Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn

Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần tích hợp hệ thống nam trường sơn

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

C/O Certificate of Origin Giây chứng nhận xuất xứCo., Ltd Company Limited Công ty trách nhiệm hữu

hạn

VNACCS Vietnam Automated Cargo And

Port Consolidated System

Hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Hải quan

Tên bảng, sơ đồ Trang

Bảng 1.2: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty cổ phần Tích

Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức Công Ty Cổ Phần Tích Hợp

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thể hiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập

khẩu số 511/ NTS- ZYXEL tại công ty cổ phần Tích hợp hệ thống

Nam Trường Sơn

10

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin là ngành kinh tế lớn, cơ sở hạ tầng quan trọng cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cũng

là lĩnh vực gắn liền với những thành tựu mũi nhọn của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại và đang phát triển nhanh trên thế giới Nhà nước ta đã có nhiều Nghị quyết, quyết định và văn bản pháp luật nêu rõ những mục tiêu, định hướng và chính sách phát triển sự nghiệp Công nghệ thông tin Trong giai đoạn hiện nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và xu thế hội nhập, cạnh tranh toàn cầu, công nghệ thông tin nước ta phải phát triển mạnh mẽ, đi trước một bước, tạo điều kiện và động lực cho sự phát triển chung của nền kinh tế

Để đạt được những mục tiêu đó, công nghệ thông tin phải có được một cơ sở

hạ tầng vững chắc về thiết bị và công nghệ, một cơ sở vật chất đầy đủ và đạt chất lượng tốt Trong giai đoạn ban đầu, sự thiếu thốn về nhân lực chất lượng và công nghệ cao đã gây ra nhiều khó khăn Nếu đầu tư từ đầu thì sẽ mất rất nhiều thời gian

và tiền của Giải pháp tốt nhất là tìm kiếm sự trợ giúp về công nghệ của nước ngoài

Trong bối cảnh đó, sự ra đời của công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn( NTS IS) đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của tình hình Được thành lập từ năm 2009, trải qua 6 năm xây dựng và phát triển, hợp tác, NTS IS đã có được chỗ đứng vững chắc trong với tư cách là nhà cung cấp, phân phối thiết bị, cung cấp các giải pháp và các dịch vụ đa dạng trên thị trường Việt Nam

Qua thời gian thực tập tại NTS IS, em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn” nhằm nắm bắt và hiểu rõ thêm về hoạt động xuất nhập khẩu Trên cơ sở đó đóng góp đề xuất của mình nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

Mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót về mặt nội dung cũng như hình thức Em rất mong nhận được sự đóng góp của Quý Thầy Cô và Quý Công ty để bài viết được hoàn thiện hơn

Sinh viên thực tập giữa khóa

LÊ HIẾU ANH THI

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TÍCH HỢP HỆ

THỐNG NAM TRƯỜNG SƠN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công Ty Cổ Phần Tích Hợp Hệ Thống Nam Trường Sơn (NTS IS) được thành lập vào ngày 30/08/2009, dựa trên sự kế thừa tất cả những nguồn lực và khả năng của Công ty Nam Trường Sơn Co., Ltd Công ty Nam Trường Sơn Co., Ltd., hay thường được biết đến dưới tên gọi NTS, được chính thức thành lập vào tháng 12-1998

Công Ty Cổ Phần Tích Hợp Hệ Thống Nam Trường Sơn (NTS IS) họat động như một nhà phân phối sản phẩm và tích hợp hệ thống đáng tin cậy trong thị trường ICT tại Việt Nam Bằng sản phẩm của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới, cộng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, NTS IS đã và đang cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và giải pháp hiệu quả, hoàn toàn thỏa mãn những nhu cầu khắt khe nhất trên mạng truyền thông

Cùng với đà tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam và thị trường ICT, NTS đang phát triển ngày một vững chắc trên con đường xây dựng hình ảnh một công ty trẻ và năng động NTS tăng trưởng bình quân 40-50% mỗi năm kể từ năm 2001 khi công ty bắt đầu đem vào thị trường những sản phẩm chất lượng cao của các nhà sản xuất tên tuổi cùng với dịch vụ kỹ thuật và các giải pháp chuyên nghiệp của chính NTS Từ mạng DDN đến Bảo mật, từ các CPE đến Hệ thống, từ môi trường TDM đến môi trường IP/ATM/MPLS, NTS đang cho thấy vai trò của mình như một Nhà Tích hợp Hệ thống hàng đầu, cam kết thỏa mãn tất cả nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, giúp họ nâng cao hiệu quả trong công việc

1.1.2 Thông tin về công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường SơnTên đối ngoại: Nam Truong Son System Intergration Corporartion

Logo công ty:

Vốn kinh doanh: 2.000.000.000 đồng ( hai tỷ đồng)

Giấy phép kinh doanh

và yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, giúp họ nâng cao hiệu quả trong công việc

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự

− Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập.

− Thực hiện và tuân thủ đúng theo chính sách của Nhà nước đã đưa ra về tài chính, thuế và các quy định khác liên quan đến hoạt động của Công ty

− Thực hiện đầy đủ và đúng với những cam kết cũng như hợp đồng với khách hàng

− Công ty đang nổ lực hướng đến mục tiêu là một Nhà Tích hợp Hệ thống hàng đầu, cam kết thoả mãn tất cả nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, giúp họ nâng cao hiệu quả trong công việc

1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự

1.2.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức Công Ty Cổ Phần Tích Hợp Hệ Thống

Nam Trường Sơn

GIÁM ĐỐC

P KỸ THUẬT VÀ ĐIỀU ĐỘP.TÀI CHÍNH KẾ TOÁNP.XUẤT NHẬP KHẨU

(Nguồn: Phòng chứng từ công ty Công Ty Cổ Phần Tích Hợp Hệ Thống Nam

Công Ty Cổ Phần Tích Hợp Hệ Thống Nam Trường Sơn tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, quyền quyết định tập trung chủ yếu ở Ban giám đốc, trách nhiệm quản lý do các phòng ban chức năng, các trưởng phòng thực hiện.

Giám đốc: trực tiếp tổ chức và điều hành những hoạt động của công ty theo đúng luật, đúng điều lệ của công ty Đồng thời xác định mục tiêu, xây dựng phương hướng phát triển của công ty ở mọi lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính, đầu tư phát triển…

Bộ phận kế toán:

− Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật, phản ánh chân thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

− Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc

sử dụngvốn, tài sản và vật tư sai mục đích

− Quản lý ngân sách các phòng ban, theo dõi tình hình hoạt động của công ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Phòng kỹ thuật và điều độ

− Phân công, điều độ nhân viên kĩ thuật vận chuyển, lắp đặt thiết bị một cách hợp lý, đúng tiến độ

− Thực hiện các công tác sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ sản phẩm, thiết

bị đã được cung cấp cho khách hàng

Phòng xuất nhập khẩu

− Tiếp nhận đơn đặt hàng, làm thủ tục chứng từ, đảm bảo thủ tục hợp lệ để giao nhận hàng hóa, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm việc với các cơ quan chức năng liên quan ( Hải quan, Bộ công thương, Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…)

− Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác những khách hàng tiềm năng khác

Tuy lực lượng còn mỏng nhưng với trình độ kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và được bố trí hợp lý, mọi tình huống khó nhất đều được giải quyết

nhanh chóng và mang lại nhi ều thành công cho Công ty Hiện nay, Công ty đang dành nhiều chú trọng hơn đến vấn đề tuyển dụng.

1.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 1.2: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty cổ phần Tích hợp hệ

thống Nam Trường Sơn (2011-2014)

(Nguồn:Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Tích hợp

hệ thống Nam Trường Sơn 2011-2014)

Thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn, ta thấy doanh thu và lợi nhuận của công

ty trong giai đoạn vừa qua có xu hướng tiến triển tốt, liên tục tăng qua các năm

Giai đoạn 2011-2012, doanh thu và lợi nhuận của công ty có mức tăng: doanh thu tăng 6,02% và lợi nhuận tăng 33,33% Có được mức tăng kể trên xuất phát từ việc công ty trong giai đoạn 2011 – 2012 đã có những kí kết với nhiều khách hàng mới, trong đó có một số khách hàng lớn như: VNPT, Acer, Hsc… Việc

kí kết đã giúp cho công ty gia tăng cả về số lượng đơn đặt hàng cũng như giá trị mỗi đơn hàng Đồng thời, đây cũng là khoảng thời gian đánh dấu sự thành công của công ty trong việc mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh vào năm 2012, ngoài mua bán, cho thuê, cung cấp dịch vụ, thiết kế, lắp đặt, bảo trì vật tư, thiết bị viễn thông, thiết bị công nghệ thông tin hiện có ( sản phẩm truyền dẫn, sản phẩm hệ thống), công ty mở rộng còn mở rộng sang sản phẩm bảo mật- khi mà vấn đề bảo mật ngày một quan trọng hơn trong công nghệ thông tin

Giai đoạn 2012- 2013, doanh thu tăng 4,18%, lợi nhuận tăng 7,55% Doanh thu và lợi nhuận tăng nhẹ bởi đối tượng khách hàng khá ổn định Nhờ vào sự nỗ lực hết mình của toàn thể công ty và sự tin cậy của khách hàng thân thiết thường xuyên

có hàng nhập, Công ty duy trì được mức doanh thu và lợi nhuận khá ổn định

Giai đoạn 2013-2014, doanh thu, lợi nhuận của công ty tăng ổn định, doanh thu tăng 2,36% và lợi nhuận tăng 11,27% Ngoài việc duy trì những khách hàng, nhà cung cấp hiện có, công ty nổ lực phát huy thế mạnh đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm, chất lượng luôn ổn định và đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng

Qua những gì được thể hiện ở bảng số liệu, với việc doanh thu và lợi nhuận tăng qua các năm, trong điều kiện kinh tế thế giới cũng như trong nước bị tác động mạnh mẽ giai đoạn 2009- 2012, NTS IS đã phần nào cho thấy tiềm năng và vị thế

ổn định của mình Mặc dù không phải là một công ty quy mô lớn, nhưng với vị thế hiện tại của mình, cũng với những nổ lực của nội bộ công ty, NTS IS trong những năm đến có thể sẽ đạt được mục tiêu trở thành nhà phân phối có tiếng nói trong nước

1.4 Các công việc thực hiện trong quá trình thực tế

− Từ ngày 25/05 – 28/05: liên hệ tìm kiếm công ty thực tập

− Ngày 28/05: liên hệ được với NTS IS

− Ngày 01/06: đến ra mắt các anh chị trong cty – quyết định đề tài và lập đề cương TTGK

− Ngày 02/06-> 04/06: đến công ty ngồi nghe anh Vương – bộ phận xuất nhập khẩu cung cấp các thông tin cơ bản về NTS ISi

− Ngày 09/06: đến công ty gặp chị Thương xin số liệu kế toán của công ty và ghi chép các số liệu đó vào đề cương

− Ngày 13/06: Chủ nhật – nghỉ 1 ngày ở nhà tham khảo các tài liệu anh chị công ty cho và trên internet

− Ngày 14/06: đến công ty được tiếp xúc với những giấy tờ nghiệp vụ như L/C, C/O, D/O, giấy tờ hải quan …

− Ngày 15/06: theo anh Vương thực tế tại sân bay Tân Sơn Nhất, được xem qua các hoạt động nhận hàng tại đây

− Ngày 16/06: theo anh Vương đi làm thủ tục hải quan, nghe anh nói qua về khai báo hải quan

− Ngày 17/06,18/06: bắt tay vào hoàn thành báo cáo kiến tập một cách hoàn chỉnh

− Ngày 19/06: đến gặp anh Vương đưa bài viết cho anh xem và nghe nhận xét.

− Ngày 20/06: bổ sung và hoàn thiện báo cáo theo nhận xét của anh Minh

− Ngày 21/06: đến công ty xin dấu xác nhận của công ty, hoàn thành kiến tập

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÍCH HỢP HỆ THỐNG NAM TRƯỜNG SƠN 2.1 Mô tả hợp đồng

- Hợp đồng số: 511/ NTS- ZYXEL

- Ngày kí kết: ngày 11 tháng 5 năm 2015

- Người mua: Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn

+ Địa chỉ: quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

+5 thiết bị 24-port Temperature- Hardened VDSL2 Box DSLAM

+50 thiết bị Wireless N VDSL24- port gateway with USB

2.2 Một vài đặc điểm riêng của giao dịch

- Hợp đồng này giữa Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn và ZyXEL không phải là hợp đồng đầu tiên Trên thực tế, hai bên đã có quan hệ mua bán lâu năm

- Điều kiện giá cả trong hợp đồng chia làm hai:

+ Giá cảng FOB Đài Loan, Incoterms 2000, cho 5 thiết bị 24-port Temperature- Hardened VDSL2 Box DSLAM

+ Giá CIF Hồ Chí Minh, Incoterms 2000, cho 50 thiết bị Wireless N VDSL24- port gateway with USB.

mô tả ở trên ( phần 2.1 Mô tả hợp đồng) và cụ thể trong hợp đồng ( Sales Contract) đính kèm

2.3.2 Thanh toán

Thanh toán là bước thể hiện trách nhiệm của người nhập khẩu( người mua) đối với người xuất khẩu( người bán) trên cơ sở người xuất khẩu giao ( sẽ giao) hàng theo đúng hợp đồng và thỏa thuận của hai bên Tùy theo mối quan hệ, vị thế, sự tin tưởng của hai bên, thanh toán có thể được thực hiện bằng nhiều phương thức( chuyển khoản, thư tín dụng, từng phần, toàn bộ ) và tại các thời điểm khác nhau ( trước khi giao hàng, sau khi giao hàng )

Trong hợp đồng này, thanh toán bằng phương thức chuyển điện, thanh toán 100% giá trị hóa đơn của lô hàng Giá trị hợp đồng không hề nhỏ nên phương thức thanh toán này càng rủi ro cho người mua Tuy nhiên, vì sự tin tưởng đã được xây dựng trong quá trình mua bán trước đó, điều này là dễ hiểu trên thực tế

2.3.3 Xin giấy phép nhập khẩu

Đối với một số mặt hàng, việc xin giấy phép nhập khẩu là bắt buộc theo quy định của pháp luật

Một trong hai đối tượng của hợp đồng: Wireless N VDSL24- port gateway with USB là thiết bị thu phát sóng vô tuyến, thuộc mặt hàng cần xin cấp phép nhập khẩu của cơ quan quản lý chuyên ngành nhà nước Do đó, xin giấy phép nhập khẩu

là bước bắt buộc trong hợp đồng này

Sau khi tiến hành thủ tục, ngày 14/05/2015, Bộ thông tin và truyền thông cấp, cục Viễn Thông đã cấp Giấy chứng nhận hợp quy( Type Approval Certificate), chứng nhận tính hợp pháp của việc nhập khẩu mặt hàng này của Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn

2.3.4 Theo dõi vận chuyển, nhận Giấy báo hàng đến

Với một hợp đồng có điều kiện FOB thông thường, phía nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải và thông thường hợp đồng vận tải sẽ được kí kết

Tuy nhiên, công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn không trực tiếp kí kết hợp đồng với nhà vận chuyển; việc vận chuyển được thực hiện bởi Newlook, công ty cung ứng dịch vụ vận chuyển

Dựa trên Hợp đồng nguyên tắc giữa Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn và Newlook, hợp đồng giữa hai bên đã được kí kết, theo đó Newlook

chịu trách nhiệm vận chuyển đối tượng hàng hóa như trong hợp đồng, cũng là đối tượng hợp đồng giữa ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn và ZyXEL.

Ngày 27 tháng 5 năm 2015, Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn nhận được Giấy báo hàng đến ( Arrival Notice) Những nội dung cơ bản như sau: hàng gởi từ; đến; chuyến bay; ngày đến; số vận đơn chính, số vận đơn phụ, số kiện/kg; nội dung hàng; tiền cước

2.3.5 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu, chuẩn bị bộ chứng từ khai báo thủ tục hải quan

2.3.5.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ ZyXEL

Khâu đầu tiên của bước này phía nhập khẩu sẽ nhận và kiểm tra bộ chứng từ

từ phía xuất khẩu Mục đích của việc nhận là kiểm tra là để đảm bảo tất cả giấy tờ liên quan là phù hợp với hợp đồng, thỏa thuận của hai bên Đảm bảo cho việc giao nhận, thanh toán, được tiến hành thuận lợi và theo quy định pháp luật

Sau khi nhận được bộ chứng từ, Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, bao gồm:

+ Kiểm tra Hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương ( Sales Contract)

- Số hiệu hợp đồng: Số 511/ NTS- ZYXEL

- Người xuất khẩu: ZyXEL

- Người nhập khẩu: Công ty cổ phần Tích hợp hệ thống Nam Trường Sơn

- Đối tượng:

1 24-port Temperature- Hardened VDSL2 Box

- Điều kiện thanh toán:

FOB Đài Loan, Incoterms 2000, cho 5 thiết bị 24-port Temperature- Hardened VDSL2 Box DSLAM

CIF Hồ Chí Minh, Incoterms 2000, cho 50 thiết bị Wireless N VDSL24- port gateway with USB

- Điều kiện giao hàng: Giao hàng từng phần là được phép