QUY DINH Soan thao ban hanh văn bản nội bộ Công ty và bên ngoài

Hướng dẫn soạn thảo một văn bản thật chỉnh chu, logic và trang trọng. Bao gồm cách soạn thảo văn bản ra bên ngoài và lưu hành nội bộ. Về lưu hành nội bộ có quy trình từng bước thực hiện soạn thảo, xem xét, phê duyệt, chỉnh sửa. Văn bản của bạn sẽ được thực hiện quy chuẩn và chuyên nghiệp hơn trong quản lý công ty.

Trang 1

QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

Trang 2

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Trang 3

 Quy định này không áp dụng đối với các loại văn bản là báo cáo, hồ sơ tài liệu mang tính đặcthù phải thực hiện theo biểu mẫu quy định của nhà nước như Báo cáo tài chính, Báo cáo lao động,các tài liệu hồ sơ kỹ thuật của dự án,v.v.

III ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 Định nghĩa:

- Văn bản hành chính: là Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, hướng dẫn, chương trình,

kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản họp, biên bản sự việc, tờ trình, hợp đồng(bao gồm Hợp đồng lao động), công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,v.v

- Văn bản quy phạm nội bộ: là toàn bộ các văn bản, tài liệu quy định do nội bộ Công ty soạn

thảo và đã được cấp thẩm quyền phê duyệt ban hành như: Phân quyền, quy chế, quy định, quytrình, nội quy,v.v

- Thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, các yếu tố

thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định

- Ngày hiệu lực: là ngày văn bản, tài liệu được chính thức áp dụng.

- Ngày sửa đổi: là ngày văn bản, tài liệu sửa đổi.

- Phê duyệt: Sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền là một hành động chấp thuận văn bản có hiệu

lực áp dụng

- Sửa đổi tài liệu: là việc sửa đổi một phần hay nhiều phần tài liệu cho phù hợp với các yêu cầu

tiêu chuẩn và việc áp dụng thực tế Nếu không có chỉ định đặc biệt nào khác, mọi thay đổitrong tài liệu và dữ liệu phải được xem xét và phê duyệt sửa đổi bởi cùng một phòng ban chứcnăng hoặc bộ phận đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đây Bộ phận được chỉ định phảitham khảo các tài liệu gốc kèm theo làm cơ sở xem xét và phê duyệt

- Lần sửa đổi: là lần tài liệu, văn bản được xem xét khi có yêu cầu thay đổi Lần sửa đổi sẽ được

cập nhật theo dõi ở trang “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu”

2 Từ viết tắt:

Trang 4

IV QUY ĐỊNH CHUNG:

1 Ngôn ngữ sử dụng và phông (font) chữ trình bày văn bản:

- Ngôn ngữ sử dụng để soạn thảo văn bản là Tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địaphương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết hoặc không có từ ngữ tiếng Việt thaythế)

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

- Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

- Phông (font) chữ sử dụng trình bày văn bản in dùng kiểu chữ Times New Roman của bộ mã ký

tự Unicode

- Cỡ chữ mặc định sử dụng trong các văn bản là cỡ chữ (size) 12 ngoại trừ các nội dung có quyđịnh chi tiết về cỡ chữ trong quy định này

2 Ký hiệu văn bản đúng theo quy định:

- Ký hiệu của văn bản bao gồm các yếu tố cơ bản: chữ viết tắt tên loại văn bản; tên viết tắt củaCông ty; tên viết tắt của văn phòng, chi nhánh ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch chéo(/)

- Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa

- Ký hiệu từng loại văn bản được quy định chi tiết tại V.1.2 & V.2.3 của quy định này

3 Kỹ thuật trình bày văn bản:

- Kỹ thuật trình bày văn bản trong quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trangvăn bản, các thành phần thể thức, kiểu chữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụngđối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy

- Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định chi tiết tại mục V của quy định này

4 Khổ giấy và kiểu trình bày

Trang 5

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu thì văn bản có thể được trình bày theo chiềurộng của trang giấy (trang ngang).

5 Quy ước về ký hiệu viết tắt của đơn vị, văn phòng chi nhánh trong hệ thống Công ty:

6 Quy định về việc sử dụng logo trong văn bản:

6.1 Đối với văn bản hành chính:

- Văn bản hành chính lưu hành nội bộ trong Công ty:

+ Văn phòng Tân Tạo và các Chi nhánh: sử dụng Logo “”

+ Văn phòng Phố Đông: Sử dụng Logo “”

- Văn bản hành chính phát hành ra bên ngoài Công ty:

+ Văn bản giao dịch với khách hàng và các đối tác: Văn phòng nào ban hành sử dụng logocủa văn phòng đó (giống trường hợp lưu hành nội bộ)

 Riêng đối với P.KDTT lưu ý đối với các văn bản mang tính pháp lý trong giao dịch(có chữ ký xác nhận của đại diện 2 bên giao dịch) ví dụ như: Bảng thông tin sảnphẩm, Bản đặt cọc, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểm tra và chấp nhận căn nhà,Thanh lý Hợp đồng, biên bản bàn giao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở,v.v.ngoài việc sử dụng mẫu chuẩn theo quy định thì phải sử dụng logo “” trong giao dịch.Các văn bản khác: thư nhắc nợ, thông báo ký hợp đồng mua bán, thông báo mất cọc,thông báo nhận nhà, …sử dụng logo “” Để thuận tiện trong công tác giao dịch với,P.KDTT có thể sử dụng giấy tiêu đề thiết kế sẵn logo và tên Công ty Giấy tiêu đềphải được duyệt bản layout trước khi ban hành sử dụng

+ Văn bản giao dịch với cơ quan ban hành: sử dụng thống nhất Logo “”

6.2 Đối với văn bản quy phạm nội bộ:

- Văn bản quy phạm nội bộ có hiệu lực áp dụng trong toàn hệ thống Công ty thì sử dụng logo

“”

- Văn bản quy phạm nội bộ có hiệu lực áp dụng tại văn phòng Phố Đông sử dụng logo “”, Vănphòng Tân Tạo và các chi nhánh thì sử dụng chung logo “”

Trang 6

1.1 Quy định trong việc định lề trang văn bản hành chính trên khổ giấy A4

- Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

- Lề trái: cách mép trái từ 20 - 30 mm hoặc 0.8 – 1.2 inch (”)

- Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm hoặc 0.6 – 0.8 inch (”)

1.2 Quy ước về số, ký hiệu trong văn bản hành chính:

XXXX/XXXX /XX(XX)/Cty.XX

Trong đó,

XXXX : là 4 ký tự đầu sẽ được theo dõi như sau: 2 ký tự thể hiện số thứ tự của văn bản trong mộttháng + 2 ký tự thể hiện tháng phát hành văn bản

XXXX : là 4 ký tự số để thể hiện năm ban hành văn bản

XX(XX) : là 2 đến 4 ký tự viết tắt thể hiện loại văn bản hành chính (xem mục V.1.3)

Cty.XX : là ký tự thể hiện tên viết tắt của Công ty và văn phòng ban hành văn bản (xem mụcIV.5)

 Vị trí số, ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên Công ty

1.3 Quy ước về ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chính:

- Ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chánh từ 2 đến 4 ký tự, được viết tắt bằng các chữ cái đầucủa loại văn bản sao cho dễ hiểu

- Quy ước về ký hiệu viết tắt của một số loại văn bản hành chính cơ bản:

Trang 7

Stt Tên loại văn bản Ký hiệu chung Ghi chú

14 Giấy ủy quyền GUQ

15 Giấy giới thiệu GGT

Trang 8

& Tên công ty (1)Quốc hiệu

(3) Số, ký hiệu văn bản (4) địa danh, ngày, tháng, năm

(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN

& Trích yếu nội dung văn bản

(6a)Kính gửi:….(Nơi gửi văn bản)

(7)Nội dung văn bản 20-30mm

15-20 mm

(8a)Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền ký văn bản

Trang 9

(3)Số, ký hiệu văn bản (4) địa danh, ngày, tháng, năm

(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN

& Trích yếu nội dung văn bản

(6a)Nơi gửi văn bản (có thể có hoặc không)

(4)Nội dung văn bản 20-30mm

15-20 mm

(8a)Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền ký văn bản

Trang 10

QUY ĐỊNH Mã hiệu QĐ/SCC/HC/06

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 10/ 23

1.1 Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản hành chính:

Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ

- Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CÔNG TY CỔ PHẦN ……… 12

A Đối với văn bản có tên loại

- Tên loại văn bản In hoa 16-18 Đứng, đậm QUYẾT ĐỊNH 16

- Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng, đậm V/v Chấm dứt Hợp đồng lao động 13

- Dòng kẻ bên dưới _

B Đối với công văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v hết hạn hợp đồng thuê nhà xưởng 13

Trang 11

Ví dụ minh họa

Kiểu chữ Times New Roman Cỡ

chữ

A Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng, đậm KHÁI NIỆM VÀ TỪ VIẾT TẮT 12

- Điều In thường 12-14 Đứng, đậm Điều 1 12

- Khoản In thường 12-13 Đứng 1 Các hình thức… 12

- Điểm In thường 12-13 Đứng a) Đối với … 12

B Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

- Từ “phần” và số thứ tự In thường 12-14 Đứng, đậm Phần I 12

- Tiêu đề của phần In hoa 12-13 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 12

- Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 12

Trang 12

VĂN BẢN

7 Chức vụ, họ tên của người ký

- Quyền hạn của người ký In hoa 12-13 Đứng, đậm TM HĐQT TL TỔNG GIÁM ĐỐC 12

- Chức vụ của người ký In hoa 12-13 Đứng, đậm CT.HĐQT P.TỔNG GIÁM ĐỐC 12

- Họ tên của người ký In thường 12-13 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 12

8 Nơi nhận

A Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ

chức, cá nhân In thường 12-13 Đứng

- Gửi một nơi Kính gửi: Cục thuế Tp.HCM 12

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi:- - Ban quản lý các khu công nghiệp ;

- Từ “nơi nhận” In thường 10-11 Nghiêng,

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

nhận văn bản, bản sao In thường 10-11 Đứng

Trang 13

1.2 Trình ký và thẩm quyền ký văn bản

- Việc trình ký văn bản thực hiện theo quy định trình ký hồ sơ của Công ty

- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Phân quyền ký duyệt hồ sơ chứng từ đang có hiệu lực ápdụng

1.3 Ban hành văn bản:

a Lấy số văn bản và ghi vào sổ theo dõi:

- Số văn bản được quản lý tập trung tại Phòng Hành chính

- Số văn bản được viết trước ký hiệu văn bản và được ghi theo nguyên tắc sau: ghi liên tục từ 01bắt đầu từ ngày 01 đến ngày cuối tháng, theo ký hiệu của từng loại văn bản; các số dưới 10 phảiviết thêm số 0 ở trước

b Đóng dấu:

- Việc đóng dấu văn bản thực hiên theo quy định quản lý và sử dụng con dấu của Công ty

c Nhân bản và phát hành văn bản:

- Văn bản phải được nhân bản đúng quy định, đủ số lượng theo nhu cầu phát hành

- Việc phát hành văn bản phải tuân thủ theo quy định về quản lý văn bản, hồ sơ của Công ty

Trang 14

VĂN BẢN

2.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm nội bộ (không áp dụng các văn bản

quy định trong nội bộ phòng/ban):

0. Ban Lãnh đạo /Phòng ban

chuyên môn

Nhu cầu soạn thảo,

Triển khai công tác soạn thảo đến các phòng ban

Thực hiện soạn thảo và gửi các

2 Phòng ban chuyênmôn

Bản thảoPQ/QC/QT/QĐ/

Tùy từng loại vănbản 3

Tối đa 7ngày

6

Cấp Lãnh đạo phê

duyệt theo phân

quyền (xem quy

định mục 2.9)

Bản thảoPQ/QC/QT/QĐ/ hoàn chỉnh

7 - Ban XD QTQC- Phòng ban có

liên quan

PQ/QC/QT/

QĐ/ đượcduyệt

NgaysauBước05

Trang 15

- Ban KSNB

 Diễn giải chi tiết:

Bước 00: Trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty sẽ phát

sinh các nhu cầu soạn thảo văn bản tài liệu để áp dụng vào công việc hoặc thay đổi, sửa đổi tài

liệu cho phù hợp trong quá trình áp dụng Có 2 trường hợp:

- Nhu cầu soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu từ các Phòng ban chuyên môn, chuyển Bước 02

- Chỉ đạo trực tiếp từ CT.HĐQT cho Ban XD QTQC về việc triển khai xây dựng hệ thốngKSNB tại Công ty, chuyển Bước 01

Bước 01: Triển khai công tác soạn thảo đến các Phòng/ban có liên quan

- Ban XD QTQC sau khi tiếp nhận chỉ đạo từ CT.HĐQT, tổ chức triển khai công tác soạn thảođến các phòng ban chuyên môn có liên quan trực tiếp

Bước 02: Thực hiện soạn thảo và gửi đến các bộ phận có liên quan

- Nếu nhu cầu soạn thảo từ các Phòng ban chuyên môn: Các phòng ban chuyên môn tự tổ chứcthực hiện soạn thảo tài liệu và chuyển đến các bộ phận có để đóng góp ý kiến, thống nhất nộidung soạn thảo/sửa đổi, hoàn thiện văn bản trước khi chuyển Ban XD HT QTQC soát xét

- Nếu CT.HĐQT chỉ đạo trực tiếp cho Ban XD QTQC: Ban XD QTQC có trách nhiệm triển khaiviệc soạn thảo văn bản tài liệu, phân công trách nhiệm cho bộ phận trực tiếp soạn thảo, sau đóchuyển đến các bộ phận có liên quan yêu cầu đóng góp ý kiến để thống nhất nội dung soạnthảo/chỉnh sửa trước khi trình Trưởng Ban XD QTQC ký soát xét

Bước 03: Đóng góp ý kiến và họp thống nhất

- Các Trưởng bộ phận có liên quan khi nhận được văn bản tài liệu, có trách nhiệm đóng góp ýkiến về các nội dung có liên quan đến trách nhiệm bộ phận mình và tham gia họp thống nhấthoàn thiện văn bản

Bước 06: Phê duyệt:

- Cấp thẩm quyền phê duyệt đối với các văn bản quy phạm nội bộ được quy định ở mục 2.9.

- Nếu Cấp thẩm quyền phê duyệt đồng ý “Duyệt” văn bản , chuyển Bước 07, “Không duyệt”

quay lại Bước 05.

Trang 16

VĂN BẢN

Bước 07: Ban hành:

- Văn bản tài liệu phải được cấp thẩm quyền phê duyệt mới được phép ban hành

- Phòng HC có trách nhiệm đóng dấu tài liệu sau khi văn bản tài liệu đã được cấp thẩm quyềnphê duyệt

- Ban XD QTQC có trách nhiệm ban hành tài liệu cho các bộ phận có liên quan sau khi tài liệu

đã có đầy đủ chữ ký và con dấu đến các Trưởng phòng ban có liên quan nếu văn bản tài liệuthuộc trách nhiệm của Ban XD QTQC soát xét theo phân quyền được quy định ở mục 2.9.Trưởng Phòng ban chịu trách nhiệm ban hành cho nhân viên trực thuộc để theo dõi và thựchiện đúng quy định

- Tất cả các văn bản, tài liệu nội bộ được áp dụng không được tự ý sửa đổi Khi cần thiết sửa đổihay cần bổ sung thêm các Phụ lục đi kèm đều phải tuân thủ theo quy định này

Bước 08: Lưu hồ sơ

- Các Phòng ban có liên quan đến văn bản đều phải lưu hồ sơ để áp dụng cho đúng quy định

- Tất cả các tài liệu nội bộ khi chuyển ra ngoài công ty phải có sự chấp thuận của Ban Lãnh Đạo

2.2 Quy định trong việc định lề trang văn bản quy phạm nội bộ (đối với khổ giấy A4)

- Lề trên: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Lề dưới: cách mép dưới từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Lề trái: cách mép trái từ 25 mm hoặc 1.0 inch (”)

- Lề phải: cách mép phải từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Header: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Footer: cách mép dưới từ 0 mm hoặc 0 inch (”)

 Lưu ý: Đối với các trang có bảng, biểu thì không nhất thiết phải tuân thủ quy định việc định lề trang văn bản như trên nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và thẩm mỹ của văn bản.

2.3 Quy ước về mã hiệu trong văn bản quy phạm nội bộ:

XX/XX /XX(XX)/XX

 Trong đó:

- 2 ký tự đầu thể hiện loại văn bản quy phạm nội bộ (quy định ở mục 2.4)

- 2 ký tự kế để thể hiện tên viết tắt của văn phòng, trụ sở ban hành văn bản Riêng văn bản banhành áp dụng chung toàn hệ thống thì sử dụng từ viết tắt là “Cty” (quy định ở mục I.5)

- 2 hoặc 4 ký tự kế tiếp thể hiện tên viết tắt lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ phát hành văn bản(mục 2.5)

- 2 ký tự cuối thể hiện số thứ tự văn bản được phát hành trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đó

Trang 17

 Trách nhiệm đánh số và ký hiệu: do đơn vị soạn thảo ghi.

 Ví dụ minh họa:

- PQ/PD/KDNC/01: Phân quyền phê duyệt hồ sơ chứng từ tại văn phòng Phố Đông lĩnh vựcKinh doanh tiếp thị và Nội chính số 01

- QĐ/Cty/NS/01: Quy định công ty trong lĩnh vực nhân sự số 01

2.4 Quy ước về ký hiệu viết tắt loại văn bản quy phạm nội bộ:

6 Hướng dẫn công việc HD

2.5 Quy ước về ký hiệu viết tắt Lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ:

Trang 18

VĂN BẢN

2 Kinh doanh tiếp thị và nội chính KDNC

3 Hành chính nhân sự HCNS

4 Kế toàn tài chính KTTC

5 An toàn lao động và Phòng chống cháy nổ ATCN

2.6 Quy ước về cách đặt mã hiệu Biểu mẫu đính kèm theo văn bản quy phạm nội bộ:

- Cách đặt mã hiệu Biểu mẫu: BMxx-“Mã hiệu văn bản”

+ “BM” là viết tắt chữ “Biểu mẫu”

+ xx: 2 ký tự số thể hiện số thứ tự của BM trong cùng một văn bản để truy xuất

+ “Mã hiệu văn bản” chính là mã hiệu quy định ở mục V.2.3

Ví dụ: BM01-QT/Cty/NS/01: Biểu mẫu số 01 trong Quy trình số 01 thuộc lĩnh vực nhân sựcủa Công ty

- Biểu mẫu được trình bày giống trang nội dung của văn bản quy phạm nội bộ

2.7 Quy ước về hình vẽ trong lưu đồ:

Hình vẽ lưu đồ Diễn giải Ghi chú

Bước bắt đầu hoặc kết thúc quy trình

Bước công việc

Bước xem xét và phê duyệtBước kết thúc một công việcDấu sang trang

Dấu chuyển bước

Định dạng
Số trang	23
Dung lượng	1 MB