Giáo trình tin học nguồn mở LIBREOFFICE CALC bảng tính

Bảng tính được ứng dụng trong việc nhập và biên tập dữ liệu, công thức; tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu

Trang 1

CHƯƠNG 04

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

Nội dung: Chương 4 cung cấp cho người học có những hiểu biết cơ bản về phần

mềm bảng tính, các thành phần cơ bản của bảng tính, các kiểu dữ liệu sử dụng trong bảng tính các thao tác định dạng, nhập, sửa, xóa nội dung ô tính, in ấn và phân phối trang tính

Trang 2

CHƯƠNG 04 1

Bài 1 Giới thiệu chung 6

Mục đích của bài: 6

1.1 Giới thiệu chung về bảng tính 6

1.1.1 Khái niệm và công dụng của bảng tính 6

1.1.2 Ứng dụng bảng tính 6

1.1.3 Chức năng của Calc 10

1.2 Giới thiệu về phần mềm bảng tính 11

1.2.1 Một số phần mềm bảng tính hiện nay 11

1.2.2 Các thành phần chính của bảng tính 11

Bài 2: Làm quen với phần mềm bảng tính 13

2.1 Thao tác cơ bản với bảng tính 13

2.1.1 Khởi động phần mềm bảng tính 13

2.1.2 Màn hình làm việc của bảng tính 13

2.1.3 Đóng và thoát bảng tính 14

2.2 Làm việc với bảng tính 15

2.2.1 Mở một trang bảng tính 15

2.2.2 Tạo mới một trang bảng tính 15

2.2.3 Làm việc với nhiều bảng tính 16

2.2.4 Lưu bảng tính 16

BÀI TẬP THỰC HÀNH 17

Bài 3: Thao tác với ô tính 18

3.1 Nhập dữ liệu vào ô tính 18

3.1.1 Khái niệm về ô tính 18

3.1.2 Các kiểu dữ liệu 19

3.1.3 Chọn ô 20

3.1.4 Nhập nội dung cho ô tính 21

3.1.5 Hủy kết quả và lấy lại kết quả vừa làm 21

Trang 3

3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô tính 21

3.2.1 Xóa sửa nội dung ô tính 21

3.2.2 Thao tác tìm kiếm 22

3.2.3 Sắp xếp nội dung các ô 23

3.3 Sao chép, di chuyển nội dung ô tính 24

3.3.1 Sao chép nội dung ô tính 24

3.3.2 Sử dụng công cụ Autofill 25

3.3.3 Di chuyển nội dung ô tính 27

Bài 4: Thao tác trên trang tính 28

4.1 Hàng và cột 28

4.1.1 Chọn hàng, cột 28

4.1.2 Chèn/Xóa hàng, cột 28

4.1.3 Thay đổi chiều rộng của cột, chiều cao của hàng 29

4.1.4 Ẩn, hiện cố định, thôi cố định tiêu đề hàng, cột 30

4.2 Trang tính 31

4.2.1 Thêm, đóng, xóa trang tính 31

4.2.2 Đặt tên, sửa tên trang tính 32

4.2.3 Chọn trang tính 33

4.2.4 Sao chép, di chuyển trang tính 33

Bài 5: Biểu thức và hàm 35

5.1 Biểu thức số học 35

5.1.1 Khái niệm và ứng dụng của biểu thức 35

5.1.2 Tạo biểu thức 35

5.1.3 Các lỗi thường gặp khi sử dụng biểu thức 37

Trang 4

5.2.2 Các hàm logic và toán tử so sánh 38

5.2.3 Các hàm thời gian, ngày tháng 39

5.2.4 Các hàm tìm kiếm 41

Bài 6: Định dạng dữ liệu 45

6.1 Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ 45

6.1.1 Định dạng kiểu số 45

6.1.2 Định dạng kiểu Custom 45

6.1.3 Chuyển đổi cách hiển thị dữ liệu 46

6.2 Văn bản 46

6.2.1 Định dạng phông chữ, kiểu hiển thị 46

6.2.2 Tô mầu cho ô 47

6.2.3 Copy định dạng ô, dãy ô 48

6.3 Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền 49

6.3.1 Cuộn văn bản với nội dung của ô, dãy ô 49

6.3.2 Thay đổi hướng hiển thị nội dung của ô 50

6.3.3 Tách, ghép các ô 51

6.3.4 Đường viền 51

Bài 7: Biểu đồ 54

7.1 Tạo biểu đồ 54

7.1.1 Giới thiệu về biểu đồ, tạo biểu đồ 54

7.1.2 Chọn và thay đổi loại biểu đồ 58

7.2 Tháo tác với biểu đồ 58

7.2.1 Chỉnh sửa, di chuyển tiêu đề, ghi chú của biểu đồ 58

7.2.2 Thêm và di chuyển nhãn cho dữ liệu 58

7.2.3 Thay đổi mầu trong biểu đồ 59

7.2.4 Thay đổi phông chữ và kích thước biểu đồ 60

Trang 5

7.2.5 Cắt, dán, di chuyển và xóa biểu đồ 61

Bài 8: Kết xuất và phân phối 63

8.1 Trình bày trang tính 63

8.1.1 Căn lề 63

8.1.2 Chọn cỡ giấy, hướng in 64

8.1.3 Tạo, xóa tiêu đề đầu trang và cuối trang 64

8.2 Kiểm tra và in 65

8.2.1 Kiểm tra lỗi văn bản, phép tính 65

8.2.2 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 66

8.2.3 Xem trước trang tính 67

8.2.4 In 67

8.3 Phân phối trang tính 70

8.3.1 Lưu trang tính dưới định dạng khác 70

8.3.2 Đặt mật khẩu 71

8.3.3 Gửi trang tính qua thư điện tử 72

8.3.4 Lưu trang tính trên mạng 73

Bảng chú thích 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

Trang 6

Bài 1 Giới thiệu chung

Mục đích của bài:

 Hiểu khái niệm và công dụng của bảng tính

 Biết các bước để xây dựng và ứng dụng bảng tính thông thường

 Biết một số phần mềm bảng tính khác nhau

 Biết các thành phần chính tạo nên bảng tính

 Biết chức năng của một phần mềm bảng tính cụ thể

1.1 Giới thiệu chung về bảng tính

1.1.1 Khái niệm và công dụng của bảng tính

Chương trình bảng tính là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ biểu diễn một cách trực quan các số liệu trong bảng Bảng tính hỗ trợ cho người sử dụng dễ dàng hơn trong công việc nhập vào và tính toán các công thức phức tạp

1.1.2 Ứng dụng bảng tính

Bảng tính được ứng dụng trong việc nhập và biên tập dữ liệu, công thức; tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ; một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo; in và phân phối các bảng tính

Ví dụ 1: Nhập dữ liệu vào ô Thưởng 8/3 và Phụ cấp

Hình 1.1 Ví dụ về ứng dụng của bảng tính

Tính thưởng 8/3: Nếu phái Nữ và trên 18 tuổi thì 500000, ngược lại là 300000 Phụ cấp chức vụ : Nếu Chức vụ là GD thì phụ cấp 5000, nếu chức vụ KT hoặc TP thì phụ cấp 3000, Nếu chức vụ BV và tuổi trên 30 thì phụ cấp 1500, tất cả các trường hợp còn lại thì không phụ cấp

Cách làm:

Trang 7

Chọn ô E3 và nhập vào công thức “=IF(AND (B3="Nữ"; C3>18); 500000; IF(AND (B3="Nữ"); 300000; 0))” sau đó nhấn Enter

Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí góc phải bên dưới của ô E3, khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng thì bấm giữ chuột và kéo xuống vị trí ô E9

Vào thực đơn Chèn\đối tượng\đồ thị hoặc nhấn chọn biểu tượng Đồ thị trên

thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Trợ lý đồ thị

Trang 8

Tích chọn ô chuỗi dữ liệu theo cột để lấy chuỗi dữ liệu theo cột,

Tích chọn ô Cột đầu làm nhãn để lấy cột đầu tiên là nhãn

Nhấn nút <<Kế>> để tiếp tục

Trang 9

Bước 3 Chuỗi dữ liệu:

Tại khung Chuỗi dữ liệu, nhấn chọn chuỗi dữ liệu Khi đó tại khung Phạm vi dữ liệu, địa chỉ ô được chọn làm nhãn sẽ hiển thị tại hàng Tên, địa chỉ miền dữ liệu được

sẽ hiển thị tại hàng Giá trị Y,

Trang 10

Sau khi hoàn thành các bước trên ta có được kết quả như hình sau:

1.1.3 Chức năng của Calc

Calc là phần mềm bảng tính của LibreOffice Ta có thể nhập dữ liệu (thường là số) trong một bảng tính và sau đó thao tác dữ liệu này để xuất ra kết quả nhất định Ngoài

ra, ta có thể nhập dữ liệu và sau đó sử dụng các hàm trong Calc để thay đổi một số dữ liệu và quan sát các kết quả mà không cần phải gõ lại toàn bộ bảng tính hoặc trang khác Các tính năng khác được Calc cung cấp bao gồm:

Functions được sử dụng để tạo ra các công thức để thực hiện tính toán phức tạp về

dữ liệu

Chức năng về cơ sở dữ liệu để sắp xếp, lưu trữ và lọc dữ liệu

Biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ 2D, 3D trực quan giúp phân tích dữ liệu và dự báo

Trang 11

Macros ghi và thực hiện lại các thao tác lặp đi lặp lại; ngôn ngữ kịch bản được hỗ trợ bao gồm LibreOffice Basic, Python, BeanShell, và JavaScript

Tính năng mở, có thể chỉnh sửa và lưu các bảng tính Microsoft Excel

Import (nhập) và export (xuất) các bảng tính với nhiều định dạng, bao gồm HTML, CSV, PDF, và PostScript

1.2 Giới thiệu về phần mềm bảng tính

1.2.1 Một số phần mềm bảng tính hiện nay

Microsoft Excel: Là phần mềm cho phép người sử dụng có thể tạo lập và lưu trữ,

tính toán và chỉnh sửa hình thức trình bày bảng tính một cách dễ dàng và thuận tiện Ngoài ra, phần mềm Excel cũng cho phép người sử dụng tổ chức và trình bày các số liệu tính toán ở dạng các biểu đồ hoặc đồ thị thống kê

Spreadsheets: Phần mềm bảng tính của KingSoft: Ứng dụng bảng tính này đáp

ứng tất cả nhu cầu phân tích dữ liệu cá nhân và chuyên nghiệp Nó tương thích tốt với Microsoft Excel Bên cạnh đó, Spreadsheets còn chứa một máy tính, công cụ đồ họa và nhiều công cụ khác để phân tích dữ liệu phức tạp Ngoài ra, nó còn hỗ trợ trên 100 công thức thường được sử dụng và rất nhiều chức năng khác để phân tích dữ liệu

Google Spreadsheets: Là chương trình bảng tính miễn phí của Google, tuy là một

chương trình miễn phí nhưng nó cung cấp đầy đủ các hàm và tiện ích không kém Excel của Microsoft: Google Spreadsheets có đầy đủ các hàm và tiện ích cơ bản, có thể lưu bảng tính của mình trên mạng hay vào ổ cứng với những định dạng quen thuộc mà Excel

có thể đọc được, có thể chia sẻ dễ dàng cho bạn bè, làm việc theo nhóm trên 1 bảng tính

1.2.2 Các thành phần chính của bảng tính.

Ô (cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột

trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

Hàng (row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự

bằng số từ 1 đến 65536

Cột (column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự

bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột)

Vùng (range): Là vùng chọn trên trang tính

Trang 12

Bài 2: Làm quen với phần mềm bảng tính

 Biết các cách mở một phần mềm bảng tính trực tiếp và gián tiếp

 Nhận biết các thành phần trong giao diện của phần mềm

 Biết ẩn, hiện các thanh công cụ

 Biết mở, đóng một bảng tính

 Biết sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ

 Biết tạo bảng tính mới theo mẫu cho trước Biết các kiểu tệp dùng để lưu bảng tính

 Biết cách lưu bảng tính

2.1 Thao tác cơ bản với bảng tính

2.1.1 Khởi động phần mềm bảng tính

Trên Ubuntu bấm chuột lên biểu tượng của phần mềm Calc trên thanh start

Trên Windows chọn Start\All Programs\LibreOffice\LibreOffice Calc

2.1.2 Màn hình làm việc của bảng tính

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

Hình 2.1 Màn hình làm việc của Calc

Trang 13

Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc

trong khi làm việc Ta phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản

lý và xử lý trang tính nhanh hơn

Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu

nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7 Đây là chữ cái tên cột và

số hàng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính

Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời

trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,…

Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự

bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính

Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự

bằng số từ 1 đến 65536

Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột

trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông

nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ) Tọa độ của

ô này được hiển thị trên thanh công thức

2.1.3 Đóng và thoát bảng tính

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, ta thực hiện theo cách sau: Vào thực đơn

Tập tin\Thoát khỏi LibreOffice; nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc CTRL+Q

Trang 14

2.2 Làm việc với bảng tính

2.2.1 Mở một trang bảng tính

Bảng tính sau khi đã thực hiện trên Calc được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là ODS Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:

Vào thực đơn Tập tin\Mở;

Nhấn chuột vào biểu tượng Mở trên thanh công cụ;

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp hội thoại Mở sẽ xuất hiện:

Hình 2.2 Hộp hội thoại Mở

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở, chọn tệp tài liệu cần mở sau đó nhấn nút

<<Mở>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc

2.2.2 Tạo mới một trang bảng tính

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Ta có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org,

ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw Ta có thể chọn một trong các cách sau:

Vào thực đơn Tập tin\Mới\Bảng tính;

Nhấn chuột vào biểu tượng Mới trên thanh công cụ Nhấn giữ biểu tượng Mới hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng Mới để mở thực đơn con, từ đó chọn Bảng tính;

Nếu đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính

mới

Trang 15

2.2.3 Làm việc với nhiều bảng tính

Chọn nhiều trang tính liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong

khi nhấn chuột vào thẻ tên cuối

Chọn nhiều trang tính cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ

tên cần chọn

Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của

trang tính cần bỏ chọn

2.2.4 Lưu bảng tính

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, ta có thể chọn một trong các cách sau:

Vào thực đơn Tập tin\Lưu;

Nhấn chuột vào biểu tượng Lưu trên thanh công cụ Biểu tượng này sẽ có màu xám và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở

ra hộp hội thoại Lưu mới Trong hộp hội thoại này có thể đặt tên cho bảng tính và xác

Trang 16

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại

mà không mở hộp hội thoại Lưu mới Nếu muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào thực đơn Tập tin\Lưu mới

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Thực hành khởi động Calc theo các cách khác nhau sau đó nhận biết các thành phần trên màn hình làm việc của phần mềm

Bài 2: Thực hành tạo mới và lưu một trang bảng tính

Bài 3: Thực hành lưu một bảng tính để Microsoft Excel có thể mở được

Trang 17

Bài 3: Thao tác với ô tính

 Hiểu và phân biệt khái niệm địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tương đối

 Biết các kiểu dữ liệu dùng trong bảng tính

 Biết cách chọn một ô

 Biết cách nhập nội dung vào một ô

 Biết cách xóa, sửa đổi nội dung một ô

 Biết cách tìm ô theo nội dung Biết cách thay thế nội dung ô trong trang tính

 Biết cách sắp xếp các ô theo một tiêu chí

 Biết cách sao chép, cắt, dán nội dung của một ô

 Biết sử dụng công cụ tự động điền nội dung, công cụ sao chép

 Biết cách di chuyển nội dung của ô

3.1 Nhập dữ liệu vào ô tính

3.1.1 Khái niệm về ô tính

Ô là phần tử cơ bản của trang tính và chỉ chứa một phần tử dữ liệu Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

Có 3 loại địa chỉ tham chiếu sau:

Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các hàng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số hàng và số cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4

Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các hàng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và hàng 5 tuyệt đối

Sự khác nhau giữa tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu tương đối (Relative references) Tham chiếu tương đối trong công thức

(ví dụ như A1) dựa vào vị trí tương đối của địa chỉ ô chứa công thức và địa chỉ của ô tham chiếu đến Khi vị trí của ô chứa công thức thay đổi thì địa chỉ ô tham chiếu đến cũng thay đổi tương ứng Khi ta chép công thức sang các hàng hay cột khác, thì địa chỉ tham chiếu cũng tự động thay đổi tương ứng Calc mặc định công thức nhập vào dùng

Trang 18

đến ô A1 (=A1) xuống ô B3 thì khi đó công thức trong ô B3 tự động thay đổi tham chiếu đến ô A2 (=A2)

Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references) Một ô có công thức tham chiếu tuyệt

đối đến một ô nào đó (ví dụ $A$1) khi đó dù cho ô chứa công thức bị di chuyển hay sao chép đến nơi khác thì công thức vẫn luôn luôn tham chiếu đến ô đó (A1) Calc mặc định công thức nhập vào dùng tham chiếu tương đối, do vậy ta cần chuyển sang tham chiếu tuyệt đối khi cần thiết (bằng cách đặt dấu $ trước các tiêu đề hàng và cột) Ví dụ, nếu ta chép một công thức (tại ô B2 xuống ô B3) có tham chiếu tuyệt đối đến ô =$A$1 thì công thức trong ô B3 vẫn là =$A$1

3.1.2 Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký

tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:

a Dạng chuỗi (Text)

Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

Err:503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một

ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

d Dạng ngày (Date), giờ (Time)

Trang 19

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông

số quốc tế của HĐH, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07 Khi nhập sai dạng thức, Calc

tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này

Một ô duy nhất Bấm vào ô hoặc nhấn phím mũi tên để di chuyển tới ô

Một phạm vi các ô Bấm ô đầu tiên trong phạm vi rồi kéo tới ô cuối cùng hoặc nhấn giữ phím Shift trong

khi nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn

Có thể chọn ô đầu tiên trong phạm vi này rồi nhấn F8 để mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên Để dừng việc mở rộng vùng chọn, hãy nhấn F8 một

Ta cũng có thể chọn ô đầu tiên hoặc phạm vi ô rồi nhấn Shift+F8 để thêm một ô hay

một phạm vi ô không liền kề khác vào vùng chọn Để ngừng thêm ô hay các phạm vi

ô vào vùng chọn, nhấn lại Shift+F8

Toàn bộ hàng hay cột Bấm vào đầu đề cột hoặc đầu đề hàng

Bạn cũng có thể chọn các ô trong một hàng hay cột bằng cách chọn ô đầu tiên rồi

nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên (Mũi tên Phải hoặc Mũi tên Trái đối với hàng, Mũi

tên Lên hoặc Mũi tên Xuống đối với cột)

Nếu hàng hoặc cột có chứa dữ liệu, nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên sẽ chọn hàng hay cột đó tới ô cuối cùng được dùng Nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên lần hai sẽ chọn

toàn bộ hàng hoặc cột

Các cột hoặc hàng liền kề Kéo qua các đầu đề cột hoặc đầu đề hàng Hoặc chọn hàng hay cột đầu tiên rồi nhấn

giữ phím Shift trong khi bạn chọn hàng hay cột cuối cùng

Trang 20

Các cột hoặc hàng không liền

kề

Bấm đầu đề cột hay hàng của cột hay hàng đầu tiên trong vùng chọn của bạn; sau đó

nhấn giữ phím Ctrl trong khi bấm đầu đề cột hoặc hàng của các cột hay hàng khác

mà bạn muốn thêm vào vùng chọn

Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng

trong một hàng hay cột

Chọn một ô trong hàng hoặc cột đó rồi nhấn Ctrl+phím Mũi tên (Mũi tên Phải hay

Mũi tên Trái đối với hàng, Mũi tên Lên hay Mũi tên Xuống đối với cột)

Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng

trên một trang tính hoặc trong

một bảng

Nhấn Crtl+Home để chọn ô đầu tiên trên trang tính hoặc trong danh sách

Nhấn Crtl+End để chọn ô cuối cùng trên trang tính có chứa dữ liệu hoặc định dạng

Các ô cho tới ô được dùng

cuối cùng trên trang tính (góc

dưới bên phải)

Chọn ô đầu tiên rồi nhấn Ctrl+Shift+End để mở rộng vùng chọn các ô tới ô cuối

cùng được dùng trên trang tính (góc dưới bên phải)

Các ô cho tới đầu trang tính Chọn ô đầu tiên rồi nhấn CTRL+Shift+Home để mở rộng vùng chọn ô tới đầu trang

tính

3.1.4 Nhập nội dung cho ô tính

a Dữ liệu bất kỳ

Đưa con trỏ về ô cần thiết

Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới

Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

3.1.5 Hủy kết quả và lấy lại kết quả vừa làm

Để hủy kết quả vừa làm ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

Sử dụng phím Ctrl + Z;

Vào thực đơn Tập tin\Sửa\Undo;

Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ;

Để lấy lại kết quả vừa làm ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

Sử dụng phím Ctrl + Y;

Vào thực đơn Tập tin\Sửa\Làm lại;

Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ;

Trang 21

3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô tính

3.2.1 Xóa sửa nội dung ô tính

Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi

Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter

Xóa : Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter

3.2.2 Thao tác tìm kiếm

Calc có hai cách để tìm kiếm văn bản trong một tài liệu là: Tìm kiếm trong thanh

công cụ Tìm và hộp thoại Tìm & thay thế

Tìm kiếm trong thanh công cụ Tìm:

Trang 22

Hình 3.2 Hộp thoại Tìm và thay thế

Để mở hộp thoại tìm và thay thế vào Sửa/Tìm & thay thế trên tranh trình đơn hoặc

ấn phím Ctrl+H

Nhập hoặc chọn các từ khóa tìm kiếm trong hộp tìm kiếm

Chọn Chọn nhiều hoặc Ít tùy chọn hơn để có thể tăng hoặc giảm số lượng các bộ

lọc trong tìm kiếm

Nhấp vào Tìm để xác định vị trí trường hợp đầu tiên của kết quả tìm kiếm

Tiếp tục bấm vào Tìm để xác định vị trí các trường hợp tiếp theo của kết quả tìm

Nhập hoặc chọn từ khóa cần tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm

Nhập hoặc chọn từ khóa thay thế trong hộp Thay thế bằng

Chọn Chọn nhiều hoặc Ít tùy chọn hơn để có thể tăng hoặc giảm số lượng các bộ

lọc trong tìm kiếm

Chọn Thay thế để tìm và thay thế giá trị đầu tiên của các kết quả tìm kiếm

Trang 23

Tiếp tục nhấn Thay thế để xác định vị trí và thay thế các kết quả tiếp theo

Nhấn vào Thay thế tất cả để xác định vị trí và thay thế tất cả các trường hợp của

các kết quả tìm kiếm

3.2.3 Sắp xếp nội dung các ô

Calc cho phép sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,…

Một số điểm lưu ý khi sắp xếp dữ liệu:

Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu

Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế

Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá Có thể dùng tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ ba

Cách sắp xếp dữ liệu:

Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp

Vào thực đơn Dữ liệu/Sắp xếp, chọn thẻ Tiêu chuẩn sắp xếp

Trang 24

Chọn khoá sắp xếp

Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá

Nhấn nút <<OK>> để thực hiện sắp xếp danh sách

Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sắp xếp, chọn thẻ Tùy chọn, sau đó tích chọn ô Trái sang phải (sắp xếp theo cột)

3.3 Sao chép, di chuyển nội dung ô tính

3.3.1 Sao chép nội dung ô tính

Calc cho phép chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác Tính năng này được gọi là cắt và dán Khi cắt dữ liệu, Calc lưu giữ nó trong bộ nhớ đệm Dữ liệu bị cắt được loại bỏ khỏi trang tính nhưng vẫn còn sẵn cho phép dán nó vào vị trí khác Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích) Trong trường hợp không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó

Di chuyển dữ liệu:

Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

Vào thực đơn Sửa\Cắt, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cắt trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

Vào thực đơn Sửa\Dán, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Dán trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Sao chép dữ liệu:

Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

Vào thực đơn Sửa\Chép, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Chép trên thanh công

cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

3.3.2 Sử dụng công cụ Autofill

Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1

Trang 25

Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,

Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn

ta gõ 2 vào một ô nào đó

Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4

Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Chuỗi ngày tháng năm tăng:

Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1 Ta có thể sửa mặc định này bằng cách:

Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

Vào thực đơn Sửa\Điền\Chuỗi xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 3.3 Hộp hội thoại Điền chuỗi

Trong phần Time Đơn vị thời gian chọn:

Ngày: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…

Ngày làm: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008,

20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

Trang 26

Chọn bước nhảy tại ô Tăng/giảm dần

Nhấn nút <<OK>>

Điền một danh sách tự tạo:

Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào thực đơn Công cụ\Tùy chọn:

Hình 3.4 Hộp hội thoại Tùy chọn – Danh sách sắp xếp

Trong khung Mục lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng

Sử dụng danh sách tự tạo:

Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

3.3.3 Di chuyển nội dung ô tính

Chọn ô, miền chứa dữ liệu cần di chuyển

Vào thực đơn Sửa\Cắt, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cắt trên thanh công

cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Thực hành chọn một ô, chọn một vùng dữ liệu liền nhau hoặc rời rạc

Trang 27

Bài 2: Thực hành nhập dữ liệu vào ô với kiểu dữ liệu dạng text, dạng số, dạng công thức, dạng ngày tháng

Bài 3: Thực hành tìm kiếm và thay thế nội dung của ô

Bài 4: Thực hành thêm một danh sách tự tạo trong Calc

Trang 28

Bài 4: Thao tác trên trang tính

 Biết cách chọn hàng, cột

 Biết cách chèn một hàng, một cột

 Biết cách xóa hàng và cột

 Biết sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao hàng

 Biết cách ẩn/hiện, cố định/thôi cố định tiêu đề hàng, cột

 Biết cách thêm một trang tính mới, đóng lại, xóa trang tính đang mở

 Biết cách chuyển từ trang tính này sang trang tính khác

 Biết cách sao chép, di chuyển các trang tính bên trong bảng tính

Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm Giữ phím Shift Nhấn chuột

vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm

Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp: Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu

tiên trong nhóm Giữ phím Ctrl Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang

Trang 29

Vào thực đơn Chèn\Hàng, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được

Vào thực đơn Sửa\Xóa các ô

4.1.3 Thay đổi chiều rộng của cột, chiều cao của hàng

Thay đổi cho một cột, một hàng

Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thước sao

cho xuất hiện biểu tượng , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số của hàng cần điều chỉnh kích thước sao

cho xuất hiện biểu tượng , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

Thay đổi cho nhiều cột, nhiều hàng

Thay đổi cho nhiều cột

Chọn các cột cần điều chỉnh kích thước

Vào thực đơn Định dạng\Cột\Bề rộng, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 30

Vào thực đơn Định dạng\Hàng\Bề cao, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.2 Hộp hôi thoại Bề cao hàng

Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Bề cao

Ngoài ra có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô

cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng

hoặc thu nhỏ

4.1.4 Ẩn, hiện cố định, thôi cố định tiêu đề hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, có thể ẩn các hàng

và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, có thể cho chúng hiện trở lại Cách thực hiện như sau:

Ẩn các hàng, cột:

Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi

Vào thực đơn Định dạng\Hàng\Ẩn (hoặc Định dạng\Cột\Ẩn)

Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:

Trang 31

Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng là hàng 3 và hàng 7 Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và ngay sau chúng là cột B

Cách thực hiện như sau:

Cố định hàng:

Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định

Vào thực đơn Cửa sổ\Làm đông

Cố định cột:

Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định

Cố định cả hàng và cột:

Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3

Bỏ cố định các hàng và cột: Vào thực đơn Cửa sổ\Làm đông một lần nữa để bỏ

dấu tích trước chức năng này

4.2 Trang tính

4.2.1 Thêm, đóng, xóa trang tính

Thêm trang tính:

Vào thực đơn Chèn\Trang tính, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính

và chọn Chèn Trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 32

Hình 4.3 Hộp hội thoại chèn trang

Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Vị trí:

Trước trang hiện tại: Xuất hiện trước trang tính hiện thời

Sau trang hiện tại: Xuất hiện sau trang tính hiện thời

Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô Số trang

Đặt tên cho trang tính mới tại ô Tên

Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới

Xoá trang tính:

Chọn trang tính cần xoá

Vào thực đơn Sửa\Trang tính\Xóa, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Xóa trang tính

Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Có>>

4.2.2 Đặt tên, sửa tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Trang 1, Trang 2 và Trang 3 Tuy nhiên có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính Cách thực hiện như sau:

Vào thực đơn Định dạng\Trang tính\Thay tên, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Thay tên trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 33

Hình 4.4 Hộp hội thoại thay tên trang tính

Nhập tên mới cho trang tính tại ô Tên

Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính

4.2.3 Chọn trang tính

Để chọn một trang tính ta có thể và thực đơn Sửa/Trang tính/Chọn rồi chọn trang

cần chọn hoặc nhấn chuột lên thanh thẻ tên trang tính cần chọn

Chọn nhiều trang liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi

nhấn chuột vào thẻ tên cuối

Chọn nhiều trang cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên

cần chọn

Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của

trang tính cần bỏ chọn

4.2.4 Sao chép, di chuyển trang tính

Khi làm việc với Calc có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực hiện như sau:

Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc

di chuyển, chọn Chuyển/Chép trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 34

Hình 4.5 Hộp thoại Chuyển/Chép trang

Tích chọn ô Copy nếu muốn sao chép trang tính

Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Chèn vào trước (Trang tính sẽ được di

chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển

xuống cuối cùng của bảng tính nếu chọn tới vị trí cuối)

Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính

Ta có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột

Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di chuyển tên

trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột

Trang 35

Bài 5: Biểu thức và hàm

 Biết khái niệm biểu thức và ứng dụng của biểu thức

 Biết tạo biểu thức số học đơn giản bằng cách sử dụng các phép tính

 Hiểu các lỗi gặp phải khi sử dụng biểu thức

 Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm tập hợp

 Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng hàm logic với các toán tử so sánh

 Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm thời gian, ngày, tháng

 Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm tìm kiếm

5.1 Biểu thức số học

5.1.1 Khái niệm và ứng dụng của biểu thức

Biểu thức lập nên từ các toán hạng và các phép tính để tạo nên những giá trị mới Biểu thức dùng để diễn đạt một công thức, một quy trình tính toán, là sự kết hợp giữa các phép toán và các toán hạng để diễn đạt một công thức toán học nào đó

5.1.2 Tạo biểu thức

Biểu thức phải bắt đầu bởi dấu '='

Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ= Lương / Tổng cộng Lương

Hình 5.1 Tạo biểu thức

Cách thực hiện như sau:

Trang 36

Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

Đưa con trỏ về ô E8

Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức

ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối Để báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:

Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về3 C ngay

trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký

hiệu đó

Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7

Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số

Trang 37

Hình 5.2 Tạo biểu thức – Kết quả

5.1.3 Các lỗi thường gặp khi sử dụng biểu thức

Biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào

chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô

Một số thông báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:

#### Cột quá hẹp

Err:503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

5.2 Hàm

5.2.1 Các hàm về tập hợp

Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến) Ví dụ: Hàm TODAY() cho

kết quả ngày hiện thời trong hệ thống của máy tính (hàm không cần tham biến)

LEN(“THONGTIN”) độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)

AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1,B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoa đều được

Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu ngoặc ((, )) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;) Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến

nhưng không được vượt quá 255 ký tự

Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) Cũng có thể nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức Ví dụ: Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết