Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại HỘI NÔNG dân TỈNH CAO BẰNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 3 1.Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng. 3 1.1. Tình hình kinh tế 3 1.2. Tình hình văn hóa xã hội 3 2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 4 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 7 4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 9 4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 11 5. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17 5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 17 5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 18 5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 19 5.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội Nông dân Tỉnh Cao Bằng 23 5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24 5.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 24 5.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 25 5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28 6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 30 6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 30 6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình mới tối ưu. 33 6.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 34 7. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề 36 8. Đánh giá, nhận xét chung: 36 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 1. Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 37 1.1 Ưu điểm: 37 1.2 Nhược điểm: 38 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 3. Kết luận: về quá trình thực tế 39 3.1 Thuận lợi: 39 3.2 Khó khăn: 40 3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được: 40 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 Phần III : PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 3

1.Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng 3

1.1 Tình hình kinh tế 3

1.2 Tình hình văn hóa- xã hội 3

2 Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 4

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 7

4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 9

4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9

4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9

4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 11

5 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17

5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 17

5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18

5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18

5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 18

5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 19

5.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội Nông dân Tỉnh Cao Bằng 23

5.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24

5.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 24

5.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 25

5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28

6 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 30

6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng .30 6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng - Đề xuất mô hình mới tối ưu 33

6.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 34

7 Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề 36

8 Đánh giá, nhận xét chung: 36

Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

1 Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 37

1.1 Ưu điểm: 37

1.2 Nhược điểm: 38

2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38

3 Kết luận: về quá trình thực tế 39

3.1 Thuận lợi: 39

3.2 Khó khăn: 40

3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được: 40

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 Phần III : PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa

có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản

lí tại các cơ quan còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội và đáp ứng của Nhà trường, năm

2012, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ra Quyết định số 608/QĐ-BNV ngày 26/7/2012 chophép Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo bậc đại học chính quy khóa 2012-

2016 nghành Quản trị văn phòng

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo củaTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nóiriêng: Lấy lý luận làm điểm tựa cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từthực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm khotàng lý luận

Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện

kế hoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khóa 1 tại các cơ quan, đơn vị, tổchức Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan,vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học ở trường vào công việc thực tếtại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rènluyện phẩm chất đạo đức của một người quản trị viên, là cơ hội để sinh viên đúckết những kinh nghiệm cho quá trình thực tập và công việc sau này

Với thời gian thực tế là hơn 04 tuần ( bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến hếtngày 25/5/2015) Trong thời gian kiến tập tuy ngắn nhưng được sự giúp đỡ củaGiáo viên Hướng dẫn và Cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lýthuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan Em bước đầu đã thực hành cáccông tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sắp xếp tàiliệu…Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biếtcủa mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quantrọng của công tác văn phòng

Qua đây cho em gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Bạch – Chánh vănphòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Cô Bạch đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trongthời gian em về kiến tập tại văn phòng Hội Ngoài ra cho em cảm ơn tới cácchuyên viên hiện đang công tác tại nơi kiến tập đã cùng em làm việc và hướngdẫn em về các nghiệp vụ chuyên môn.Và bài báo cáo này không hoàn thành tốtnếu không có sự giúp đỡ của cô Lâm Thu Hằng Phó trưởng Bộ môn Quản trịvăn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho

em trong thời gian qua để em có thể hoàn thành tốt được quá trình thực tế này

Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡngỡ và thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ củabài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, sai sót Em rất mong nhậnđược sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các cô chú, anh chị trong văn phòng HộiNông dân tỉnh Cao Bằng và các thầy cô giáo trong trường Đại Học Nội vụ HàNội để bài báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Cao Bằng, ngày 02 tháng 6 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Huệ

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN

TỈNH CAO BẰNG

1 Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng.

Cao Bằng là tỉnh nằm ở phía Đông Bắc Việt Nam Hai mặt Bắc và ĐôngBắc giáp với tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), với đường biên giới dài333.403 km Phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang và Hà Giang Phía nam giáp tỉnhBắc Kạn và Lạng Sơn Theo chiều Bắc- Nam là 80 km, từ 23°07'12" - 22°21'21"

vĩ bắc (tính từ xã Trọng Con huyện Thạch An đến xã Đức Hạnh, huyện BảoLâm) Theo chiều đông- tây là 170 km, từ 105°16'15" - 106°50'25" kinh đông(tính từ xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm đến xã Lý Quốc, huyện Hạ Lang)

Tỉnh Cao Bằng có diện tích đất tự nhiên 6.690,72 km², là cao nguyên đávôi xen lẫn núi đất, có độ cao trung bình trên 200 m, vùng sát biên có độ cao từ600- 1.300 m so với mặt nước biển Núi non trùng điệp Rừng núi chiếm hơn90% diện tích toàn tỉnh Từ đó hình thành nên 3 vùng rõ rệt: Miền đông có nhiềunúi đá, miền tây núi đất xen núi đá, miền tây nam phần lớn là núi đất có nhiềurừng rậm

1.1 Tình hình kinh tế

Trong năm 2014, một chỉ tiêu KT-XH chủ yếu của Cao Bằng đạt khá Theo

đó, GRDP(tính theo phương pháp mới) ước tăng 5,8%, trong đó: Nông, lâm,ngư nghiệp 3,1%; công nghiệp-xây dựng 6,1%, dịch vụ 6,9% Tổng sản lượnglương thực có hạt ước đạt 250.000 tấn; giá trị sản xuất nông nghiệp đạt trên 34triệu đồng/ha Tổng thu ngân sách ước đạt 1.127 tỷ đồng, đạt 102,4%

1.2 Tình hình văn hóa- xã hội

Cao Bằng là vùng đất có truyền thống cách mạng lâu đời, là nơi cội nguồncủa cách mạng Việt Nam Tiêu biểu như khu di tích lịch sử cách mạng Pác Bó,thuộc xã Trường Hà huyện Hà Quảng Nơi đây chủ tịch Hồ Chí Minh đã dặtchân về nước, sống và làm việc, lãnh đạo cách mạng Việt Nam giành độc lậpcho dân tộc từ năm 1941 đến 1945

Khu di tích Kim Đồng được xây dựng gồm có mộ anh Kim Đồng và tượngđài khang trang tại chân rặng núi đá cao đồ sộ, Khu di tích lịch sử Trần HưngĐạo, Thành Bản phủ nhà Mạc ở Cao Bằng.

Cao Bằng có hơn 95 % dân số là người dân tộc thiểu số, trong đó có 8 dântộc chủ yếu: Tày - Nùng - Mông - Dao - Kinh - Lô lô - Sán chỉ - Hoa Mỗi dântộc có lịch sử phát triển riêng, có những hoạt động văn hoá đặc thù, nhữngphong tục tập quán riêng biệt tạo nên bức tranh phong phú về văn hoá dân tộc Các lễ hội dân gian truyền thống của Cao Bằng chủ yếu ở quy mô ở cấplàng, xã và mang đậm nét văn hoá dân tộc được lưu giữ Tiêu biểu như Lễ hộiLồng tồng, Hội chợ xuân, Lễ hội Pháo hoa, lễ hội Nàng hai … Ngoài những lễhội vốn đã tồn tại từ lâu đời ở các địa phương, một số lễ hội được khôi phụctrong những năm gần đây đã góp phần bảo tồn bản sắc văn hoá lễ hội trên nềntảng truyền thống văn hoá dân tộc, như: Hội thi bò đẹp, Hội chọi bò (Bảo Lâm,

Hà Quảng), Lễ hội văn hoá thị trấn Tà Lùng (Phục Hoà), lễ hội du lịch vùngbiên giới (Trùng Khánh) Các lễ hội được tổ chức theo nghi lễ truyền thống vàkhôi phục được dần các trò chơi dân gian như tung còn, đánh yến, bắn nỏ, đẩygậy, kết hợp cùng các hoạt động văn hoá, thể thao như bóng đá, bóng chuyền,cầu lông, văn nghệ quần chúng… đồng thời loại trừ các hiện tượng tiêu cực nhưđánh bạc, mê tín dị doan

Lễ hội còn là môi trường bảo tồn nghệ thuật truyền thống, thông qua đónhững giá trị văn hoá truyền thống, các làn điệu dân ca của các dân tộc như hátThen, Sli lượn, Phong slư, Dá hai, Hà lều… được giữ gìn, phát triển

Có thể nói, việc bảo tồn, duy trì phát triển những giá tích cực của lễ hộicũng chính là cơ sở nền tảng, góp phần phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội củamỗi địa phương

2 Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng có trụ sở tại số 051, Phố hồng Việt, Phườnghợp Giang, Thành phố Cao Bằng

Nông dân ta giàu lòng yêu nước và nhiệt tình cách mạng, chịu đựng gian khổ,

hy sinh, lao động cần cù, sáng tạo, là đội quân chủ lực trong lịch sử đấu tranh lâu dài

dựng nước và giữ nước Các thế hệ nông dân đã kiên trì khắc phục thiên tai, giữ vững

và phát triển sản xuất, đảm bảo cuộc sống của cả cộng đồng dân tộc; đồng thời đấutranh kiên cường chống áp bức, bóc lột của thực dân, phong kiến để giành độc lập, tự

do, xây dựng bảo vệ Tổ quốc và giải phóng bản thân mình Cùng với phong trào cảnước, tại tỉnh Cao Bằng từ những năm 1924 - 1927 “ Hội đánh tây” xuất hiện ở cácchâu, phủ: Hoà An, Hà Quảng do đồng chí Hoàng Đình Giong tổ chức nhằm tăngcường lực lượng và sức mạnh của cách mạng Đứng trước tình hình như vậy cần phải

có tổ chức Hội để lãnh đạo phong trào nông dân cả nước và tiếp thu đường lối cáchmạng thông qua tổ chức Việt Nam thanh niên cách mạng đồng chí Hội, tiếp tục thúcđẩy phong trào cách mạng phát triển

Thực hiện chủ trương của Đảng, Đảng bộ Cao Bằng đã tập hợp nông dân đấutranh cách mạng chống xâm lược Năm 1933 Nông hội đỏ xuất hiện ở huyện Hoà Ansau đó lan sang các huyện Hà Quảng, Nguyên Bình

Từ khi thành lập đến nay Hội nông dân tỉnh Cao Bằng đã trải qua các kì Đại Hội,

cụ thể là: Tỉnh Cao Bằng tổ chức Đại hội Hội liên hiệp nông dân tập thể lần thứ nhất

từ ngày 26 - 28/11/1984 tại KM 4 quốc lộ 3 Đại hội đã tiến hành kiểm điểm nhữngviệc đã làm được, chỉ ra những hạn chế tồn tại trong thực hiện các nhiệm vụ của Hội

và ra Nghị quyết về nhiệm vụ công tác mới của Hội

Tháng 8/1987 đại hội Hội Liên hiệp Nông dân tập thể tỉnh Cao Bằng lần thứ IIđược triệu tập, đại hội có 194 đại biểu đại diện cho hơn 40 vạn nông dân đến dự Đạihội đã tiến hành kiểm điểm đánh giá những mặt công tác làm tốt, những mặt còn tồntại của nhiệm kỳ trước; đề ra Nghị quyết về phương hướng nhiệm vụ cho những năm

1987 – 1990

Trong 3 ngày từ ngày 22 - 24/12/1992, Đại hội đại biểu nông dân tỉnh Cao Bằnglần thứ III được tổ chức tại Thị xã Cao Bằng, Đại hội đã kiểm điểm đánh giá lại cácmặt công tác đạt được và những hạn chế tồn tại trong nhiệm kỳ 1987 - 1992 đề raphương hướng, nhiệm vụ của Hội nông dân tỉnh Cao Bằng nhiệm kỳ 1992 – 1997 Đại hội đại biểu lần thứ IV Hội nông dân tỉnh Cao Bằng được tiến hành từ ngày

21 - 23/5/1998- tại Thị xã Cao Bằng Đại hội đã đánh giá các mặt công tác của Hội vàphong trào nông dân trong giai đoạn 1992 - 1997; đề ra phương hướng nhiệm vụ của

Hội trong nhiệm kỳ 1998 - 2003 với những nhiệm vụ: động viên các tầng lớp nôngdân ra sức thi đua lao động sản xuất, thực hành tiết kiệm, xoá đói giảm nghèo và làmgiàu chính đáng, xây dựng nông thôn mới thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoánông nghiệp nông thôn Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; đổi mới nội dung vàphương thức hoạt động, phát huy vai trò đại diện của giai cấp nông dân, tham gia xâydựng Đảng, quản lý Nhà nước, quản lý xã hội

Đại hội đại biểu Hội nông dân tỉnh Cao Bằng lần thứ V được tổ chức từ ngày 27

- 29/5/2003 tại Thị xã Cao Bằng Đại hội đã tiến hành kiểm điểm lại các nhiệm vụ củaHội và các phong trào nông dân toàn tỉnh nhiệm kỳ 1998 - 2003; đề ra phương hướngnhiệm vụ của Hội trong nhiệm kỳ 2003 – 2008

Đại hội đại biểu Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng lần thứ VI ( nhiệm kỳ 2008 2013) tiến hành từ ngày 27 - 28/6/2008 đã thông qua chỉ tiêu phấn đấu: 100% cán bộHội các cấp và 95% hội viên được học tập các Chỉ thị, Nghị quyết của Hội và cácchính sách có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn; Chú trọng nâng caochất lượng cán bộ, hội viên, phát triển hội viên mới tỷ lệ hội viên đạt từ 95- 98% sovới số hộ nông dân; 70-75% cơ sở ( xã, phường, thị trấn); 60-70% Chi hội đạt khá vàvững mạnh; 100% cơ sở có quỹ Hội từ 500.000,đ - 1.000.000,đ trở lên; 100% Chihội có quỹ từ 300.000,đ - 500.000,đ trở lên; 100% cơ sở Hội có báo nông thôn ngàynay và bản tin nội bộ của Hội; Hàng năm có 80% số hộ nông dân đăng ký phấn đấu vàtrên 60% số hộ đăng ký đạt danh hiệu sản xuất, kinh doanh giỏi các cấp; 80% số hộđăng ký thi đua và trên 65% số hộ đăng ký đạt tiêu chuẩn " Gia đình văn hoá"; 100% cán

-bộ chủ chốt các cấp Hội được bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng công tác Hội; Chủ động vàphối hợp với các ngành chức năng tổ chức đào tạo, dạy nghề cho 5.000 cán bộ, hội viênnông dân trở lên/ nhiệm kỳ; Chủ động phối hợp với các ngành, các cấp đẩy mạnh xâydựng Quỹ hỗ trợ nông dân, tạo nguồn lực hỗ trợ hội viên nông dân phát triển kinh tế; Hộitrực tiếp giúp đỡ, xoá nghèo cho 10.000 hộ hội viên nông dân

Bên cạnh những thành tựu mà Hội nông dân các cấp đã đạt được trong nhữngnăm qua, hiện nay chúng ta còn đang đứng trước những thách thức trong thời kỳ mới

sự chống phá của các thế lực thù địch đối với Đảng và nhân dân ta gây chia rẽ khối đạiđoàn kết dân tộc, Việc gia nhập tổ chức kinh tế thế giới (WTO) đã đưa chúng ta đến

với những cơ hội hội nhập toàn cầu nhưng cũng không ít những khó khăn thách thức

mà hội viên và nông dân cần phải có nhiều cố gắng phấn đấu thực hiện tốt mới có thểvượt qua được như: đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục chính trị tư tưởng, xâydựng Hội ngày càng trong sạch vững mạnh, đầu quân vào Khoa học, công nghệ mới;chúng ta phải làm tốt việc liên doanh, liên kết giữa các Nhà, đẩy nhanh chuyển dịch

cơ cấu kinh tế nông nghiệp theo hướng CNH - HĐH; Đầu tư công nghiệp hiện đại từsản xuất đến chế biến các sản phẩm để tạo ra các sản phẩm ngày càng tốt hơn, hoànhập được với thị trường trong từng vùng, trong nước và hội nhập khu vực, quốc tế Chúng ta cần phải xây dựng các thương hiệu, đặc biệt là sản xuất lớn để hỗ trợ nhau

về chế biến và tiêu thụ mới đủ sức cạnh tranh

Có thể nói, thực hiện công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước do Đảng khởixướng và lãnh đạo Giai cấp nông dân Việt Nam nói chung, trong tỉnh nói riêng đã vàđang tiếp tục phát huy tốt truyền thống yêu nước, năng động, sáng tạo trong lao độngđẩy mạnh các phong trào thi đua của nông dân, cùng với giai cấp công nhân, đội ngũtrí thức tạo nên bước tiến thần kỳ của sản xuất nông nghiệp và đưa nước ta trở thànhmột trong những nước đứng hàng đầu thế giới về xuất khẩu nông sản: Gạo, cao su, càphê, thuỷ sản Bước vào thời kỳ CNH - HĐH nông nghiệp, nông thôn, Hội nông dânViệt Nam luôn xứng đáng là lực lượng trung tâm, nòng cốt cho phong trào nông dânxây dựng nông thôn mới; nâng cao vai trò đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xâydựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh vì mục tiêu "dân giàu, nước mạnh, xãhội công bằng, dân chủ, văn minh"

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.

Hội Nông dân Việt Nam có hệ thống tổ chức bộ máy độc lập, hoàn chỉnhgồm 4 cấp từ Trung ương -> Tỉnh -> huyện-> cơ sở theo đơn vị hành chính Nhànước, Hệ thống tổ chức của Hội có ở 64 tỉnh, thành phố, 636 huyện, thị xã,10.223 xã, phường, thị trấn, 93.450 thôn ấp, bản, làng đều có Hội nông dân vớihơn 9 triệu hội viên, chiếm 70% so với số hộ nông nghiệp; Là thành viên củaMặt trận Tổ quốc Việt Nam; nằm trong và có vị trí quan trọng trong hệ thống

chính trị xã hội chủ nghĩa trong cơ chế Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ, Nhànước quản lý; chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng Cộng sản Việt Nam

Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng được cơ cấu tổ chức gồm cấp tỉnh, cấp huyện(thành phố), cấp cơ sở, cấp Chi hội Hội Nông dân tỉnh có trụ sở làm việc tại số

051, Phố Hồng Việt, Phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

* Chức năng của Hội Nông dân:

Một là: Tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ,tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt

Hai là: Đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và khốiđại đoàn kết toàn dân tộc

Ba là: Chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân; tổchức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất, kinh doanh và đờisống

* Nhiệm vụ của Hội nông dân:

Một là: Tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, hội viên, nông dân hiểu biết đườnglối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Nghị quyết, chỉ thị củaHội; khơi dậy và phát huy truyền thống yêu nước, ý chí cách mạng, tinh thần tựlực tự cường, lao động sáng tạo của nông dân trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiệnđại hóa Tổ chức học tập nâng cao trình độ nâng cao trình độ khoa học - kỹ thuật

và nghề nghiệp trong sản xuất, kinh doanh cho hội viên, nông dân; nghiệp vụcông tác Hội cho cán bộ Hội

Hai là: Vận động, tập hợp và làm nòng cốt tổ chức các phong trào nông dân pháttriển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, xây dựng nông thôn mới

Ba là: Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của hội viên, nông dân Trực tiếp thựchiện và phối hợp thực hiện một số chương trình, đề án phát triển kinh tế, văn hóa, xãhội ở nông thôn; hướng dẫn phát triển các hình thức kinh tế tập thể trong nông nghiệp,nông thôn Tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ, dạy nghề, khoa học côngnghệ giúp nông dân phát triển sản xuất, nâng cao đời sống, bảo vệ môi trường

Bốn là: Đoàn kết, tập hợp đồng đảo nông dân vào tổ chức Hội, phát triển và nângcao chất lượng hội viên Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh về mọi mặt; đào tạo, bồi

dưỡng cán bộ Hội đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoáđất nước.

Năm là: Tham gia xây dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh;Thamgia giám sát và phản biện xã hội theo quy chế; tham gia xây dựng cơ chế, chính sáchphát triển nông nghiệp, nông dân, nông thôn Kịp thời phản ánh tâm tư nguyện vọngcủa nông dân với Đảng và Nhà nước; bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng, hợppháp của hội viên, nông dân Thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở, giữ gìn đoàn kết trongnội bộ nông dân; góp phần xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân, giữ vững an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội; chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí và các tệ nạn xãhội

Sáu là: Mở rộng hoạt động đối ngoại theo quan điểm, đường lối của Đảng, tăngcường hợp tác, trao đổi, học tập kinh nghiệm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quảng báhàng hóa nông sản, văn hóa Việt Nam với tổ chức nông dân, tổ chức quốc tế, các tổchức chính phủ, phi chính phủ trong khu vực và trên thế giới

*Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có:

- Cấp tỉnh: Chia thành 02 bộ phận

+ Bộ phận Thường trực: có 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch

+ Các phòng, ban chuyên môn gồm có: Ban Tổ chức – Kiểm tra; BanTuyên huấn; Ban Kinh tế - xã hội; Văn phòng; Trung tâm dạy nghề và hỗ trợ nôngdân

4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

* Khái niệm: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng

thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơquan, đơn vị.

* Chức năng Văn phòng:

- Tham mưu tổng hợp: Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dungnhiều mặt và có tính chất tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn đểchỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả Đối với Văn phòng Hội Nông dân làtham mưu, tổng hợp giúp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành trong việc lãnh đạo,chỉ đạo phong trào nông dân và tổ chức Hội

- Tổ chức công tác hậu cần: Bảo đảm các điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, trang thiết bị, tài chính cho hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, nhânviên cơ quan

* Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức thông tin; cung cấp thông tin cho lãnhđạo thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thôngtin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệmkiểm tra về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu, đềxuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới đểtrình lãnh đạo xem xét, giải quyết

- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, giúp lãnh đạo theo dõi quá trình giảiquyết công việc trong cơ quan

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

- Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc; lập kế hoạch vàquản lý tài chính các phương tiện, tài sản của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế: Bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; Tổchức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học, văn minh.

* Cơ cấu tổ chức của văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có 01chánh văn phòng, 01 Phó Chánh văn phòng, 02 kế toán, 02 lái xe, 01 văn thư –lưu trữ kiêm thủ quỹ, 02 nhân viên hợp đồng

Chế độ làm việc của Văn phòng Hội - Theo chế độ thủ trưởng kết hợp vớichế độ tập thể lãnh đạo trên 1 số công tác quan trọng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (phụ lục 02) 4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.

Trong thời điểm hiện tại, Văn phòng Hội Nông dân tỉnh phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:

STT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ được phân công

1 NguyễnThị Bạch Chánh văn

phòng

- Chịu trách nhiệm trước Banchấp hành, Ban Thường vụ HộiNông dân tỉnh tham mưu giúp lãnhđạo điều hành mọi hoạt động côngtác của cơ quan Hội Nông dân tỉnh.Đáp ứng nhu cầu vật chất cần thiếtcho hoạt động của Ban chấp hành,Ban Thường vụ, Thường trực và cácban chuyên môn

- Tổng hợp xử lý thông tin,phản ảnh kịp thời cho lãnh đạo cơquan; báo cáo định kỳ, xây dựng kếhoạch công tác của cơ quan hàngtháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm;Lập hồ sơ các cuộc họp Ban chấphành, Ban Thường vụ

- Thực hiện công tác đối nội,

đối ngoại của cơ quan khi đượcThường trực phân công.

- Trực tiếp điều hành công việcVăn phòng, chịu trách nhiệm trướcThủ trưởng cơ quan về các hoạtđộng của công tác Văn phòng

- Học lớp cao cấp lý luận chínhtrị - hành chính tại Trường chính trịHoàng Đình Giong (theo lịch họccủa trường)

2 Bế Chí Quang Chuyên viên

văn phòng

Phụ trách công tác quản trịhành chính, giúp lãnh đạo giải quyếtcác công việc hàng ngày của cơ quanHội Nông dân tỉnh

- Giúp Chánh Văn phòng tổnghợp số liệu, xây dựng dự thảo báocáo công tác Hội và phong trào nôngdân hàng tháng, quý

- Chuẩn bị các điều kiện cầnthiết phục vụ các cuộc họp Ban chấphành, Ban thường vụ, Thường trực

cơ quan

- Phối hợp với tổ chức Côngđoàn, Ban chuyên môn chăm lo đờisống và lợi ích chính đáng của cán

bộ cơ quan

- Quản lý cơ sở vật chất, trangthiết bị phục vụ công tác của cơquan

- Trực tiếp điều hành công việc

của Văn phòng khi Chánh văn phòng

đi vắng và được uỷ quyền

3 LýThị Viên Kế toán Phối hợp với Ban Tổ chức

-kiểm tra lập kế hoạch lao động tiềnlương cho CNVC cơ quan theo định

kỳ Kịp thời giải quyết các chế độchính sách đối với cán bộ công chức

cơ quan

- Thường xuyên liên hệ với Tàichính xây dựng kế hoạch, lập dựtoán thanh toán, quyết toán khóa sổ

về các khoản thu, chi tài chính của

cơ quan theo đúng quy định của cơquan Tài chính và Luật ngân sáchhiện hành

- Có trách nhiệm phối hợphướng dẫn các phòng, ban chuyênmôn, cán bộ công chức cơ quanchấp hành tốt Luật ngân sách hiệnhành

- Tổng hợp báo cáo Thườngtrực, lãnh đạo Văn phòng về kế hoạchthu, chi kinh phí hàng tháng phục vụcho công tác quản lý, điều hành củaThường trực cơ quan

- Thành viên Ban quản lý giámsát xây dựng Trung tâm dạy nghề và

hỗ trợ nông dân- Hội Nông dân tỉnh

4 HoàngDiệu Linh Kế toán - Phụ trách kế toán Quỹ hỗ trợ

nông dân và một số chương trình, dự

án khác

- Thường xuyên liên hệ với Tàichính xây dựng kế hoạch, lập dựtoán thanh toán, quyết toán khóa sổ

về các khoản thu, chi tài chính của

cơ quan theo đúng quy định của cơquan Tài chính và Luật ngân sáchhiện hành

- Thực hiện một số công việcliên quan đến công tác văn phòngkhi được phân công

5 NôngThị Nga Văn thư

– lưu trữkiêm thủ quỹ

- Thực hiện công việc sắp xếp,

bố trí phân phối chuyển giao và quản

lý các loại văn bản đi và đến của cơquan, thực hiện nghiêm chỉnh quychế bảo mật của công tác văn thư lưutrữ

- Quản lý, sử dụng con dấuđúng quy định

- Tham mưu thực hiện công táclưu trữ của cơ quan

- Quản lý tài sản tiền mặt,chứng từ theo nguyên tắc của tài vụ

6 Lưu Thế Quân Lái xe - Quản lý xe 11A 00060

-Có trách nhiệm nhiệm lái xephục vụ lãnh đạo đi công tác tuyệt

đối an toàn.

- Giữ gìn, quản lý tốt phươngtiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ khilãnh đạo giao

- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,giấy tờ của xe theo quy định của Cụcđường bộ Việt Nam, chấp hànhnghiêm chỉnh Luật giao thông đườngbộ

- Chủ động đề xuất với lãnh đạoVăn phòng về tình trạng và chấtlượng phương tiện theo từng thờigian để sửa chữa khắc phục kịp thời;chủ động sữa chữa những hỏng hócnhỏ có thể tự khắc phục được

- Thực hiện một số công việckhác khi được Thường trực và lãnhđạo Văn phòng phân công

7 Hà Hoàng Hiến Lái xe - Quản lý xe 11B - 0493

- Có trách nhiệm lái xe phục vụlãnh đạo đi công tác tuyệt đối antoàn

- Giữ gìn, quản lý tốt phương tiện,thực hiện tốt mọi nhiệm vụ khi lãnhđạo giao

- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,giấy tờ của xe theo quy định của Cụcđường bộ Việt Nam, chấp hànhnghiêm chỉnh Luật giao thông đường

- Chủ động đề xuất với lãnh đạoVăn phòng về tình trạng và chấtlượng phương tiện theo từng thờigian để sửa chữa khắc phục kịp thời;chủ động sữa chữa những hỏng hócnhỏ có thể tự khắc phục được

- Thực hiện một số công việckhác khi được Thường trực và lãnhđạo Văn phòng phân công

8 LýThịThùyGiang Nhân

viên tạp vụ(hợp đồng)

Có trách nhiệm làm tốt việc vệsinh 4 phòng Thường trực, phòngChánh Văn phòng, phòng họp cơ quan,phòng vệ sinh các tầng trong cơ quanHội Nông dân tỉnh Chấp hành nộiquy, qui chế của cơ quan, kỷ luật laođộng, an toàn lao động và các thỏaước khác trong hợp đồng đã ký

viên Bảo vệ(hợp đồng)

Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hànhchính, những ngày nghỉ hàng tuần,ngày lễ, ngày tết; hoàn thành nhữngcông việc đã cam kết trong hợp đồnglao động Chấp hành nội quy, quichế của cơ quan, kỷ luật lao động, antoàn lao động và các thoả ước kháctrong hợp đồng đã ký

Trên đây là kế hoạch phân côngnhiệm vụ của bộ phận Văn phòng,yêu cầu từng đồng chí chủ động,

thực hiện nghiêm túc, đạt hiệu quảcao Trong quá trình thực hiện có gìvướng mắc trao đổi, đề xuất với lãnhđạo Văn phòng để báo cáo Thường

trực xem xét, giải quyết

5 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:

5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo cácvăn bản sau:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm

2004 về công tác văn thư

Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20/01/2011 của Hội Nông dân ViệtNam về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dânViệt Nam trong các cấp Hội

Hướng dẫn số 48-HD/VPTW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 11tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị -

xã hội

Nghị định số 58/NĐ-CP của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đốivới công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơvào lưu trữ cơ quan Trong cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng công tác vănthư được tổ chức theo mô hình tập trung, phân công 01 cán bộ làm công tácvăn thư- lưu trữ kiêm thủ quỹ thực hiện các bước nghiệp vụ theo quy định củacông tác văn thư, như:

- Đánh máy, in văn bản - Trình ký

- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi (văn thư )

- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư

- Nhận, vào sổ công văn đến (văn thư)

- Phân phối công văn đến thủ trưởng

- Chuyển giao công văn đến văn thư

- Theo dõi giải quyết công văn đến, theo dõi giải quyết về nội dung thủtrưởng , theo dõi thời gian giải quyết( văn thư)

- Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ

- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ

- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, văn thư sử dụng con dấu đúng quyđịnh

5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Thực hiện theo Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20 tháng 01 năm 2011của Ban chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại,thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã ban hành các văn bản:

*Văn bản Đại hội đại biểu Hội Nông dân tỉnh gồm có: Nghị quyết, quy chế, lời kêu gọi, thông báo, biên bản, báo cáo (báo cáo của đoàn Chủ tịch, đoàn

Thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban Kiểm phiếu)

*Văn bản của Ban chấp hành Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có: Nghịquyết, hướng dẫn, quyết định, thông báo, chỉ thị, quy hoạch, thông tri, kế hoạch,

đề án, tờ trình, kết lận, chương trinhg, quy chế, công văn, quy định, biên bản

*Văn bản của Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng có: Quyết

định, kế hoạch, chỉ thị, kết luận, tờ trình, quy chế, quy định, chương trình, đề án,báo cáo, thông báo

5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan,

tổ chức

Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bảnnhất định của cơ quan có thẩm quyền

Qua khảo sát thực tế, em thấy thể thức văn bản của Hội Nông dân tỉnhCao Bằng thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn số 15 –HD/VP của Ban chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam ngày 24 tháng

01 năm 2011 về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

Tiêu đề “ HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM ” được trình bày ở góc bên

trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, đậm, cỡ chữ 15

Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái dưới tiêu đề được viết bằng chữ inhoa, đứng đậm; dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu (*) để phân cách với số và

Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơquan ban hành văn bản Văn bản do Hội Nông dân tỉnh viết tắt là “T”, tên cơquan ban hành viết tắt là “HND”

Số và kí hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản,kiể chữ thường, cỡ chữ 14 Giữa tên cơ quan ban hành văn bản và số, kí hiệuvăn bản được phân cách bằng dấu(*)

“Số 22 – BC/HNDT”

Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,phía phải, thấp hơn một dòng so với tiêu đề văn bản Giữa địa điểm và ngày,tháng, năm ban hành có dấu phẩy (,)

“Cao Bằng, ngày 07 tháng 5 năm 2014”

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa tranggiấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số ký hiệu văn bản bằng chữ in

hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản Trích yếu nội dung văn bản là phầntóm tắt ngắn gọn, chính xác về chủ đề của nội dung văn bản được trình bày duớitên loại bằng chữ in thường đậm, đứng.

KẾ HOẠCH

Tổ chức Ngày Sách Việt Nam của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

Riêng Công văn, trích yếu nội dung được trình bày duới số và ký hiệu bằng chữ

in thường, nghiêng cỡ chữ 12

Số … –CV/HNDT

V/v thực hiện Quy chế làm việc của

Cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng

Nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản,được trình bày phía dưới phần tên loại và trích yếu nội dung Kiểu chữ inthường, cỡ chữ 14 -15

Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải,dưới phần nội dung văn bản

Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơquan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng dấu của cơ quan banhành văn bản Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo đúng quy địnhcủa Bộ Công an

Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thihành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, vv và để lưu Nơi nhận được trình bàytại góc trái dưới phần nội dung văn bản (văn bản có tên gọi), chữ in thường,gạch chân, cỡ chữ 14 Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 12

Ví dụ: Công văn về việc tổng kết chương trình phối hợp hoạt động giữa Hội

Nông dân và BCH Quân sự giai đoạn 2010 – 2015

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG

*

Số 484 - CV/ HNDT

V/v báo cáo tổng kết chương trình phối hợp

hoạt động giữa Hội Nông dân và BCH

Quân sự giai đoạn 2010 - 2015

Cao Bằng, ngày 18 tháng 3 năm 2015

Kính gửi: Ban Thường vụ Hội Nông dân các huyện, thành phố

Hoàng Thanh Bình

5.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội Nông dân Tỉnh Cao Bằng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằngđược thực hiện đúng theo Hướng dẫn số 48 – HD/VPTW văn phòng Ban chấphành Trung ương ngày 11 tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơquan của tổ chức chính trị - xã hội

Một là: Xác định văn bản cần soạn thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, ngườiđứng đầu cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo

Hai là: Phân công soạn thảo văn bản

Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hành, người đứng đầu cơquan phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản

Cán bộ được phân công chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trướcngười đứng đầu cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo

Ba là: Quy trình soạn thảo văn bản

Tùy thuộc vào nội dung, tính chất và mức độ quan trọng của văn bản cầnsoạn thảo để xác định các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

- Đối với văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thống của

các tổ chức chính trị - xã hội, quy trình soạn thảo thường gồm các bướcsau đây:

+ Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: Mục đích, yêucầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; tên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến

độ hoàn thành văn bản

+ Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin liên quan đến văn bản soạn thảo

+ Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo

+ Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản (kèm tàiliệu có liên quan)

- Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi

sự vụ không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên

Bốn là: Thể thức văn bản