Báo cáo thực tập tại Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội.DOC

Báo cáo thực tập tại Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội

Lời mở đầu

Hiện nay, Công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão và được áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Khi Việt Nam gia nhập WTO, thì công nghệ thông tin càng chứng tỏ vai trò của mình đối với các doanh nghiệp Việt Nam Để không bị tụt hậu các doanh nghiệp không ngừng đổi mới, sử dụng tin học ngày càng nhiều trong quá trình quản lý mang lại hiệu quả, năng suất cao Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên xây dựng các công trình quy mô lớn, vừa nhỏ cũng đang đứng trước thách thức của quá trình hội nhập

Nhờ sự giúp đỡ của quý công ty Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội em được tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển cũng như thực trạng tin học hoá của công ty, phương hướng phát triển hệ thống thông tin của công ty trong thời gian tới Từ dó, em có thể xác định được đề tài của mình

I Giới thiệu về công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội

Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Tên công ty : Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội Tên giao dịch tiếng anh : Hanoi Contruction Join Stock Company No1

Tên viết tắt: HACC1

Địa chỉ trụ sở chính : 59 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại : 04.9.426966

Fax : 04.9.425956

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là doanh nghiệp hạng 1 thuộc tổng công ty xây dựng Hà Nội – tiền thân là Công ty Kiến trúc Hà nội được thành lập ngày 05/08/1958 theo quyết định số 117/QĐ-BKT của Bộ Kiến trúc

Năm 1960 được Bộ xây dựng đổi tên thành Công ty Xây dựng số 1 và năm 1984 Tổng công ty Xay dựng Hà Nội được thành lập, Công ty xây dựng số 1 Hà Nội trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty Xây dựng

Hà Nội và được thành lập theo quyết định số 141A/BXD-TCLĐ ngày 16/3/1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng

Năm 2005, căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế của Công ty, Công ty xây dựng số 1 lựa chọn hình thức cổ phần hóa theo mục 2 điều 3 Nghị định số 187/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 11 năm 2004 về việc chuyển công ty nhà nước thành công ty cổ phần Công ty Xây dựng số 1 được chuyển đổi thành Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội theo quyết định

số 1820/QĐ-BXD ngày 09/12/2005

Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần xây dựng

số 1 Hà Nội luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tê – xã hội được giao Đã vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng thưởng cao quý Các phần thưởng đó là:

- Huân chương Lao động hạng Ba (ngày 21 tháng 08 năm 1978).

- Huân chương Lao động hạng Nhì ( ngày 04 tháng 09 năm 1982)

- Huân chương Lao động hạng Nhất (ngày 16 tháng 11 năm 1985)

- Huân chương Độc lập hạng Ba (ngày 27 tháng 11 năm 1998)

- Huân chương Độc lập hạng Nhì (ngày 24 tháng 02 năm 2004)

- Cờ thi đua của Chính phủ (ngày 05 tháng 01 năm 2004)

- Và các bằng khen của các Sở, Ban, Ngành, Bộ Xây dựng…

Lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu của công ty

a Các lĩnh vực hoạt động của công ty

- Xây dựng các công trình công nghiêp, dân dụng, giao thông (cầu, đường, sân bay, bến cảng), thuỷ lợi, bưu điện, các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đường dây, trạm biến áp

- Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, thương mại du lịch (lữ hành nội địa, quốc tế)

- Sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng (gạch, ngói, cấu kiện

bê tông, cấu kiện và phụ kiện kim loại, đồ mộc, thép)

- Đầu tư xây dựng và kinh doanh hạ tầng các khu đô thị, khu công nghiệp

- Đầu tư kinh doan bất động sản, nhà hàng, nhà nghỉ, khách sạn (không bao gồm kinh doanh quán ba, phòng hát karaoke, vũ trường)

- Đầu tư xây dựng, kinh doanh và chuyển giao (BOT) các dự án giao thông, thuỷ điện

- Xây dựng và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, các công trình cấp thoát nước và trạm bơm

- Lắp đặt và sửa chữa các thiết bị cơ điện nước công trình, thiết bị dân dụng, công nghiệp, điện máy, điện lạnh và gia nhiệt

- Kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, các loạ vật tư, xăng

b Mục tiêu của công ty.

Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông…và các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho người lao động, tăng cổ tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty

Đặc điểm về hoạt động của công ty

a Các đơn vị thành viên của công ty

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 101

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 102

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 103

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 105

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 106

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 108

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 109

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng 115

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng

số 1

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng

số

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp lắp máy điện nước và xây dựng

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xe máy gia công cơ khí và xây dựng

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây lắp và sản xuất vật liệu xây dựng

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội - Xí nghiệp xây dựng

và phát triển hạ tầng

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội Số 116

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội tại miền nam

- Chi nhánh Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội Số 118

- Ban chủ nhiệm Công trình 104

- Ban chủ nhiệm Công trình Ba Đình

- Ban quản lý dự án phát triển nhà

- Đội xây dựng số 110

PHã TæNG GI¸M §èC PHã TæNG GI¸M §èC PHã TæNG GI¸M §èC

HµNH CHÝNH - QU¶N TRÞ KINH TÕ - KÕ TO¸N

Kü THUËT - KÕ HO¹CH §ÇU T¦

kINH TÕ THÞ TR¦êNG

PHßNG

Tæ CHøC LAO §éNG HµNH CHÝNH

PHßNG

KÕ TO¸N TµI CHÝNH

PHßNG

Kü THUËT

PHßNG

KÕ HO¹CH

§ÇU T¦

pHßNG KINH TÕ THÞ TR¦êNG

bAN

AN TOµN B¶O HIÓM LAO §éNG

§¹I HéI §åNG Cæ §¤NG

TæNG GI¸M §èC

Chức năng của bộ máy quản lý

Sơ đồ tổ chức của công ty

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty: thảo luận và thông qua Điều lệ, bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, thông qua phương án sản xuất kinh doanh, quyết định cơ cấu bộ máy tổ choc sản xuất của công ty

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, quyết định mọi vấn

đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc them quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát: Là người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của công ty

- Tổng giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, người đại diện sở hữu phần vốn của nhà nước tại Công ty, là người có quyền quyết định cao nhất về điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị vè việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Phó tổng giám đốc hành chính quản trị: Điều hành hoạt động hành chính, quản trị, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo tổ chức lao động

- Phó tổng giám đốc kinh tế kế toán: Điều hành hoạt động tài chính-kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo phòng tài vụ

- Phó tổng giám đốc kỹ thuật-kế hoạch đầu tư-kinh tế thị trường: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của công ty, công tác kinh doanh, công tác thị trường, an toàn lao động và bảo hiểm cho người lao động

- Phòng tổ chức lao động hành chính: Nghiên cứu đề xuất các phương

án, mô hình tổ chức phù hợp với yêu cầu từng giai đoạn phát triển sản xuất;

có trách nhiệm quản lý và giải quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất tiếp nhận, phân công bố trí công tác và bổ nhiệm cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết các khiếu nại báo cáo, thuyên chuyển công tác, thôi việc, hưu trí…; hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác quản lý lao động; có trách nhiệm

kiểm tra định kỳ, thường xuyên và đột xuất trên tất cả các công trình đơn vị đang thi công để kịp thời chấn chỉnh và xử lý sai phạm về quản lý và sử dụng lao động

- Phòng kế toán tài chính: Theo dõi tình hình công nợ, vốn, tài sản của công ty dưới hình thức giá trị Đồng thời hạch toán chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh để báo cáo với ban lãnh đạo và hội đồng quản trị, phổ biến kịp thời các văn bản hướng dẫn của Nhà nước về công tác quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, chính sách chế độ mới có liên quan đến quản lý tài chính, tham mưu cho ban giám đốc xây dựng các quy chế quản lý tài chính của công ty Tập trung xây dựng và chỉ đạo các quy chế

về huy động các nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty

- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ trong tất cả các công trình do đơn vị thi công, chịu sự kiểm tra của cấp trên quản lý (trừ các công trình do công ty làm chủ đầu tư) Nghiên cứu và đưa

ra biện pháp thi công, tiến độ công trình để cấp trên duyệt Nghiên cứu công nghệ mới xây dựng công trình sau đó chuyển giao xuống cho các đơn

vị trực thuộc công ty

- Phòng kế hoạch đầu tư: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng cơ bản năm, hàng quý, hàng tháng, bào cáo giám sát thực hiện công tác đầu tư để báo cáo Lãnh đạo công ty, Tổng công ty và Cục thống

kê thành phố Hà Nội Giao kế hoạch hàng năm cho các đơn vị trực thuộc, theo dõi đôn đốc quá trình thực hiện Căn cứ vào báo cáo thực hiện hàng tháng, hàng quý của đơn vị trực thuộc mà xem xét điều chỉnh kế hoạch đã giao cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế Hướng dẫn công tác kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc

- Phòng kinh tế thị trường: Kiểm tra đối chiếu thông tin và cấp hồ sơ đăng ký dự thầu cho các đơn vị trực thuộc phục vụ công tác tiếp thị, đấu

thầu Quản lý, theo dừi cỏc hồ sơ đăng ký dự thầu Hàng thỏng lập bỏo cỏo

và thụng bỏo sự trựng lặp gửi cho Tổng giỏm đốc để gửi cho Tổng cụng ty

- Ban an toàn bảo hiểm lao động: Là ban chuyờn mụn cú chức năng

tham mưu, giỳp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giỏm đốc chỉ đạo và

triển khai thực hiện cụng tỏc an toàn-bảo hiểm lao động của cụng ty

1.4 Giới thiệu chung về Xớ nghiệp 115

Xớ nghiệp là một đơn vị trực thuộc Cụng ty cổ phần xõy dựng số 1 Hà

Nội

Sơ đồ tổ chức của xớ nghiệp

Giám đốc

phòng kế toán

tài chính

phòng tổ chức lao động tài chính

Phòng kế hoạch

đầu t

phòng tổ chức lao động

ban chủ nhiệm công trình

Cỏc phũng ban của xớ nghiệp đều cú chức năng giống như cỏc phũng

ban của cụng ty Cũn ban chủ nhiệm cụng trỡnh cú chức năng quản lý cỏc

cụng trỡnh do xớ nghiệp đang xõy dựng, thuyờn chuyển cỏn bộ, cụng nhõn

giữa cỏc cụng trỡnh sao cho hợp lý nhất

I Tỡnh hỡnh ứng dụng tin học của cụng ty

2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong Cụng ty cổ phần xõy dựng

số 1 Hà Nội

Trong tình hình công nghệ thông tin phát triển như vũ, được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp như hiện nay, Công ty

cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội cũng bước đầu thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tự động Nhờ có sự áp dụng công nghệ vào quản lý làm giảm những thao tác thừa, không chính xác trong quá trình quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các thông tin chính xác kịp thời Hiện nay, một số phòng ban được trang bị máy tính, máy in, mạng, phần mềm…Tuy nhiên, các thiết bị vẫn chưa được sử dụng đúng mục đích, chưa khai thác được hết khả năng của nó Do kinh phí còn hạn hẹp hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, còn hầu hết vẫn thực hiện thủ công là chính Cụ thể tình hình ứng dụng tin học ở công ty như sau:

- Phòng giám đốc: Đã trang bị máy tính, mạng nhưng chủ yếu vẫn dựa trên quản lý thủ công là chính Mọi văn bản đều do thư ký chuẩn bị rồi đưa lên ký, phê duyệt Máy tính vẫn chưa phục vụ nhiều cho công tác quản lý

và ra quyết định

- Phòng phó giám đốc: Cũng được trang thiết bị máy tính thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và nghiên cứu các thông tin về thị trường, tình hình của công ty, các nhà đầu tư và các đối thủ cạnh tranh trong các công trình thầu Và quản lý và ra quyết định chủ yếu là thủ công Các văn bản và các quyết định đều do các cấp dưới chuẩn bị đưa lên phê duyệt và ký

- Phòng tổ chức lao động hành chính: đã được trang thiết bị máy tính, máy in kết nối mạng internet để thuận tiện cho việc nghiên cứu mô hình tổ chức lao động phù hợp, đăng ký tuyển dụng trên mạng Nhưng các cán bộ trong phòng vẫn không sử dụng đúng mục đích thường lang thang trên mạng

- Phòng kế toán – tài chính: là phòng thao tác các nghiệp vụ kế toán hay công tác quản lý đều được thực hiện trên máy tính Phòng cũng được

nối mạng internet và mạng cục bộ trong phòng để tiện cho việc hạch toán

và quản lý Phần mềm sử dụng là MS Excel và được trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng FastAccouting

- Phòng kỹ thuật: vẫn quản lý thủ công mặc dù đã có sự trợ giúp của máy tính Mọi thông tin lưu trữ dưới dạng các văn bản giấy tờ Máy tính chỉ phục vụ quản lý tức thời mà không có ý nghĩa lâu dài Muốn lưu giữ thông tin hay trình giám đốc phê duyệt thì tất cả mọi thông tin đều phải in

ra giấy

- Phòng kế hoạch đầu tư: được trang bị thiết bị máy tính, máy in nối mạng internet để thuận tiện đưa ra kế hoạch, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng Phòng có sử dụng phần mềm chuyên việt: phần mềm dự toán 97/2003

- Phòng kinh tế thị trường: đã được trang bị máy tính, máy in nối mạng internet để thuận tiện cho nghiên cứu và tìm kiếm thị trường để nhanh chóng đưa ra chiến lược đấu thầu các công trình đem lại doanh thu cao nhất và trúng thầu các công trình

- Ban an toàn bảo hiểm lao động: quản lý thủ công là chủ yếu, máy in máy tính chủ yếu để soạn văn bản Thông tin được lưu trữ một cách thủ công trên giấy

Các máy tính của công ty chưa được nối với nhau một cách đồng bộ

mà nằm riêng lẻ giữa các phòng, mỗi phòng cũng chưa được nối với nhau thành mạng cục bộ nên việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của toàn công ty bị hạn chế và khó khăn hơn Công ty chưa được trang bị phần mềm quản lý toàn doanh nghiệp Phòng nào cần thông tin của phòng khác không thể tìm kiếm thông tin ngay trên máy tính của phong mà phải làm văn bản yêu cầu và đợi các văn bản của phòng khác Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng thông tin, gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, chiến lược và ra quyết định cấp lãnh đạo

Từ những khó khăn trên, ban giám đốc công ty nhận thấy cần phải tin học hoá toàn diện công tác quản lý, ban giám đốc đã đề ra chiến lược phát triển hệ thống thông tin phục vụ công tác ra quyết định để đáp ứng yêu cầu mới của nền kinh tế

2.2 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội

Ban giám đốc, hội đồng quản trị của công ty xác định tình trạng quản

lý thủ công không thể kéo dài nhưng nếu thay đổi hệ thống thông tin của công ty một cách đồng bộ thì khá tốn kém mà công ty còn sử dụng vốn cho những mục đích khác nữa nên đã chọn giải pháp tin học hoá từng phần, từng bộ phận Sau đó, sẽ kết nối thành một hệ thống quản lý thống nhất trên cơ sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn bộ cơ quan và trang bị một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng giữa các phòng nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và dễ dàng

Năm tới, công ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ thống mạng cho các phòng ban đặc biết công ty sẽ trang bị các phần mềm chuyên dụng

để tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban thực hiện các nghiệp vụ và công tác quản lý của của mình, nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả cao trong công việc như phần mềm kế toán, phần mềm dự báo, phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm lý quản lý công văn giấy tờ…Các phần mềm viết bằng ngôn ngữ mạng sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban trong công ty

để giảm bớt thủ tục rườm rà trong quá trình ra quyết định Một hệ thống quản lý doanh nghiệp thống nhất sẽ được công ty thiết lập và trang bị để thay thế hoàn toàn cho việc quản lá thủ công bằng quản lý tự dộng hoá với

sự trợ giúp của máy tính và thực hiện của con người Tuy nhiên các văn bản quan trọng, các quyết định…phải được in ra để đảm bảo tính pháp lý

và lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách Khi quá trình tin học hoá công tác quản lý