Biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại học viện quản lý giáo dục

DANH MỤC CÁC BẢNGBảng 2.1: Kết quả đánh giá công tác lưu trữ hồ sơ hiện hành của Văn phòng học viện...48 Bảng 2.2: Thực trạng việc thực hiện hoạt động quản lý văn bản của Học viện quản l

_ 

BÙI THỊ THỦY

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Chuyên ngành: Quản lý giáo dục

Mã số: 60 14 01 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN CÔNG GIÁP

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban lãnh đạo, cácthầy cô là giảng viên của Học viện Quản lý Giáo dục đã tận tâm chỉ bảo vàtạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt thời gian học tập và nghiêncứu đề tài luận văn

Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc Học viện Quản lýGiáo dục, cán bộ, giảng viên, đồng nghiệp đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tác giảhoàn thành khoá học một cách tốt nhất

Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến: PGS.TS Nguyễn Công Giáp, nhà khoa học luôn hết lòng vì sự nghiệp giáo dục, một người

thầy vô cùng đáng kính đã tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và chonhững ý kiến quý báu mang tính định hướng cũng như trong suốt quá trìnhnghiên cứu và hoàn thành luận văn của tác giả

Cuối cùng, là lời cảm ơn gửi đến gia đình, bạn bè, những người đã luôn

ở bên cạnh để động viên, khuyến khích tác giả trong quá trình thực hiện đề tàinghiên cứu của mình

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do thời gian nghiên cứu còn hạn chếnên luận văn không tránh khỏi thiếu sót, tác giả rất mong nhận được sự góp ýcủa quý thầy cô và các bạn đồng nghiệp

Hà Nội, tháng 7 năm 2016

Tác giả luận văn

Bùi Thị Thủy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong Luận văn này làtrung thực và không trùng lặp với các đề tài khác Tôi cũng xin cam đoan mọi

sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này đã được cảm ơn và các thông tintrích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, tháng 7 năm 2016

Tác giả luận văn

Bùi Thị Thủy

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ

BGD & ĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT iii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Khách thể, đối tượng nghiên cứu 3

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Cấu trúc luận văn 4

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 5

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề 5

1.1.1 Một số nghiên cứu ở ngoài nước 5

1.1.2 Một số nghiên cứu ở trong nước 6

1.2 Một số khái niệm cơ bản 8

1.2.1 Quản lý, chức năng quản lý 8

1.2.2 Quản lý giáo dục 12

1.2.3 Quản lý nhà trường 13

1.2.4 Hành chính văn phòng 13

1.2.5 Hoạt động hành chính văn phòng 16

1.2.6 Công tác văn phòng 23

1.2.7 Hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục và quản lý giáo dục 24

1.3 Tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục 27

1.4 Nội dung quản lý công tác hành chính văn phòng 29

1.4.1 Tổng hợp báo cáo công tác cơ quan 29

1.4.2 Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ 31

1.4.3 Điều hành công văn đi đến 32

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong giáo

dục 38

1.5.1 Yếu tố chủ quan 38

1.5.2 Yếu tố khách quan 39

Tiểu kết chương 1 40

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC 41

2.1 Khái quát vài nét về Học viện Quản lý giáo dục 41

2.1.1 Học viện Quản lý giáo dục 41

2.1.2 Văn phòng Học viện 44

2.2 Thực trạng hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục 45

2.2.1 Thực trạng hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong Học viện 45

2.2.2 Lưu trữ hồ sơ 47

2.2.3 Tổ chức công tác văn thư 49

2.2.4 Thực hiện các lễ tiết quan trọng của Học viện 51

2.3 Thực trạng quản lý hoạt động Hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục 52

2.3.1 Thực trạng quản lý việc thực hiện mục tiêu và xây dựng kế hoạch hoạt động hành chính văn phòng tại học viện 52

2.3.2 Thực trạng quản lý việc thực hiện tổ chức các trình chương trình hội nghị, các buổi lễ của học viện 54

2.3.3 Thực trạng quản lý sử dụng phương tiện và các điều kiện hỗ trợ hoạt động Hành chính văn phòng tại học viện quản lý giáo dục 55

2.3.4 Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt Hành chính văn phòng tại Học viện quản lý giáo dục 60

2.4 Đánh giá về thực trạng quản lý hoạt động Hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục 61

2.4.1 Mặt mạnh 62

2.4.2 Hạn chế 63

2.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại trên 64

Tiểu kết chương 2 64

Chương 3: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC 65

3.1 Nguyên tắc đề xuất các biện pháp 65

3.1.1 Đảm bảo tính pháp lý 65

3.1.2 Đảm bảo tính đáp ứng thực tiễn 65

3.1.3 Đảm bảo tính hiệu quả 66

3.1.4 Đảm bảo tính khả thi 66

3.2 Các biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục 66

3.2.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng của đội ngũ cán bộ, viên chức đối với công tác này .66

3.2.2 Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ, hành chính văn phòng cho cán bộ, nhân viên tại Học viện Quản lý giáo dục 69

3.2.3 Biện pháp 3: Thực hiện chế chính sách, đãi ngộ nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính 74

3.2.4 Cải tiến nghiệp vụ văn thư lưu trữ đáp ứng xu thế phát triển nghiệp vụ trong nước và thế giới 77

3.2.5 Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 79

3.2.6 Xây dựng, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hành chính văn phòng trong Học viện 82

3.2.7 Biện pháp 7: Nâng cao chất lượng công tác hậu cần 84

3.3 Mối quan hệ giữa các biện pháp 86

3.4 Khảo nghiệm mức độ cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 86

Tiểu kết chương 3 89

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 91

1 Kết luận 91

2 Khuyến nghị 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Kết quả đánh giá công tác lưu trữ hồ sơ hiện hành của Văn phòng học viện 48 Bảng 2.2: Thực trạng việc thực hiện hoạt động quản lý văn bản của Học viện quản lý giáo dục 49 Bảng 2.3: Thực trạng việc thực hiện hoạt động lễ tiết quan trọng của Học viện quản lý giáo dục 51 Bảng 2.4: Thực trạng công tác quản lý thực hiện mục tiêu và xây dựng kế hoạch hoạt động hành chính văn phòng tại học viện 52 Bảng 2.5: Thực trạng quản lý việc thực hiện chương trình hội nghị, các buổi lễ tại học viện 54 Bảng 2.6: Thực trạng quản lý phương tiện hỗ trợ hoạt động Hành chính văn phòng tại học viện quản lý giáo dục 56 Bảng 2.7 Thực trạng quản lý công tác tổ chức chỉ đạo thủ tục hành chính 58 Bảng 2.8: Thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động hành chính văn phòng 60 Bảng 3.1: Tổng hợp kết quả trưng cầu ý kiến về mức độ cần thiết các biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng 87 Bảng 3.2: Tổng hợp kết quả trưng cầu ý kiến về tính khả thi các biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng 88

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cấu trúc hệ thống quản lý 10

Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ các chức năng quản lý 11

Sơ đồ 3.1: Nội dung bồi dưỡng CB, NV hành chính văn phòng 70

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Giáo dục đối với hầu hết các quốc gia trên thế giới được xác định làmột lĩnh vực quan trọng, là chìa khóa đưa đến thành công của các nước.Đối với nước ta Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệpcủa Đảng, Nhà nước và của toàn dân Đầu tư cho giáo dục là đầu tư pháttriển, được ưu tiên đi trước trong các chương trình, kế hoạch phát triểnkinh tế - xã hội

Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI đã xác định: “Đổi mớicăn bản, toàn diện nền giáo dục theo hướng chuẩn hoá, hiện đại hoá, xã hộihoá, dân chủ hoá và hội nhập quốc tế”; “Phát triển nhanh nguồn nhân lực,nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao, tập trung vào việc đổi mới căn bản vàtoàn diện nền giáo dục quốc dân” Hội nghị lần thứ Tám BCH Trung ươngĐảng (khóa XI) đã ban hành Nghị quyết số 29-NQ/TW chính là hiện thực hóaquan điểm chỉ đạo của Đảng về giáo dục và đào tạo, nhằm thống nhất nhậnthức và hành động; phát huy trí tuệ của toàn Đảng, toàn dân; huy động cácnguồn lực đầu tư, sự phối hợp của nhiều cơ quan, ban ngành và các tổ chức xãhội cho sự nghiệp giáo dục Để giải quyết được những vấn đề đó, rất nhiềugiải pháp được ra Một trong những giải pháp quan trọng mang tính đột phá làđổi mới công tác quản lý

Công tác hành chính văn phòng trong trường học có tác dụng quantrọng đến đời sống sư phạm tổng thể của nhà trường Hoạt động đó gắn kếtcác các hoạt động bên trong của nhà trường thành một khối toàn vẹn, thànhmột chỉnh thể thống nhất Nó cũng tạo ra bộ mặt “Văn hóa” bên ngoài củanhà trường, phát huy tác dụng của nhà trường vào đời sống cộng đồng “Vănhóa nhà trường” có đạt đến các giá trị cao đẹp hay không, uy tín và thương

hiệu của nhà trường có lan rộng vào cộng đồng hay không vừa là kết quả củahoạt động giáo dục, vừa là kết quả của hoạt động hành chính.

Hoạt động hành chính văn phòng là hoạt động tham mưu, trực tiếpgiúp cho việc điều hành quản lý của các đơn vị, cơ quan thông qua các côngviệc cụ thể như công tác văn thư, công tác xây dựng kế hoạch hoạt động củađơn vị, công tác thực hiện các lễ tiết, và công tác tổ chức hệ thống thông tinquản lý giáo dục trong nhà trường

Trong những năm vừa qua, hoạt động quản lý hành chính văn phòngcủa Học viện Quản lý giáo dục có nhiều đổi mới Và đạt được rất nhiều thànhtựu góp phần nâng cao chất lượng các hoạt động chung của Học viện Bêncạnh những thành tích đạt được đó thì vẫn còn những bất cập, hạn chế trongquản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục Hoạtđộng quản lý hành chính văn phòng có ưu điểm, nhược điểm riêng rất cần cónhững nghiên cứu kĩ lưỡng để tìm ra những biện pháp đột phá trong hoạt

động này Vì những lý do như trên tôi đã chọn đề tài: “ Biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục”

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận, đánh giá thực tiễn quản lý hoạt động hànhchính văn phòng nói chung, thực trạng quản lý hoạt động hành chính vănphòng tại Học viện Quản lý giáo dục Đề xuất các biện pháp quản lý hoạtđộng hành chính văn phòng góp phần nâng cao chất lượng công tác hànhchính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích trên, đề tài tập trung giải quyết ba vấn đề cơbản sau:

3.1 Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý hoạt động hành chínhvăn phòng

3.2 Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý hoạt động hành chính vănphòng tại Học viện Quản lý giáo dục

3.3 Đề xuất một số biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòngtại Học viện Quản lý giáo dục

4 Khách thể, đối tượng nghiên cứu

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu biện pháp quản lý hoạt động hành chínhvăn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục trong 3 năm trở lại đây

6 Giả thuyết khoa học

Hiện nay, việc quản quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Họcviện Quản lý giáo dục đã đạt được những thành tựu nhất định Bên cạnhnhững thành tựu đạt được vẫn còn những hạn chế, bất cập Nếu vận dụng hợp

lý những biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng do tác giả đềxuất thì chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng sẽ được nânglên Đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động hành chính trong giáo dục góp phầnđổi mới toàn diện giáo dục trong gian đoạn hiện nay

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu các văn kiện,nghị quyết của Đảng, các văn bản quy định của nhà nước, ngành giáo dục vàđào tạo, các tài liệu khoa học có liên quan đến đề tài

7.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

7.2.1 Phương pháp quan sát

7.2.2 Phương pháp điều tra

7.2.3 Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

7.2.4 Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia

7.3 Nhóm phương pháp bổ trợ: thống kê toán học để xử lý số liệu

8 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị, tài liệu tham khảo và phụlục, nội dung chính của luận văn gồm:

Chương 1: Cở sở lý luận về quản lý hoạt động hành chính văn phòng Chương 2: Thực trạng quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại

Học viện Quản lý giáo dục

Chương 3: Biện pháp quản lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học

viện Quản lý giáo dục

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN

VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Một số nghiên cứu ở ngoài nước

Để đảm bảo sự phát triển, nhiều quốc gia đã xem cải cách hành chính(CCHC) là một yêu cầu tất yếu, một mũi đột phá nhằm thúc đẩy tăng trưởng,nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế, đẩy mạnh dân chủ và góp phầnnâng cao chất lượng đời sống của người dân Trong bài viết này, tác giả tậptrung nghiên cứu về kinh nghiệm CCHC của các quốc gia Hàn Quốc,Singapore, Nhật Bản, Trung Quốc, Malaysia, Cu Ba (là những quốc gia cótương đối nhiều điểm tương đồng với nước ta về vị trí địa lý hoặc về chế độchính trị hay xuất phát điểm của nền kinh tế…) và một số nước khác nhưAnh, Ai Cập, từ đó rút ra một số kinh nghiệm để vận dụng vào điều kiện cụthể của Việt Nam

Cải cách được tiến hành tại tất cả các đơn vị thuộc khu vực công, vớitrọng tâm là tái cơ cấu nhằm làm gọn nhẹ bộ máy, áp dụng nguyên tắc cạnhtranh và nguyên tắc chất lượng thực thi công việc, đã xây dựng một hệ thốngtiêu chí và đánh giá cải cách, theo đó các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, theođịnh kỳ, phải nộp báo cáo cải cách hàng quý cho Ủy ban đặc trách Kết quảviệc thực hiện nhiệm vụ cải cách của từng cơ quan sẽ là cơ sở để tính toánphân bổ ngân sách cho cơ quan này vào năm sau Đồng thời, việc phản hồithông tin và chế độ thưởng phạt minh bạch đã khuyến khích việc thực hiện sựcam kết đối với cải cách

Kết quả thu được từ quá trình cải cách rất khả quan Về thể chế, đã sửađổi các quy định của nhà nước để bảo đảm sự thích ứng với sự phát triểnnhanh chóng của thị trường trên nguyên tắc giảm bớt sự can thiệp của nhà

nước và giảm chi phí cho người dân Các lĩnh vực được cải cách về thể chế làquản lý hành chính (QLHC), nhân sự, quản lý tài chính; quản lý doanh nghiệpcông và quản lý lao động Cải cách tổ chức bộ máy hành chính (BMHC), chútrọng phân cấp là vấn đề mấu chốt nhất Về cải cách công vụ và công chức, đãđưa yếu tố cạnh tranh vào chế độ tuyển dụng theo nguyên tắc minh bạch vàcông khai Ban hành cơ chế đánh giá công chức đi đôi với điều chỉnh chế độtiền lương Hiện nay, tại Hàn Quốc, bình quân có 27 công chức/1.000 dân,trong khi tỷ lệ này ở Mỹ là 75,4, Pháp là 82,2…; đã xây dựng được mạng lưới

hạ tầng thông tin thuộc loại tốt nhất trên thế giới, thiết lập xong hệ thống xử

lý công việc hành chính trong nội bộ các cơ quan hành chính (CQHC) thôngqua mạng điện tử, tiến hành việc cung cấp dịch vụ công thông qua Internet, kể

cả việc cung cấp dịch vụ hành chính thông qua điện thoại di động, công khaihoá việc xử lý các vấn đề của dân, của doanh nghiệp trên mạng…

1.1.2 Một số nghiên cứu ở trong nước

Công cuộc cải cách hành chính ở nước ta đã được thực hiện từ nhiềunăm qua, với mục tiêu là xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch,vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả

Việc cải cách hành chính trong ngành giáo dục nhiều năm qua đã đạtđược nhiều kết quả đáng kể Tuy nhiên, việc cải cách hành chính ở một sốtrường còn chồng chéo, thiếu thống nhất, thủ tục hành chính ở một số lĩnhvực còn rườm rà, phức tạp Trật tự, kỷ cương chưa nghiêm, đội ngũ cán bộcòn yếu về chuyên môn, kỹ năng hành chính, phong cách làm việc chậm đổimới,…vì vậy phần nào làm giảm hiệu quả phục vụ nhân dân và hiệu lực quản

lý nhà nước

Hiện nay do yếu tố khách quan và chủ quan mà ở một số trường họccán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên chưa thật sự triệt để trong việc cải cáchhành chính

Việc bố trí cán bộ tiếp nhận và trả kết quả là do các nhân viên vănphòng kiêm nhiệm như văn thư nhận và trả hồ sơ sinh viên, Thư viện, kế toánnhận hồ sơ bảo hiểm y tế, tai nạn… Một số nơi thiếu nhân viên vì vậy phải bốtrí công tác kiêm nhiệm nên khi cần liên hệ giải quyết công việc, sinh viên, vàcác hồ sơ của giảng viên.

Các văn bản hành chính, biểu mẫu, tờ khai, đơn, quy trình giải quyết, thờigian giải quyết còn nặng nề, hình thức mất thời gian và không đạt hiệu quả

Mặt khác, ở nhiều trường việc trình bày văn bản hành chính về hìnhthức và kỹ thuật chưa đúng với hướng dẫn trình bày văn bản hành chính, điềunày thường thể hiện trong các báo cáo, tờ trình, biên bản, quyết định củaGiám đốc, … và hiện nay không ít các trường mắc phải nhưng cấp trên không

có ý kiến vì cho đó là hình thức mà chỉ cần xem nội dung báo cáo để tổng hợp

là chủ yếu Từ những thực tế trên, cấp thiết hiện nay là phải tiếp tục thực hiệncải cách hành chính và cần xác định rõ trọng tâm của cải cách hành chính làcải cách thủ tục hành chính, đây là nhiệm vụ trọng tâm thường xuyên củatrường học và đây cũng là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoànthành nhiệm vụ hằng năm của đơn vị

Rất nhiều công trình nghiên cứu về cải cách hành chính ở các ngànhnghề và đạt được những thành tựu nhất định Có thể kể đến các bài báo, cácsách chuyên khảo, các đề tài nghiên cứu về hoạt động hành chính văn phòng:

Báo cáo nghiên cứu: Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội

Nguyễn Văn Trang, Đề tài Nghiên cứu công tác văn phòng trong nhàtrường phổ thông

Tổ chức của hoạt động công tác văn phòng nhà nước, Khuất Văn Sách,Luận văn Thạc sỹ Quản lý Nhà nước

Làm thế nào để công việc hành chính có năng suất, Miêu Tú Kiệt, Nhàxuất bản Lao động xã hội)

Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước Khoa văn bản và côngnghệ hành chính - Học viện hành chính quốc gia

Nguyễn Lệ Nhung- Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục văn thư lưutrữ nhà nước, Công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế ở Việt Namhiện nay

Mặc dù vậy, vẫn chưa có công trình nghiên cứu về Quản lý hoạt độnghành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục Vì vậy, để vấn đề nàyđược quan tâm một cách toàn diện, tôi chọn đề tài luận văn “Biện pháp quản

lý hoạt động hành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục” để tìmhiểu thực trạng nhằm đề xuất một số biện pháp quản lý Quản lý hoạt độnghành chính văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục

1.2 Một số khái niệm cơ bản

1.2.1 Quản lý, chức năng quản lý

1.2.1.1 Quản lý

Từ điển tiếng Việt: "Quản lý là trông coi và giữ gìn theo yêu cầu nhấtđịnh" trong khía cạnh khác "Quản lý là tổ chức và điều khiển các hoạt độngtheo những yêu cầu nhất định"[27, 25]

Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, nảysinh khi cần có nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung Quản lý diễn ra ởmọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp Trình độ xãhội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của nó càng tăng lên

Để tồn tại và phát triển, con người không thể hành động riêng lẻ màcần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới mục tiêu chung Ngay từ buổibình minh của lịch sử nhân loại, con người đã sớm biết quy tụ nhau thànhbầy, nhóm để tồn tại và phát triển Sự cộng đồng sinh tồn này dẫn đến sự hình

thành các tổ chức Quá trình sản xuất ra của cải vật chất đòi hỏi phải có sựphân công và hợp tác Chính từ đây làm xuất hiện một dạng lao động đặc biệt

đó là lao động quản lý Trong bộ “Tư bản”, C.Mác đã nói đến sự cần thiết củaquản lý: “Bất cứ một lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hànhtrên quy mô khá lớn, đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hòa các hoạtđộng cá nhân Một nghệ sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhưng một dànnhạc thì cần phải có nhạc trưởng” [5]

Mary Parker Follett cho rằng “quản lý là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”[10] Định nghĩa này nói lên rằng những nhà

quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc chonhững người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằngchính mình

Koontz và O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”[10].

Từ những ý chung của các định nghĩa, theo thực tiễn công tác quản lý,chúng tôi sử dụng định nghĩa của nhóm tác giả Bùi Minh Hiền - Vũ Ngọc Hải

- Đặng Quốc Bảo: “Quản lý là quá trình tác động có tổ chức, có hướng đíchcủa chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra” [12]

- Quản lý bao giờ cũng là một tác động hướng đích, có mục tiêu xác định

- Quản lý thể hiện mối quan hệ giữa hai bộ phận (hay phân hệ) đã làchủ thể quản lý (là cá nhân hay tổ chức làm nhiệm vụ quản lý, điều khiển) vàđối tượng quản lý (là bộ phận chịu sự quản lý) đây là quan hệ ra lệnh - phụctùng, không đồng cấp và có tính bắt buộc

- Quản lý bao giờ cũng tồn tại với tư cách là một hệ thống gồm cácthành phần:

+ Chủ thể quản lý (người quản lý, tổ chức quản lý) đề ra mục tiêu dẫndắt điều khiển các đối tượng quản lý để đạt mục tiêu

+ Khách thể quản lý (đối tượng quản lý): Con người (được tổ chứcthành một tập thể, một xã hội); thế giới vô sinh (trang thiết bị kỹ thuật); thếgiới hữu sinh (vật nuôi, cây trồng)

+ Cơ chế quản lý: Những phương thức mà nhờ nó hoạt động quản lýđược thực hiện

+ Mục tiêu chung: Cho cả đối tượng quản lý và chủ thể quản lý, là căn

cứ để chủ thế quản lý tạo ra các tác động quản lý

- Quản lý là sự tác động mang tính chủ quan nhưng phải phù hợp vớiquy luật khách quan

- Quản lý xét về mặt công nghệ là sự vận động của thông tin

Mục tiêu cuối cùng của quản lý là chất lượng sản phẩm và lợi ích phục

vụ mọi người

Phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý

Đối tượng Quản lý

Mục tiêu

Mục tiêu

Công cụ quản lý

Công cụ quản lý Cơ chế quản lý

Cơ chế quản lý

Sơ đồ 1.1: Cấu trúc hệ thống quản lý

1.2.1.2 Chức năng quản lý

Chức năng quản lý chiếm giữ vị trí then chốt, nó gắn liền với nội dungcủa hoạt động điều hành ở mọi cấp Quản lý có chức năng cơ bản sau:

- Chức năng lập kế hoạch: Là chức năng căn bản trong quản lý Lập

kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương laicho toàn bộ và cho từng bộ phận của mỗi hệ thống quản lý, nó bao gồm sự lựachọn mục tiêu, xác định phương thức để đạt được các mục tiêu

- Chức năng tổ chức: Có tính quyết định, vì nếu không tổ chức được

thì sẽ không quản lý được Tổ chức là quá trình sắp xếp, xếp đặt một cáchkhoa học những yếu tố, những con người, những dạng hoạt động thành một

hệ toàn vẹn nhằm đảm bảo cho chúng tương tác với nhau một cách tối ưu

- Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo: Là huy động lực lượng để thực hiện kế

hoạch, là biến những mục tiêu trong dự kiến thành kết quả hiện thực Phải

Kế hoạch

Kiểm tra

Chỉ đạo

Tổ chứcThông tin

quản lý

Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ các chức năng quản lý

giám sát các hoạt động, các trạng thái vận hành của hệ đúng tiến trình, đúng

kế hoạch Khi cần thiết phải điều chỉnh, sửa đổi, uốn nắn nhưng không làmthay đổi mục tiêu, hướng vận hành của hệ nhằm giứ vững mục tiêu chiến lược

đề ra

- Chức năng kiểm tra, đánh giá: Trong công tác quản lý không thể

thiếu hoạt động kiểm tra, đánh giá Nhiệm vụ của kiểm tra là nhằm đánh giátrạng thái của hệ, xem mục tiêu dự kiến ban đầu của toàn bộ kế hoạch đã đạtđược ở mức độ nào Kiểm tra nhằm kịp thời phát hiện những sai sót trong quátrình hoạt động, tìm ra nguyên nhân thành công, thất bại giúp cho chủ thểquản lý rút ra những bài học kinh nghiệm

Tiếp cận quản lý giáo dục ở cấp vi mô (nhà trường) thì: “Quản lý giáo dục là những tác động có chủ đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, nhân viên, học sinh, cha mẹ học sinh và các lực lượng xã hội trong và ngoài nhà trường nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả giáo dục”.[2; tr12]

- Cũng có thể định nghĩa: QLGD thực chất là những tác động của chủthể quản lý vào quá trình giáo dục (được tiến hành bởi tập thể giáo viên vàhọc sinh, với sự hỗ trợ đắc lực của các lực lượng xã hội) nhằm hình thành vàphát triển toàn diện nhân cách học sinh theo mục tiêu đào tạo của nhà trường.[16]

1.2.3 Quản lý nhà trường

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang thì ‘‘Quản lý nhà trường là tập hợpnhững tác động tối ưu của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, học sinh vàcán bộ khác, nhằm tận dụng các nguồn dự trữ do Nhà nước đầu tư, lực lượng

xã hội đóng góp và lao động xây dựng vốn tự có Hướng vào việc đẩy mạnhmọi hoạt động của nhà trường, mà điểm hội tụ là quá trình đào tạo thế hệ trẻthực hiện có chất lượng mục tiêu và kế hoạch đào tạo đưa nhà trường tiếnlên trạng thái mới.” Tác giả Phạm Minh Hạc cho rằng: “Quản lý nhà trường

là thực hiện đường lối giáo dục của Đảng trong phạm vi trách nhiệm củamình đưa nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo dục để tiến tới mục tiêugiáo dục, mục tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục, với thế hệ trẻ và với từnghọc sinh”

1.2.4 Hành chính văn phòng

Hành chính theo nghĩa rộng : là chỉ những hoạt động những tiến trình chủyếu có liên quan đến những biện pháp để thực thi những mục tiêu, nhữngnhiệm vụ đã được xác định trước

Hành chính theo nghĩa hẹp : là nền hành chính nhà nước (hay còn gọi lànền hành chính công) là tổng thể các tổ chức và định chế hoạt động của bộmáy hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước docác cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bảndưới luật nhằm thực thi chức năng quản lý nhà nước giữ gìn bảo vệ quyền lợicông và phục vụ nhu cầu hàng ngày của dân trong mối quan hệ giữa công dân

và nhà nước Với nghĩa trên thì hành chính là hành động quản lý thực tiễn vàcũng là một khoa học.

Từ những quan niệm nói trên thì hành chính được coi là một loại hoạtđộng chung nhất của các nhóm người hợp tác với nhau để hoàn thành các mụcđích chung

Quản lý hành chính là sự tác động của cơ quan hành chính nhà nước lênđối tượng là con người hoặc là các mối quan hệ xã hội để đạt mục tiêucủa chính phủ Phương pháp quản lý và cách tiếp cận cụ thể phụ thuộc vàotừng thể chế chính trị tại các nước, cũng như mục tiêu cần đạt được

Hành chính văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp hoặc giántiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng,những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

Văn phòng là một dạng hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong đódiễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản Tức lànhững công việc liên quan đến công tác văn thư

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thờiđảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động chung của toàn cơquan, tổ chức [20, tr10]

1.2.4.1 Chức năng của công tác văn phòng

Theo khái niệm về Văn phòng, hiện nay văn phòng có 2 chức năng cơbản sau đây:

a) Chức năng tham mưu, tổng hợp

Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành nhữnghoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn

về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việccủa lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

Có thể thấy hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc rất nhiềuyếu tố khác nhau có tính chủ quan và khách quan Muốn có được những quyếtđịnh đúng đắn và khoa học thì người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý kiến chủquan của mình, mà còn phải xét đến các yếu tố khách quan như ý kiến thamgia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Việc thu thập, phân tích vàtổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộphận văn phòng Hoạt động này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâunhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu Mặt khác, kết quả tham vấnxuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu ra, đầuvào, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu nhận được Như vậy,Tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu [20, 12]

b) Chức năng hậu cần

Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tàichính …là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thườngcông việc của một cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lý, sắp xếp vàkhông ngừng được bổ sung kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan,

tổ chức đó Đây là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng caohiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Không có công tác hậu cần thìvăn phòng không thể hoạt động được [20, tr13]

1.2.4.2 Nhiệm vụ của công tác văn phòng

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, hàng quý, 6tháng, năm của cơ quan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổnghợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiếnnghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vẫn văn bản cho thủ trưởng và chịu tráchnhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật sọan thảo văn bản của cơ quan hành chính;

- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trìnhcủa các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giảiquyết các văn thư và tờ trình đó;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức công tácthư từ, tiếp dân giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan,

tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiếnphân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;chi trả tiền lương, tiền thưởng; chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước

và quyết định của thủ trưởng;

- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu củahậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện cong tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, thực hiện công tác tiếptân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trongvăn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính- văn phòng; chỉ đạo

và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vịchuyên môn khi cần thiết [20, tr14]

1.2.5 Hoạt động hành chính văn phòng

1.2.5.1 Một số nguyên tắc hoạt động văn phòng

a) Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy vănphòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ,nghiêm chỉnh và chính xác.

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng banhành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quychế, quy định đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong vănphòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó một cách nghiêm chỉnh Trongquá trình thực hiện các quy chế, quy định đó ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử

lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan

b) Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút cán bộ côngnhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan Đối vớihoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực trách nhiệm củatoàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng,đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạtđộng của văn phòng

c) Nguyên tắc liên tục

Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảophục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan Do vậydòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này yêu cầu thểhiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giới làm việchành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hằngngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống

kê, văn thư… Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ởvăn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau

d) Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là mộttập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn

và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung Bởi vậy quyền hạn vàtrách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổchức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyềnđược giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình

Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơquan Do đó nguyên tắc này phải được coi trọng thực hiện

e) Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao

Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn

vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị vănphòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Trình độ củangười quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biệnpháp quản lý Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hànhchính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu cơ quan là rất quan trọng Ngươi lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.

1.2.5.2 Nội dung hoạt động hành chính văn phòng

Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việcvăn phòng Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:

a) Tổ chức bộ máy và phân công công việc

* Tổ chức bộ máy:

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏiphải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọihoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệuquả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng.

Văn phòng sẽ tham mưu cho lãnh đạo để kiện toàn các vị trí cần thiếtnhằm đảm bảo thực hiện tốt công việc; lập chính sách quy hoạch cán bộ, nhânviên trong cơ quan; ra quy chế tuyển dụng và trực tiếp tuyển dụng nguồn nhânlực cho cơ quan, đơn vị

* Phân công công việc:

Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân côngcông việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do luật(pháp luật) quy định) Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyềnkhác nhau trong xã hội Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao củatừng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công laođộng trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân côngcông việc này phải dựa trên các cơ sở sau:

+ Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗiloại công việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế

+ Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay

tổ chức đó là biên chế cơ quan

b) Điều hành công việc văn phòng

Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điềuhành công việc trong văn phòng

Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dướiquyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chínhxác, kịp thời triển khai công việc được giao.

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào mộtkhâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quảcao nhất

Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì điều hành công việc phảiđảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi

- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà có thể hỗ trợ nhautrong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

c) Xây dựng quy chế

Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thốngvăn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức,quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp đểhoạt động có hiệu quả

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:

- Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trongtoàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyếtcác nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển

- Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòngban mang tính chất đặc thù

d) Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủnghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể Đó là hình thức để tập thể lao động

ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập,

trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởngphải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phầncũng như thời gian của cuộc họp.

Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xácđịnh rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệucho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

e) Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ giữ vị trí rấtquan trọng Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt độngvăn phòng thông suốt và hiệu quả

* Nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy,ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bảnđến, văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

* Nghiệp vụ lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn vị để làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê

- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

g) Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung vàhoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánhgiá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị làbảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quanđược cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạtđộng của cơ quan có hiệu quả cao nhất

Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản

lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằmthực hiện các mục đích sau:

- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơquan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơquan Đặc biệt thông tin cần thiết để:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó

+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả

và hiệu quả cao nhất

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi ngườimong muốn đóng góp

+ Kiểm tra việc thực hiện công việc

h) Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơilàm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, cácđiều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phảicung ứng

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công Phòng bao gồm phục vụ kỹ thuậtnhư cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạtđộng hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cungứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vàotừng thời điểm

i) Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộcvào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó cónguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lựcđóng 1 vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đếnnguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chứcnói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng

Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau:

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhânviên trong cơ quan, đơn vị

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết địnhban hành trong cơ quan

- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động

- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực

- Chế độ chính sách cho người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…

1.2.6 Công tác văn phòng

1) Khái niệm về hoạt động hành chính văn phòng.

Hoạt động hành chính văn phòng là một chỉnh thể gồm công việc tổchức quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ

quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn

2) Vị trí và ý nghĩa của hoạt động hành chính văn phòng

Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta

có thể khẳng định hoạt động hành chính văn phòng là một bộ phận không thểthiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức

Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo,

là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷcương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽthông suốt và hiệu quả

Trong thời đại “bùng nổ thông tin” các cơ quan kinh tế, xã hội hayhành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để cóthể ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho

xã hội Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạtđộng văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng và được coi là yếu tố sống còntrong bất kỳ tổ chức nào

3) Hiệu quả của hoạt động hành chính văn phòng

Tổ chức kế hoạch hoạt động hành chính văn phòng có ý nghĩa rất lớnđối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy hoạt độngcủa văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao Bởi vì:

- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ tướng cơ quan,doanh nghiệp nên hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ trôi chảy, thuậnlợi không chồng chéo, làm giảm bớt gánh nặng công việc cho người lãnh đạo

cơ quan, doanh nghiệp

- Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của

cơ quan với nhân dân, với khách hàng Thông qua văn phòng, các cơ quanbên ngoài, bạn hàng có thể hiểu được phần nào hình thức hoạt động, cáchthức tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó đánh giá được khả năng và vị trítrên thị trường của cơ quan

- Trong quá trình hoạt động hành chính văn phòng luôn đảm bảo cungứng đầy đủ các loại vật dụng cần thiết, các trang thiết bị phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan thông suốt có hiệu quả cao, không trì trệ

1.2.7 Hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục và quản lý giáo dục

1.2.7.1 Công tác hành chính văn phòng trong hoạt động quản lý giáo dục

Bộ máy tổ chức văn phòng thuộc ngành Giáo Dục, cần có đủ các bộphận với một biên chế nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của vănphòng một cách độc lập nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho sự vận hànhchung của cơ quan, tổ chức Trên thực tế, với các Phòng quy mô nhỏ với nộidung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọnnhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đủ, trong đó mỗi nhân viên có thể kiêmnhiệm nhiều công việc khác nhau, miễn sao đáp ứng được yêu cầu hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Cũng về phương diện này, nhân viên văn phòng hoạtđộng trong GD phải là những người có đủ phẩm chất và vừa có kiến thứcnghiệp vụ về văn phòng; vừa đầy đủ kiến thức chuyên môn về quản lý giáodục Đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng

Hoạt động hành chính văn phòng trong QLGD hỗ trợ để triển khai

được những chức năng quản lý của Nhà nước với các đơn vị hành chính sựnghiệp, thể hiện cảnh quan quản lý của hệ thống giáo dục quốc dân trong thựctiễn Hoạt động hành chính văn phòng, song hành cùng sự phân công vàchuyên môn hóa hoạt động QLGD Hoạt động này nhằm trang bị tính pháp lý

và thể hiện tính thống nhất cho công tác quản lý nói chung và quản lý giáodục nói riêng.

Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng chúng ta đang từng bước khắc phục,

và có thể vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Hiện nay Hoạtđộng hành chính văn phòng ở các cơ sở GD đã đi vào nề nếp, phát huy đượchiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động khác trongngành nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt công nghệthông tin vào công tác văn thư lưu trữ

1.2.7.2 Nội dung thực hiện hoạt động hành chính văn phòng trong

quản lý giáo dục.

Thực hiện hoạt động hành chính văn phòng trong QLGD phải hướng

đến các nội dung sau đây:

- Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên mônhành chính văn phòng cho các cán bộ, công chức, viên chức phục vụ tronghoạt động QLGD

- Nghiên cứu, đánh giá đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán

bộ, công chức hoạt động hành chính văn phòng trong QLGD để cải thiện

môi trường xã hội, điều chỉnh chính sách đãi ngộ nhân viên, cán bộ trongngành GD

- Thường xuyên tham mưu hoàn thiện phong cách nhà QLGD đồngthời trau dồi phẩm chất của một nhà quản trị văn phòng

- Xây dựng và triển khai có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp,phát huy vai trò, sức mạnh, chức năng của từng bộ phận, từng đơn vị sựnghiệp giáo dục, tận dụng hết khả năng sáng tạo trong điều hành và hoạt độngQLGD

- Đảm bảo và sử dụng triệt để, có hiệu quả các công cụ làm việc

- Đổi mới cải cách thủ tục hành chính trong QLHCNN và QLGD

- Ứng dụng CNTT vào các hoạt động QLGD để thể hiện được đặctrưng của nền GD&ĐT thời đại kinh tế tri thức

Trên thực tế, nội dung công tác hành chính văn phòng chính là nghiêncứu và áp dụng những kiến thức khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phâncông lao động, hợp tác lao động, kỉ luật lao động, bảo hộ lao động, kích thíchvật chất và tinh thần nhằm tạo điều kiện cho cán bộ các cơ quan hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao sao cho tiết kiệm chi phí và thời gian nhất

1.2.7.3 Phương pháp thực hiện hoạt động hành chính văn phòng trong

quản lý giáo dục.

Để thực hiện hoạt động hành chính văn phòng trong ngành Giáo dục nói

riêng và bất kỳ trong ngành, lĩnh vực nào đi chăng nữa Thì nhìn chung, đây làmột công việc phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo

- Xây dựng các quy chế, quy định về phân công công tác, phân loạihao phí thời gian lao động, định mức lao động, cách thức tổ chức nơi làm việc

và điều kiện lao động, quy trình xây dựng và quản lý văn bản

- Thực hiện hoạt động hành chính văn phòng sao cho nhanh, gọn, chi

phí thấp, thời gian thực hiện ngắn nhất nhưng lại mang lại hiệu quả quản lýcao; Vấn đề đặt ra là, làm thế nào để các biện pháp tổ chức điều hành côngviệc trong cơ quan phù hợp với thực tế với ngành GD, từng đơn vị phù hợpvới điều kiện của địa phương trên địa bàn hoạt động

1.2.7.4 Nguyên tắc thực hiện hoạt động hành chính văn phòng quản lý

giáo dục

Công tác văn phòng trong giáo dục hoạt động theo một hệ thống, cácvăn bản trong ngành được truyền đi theo một hệ thống quốc dân, nên có tínhlan truyền nhanh, sức ảnh hưởng mạnh, và tầm ảnh hưởng liên quan đến sảnphẩm là con người

Do đó, công tác văn phòng trong QLGD phải đảm bảo các yêu cầu:

- Truyền thông tin nhanh chóng, chính xác, bí mật và có sự chọn lọc.

- Công tác văn thư - lưu trữ phải đảm bảo: tính chính xác, khoa học vàtính cơ mật

- Công tác xây dựng kế hoạch hoạt động, tham mưu cho lãnh đạo cầnphải chính xác, công bằng, nghiêm túc và phù hợp với điều kiện tại mỗi cơ sởQLGD

- Công tác văn phòng tại các cơ sở QLGD phải đảm bảo mục tiêuchung trong nguyên tắc hoạt động văn phòng về chi tiêu tiết kiệm, hợp lý

1.3 Tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng trong giáo dục

Công tác hành chính văn phòng trường học có tác dụng quan trọngtrong đời sống sư phạm tổng thể của nhà trường Nó gắn kết các hoạt độngbên trong của nhà trường làm cho nhà trường thành một khối thống nhất toànvẹn Nó cũng tạo ra bộ mặt “văn hóa” bên ngoài nhà trường, phát huy tácdụng của nhà trường vào đời sống cộng đồng “ Văn hóa công sở” của nhàtrường có đạt đến các giá trị cao đẹp hay không, uy tín của nhà trường có lantỏa rộng vào cộng đồng hay không vừa là kết quả của hoạt động dạy học giáodục, vừa là kết quả của hoạt động hành chính văn phòng

Nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng trong quản lý giáo

dục là tổ chức khoa học công tác văn phòng trong quản lý giáo dục Tức là từ

nhận thức vai trò, hiệu quả của hoạt động hành chính văn phòng đối với

QLGD và dựa vào việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hành

chính văn phòng trong QLGD; để cải thiện phương pháp thực hiện công tác

văn phòng nhằm thực hiện các nội dung hoạt động và nhiệm vụ của công tácnày trong QLGD sao cho phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viênvăn phòng trong ngành giáo dục không chỉ làm tốt trong việc thiết kế vănphòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn lực văn phòng, không chỉ soạn

thảo văn bản đúng thể thức mà còn đúng luật, quy chế trong giáo dục và thựchiện các hoạt động văn phòng phù hợp với đặc thù ngành quản lý giáo dục.

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiệnsau:

- Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ côngnhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúngngười, đúng việc Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đemlại hiệu quả cao

- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan QLGD có thúc đẩy thànhtích của cơ quan hoàn thành mục tiêu giáo dục với chất lượng cao

Hiệu quả của hoạt động hành chính văn phòng có ý nghĩa quan trọng,

nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động cảu cơquan, tổ chức nói chung và ngành Giáo Dục nói riêng; bảo đảm sự hoạt độngđồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức;đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỉluật, kỉ cương; giữ được vai trò là đầu nối trong quan hệ công tác vớiBộGD&ĐT, cán bộ, giảng viên, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dânnói chung

Chính vì những lý do như vậy nên tổ chức khoa học văn phòng cơquan QLGD phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời, có khoa học nhằmđem lại hiệu quả cao nhất

Bất kỳ ở một giai đoạn lịch sử nào, giáo dục - đào tạo luôn đóng mộtvai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cá nhân, tập thể, cộngđồng, dân tộc và cả nhân loại Đòi hỏi cá nhân, tổ chức phục vụ cho sự nghiệpgiáo dục - đào tạo luôn thể hiện yêu cầu giáo dục toàn diện, đào tạo con ngườivừa có tài, có khả năng vươn lên chiếm lĩnh khoa học kỹ thuật lại vừa có đức;

Để đảm bảo cho sự nghiệp giáo dục phát triển, đào tạo nên những lớp ngườivừa hồng, vừa chuyên Từ những phân tích trên, chúng ta cũng thấy được tầmquan trọng, sự cần thiết của những con người đang đứng trong “đội ngũ đôngđảo người làm công tác giáo dục” ngày càng phải trau dồi bản thân, để nângcao hiệu quả công việc, tăng tính hiệu quả trong quản lý nhà nước đối vớiGiáo Dục và Đào Tạo ngày nay; trong số những con người ấy, có các chuyênviên, cán bộ đảm nhiệm công tác văn phòng đang ngày đêm hoàn thành gópsức hoàn thành mục tiêu và sự nghiệp giáo dục, đưa nền giáo dục nước nhàngày một khởi sắc.

1.4 Nội dung quản lý công tác hành chính văn phòng

1.4.1 Tổng hợp báo cáo công tác cơ quan

Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác vănthư Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: Hồ sơ nhân

sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ Vào cuối năm cơquan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới

Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hìnhthành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo cácnguyên tắc và phương pháp nhất định Lập hồ sơ hiện hành do người thựchiện, giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giảiquyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo phản ánh đúng công việc,chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

Quy trình lập hồ sơ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập bản danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quancần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định [9, Tr131]

Việc lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước nhỏ sau:

- Xác định loại danh mục hồ sơ

- Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ: Theo vấn đề; theo đơn vị, tổ chức

- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ

- Quy định ký hồ sơ

- Phân công người lập hồ sơ

- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõigiải quyết công việc vào hồ sơ: Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên cótrách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bảnđầu tiên cho tới các phiếu trình ý kiến

Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Văn bản, giấy tờ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý sao chothể hiện được sự liên quan giữa các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ và diễn biếncủa sự việc

Hồ sơ có thể được sắp xếp theo:

- Theo tên loại văn bản

- Thứ tự thời gian

- Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn

- Theo tác giả kết hợp vớ thời gian

- Theo vần, chữ cái của tên người hoặc địa phương