MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO 3 I. Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro. 3 2. Loại hình doanh nghiệp. 3 3. Ngành nghề kinh doanh. 3 II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận. 5 1. Phòng tổ chức hành chính – lao động, tiền lương : 5 2. Phòng tài chính – kế toán. 6 3. Phòng thị trường quốc tế Inbound. 6 4. Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa. 6 5. Phòng điều hành hướng dẫn. 7 6. Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng. 8 Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9 I. Tình hình công tác lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà nội. 9 II. T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9 1. Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty 9 2. Quản lý công văn đi – đến 11 2.1. Đối với công văn đi 11 2.2 Đối với công văn đến. 19 2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 26 2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 Chương III. Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần phát triển thương mại và du lịch Hà nội. 28 I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công văn thư lưu trữ của cơ quan 28 1. Ưu điểm: 28 2. Nhược điểm. 29 II. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 30 1.Một số kiến nghị với cơ quan 31 KẾT LUẬN 32
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO 3
I Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO 3
1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro 3
2 Loại hình doanh nghiệp 3
3 Ngành nghề kinh doanh 3
II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận 5
1 Phòng tổ chức - hành chính – lao động, tiền lương : 5
2 Phòng tài chính – kế toán 6
3 Phòng thị trường quốc tế - Inbound 6
4 Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa 6
5 Phòng điều hành - hướng dẫn 7
6 Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng 8
Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9
I Tình hình công tác lưu trữ tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà nội 9
II T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro 9
1 Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty 9
2 Quản lý công văn đi – đến 11
2.1 Đối với công văn đi 11
2.2 Đối với công văn đến 19
2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 26
2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27
Trang 2Chương III Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần phát triển thương mại và du lịch Hà nội 28
I Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công văn thư lưu trữ của cơ quan .28
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước đang bước vào những năm đầu của thế kỷ XXI, thế kỷ có nhữngbước nhảy vọt trong sự nghiệp phát triển về khoa học công nghệ và thông tin đãtạo được một bước biến chuyển mới trong sự phát triển của đất nước Việc traođổi thông tin là phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền với quá trình pháttriển của xã hội Ngày nay tri thức nhân loại ngày càng phong phú, nhu cầu giaotiếp trao đổi thông tin con người có nhiều cách thể hiện và phương tiện khácnhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất Đặc biệt Nhànước sử dụng văn bản đẻ quản lý xã hội,nó phản ánh quá trình hoạt động của các
cơ quan,tổ chức Là căn cứ pháp lý để điều hành và quản lý xã hội, để truy cứutrách nhiệm khi cần thiết Vì vậy con người đã nhận thức được vai trò quantrọng của văn bản, họ biết giữ lại những văn bản quan trọng để sử dụng khi cầnthiết,nó là phương tiện chính xác, phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bàihọc kinh nghiệm trong hoạt động của con người đã trở thành tài sản quý giá đểtruyền cho đời sau
Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhànước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm,bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản– tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết nhanh chóng,chính xác,đảm bảo bí mật cho cơ quan
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đanh có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế ” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai,nắm vững lý thuyết đã đượchọc để vận dụng vào thực tế
Trang 4Xuất phát từ thực tế và chương trình đạo tạo của Trường Đại học Nội vụ
Hà nội nói chung và Trung tâm đào tạo nghề nói riêng Cuối mỗi khóa học nhàtrường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan theo nội dung
lý thuyết đã học, đây là học phần không thể thiếu đối với sinh viên đặc biệt làsinh viên ngành Văn thư – lưu trữ Qua đó sinh vien làm quen với thực tế hơn đểcủng cố kiến thức đã học trong nhà trường
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnhđạo Công ty Cổ phần Thương mại và du lịch Hà Nội Hapro, tôi đã được thực tậptại văn phòng công ty và đã học hỏi được rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế mà em rút ra được tại
cơ quan thực tập
Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư và được
sự hướng dẫn của các anh chị trong công ty,đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tìnhcủa chị Đào Hoài Thu – cán bộ văn thư công ty Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúcvới công việc thực tiễn nên không tránh khỏi những thiếu sót trong công việc Emxin chân thành cảm ơn đến quý công ty đã tạo điều kiện cho em được thực tập !
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Đào Kim Cúc
Trang 5CHƯƠNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HAPRO
I Khái quát về công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU L ỊCH HAPRO
1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần thương mại và
du lịch Hapro.
- Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hà Nội
- Tên giao dịch đối ngoại: Hapro Trade And Tourist Development JointStock Company
- Tên viết tắt: Hapro TIC, JSC
2 Loại hình doanh nghiệp.
- Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanhnghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam
3 Ngành nghề kinh doanh.
+ Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế ( bao gồm cả thông tin dulịch)
Vận chuyển hành khách bằng oto theo hợp đồng, tuyết cố định…
Đặt phòng khách sạn, nhà hàng, sân gofl,
Đăng kí các lớp nấu ăn,dịch vụ spa,
Cung cấp dịch vụ internet miễn phí,
Trang 6SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HAPRO TRAVEL JSC
SƠ ĐỒ NHÂN SỰ HAPRO TRAVEL JSC
Trang 7 Hội đồng quản trị : 05 người.
Ban kiểm soát: 03 người
-Tổ chức theo kế hoạch của công ty :
Ban giám đốc : - Q.Giám đốc điều hành ( C.E.O )
3 Phòng thị trường nước ngoài – Inbound
4 Phòng thị trường trong nước – Outbound và nội địa
5 Phòng điều hành - hướng dẫn
6 Phòng quảng cáo và phát triển
7 Xí nghiệp Hapro Travel Taxi
II.Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận.
- Chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn của Giám đốc, và kế toán trưởng do
Hội đồng quản trị bổ nhiệm và qui định
Các phó giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Chức năng nhiệm vụ - quyền hạn của các Phó giám đốc và các lãnh đạo phòng do giám đốcđiều hành qui định trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ và quyền hạn đã đượcHĐQT qui định
-1 Phòng tổ chức - hành chính – lao động, tiền lương :
- Chức năng:
+ Bộ máy giúp việc cho Ban giám đốc về các vấn đề Tổ chức và thể chế
- Nhiệm vụ:
+ Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến nhân lực, nhân sự, chính sách, chế
độ tiền lươn, bảo hiểm của người lao động theo qui định của Nhà nước, đốingoại của công ty vá các công việc thuộc về hành chính khác… dưới sự chỉ đạocủa HĐQT và Ban giám đốc công ty
Trang 8- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu thường xuyên cập nhật thông tin về kháchsạn và nhà hàng trên toàn bộ các tuyến, điểm du lịch trong cả nước Xây dựngthị trường Inboud ngoài và trong nước, nghiên cứu xà xây dựng sản phẩm đặcthù mang thương hiệu Hapro có tính cạnh tranh cao, có trình độ tổ chức chuyênnghiệp phù hợp với cơ cấu khách hàng trong giai đoạn mới Xây dựng kế hoạchkinh doanh trung và dài hạn dựa trên cơ sở xây dựng chiến lược về sản phẩm vớicác tiêu chí : Độc đáo – đa dạng - cạnh tranh và chuyên nghiệp
+ Đặc biệt phòng thị trường quốc tế còn đảm nhiệm thêm một chức năngkinh doanh khác là : cung cấp các sản phẩm MICE Quốc tế
4 Phòng thị trường trong nước: Outbound và nội địa.
- Chức năng:
+ Kinh doanh trên cơ sở cung ứng các sản phẩm du lịch, dịch vụ du lịch
cho khách du lịch là người Việt Nam có nhu cầu đi du lịch trong và ngoài nước.Đặc biệt phòng thị trường trong nước còn đảm nhiệm thêm một chức năng kinhdoanh khác là: cung cấp các sản phẩm MICE nội địa
Trang 9- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu thường xuyên cập nhật thông tin về các đối
tác đón khách Outbound Việt Nam ở các nền kinh tế thành viên APEC, ASEAN
và một số thành viên quan trọng của tổ chức WTO nhằm phục vụ cho phát triển
lữ hành thông qua việc phuc vụ các chuyến đi xúc tiến thương mại của Tổngcông ty thương mại Hà nội mà công ty cổ phần du lịch HAPRO TRAVEL là 1thành viên Xây dựng và xúc tiến bán các sản phẩm du lịch Outbound và nội địatrên cơ sở xây dựng một thị trường khách nội địa bền vững mà nòng cốt là cácđơn vị thành viên của tổng công ty thương mại Hà nội Xây dựng hệ thống bán
lẻ các tour du lịch dựa trên cơ sở hệ thống bán lẻ sẵn có của tổng công tyHAPRO
5 Phòng điều hành - hướng dẫn.
- Chức năng:
+ Tổ chức thực hiện việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng dựa trên yêu
cầu cụ thể của các phòng kinh doanh về: khách sạn – nhà hàng – vận chuyển –
và các dịch vụ bổ trợ khác theo yêu cầu cụ thể Chịu trách nhiệm về chất lượngmang tính chuyên nghiệp của công ty
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu và thường xuyên cập nhận thông tin về giá cả,
chất lượng dịch vụ cuat các hệ thống cung ứng dịch vụ du lịch trên toàn tuyến,điểm du lịch trên địa bàn cả nước Tổ chức thực hiện việc cung ứng dịch vụ chokhách hàng của cả 3 thị trường cơ bản Xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàngthường xuyên của công ty, trên cơ sở đó xây dựng chính sách hậu mãi cho từngđối tượng khách sao cho phù hợp để họ trở thành khách hàng trung thành củacông ty Xây dựng đội ngũ hướng dẫn cộng tác viên mạnh nhằm đáp ứng nhucầu hướng dẫn viên chuyên nghiệp, chất lượng cao của các phòng kinh doanhcủa công ty Điều hành khai thác có hiệu quả số lượng xe chuyên dụng sẽ đượcđầu tư khi công ty được thành lập
Trang 106 Phòng quảng cáo – phát triển và quan hệ công chúng.
- Chức năng:
+ Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về vấn đề Thương
hiệu : Xây dựng các giải pháp quảng cáo ngắn, trung và dài hạn dựa trên chiếndịch hoặc chiến lược kinh doanh của công ty Nghiên cứu phát triển hệ thốngbán lẻ của công ty dựa trên cơ sở khai thác hệ thống bán lẻ có sẵn của tổng công
ty Nghiên cứu phát triển bán lẻ trên mạng Internet dựa trên cơ sở xây dựng 1website du lịch mang tính chuyên nghiệp cao
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng, bảo hành và duy trì sự hoạt động web của công ty với những
thông tin mang tính chuyên nghiệp cao Tiến hành khai thác bán hàng trênmạng Xây dựng chiến lược phát triển hệ thống bán lẻ của công ty Xây dựng hệthống các ấn phẩm quảng cáo sản phẩm du lịch của công ty dựa trên cơ sở cácchiến dịch kinh doanh hoặc chiến lược kinh doanh Trực tiếp tham gia kinhdoanh trên cơ sở khai thác mạng và khai thác hệ thống đại lý bán lẻ Trực tiếpquảng bá hình ảnh của công ty thương mại Hà nội nói chung và công ty cổ phần
du lịch Hapro tours nói riêng bằng hình thức “ PR” chuyên nghiệp và hiện đại
Trang 11Chương II.Tình hình công tác văn thư lưu trữ của công ty Cổ phần thương
- Công tác lưu trữ của công ty đặt dưới sự chỉ đạo của phòng Hành
chính-tổ chức do khối tài liệu của công ty không nhiều nên không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách mà là cán bộ văn thư kiêm nhiệm
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và cá nhân được bảoquản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa,lịch sử…
II T ình hình công tác ăn thư tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hapro
1 Thực trạng về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Công ty
Công tác văn thư là 1 bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của cơ quan,các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, cac
tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không Cũngchính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan,các tổ chức ngày càng đượcquan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc hành chính nhà nước hiện nay,công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới
Việc tiến hành tổ chức mô hình văn thư của Công ty cổ phần thương mại
và du lịch Hà Nội theo mô hình văn thư tập trung một đầu mối ở văn thư cơquan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp vănthư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết côngviệc Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồngthời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này hơn, công tác văn
Trang 12thư tại phòng văn thư do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp văn thư –lưu trữ đảm nhiệm Phòng văn thư được bố trí ngay cạnh phòng Hành chính – tổchức, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư là một trong các yếu tố quantrọng nhằm đảm bảo năng suất, chât lượng làm việc của cán bộ văn thư,giúp chongười làm công tác văn thư hoàn thành tốt công việc được giao Trang thiết bịtrong phòng văn thư gồm: tủ đựng tài liệu, sổ sách, bàn làm việc, máy tính, máy
in, máy photocopy, máy fax do cán bộ văn thư phụ trách Tất cả các văn bảnđến đều được tiếp nhận tập trung tại văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành
- Phục vụ tra tìm tài liệu
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,liên quan đến nhiều bộ phận,CBCNV trong cơ quan
Soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty phát triển thương mại và du lịch là đơn vị kinh doanh nên việcsoạn thảo vản bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các phòngban,đơn vị và các cán bộ chuyên viên trong công ty Văn bản thuộc đơn vị,phòng ban nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo Trình tự các bước tiến hànhsoạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC-01 ban hành ngày 11/4/2002 trong hệthống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúngthẩm quyền bân hành, bảo đảm đúng thể thức qui định Nội chung văn bản cóchất lượng tốt
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thựchiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vịđược phân công giải quyết của một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc traođổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy tính,sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản,chuyển phòng tổchức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty Sau
Trang 13khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký sổ, vào sổcông văn đi, nhân văn, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong vănbản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loạivăn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợpđồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, các nội quy, quy chế Điều lệ hoạtđộng của đơn vị
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào số công văn
đi của văn thư, cụ thể:
- Năm 2001 ban hành 927 văn bản
- Năm 2002 ban hành 1000 văn bản
- Năm 2003 ban hành 1412 văn bản
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án…trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ýkiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để xin ý kiến đóng góp cho bản dự thảo
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty phát triển thương mại
và du lịch Hà nội được tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩmquyền ban hành về thể thức văn bản Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bảncủa công ty hiện nay thì còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết vềtầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lục của cán bộ soạnthảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyêntrách Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn kém, thiếu logic,ngônngữ trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tínhpháp lý cao như quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ
2 Quản lý công văn đi – đến
Công văn đi, công văn đến của Công ty phát triển thương mại và du lịchđều tập trung một đầu mối ở văn thư của phòng Tổ chức hành chính
2.1 Đối với công văn đi
Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một quitrình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban,
Trang 14đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức,
tính hợp pháp của văn bản Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản trưởng
phòng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đố chuyển cho
văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản,
đóng dấu, bản chính lưu tại văn thư, 01 bản photo đóng dấu đỏ chuyển cho bộ
phân soạn thảo, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản
SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI
Trình kí văn bản
Các văn bản đi của công ty thường được giao cho các chuyên viên amhiểu từng lĩnh vực chuyên môn chuyển bị soạn thảo Sau khi văn bản đã được
soạn và in ấn xong thì phải trình cho Giám đốc kí ban hành
Tất cả các văn bản cần phải kiểm tra kỹ nội dung, thể thức và kỹ thuậttrình bày trước khi ký
Những văn bản trình ký phải để trong cặp trình ký
Những văn bản có nội dung đơn giản, chỉ cần trình bày văn bản cần trình
Sơ đồ quản lý công văn đi
Trình ký
Cho số kýhiệu,ngày,tháng banhành vănbản, nhânbản
Đóngdấu,lưucôngvăn, tàiliệu
Chuyểncông văn tàiliệu đi cácnơi nhận
Trang 15ký lãnh đạo ký.
Những văn bản có nội dung phức tạp khi trình ký cần phải kèm theo cácvăn bản có liên quan đến văn bản cần trình ký( kèm theo hồ sơ trình ký)
Kiểm tra thể thức ghi số, ngày tháng, năm văn bản.
Văn bản sau khi đã được trình cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt ký vàban hành được chuyển lại văn thư cơ quan, đơn vị Nhằm mục đích là để dà soátlại lần cuối tất cả các yếu tố thể thức xem đã thực hiện đúng theo quy định chưa.Hầu hết văn bản nào mà không đủ thể thức đều gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo
để điều chỉnh sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng nhận văn bản
Sau khi văn bản đã được thực hiện đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn thư
có trách nhiệm ghi số, ngày tháng đối với văn bản đi Đối với văn bản có số vàngày dưới 10 và tháng 1,2 thì thêm 0 vào đằng trước để tránh trường hợp nhầmlẫn có thể xảy ra
Số của văn bản được ghi ở phía bên trái dưới tác giả của văn bản, ngàytháng của văn bản được ghi bên dưới Quốc hiệu
Đóng dấu văn bản đi.
Đóng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản Thể hiện tư cáchpháp nhân của cơ quan ban hành văn bản, chống giả mạo văn bản, giấy tờ
Sau khi văn bản đã được kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bàyvăn bản sẽ được cán bộ văn thư trình thủ trưởng cơ quan ký Sau đó được cán bộvăn thư vào sổ đăng ký văn bản đi của công ty
Cán bộ văn thưu phải tự tay đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ Dấu chỉđược đóng lên các văn bản có chữ ký của người của người có thẩm quyền, tuyệtđối không được đóng dấu khống chỉ
Đóng dấu phải rõ ràng, ngày ngắn, đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký về phíabên tría Ngoài ra trong 1 số trường hợp đặc biệt như văn bản là các đề án, kếhoạch, chương trình, báo cáo để thực hiện tính phấp lý của văn bản còn đượcđóng dấu lên góc trái phía trên của các văn bản kèm theo gọi là dấu treo Cácvăn bản có nhiều tờ được đóng dấu giữa trang gọi là dấu giáp lai
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, văn bản được xác định độ maatj ở 3 mức
Trang 16“ tuyệt mật, tối mật, mật” và được trình bày ở góc bên trái, trang đầu, dưới số,
ký hiệu văn bản Việc đóng dấu mức độ khẩn căn cứ mức độ khẩn cấp của côngviệc, văn bản được xác định độ khẩn ở 3 mức độ “ hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn”
vị trí đóng dấu ở phias góc trái, trang đầu dưới số, ký hiệu văn bản
Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi là ghi chép cập nhật những thông tin cần thiết về vănbản như: Số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn năm ban hành văn barnn, tên loại
vầ trích yếu nội dung văn bản…vào sổ đăng ký văn bản hay cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản
Tất cả các văn bản đi của công ty đều phải được văn thư cơ quan đăng kývào sổ hay cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
Đăng ký rõ ràng, đầy đủ, chính xác, thống nhất theo mẫu quy định
Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng 2 hình thức: Đăng kýtruyền thống ( bằng sổ ) và đăng ký văn bản trên máy tính Mục đích là để quản
lý văn bản và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, kịp thời
- Đăng ký bằng sổ: dễ đăng ký, thông dụng, tính ổn định cao, đơn giản ítkhi mất dữ liệu nhưng tiến hành thủ công nên lâu,tra tìm không nhanh chóng,mất nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thử phải có tính tỉ mỉ cẩn thận
- Đăng ký bằng máy tính: tra tìm nhanh chóng, chính xác tính khoa họccao nhưng không thông dụng,hay bị sự cố
Qua đợt thực tập tại công ty em thấy việc đăng ký văn bản đều được đăng
ký bằng sổ
Tất cả các văn bản đi đều được lưu lại 02 bản,01 bản ở đơn vị soạn thảo
và 01 bản lưu ở văn thư Bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Trang 17MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
+, Bìa sổ và trang đầu
hoặc đơn vị (đối
với sổ của đơn vị)
Tên loại vàtrích yếu nộidung
Ngườiký
Nơinhận
Sốlượng
