GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ EXCEL Là phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office do tập đoàn Microsoft sản xuất Có những chức năng hổ trợ rất mạnh cho thiết kế, soạn thảo và tính toán bảng tính như tìm kiếm, thống kê, lọc và rút trích dữ liệu… THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG • Kiểm tra và hiệu chỉnh thời gian hệ thống Định dạng ngàythángnăm Định dạng giờphútgiây • Kiểm tra và hiệu chỉnh đơn vị tiền tệ, số và dấu phân cách Định dạng tiền tệ Định dạng số Định dạng dấu phân cách các thông số
Trang 1GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ EXCEL
Là phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office do tập đoàn Microsoft sản xuất
Có những chức năng hổ trợ rất mạnh cho thiết kế, soạn thảo và tính toán bảng tính như tìm kiếm, thống kê, lọc và rút trích dữ liệu…
Trang 2THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG
• Kiểm tra và hiệu chỉnh thời
gian hệ thống
• Kiểm tra và hiệu chỉnh đơn
vị tiền tệ, số và dấu phân
cách
Trang 4• Cột: có 256 cột (được đánh số A Z và
AA IV)
• Ô (cell): là giao điểm giữa dòng và cột,
được với địa chỉ cột trước và dòng sau
Trang 55
KHỞI ĐỘNG VÀ GIỚI THIỆU GIAO DIỆN EXCEL
• Title Bar: chứa tên workBook (1 hoặc nhiều workSheet)
• Menu Bar
• Formatting Tools Bar (chứa font)
• Standard Tools Bar (chứa printer)
Trang 6– Ví dụ: $A1 hay A$1
Lưu ý: chuyển đổi giữa các loại địa chỉ bằng
cách nhấn F4
Trang 7VÙNG (Range) VÀ TÊN VÙNG
• Vùng: là những cells liên kế nhau (có
thể chỉ trên 1 cột, 1 dòng và nhiều cột
và dòng
• Tên vùng: là tên tùy ý đặt cho 1 vùng
Lưu ý: chọn vùng (click+drag), di chuyển trong WorkSheet dùng các phím…
Trang 8• Nhập hàm bắt đầu với dấu “=“
– Ví du: =now(); =today()
• Lưu ý: nhập dữ liệu nhiều cells tương tự nhau và nhập đầy cell với ký tự
Trang 9NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH (tt)
• Wrap Text
• Số tự động
• Customize List
Trang 10NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH (tt)
• Hiệu chỉnh văn bản (F2)
• Copy, cut, past và past special
• Chèn cột, dòng, merge cells và resize
Trang 11CÔNG THỨC TRONG EXCEL
• Công thức là biểu thức kết hợp giữa các toán hạng và toán tử, bắt đầu bởi dấu “=“
• Cú pháp tổng quát của công thức
Trang 12CÔNG THỨC TRONG EXCEL (1)
• Toán hạng bao gồm các đối tượng
thuộc các kiểu dữ liệu của Excel, các địa chỉ ô (cell), địa chỉ vùng (range) và các
hàm của Excel (hoặc hàm tự tạo)
Ví dụ:
• 12, “ABC”, 12/11/2007, 9:30:50…
• A1, B2, $J$5, $H$1:$I$5…
• INT(), MOD()…
Trang 13CÔNG THỨC TRONG EXCEL (2)
Trang 14CÔNG THỨC TRONG EXCEL (3)
• Thứ tự ưu tiên trong biểu thức Excel
• thứ tự ưu tiên giảm dần từ trên xuống như các dòng liệt kê trên
• biểu thức có nhiều dấu ngoặc thì ngoặc trong thực hiện trước và
ngoài thực hiện sau
• các toán tử trên cùng một dòng ngang cấp được thực hiện từ trái
sang phải
Trang 15CÔNG THỨC TRONG EXCEL (4)
• Các phép toán luận lý (Logic) trong Excel
Lưu ý:
• các phép toán luận lý thường dùng trong biểu thức điều kiện
(btđk) của hàm IF(btđk;gt1;gt2) và được dùng trong các hàm luận
Trang 16HÀM TRONG EXCEL
• Hàm được Excel cung cấp hoặc user
định nghĩa để thực hiện một chức năng nào đó
Trang 17CÁC HÀM CĂN BẢN TRONG EXCEL
Trang 18CÁC THÔNG BÁO LỔI THƯỜNG GẶP
• #DIV/0: Phép chia cho giá trị 0
• #N/A: Tham chiếu đến một giá trị không tồn tại
• #NAME?: Tên bị sai hoặc không tồn tại (excel không hiểu tên công thức)
• #NULL! Hai vùng tham chiếu không giao nhau
• #NUM! dữ liệu số bị sai
• #REF!: Tham chiếu đến địa chỉ không tồn tại (không hợp lệ)
• #VALUE!: Tính toán trên 2 kiểu dữ liệu khác nhau
– Ví dụ:
– = 123 + “abc” -> #Value!
Trang 20CÁC HÀM LUẬN LÝ (tt)
• Hàm ISERROR(value)
Hàm trả về giá trị TRUE: nếu value có lổi là
->#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM?,
NAM?, #NULL!
Hàm trả về giá trị FALSE: nếu value không bị
các lổi trên
Lưu ý: hàm ISERROR() thường kết hợp với
hàm HLOOKUP() và VLOOKUP() để phát hiện
lổi của hai hàm này
• Hàm ISNA(value)
Hàm trả về giá trị TRUE nếu value bị lổi #N/A
Hàm trả về giá trị FALSE nếu value không bị lổi
Trang 21TRUE, trả về giá trị gt2 nếu biểu thức điều kiện btđk2
Trang 24Nếu độ chính xác là âm thì làm tròn bên
trái hàng đơn vị (phần nguyên)
Trang 26CÁC HÀM TOÁN HỌC (tt)
• Hàm COUNTBLANK(cells)
Hàm trả về số ô không có dữ liệu
trong cells
Trang 29CÁC HÀM THỜI GIAN (tt)
• Hàm DATEVALUE(“date”)
Hàm trả về kiểu dữ liệu date của chuổi
ngày, tháng, năm trong hàm
• Hàm DAYS360(start_date;end_date)
Hàm trả về số ngày giữa star_date
đến end_date
Trang 30CÁC HÀM THỜI GIAN (tt)
• Hàm WEEKDAY(DATEVALUE(“date”))
Hàm trả về thứ trong tuần của chuổi
kiểu dữ liệu date trong hàm
Trang 31CÁC HÀM THỜI GIAN (tt)
• Hàm TIMEVALUE(“time”)
Hàm trả về kiểu dữ liệu time của chuổi
time trong hàm
Trang 33Hàm trả về chuổi với chữ hoa ở chữ
đầu của mổi từ trong chuổi text
Trang 34Hàm chuyển đổi số num từ kiểu số
sang kiểu chuổi với định dạng format
Ví dụ: TEXT(100;”0.00”) -> “100.00”
• Hàm LEN(text)
Hàm trả số ký tự (chiều dài) có trong
Trang 35CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI (tt)
• Hàm TRIM(text)
Hàm xóa khoảng trắng đầu và cuối
của chuổi text
Trang 37CÁC HÀM THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG (tt)
• Hàm COUNTIF(range;criteria)
Hàm trả về số cell có giá trị thỏa mản
điều kiện criteria so sánh trên vùng
range
• Hàm SUMIF(range;criteria;FIELD)
Hàm trả về tổng giá trị các cells trên
vùng field thỏa mản điều kiện criteria so
sánh trên vùng range
Trang 39CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
• Hàm
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num; range_lookup)
Hàm trả về giá trị tương ứng với giá trị
0: tuyệt đối (thường cột thứ nhất kiểu ký tự)
1: tương đối (cột thứ nhất bảng tham chiếu được sắp xếp tăng dần)
-1: tương đối (cột thứ nhất bảng tham chiếu được sắp xếp giảm dần)
Trang 40CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt)
0: tuyệt đối (thường dòng thứ nhất kiểu ký tự)
1: tương đối (dòng thứ nhất bảng tham chiếu được sắp xếp tăng dần)
-1: tương đối (dòng thứ nhất bảng tham chiếu được sắp xếp giảm dần)
Trang 41CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt)
• Hàm INDEX(array;row_num;column_num) Hàm trả về giá trị tại giao điểm giữa dòng
Trang 42CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt)
• Hàm
MATCH(lookup_value;lookup_array;[mat
ch_type])
Hàm trả về vị trí của giá trị lookup_value,
ở trên vùng tham chiếu lookup_array với
độ chính xác match_type
Độ chính xác match_type: có 3 giá trị
0: chính xác tuyệt đối
1: chính xác tương đối (lấy giá trị gần đúng nhỏ hơn hoặc bằng)
-1: chính xác tương đối (lấy giá trị gần đúng lớn hơn hoặc bằng)
Trang 43CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
• Khái niệm về cơ sở dữ liệu (Database):
là bảng tính có các tiêu đề cột của bảng tính là các trường (field) của cơ sở dữ
liệu, mổi dòng trong bảng tính là một mẩu tin (record) có các trường là những thuộc tính của mẩu tin có quan hệ với nhau
theo bộ
Tập hợp các mẩu tin (records) gọi là cơ
sở dữ liệu
Trang 44CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
• Hàm DSUM(database;field;criteria)
Hàm trả về tổng các giá trị của các
cells trên cột có chỉ số field thỏa mản
các điều kiện ở vùng điều kiện criteria
trên database
• Hàm DMAX(database;field;criteria)
Hàm trả về giá trị lớn nhất của các
cells trên cột có chỉ số field thỏa mản
các điều kiện ở vùng điều kiện criteria
trên database
Trang 45CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
• Hàm DAVERAGE(database;field;criteria) Hàm trả về giá trị trung bình của các cells trên cột có chỉ số field thỏa mản các điều kiện ở vùng điều kiện criteria trên
database
• Hàm DMIN(database;field;criteria)
Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các
cells trên cột có chỉ số field thỏa mản
các điều kiện ở vùng điều kiện criteria
trên database
Trang 46ở vùng điều kiện criteria trên database
Trang 47CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt)
• Hàm DCOUNTA(database;field;criteria)
Hàm trả về số cells có giá trị trên cột có chỉ
số field thỏa mản các điều kiện ở vùng
điều kiện criteria trên database
• Lưu ý:
khi dùng các hàm cơ sở dữ liệu phải xác
định các điều kiện cần thiết và tạo vùng
điều kiện (trực tiếp hoặc gián tiếp)
• Các điều kiện trên dòng có tính chất giao
• Các điều kiện trên cột có tính chất hoặc
Trang 48• B2- vào menu Data chọn lệnh Sort
• B3- trong hộp thoại Sort vào ComboBox Sort By chọn thuộc tính (field) cần sắp xếp
Trang 49SẮP XẾP DỮ LIỆU
B3- trong hộp thoại Sort vào ComboBox
Sort By chọn thuộc tính (field) cần sắp xếp
• Nếu sắp xếp tăng dần chọn Option Ascending
• Nếu sắp xếp giảm dần chọn Option Descending
• Nếu sắp xếp nhiều thuộc tính thì vào ComboBox Then By chọn thuộc tính cần sắp xếp
Trang 50LỌC VÀ RÚT TRÍCH DỮ LIỆU
Lọc là tuyển chọn những mẩu tin (records) theo một tiêu chuẩn hoặc điều kiện nào đó Các thao tác thực hiện: