Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại BỘ tư PHÁP

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 3 1.Giới thiệu tổng quan về Bộ Tư Pháp 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tư Pháp 3 1.2. Biểu tượng của Bộ Tư 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ 5 2.1. Vị trí và chức năng 5 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 5 2.3. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư pháp 7 2.3.1. Lãnh đạo Bộ 7 2.3.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp 9 3. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp. 9 3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 9 3.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp. 9 3.1.2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp. 11 3.1.3 .Phân công nhiệm vụ các nhân sự của Văn phòng Bộ. 13 4. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chưc Hành chính (bộ phận kiến tập) 14 4.1 Chức năng, nhiệm vụ. 14 4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính 15 5. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Bộ Tư Pháp. 15 5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng trong Bộ Tư pháp. 15 5.1.1 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm trở lại đây và tìm hiều tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của cơ quan. 15 5.2 Mô hình tổ chức Văn thư. 16 5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp. 17 5.3.1 Quy trình ban hành văn bản của Bộ Tư pháp 17 5.3.2 Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lí của cơ quan. 19 5.3.3 Soạn thảo văn bản 20 5.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan. 21 5.3.5 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. 21 5.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản . 23 5.4.1 Quản lí và giải quyết văn bản đi. 23 5.4.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến. 24 5.4.3 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 25 5.4.4.Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 26 5.4.4.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ. 26 5.4.4.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 26 5.4.4.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 27 5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan. 28 5.5.1 Cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ. 28 5.5.2 Quy trình tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 29 5.5.3 Tổ chức lưu trữ của cơ quan 29 5.5.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 30 5.5.5 Công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ: 30 5.5.6 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 30 6. Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 30 6.1 Trang thiết bị được sử dụng tại phòng Tổ chức – Hành chính. 30 6.2 Đánh giá và đề xuất phương án cho công tác sử dụng trang thiết bị phòng Tổ chức – Hành chính. 31 6.3 Sơ đồ hóa cách bố trí , sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng 33 6.4 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan. 33 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng cơ quan. 35 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 36 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 3

1.Giới thiệu tổng quan về Bộ Tư Pháp 3

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tư Pháp 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ 5

2.1 Vị trí và chức năng 5

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

2.3 Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư pháp 7

2.3.1 Lãnh đạo Bộ 7

2.3.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp ( phụ lục 1) 9

3 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp 9

3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9

3.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp 9

3.1.2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp 11

3.1.3 Phân công nhiệm vụ các nhân sự của Văn phòng Bộ 13

4 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chưc - Hành chính(bộ phận kiến tập) 14

4.1 Chức năng, nhiệm vụ 14

4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính(phụ lục 3) 15

5 Tìm hiểu về công tác Văn thư của Bộ Tư Pháp 15

5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng trong Bộ Tư pháp 15

5.1.1 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm trở lại đây và tìm hiều tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của cơ quan 15

5.2 Mô hình tổ chức Văn thư 16

5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp 17

5.3.1 Quy trình ban hành văn bản của Bộ Tư pháp 17

5.3.2 Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 19

5.3.3 Soạn thảo văn bản 20

5.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan 21

5.3.5 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 21

5.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 23

5.4.1 Quản lí và giải quyết văn bản đi 23

5.4.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến 24

5.4.3 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 25

5.4.4.Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 26

5.4.4.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ 26

5.4.4.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 26

5.4.4.3 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 27

5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 28

5.5.1 Cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ 28

5.5.2 Quy trình tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 29

5.5.3 Tổ chức lưu trữ của cơ quan 29

5.5.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 30

5.5.5 Công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ: 30

5.5.6 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 30

6 Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 30

6.1 Trang thiết bị được sử dụng tại phòng Tổ chức – Hành chính 30

6.2 Đánh giá và đề xuất phương án cho công tác sử dụng trang thiết bị phòng Tổ chức – Hành chính 31

6.3 Sơ đồ hóa cách bố trí , sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng (phụ lục 8) 33

6.4 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan 33

PHẦN II 34 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng cơ quan 34

2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 36

KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hộithuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọilĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Xã hội ngàycàng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, conngười buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mớiđáp ứng được những yêu cầu của cuộc sống

Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trườngcông nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quantrọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy, Văn phòng phải có ýthức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Vănphòng Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có

sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thểphát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình

Hầu hết trong các Bộ, các Sở, công ty, doanh nghiệp, trung tâm nghiêncứu đều có bộ máy văn phòng hiện đại để làm tốt trong công tác tham mưu , hậucần, giúp việc cho cơ quan, giải quyết các vấn đề về văn bản, văn thư, hànhchính Nhưng số lượng các trường chuyên giảng dạy và đào tạo về ngành vănphòng còn hạn chế, chất lượng sinh viên khi ra trường còn chưa tốt Tại trườngĐại học Nội vụ Hà nội nhà trường với phương châm “ Học thật, thi thật ra đờilàm việc thật” Cuối mỗi năm thứ ba của bậc đại học nhà trường đều tổ chứccho sinh viên đi kiến tập ngành nghề tại cơ quan, tổ chức, công ty, đơn vị sựnghiệp trên nhiều địa phương trên cả nước đây chính là đợt thực hành đầu tiên,

cơ hội đầu tiên mà chúng em có thể tiếp xúc, có thể làm quen với công việc màtương lai khi ra trường chúng em có đủ vốn kến thức và kĩ năng để xin đượccông việc đúng chuyên ngành mình theo học

Kiến tập là một môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng phải có Nóđòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dung tư duy, những kiến thức đã học trênghế nhà trường vào trong thực tế công việc Giúp học sinh, sinh viên làm quenvới công việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan Qua đợt kiếntập , học sinh, sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biếtcách áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn,tích luỹ những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc về sau và phát huy tínhlinh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống có thể xảy ra Đồng

thời, qua quá trình kiến tập nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực sựcủa học sinh trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế.

Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng cũng nhưđược sự chấp thuận của Bộ Tư Pháp Em đã được kiến tập tại Bộ trong một thờigian bắt đầu từ ngày 20/04/2015 tới ngày25/05/2015 Trong thời gian kiến tập

em được sự hướng dẫn của anh Dương Đức Thịnh –Cán sự Phòng Hành chínhtổng hợp và chị Nguyễn Xuân Anh – Cán bộ phòng Lữu trữ , em đã tìm hiểu vàđược tình hình thực tế và làm quen với công việc người cán bộ văn phòng vàđược tiếp xúc với công việc thực tế của phòng Lữu trữ Cùng với được tiếp thumột số kinh nghiệm vô cùng quý báu, học thêm được những kĩ năng làm vănphòng, hi vọng rằng những kĩ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp cho em vữngbước vào năm thứ 4 năm cuối của khóa học

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại Văn phòng

Bộ Tư Pháp Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làmđược cũng như chưa làm được Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúcsức khoẻ tới anh Dương Đức Thịnh và chị Nguyễn Xuân Anh người đã trực tiếphướng dẫn em trong quá trình kiến tập cũng như các cô chú, các anh chị ởphòng Tổ chức – Hành chính, phòng Lữu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo

và cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian kiến tập.Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng - giảng viênhướng dẫn đã tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này Em kínhmong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến đóng góp để bài báo cáo kiến tậpcủa em được hoàn thiện và đầy đủ hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm 2015

Sinh Viên

Hoàng Thị Thu

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP

1.Giới thiệu tổng quan về Bộ Tư Pháp

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tư Pháp

Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam mới (năm 1945), Bộ Tưpháp là một trong số 12 Bộ thuộc cơ cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dânchủ cộng hòa Cho đến nay, Bộ đã có 65 năm hình thành và phát triển với nhữngthăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu được thành lập (1945 - 1960),đồng thời với việc đảm nhiệm những chức năng rất quan trọng của cơ quan hànhpháp gắn liền với các hoạt động tố tụng và hoạt động của tòa án, Bộ Tư pháp đã

có những đóng góp quan trọng trong việc đặt nền móng, xây dựng hệ thốngpháp luật dân chủ nhân dân của nước Việt Nam mới thay thế cho hệ thống phápluật thuộc địa, nửa phong kiến

Từ năm 1960 đến năm 1981, do đặc điểm của sự phát triển kinh tế - xãhội, công tác tư pháp được chuyển giao cho nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện.Theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 của Thủ tướng Chính phủ vềthành lập Vụ Pháp chế để đảm nhận công tác giúp Chính phủ xây dựng phápluật về kinh tế và hành chính Tháng 9 năm 1972, Uỷ ban Pháp chế của Hộiđồng Chính phủ được thành lập, là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của HộiĐồng Chính phủ, quản lý thống nhất công tác pháp chế, đặc biệt trong việc quản

lý nhà nước về kinh tế Hoạt động chủ yếu của Uỷ ban pháp chế trong giai đoạnnày chủ yếu tập trung vào việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền, giáo dục phápluật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế ở các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương; quản lý một số tổ chức bổ trợ tư pháp và đào tạo,bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật

Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị đã quyêt định thành lập Bộ Tư pháp Từ đóđến nay, Bộ Tư pháp mới thực sự và từng bước khẳng định là “Bộ xây dựngpháp luật” của Chính phủ

BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ

Theo quy định tại Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 03 năm

2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

2.1 Vị trí và chức năng

Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạmpháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lýnhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổtrợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thihành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tácthi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụcông trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghịđịnh số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp

- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội…

- Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm,

5 năm

- Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm viquản lý Nhà nước của Bộ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản

- Công tác xây dựng pháp luật:

+ Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thôngPháp luật

+ Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh…

- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thốnghoá văn bản quy phạm pháp luật

- Phổ biến, giáo dục pháp luật:

+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dụcpháp luật …

+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản

- Thi hành án dân sự:

+Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước.+ Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …giấy tờ thi hành án dân sự

- Hành chính Tư pháp:

+ Hướng dẫn, giải quyết công tác chứng thực, quản lý, đăng ký hộtịch…

- Công tác con nuôi:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi và thực hiện quyền, lợiích của con nuôi

- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở

- Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương

2.3 Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư pháp

+ Nguyễn Thúy Hiền

+ Nguyễn Khánh Ngọc

+ Phan Chí Hiếu

Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các nhiệm vụ được giao; điềuhành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Bộ.

Các Thứ trưởng giúp việc cho Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

về lĩnh vực công tác được phân công

2.3.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp ( phụ lục 1)

3 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của

Bộ Tư Pháp.

3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

3.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp.

3.1.1.1 Chức năng.

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp

Bộ trưởng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ, Ngành;xây dựng, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác; quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản của Bộ; tổ chức thực hiệnnhiệm vụ cải cách hành chính, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư viện củaBộ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phươngtiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trịnội bộ theo quy định của pháp luật

Văn phòng có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật

3.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Xây dựng, trình Bộ trưởng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, 5 năm

và hàng năm của Văn phòng; triển khai kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm vàhàng năm của ngành Tư pháp;

- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩmđịnh, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Bộ trưởng giao;

- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;

- Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiện

chương trình công tác của Bộ, Ngành.

- Giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng điều hành và quản lý các hoạt động củaBộ:

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Bộ trưởng, các Thứ trưởng để kiểm tra vàtham gia ý kiến, xem xét và giải quyết;

+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đến các cơ quan,đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;

+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Bộ Tư pháp; điểm tin báo chíhàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ;

+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Bộ với các cơquan;

+ Tổ chức các cuộc họp và làm việc với các đơn vị có liên quan, chuẩn bịchương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện để Lãnh đạo Bộ đi công táchoặc tham dự các hội nghị, hội thảo

- Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:

Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu trong cơ quan Bộ theo quyđịnh của pháp luật và của Bộ;

- Về công tác lễ tân, quản trị:

+ Thực hiện đón tiếp các đoàn khách quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chứccác sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Bộ, Ngành; sắp xếp, bố trí địa điểm họp chocác đơn vị thuộc Bộ;

+ Đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan

- Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tàitrợ

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phítrong cơ quan Bộ, Quy chế văn minh công sở và các Quy chế khác của Bộ theoquy định;

- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực công tác củaVăn phòng;

- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chứctrong cơ quan Bộ;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, ngườilao động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật hoặc

do Bộ trưởng giao

3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tư Pháp (phụ lục 2)

3.1.2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp.

Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng

Chức danh: Chánh Văn phòng

Tóm tắt công việc:

- Chỉ đạo trực tiếp hoặc uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách chỉđạo đơn vị trực thuộc Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quyđịnh tại Điều 2 Quyết định 1237/QĐ-BTP về Quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Văn phòng Bộ Tư pháp;

- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, tổng hợp thông tinphục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ;

- Xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình hình thực hiện chươngtrình công tác của Bộ, Ngành Giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng điều hành vàquản lý các hoạt động của Bộ

- Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ về đường lối phát triển và sử dụng đội ngũnhân viên có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo sự liên kết giữa các bộphận

Các mối quan hệ bên trong:

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Lãnh đạo Bộ, giúp Bộ trưởng, các Thứtrưởng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ

- Phụ trách: Bộ phận Văn phòng

- Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị thực hiện việc tuyển chọn, huấn

luyện, bố trí, động viên tinh thần làm việc của nhân viên Văn phòng.

Các mối quan hệ bên ngoài:

Quyền hạn và công việc:

- Tham gia vào quá trình ra quyết định trong các hoạt động của Vănphòng Bộ

- Giữ vài trò chủ chốt ở Bộ phận Văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:

- Xây dựng, trình Bộ trưởng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, 5 năm

và hàng năm của Văn phòng; triển khai kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm vàhàng năm của ngành Tư pháp;

- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;

- Xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiệnchương trình công tác của Bộ, Ngành

- Giúp Lãnh đạo bộ điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ Quản lý,điều hành các công tác tổ chức hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác lễ tân,quản trị, quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao của Văn phòng Bộ và theo dõinguồn kinh phí nước ngoài tài trợ của cơ quan, chăm lo đời sống vật chất, tinhthần cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ;

Điều kiện làm việc:

- Phòng làm việc: Tốt, có máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi

và ồn ào;

- Trang thiết bị làm việc đầy đủ và hiện đại;

- Thời gian và ca làm việc: Làm việc theo giờ hành chính;

- Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công

- Hành vi, tác phong công việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với mọingười, tạo được uy tín tốt trong công ty

Tiêu chuẩn

- Tốt nghiệp Đại học trở lên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng

- Có thâm niên công tác và đạt được nhiều thành tích tốt trong lĩnh vựcHành chính văn phòng

- Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của Đảng và Nhà nước

- Có khả năng làm việc độc lập cao, có khả năng giao tiếp tốt và biếtthu hút, tập hợp nhân viên

- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc khoa học và có tổchức, điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc

- Sử dụng thành tạo vi tính và có trình độ ngoại ngữ

3.1.3 Phân công nhiệm vụ các nhân sự của Văn phòng Bộ.

- Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việccho Lãnh đạo Bộ cho hoạt động quản lý, điều hành của Bộ Quản lý các hoạtđộng của Văn phòng

- Phòng Tổ chức - Hành chính: Quản lý và thực hiện về lĩnh vực tổ chức(nhân sự của Văn phòng), Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và chỉ đạo

về công tác văn thư, quản lý văn bản đi, đến, quản con dấu

- Ban thư ký: Giúp việc cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng, ban hành ýkiến, kết luận của Lãnh đạo Bộ về các cuộc họp giao ban

- Phòng Tổng hợp: Xây dựng kế hoạch công tác dài hạn, ngắn hạn, xâydựng chương trình công tác thường kỳ của lãnh đạo Bộ;

- Phòng Tài chính - Kế toán: Quản lý chi tiêu của Văn phòng, quản lýnguồn kinh phí của nhà nước giao cho và tài trợ của nước ngoài;

- Phòng Quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc của cácđơn vị trong cơ quan;

- Phòng Lễ tân - Quan hệ công chúng: Thực hiện công tác lễ tân, tiếp đóncác đoàn khách tới Bộ dự hội thảo, hội nghị, họp Bố trí, sắp xếp địa điểm họp

cho các đơn vị thuộc Bộ;

- Phòng Lưu trữ: Thực hiện việc lưu giữ tài liệu của cơ quan;

- Phòng Bảo vệ: Công tác thường trực; an ninh trật tự của cơ quan;

- Đội xe: Phục vụ xe đưa, đón lãnh đạo cũng như nhân viên trong cơquan

4 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chưc - Hành chính(bộ phận kiến tập)

4.1 Chức năng, nhiệm vụ.

a Chức năng.

Phòng Tổ chức - Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Vănphòng, có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính,văn thư, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan

3 Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và

cơ quan;

4 Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;

5 Thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lýNhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộquản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trìnhnghiệp vụ lưu trữ theo quy định cuả nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vịthuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổchức, công dân khi có yêu cầu;

6 Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

7 Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;8.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao

4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính(phụ lục 3)

5 Tìm hiểu về công tác Văn thư của Bộ Tư Pháp.

5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng trong Bộ Tư pháp.

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/42004 của Chính phủ về công tác vănthư;

- Nghị đinh số 09/2010/NĐ-CP ngày 09/1/2010 của Chính phủ về bổ sung sửađổi nội dung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ v/v Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 03 năm 2013 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp

- Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng 02 năm 2014 của Bộ Tư pháp quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tưpháp;

- Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ Tư pháp vềban hành quy chế công tác văn thưu, lưu trữ của Bộ Tư pháp

5.1.1 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm trở lại đây và tìm hiều tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của

Tổng 11717 11329 11714 11796 11819

•Nhận xét về bảng số lượng thống kê

Theo bảng số liệu thống kê ta thấy: Trong một năm số lượng văn bản do

Bộ Tư Pháp ban hành rất lớn với nhiều loại văn bản khác nhau, trong đó Côngvăn là văn bản được ban hành nhiều nhất bởi đó là văn bản thông dụng nhất,sau

đó đến Quyết định cũng được ban hành với số lượng khá nhiều, Tờ trình banhành tương đối ít, Thông tư là loại văn bản ban hành ít nhất

5.2 Mô hình tổ chức Văn thư.

Bộ tư pháp là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhànước về các công tác xây dựng và thi hành pháp luật nên kiểm soát khá chặt chẽ

về công tác văn bản, giấy tờ khi được giao cho bất kỳ một cán bộ, nhân viên nào

có trách nhiệm đều phải có sự quản lý của các lãnh đạo đơn vị Vì Bộ Tư pháp

có 28 đơn vị thuộc Bộ nên việc quản lý công văn, giấy tờ của cả Bộ là rất nhiều

Bộ có một bộ phận Văn thư chung quản lý các văn bản đi, đến của Bộ và mỗiđơn vị thuộc Bộ đều có 01 văn thư chuyên trách quản lý văn bản của từng đơn vịtheo thẩm quyền của đơn vị đó (còn gọi là văn thư phân tán) Hơn nữa Bộ Tưpháp là cơ quan xây dựng Luật nên có những tiêu chuẩn chặt chẽ về mẫu cũngnhư thể thức các loại văn bản nên đội ngũ cán bộ làm việc phải có một trình độphù hợp để đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhanh chóng, kịp thời, chínhxác và có tính chuyên nghiệp cao

Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN 6909-2001,nối mạng Lan và sử dụng phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến và lập

hồ sơ công việc trên máy, phát triển và tiếp tục hoàn thiện phần mềm đến năm

2010 và tiếp tục hoàn thiện đến từng đơn vị thuộc Bộ

Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Quychế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của Văn

Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều được quy định

rõ ràng ở những văn bản theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt từ khâu đầutiên đến khâu cuối cùng Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP cả về việc sử dụng con dấu lẫn việc bảoquản công văn, tài liệu phục vụ khai thác sau này của lãnh đạo bộ cũng như củacác đơn vị Công tác in ấn, phát hành cũng được thực hiện nhanh chóng, chínhxác để phát hành ngay trong ngày văn bản được ký

* Ưu điểm:

Việc tiến hành vào sổ công văn đi, đến trên máy đã tạo nên một phongcách làm việc khoa học, không giấy tờ, tiết kiệm và nhanh chóng Không nhữngnhanh chóng trong khâu nhập dữ liệu vào máy mà còn nhanh chóng trong quátrình tra tìm tài liệu Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quyđịnh tránh trường hợp mất dấu và đặc biệt, hoàn toàn không có hiện tượng đóngdấu khống chỉ, đóng dấu sai thẩm quyền

* Nhược điểm:

Bộ phận in ấn, phát hành của Bộ đôi khi còn mắc phải một số thiếu sót Việc vào sổ văn bản đi, đến trên máy đôi khi còn chậm vì hệ thống mạngchưa được ổn định Hơn nữa, do số lượng công văn quá nhiều nên hệ thống quản

lý văn bản đôi lúc còn chậm, quá tải

5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp.

5.3.1 Quy trình ban hành văn bản của Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ về thực hiện chức năng quản lýNhà nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật nên kiểm soát khá chặtchẽ về công tác văn bản, giấy tờ, khi được giao cho bất kỳ một cán bộ, nhân viênnào có trách nhiệm đều phải có sự quản lý của lãnh đạo đơn vị Bộ Tư pháp cómột bộ phận Văn thư chung quản lý các văn bản đến, đi của Bộ và mỗi đơn vịthuộc Bộ đều có 01 văn thư chuyên trách quản lý văn bản của từng đơn vị theothẩm quyền đơn vị đó (còn gọi là văn thư phân tán) Hơn nữa Bộ là cơ quan xâydựng Luật nên có những tiêu chuẩn chặt chẽ về mẫu cũng như thể thức các loại

văn bản nên đội ngũ cán bộ làm việc phải có một trình độ phù hợp để đáp ứngđược yêu cầu của công việc: nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có tính chuyênnghiệp cao.

Từ năm 2005 đến nay Bộ đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN6906-2001, nối mạng LAN và sử dụng phần mềm quản lý và đăng ký văn bản

đi, đến và lập hồ sơ công việc trên máy, phát triển và tiếp tục hoàn thiện cho đếnnăm 2012 và tiếp tục hoàn thiện đến từng đơn vị thuộc Bộ

Thực hiên Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Văn bản được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000Quy chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng củaVăn phòng

Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác văn thư đều được quy định rõrang ở những văn bản theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt từ khâu đầutiên đến khâu cuối cùng Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP cả về sử dụng con dấu lẫn việc bảo quảncông văn, tài liệu phục vụ khai thác sau này của Lãnh đạo Bộ cũng như các đơn

vị Công tác in ấn, phát hành cũng được thực hiện nhanh chóng, chính xác đểphát hành ngay văn bản được ký

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008; Quy chếlàm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản khác gồm các bước sau:

- Soạn thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

- Ký văn bản;

- Ban hành văn bản

Thực hiện nghiêm túc về thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản.

5.3.2 Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.

Theo quy định tại Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốchội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008 thì Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan thuộc Bộ được ban hành thông tư

Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự

án, đề án đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, các vănbản quản lý khác thì theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà ban hành văn bảntheo quy định

Ngoài ra Bộ Tư pháp còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Báo cáo,công văn, góp ý kiến, Ủy thác tư pháp

+ Các Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng những văn bản thuộc sự quản lýđược phân công phân công phụ trách, ủy quyền.

KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC

Đinh Trung Tụng + Chánh Văn phòng: ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản của Bộ trong

lĩnh vực được phân công theo thẩm quyền

TL BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG

Lê Hồng Sơn

* Nhược điểm:

Sự phân công thẩm quyền ký như vậy Bộ trưởng không kiểm soát được tất

cả các văn bản ban hành trên các lĩnh vực công tác thông qua báo cáo gửi lên

Bộ Tư pháp là cơ quan đi thực hiện rất chặt chẽ theo quy định vì thế ít có sai sóttrong khâu này

5.3.3 Soạn thảo văn bản

Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm vè tínhhợp pháp, nội dung và thể thức của văn bản Căn cứ tính chất, nội dung của từngvăn bản sẽ ban hành, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổchức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoànchỉnh dự thảo văn bản;

Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt của Thủtrưởng đơn vị trình Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thìngười được giao soạn thảo văn bản phải Ký tắt Các đơn vị có con dấu riêng, thìTrưởng phòng hoặc tương đương phải Ký tắt trước khi trình Thủ trưởng đơn vị

ký ban hành;

Việc soạn thảo và ban hành đề án, văn bản được thực hiện theo quy chế làm việccủa Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

5.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Tư pháp được áp dụng mộtcách nghiêm túc, theo quy định tại:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Tiêu chuẩn ISO 9000:2000

- Quy chế về Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp

- Sổ tay Chất lượng của Văn phòng

* Ưu điểm:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tiến hành theo đúng quy địnhcủa nhà nước Nhân viên, chuyên viên của cơ quan Bộ thực hiện một cáchnghiêm túc, nhanh chóng và chính xác

* Nhược điểm:

Bên cạnh đó, văn bản của một số đơn vị, phòng, ban vẫn còn mắc phải một sốsai xót về kỹ thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trangvăn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức

5.3.5 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan.

B1: xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.

B2 Thu thập và xử lý thông tin.

-Thông tin có tư nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tinpháp lý có trong những văn bản QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đangcần thông tin

B3 Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề

cần nhắc tới.

B4 Xây dựng đề cương và viết bản thảo.

Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổchức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân

B5 Duyệt bản thảo.

B6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.

- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu,đăng ký…

* So sánh với quy định hiện hành nhận xét và đánh giá.

- quy định hiện hành về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí

B1: chuẩn bị

 phân công soạn thảo

 xác định mục đích ban hành, phạm vi đối tượng áp dụng

 xác định tên loại văn bản

 thu thập và xử lý thông tin

B2: Lập đề cương va viết bản thảo.

B3: Trình duyệt kí, ban hành.

B4: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ban hành.

 Ghi số, ngày tháng năm ban hành

 Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

 Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

 Nhân văn bản đủ số lượng ban hành

 Đóng dấu cơ quan

 Bao gói và chuyển giao văn bản

5.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản

5.4.1 Quản lí và giải quyết văn bản đi.

- Tất cả các tài liệu trình lãnh đạo Bộ phải gửi kèm theo phiếu trình và đăng kýtrình Văn thư Văn thư in ra, theo dõi gửi phòng Tổng hợp kiểm tra thể thức,xin

ý kiến lãnh đạo văn phòng và trình lãnh đạo Bộ Sau khi lãnh đạo Bộ xử lý,phòng Tồng hợp nhận Tài liệu trình, chuyển Văn thư trả đơn vị trình

* Ưu điểm:

- Đội ngũ văn thư làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả

- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng

- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp, đảm bảo được yêucầu của công việc

- Việc quản lý, sắp xếp bản lưu được thực hiện một cách chặt chẽ, có trật

tự Không xảy ra hiện tượng mất mát hoặc lẫn lộn tài liệu

* Nhược điểm:

- Đội ngũ văn thư chuyên trách tại các đơn vị còn mới, bỡ ngỡ và chưathực sự quen với công việc nên còn xảy ra một vài sai sót trong quá trình làmviệc

- Phần mềm quản lý văn bản đã được nâng cấp nhưng do số lượng công việc quá nhiều nên đôi khi xảy ra hiện tượng tắc nghẽn, quá tải

Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đi (phụ lục 4)

Mẫu sổ đăng kí văn bản đi (phụ lục 5)

5.4.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến.

Quản lý, giải quyết văn bản đến là một khâu hết sức quan trọng bởi vănbản đến là tài liệu cung cấp nguồn thông tin mới nhất, chính xác nhất, kịp thờinhất cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Việc tổ chứctiếp nhận, quản lý giải quyết văn bản đến được thực hiên một cách triệt để, khoahọc

- Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư Bộ có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các vănbản đến của Bộ

- Kiểm tra, bóc bì văn bản đến: Kiểm tra tình trạng của bì, tiến hành bócnhững bì gửi chung cho Bộ, gửi đích danh Bộ trưởng (trừ những bì gửi đíchdanh Bộ trưởng có đóng dấu mật)

- Đóng dấu đến: văn bản đến được đóng dấu đến theo đúng quy định, ghi

số đến và ngày đến

- Đăng ký văn bản đến: Đăng ký văn bản đến vào vào sổ trên máy

- Trình văn bản đến: việc chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được tiến hànhchính xác, nhanh chóng và đúng đối tượng Đối với những văn bản có mức độkhẩn được chuyển giao đến người có trách nhiệm xử lý chậm nhất là 30 phút

- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản: Đây được coi là khâuquan trọng nhất Văn phòng thường xuyên phối hợp với các đơn vị, ban để kiểmtra theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hơn nữahiệu quả giải quyết công việc

* Ưu điểm:

- Đội ngũ nhân viên làm việc nhanh chóng và hiệu quả

- Quá trình đăng ký văn bản, trình lãnh đạo Bộ và chuyển các văn bản đếncác đơn vị thực hiện giải quyết được thực hiện nhanh chóng, đáp ứng được nhucầu của công văn (khẩn, mật…)

* Nhược điểm:

Quá trình làm việc còn gặp nhiều khó khăn vì phần lớn văn thư chuyên trách củacác đơn vị là mới được nhận về công tác từ đợt thi tuyển công chức vào tháng 3vừa qua, còn mắc phải một số sai sót trong công việc

Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đến (phụ lục 6) Mẫu sổ đăng kí văn bản đến (phụ lục 7)

5.4.3 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiệntheo quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 củaChính phủ về việc sửa đổi,bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-

CP của Chính phủ và cá quy định của Quy chế này

Con dấu của cơ quan, đơn vị phải được giao cho nhân viên văn thư hoặccán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư giữ và đong dấu tại cơ quan, đơn vị Nhânviên văn thư hoặc cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư có trách nhiệm thực hiênnhững quy định sau:

- Giữ và bảo quản con dấu, không được tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan,không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản củangười có thẩm quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị;

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái;

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,đơn vị hoặc tên của phụ lục;

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp