Chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường ĐHSP hà nội 2

Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống 1.2.1 Nguyên tắc chung a Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại công văn của trường... 8 b Văn

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

HÀ NỘI, 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Giảng viên hướng dẫn: TS Lưu Thị Bích Hương

HÀ NỘI, 2016

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô TS Lưu Thị Bích Hương, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa Công nghệ thông tin, trường Đại Học Sư phạm Hà Nội 2 đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn Phòng hành chính - tổng hợp đã tận tình giúp đỡ

và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình khảo sát hệ thống của bài khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thùy Trang

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi, các kết quả, số liệu nêu trong khóa luận này chưa được công bố ở bất kỳ công trình khoa học nào Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả

Nguyễn Thùy Trang

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH VẼ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

1.1 Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 4

1.1.1 Cơ cấu tố chức 4

1.1.2 Một vài nét khái quát về phòng hành chính - tổng hợp 6

1.2 Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống 7

1.2.1 Nguyên tắc chung 7

1.2.2 Giải thích một số từ ngữ 8

1.2.3 Quản lý văn bản đến 8

1.2.4 Quản lý văn bản đi 11

1.2.5 Một số mẫu giấy tờ liên quan của công văn 14

1.3 Yêu cầu hệ thống mới 16

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18

2.1 Biểu đồ Use - case 18

2.1.1 Danh sách các actor 19

2.1.2 Danh sách các use - case 19

2.2 Đặc tả use - case 19

2.2.1 Đặc tả USE-CASE “Đăng Nhập” 19

2.2.2 Đặc tả USE-CASE “Ban hành văn bản” 20

2.2.3 Đặc tả USE-CASE “Phân quyền” 21

2.2.4 Đặc tả USE-CASE “Tìm kiếm văn bản” 22

2.2.5 Đặc tả USE-CASE “Cập nhật thông tin nhân viên” 22

2.2.6 Đặc tả USE-CASE “Cập Nhật văn bản” 23

2.2.7 Đặc tả USE-CASE “Xóa văn bản” 25

2.2.8 Đặc tả USE-CASE “Thống kê văn bản” 26

2.2.9 Đặc tả USE-CASE “Sổ văn bản” 27

2.3 Biểu đồ lớp 27

2.3.1 Xác định các kiểu liên kết 27

2.3.2 Biểu đồ lớp 29

2.3.3 Các lớp đối tượng 30

2.3.4 Mô tả chi tiết từng lớp đối tượng 30

2.3.5 Mô tả chi tiết các kiểu dữ liệu 31

2.4 Biểu đồ trạng thái 34

2.5 Biểu đồ hoạt động 35

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 38

3.1 Thiết kế lược đồ chương trình 38

3.1.1 Biểu đồ tuần tự 38

3.1.2 Biểu đồ cộng tác 40

3.2 Thiết kế giao diện của chương trình quản lý công văn 42

3.2.1 Một số giao diện chính của chương trình hỗ trợ quản lý công văn 42

3.2.2 Thiết kế giao diện form hệ thống 43

3.2.3 Thiết kế form quản lý nhân viên 44

3.2.4 Thiết kế các form duyệt công văn 46

3.2.5 Thiết kế form quản lý công văn 48

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đến 15

Bảng 1.2: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đi 15

Bảng 1.3: Mẫu phiếu trình ký văn bản 15

Bảng 1.4: Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến 16

Bảng 1.5: Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi 16

Bảng 2.1: Danh sách actor của hệ thống 19

Bảng 2.2: Danh sách các use - case của hệ thống 19

Bảng 2.3: Các lớp đối tượng trong hệ thống quản lý văn bản 29

Bảng 2.4: Mô tả chi tiết các lớp đối tượng 30

Bảng 2.5: Bảng cơ quan ban hành 31

Bảng 2.6: Bảng chức vụ 31

Bảng 2.7: Bảng phòng ban 32

Bảng 2.8: Bảng Sổ văn bản 32

Bảng 2.9: Bảng loại văn bản 32

Bảng 2.10: Loại hồ sơ 33

Bảng 2.11: Bảng Nhân viên 33

Bảng 2.12: Bảng văn bản 34

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 5

Hình 2.1: Biểu đồ use case của quản lý công văn 18

Hình 2.2: Biểu đồ lớp của hệ thống quản lý văn bản 29

Hình 2.3: Biểu đồ trạng thái của văn bản trong hệ thống .35

Hình 2.4: Biểu đồ hoạt động của admin 36

Hình 2.5: Biểu đồ hoạt động của nhân viên 37

Hình 3.1: Biểu đồ tuần tự quản lý công văn của admin 38

Hình 3.2: Biểu đồ tuần tự quản lý nhân viên của admin 39

Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự nhân viên gửi công văn 40

Hình 3.4: Biểu đồ tìm kiếm danh sách công văn 40

Hình 3.5: Biểu đồ cộng tác quá trình load văn bản 41

Hình 3.6: Biểu đồ cộng tác quá trình duyệt văn bản 41

Hình 3.7: Biểu đồ cộng tác quá trình thêm mới nhân viên 42

Hình 3.8: Màn hình đăng nhập hệ thống 43

Hình 3.9: Giao diện màn hình đăng nhập của nhân viên 43

Hình 3.10: Giao diện màn hình đăng nhập của admin 44

Hình 3.11: Giao diện form quản lý nhân viên 45

Hình 3.12: Giao diện form thêm mới nhân viên 45

Hình 3.13: Giao diện form cập nhật nhân viên 46

Hình 3.14: Giao diện hiển thị danh sách công văn chờ duyệt 47

Hình 3.15: Giao diện duyệt công văn 48

Hình 3.16: Giao diện màn hình gửi công văn 48

Hình 3.17: Giao diện màn hình công văn đã gửi 49

Hình 3.18: Giao diện màn hình danh sách công văn gửi đến 50

Trước đây, công tác quản lý văn bản, công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các sản phẩm phần mềm ưu việt

Giấy tờ công văn là một trong những thông tin cần thiết cho các hoạt động của nhà nước Nó không chỉ là phương tiện để giao tiếp, truyền thông tin

mà còn là phương tiện để quản lý nhà nước Vì vậy công việc quản lý công văn được đánh giá là không thể thiếu đối với công việc quản lý và phát triển

xã hội Quản lý công văn tốt thì công việc quản lý nhà nước sẽ được linh hoạt, bền vững, tổ chức và tiết kiệm

Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản, em nhận thấy Trường Đại học

Sư phạm Hà nội 2 là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư cho công tác công văn lưu trữ, tin học hóa công tác này Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số khó khăn cho quá trình quản lý văn bản và công văn Chính vì vậy,

em chọn đề tài “Chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống

- Áp dụng xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường ĐHSP Hà Nội 2

2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

chương trình

Nội 2

thực trạng về cách quản lý công văn tại trường

Nội 2 hoàn thiện

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng vào xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn

- Về mặt thực tiễn: Xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nhằm góp phần khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý công văn tại trường đại học

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lí luận

Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo và các tài liệu liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện pháp cần thiết để giải quyết các vấn đề của đề tài

- Phương pháp thực nghiệm

Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu của cơ sở, những lí luận được nghiên cứu và kết quả đạt được qua những phương pháp trên

- Phương pháp chuyên gia

Tham khảo các ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu thực tiễn Nội dung xử lý nhanh đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người sử dụng

3

7 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và hướng phát triển, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khảo sát hệ thống

Chương 2: Phân tích hệ thống

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Đảng bộ có: 26 chi bộ, 302 đảng viên.

Bí thư Đảng ủy, Hiệu trưởng: GVC TS Nguyễn Văn Tuyến

Phó Hiệu trưởng:

GVC TS Trịnh Đình Vinh GVC TS Nguyễn Phụ Thông Thái PGS TS Nguyễn Quang Huy

Về đào tạo:

- Cử nhân khoa học các ngành Sư phạm và Cử nhân khoa học khoa học

cơ bản, kĩ thuật, công nghệ

- Thạc sĩ khoa học các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục

- Tiến sĩ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thể hiện qua hình 1.1 như sau:

9 Đơn vị trực thuộc: Thư viện, Trạm Y tế, Ban Quản lý KTX Sinh viên, Ban Bảo vệ, Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo Chất lượng giáo dục, Trung tâm Tin học và Ngoại ngữ, Trung tâm Hỗ trợ Nghiên cứu Khoa học và Chuyển giao Công nghệ, Trung tâm Giáo dục Quốc phòng Hà Nội 2, Trung tâm Nghiệp vụ sư phạm

BAN GIÁM HIỆU

7 Công nghệ Thông tin

6

b) Khối sự nghiệp:

- 13 khoa: Toán, Vật lý, Sinh- KTNN, Ngữ văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Mầm non, Công nghệ Thông tin, Hoá học, Giáo dục Chính trị, Giáo dục Thể chất, Ngoại ngữ, Lịch sử, Bộ môn Tâm lí Giáo dục

- 15 ngành cử nhân sư phạm: Toán, Vật lí, Hoá, Sinh, Kỹ thuật, Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc phòng, Sư phạm Ngoại ngữ, Sư phạm Tin học, Sư phạm Lịch sử

- 10 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Tiếng Trung Quốc

- 16 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ: Toán Giải tích, Toán ứng dụng, Vật

lí chất rắn, Lí luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Sinh thái học, Động vật học, Giáo dục học bậc Tiểu học, Lí khóa luận học, Vật lí lí thuyết và Vật lí toán, Khoa học máy tính, Quản lý Giáo dục, Lý luận

và phương pháp dạy học bộ môn Văn - Tiếng việt, Giáo dục mầm non, Lý luận và phương pháp dạy học bộ môn Hóa học, Văn học Việt Nam

- 3 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ: Toán Giải tích, Giáo dục Tiểu học, Vật lí lí thuyết và Vật lí Toán

1.1.2 Một vài nét khái quát về phòng hành chính - tổng hợp

7

 Trần Thị Hồng Phương

Chức năng nhiệm vụ:

 Quản lý sử dụng con dấu theo luật hành chính, theo dõi các công văn đi và đến để trình Ban Giám hiệu, chuyển công văn

đã sao chụp đến các đơn vị và cá nhân có liên quan, công chứng các văn bằng, chứng chỉ do trường cấp, đóng dấu các loại văn bản hành chính, lưu trữ bản gốc của các loại công văn

đi và đến của trường

 Chế bản, sao chụp các loại tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong toàn trường

sơ kết, tổng kết năm học theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu; tư vấn cho Ban Giám hiệu trong việc lập kế hoạch công tác tuần, tháng cũng như cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ công tác hành chính của trường Thực hiện việc đưa tin lên trang web của trường

1.2 Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống

1.2.1 Nguyên tắc chung

a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại công văn của trường

8

b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn (hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn ) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

c) Văn bản, tài liệu mang bí mật phải đưa đến cho Phó trưởng phòng phụ

b) Văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường được gọi chung là văn bản đến

c) Đăng ký văn bản

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính hoặc sổ để quản lý và tra tìm văn bản

1.2.3 Quản lý văn bản đến

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

9

 Loại không bóc bì: Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì các nhân viên nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho công văn để đăng ký

 Loại do cán bộ công văn bóc bì: Đối với những loại văn bản thông thường không chỉ đích danh người nhận, các khoa hoặc một ban ngành cụ thể sẽ do các cán bộ công văn bóc bì

 Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002 - BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức

Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại công văn, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hóa đơn, chứng từ kế toán

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại công văn phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra

và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại công văn thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu

“Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của phụ trách văn phòng, văn bản đến được chuyển trở lại công văn để đăng ký bổ sung vào số đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở

dữ liệu văn bản đến

c) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Cán bộ công văn của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

11

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ công văn cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến cán bộ công văn phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

 Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

 Cán bộ công văn có tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho Phó trưởng phòng phụ trách văn thư

1.2.4 Quản lý văn bản đi

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ công văn cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo để xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản

gian quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định

b) Đóng dấu cơ quan và dấu mực độ khẩn, mật

 Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của

 Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “ khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

 Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

c) Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính

 Lập sổ đăng ký văn bản đi gồm: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) và số đăng ký văn bản mật đi

 Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn

13

 Vào bì và dán bì

 Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

- Chuyển phát văn bản đi

 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức

 Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác

 Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

 Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng

 Chuyển phát văn bản mật

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ công văn có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi,

cụ thể như sau:

 Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

 Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bản văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

 Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soản thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

 Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

e) Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại công văn là bản có chữ ký trực tiếp của

14

người có thẩm quyền Bản lưu văn bản đi tại công văn được sắp xếp theo thứ

tự đăng ký

1.2.5 Một số mẫu giấy tờ liên quan của công văn

a) Các dữ liệu quản lý văn bản

- Dữ liệu quản lý văn bản đến

1 Số thứ tự (Số đến)

2 Ngày đến

3 Tên CQBH

4 Số và ký hiệu văn bản

5 Ngày tháng năm văn bản (ngày ký)

6 Tên loại văn bản

7 Trích yếu nội dung văn bản

2 Ngày tháng năm văn bản

3 Tên loại văn bản

4 Trích yếu nội dung văn bản

15

- Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”

Bảng 1.1: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đến

Số và

ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị/người nhận

Ký nhận Ghi

chú

- Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”

Bảng 1.2: Mẫu đăng ký của sổ đăng ký văn bản đi

Ký nhận Số lượng

bản Ghi chú

- Mẫu phiếu trình ký văn bản

Bảng 1.3: Mẫu phiếu trình ký văn bản

1 Tên văn bản/công việc:

16

- Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Bảng 1.4: Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Thời hạn giải quyết

Tình trạng giải quyết

Số, ký hiệu văn bản giải quyết

Ghi chú

Tổng số:

Đã xử lý:

Chưa xử lý:

- Báo cáo tình hình văn bản đi

Bảng 1.5: Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi

Từ ngày đến ngày

STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu

nội dung

Đơn vị/người nhận Ghi chú

1.3 Yêu cầu hệ thống mới

Những khó khăn còn tồn tại trong việc quản lý công văn giấy tờ trường

Đại học Sư phạm Hà Nội 2:

- Xảy ra tình trạng quá tải trong việc xử lý thông tin công văn do lượng thông tin công ngừng tăng lên

- Do phương tiện xử lý thông tin còn nhiều hạn chế nên diễn ra tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu, công văn trong một năm, ngoài ra vẫn còn

- Khả năng tìm kiếm, theo dõi và quản lý chưa cao

Từ đó, cho thấy cần thiết xây dựng một hệ thống tự động trong việc quản lý công văn đi và đến của trường Việc quản lý công văn đi và đến đem lại nhiều lợi ích thiết thực Trong đó, có thể nói đến là:

- Tin học hóa quá trình lưu trữ và xử lý công văn, quá trình phân công công việc của trường

- Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn

- Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hình thức

- Hỗ trợ ban giám hiệu theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình trạng xử lý công văn, công việc của các phòng ban

- Lưu trữ công văn an toàn, tính bảo mật cao, lượng lưu trữ lớn

- Tìm kiếm, tra cứu công văn nhanh chóng, dễ dàng

- Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy tính ghi nhận nên lãnh đạo sẽ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh các hoạt động của các phòng ban chức năng

CapNhatThongTinNhan Vien CapNhatVanBan

19

2.1.1 Danh sách các actor

Bảng 2.1: Danh sách actor của hệ thống

Ban giám hiệu có thể tìm kiếm văn bản Ban giám hiệu kiểm soát hệ thống thông qua các nhân viên

2.1.2 Danh sách các use - case

Bảng 2.2: Danh sách các use - case của hệ thống

văn bản

viên

lý

20

2.2.1.2 Dòng sự kiện

a) Dòng sự kiện chính

nhập vào hệ thống quản lý văn bản

khẩu

- Hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu mà actor đã nhập và cho phép actor đăng nhập vào hệ thống

b) Dòng sự kiện khác

tên và mật khẩu sai thì hệ thống sẽ thông báo lỗi Actor có thể quay trở về đầu dòng sự kiện hoặc hủy bỏ việc đăng nhập lúc này use case kết thúc

2.2.1.3 Các yêu cầu đặc biệt

nhập lại tên và mật khẩu của mình (nếu đăng nhập sai) tối đa là 3 lần Sau đó

hệ thống sẽ tự động kết thúc use case

2.2.1.4 Trạng thái hệ thống sau khi thực hiện use-case

sử dụng được

2.2.2 Đặc tả USE-CASE “Ban hành văn bản”

2.2.2.1 Tóm tắt

- Dùng use-case để cấp phát văn bản đi và đến

2.2.2.2 Dòng sự kiện

a) Dòng sự kiện chính

21

- Khi ban giám hiệu, cơ quan ban hành thực hiện quá trình tải các văn bản đi và đến vào hệ thống thì màn hình sẽ yêu cầu nhập đường dẫn đến file văn bản cần tải

- Sau khi lựa chọn được file văn bản, ban giám hiệu hoặc cơ quan ban hành cần thực hiện thao tác upload dữ liệu

- Dữ liệu sẽ được upload và chờ các nhân viên quản lý văn bản thực hiện quá trình cập nhật

b) Dòng sự kiện khác

- Không có

2.2.2.3 Các yêu cầu đặc biệt

2.2.2.4 Trạng thái hệ thống sau khi thực hiện use-case

nhật vào cơ sở dữ liệu

2.2.3 Đặc tả USE-CASE “Phân quyền”

2.2.3.1 Tóm tắt

- Admin sử dụng use-case

- Dùng use-case để phân quyền truy cập vào hệ thống

- Use-case “Phân Quyền” dùng để phần quyền truy cập hệ thống, bảo

vệ quyền truy cập riêng cho nhân viên

22

2.2.3.3 Trạng thái hệ thống khi bắt đầu thực hiện use-case

2.2.3.4 Trạng thái hệ thống sau khi thực hiện use-case

2.2.4 Đặc tả USE-CASE “Tìm kiếm văn bản”

2.2.4.1 Tóm tắt

- Admin, ban giám hiệu, nhân viên sử dụng use-case

- Dùng use-case xem danh sách văn bản hiện đang có trong cơ sở dữ liệu

- Người sử dụng chọn chấm dứt việc tìm kiếm danh sách văn bản

- Hệ thống thoát khỏi việc tìm kiếm này

b) Dòng sự kiện khác

- Không có

2.2.4.3 Trạng thái hệ thống trước khi bắt đầu thực hiện use-case

thống với một vai trò xác định

2.2.4.4 Trạng thái hệ thống sau khi thực hiện use-case

văn bản Ngược lại trạng thái của hệ thống không đổi

2.2.5 Đặc tả USE-CASE “Cập nhật thông tin nhân viên”

2.2.5.1 Tóm tắt

2.2.5.2 Dòng sự kiện

a) Dòng sự kiện chính