Báo cáo kiến tập quản trị nhân lực: thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của công ty xăng dầu tuyên quang

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC VIẾT TẮT 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Phạm vi nghiên cứu 3 3. Vấn đề nghiên cứu của đề tài 3 4. Phương pháp nghiên cứu 4 5. Mục tiêu nghiên cứu 4 6. Kết cấu đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 5 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG 5 1. Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty Xăng dầu tuyên quang 5 1.1. Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang 5 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. 7 1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty . 10 1.3.1. Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau : 10 1.3.2. Hệ thống các cửa hàng; 10 2. Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 15 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15 2.1. 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính 15 2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính. 15 2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính: 15 2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính 16 2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính 17 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng. 18 2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên Quang 22 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan 22 II. Tìm hiểu công tác văn thư ,lưu trữ của cơ quan tổ chức. 23 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty xăng dầu Tuyên Quang. 24 2.3.1. Thẩm quyền ban hành thể thức văn bản quản lí của công ty: 24 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty. 25 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 26 2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 27 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 28 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 28 2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị. 31 2.5. Tìm hiểu Về tổ chức lưu trữ của Công ty. 32 3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cho cơ quan 33 3.1Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 33 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất văn phòng mới tối ưu 35 .3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 38 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ 40 I.Nhận xét , đánh giá chung về những ưu , nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 40 1. Ưu điểm 40 2. Nhược điểm 40 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan 41 1. Trang thiết bị cơ sở vật chất. 41 2. Đội ngũ cán bộ, công chức. 42 KẾT LUẬN 43

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC VIẾT TẮT 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Phạm vi nghiên cứu 3

3 Vấn đề nghiên cứu của đề tài 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Mục tiêu nghiên cứu 4

6 Kết cấu đề tài 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 5

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG 5

1 Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty Xăng dầu tuyên quang 5

1.1 Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang 5

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 7

1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty 10

1.3.1 Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau : 10

1.3.2 Hệ thống các cửa hàng; 10

2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 15

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15

2.1 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính 15

2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính 15

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính: 15

2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính 16

2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính 17

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng 18

2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên Quang 22

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan 22

II Tìm hiểu công tác văn thư ,lưu trữ của cơ quan tổ chức 23

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 23

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty xăng dầu Tuyên Quang 24

2.3.1 Thẩm quyền ban hành thể thức văn bản quản lí của công ty: 24

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty 25

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 26

2 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 27

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 28

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến 28

2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 31

2.5 Tìm hiểu Về tổ chức lưu trữ của Công ty 32

3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cho cơ quan 33

3.1Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 33

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất văn phòng mới tối ưu 35

.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 38 Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ 40

I.Nhận xét , đánh giá chung về những ưu , nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 40

1 Ưu điểm 40

2 Nhược điểm 40

II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan 41

1 Trang thiết bị cơ sở vật chất 41

2 Đội ngũ cán bộ, công chức 42

KẾT LUẬN 43

LỜI CẢM ƠN

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức có chức năngđảm bảo thông tin phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo

Quản trị văn phòng được hiểu là vận dụng những phương pháp khoa học

để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơquan nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đãđịnh

Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quannào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu đượcthực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếuthực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển

Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằmtrang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức vàthực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chức, Nhà trường

đã tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng khoá 2012- 2016 đi kiến tậpngoài thực tế Theo kế hoạch của Nhà trường em đã liên hệ và được tiếp nhậnkiến tập tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh hợp nhất từ ngày 20/4/2015 đếnhết ngày 25/5/2015,

Từ những kiến thức đã học ở Nhà trường em đã áp dụng vào thực tế vàbước đầu giúp em hoàn thiện kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của mình Đợtkiến tập này là một lần chuẩn bị kiến thức cho đợt thực tập tốt nghiệp sắp tới, sẽgiúp em không còn bỡ ngỡ, lúng túng mà trình độ chuyên môn và tầm hiểu biết

đã được nâng cao lên rất nhiều

Trong quá trình kiến tập, em đã được cán bộ công ty cổ phần xăng dầuTuyên Quang tận tình chỉ dạy, nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại

cơ quan Qua đó, em đã tích luỹ được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thựctiễn về công tác văn phòng trong cơ quan

LỜI MỞ ĐẦU 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyêntrong nền hành chính nhà nước Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụquan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước; Là hoạt động nhằmđảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành côngviệc của cơ quan, tổ chức; Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức; Ngoài ra công tác văn thưcòn là một hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quannhà nước.Ngày nay, vai tròcác khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quyđịnh cụ thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được ban hành ngày 8-7-2004 Trong

đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản hành chính đến và đi được xem

là khâu quan trọng của công tác văn thư

Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việcquản lý văn bản hành chính đến và đi và được sự được phân công của học viện

em được kiến tập tại phòng tổ chức hành chính tại công ty xăng dầu TuyênQuang.Qua một tháng kiến tập (20/ 04 đến ngày 25/ 05 năm 2015) em được tìmhiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty xăng dầu Tuyên Quangcủa văn phòng và của phòng hành chính nói riêng Ngoài ra được tiếp cận vớicách giải quyết các văn bản đến , văn bản đi phòng văn thư cùng với chuyênnghành học tại học viện em chọn đề tài: “ thực trạng hoạt động quản lý văn bảnhành chính đến và đi của Công ty Xăng dầu Tuyên Quang” làm chuyên đề báocáo thực tập của mình

2 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: phòng Tổ Chức Hành Chính của Công ty Xăng Dầu Tuyên

Quang

- Thời gian: từ năm 2010-2012

3 Vấn đề nghiên cứu của đề tài

- Công tác văn thư, quản lý văn bản đến văn bản đi của phòng Tổ Chức

Hành Chính tại Công ty Xăng Dầu Tuyên Quang

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tài liệu ( nghiên cứu thông tin thứ cấp), điều tra, quan sát

5 Mục tiêu nghiên cứu

Hiểu rõ cách quản lý văn bản đến văn bản đi trong công tác văn thư củaphòng hành chính trong công ty Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được đểtìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản nhằm rút ra những hạn chế còn tồntại trong công tác văn thư tại công tyXăng Dầu Tuyên Quang

Đề ra các giải pháp để cải thiện các hạn chế còn tồn tại và hoàn thiện côngtác văn thư tại công ty

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu đề tài thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đicủa Công ty Xăng dầu Tuyên Quang bao gồm ba chương :

PHẦN I Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan kiến tập.

Phần II Kết luận và đề xuất kiến nghị

Mặc dù đã cố gắng nhưng do kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nênnội dung của chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót vậy e rất mong nhận sựđóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các anh chị cán bộ trong công ty để

em có thể hoàn thiện hơn trong chuyên đề này./

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015

SINH VIÊN

Chu Thị Huyền

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG

1 Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty Xăng dầu tuyên quang

1.1 Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang

Công tyXăng Dầu Tuyên quang có nguồn gốc từ công ty vật tư kỹ thuậttổng hợp Tuyên Quang được thành lập tháng 12 năm 1967 theo quyết định củanhà nước Năm 1976 theo quyết định của Quốc hội hai tỉnh Tuyên quang và Hàgiang sát nhập thành Tỉnh Hà Tuyên, nên hai công ty vật tư cũng được sát nhậplấy tên là: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên, trực thuộc Bộ vật tư (Theo quyếtđịnh số: 46/VT-QĐ ngày 13-1-1976 )

Địa chỉ: Số 14 Đường Phan Đình Phùng - Phường Minh Xuân - Thànhphố Tuyên Quang - Tỉnh Tuyên Quang - Việt Nam

Công ty xăng dầu Tuyên Quang tiền thân là Chi cục vật tư tỉnh TuyênQuang, được thành lập ngày 01 tháng 12 năm 1967 thuộc Tổng cục vật tư (Saunày là Bộ Vật tư) Có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, cung ứng xăng dầu, các sảnphẩm hóa dầu, Thiết bị phụ tùng ô tô máy kéo, Kim khí, Hóa chất, vật liệu điện,

Xi măng, Than phục vụ cho nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và chiến đấu trên địabàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang

Cho đến năm 1976 thực hiện Nghị quyết của Quốc hội hai tỉnh TuyênQuang và Hà Giang sát nhập thành tỉnh Hà Tuyên Thực hiện quyết định của BộVật Tư hai đơn vị Chi cục vật tư Tuyên Quang và Chi cục vật tư Hà Giang sátnhập thành Công ty vật tư tỉnh Hà Tuyên trực thuộc Bộ Vật Tư tiếp tục thựchiện nhiệm vụ: Tiếp nhận, quản lý cung ứng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, Thiết

bị phụ tùng ô tô, máy kéo, Hóa chất, vật liệu điện, Kim khí phục vụ cho nhiệm

vụ phát triển kinh tế, xã hội, chiến đấu bảo vệ Tổ Quốc và tiêu dùng của nhândân các dân tộc trên địa bàn tỉnh Hà Tuyên

Năm 1991 thực hiện Nghị quyết của Quốc Hội tỉnh Hà Tuyên được chiathành hai tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Hà Giang Nhưng Công ty vẫn giữ nguyên

mô hình tổ chức là Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên trực thuộc Bộ ThươngNghiệp, Bộ Thương Mại (nay là Bộ Công Thương) làm nhiệm vụ cung ứngxăng dầu, sản phẩm hóa dầu và các loại vật tư tổng hợp phục vụ cho nhu cầuphát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và tiêu dùng của nhân dân cácdân tộc trên địa bàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang.

Đến tháng 3 năm 1995 Bộ trưởng Bộ thương mại ban hành Quyết định số:258/TM-TCCB ngày 27/3/1995 tách Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên thànhhai Công ty: Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quang và Công ty vật tư tổng hợp

Hà Giang, đến tháng 7 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành Quyếtđịnh số: 1029/2000/QĐ-BTM đổi tên Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quangthành Công ty Xăng dầu Tuyên Quang trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việtnam và hiện nay làTập đoàn xăng dầu Việt nam

Sau 45 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã có 23 cửa hàngchuyên kinh doanh xăng dầu, 03 cửa hàng chuyên kinh doanh khí dầu mỏ hóalỏng, 01 cửa hàng VTTH được phân bố trên khắp các địa bàn huyện, thị trongtỉnh, cung cấp gần 60 thị phần bán lẻ trên thị trường Ngoài ra Công ty có một

hệ thống các đại lý khách hàng xăng dầu sáng, đại lý khách hàng dầu, mỡ nhờn,khí dầu mỏ hóa lỏng, bảo hiểm xăng dầu (PJCO), dịch vụ ngân hàng xăngdầu(PGBank) trên khắp địa bàn tỉnh và các tỉnh lân cận, các sản phẩm Công tyxăng dầu Tuyên quang đưa ra thị trường đều mang Thương hiệu Tập đoàn xăngdầu Việt nam (Petrolimex)

So với số vốn cố định khiêm tốn và đội ngũ cán bộ công nhân viên còn ítnhưng qua nhiều năm kinh doanh đến nay Công ty đã phát triển tương đối vữngchắc, số lao động đã tăng lên với số vốn khá lớn Công ty đã vinh dự được Chủtịch nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3, và được Chính phủ, cáccấp các ngành tặng nhiều cờ thi đua va băng khen xuất sắc

Không thỏa nãm với những thành tích đã đạt được Ban lãnh đạo Công tyluôn đề ra phương hướng và nhiệm vụ cho các năm tiếp theo

- Đẩy mạnh hơn nữa việc cung ứng vật tư

- Tăng cường đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ cao, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế và xãhội.

- Lấy thu bù chi và kinh doanh có lãi

- Hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của cấp trên giao

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty.

Là đơn vị kinh doanh xăng dầu và khí hóa lỏng chủ đạo trên địa bàn tỉnh,Công ty Xăng dầu Tuyên Quang xác định tầm quan trọng trong việc lưu kho,vận chuyển và xuất bán qua các bước, khâu trung gian Với hơn 58,3 nghìn m3xăng dầu và 653 tấn gas được vận chuyển an toàn trong năm 2013, Công tyXăng dầu Tuyên Quang thực hiện tốt các quy định an toàn, đồng thời luôn triểnkhai việc kiểm tra, giám sát thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy

- Thực hiện nghiêm túc quy chế quản lý phòng, chống cháy nổ do Tập

đoàn Xăng dầu ban hành và những quy định an toàn cháy nổ tại địa bàn doPhòng Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy và Cứu hộ cứu nạn, Công an tỉnh, công

ty đã chú trọng và đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn, đào tạo và bồidưỡng nghiệp vụ về PCCC cho cán bộ, công nhân viên

- Nội dung tuyên truyền về PCCC cũng được công ty thường xuyên kiểm

tra nhằm giúp từng cán bộ, công nhân viên nhớ và ghi rõ trong khi thực hiệnnhiệm vụ

- Cùng với đó, công ty đã lập phương án PCCC tại chỗ, trên cơ sở các

phương án đã xây dựng hàng tháng và quý các cửa hàng tự huấn luyện cho côngnhân bán hàng rèn luyện thao tác xử lý các tình huống giả định tại 28 cửa hàngxăng dầu và 5 cửa hàng kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng trên toàn tỉnh Đặc biệt,chú trọng phương án chữa cháy đối với các cửa hàng trong trung tâm thành phố,huyện

- Công ty Xăng dầu Tuyên Quang thường xuyên kiện toàn phương án, tổ

chức kiểm tra định kỳ, phối hợp với cơ quan chức năng tổ chức kiểm tra tại tất

cả các cửa hàng trực thuộc công ty về công tác PCCC, kiểm tra chất lượng tạicác cửa hàng xăng dầu nhằm kịp thời phát hiện những sai sót để nhắc nhở, ngănchặn những nguy cơ gây ra cháy nổ

Chính nhờ vậy, nhiều năm qua Công ty Xăng dầu Tuyên Quang chưa

để xảy ra sự vụ cháy đáng tiếc nào, đảm bảo vận chuyển khối lượng lớn xăngdầu và khí hóa lỏng trên toàn tỉnh Công ty đã trở thành một điểm sáng trongcông tác thực hiện PCCC tại các đơn vị, cơ quan trong tỉnh với phương châm 4tại chỗ chủ động, đẩy mạnh phong trào “Toàn dân tham gia phòng cháy, chữacháy”, góp phần giữ vững an ninh chính trị và trật tự, an toàn xã hội trên địa bàntỉnh

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm dầu ở trong và ngoài nước

- Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư máy móc và dịch vụ thương mại

- Xây dựng các hệ thống bồn chứa, phân phối và kinh doanh sản phẩmdầu

- Tổ chức liên doanh liên kết với các đối tượng trong và ngoài nước chếbiến và kinh doanh sản phẩm dầu

- Xuất nhập khẩu sản phẩm dầu và các sản phẩm có nguồn gốc từ dầu,hoá chất, vật tư, thiết bị và 6 phương tiện phục vụ công tác chế biến và kinhdoanh sản phẩm dầu

- Kinh doanh vật tư, thiết bị, hoá chất trong lĩnh vực chế biến sản phẩmdầu

- Môi giới và cung ứng tàu biển vận tải dầu thô và sản phẩm dầu Đại lýtàu biển, môi giới và cung ứng tàu biển

- Dịch vụ cho thuê bồn, bể chứa xăng dầu cho thuê kho bãi.

- Mua bán phân bón, các sản phẩm hoá dầu

- Chủ động xậy dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động của đơn vị, tổchức thực hiện các kế hoạch có hiệu quả sau khi được Tổng công ty xăng dầuViệt Nam phê duyệt

- Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán nhằm sử dụng hợp lýtài sản, vật tư, tiền vốn, lao động, đảm bảo có hiệu quả cao trong kinh doanh

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, bảo toàn vàphát triển vốn

- Chấp hành các chính sách chế độ, luật pháp của nhà nước, thực hiệnđầy đủ các hợp đồng kinh tế

- Áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến, công nghệ mới và hiện đại, cơ sởvật chất kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phất triển của doanh nghiệp, phát triển củathị trường

- Phát triển và mở rộng các điểm bán lẻ xăng dằu, sản phẩm hóa dầu từng bước hoàn thiện mạng lưới cung ứng xăng dầu trên toàn tỉnh và hoàn thiện

cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại nhằm đóng góp vai trò chủ đạo ổn định thịtrường về giá cả và nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng

- Thực hiện các chính sách chế độ tiền lương, BHXH , BHYT,KPCĐtheo đúng chế độ của nhà nước và an toàn bảo hộ lao động đối với cán bộ côngnhân viên chức, thực hiện ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộluật lao động hiện hành

- Thực hiện ký kết hợp đồng mua và bán hàng hóa trong phạm vi màCông ty có thể thực hiện được

- Quản lý các đơn vị trực thuộc theo chế độ hiện hành của Nhà nước, Bộthương mại, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

-Thực hiện nhiệm vụ của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam về việc đáp ứngđầy đủ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, các loại vật tư tổng hợp, và các dịch vụkhác phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và nhucầu tiêu dùng của nhân dân các dân tộc tỉnh Tuyên Quang Ngoài ra công ty còn

có trách nhiệm đảm bảo an ninh năng lượng, giữ vững bình ổn giá cả đảm bảokinh doanh theo cơ chế thị trường định hướng XHCN Trong những năm quamặc dù tình hình thế giới và trong nước có nhiều biến động phức tạp : nguồnhàng gặp nhiều khó khăn, giá cả luôn bất ổn, Song với sự nỗ lực vượt bậc củatập thể CBCNVC và lãnh đạo Công ty, Công ty luôn đảm bảo nguồn hàng, đápứng đầy đủ mọi nhu cầu cho việc phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng

và tiêu dùng của nhân dân các dân tộc trên địa bàn

- Chủ động xậy dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt của đơn vị, tổ chứcthực hiện các kế hoạch có hiệu quả sau khi được Tổng công ty xăng dầu ViệtNam phê duyệt

1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau :

1) Cửa hàng xăng dầu Xuân hòa

2) Cửa hàng xăng dầu ỷ la

3) Cửa hàng xăng dầu Phan thiết

4) Cửa hàng xăng dầu Bình thuận

5) Cửa hàng xăng dầu Kỳ lâm

6) Cửa hàng xăng dầu Sơn dương

7) Cửa hàng xăng dầu Hàm yên

8) Cửa hàng xăng dầu Nông tiến

9) Của hàng xăng dầu Chiêm hóa

10) Cửa hàng xăng dầu Mỹ bằng

11) Cửa hàng xăng dầu Thái hòa

12) Cửa hàng xăng dầu Thắng quân

13) Cửa hàng vật tư Xuân hòa

Tháng 9 vừa qua, tại thôn Hồi Xuân, xã Tam Đa (Sơn Dương) PetrolimexTuyên Quang đã tổ chức khai trương Cửa hàng Xăng dầu Tam Đa, một trong 9cửa hàng xăng dầu được Petrolimex Tuyên Quang đầu tư trong vòng 3 năm(2010-2013) Đây cũng là cửa hàng thứ 8 trong số 9 cửa hàng xăng dầu ở vùngnông thôn mới được Petrolimex Tuyên Quang đầu tư (trừ cửa hàng xăng dầuMinh Xuân, phường Minh Xuân, TP Tuyên Quang)

Petrolimex Tuyên Quang khai trương Cửa hàng Xăng dầu

Tam Đa (Sơn Dương).

Đến nay, mạng lưới kinh doanh của Petrolimex Tuyên Quang đã cơ bảnkhép kín trên địa bàn tỉnh, tổng sản lượng xăng dầu bán ra của đơn vị năm 2013chiếm tới 80% tổng lượng thị trường Hiện nay tại hầu hết các xã trung tâm cụm

xã ở các huyện Nà Hang, Lâm Bình, Chiêm Hóa, Hàm Yên, Yên Sơn trong đó

có nhiều xã vùng cao, vùng sâu, vùng xa đều có cửa hàng xăng dầu củaPetrolimex Tuyên Quang, như: Ngòi Nẻ (xã Thanh Tương, Nà Hang); xã LăngCan (Lâm Bình) Ngoài mục đích kinh doanh, Petrolimex Tuyên Quang cònxác định đây cũng là một nhiệm vụ góp phần xây dựng nông thôn mới Các cửahàng xăng dầu ở vùng nông thôn do Petrolimex Tuyên Quang đầu tư còn mang

trên mình một trọng trách là đảm bảo an ninh năng lượng, bình ổn giá cả kinhdoanh theo cơ chế thị trường Việc phát triển mạng lưới bán lẻ, phục vụ nhu cầuphát triển kinh tế, xã hội ở các xã vùng sâu vùng xa còn gắn trách nhiệm củadoanh nghiệp với các địa phương để phát triển bền vững

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

BAN GIÁM ĐỐC:

Ban giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất trước Tổng giám đốc công

ty xăng dầu Việt Nam về mọi hoạt động của Công ty

Là người lãnh đạo Công ty Ban giám đốc có trách nhiệm xây dựng kếhọach, tổ chức kinh doanh có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao nhất, đảm bảo đờisống cho cán bộ công nhân viên trong công ty Bảo toàn và phát triển vốn kinhdoanh của công ty

Gồm có Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty và Phó Giám đốc

* Ông Trần Xuân Minh: Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty Là người điềuhành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng phương án sản xuất kinhdoanh, tổ chức bộ máy quản lý, chụi trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty trước Hội đồng quản trị

* Ông Nguyễn Văn Liêm: Phó giám đốc Giúp việc cho Giám đốc trongquản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc

Ban giám đốc

PhòngKinh doanh

- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công vàchịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động

và quy định của Tổng công ty mang lại hiệu quả cao

PHÒNG KẾ TOÁN:

Công ty chỉ có một phòng kế toán- tài chính duy nhất thực hiện hạch toán

kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công ty.Quản lý vật

tư tiền vốn, tài sản, tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, tính toán hiệu quảđồng vốn, phản ánh kịp thời chính xác và cung cấp thông tin số liệu cho Bangiám đốc, để có hướng chỉ đạo điều hành kinh doanh

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH:

Là phòng giúp giám đốc về các mặt công tác quản lý cán bộ, lao động tiềnlương, khen thưởng, kỷ luật, công tác thanh tra bảo vệ, quân sự, công tác hànhchính phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

* Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giámđốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện cỏc chế độchính sách của Nhà nước đối với cán bộ - công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịchcủa cán bộ - công nhân viên, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục

vụ xe con của công ty Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:

a)Tổ chức, đào tạo, tuyển dụng nhân sự

b)Xây dựng, cập nhật, duy trỡ và cải tiến các chính sỏch về nhõn sự cỏcquỏ trỡnh liờn quan đến giải quyết cỏc chế độ cho cỏn bộ nhân viên theo quy

định của luật Lao động và quy chế của cụng ty.

c)Phụ trách công tác phát ngôn ngụn, tuyên truyền, tham gia các hoạtđộng xã hội và từ thiện

d)Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm

e)Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định

f) Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xó hội như: tổ chức côngđoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ,

g)Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu côngviệc của phòng Tổ chức- hành chính Quản lý công văn đến, công văn đi và cáctài liệu có liên quan trong Công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp ,hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty

h)Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.i) Phòng tổ chức – hành chính được quyền yêu cầu các phòng ban công ty,các đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, laođộng, tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm

vụ của phòng

j) Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định

k)Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

* Phòng kế toán – tài vụ: gồm 05 người, có trách nhiệm thực hiện cáccông tác kế toán, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổchức chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách kinh tế tài chính trong công ty, chỉđạo hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng nguồn vốn cú hiệu quả, tiết kiệm chi phí,nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn, định kỳ lập báo cáo tàichính

* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tham mưu giúp việc cho lãnh đạoCông ty về công tác kế hoạch xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ phải thực hiện vàkhai thác mọi tiềm năng của thị trường trong nước và ngoài nước, nâng cao hiệuquả kinh doanh, tổ chức vật tư cung ứng kỹ thuật, khai thác thị trường

*Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sản xuất,

cải tiến quy trình công nghệ Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý kỹthuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm.

* Các phân xưởng sản xuất: dưới các phòng ban là 02 phân xưởng maysản xuất với quy trình khép kín gồm 17 tổ may và 02 tổ cắt

2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính

2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính

Là đơn vị tham mưu nghiệp vụ về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiềnlương , thi đua khen thưởng , kỷ luật lao động , các chế độ chính sách khác đốivới người lao động ; quản lý và phục vụ hành chính văn thư , văn phòng ; bảo vệ

an ninh nội bộ; Công tác kiểm tra , thanh tra pháp chế, quân sự quốc phòngtrong toàn Công ty theo pháp luật Nhà nước, các quy định và phân cấp quản lýcủa tập đoàn và Công ty

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:

Làm việc với cơ quan quản lý nhà nước để đăng ký cấp giấy phép kinhdoanh, đăng ký kinh doanh , địa điểm kinh doanh mới khi có thay đổi

Nghiên cứu , xây dựng ,đề xuất ban hành quy định , nội quy quy phạm nội

bộ theo chức năng nhiệm vụ được phân công , phân cấp quẩn lý của Công ty :Điều lệ Công ty , thỏa ước lao động tập thể , Nội quy lao động , Quy chế laođộng , Quy chế tuyển dụng , Quy chế trả lương , Quy chế thi đua khen thưởng ,Quy chế kiểm tra…

Xây dựng đề xuất , hướng dẫn kiểm tra thực hiện công tác tổ chức bộ máyquản lý phân cấp quản lý; xây dựng quy định nề lối làm việc ; phân công chứcnăng nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc công ty

Xây đựng đơn giá khoản tiền lương cho người lao động theo các chỉ tiêu ,

kế hoạch khoán của công ty cho các đơn vị

Theo dõi mua sắm , trang bị sở trang thiết bị các đơn vị trong toàn Công ty

Thực hiện công tác đào tạo cho các lĩnh vực trong toàn Công ty Theo dõi

rà soát yêu cầu người lao động được tập huấn , đào tạo qua các nghiệp vụ vềkinh doanh có điều kiện theo quy định Nhà nước

Xây dựng và triển khait thực hiện công tác , nhận xét ,đánh giá, bổ nhiệm,

bổ nhiệm lại ,điều động , luân chiến , miễn nhiệm các bộ theo đúng các quy địnhcủa nhà nước và tập đoàn xăng dầu Việt Nam

Đề xuất, xây dựng công tác kiểm trathuwjc hiện kế hoạch công tác thanhtra , kiểm tra Tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo; Tổ chức điều trả , xácminh vụ việc , triển khai thực hiện quy trình , thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Thực hiện tổng hợp kết quả công tác phòng chống tham nhũng , bảo vệ anninh nội bộ;Huấn luyện quân sự ;Bảo vệ văn phòng công ty; quan hệ với chínhquyền địa phương để phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính ,bảo vệ trật tự của Công ty

Thực hiện công tác quản trị văn phòng

Hướng dẫn, kiểm tra ,thực hiện công tác văn thư ,, quản lý con dấu củacong ty, của Đảng ủy, Công đoàn , đoàn thanh niên , cựu chiến binh v v quản

lý máy FAX, photocopy, theo dõi chuyển , phát công văn đi,đên; Quản lý , lưutrữ hồ sơ các văn bản gửi đi,đến

2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính

Trưởng phòng và phó phòng được thừa lệnh Chủ tịch giám đốc công ty kýmột số văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch giám đốc công ty đến cácđơn vị , cá nhân trong công ty hoặc xác nhận về nghiệp vụ cuh thể thuộc chứcnăng , nhiệm vụ được phân công cho các cơ quan ,đơn vị trong và ngoài công ty Ký các lệnh điều xe con phục vụ lãnh đạo và cán bộ các phòng đi công tác; kýgiấy giới thiệu , giấy đi đường cho các bộ Công ty đi công tác

Tổ chức mối quan hệ và làm việc với các cơ quan chức năng Nhà nước ,các đơn vị trong va ngoài Tập đoàn theo chức năng nhiệm vụ được phân công

Được quyền yêu cầu các đơn vị , cửa hàng trong công ty cung cấp thôngtin, số liệu trong phạm vi chức năng được giao

2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính

*Bộ phận văn thư lưu trữ:

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ như: xử lý bưu tín,biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo,thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệuchuẩn bị lưu phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc

họp, hội nghị,

*Bộ phận bảo vệ:

Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về con người

và tài sản của công ty

*Nhân viên tạp vụ:

Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đẩm bảo vệ sinh môi trườngtrong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban vàtất cả các khu vệ sinh

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng.

-Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm

vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc

Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật

tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

-Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnhvực Hành chánh

-Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty

-Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh

2.Quyền hạn:

-Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC

-Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng

-Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,

đánh giá việc thực hiện

công việc của nhân viên trực thuộc

-Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

-Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

-Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ,nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện

Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để

Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao

-Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các

vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích củaCông ty hoặc của người lao động

-Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền

-Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC

- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận,

tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉđạo, chỉ thị BGĐ

- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:

3.Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặcchuyên viên tổng hợp

• Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp

Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp vềquản lý nhà nước và quản lý hành chính

•Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phầnmềm vi tính khác

• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập

•Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp

4.Điều kiện làm việc:

Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủphương tiện cần thiết cho thực hiện công việc

- Thời gian làm việc:

Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật

và các ngày lễ theo quy định

*) Phó phòng Tổ chức hành chính

1.Chức danh: Phó phòng

2.Vị trí: Là người lãnh đạo đứng sau Trưởng phòng

- Phòng/ban: Phòng Tổ chức hành chính

3.Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:

•Giúp Trưởng phòng điều phối các hoạt động của Văn phòng

• Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;

• Tham mưu cho Trưởng phòng trong việc lựa chọn những vấn đề vềchính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng trong Văn phòng

•Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty trong việc giải quyết,thực các công việc có liên quan;

•Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính vănphòng;

•Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòng cholãnh đạo Công ty hay Trưởng phòng

•Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về n bộ hoạt động của Văn phòng

4 Quan hệ công tác:

Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quychế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, cácquy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chứchoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng

5 Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:

•Số năm kinh nghiệm: Có 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc

chuyên viên tổng hợp

•Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp

• Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp vềquản lý nhà nước và quản lý hành chính

• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phầnmềm vi tính khác

• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập

• Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp

- Điều kiện làm việc:

Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủphương tiện cần thiết cho thực hiện công việc

6 Thời gian làm việc:

Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật

và các ngày lễ theo quy định

*) Xây dựng bản mô tả công việc của chuyên viên làm công tác tổng hợp

1 Chức danh: Chuyên viên văn phòng

2 Vị trí: Cấp dưới và chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng

- Phòng/ban: phòng Tổ chức Hành chính

- Hệ số lương: 2.34

3 Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:

•Tổng hợp tình hình dựa trên các số liệu, thông tin mà đồng nghiệp cungcấp về mảng công việc mình phụ trách theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị

•Hoàn thành công việc được giao đúng thời gian quy định

•Báo cáo với lãnh đạo đơn vị về tình hình thực tế công việc đã làm được

và chưa làm được theo định kỳ

4 Quan hệ công tác: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng, cótrách nhiệm báo cáo công việc cho chánh văn phòng theo định kỳ quy định.Cóquan hệ ngang cấp, phối hợp với đồng nghiệp, chuyên viên khác trong quá trìnhgiải quyết công việc

5.Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:

•Số năm kinh nghiệm: Đã từng làm chuyên viên hành chính văn phòng ởcác cơ quan, tổ chức và có nhiều thành tích trong quá trình công tác.

•Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học, được đào tạo về chuyên ngànhHành chính văn phòng hoặc chuyên ngành có liên quan;

•Được đào tạo qua các lớp về quản lý nhà nước và quản lý hành chính

•Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phầnmềm vi tính khác

• Có kỹ năng giao tiếp tốt và xử lý các tình huống phát sinh trong giaotiếp

•Năng động, nhiệt tình trong công việc

•Khả năng phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả

• Có khả năng tư duy lôgic và tổng hợp

•Chịu được áp lực công việc cao

•Định hướng gắn bó lâu dài với cơ quan, đơn vị

- Điều kiện làm việc:

• Được làm việc trong môi trường với đầy đủ phương tiện, trang thiết bịtạo điều kiện phát huy năng lực và chuyên môn

• Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, đượcnghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định

•Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất khi cơ quan haycông việc yêu cầu

• Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định củapháp luật

2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư- Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên Quang

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan

Các văn bản bao gồm: + Văn bản Hành chính

+ Văn bản chuyên ngành

- Văn bản Hành chính bao gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản