Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương

Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 4

1.2.1 Chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ 4

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 5

1.2.4 Tình hình nhân sự 6

1.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010-6 tháng đầu năm 2015 8

1.4 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương 11

1.5 Các công việc được giao trong quá trình thực tập 12

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 14

2.1 Thực tế quy trình 14

2.1.1 Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách hàng 15

2.1.2 Nhận bộ chứng từ và kiểm tra 17

2.1.3 Lấy lệnh giao hàng 18

2.1.4 Làm thủ tục hải quan 20

2.1.5 Nhận hàng tại cảng 22

2.1.6 Giao hàng và quyết toán với khách hàng 23

2.1.7 Lưu trữ hồ sơ 24

2.2 Nhận xét chung 24

2.2.1 Điểm mạnh 24

2.2.2 Điểm yếu 25

GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI

QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 28

3.1 Triển vọng của Công ty 28

3.1.1 Cơ hội 28

3.1.2 Thách thức 29

3.2 Định hướng của Công ty 30

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty 30

3.3.1 Giải pháp về thương mại điện tử 30

3.3.2 Giải pháp về nhân sự 31

3.3.3 Giải pháp về phương tiện vận chuyển nội địa 33

3.3.4 Giải pháp về quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận 34

KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

CFS Container Freight Station Kho hàng lẻ

CIC Container Imbalance

Charge Phí mất cân đối vỏ containerDEM Demurrage Phí lưu container tại bãi

DET Detention Phí lưu container tại kho người

nhập

EIR Equipment Intercharge

Receipt Phiếu giao nhận containerFCL Full Container Load Hàng đủ xếp nguyên containerL/C Letter of Credit Thư tín dụng

LCL Less than Container Load Hàng xếp không đủ một container

THC Terminal handling charge Phí làm hàng tại cảng

Tên bảng biểu, sơ đồ Trang

Bảng 1 1 Cơ cấu nhân sự của Công ty giai đoạn 2012-2014 7Bảng 1 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH

TMDV vận tải quốc tế Đại Dương giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu

năm 2015

8

Bảng 1 3 Tăng trưởng doanh thu, chi phí và lợi nhuận tại Công

Bảng 1 4 Tỷ trọng doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập

khẩu hàng nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH

TMDV vận tải quốc tế Đại Dương

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam trong những năm đầu 2015 đã có những chuyển biếntích cực với những thành quả đáng kể Đặc biệt là sự đa dạng hóa và phát triển vượttrội trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trên toàn quốc, kéo theo sự phát triển của cácngành dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động này

Trong đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đã bắt đầu có chỗđứng riêng, góp phần tạo ra giá trị gia tăng cho nền kinh tế Quá trình giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu nếu diễn ra nhanh chóng chính xác thì sẽ tạo điều kiệnthuận lợi, thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa của đất nước và đưa kinh tế nước nhà

đi lên Công việc giao nhận đòi hỏi người giao nhận phải tinh thông về nghiệp vụgiao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, am hiểu về luật pháp và tập quán quốc tế Tuynhiên, nhiều nhà xuất nhập trong nước và ngoài nước vẫn chưa thành thạo đượcquy trình này nên dẫn đến sự ra đời của các Công ty cung cấp dịch vụ giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu nhằm mục đích tối ưu hóa thời gian giao nhận, giảm thiểuchi phí cho các đại lý, tạo uy tín cho các Công ty

Trong các phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế, quan trọng nhất là vậntải biển, chiếm trên 90% lượng hàng vận chuyển (Bộ Giao Thông Vận Tải, 2014).Theo đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cũngđóng vai trò lớn trong việc tạo ra doanh thu cho các Công ty giao nhận Nhận thấytầm quan trọng của hoạt động này, người viết quyết định chọn thực tập tại Công tyTNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương để tìm hiểu rõ hơn líthuyết và thực tế trong khâu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Từ đó đưa ranhững nhân xét về quy trình và đưa những đề xuất bằng vốn kiến thức của ngườiviết để Công ty có thể ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn trong tương lai

Trong thời gian thực tập tại TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc TếĐại Dương, nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong Công tyngười viết đã có cơ hội được trau dồi, học hỏi thêm nhiều kiến thức trong hoạt độnggiao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trên những sự thuận lợi và cơ hội đó, cùngvới sự hướng dẫn của Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn Mạnh Hiệp, người viết

quyết định chọn đề tài: “Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế

Đại Dương” làm đề tài cho thu hoạch thực tập tốt nghiệp của mình.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, thu hoạch thực tập tốt nghiệp này có 3chương:

 Chương 1: Khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải Quốc

Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương

Cuối cùng, người viết xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các anh chị nhânviên trong Phòng Chứng từ và Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Thương MạiDịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, cũng như Giảng Viên Hướng Dẫn NguyễnMạnh Hiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cũng như truyền đạt được những kiến thức bổích, quý báu cho người viết hoàn thành được quá trình thực tập của mình Hi vọngquý thầy cô đóng góp thêm nhiều ý kiến để bài của người viết được hoàn thiện hơn

Sinh viên thực hiệnNguyễn Lê Minh Trí

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương (sau đây gọi tắt là Công

ty Đại Dương) được thành lập ngày 06/01/2010 theo giấy phép kinh doanh số

0310031086, do ông Nguyễn Tuấn Anh làm đại diện theo pháp luật Công ty hoạtđộng trên 3 lĩnh vực chính là dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, dịch vụgiao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và dịch vụ logistics tích hợp (kho bãi,đóng gói, tư vấn hải quan, giao nhận từ cửa đến cửa…)

Một số thông tin cơ bản về Công ty TNHH TMDV VTQT Đại Dương:

 Tên tiếng việt: Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương

 Tên giao dịch: Ocean International Transportation Trading and ServiceCompany Limited

 Tên viết tắt: Ocean Co,.ltd

 Trụ sở chính: 351/31 Nơ Trang Long, phường 13, quận Bình Thạnh, thànhphố Hồ Chí Minh

có một lượng lớn khách hàng trung thành đến từ các nước như Pháp, Đài Loan,Trung Quốc… Với đội ngũ nhân viên được sự quản lí chặt chẽ của giám đốc, Công

ty luôn đảm bảo những hoạt động của mình là hoàn toàn hợp pháp, đi theo địnhhướng của Nhà Nước và Chính Phủ trong việc phát triển kinh tế - xã hội của đấtnước

Điều này cho thấy Công ty Đại Dương đã từng bước ổn định và ngày một

phát triển, đáp ứng được hầu hết những yêu cầu khắt khe của thị trường Từ mộtCông ty nhỏ, sau hơn 5 năm hoạt động, đến nay Công ty đã có lượng khách hàngkhá ổn định trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.2 Nhiệm vụ

Công ty thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuânthủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đốingoại của Nhà nước

Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cườngduy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và lâudài cho Công ty

Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi và đào tạothường xuyên cho nhân viên về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa; luôn quan tâm,chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của Công ty

Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay… đểtranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thuận lợi Kinh doanh cho Công ty

Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợptác với Công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ; thực hiện đầy đủcác cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa,hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh tế cả tư nhân; duy trì và

nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua Sơ đồ 1.1:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Công ty vận tải quốc tế Đại Dương quản lý nhân sự theo cơ cấu tổ chứcchức năng gồm giám đốc và 4 bộ phận bao gồm: bộ phận Kinh doanh, Kế toán,chứng từ và giao nhận Mỗi bộ phận đều có một chức năng riêng biệt và các nhânviên trong mội bộ phận sẽ cùng nhau thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình nóiriêng và góp phần thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận nói chung một cách tốtnhất Giám đốc là người chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát toàn bộ quy trình,đồng thời xử lý sai sót kịp thời Vì vậy, giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ hỗtrợ, phối hợp đồng bộ tạo nên một hệ thống quản lý chặt chẽ và sức mạnh tập thể,đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, thời gian hoàn thành, chất lượng dịch vụ tốt Mụctiêu của cơ cấu tổ chức này là nhắm vào hiệu suất làm việc tối đa của từng nhânviên, loại bỏ đi tính cạnh tranh gay gắt và các yếu tố tiêu cực tạo nên môi trườnglàm việc lành mạnh, thân thiện Tuy nhiên, giám đốc Công ty vẫn khuyến khích cácnhân viên trong cùng bộ phận cạnh tranh lẫn nhau trong việc nâng cao hiệu quảhoạt động của bộ phận đó góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh củaCông ty

Giới thiệu một số phòng ban tiêu biểu:

Bộ phận Kinh doanh gồm 7 người được xem là bộ phận quan trọng nhấttrong việc mang lại doanh thu cho Công ty Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệmtìm kiếm khách hàng, báo giá và đàm phán với khách hàng để tiến tới ký kết hợpđồng; duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Đồng thời, chịu tráchnhiệm theo dõi các quy định của nhà nước về xuất nhập khẩu, quan sát thị trường,

Giám đốc

Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Chứng từ Phòng Giao nhận

tìm hiểu chính sách giá của các đối thủ cạnh tranh và hỗ trợ các phòng ban khácthực hiện hợp đồng.

Bộ phận Kế toán gồm 2 người chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi các hoạt

động tài chính của Công ty như hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty để báocáo cho giám đốc; xuất hóa đơn cho khách hàng và tạm ứng tiền cho bộ phận Giaonhận làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ; tư vấn cho giám đốc các vấn đề pháp lý

về Kế toán và thuế

Bộ phận Chứng từ gồm 2 người phụ trách việc quản lý chứng từ bao gồm

nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra chi tiết vận đơn (B/L); làm lệnh giao hàng

và thông báo hàng đến cho khách hàng khi hàng đến cảng; soạn các công văn,chứng từ (B/L, invoice, packing list…) cần thiết; theo dõi quá trình làm hàng, liênlạc với đại lý, khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng Vaitrò của bộ phận này vô cùng quan trọng, không được có bất kì sai sót nào dẫn tớiviệc xuất hoặc nhập hàng gặp trở ngại từ hải quan

Bộ phận Giao nhận gồm 3 người, còn được gọi là bộ phận “hiện trường” Bộphận này nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh, phụ trách việc làm cácthủ tục giao nhận cần thiết, các thủ tục hải quan và trực tiếp ra “hiện trường” đểnhận hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa cho khách hàng

1.2.4 Tình hình nhân sự

Là một Công ty khá trẻ chỉ với 5 năm kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận

và vận tải, Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương có quy mô khá nhỏ.Điều này thể hiện rõ nét qua cơ cấu nhân sự của Công ty trong 3 năm gần đây(Bảng 1 1)

Về số lượng nhân viên, Công ty chứng kiến sự tăng trưởng về nhân sự quacác năm Đến năm 2014, số lượng nhân viên là 16 người so với con số lúc khởinghiệp năm 2010 là 5 nhân viên Điều này chứng tỏ Công ty đã và đang nâng caonăng lực cạnh tranh của mình ở thị trường trong nước Các hợp đồng giao nhậnngày càng gia tăng đòi hỏi sự bổ sung nhân sự ở các phòng ban khác nhau để đápứng cường độ công việc cũng như yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng

Về cơ cấu nhân sự theo các phòng ban, đến năm 2014 nhân sự Công ty gồm

16 người bao gồm 1 giám đốc điều hành, 1 phó giám đốc và 14 nhân viên Trong

đó, bộ phận Chứng từ và Kế toán mỗi phòng đều có 2 nhân viên phụ trách Bộ phậnGiao nhận gồm 3 nhân viên và còn lại 7 nhân viên thuộc bộ phận Kinh doanh DoCông ty đang trong giai đoạn trưởng thành và phát triển, vai trò của bộ phận Kinhdoanh đặc biệt quan trọng trong việc tìm kiếm và mang hợp đồng về cho Công ty.

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty giai đoạn 2012-2014

Đơn vị tính: người, %

Sốlượng Tỉ lệ lượngSố Tỉ lệ lượngSố Tỉ lệGiới

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương)

Về cơ cấu nhân sự theo giới tính, số lượng nam và nữ Công ty có tăng lênqua các năm nhưng tỉ lệ nhân sự nam có xu hướng giảm Đến năm 2014, Số lượngnhân viên nam và nữ là ngang nhau (7 nam và 7 nữ) Điều này là phù hợp với mụctiêu chiến lược của Công ty Để mở rộng hoạt động kinh doanh, cần phải đầu tưnhân sự vào bộ phận Kinh doanh Bộ phận này chủ yếu ưu tiên nữ giới vì họ có khảnăng ngoại giao, thuyết phục khách hàng Ngoài ra bộ phận Kế toán và chứng từcũng thường xuyên ưu tiên nữ giới vì họ có sự tỉ mỉ trong các công việc liên quanđến giấy tờ sổ sách Bộ phận Giao nhận trong 3 năm qua đã tuyển dụng 2 nam vìđặc thù công việc phải di chuyển khá nhiều đến các hãng tàu, cảng, sân bay… đòihỏi phải có sức khỏe và nhanh nhẹn

Xu hướng của Công ty tuyển dụng cao đẳng và đại học là chủ yếu, tuy nhiêncác nhân viên giao nhận tại hiện trường thực hiện việc kiểm tra container, lấy lệnh

ở hãng tàu không yêu cầu trình độ chuyên môn nhiều nên Công ty tuyển dụng thêm

1 trung cấp (2013) hoặc 2 trung cấp (2014) để tiết kiệm chi phí cho Công ty

Với số lượng nhân viên hiện nay đã đáp ứng đầy đủ lượng công việc màCông ty đề ra cho mỗi bộ phận Đặc biệt với đội ngũ nhân viên 100% ở độ tuổi trẻ

từ 22-35 tuổi, năng động, nhiệt tình và nắm vững chuyên môn, Công ty xây dựng

được một nguồn nhân lực tốt, là nền tảng vững chắc nâng cao sự cạnh tranh với cácCông ty làm dịch vụ trong cùng lĩnh vực này.

1.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010-6 tháng đầu năm 2015

Tình hình tài chính của Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dươngđược thể hiện ở Bảng 1 2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty diễn biếnkhá khả quan, doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng qua các năm

Năm 2010, vì đây là năm đầu tiên hoạt động nên các đối tác và khách hàngkhông nhiều Để tạo mối quan hệ với khách hàng, các dịch vụ vận tải mà Công tyĐại Dương cung cấp cho các khách hàng chỉ lấy phí dịch vụ thấp, do vậy mà doanhthu và chi phí của doanh nghiệp chênh lệch không nhiều Qua 6 tháng đầu năm

2010, lợi nhuận của Công ty chỉ khoảng 64 triệu đồng

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu năm 2015

Lợi

(Nguồn: phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương)

Sang năm 2011, do số lượng nhân viên phòng Kinh doanh đã tăng lên, Công

ty đã có nhiều khách hàng hơn và do vậy doanh thu và lợi nhuận của Công ty tănglên đáng kể Doanh thu cả năm 2011 tăng khoảng hơn 4 lần, còn lợi nhuận đã tăngkhoảng gần 4 lần so với 6 tháng cuối năm 2010 Đáng chú ý, trong năm này, mặc

dù doanh thu và lợi nhuận đều tăng rất ấn tượng nhưng lợi nhuận tăng với tốc độchậm hơn Có 3 nguyên nhân giải thích cho điều này Thứ nhất, Công ty chỉ mớithành lập 2 năm, chính sách ưu tiên phục vụ khách hàng được đặt lên hàng đầu.Chính vì thế mà Công ty thường xuyên báo mức cước thấp hơn các đối thủ cạnhtranh trong ngành để lôi kéo khách hàng và tạo sự trung thành khi sử dụng dịch vụ

của Công ty Thứ hai, vì mới thành lập, Công ty chưa tạo được nhiều mối quan hệlàm ăn lâu dài với các hãng tàu và các forwarder lớn nên chưa được nhận mức cướchấp dẫn cũng như các ưu đãi từ hãng tàu Thứ 3, cũng vì mới được thành lập, cácchi phí đầu tư ban đầu khá lớn, Công ty lại chưa có kinh nghiệm trong việc quản lýcác chi phí và dòng tiền nên tốc độ chi phí trong năm nay tăng cao hơn tốc độ tăngcủa doanh thu dẫn đến lợi nhuận tăng chậm hơn doanh thu.

Bảng 1.3 Tăng trưởng doanh thu, chi phí và lợi nhuận tại Công ty

giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu năm 2015

Đơn vị tính: triệu đồng, %

2011/2010 2012/2011 2013/2012 2014/2013Tuyệt

đối

Tươngđối

Tuyệtđối

Tươngđối

Tuyệtđối

Tươngđối

Tuyệtđối

TươngđốiDoanh

thu 6.349 335,7 2.599 31,5 7.089 65,4 2.965 16,5 Chi

phí 6.162 337,3 2.546 31,9 6.451 61,2 2.704 15,9Lợi

(Nguồn: tính toán của người viết từ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty)

Sang năm 2012 và 2013, Công ty tiếp tục làm ăn có lãi Đáng chú ý, lợinhuận trong 2 năm này tăng tốc mạnh hơn doanh thu mặc dù tốc độ tăng không còn

ấn tượng như năm 2011 Năm 2012, doanh thu tăng 31,5% so với năm 2011, cònlợi nhuận tăng 45,6% Năm 2013, doanh thu và lợi nhuận tiếp tục tăng, lần lượt là65,4% và 159% Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong 2 năm này không

ấn tượng như năm 2011 là do Công ty thành lập vào đầu năm 2010 nên kì Kế toán

2010, Công ty chỉ tính 6 tháng cuối năm Chính vì thế doanh thu và lợi nhuận trong

cả năm 2011 dễ dàng đạt mức tăng cao hơn rất nhiều so với năm 2010 Lợi nhuậntrong 2 năm này tăng cao hơn doanh thu là do từ 2012, ngoài việc Công ty đã cómột số lượng khách hàng nhất định và không ngừng tăng thì Công ty còn nỗ lựctrong việc tạo mối quan hệ với các hãng tàu, do đó, Công ty đã giảm được các chiphí phụ phát sinh khi làm các dịch vụ vận tải quốc tế, và các khoản phí đó Công ty

sẽ được hưởng khi tiến hành thanh toán với khách hàng Bên cạnh đó, Công ty đãcắt giảm được một khoản chi phí khá lớn cho các khoản đầu tư ban đầu cũng như

nâng cao hiệu quả quản trị chi phí Chi phí của Công ty đã bắt đầu tăng chậm lại.

Sang năm 2014, doanh thu và lợi nhuận vẫn tiếp tục tăng nhưng tốc độ tăngkhông còn cao như những năm trước, lần lượt là 16,54% và 27,68% Mặc dù lợinhuận vẫn giữ mức tăng cao hơn doanh thu nhưng nếu so với 2 năm trước đó thì cảdoanh thu và lợi nhuận không ấn lượng bằng Nguyên nhân là do Công ty đangbước vào giai đoạn bão hòa Theo chu kì những năm đầu doanh thu và lợi nhuậncòn thấp, tốc độ tăng trưởng dễ dàng đạt mức cao Đến năm 2014, doanh thu và lợinhuận những năm trước đã tăng lên mức khá cao nên mặc dù Công ty làm ăn có lãikhá lớn nếu so với các năm trước nhưng tốc độ ghi nhận không cao Tuy nhiên,cũng cần thấy rằng, năm 2014 so với năm 2013 lợi nhuận Công ty chỉ tăng 261triệu đồng chưa đạt một nửa so với mức tăng 579 triệu đồng của năm 2013 so vớinăm 2012 Mặc dù giai đoạn khó khăn nhất của nền kinh tế toàn cầu đã đi qua, cầuthị trường trong và ngoài nước dần tăng trở lại nhưng hoạt động kinh doanh lại códấu hiệu giảm tốc Bên cạnh yếu tố cạnh tranh ngày càng lớn từ các đối thủ trongthị trường thì Công ty cũng cần phải nghiêm túc nhìn nhận lại hoạt động kinhdoanh của mình, nhất là bộ phận Kinh doanh cần tích cực hơn nữa trong việc tìmkiếm và mở rộng đối tượng khách hàng

Tính đến tháng 6 năm 2015, doanh thu của Công ty đạt khoảng gần 13 tỷđồng, chi phí gần 12 tỷ đồng và lợi nhuận mà Công ty thu được đạt gần 1 tỷ đồng.Nếu so sánh với con số 1,2 tỷ năm 2014 có thể thấy năm 2015 hứa hẹn sẽ là mộtnăm kinh doanh ấn tượng của Công ty Từ cuối năm 2014 đến nay, thông tin vềtriển vọng tích cực của nền kinh tế trong nước và toàn cầu như giá dầu giảm tạođiều kiện cho doanh nghiệp trong nước đẩy mạnh xuất khẩu, các hiệp định thươngmại tự do liên tục được kí kết và có hiệu lực, cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC)được thành lập… đã tạo động lực và niềm tin cho các doanh nghiệp trong nước đầu

tư mở rộng sản xuất kinh doanh, qua đó Công ty có cơ hội và điều kiện phục vụđược nhiều đối tượng khách hàng mới, từ đó gia tăng lợi nhuận

1.4 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương

Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container(FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương được

(Nguồn: phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV VTQT Đại Dương)

Bảng 1.4 cho thấy nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyêncontainer bằng đường biển tại Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dươngđóng vai trò rất quan trọng Tỉ trọng doanh thu trong 3 năm vừa qua mặt dù cógiảm (từ 80% năm 2012 xuống còn 71% năm 2014) nhưng vẫn chiếm rất cao trong

cơ cấu doanh thu của Công ty Cũng giống như các Công ty Logistics khác, doanhthu của Công ty TMDV vận tải quốc tế Đại Dương đến từ 3 nghiệp vụ: Nghiệp vụxuất nhập khẩu bằng đường biển, nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằng đường hàngkhông và nghiệp vụ logistics tích hợp Trong đó nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằngđường biển lại được chia ra 4 loại là xuất FCL, xuất LCL, nhập FCL, nhập LCL.Chỉ tính riêng nghiệp vụ nhập khẩu FCL, tỉ trọng doanh thu từ nghiệp vụ này đãchiếm đến 70%, chứng tỏ nghiệp vụ này đóng một vai trò hết sức quan trọng đến sựtồn tại và phát triển của Công ty Nguyên nhân là do Công ty trong những năm qua

đã định vị mình là một Công ty chuyên về nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị,phụ tùng nên thường được các doanh nghiệp trong và ngoài nước kí kết hợp đồngnhập khẩu về Việt Nam Bên cạnh đó, Công ty còn mở rộng các quan hệ đại lý giaonhận với các Công ty Logistics và Forwarder khác ở nước ngoài nên khi có hợpđồng nhập khẩu theo điều kiện CIF (doanh nghiệp Việt Nam thường chọn điều kiệnnày) Công ty thường được các đối tác giao nhận ở nước ngoài tin tưởng chọn thamgia vào chuỗi giao nhận hàng hóa tại Việt Nam

Chiến lược này của Công ty là phù hợp trong bối cảnh Việt Nam hiện nay là

một nước có nền công nghiệp phụ trợ còn yếu, các nguồn nguyên phụ liệu vẫn phụthuộc lớn vào nước ngoài, hơn nữa, khi đời sống ngày càng được cải thiện, nhu cầutiêu dùng ngày càng cao và vượt khả năng sản xuất của đất nước, do đó các doanhnghiệp Việt Nam thường xuyên phải nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài để tiếnhành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Ngoài ra, khi tiến hành giao kết hợpđồng xuất nhập khẩu, các bên thường lựa chọn phương thức vận chuyển bằngđường biển là chủ yếu, do đây là phương thức vận chuyển rẻ nhất, hơn nữa, đối tácnước ngoài của các doanh nghiệp trong nước hiện nay phần lớn là đến từ TrungQuốc, Malaysia, Indonesia,… Các nước này đều có vùng biển rộng lớn và tiếp xúcvới Việt Nam Những đặc điểm trên đã giải thích nguyên nhân vì sao dịch vụ nhậpkhẩu hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng nhất đối với Công ty ĐạiDương, chiếm trên 70% cơ cấu doanh thu của Công ty

Tuy nhiên giai đoạn 3 năm vừa qua chứng kiến sự sụt giảm trong tỷ trọngcủa doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL Nguyên nhân là doCông ty trong quá trình mở rộng đối tượng khách hàng đã tìm đến các đối tác cónhu cầu xuất khẩu Trong những năm qua, kinh tế trong và ngoài nước đã năngđộng trở lại, hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp được tăng cường Từ đó,mặc dù doanh thu hàng năm từ hoạt động nhập khẩu FCL đều tăng nhưng xét về tỷtrọng lại giảm

1.5 Các công việc được giao trong quá trình thực tập

Quá trình thực tập diễn ra từ ngày 14 tháng 09 năm 2015 đến ngày 22 tháng

11 năm 2015 Trong quãng thời gian này, người viết có cơ hội được tiếp xúc thực tếvới môi trường công sở, tìm hiểu về cơ cấu, chức năng và lĩnh vực hoạt động củatoàn công ty và đặc biệt là bộ phận chứng từ

Trong những ngày đầu tiên, chị nhân viên phòng Chứng từ đã nhiệt tình giớithiệu và trực tiếp hướng dẫn người viết kĩ càng các bước thực hiện, hoàn thiện cácloại chứng từ cần thiết để xuất khẩu các mặt hàng giao dịch thường xuyên của công

ty Qua buổi trao đổi, người viết vừa củng cố lại những kiến thức căn bản đã học,vừa có cơ hội đào sâu hơn chức năng từng loại chừng từ liên quan đến việc nhậpkhẩu hàng hóa nguyên container Người viết cũng rút ra một số so sánh, nhận xétnhất định giữa kiến thức đã học và thực tế áp dụng

Trong những tuần tiếp theo, người viết được theo anh nhân viên phòng Giaonhận đi lấy chứng từ như B/L, giấy kiểm định động thực vật, lệnh giao hàng tại cáchãng tàu, các đơn vị giám định Tại đây, người viết được tìm hiểu quy trình lấy cácchứng từ, các loại phí phải trả khi lấy chứng từ Hơn hết, người viết học được tínhcẩn thận từ khâu rà soát thông tin trên chứng từ đến khâu bảo quản chứng từ trongquá trình di chuyển để tránh thất lạc.

Và điều bổ ích nhất là Giám đốc Công ty đã cho phép người viết quan sát vàtrực tiếp giải thích về hợp đồng cũng như các chứng từ liên quan: B/L, Invoice,Packing List, C/O, tờ khai hải quan hàng xuất nhập khẩu Sau khi nắm vững kiếnthức về chứng từ, công việc của người viết là lập, khai báo, phân loại và sắp xếp lạinhững giấy tờ trên để hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ giao cho khách hàng

Trong thời gian vừa qua, người viết vừa thực hiện công việc do công ty giaovừa tổng hợp kiến thức thu được mỗi ngày được để hoàn thiện bài báo cáo thực tậpcủa mình Vào ngày 22 tháng 11 năm 2015, người viết đã xin xác nhận thực tập tốtnghiệp cùng những nhận xét, đánh giá của phòng chứng từ để hoàn tất quá trìnhthực tập của mình tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế ĐạiDương

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ

VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 2.1 Thực tế quy trình

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công tyTNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương được thể hiện ở Sơ đồ2.1 sau:

Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container

(Nguồn: Phòng Giao nhận)

 Bước 1: Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách hàng:phòng Kinh doanh tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với kháchhàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa Khách hàng có trách nhiệm gửi bộ chứng từ

Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết

để Công ty thực hiện quy trình giao nhận.

 Bước 2: Nhận bộ chứng từ và kiểm tra: phòng Chứng từ nhận bộ chứng từ

do khách hàng gửi qua và kiểm tra tính xác thực và phù hợp của tất cả các thông tintrong bộ chứng từ

 Bước 3: Lấy lệnh giao hàng: phòng Giao nhận mang thông báo hàng đến vàvận đơn đến hãng tàu xuất trình, thanh toán các chi phí cần thiết, cược container đểlấy lệnh giao hàng

 Bước 4: Làm thủ tục hải quan: phòng Chứng từ chuẩn bị các chứng từ cầnthiết để khai hải quan điện tử bằng phần mềm CDS Live, nhận kết quả phân luồng,đóng thuế (nếu có) và chuẩn bị chứng từ thông quan tại cảng

 Bước 5: Nhận hàng tại cảng: phòng Giao nhận mang D/O liên hệ thương vụcảng để đóng phí và nhận EIR, sau đó mang D/O đã xác nhận đóng phí, phiếu EIR

và tờ khai hải quan đã xác nhận thông quan đến hải quan giám sát cổng để làm thủtục kéo hàng ra khỏi cảng

 Bước 6: Giao hàng và quyết toán với khách hàng: phòng Giao nhận liên hệvới người kéo container để kéo hàng từ cảng về kho cho khách hàng, trả lại toàn bộchứng từ gốc liên quan đến lô hàng như tờ khai hải quan có đóng dấu xác nhậnthông quan của hải quan và các chứng từ gốc còn lại khác cho khách hàng sau khi

đã nhận đầy đủ tiền thanh toán

 Bước 7: Lưu trữ hồ sơ: phòng Chứng từ chịu trách nhiệm photocopy và scantất cả các chứng từ để lưu trữ, làm căn cứ để thống kê và đối chấp với khách hàngnếu có tranh chấp xảy ra

Để minh họa rõ hơn quy trình trên, người viết xin chọn mô tả quy trình giaonhận lô hàng sàn gỗ công nghiệp được đóng nguyên container (FCL) trong hợpđồng số XS-VN016 kí ngày 01/09/2015 giữa Công ty Vật Liệu Trang TríChangzhou Xusheng (gọi tắt là Công ty Chanzhou Xuheng) và Công ty TNHHTrang Trí Nội Thất Chi Lâm (gọi tắt là Công ty Chi Lâm)

2.1.1 Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách hàng

Phòng Kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ tìm kiếm, liên lạc và đàm phánvới khách hàng Khách hàng của Công ty thường là các doanh nghiệp trong nướchoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu nhưng chưa thực hiện được quá trình nhập

khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, các doanh nhiệp nhập khẩukhông thường xuyên, các Công ty giao nhận khác trong và ngoài nước hoặc là cácdoanh nghiệp nước xuất khẩu kí hợp đồng với các doanh nghiệp trong nước theocác điều kiện giao hàng nhóm D có nhu cầu thuê ngoài vì chưa nắm rõ được cácquy định về hải quan và thị trường tại nước nhập khẩu.

Đầu tiên, các nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ chủ động tìm kiếm, liên lạcvới khách hàng qua kênh thông tin riêng của Công ty, sau đó chào giá qua internet,điện thoại hoặc gặp mặt trước tiếp Nếu khách hàng có nhu cầu hay thắc mắc cầnđược tư vấn, sẽ liên lạc với nhân viên của Kinh doanh và được chăm sóc chu đáo

và tận tình

Nếu khách hàng chấp nhận giá của Công ty, 2 bên sẽ tiến hành ký kết hợpđồng dịch vụ ủy thác nhập khẩu Trong đó bên ủy thác là khách hàng, bên nhận ủythác là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương Tronghợp đồng này, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương

có nghĩa vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu cho bên ủy thác để nhận thanh toán.Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền cung ứng dịch vụ cho Công ty TNHHThương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương sau khi Đại Dương hoàn thànhviệc cung ứng dịch vụ

Nhân viên Kinh doanh sau khi thỏa thuận xong đơn hàng sẽ chuyển xácnhận đặt hàng qua bộ phận Giao nhận, đồng thời cập nhật thông tin của đơn hàngvào hệ thống để các bộ phận liên quan tiện theo dõi Nhân viên Giao nhận khi tiếpnhận chi tiết lô hàng cần nắm đầy đủ các thông tin cần thiết về khách hàng cũngnhư các yêu cầu về lô hàng như sau:

 Chi tiết về người nhận hàng, tên Công ty, số fax, số điện thoại,email

 Chi tiết về lô hàng: loại hàng hóa, tên hàng, số lượng, cảng đi, cảng đến, thờigian và địa điểm dỡ hàng…

Hợp đồng XS-VN016 được kí theo điều kiện FOB Shanghai nên người mua

là Công ty Chi Lâm có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải đường biển, làm thủtục hải quan tại cảng đến và kéo hàng về kho Để thực hiện các nghiệp vụ trên,Công ty Chi Lâm đã chọn Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc TếĐại Dương để ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu lô hàng gồm 3623 Hộp Sàn Gỗ

Công Nghiệp (3623 Boxes of Laminate Flooring) đóng trong 3 cointainer sốTEMU4113660, SITU2897209 và SITU2915420 Công ty Đại Dương sẽ tiếp nhậncác dịch vụ mà mình cung cấp từ cảng đi đến cảng đến và bên khách hàng sẽ cónhiệm vụ thông báo và gửi các chứng từ cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa choĐại Dương và thanh toán các chi phí theo hợp đồng uỷ thác đã quy định Công tyChanzhou Xuheng đã ủy thác cho Công ty Ningbo Huanji Intl Forwarding Agencythực hiện các nghĩa vụ của mình từ kho đến boong tàu Để thuận tiện, Đại Dương

ủy thác cho Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency thực hiện nghĩa vụ thuê tàu.Tóm lại có 5 bên tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa từ kho của người bánđến kho của người mua:

1 Công ty Chanzhou Xuheng: người bán, chịu trách nhiệm giao hàng từ khocho Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency

2 Công ty Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency: đại lý giao nhận của ngườibán, nhận hàng từ người bán và giao hàng cho hãng tàu để nhận vận đơn chủ(Master B/L) đồng thời kí phát House B/L cho người bán; nhận ủy thác từ Công tyĐại Dương tiến hành nghiệp vụ thuê tàu chợ

3 Hãng tàu SITC: chịu trách nhiệm nhận hàng từ Công ty Ningbo Huanji IntlForwarding Agency, kí phát vận đơn cho người giao hàng và chuyên chở hàng hóađến cảng đến

4 Công ty Đại Dương: đại lý của người mua, chịu trách nhiệm nhận hàng từhãng tàu và giao cho người mua

5 Công ty Chi Lâm: người mua, nhận hàng từ Công ty Đại Dương và thanhtoán các chi phí giao nhận cho Đại Dương

2.1.2 Nhận bộ chứng từ và kiểm tra

Khi Công ty Đại Dương nhận đươc giấy báo hàng đến từ hãng tàu, nhânviên phòng Chứng Từ sẽ kiểm tra các thông tin cần thiết như: ngày đến, tên tàu, sốcont, số seal, số B/L, số lượng, trọng lượng Nếu các thông tin đã chính xác, ĐạiDương sẽ gởi giấy báo hàng đến cho khách hàng Giấy báo hàng đến sẽ được làmtheo mẫu thống nhất của Công ty trên đó thể hiện đầy đủ các chi tiết của lô hàng,chuyến tàu, ngày cập cảng, cảng đi, cảng đến, những giấy tờ và chứng từ kháchhàng cần mang theo và những khoản cước phí khi lấy D/O Sau khi nhận thông báo

hàng đến, nếu Công ty không trực tiếp đứng ra thuê tàu, khách hàng sẽ fax hoặcmail bộ chứng từ cho Công ty Đại Dương (trường hợp B/L surrendered) hoặc nhânviên phòng Giao nhận sẽ trực tiếp liên hệ với đối tác để lấy bộ chứng từ (với trườnghợp không phải B/L surrendered, hãng tàu yêu cầu xuất trình B/L gốc) Trường hợpCông ty trực tiếp đứng ra thuê tàu thì bộ Master B/L do Công ty nắm giữ nên kháchhàng chỉ cần mail hoặc fax các chứng từ còn lại.

Các nhân viên phòng Chứng từ Công ty Đại Dương phải có trách nhiệmkiểm tra sự phù hợp của các thông tin và số liệu trên bộ chứng từ Một bộ chứng từthường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn Tùytheo đặc điểm từng lô hàng mà bộ chứng từ cần thêm một số các giấy tờ khác nhưgiấy chứng nhận xuất xứ, giấy ủy quyền nhập khẩu, giấy phép tự động nhập khẩu,giấy chứng nhận hun trùng, giấy kiểm dịch động thực vật… Ngoài ra, khách hàng

sẽ cung cấp cho Công ty Đại Dương giấy giới thiệu để thuận tiện trong việc làmcác thủ tục chứng từ với cơ quan hải quan, hãng tàu, cảng…

Để thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng XS-VN016, ngày12/09/2015, hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho Đại Dương Nhân viên phòngChứng từ Công ty Đại Dương sẽ kiểm tra chi tiết các thông tin được đề cập trêngiấy báo như: số vận đơn Master B/L SITGSHSGK26348, Chuyến tàu SITCBANGKOK/1518S, 3 container có số container / số seal lần lượt là TEMU4113660/ SITC540239, SITU2897029 / SITC540223, SITU2915420 / SITC540224, ngàycập cảng là 15/09/2015, cảng đến là Cảng Cát Lái,… Sau khi kiểm tra kĩ các thôngtin trên, cùng ngày Công ty Đại Dương sẽ gửi giấy báo hàng đến cho Công ty ChiLâm theo mẫu của mình, trong đó cũng thông báo các thông tin liên quan đến lôhàng và các các chi phí liên quan như: Phí D/O 30USD/SET, phí THC95USD/20’DC, Handling 20USD/SET, CIC 30USD/20’DC, VSC 8USD/20’DC vàcác giấy tờ cần thiết phải mang theo khi đến nhận hàng như: Giấy giới thiệu hoặcChứng minh Nhân dân, Giấy báo hàng đến, House B/L bản gốc

2.1.3 Lấy lệnh giao hàng

Nhân viên giao nhận của Công ty đến hãng tàu trình B/L (nếu là bill gốc),giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và thanh toán các chi phí cần thiết để làmthủ tục cược container và lấy lệnh giao hàng (D/O) Trước đây, các cảng cho phép