Kế toán doanh nghiệp với excel VN guide tổng hợp và biên soạn

Thu nhập của nhân viên trong công ty hàng tháng dựa trên hai khoản chính: tiền lương và tiền thưởng xem bảng lương chính.. Lương chính = Bậc lương * Hệ số lương * Ngày công thực tính /

Tổng họp & Biên soạn

KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VỚI

> Kế toán tiền mặt, ngân hàng

Kế toán tiền lương

Lời mở đầu

H iện nay, có r ấ t n h iều chương trìn h k ế to á n đang được áp

dụ n g tro n g các d o a n h ng hiệp Tuy n h iê n , điếm đặc thủ trong công tá c q u ản lý k ế to án là dù có tu â n th ủ nh ữ n g quy định k ế

to á n do n h à nước b a n h à n h , như ng h ầ u n h ư tổ chức h o ạ t động

và n hu cầu qu ản lý k ế to á n ở mỗi do an h n ghiệp đểu k h ác

n h au N ên thực tế, r ấ t khó tìm m ua m ộ t chương trìn h k ế to án

p h ụ c vụ h o à n h ảo công việc q u ản lý k ế to á n của do anh nghiệp

m ình, trừ khi b ạ n đ ặ t h à n g theo yêu cầu riên g h oặc tự m ình

th iế t k ế lây

Đô'i với các hệ thố ng q u ả n lý k ế to á n không phức tạp,

M icrosoft Excel là công cụ h ế t sức hữu ích giúp b ạ n có th ể tự

m ìn h xử lý cõng việc m à k h ô n g c ầ n n h ờ đ ế n b ấ t kỳ m ột chu y ên viên tin h ọ c nào

T hông qua các b ài tập m ẫu, K ế to á n doanh n gh iệp với Excel k h ô n g chỉ giúp b ạ n n ắ m được nh ữ n g k iến thức căn b ả n

về k ế to án , các bước cẩn p h ả i thự c h iệ n trong công tác quản lý

k ế to án , m à còn hướng d ầ n b ạ n các h sử dụng Microsoft Excel

đ ể tổ chức hệ th ố n g q u ản lý k ế to á n củ a m ình Chúng tôi cố

g ắn g b iê n s o ạ n các b ài tậ p trong s á c h theo hướng giúp b ạ n đọc làm quen với c à n g n h iề u mô h ìn h qu ản lý k ế to án càng

tố t Tuy n h iê n , do k h u ô n khổ s á c h có h ạ n , n ê n cũng chỉ có th ể giới th iệu m ộ t vài m ô h ìn h q u ả n lý k ế to á n phổ b iến d à n h cho

6 Kế toán doanh nghiệp với Excel

d o a n h n g h iệ p k in h d o a n h v à s ả n x u ấ t n h ỏ N hưng c h ú n g tôi

h o à n to à n tin tư ở ng r ằ n g m ộ t k h ỉ đ ã h iể u được v ấ n đ ẻ , b ạ n đọc s ẽ d ẽ d à n g v ậ n d ụ n g v à p h á t hu y n h ữ n g tu y ệ t c h iê u c ủ a Excel đ ể đ iề u c h ỉn h cho p h ù h ợ p với th ự c t ế v à đ ơ n g iả n h ó a

Chương 1.

Khái quắt hệ thống quản lý

hếtoấn doanh nghiệp

1 Khái niệm về kế toán

Kế to á n là m ột h ệ thống thô ng tin, thực h iệ n công việc ghi

ch ép , tín h to án b ằ n g số dưới h ìn h thứ c giá trị, h iệ n v ật và thời gian lao động (chủ yếu là dưới h ìn h thứ c giá trị) n h ằm p h ả n

á n h , kiểm tra tìn h h ìn h v ận động các loại tài sản , quá trìn h và

k ế t quả s á n x u ấ t kin h d o an h , tìn h h ìn h sử dụng vốn và k ế t quá h o ạ t động k in h do an h của đơn vị Sau đó xử lý chúng (p h ân loại và lưu trữ), tổng hợp th à n h nh ữ n g thông tin hữu ích

đ ể cung c ấ p cho người sử dụn g thô ng tin

Có th ể nói k ế to á n là ghi ch ép, xử lý (phân loại, lưu trữ) và

Khi đơn vị h o ạ t dộng, tải s ả n và nguồn vốn của đơn vị sẽ

b iế n dộng Để p h ả n á n h ghi ch ép cho m ột đối tượng cụ th ể

củ a k ế to á n và sự biến động củ a đối tượng đó trong quá trìn h

h o ạ t đ ộ n g (như tiề n mcặt, h à n g tồ n kho, .), người ta dùng các

tà i k h o án Mỗi tài k h o ả n bao gồm tê n và số hiệu tài khoản

8 Kế toán doanh nghiệp vói Excel

Đối tư ợ ng k ế to á n ch ỉ b iế n đ ộ n g tr ê n h a i m ặ t tă n g v à g iảm

Do đó, tà i k h o ả n cũ n g được c h ia là m h a i p h ầ n Nợ v à Có đ ể

p h ả n á n h tìn h h ìn h tă n g g iả m c ủ a đối tư ợ n g đó N guyên tắ c ghi c á c tà i k h o ả n p h ả i lu ô n đ ả m b ả o p h ư ơ n g tr ìn h k ế to á n sau :

Tổng nguồn vôn (nợ phải trỏ + vốn chủ sỏ hữu) = Tổng lò i sỏn

♦ T ài k h o ả n tổ n g h ợ p: D ù n g đ ể p h ả n á n h đối tư ợ ng m ộ t

Sã' hiệu tài khoản

Chương 1 K hái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 9

10 Kế toán doanh nghiệp với Excel

Chương 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 11

12 Kế toán doanh nghiệp vớt Excel

Chương 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 13

14 Kế toán doanh nghiệp với Excel

Chường 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 15

16 Kế toán doanh nghiệp với Excel

<> Hệ thống tài khoản đưực chia làm 10 loại Trong đổ, từ loại

1 đến loại 9 là các tài khoản đưực ghi sổ kép Loại sô' 0 là các tài khoản ghi đơn, đặt ngoài bảng cân đô'i kế toán.

<> Tài khoản cấp 1 là nhũng tài khoản tổng hợp, phản ánh một cách tổng quát giá trị tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

<> Tài khoản câ'p 2 là tài khoản chi riết sô' tiền đã được phản ánh trên tài khoản cấp 1.

•ộ- Các tài khoản thuộc loại 1, 2, 3, 4 là những tài khoản thường xuyên nằm trong bảng cân dôi kế toán Trong đó tài khoản thuộc loại 1 và 2 phản ánh tài sản, loại 3 và 4 phản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp.

Các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 dùng dể tính chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh Những tài khoản này phải dược kết toán hết vào cuối mỗi niên dộ kế toán Mỗi dơn vị có thể tự xây dựng lại hệ thống tài khoản riêng tùy theo nhu cầu quản lý, tính chất hoạt dộng của dơn vị mình, nhưng phải đảm bảo tuân thủ chế dộ kế toán quy dịnh Nghĩa là doanh nghiệp phải tuán thủ các tên gọi và sô' hiộu tài khoản câp 1 và 2 dã dược nhà nước ban hành thống nhât, song vẫn có quyền mở rộng thêm tài khoản theo dõi chi tiết hoạt dộng nếu cần (tài khoản cấp 3, .), hoặc doanh nghiệp cỏ thể bỏ qua một sô' tài khoản cấp 1

và 2 không thuộc phạm vi hoạt động của dơn vị.

Chương 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 17

3 Nghiệp vụ kỉnh tế

Một n g h iệp vụ k in h tế p h á t sin h thường ả n h hưởng đ ến ít

n h ấ t h ai đối tượng củ a k ế to án , sẽ được ghi vào tài kho ản

p h ả n á n h dối tượng đó, m ộ t tài k h o ả n ghi b ên nợ, m ột tài

k h o ả n ghi b ê n có với cùng m ột số tiền

Việc ghi nợ m ộ t tà i k h o ản và ghi có m ột tà i kh o ản gọi là

thự c h iệ n m ộ t b ú t to á n

Trước khi ghi vào tài kh o ản , người ta xác định tài k h o ản ghi

nợ, tài k h o ả n ghi có và số tiề n ghi, gọi là đ ịn h kh oản.

Có h ai loại đ ịn h k h o ản :

+ Đ ịnh k h o ả n đơn giản: Chỉ liên qu an đ ến hai tài khoản

♦ Định khoản phức tạp: Liên quan d ến ba tài khoản trở lên

Có b a trường hợ p đ ịn h k h o ả n phức tạp:

+ Một tài k h o ả n Nợ, n h iề u tà i k h o ả n Có

♦ N hiều tài k h o ả n Nợ, m ộ t tài k h o ả n Có

+ N hiều tài k h o ả n Nợ, n h iề u tài k h o ả n Có Kế toán Việt Nam kh ô n g cho p h ép ghi n h iều tà i kh o ản Nợ, nhiều tài

k h o á n Có

N hững tài k h o ả n có liên quan với n h a u ở m ột dính khoản, dược gọi là nhữ ng t à i k h o ả n có qu an hệ đ ố i ứ n g với nhau

trong n g h iệ p vụ

Có n h ữ n g trường hợp khôn g có n gh iệp vụ p h á t sinh, nhưng

d ể chu y ển số liệu từ tài k h o ản n ảy san g tài k h o ản khác, người

ta dùng b ú t t o á n k ế t c h u y ể n

GHI CHÚ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh các hoạt

dộng có liên quan đến tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

18 Kế toán doanh nghiệp với Excel

4 Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp

a Các bước công việc của kế toán

s in h v à đ ã h o à n th à n h

Bước 2 P h â n tíc h n g h iệ p vụ k ế to á n t r ê n cơ sở c h ứ n g từ gốc.

th e o tr ìn h tự th ờ i gian

liê n qu an

tín h cho kỳ n ày, cũng n h ư d o a n h th u đ ã đ ạ t được tro n g kỹ

6, 7, 8) đ ể tín h giá c ủ a s ả n p h ẩ m h o ặ c c ô n g việc đ ã là m tro n g kỳ v à tín h k ế t q u ả k in h d o a n h

Bước 7 K iểm t r a đối c h iế u s ố liệu tr ẽ n sổ s á c h k ế to á n , tr ê n

Chương 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 19

Mỗi h ệ th ố n g sổ k ế to á n có k ế t cấu sổ, cách ghi sổ k h ác

n h au , số lượng sổ k h á c n h au , trìn h tự ghi vào các sổ k h á c

n h a u và mối qu an h ệ giữa các sổ cũ ng k h ác nhau

c Các loại sổ kê toán

- S ổ k ế t o á n tổ n g h ợ p : Gồm sổ n h ậ t ký, sổ cái và sổ k ế

to án tổ n g hợ p k h ác

+ S ổ n hật ký: Dùng đ ể ghi c h é p các nghiệp vụ kinh tế, tà i

ch ín h p h á t sin h tro n g từng kỳ k ế to á n và trong m ột n iê n

độ k ế to á n theo trìn h tự thời gian và quan hệ đối ứng tà i

k h o ả n củ a các n g h iệp vụ đó P h ản á n h tổng số p h á t sin h b ẽ n Nợ và b ẽ n Có củ a tấ t cả tả i k h o ản k ế to án sử

d ụ n g tro n g đơn vị

+ S ổ cái: D ùng đ ể ghi mọi n ghiệp vụ kinh tế, tài chính

p h á t sin h trong kỳ, n iê n độ k ế to án theo những tài

k h o ả n k ế to á n được quy đ ịn h trong c h ế độ tài kh o ản k ế

to á n á p d ụ n g cho d o a n h n ghiệp P h ản á n h tổng hợp tìn h

h ìn h tà i s ả n , nguồn vốn, tìn h h ìn h và k ế t quả h o ạt động

s ã n x u ấ t k in h d o an h củ a d o an h nghiệp

- S ổ k ể t o á n c h i tiế t: Gồm các sổ, thẻ k ế to án chi tiết, s ổ

k ế to á n chi tiế t dù ng đ ể ghi c h é p các đối tượng k ế to án cần

th iế t p h ải theo dõi chi tiế t theo yêu cầu qu ản lý Số liệu trê n

sổ k ế to á n chi tiế t cung cấp th ô ng tin phục vụ cho việc qu ản lý

củ a từ ng loại tà i sả n , nguồn vốn, công nợ chưa được p h ả n á n h

tr ê n sổ n h ậ t ký và sổ cái S ố lượng, k ế t cấu các sổ k ế to án chi tiế t k h ô n g quy đ ịn h b ắ t buộc D oanh n g hiệp có th ể mở các sổ

k ế to á n chỉ tiế t tùy theo yêu cầu q u ả n lý riêng của m ình Có

th ể p h â n k ế to á n chi tiế t th eo từng n h ó m đối tượng n h ư sau:+ Kế to á n tiề n m ặt, n g â n h à n g

+ Kế to á n lương

+ Kế to á n h à n g h ó a

20 Kế toán doanh nghiệp với Excel

n g h iệ p vụ k in h tế p h á t s in h Nội d u n g đ ịn h k h o ả n được ghi v ào

ch ứ n g từ ghi sổ v à đ á n h s ố lại th e o h ệ th ố n g s ố liệu c ủ a d o a n h

n g h iệ p Đối với c á c ch ứ n g từ gốc cù n g lo ạ i p h á t s in h n h iề u lầ n tro n g kỳ th ì được tậ p h ợ p lạ i v à lậ p m ộ t đ ịn h k h o ả n tổ n g h ợ p cho các c h ứ n g tữ gốc đó đ ể ghi tr ẽ n c h ứ n g từ ghi sổ

Mỗi ch ứ n g từ ghi sổ p h á t s in h , s a u đó sẽ ghi v ào sổ đ ă n g ký

ch ứ n g từ ghi sổ th e o tr ìn h tự th ờ i g ia n (còn gọi là ghi n h ậ t kỷ cho ch ứ n g từ ghi sổ) P h ả n á n h các đ ịn h k h o ả n tro n g c h ứ n g từ ghi sổ vào sổ c á i (theo từ n g n ộ i d u n g k in h tế)

+ Hệ th ố n g sổ k ế to á n c h ủ y ế u gồm:

+ Sổ đ ă n g ký ch ứ n g từ ghi sổ

+ Sổ cái

+ C ác loại sổ chi tiế t

e Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

H àn g ngày, tấ t c ả các n g h iệ p vụ k in h t ế tà i c h ín h p h á t s in h (c ă n cứ tr ê n ch ứ n g từ gốc) đ ề u được ghi th e o trìn h tự th ờ i g ian

v ào sổ n h ậ t ký c h u n g

Cuối kỳ, lấ y s ố liệu từ sổ n h ậ t ký ch u n g d ể ghi vào sổ cái

th e o từ n g n g h iệ p vụ k in h tế

+ Hệ th ố n g sổ k ế to á n ch ủ y ếu gổm:

Chương 1 Khái quát hệ thống quản lý k ế toán doanh nghiệp 21

+ Sổ n h ậ t kỷ chung

+ Số n h ậ t kỷ d ặc biệt: Dùng đ ể ghi các loại nghiệp vụ

p h á t sin h n h iều lầ n trong kỳ

g Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

H ảng ngày, p h â n loại chứng từ gốc, tậ p hợp các nghiệp vụ

p h át sin h theo b ê n Có của các tà i k h o ản và ghi vào sổ n h ậ t ký chứ ng từ theo trìn h tự thời gian

Cuối kỳ, số tổng cộng trê n n h ậ t kỷ chứng từ chính là định

k h o ản tổng hợp ghi Có m ộ t tài kh o ản , ghi Nợ nhiẻu tài khoản

C àn cứ vào đ ịn h k h o ản tổn g hợp n ày đ ể chuyển vảo sổ cái các tài k h o á n có liên quan

22 Kế toán doanh nghiệp vđi Excel

không nhất thiết phải theo nguyên tắc của những hình thức

sổ kế toán trên, nhưng kết quả in ra phải cỏ kết câu sổ của một trong bốn hình thức sổ quy định Tuy chưa thật đầy đủ

và chi tiết, nhưng những kiến thức trong Chương 1 sẽ giúp bạn nắm được khái quát các công việc cần thực hiện trong

kế toán doanh nghiệp, hình dung rõ ràng hơn công việc thiết kế hệ thông xử lý kế toán bằng Microsoft Excel.

Chương 2.

Kế toắn lương

1 Kế toán lương

Để p h ả n á n h các k h o ả n p h ải trả cho công n h ã n viên của

d o an h ngh iệp n h ư tiề n lương, tiề n thưởng, bảo hiểm xã hội,

b ảo hiểm y tế, k ế to á n sử dụn g các tài k h o ản 334, 333,

338 Đồng thời các k h o ả n p h ải trả n ày cũng được tính n hư là

m ột p h ầ n chi phí của d o an h n g hiệp trong h o ạ t dộng s ả n xuất, kinh d o an h (tài k h o ả n 641, 642, )

C ác n ghiệp vụ ch ín h củ a k ế to á n lương:

+ T ính tiề n lương p h ả i trả cho công n h â n viên

♦ Tính tiền thưởng p h ả i trả cho công n h â n viên

+ T ính b ảo hiểm x ã hội p h ả i trả cho công n h â n viên

+ T ính tiề n lương p h ả i trả cho công n h â n viên s ả n x uất nghỉ ph ép

+ X uất tiền tr ả các k h o ả n cho công n h â n viên

+ K hấu trừ tạ m ứng vào lương

+ C ác k h o ả n p h ả i th u k h ấu trừ vào lương

+ T h u ế thu n h ậ p của công n h â n viên ph ải nộp ng ân sách

Về c ă n b ả n , b ạ n có th ể h ìn h dung công việc m à m ột n h â n viên k ế to á n lương cản giải quyết:

+ Lập các m ẫ u biểu, chứng từ lao động tiề n lương theo quy

24 Kế toán doanh nghiệp vói Excel

b ả n g th a n h to á n tiề n lương, b ả n g th a n h to á n BHXH, tiề n

th ư ở ng , b á o c á o th u ế th u n h ậ p , v.v

+ Cuối th á n g , d ự a tr ê n k ế t q u ả tổ n g h ợ p c ủ a c á c c h ứ n g từ lao đ ộ n g tiề n lương, đ ịn h k h o ả n n h ữ n g n g h iệ p vụ k ế

to á n lương p h á t s in h v à ghi vào ch ứ n g từ ghi sổ h o ặ c sổ

n h ậ t ký c h u n g v à c á c sổ c á i tư ơng ứ n g (p h ầ n n à y sẽ được tr ìn h b à y tro n g chư ơ ng k ế to á n tổ n g hợp)

2 Bài tạp

B ài 1 Hãy tổ chức công tác quản lý lương của doanh nghiệp ForestSP bằng Microsoft Excel Biết rằng ForestSP là một doanh nghiệp kinh doanh nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều Thu nhập của nhân viên trong công ty hàng tháng dựa trên hai khoản

chính: tiền lương và tiền thưởng (xem bảng lương chính) Sau đây

là cách thức tính lương của doanh nghiệp:

1 Ngày công thực tính = ngày công thực làm, nếu ngày công thực làm < số ngày làm việc chuẩn trong tháng Mỗi ngày công thực làm vượt quá số ngày làm việc chuẩn sẽ được tính gấp đôi.

2 Lương chính = (Bậc lương * Hệ số lương) * (Ngày công thực tính / Số ngày làm việc chuẩn).

3 Phụ cấp = (Mức phụ cấp * Hệ số lương) * (Ngày công thực tính / Số ngày làm việc chuẩn), mức phụ cấp căn cứ vào chức vụ nhân viên đó đang đảm nhiệm.

4 Lương = Lương chính + Phụ cấp.

5 Tổng thưỏng = Quỹ lương - Tổng lương toàn nhân viên Doanh nghiệp tự phân bổ quỹ lương dựa vào tình hình kinh doanh trong tháng.

6 Thưởng mỗi người = (Tổng thưởng / Tổng số ngày công thực tính) * Ngày công thực tính của mỗi người Riêng thưởng

Chương 2 K ế toán lương 25

người cuối danh sách = Tổng thưởng - Thưởng của tất cả nhân viên còn lại.

7 Tổng lương mỗi người = Lương + Thưởng.

8 Hàng tháng nhân viên được ứng lương vào thời điểm giữa tháng, s ố tiền lương ứng căn cứ vào số ngày công đã làm, mức lừơng chính và phụ cấp của từng nhân viên đến thời điểm đó Phần lương ứng được lập riêng trong một bảng, kết quả sẽ được liên kết với bảng lương chính, ngươi lảm lương không phải cập nhật lại số tiền tạm ứng vào cuối tháng.

9 Bảo hiểm xã hồi = 5% lương không kể thưởng do nhân viên chịu Ngoài ra, doanh nghiệp chịu thêm 15% Hàng tháng, doanh nghiệp phải nộp 17% cho cơ quan BHXH, 3% doanh nghiệp giữ lại để chi trực tiếp cho công nhân viên về các khoản trợ cấp, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

10 Bảo hiểm y tế = 1% lương không kể thưởng do nhân viên chịu Ngoài ra, doanh nghiệp chịu thêm 2%.

11 Thuế thu nhập dựa trên tổng lương (kể cả thưởng), được tính theo phương pháp lũy tiến như sau:

26 K ế toán doanh nghiệp với Excel

+ N hữ ng d a n h m ụ c p h ụ c vụ cho c ô n g v iệc tín h lương: d a n h

tham chiếu tới dữ liệu trong các bảng danh mục, dữ liệu được

sắp theo thứ tự mã chức vụ tăng dần trong bảng chức vụ Ỡ bảng bậc liiơng, dữ liệu sắp theo mã bậc lương tăng dần.

+ B ả n g lương tạ m ứ ng

ứng là mức lương của nhân viên sẽ nhận khi làm đủ số ngày

công quy định trong tháng Điều này hoàn toàn khác với mức lương chính và phụ câ'p thể hiện trong bảng lương cuối tháng, là mức lương nhân viên nhận được ứng với số’ ngày công làm việc thực tế của mình trong tháng đó.

Chương 2 K ế toán lương 27

.7 Stt H<J và Tên hAtag Lương chính Chút vụ Phv d p đ ỉ làm Tạm ứng

8 í Tcin Trọng Hoảng 2 3.300.000 KT Kỷ tbuỉt 300 000 13 1.800.000

9 2 LéKhíc Đính 3.000.000 NV Nhắn vién 11 1.269.000

10 3 Phạm Kil'i Trang 5 4.200.000 PGD Phố giím đổc 900.000 11 2.138.000

i ì 4 Vò ư Quì Nhơn 2 3.300.000 KT Kỳ thuật 300.000 10 1.383.000

ị 8 1 T cin Trọng Hoàng 2 3.807.692 KT Kỹ thuật 346.154 28 30 ' 9 2 Lé K hấc Đính 1 3.000.000 NV N h in v iê n - 26 26

■■Ì0'| 3 Phạm Kiều ỉTtang 5 4.038.462 PGD Phó giám đSc 865385 25 25 11 4 Vỗ Lê Qui Nbdn 2 4.061.338 KT K ỷ thuật 369.231 29 32

28 Kế toán doanh nghiệp với Excel

Tturc tíab Lưđng

TttttánỂ Tống ldđbổ Tạm ữaỂ BHXH BHYT T huế tầu

Bước 1 Khởi đ ộ n g Excel T ạo thư m ục C:\KETOAN T ạo

w o rk b o o k (tập b ả n g tính) m ới v à lưu v ào thư m ụ c

KETOAN với tê n luong_2001.xls Đổi tê n S h e e tl th à n h

D anh_m uc (N hấp n ú t p h ả i c h u ộ t lê n tê n S h e e tl đ ể gọi

m e n u tá t, rồ i c h ọ n lệ n h R ena m e, xon g n h ậ p v ào tê n mới.)

C ập n h ậ t c á c b ả n g d a n h m ụ c ch ứ c vụ v à b ậ c lương n h ư

h ìn h đ ã tr ìn h bày

Bước 2 T ạo b ả n g lương tạ m ứng

C h ọ n S h e e t2 , đổi tê n S h eeí2 t h à n h Tam ungO 1.

C ập n h ậ t d ữ liệu n h ư sau (H ình m in h h ọ a b ê n dưới.)

Chương 2 K ế toán lương 29

ch ép công thứ c (5) trong ô E18 san g ô H18 và J1 8 , công thức (6) trong ô E19 san g ô H 19 và J 1 9 Thực h iện tương

tự với công thức (7) vả (8)

30 Kế toán doanh nghiệp với Excel

nhóm Con trỏ chuột sẽ đổi thành dấu chữ thập (+), vẽ một khung chữ nhật để đặt hình vào bảng tính Excel Nhấp nút chuột phải lên hình và chọn lệnh Add Text để thêm chữ vào trong hình Chọn Edit Text điều chỉnh chữ đã nhập trong hình * 1

T ạo b ả n g , c ậ p n h ậ t d ữ liệu v à c à i đ ặ t cô n g th ứ c C ác số

đ ặ t tro n g c ặ p n g o ặc đ ơ n được th a y b ằ n g c ô n g th ứ c tư ơ n g

Chương 2 K ế toán lương 31

32 Kế toán doanh nghiệp với Excel

luting Tạm

Thuế thu

6 7

8 9 lũ 11 12 13 14 15 16

18 19

20 21

5 9 3 5 6 7 3 C ô n g t y t r íc h t h ê m 1 5 % B H X H

Chương 2 K ế toán lương 33

phải chuột lên tên sheet bất kỳ dể gọi menu nhanh, chọn lệnh Insert Worksheet OK.

Bài 2 Hãy tổ chức công tác quản lý lương của doanh nghiệp Moon bằng Microsoft Excel Biết rằng Moon là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh Cách thức tính lương của doanh nghiệp được phân thành hai nhóm: nhóm công nhân (hưởng lương sản phẩm, căn cứ trực tiếp vào số sản phẩm mỗi người làm được), nhóm quản lý (hưởng lương quản lý, căn cứ vào số ngày công và tổng giá trị sản phẩm công nhân làm được trong tháng) Cụ thể:

1 Mỗi sản phẩm có một định mức đơn giá tiền công xác định.

2 Tổng giá trị tiền lương của bộ phận quản lý = 20% tổng giá trị tiền công nhân công làm được trong tháng.

3 Nếu tổng giá trị tiền công sản phẩm lớn hơn 20 triệu thì toàn

bộ công ty sẽ được thưởng 25% giá trị số tiến công trên 20 triệu Trong đó, nhân công hưông 70% và bộ phận quản lý

34 Kế toán doanh nghiệp với Excel

hưởng 30% S ố tiền thưởng sẽ phân chia theo số ngày công làm việc và hệ sô lương với nhân viên bộ phận quản lý và theo kết quả xếp loại A, B, c với nhân công trực tiếp.

4 Phần trăm trích nộp BH XH , B H Y T tương tự như Bài tập 1, nhưng chỉ ấp dụng cho nhân viên quản lý Công nhân không phải đóng BH XH và B H Y T, mà công ty sẽ trích nộp thay cho công nhân khoản phí này Khoản trích thêm này được tính vào các tài khoản chi phí nhân công trực tiếp với công nhân (622) và chi phí quản lý doanh nghiệp với nhân viên văn phòng (642) Riêng thuế thu nhập dựa trên tổng lương (không

kể thưỏng) của từng nhân viên trong tháng Tuy nhiên, phải trên 5 triệu mới đóng thuế, nên trong trường hợp này, không

có nhân viên nào bị đống thuế.

5 Doanh nghiệp không phát lương tạm ứng Lương chỉ được thanh toán một lần vào cuối tháng.

Bãi giải

Bước 1 Đ ầu tiê n , b ạ n c ả n lậ p b ả n g d a n h m ụ c b ậ c lương,

ch ứ c vụ đ ể tín h lương ch o bộ p h ậ n q u ả n lý v à b ả n g d a n h

m ụ c s ả n p h ẩ m cho b iế t đ ịn h m ứ c tiề n c ô n g từ n g s ả n

p h ẩ m đ ể tín h lương cho n h â n công

Khởi đ ộ n g Excel T ạo vvorkbook (tậ p b ả n g tín h ) m ới v à lưu

vào th ư m ục KETOAN với tê n ỉgsp_2001 xls Đổi tê n S h e e tl

Chương 2 K ế toán lương 35

Dữ liệu tro n g các b ả n g d a n h m ục được sắp theo th ứ tự

tă n g d ầ n ứng với m ã chức vụ và m ă phòng

r a quỹ thư ởng cho công n h â n , quỹ lương và thưởng cho

n h â n v iên v ă n phòng

C họn Sheet2, đổi tê n S h eet2 th à n h SP01 Xong cập n h ậ t

dữ liệu vào b ả n g (xem hình)

36 K ế toán doanh nghiệp với Excel

3 1 Tổng công Trỉa M iB bH oần« L é K im Loan P h am T hu HrfuK

4 1 TEN SP Đơn Gin Ma sô CP PP CP PP Tiền CP pp T iền CP p p T iền

3 : Phàm Thu H Ídr TrAi TMt Linh N ĩuy#B VỂa San Ọu4ch Mỉa Nghi C ác n hân còng cồ n lai

4 : C P p p T iển C P PP Tiền - C P p p Tiển CP p p T iểu CP p p T iề n

Chường 2 K ế toán lương 37

35 ;Quý tbưđng cho nhẳn công (ỈO)

36 ỊQuỳthưđug cho nhân viên quân lý (11)

3 7

Sao c h é p cõng th ứ c (5) th à n h (5.2), (5.7) Để ý rằn gtrong công thức =G5*$C5, chỉ có cột c được cố định khi sao ch ép , điểu đó có n g h ĩa công thức (5.2) sẽ là:

=J5*$C5 Nhưng khi sao c h é p (5) xuống các ô từ 16 đ ến

120, công thức tron g ô 16 sẽ là: =G6*$C6 Tương tự, sao

ch ép công thứ c 5.2 xuống các ô từ L6 đ ến L20 Công thức (1) và (2) có th ể th a y đổi, m ở rộng th êm nếu có nhiều n h â n công hơn Trong trường hợp này, coi n h ư công ty có tấ t cả 7 n h â n công, trong đó n h â n công cuối cùng đ ại d iện cho n h ó m n h â n công chưa đăn g ký vào sổ lương này

B ạn cũng có th ể sao c h é p cõng thức (6) th à n h công thức (6.2) đ ế n (6.7) Để ỷ rằn g các ô G21, H21 và 121 hợp n h ấ t (merge) th à n h m ộ t ô duy n h ấ t có địa chỉ là G21 Như vậy công thứ c (6.2) sau kh i sao ch ép sẽ là: =SUM(L5:L20)

Để ý r ằ n g công th ứ c trong các ô E27 đ ến ô E32, b ạ n

p h ả i tự c ậ p n h ậ t lấy m à k h ô n g được sao ch ép công thức(7) xuống, n h ư n h ữ n g trường hợp kh ác Vì nội dung ô

E27: = J21, E28: =M21 E29: =P21, E30: =S21, E31: =V21,

E32: =Y21

38 K ế toán doanh nghiệp với Excel

K ết q u ả b ả n g lương s ả n p h ẩ m c ủ a d o a n h n g h iệ p M oon sẽ

4 TEN SP Đ v n G ỉá Mato CP p p C P PP T iển CP pp T ié a CP p p T ién

'13 Phạm Tha Ht&g T rd n T h ĩrL ía b N g v y é a V ia S ơi Q iấ c h M íi Nghỉ Các nhân cồng còn lại

Chương 2 K ế toán lương 39

'.•Áv ' IV 'B •" '1 ""c "■ 'ji ’D F ~

22 23 24

Ba Qg ttfng hqfp IdVng sá n p h ím T01/2001 25

MÁCH NƯỚC

<> Để hợp nhât hai hay nhiều ô thành một, chẳng hạn như A4 với B4, đánh khôi các ô cần hợp nhất, xong chọn lệnh Format Cell đánh dâu Check box Merge Cdls trong hộp

thoại Format Cells và nhấp OK.

❖ Để Excel tự cuốn văn bản trong ô xuống dòng, chọn ô, bật

hộp thoại Format Cells, đánh dấu Check box Wrap Text.

o Để canh giữa nội dung văn bản theo chiều đứng của ô,

chọn ô, mở hộp thoại Format Cells, trong combo box Vertical, chọn Center.

NHẬN XÉT

o Với cách tổ chức dữ liệu trên, bạn có thể cập nhật dữ liệu dễ dàng cho cả trăm công nhân Đồng thời dễ dàng bổ sung danh sách sản phẩm mới vào bảng, bằng cách cố định dữ

liệu trong 6 cột đầu tiên (A -> F) và 4 hàng đầu tiên (1 4).

V Để cố định dữ liệu trong 6 cột đầu và 4 hàng dầu tiên, đặt con trỏ vào ô G5, xong chọn lệnh Window Freeze Panes.

40 Kế toán doanh nghiệp vổi Excel

Giờ đây bạn có thể di chuyển con trỏ sang phải hoặc xuống dưới để xem thông tin và nhập liệu sô" sản phẩm làm được cho từng nhân viên, mà vẫn luôn nhìn thấy tên nhân viên, cũng như tên sản phẩm cần nhập Như vậy, bạn không còn

sợ tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia” nữa (xem hình).

1 1

V " '

Chương 2 K ế toán lương 41

Trong đó Phụ cấp k h á c = [ (quỹ lương văn phòng - tổng

lương cơ bản) / tổ ng (hệ số lương * ngày công thực tính)

củ a tấ t c ả n h ã n viên v ăn p h ò n g ]* (hệ số lương * ngày cõng thực tính) củ a mỗi n h â n viên

C họn S heei3, đối tê n S heet3 th à n h LG01 Xong cập n h ậ t

dữ liệu vào n hư sau:

I 0 : H ị I i J I : Bâng Lưotag Tháng 01/2001

LươngPhu c ip Tỗng BHXH BHYT Còn

LG chính vụ phòng c fp Thirc làm Thực ÚI P ekhác k h íe lương Ui

8 i N guyễn Phương Anh 2 (1) NV M T (6) 22 (?) m (9) (10) (11) (12) (13) (14)

9 : 2 N g u yín Phượng Tân NV HC 26

1 0 2 Lẻ Quốc T h ícg PGD GD 23

12 5 N gu y ỉn Kiều Phương U yẻn 2 NV KT 23

1 3 : 6 Pham Hoàng O anh 4 TP KT 24

42 Kế toán doanh nghiệp với Excel