hơn bất cứ một ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính Visual Basic được phát triển dần dần dựa trên ngôn ngữ BASIC và bây giờ chứa đựng hàng trăm

điều lệnh, hàm và từ khóa có quan hệ trực tiếp với giao diện đồ họa của

Cách khai báo biến

Dim <Tén bién> As <Kiéu biến>

Ta cũng có thể không cần khai báo kiểu biến (tức bỏ mệnh đề As <Kiểu

biến> phía sau), trong trường hợp này, biến có thể được dùng để lưu giữ một giá

trị bất kỳ

Quy tắc đặt tên biến

Tên biến có chiều đài tối da 255 ký tự

*“_ Phải bắt đầu bằng một chữ cái

ˆ Không đặt các khoảng trồng và các ký hiệu (+ - * / ) trong tên biến

*ˆ Không được trùng với từ khóa của ngôn ngữ

¥ Tranh dat tên trùng nhau

Phạm vi sử dụng biến

Phạm vi sử dụng biến tùy thuộc cách ta khai báo và chỗ ta đặt đòng lệnh

khai báo biến

b) Các kiểu dữ liệu trong Visual Basie

Kiểu số nguyên dương (không chấp nhận số âm) gồm kiểu Byte

Kiểu số nguyên (chấp nhận cả số âm nhưng không chấp nhận phần lẻ thập phân) gồm các kiểu :Integer, Long

Kiểu số thực gồm Single, Double, Currency

Kiéu Boolean goi 1a kiểu luận lý, nó chỉ chấp nhận hai giá trị True là đúng

và False là sai

Kiểu String dùng để chứa các giá trị chuỗi Một chuỗi ký tự có thể có nhiều

ký tự Khi viết một giá trị chuỗi, ta phải bao hai đầu nó bằng đấu nháy kép

Kiểu ngày tháng (Date) để chứa giá trị thời gian Khi viết một giá trị kiểu

Date, ta co thé viét theo bat ct kiểu ghi giờ nào bao hai đầu bằng dấu #

-14-©) Các toán tứ trong Visual Basic

Trong Visual Basic có 3 loại toán tử đó là:

Nếu ta khai báo bằng từ khóa Public, thủ tục có thể được gọi để sử dụng

trong bat ky form nao trong chương trình

Nếu ta khai báo bằng từ khóa Private, thi tue chỉ có thể đùng được trong form có chứa nó mà thôi

©e) Thiết kế giao diện

Do Visual Basic là ngôn ngữ lập nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản

bằng cách đưa các đỗi tượng vào Fomm và tiễn hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó

1.4 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access

tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông

tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

1.4.2 Cac đối tượng trong Access

licrosoft Access - [db2 : Database (Access 2000 file format)]

(E] File Edit View Insert Tools Window Help

Create table by entering data

quan Việc tạo bảng có thẻ sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy Đối với bảng

Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu van ban (Text), kiéu sé (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiều ngày tháng/giờ (Data/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE

Đặc biệt thuộc tính Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát

được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào Ngoài

«

[§-ra dé giảm các thao tác khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo Box cho các trường của bảng Để đám bảo an toàn đữ liệu Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các báng với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người ding không phải kiểm tra tính toàn vẹn khi nhập dữ liệu

- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu Là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn Trong Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vẫn dé hoa theo

mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để

chọn, cập nhật, chèn hay xoá đữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng có sẵn Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác

cơ sở đữ liệu như: xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức Điểm quan trọng nhất cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về

đữ liệu trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng Có thể tạo Query

bằng ví dụ QBE (Qucry By Examplc), tạo Qucry bằng cách nhập trực tiếp câu

lệnh SQL (Structnred Query Language), tao Query bang Query Wizard

-_ Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu Mẫu biểu cho phép người sử

dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất bằng cách thé hiện thông tin đưới dang dé ding va hấp dẫn Co thé điều khiển cách trình bảy đữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số) Có thế bố sung các điều khiến như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm tra Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đề trực tiếp

trên biểu mẫu Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng

Báo cáo (Report): đùng để kiết xuất đữ liệu Là một đối tượng được thiết kế

để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các đữ liệu được chọn Có thể xem

một báo cáo trên màn hình trước khi in nó Báo biểu có hình thức trình bay phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin khác như Word/Exel

- Maero: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mả Access sẽ thực hiện

để đáp ứng một sự kiện nhất định Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở

một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn

Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khí giá trị của trường đó thay đổi Trong các macro, có thể đặt thêm

các điều kiện đơn giản để quy định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của

một macro sẽ được thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua Các macro có thể ding để mở

và thực hiện các truy vấn, mở các bảng, in và xem các báo cáo Trong một

macro, có thể chạy một chương trình macro khác hoặc các hàm module

- Module: là một đối tượng chứa các thú tục tuỳ ý được lập trình bằng

Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để

làm việc trong Access Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho

phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được Các module có thể là các

đối tượng độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong một

ứng dụng, hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo

cáo để đáp ứng các sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó Các modulc

được liên kết với các biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access Access khỏng chí là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quan tri CSDL

quan hệ (Relational Database) Access cung cấp công cụ Wizard để tự động lạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sử dụng việc phân tách bang dé tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước

vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm

được thời gian, công sức trong việc xây đựng và thiết kế chương trình

1.5, Tống quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS

Quản lý điểm học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường, việc đưa bài toán quản lý điểm cua hoc sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều tiễn bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học sinh đồng thời là cũng là quá trình theo đôi học tập của từng học sinh tại mỗi

thời điểm bất kì Từ đó mà mỗi hoc sinh có kế hoạch học tập, phấn đấu cho

riêng mình

-]Ñ Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thông máy

vi tính

- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên cxccl như: không cập nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của hoc sinh

- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thông máy ví tính làm tăng tính an toàn,

bảo mật cao hơn

- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục

vụ công tác lãnh đạo của cắp trên

CHUONG II KHAO SAT VA PHAN TICH THIET KE HE THONG

2.1 Khảo sát bài toán

2.1.1 Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá

Đoàn Xá là một xã thuộc huyện Kiến Thụy thành phố Hải Phòng, trường

được xây dựng trên địa bàn trung tâm xã, quang cảnh trường rộng rãi thoáng

mát hiện nay trường bao gồm 12 phòng học, 8 phòng chức năng Trưởng có

100% đội ngũ cán bộ giáo viên đạt chuẩn và trên chuân Điều đặt biệt là dưới sự

quan tâm của địa phương và sự nhiệt tình phân đấu của đội ngũ cán bộ giáo viên trong trường đang trong giai đoạn xây dựng là trường chuẩn quốc gia

Cơ cầu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường

Cơ câu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay:

Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung

Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn

7B: 31

7C: 32 Khéi6: 6A:36

6B: 31 6C: 31 Các môn học được áp dụng cho các khối lớp như sau:

- 20

-Môn học tính điểm: Toán, Vật lý, Hóa học, Ngữ văn, Lịch sử, Sinh học,

Địa lý, GDCD, Công nghệ, dành cho khỏi 8, 9, Khối 6, 7 chưa có môn Ióa học

Môn học nhận xét: Thể đục, Âm nhạc, Mĩ Thuật, được áp dụng cho toàn trường

So dé co cầu tô chức của trường THCS Đoàn Xá như sau:

Tổ Hành chính Tổ KHTN Tổ KHXH

Thư viện Vật lý E—— Lịch sử F

Ke tein Hóahọc | — Địa lý — ƑƑ

Hệ thống quản lý điểm của một trườngTHCS được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế hệ thống quản lý điểm của một trường THCS với chương trình đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong ca nước - Dó là

trường THCS Đoàn Xá - Kiến Thụy — Hải Phòng

- Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau:

~ Mức lãnh đạo: Một IIiệu trưởng một Liệu phó có nhiệm vụ quản lý

chung trong nhà trường

— Mức diều phối quan lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn Tính điểm trung

bình cho từng học kì, cả năm cho từng học sinh

~ Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường xuyên, tính điểm trung bình môn học và gứi cho GVCN

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá Bài toán quản lí điểm ở trường TIICS Đoàn Xá - Kiến Thụy - HHải Phòng:

Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biển quy chế về điểm cho các giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát số Điểm Chung cho GVCN Trong quá trình giảng dạy các GVBM có số điểm cá nhân (SDCN) để “cho” điểm học sinh

Cuối kỉ, GVCN chuyển số Điểm Chung cho các GVBM để các GVRM

chuyển điểm vào số Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình

thức kiểm tra (miệng, 15”, I Tiết, Học Kì) Mỗi loại điểm số lượng con điểm

theo từng môn đúng với quy chế của bộ GD-ĐT Sau khi có điểm kiểm tra học

kì, GVBM sẽ tong kết học kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và

hệ số cho học sinh để học sinh tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc về điểm với học sinh về môn học đó Dối chiếu xong, GVBM chuyến điểm TKMH cho GVCN thông qua số điểm chung

Khi GVCN nhận được diễm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh Đến giờ Sinh Hoạt Lớp

cuỗi kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK

-22-Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với

GVBM, GVBM thương lượng với IIS để thống nhất sửa chữa điểm Nếu

không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN Nếu kết

quá đúng thì GVCN vào điểm Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại dé

đi đến thống nhất, vào điểm Sau đó dựa vào điểm TKHK đẻ xếp loại học lực

Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGII nhà trường và

đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của từng HS

cho Phụ huynh

Cuỗi năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả

năm cho HS, rồi vào điểm Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm

cho Phụ Huynh Mặt khác BGH báo cáo chất lượng 2 mặt giáo dục lên Phòng

Giáo Dục

2.1.3 Một số biếu mẫu được sử dụng trong quá trình quán lý điểm của học

sinh trong nhà trường

1 Danh sách học sinh lớp

T T TT T T T T

THÔNG GDAPT HUYỆN KIEN THUY

TRUONG THCS BOAN XA

DANH SÁCH HỌC SINH - LOP

Hạ và tôn học sinh — | MăHS | Lớp | Mữ | Dântộc | - Nơisinh Địa chỉ GHI CHÚ

-23-2 Danh sách giáo viên

PHONG GD&DT AUYEN KIEN TAY TRƯỜNG THCS DOAN XA

DANH SACH CIAO VIEN

-24-4 Thẳng kê xếp loại hạnh kiểm

5 Bang tang hop két qué hoc tap

PHONG GD&BT BUYEN KIEN THEY T hh a tt I TRUONG THCSBOAN XA

TONG HOP KÉT QUÁ HỌC TẬP HỌC KỲ 1

6 Băng điểm của từng môn học

2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thong quan lý điểm học sinh

Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm dé quan lí điểm thành phan các

môn học của học sinh, nhăm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng

Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do

các yêu fô như tính toán sai, nhìn điểm nhâm, vào điểm sai

- 26

-Do cudi hoc kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ số điểm cá nhân vào số điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm không nắm được tình hình học hành hiện tại của học sinh

Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi tính

toán hay thắc mắc

Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất lượng của học sinh

Một số yêu cầu của hệ thống:

Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ

thống có tính phổ thông áp đụng được cho các điều kiện khác nhau Chương

trình được viết ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý điểm ở một trường THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng,

chính xác và giảm tối thiểu các sai sót

Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quán lý của phòng giáo vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường Chương trình viết ra phải đạt được các yêu cầu sau:

- liệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như:

nhanh chóng, chính xác, hiện quả cao

- Giao điện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dé sir

dụng, dễ hiểu, đễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng

-Thời gian khới động, truy cập, xử lý thông tín phải nhanh

- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biển được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quả cao

~ Học sinh được xem điểm của lớp mình, hoặc lớp khác nhưng không

cho phép sửa điểm Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng,

chỉ có giáo viên bộ môn được biết Để khi cần có thể dùng Mã MH dễ nhập

điểm mới vào, hay sửa điểm sai

- GVBM chỉ biết điểm của môn mình đạy ở những lớp mình dạy

Không biết điểm của môn khác, ở những lớp khác Mã MI riêng cho mỗi môn

ở mỗi lớp đảm bảo được điều này

- Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn

- Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các môn

- Ban giám hiệu nắm toàn bộ tắt cả các Mã Lớp và Mã MI có thể truy cập HT để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của tất cả học sinh,

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh

2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống

Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ

thống quản lý điểm thì các thông tin vào/ra của hệ thông như sau:

a) Thông tin vào của hệ thống

- Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối

- Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng đạy như phân công giáo viên, phân bồ lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường

- Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiêm tra của từng môn trong mỗi

học kỳ và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học

Giáo viên chủ nhiệm phái nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giảm hiệu, hạnh

kiểm do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét

b) Thông tin ra của hệ thống

- Danh sách học sinh theo lớp

- Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ

- Băng tổng hợp kết quá học tập và hạnh kiếm của từng năm học

- Căn cứ vào kết quả học tập rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học sinh lên lớp, lưu ban

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng