Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam

Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa pvc của công ty trách nhiệm hữu hạn resinoplast việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ

-*** -

THU HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST

VIỆT NAM

Họ và tên sinh viên: Đinh Trần Mai Quế Chi

Mã sinh viên: 1104025007 Lớp: Anh 1

Khóa: Liên thông 7 Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Mai Anh

TP Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2013

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM 3

I Quá trình hình thành và phát triển 3

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự 4

1 Chức năng 5

2 Nhiệm vụ 5

3 Cơ cấu tổ chức hành chính 5

4 Quản trị nhân sự 7

III Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2008 - 2012 9

IV Vai trò của quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC đối với Công ty 10

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM 12

I Thực tế quy trình 12

1 Nhận đơn đặt hàng 12

2 Sản xuất hàng hóa 13

3 Thuê phương tiện vận tải 14

4 Xuất kho hàng hóa 15

5 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu 16

6 Chuẩn bị bộ chứng từ 19

7 Theo dõi việc thanh toán 21

8 Giải quyết các khiếu nại 22

II Nhận xét chung 23

1 Điểm mạnh 23

2 Hạn chế 25

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC 27

I Triển vọng phát triển của Công ty 27

1 Cơ hội 27

2 Thách thức 28

II Định hướng hoàn thiện công tác thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa PVC28 III Một số giải pháp hoàn thiện công tác thực hiện hoạt động xuất khẩu nhạt nhựa PVC 29

1 Giải pháp hoàn thiện lịch tiếp nhận các đơn đặt hàng 29

2 Giải pháp hoàn thiện việc lên kế hoạch sản xuất 30

3 Giải pháp hoàn thiện việc thu thập thông tin cước phí và lịch tàu của các hải trình phổ biến 31

4 Giải pháp nhằm giảm khối lượng công việc của nhân viên Trợ lý xuất khẩu 33

IV Một số kiến nghị 34

KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BPCS Business Planning and Control

System

Hệ thống kiểm soát và lên kế hoạch kinh doanh

CFR Cost and Freight Tiền hàng và cước phí

CIF Cost, Insurance and Freight Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí DDP Delivery Duty Paid Giao hàng đã nộp thuế

L/C Letter of Credit Tín dụng thư

QC Quality Control Kiểm soát chất lượng

R&D Research and Development Nghiên cứu và Phát triển

T/T Telex Transfer Chuyển khoản

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam 6

2 Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

3 Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Resinoplast Việt

4 Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu hạt nhựa PVC trên tổng

doanh thu của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam giai đoạn 2008

- 2012

11

5 Sơ đồ 2.1: Các bước trong quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC bằng

đường biển tại Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam 12

1

LỜI MỞ ĐẦU

Từ sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới vào năm 2007, nền công nghiệp Việt Nam đang dần cải thiện vị trí trong chuỗi giá trị toàn cầu Việt Nam từng bước chuyển sang xuất khẩu nguyên vật liệu đầu vào có giá trị gia tăng cao hơn so với nguyên liệu thô như trước kia Điều này là kết quả từ sự phát triển hạ tầng cơ sở và sự thông thoáng của hành lang pháp lý dành cho nhà đầu tư thế giới Các nhà nhập khẩu dần xem Việt Nam như một thị trường nhập khẩu hạt nhựa đáng tin cậy Do đó, đầu ra cho sản phẩm hạt nhựa nói chung và hạt nhựa PVC nói riêng

là rất khả quan Hạt nhựa PVC là nguyên vật liệu đầu vào quan trọng cho các ngành công nghiệp sản xuất chai lọ, dụng cụ y khoa, cáp điện, giày dép… Tỷ lệ hạt nhựa PVC trong thành phẩm của các ngành kể trên thường hơn 75% Nhạy bén nắm bắt nhu cầu này, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam đã đưa vào hoạt

động nhà máy sản xuất hạt nhựa PVC tại khu công nghiệp Biên Hòa 2 từ năm 1994

Hiện nay, sản phẩm của Công ty được xuất sang các thị trường chính như châu Á, châu Mỹ, và châu Phi

Thông qua đề tài thu hoạch thực tập tốt nghiệp “Công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam”, người viết mong muốn tìm hiểu cặn kẽ thực tế quy trình

xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty từ bước nhận đơn đặt hàng đến khi nhận thanh toán, giải quyết các khiếu nại Nhờ đó, người viết sẽ nắm bắt được quy trình thực hiện giao dịch thương mại quốc tế, được trau dồi kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu - những hành trang quý báu cho nghề nghiệp tương lai

Quy trình xuất khẩu giữ vai trò huyết mạch giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thông suốt Do đó, bài thu hoạch này sẽ tập trung nghiên cứu công tác

tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của Công ty Người viết cũng mạn phép đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty

Cùng với lời mở đầu và kết luận, bài thu hoạch có những chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam

2

Chương 2: Quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC của Công ty Trách nhiệm hữu

hạn Resinoplast Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hạt nhựa

PVC

Người viết xin chân thành cám ơn Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast

Việt Nam, đặc biệt là các anh chị tại bộ phận Bán hàng - Marketing đã nhiệt tình

giúp đỡ và tạo điều kiện để người viết thực hiện bài thu hoạch này Người viết xin

gửi lời tri ân chân thành đến Cô - Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh, giảng viên Bộ môn

Nghiệp vụ - Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại thành phố Hồ Chí Minh vì

đã dành nhiều công sức và tâm huyết để hướng dẫn người viết suốt thời gian thực

tập, từ lúc định hướng đề tài, phác thảo đề cương đến lúc nhận xét bản thảo và hoàn

tất thu hoạch Thiếu sự hướng dẫn của Cô, người viết không thể hoàn thành bài thu

hoạch này

Tuy người viết đã có nhiều cố gắng, dành nhiều thời gian thực hiện bài thu

hoạch nhưng do kiến thức hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm

khuyết, thiếu sót Người viết rất mong nhận được những nhận xét, phê bình từ Cô,

Quý thầy cô để bài thu hoạch được phát triển đầy đủ và hoàn thiện hơn

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 04 năm 2013 SINH VIÊN ĐINH TRẦN MAI QUẾ CHI

3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM

HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM

I Quá trình hình thành và phát triển

Vào đầu những năm 1990, đầu tư nước ngoài vào Việt Nam tăng rất nhanh, song phần lớn tập trung vào lĩnh vực dịch vụ tại hai thành phố lớn là Hà Nội và Hồ Chí Minh Trong khi đó, đầu tư nước ngoài vào công nghiệp, đặc biệt là công nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu lại rất hạn chế Giai đoạn này Nhà nước định hướng phát triển kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thông qua chủ trương xây dựng các khu chế xuất, khu công nghiệp và những chính sách ưu đãi về thuế, đất đai Thêm vào đó, nhu cầu nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất công nghiệp là hết sức to lớn Nắm bắt thời cơ này Công ty Elf Atochem S.A (trụ sở tại Pháp) quyết định đầu tư xây dựng công ty sản xuất hạt nhựa PVC tại khu công nghiệp

Biên Hòa 2 Công ty được Ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư cho phép thành

lập theo giấy phép số 966/GP vào ngày 27/8/1994, với tên ban đầu là Công ty TNHH Elf Atochem Việt Nam Sau đó, Công ty được Ban Quản lý các Khu Công nghiệp Đồng Nai cấp Giấy chứng nhận đầu tư số 472043000467 ngày 08 tháng 5 năm 2008 Mục tiêu kinh doanh của Công ty là cung cấp nguyên vật liệu cho ngành sản xuất cáp đầy tiềm năng của Việt Nam trong giai đoạn đầu phát triển công nghiệp

Tên Công ty hiện nay: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Resinoplast Việt Nam Tên đối ngoại: Resinoplast Viet Nam Limited

Trụ sở chính: Số 2 Đường 15A, Khu công nghiệp Biên Hòa 2, Đồng Nai Điện thoại: 061 3836 339/ 3836 475

Fax: 061 3836 372

Mã số thuế: 3600243377

Cùng với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã trải qua nhiều lần đổi tên và đổi chủ đầu tư Nhìn chung, những thay đổi này không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của Công ty vì chỉ tác động đến chủ thể nắm giữ vốn đầu tư, không kéo theo những thay đổi về mặt nhân sự

4

Tháng 7/2000, vị trí chủ đầu tư của Công ty TNHH Elf Atochem Việt Nam được chuyển sang cho Công ty Atofina có trụ sở tại Pháp Tên Công ty được đổi thành Công ty TNHH Atofina Việt Nam

Tháng 11/2004, chủ đầu tư và tên Công ty TNHH Atofina Việt Nam được thay đổi Chủ đầu tư mới là Công ty Arkema mang quốc tịch Pháp Công ty TNHH Atofina Việt Nam mang tên mới là Công ty TNHH Arkema

Tháng 5/2008, toàn bộ vốn của Công ty Arkema trong Công ty TNHH Arkema được chuyển nhượng cho Arkema Asie Sas

Tháng 6/2012, toàn bộ vốn góp vào dự án của Arkema Asie Sas cùng quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng được chuyển nhượng cho Difi 8 (có trụ sở tại Pháp) Và nhà đầu tư Difi 8 quyết định đổi tên Công ty TNHH Arkema thành Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

Vào thời điểm thành lập, Công ty chỉ tập trung sản xuất hạt nhựa PVC dùng làm nguyên vật liệu đầu vào cho ngành sản xuất cáp Theo thời gian, danh mục sản phẩm của Công ty ngày càng được mở rộng Hiện tại Công ty sản xuất hạt nhựa PVC phục vụ rất nhiều lĩnh vực khác ngoài ngành cáp như xây dựng, giày dép, ô tô, bao bì và dụng cụ y khoa

Thị trường mục tiêu của Công ty cũng thay đổi đáng kể Ban đầu Công ty định hướng sản xuất chỉ nhằm phục vụ thị trường nội địa Sau đó tỷ trọng hạt nhựa PVC sản xuất để xuất khẩu ngày càng tăng lên và ngày nay giữ vai trò chủ yếu Kết quả là hơn 70% hạt nhựa PVC của Công ty được xuất sang nhiều thị trường trên khắp thế giới

Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã xác định chất lượng là yếu tố cốt yếu giúp Công ty thành công so với đối thủ cạnh tranh Do đó, Công ty không ngừng cải tiến quy trình để chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu đa dạng của các thị trường xuất khẩu Kết quả là Công ty được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vàotháng 6/2006 Chứng chỉ này mang ý nghĩa

to lớn, công nhận việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào việc phát triển, sản xuất và cung ứng hạt nhựa PVC của Công ty

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự

5

1 Chức năng

Thực hiện sản xuất hạt nhựa PVC phục vụ thị trường trong nước và quốc tế Hạt nhựa PVC là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong sản xuất các chi tiết, phụ kiện ngành xây dựng, giày dép, ô tô, bao bì và dụng cụ y khoa Nhờ vậy, những ngành này sẽ không phải nhập khẩu nguyên vật liệu, giúp tiết kiệm ngoại tệ cho quốc gia Quan trọng hơn nữa, Công ty có thể tăng tích lũy thu nhập đáng kể khi xuất khẩu thông qua việc thúc đẩy quá trình sản xuất nhằm tạo thêm giá trị gia tăng

2 Nhiệm vụ

Công ty có nhiệm vụ tìm hiểu yêu cầu của khách hàng về hạt nhựa PVC như màu sắc, độ bền, tính chịu nhiệt… để sản xuất theo đơn đặt hàng Công thức hạt nhựa PVC sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng Bộ phận Bán hàng - Marketing phối hợp chặt chẽ với bộ phận R&D -

QC và các bộ phận khác trong việc chăm sóc khách hàng Ngoài ra, công việc chính của bộ phận Bán hàng - Marketing trải dài từ khi nhận đơn hàng cho đến khi kết thúc thanh toán Nhiệm vụ này rất phức tạp vì các giao dịch xuất khẩu mang tính rủi

ro cao do việc thanh toán và giao hàng không thể diễn ra cùng lúc

Vì là một dự án đầu tư nước ngoài, Công ty nhận rất nhiều ưu đãi như được giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn thuế nhập khẩu và kéo dài thời gian thuê đất Điều này càng khiến Công ty phải làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách theo quy định của Nhà nước Với các ưu đãi kể trên, các bộ phận chuyên trách của Công ty cần chủ động tìm kiếm nguyên vật liệu, tìm kiếm khách hàng Từ đó mở rộng sản xuất và tăng doanh thu của Công ty trong thời gian sắp tới nhằm mang lại hiệu quả ngày càng cao cho dự án

Hoạt động nghiên cứu và phát triển là chìa khóa giúp Công ty giữ vị trí dẫn đầu trong ngành sản xuất hạt nhựa PVC Nguồn vốn đầu tư cho hoạt động này khá lớn Vì vậy, Công ty không chỉ theo đuổi các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận trong hiện tại mà còn phải dành một phần lợi nhuận đáng kể đầu tư cho những nghiên cứu tương lai Do đó, Công ty cần có một tầm nhìn chiến lược để phát triển bền vững

3 Cơ cấu tổ chức hành chính

6

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)

Công ty áp dụng cơ cấu tổ chức chức năng để quản lý nhân sự Theo cơ cấu

này, mỗi bộ phận phụ trách chức năng theo chuyên môn Mỗi bộ phận tùy theo chức

năng mà theo đuổi mục tiêu riêng, mục tiêu chung của Công ty cũng được hoàn

thành thông qua quá trình này Tổng giám đốc có nhiệm vụ đảm bảo việc thực hiện

mục tiêu chung

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là mỗi bộ phận chỉ chuyên trách xử lý một

nhóm công việc nhất định, giúp đảm bảo hiệu quả của từng bộ phận Công việc của

bộ phận nào sẽ do bộ phận đó toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm Tuy

nhiên, cơ cấu tổ chức chức năng cũng bộc lộ nhược điểm trong thực tế hoạt động

sản xuất kinh doanh Mỗi bộ phận chỉ quan tâm đến những chỉ tiêu đo lường hiệu

quả công việc của mình mà không quan tâm đến những bộ phận khác có liên quan

Ví dụ, ưu tiên hàng đầu của bộ phận Sản xuất là công suất nhà máy, đôi khi không

quan tâm đến lịch trình giao hàng của bộ phận Bán hàng - Marketing Vậy nên việc

chậm giao hàng có thể xảy ra, đặc biệt là những đơn đặt hàng mà thời gian vận

chuyển trên biển kéo dài từ hai đến ba tháng Những sự cố như thế ảnh hưởng

không nhỏ đến uy tín của Công ty

Hiện tại, ông Daniel Le Cerf (quốc tịch Pháp) giữ chức vụ Tổng giám đốc và

là người đại diện theo pháp luật của Công ty Tất cả sáu trưởng bộ phận chịu trách

nhiệm báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc Trong đó ba bộ phận chính có những

nét khái quát như sau:

 Bộ phận Bán hàng - Marketing

Hiện tại, nhân sự của bộ phận Bán hàng - Marketing gồm 10 người được

phân công thực hiện và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Trong đó, 5 nhân viên bán

Tổng giám đốc

Bán hàng -

Marketing Cung ứng Kế toán

Hành chính - Nhân sự Sản xuất R&D - QC

7

hàng đảm nhiệm việc tìm kiếm khách hàng và đem đơn đặt hàng về cho Công ty Những nhân viên khác phụ trách phần việc còn lại từ sau khi nhận đơn đặt hàng cho đến khi nhận thanh toán Ví dụ: lập thông tin sản phẩm giao bộ phận Sản xuất, thuê phương tiện vận tải, khai hải quan, chuẩn bị chứng từ, cập nhập thông tin cho khách hàng, giải quyết các khiếu nại…

 Bộ phận Sản xuất

Công việc của bộ phận Sản xuất rất quan trọng Nhà máy được vận hành liên tục, công suất tối ưu, dây chuyền được bảo trì thường xuyên… là những ưu tiên hàng đầu Một số công việc chủ yếu của bộ phận là lên kế hoạch, thực hiện sản xuất, cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý chung của Công ty, duy trì công tác

an toàn lao động Bộ phận Sản xuất gồm hơn 100 công nhân, cán bộ quản lý

 Bộ phận Kế toán

Nhân sự của bộ phận Kế toán gồm 4 người, hết sức tinh gọn nhưng hiệu quả Mỗi người đảm trách một nghiệp vụ riêng biệt và báo cáo trực tiếp với Kế toán trưởng Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ chính như hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính,… Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mọi thông tin kinh tế tài chính do bộ phận cung cấp

8

Giai đoạn 2008 - 2012, tình hình nhân sự Công ty tương đối ổn định Tổng

số công nhân viên không biến động lớn qua các năm Năm 2010 là năm có số công nhân viên thấp nhất với 116 người Công suất nhà máy giảm do nhu cầu hạt nhựa PVC xuống thấp nên Công ty giảm số công nhân làm việc Số lượng công nhân viên cao nhất là 140 người rơi vào năm 2012 Vì tình hình kinh doanh của Công ty rất khả quan nên cần thêm công nhân để vận hành hết công suất nhà máy Biến động về nhân sự chủ yếu do thay đổi về số công nhân gây ra, số nhân viên tại khối văn phòng khá ổn định qua các năm

Công ty có một cơ cấu nhân sự trẻ, hơn 72% công nhân viên có độ tuổi dưới

ba mươi Được thành lập cách đây 19 năm, một số nhân sự được tuyển dụng ban đầu nay đã trở thành trưởng các bộ phận Trong khi đó, những nhân viên thừa hành được tuyển mới qua từng thời kì Sự phối hợp giữa kinh nghiệm và sự năng động là chính sách nhân sự của công ty Đối với cơ cấu về mặt giới tính, số lượng công nhân viên nam chiếm từ 87,03% đến 89,06%, vì 100% công nhân làm việc dưới nhà máy là nam Công ty không phân biệt giới tính trong tuyển dụng, chỉ dựa vào yêu cầu công việc để lựa chọn ứng viên phù hợp Về trình độ học vấn, những nhân viên làm việc tại khối văn phòng ít nhất phải tốt nghiệp Cao đẳng, riêng công nhân làm việc tại nhà máy chỉ yêu cầu tốt nghiệp THPT trở lên Công ty muốn nâng cao trình

độ của đội ngũ nhân viên làm việc tại văn phòng Có thể nhận thấy số lượng nhân viên tốt nghiệp Đại học ổn định qua các năm, dao động từ 30 đến 34 người Phần lớn những người đứng đầu 6 bộ phận của Công ty có trình độ Cao học Điều này là yếu tố tiên quyết giúp việc quản lý nhân sự ở từng bộ phận đạt hiệu quả Trong 5 năm tới, công ty có định hướng tăng số người có trình độ Cao học lên từ 2 đến 3 người

Một cách khái quát, Công ty có một tình hình nhân sự ổn định về cơ cấu giới tính, độ tuổi, và trình độ học vấn Điều này giúp việc quản trị diễn ra thông suốt Với hơn 116 công nhân viên giai đoạn 2008 - 2012, khối lượng công việc cho từng nhân viên không quá tải, đáp ứng được hầu hết các yêu cầu công việc hàng ngày Chính sách chung của Công ty giai đoạn này là xây dựng bộ máy tinh gọn nhưng hiệu quả

9

Về công tác quản trị nhân sự, Công ty đã thành công khi tạo được một môi

trường làm việc thân thiện, hòa đồng và kích thích sự đóng góp của từng cá nhân

Thực tế quan sát cho thấy, không có sự phân biệt đối xử giữa công nhân làm việc

dưới nhà máy và nhân viên làm việc trên văn phòng Đóng góp của từng cá nhân

được đánh giá công bằng và có những phần thưởng thỏa đáng để thể hiện sự ghi

nhận từ phía Công ty

III Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai

đoạn 2008 - 2012

Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

giai đoạn 2008 – 2012

ĐVT: 1.000 USD

(Nguồn: Bộ phận Kế toán Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)

Giai đoạn 2008 - 2012, Công ty đạt lợi nhuận trước thuế cao nhất là 5.102

nghìn USD vào năm 2012, thấp nhất là 4.150 nghìn USD vào năm 2009 Công ty

không vấp phải thua lỗ trong 5 năm trở lại đây Điều này có thể được giải thích bởi

nhiều nguyên nhân Thứ nhất, Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nên với

mỗi đơn vị thành phẩm bán ra giá bán hòa vốn được xác định chắc chắn Thứ hai,

Công ty đã xây dựng được chỗ đứng trên thị trường trong nước và quốc tế với rất

nhiều bạn hàng lâu dài Do đó, việc dự báo nhu cầu thị trường để lên kế hoạch thu

mua nguyên vật liệu và sản xuất được thực hiện khá chính xác, giúp Công ty kiểm

soát được chi phí Xét trên phương diện lợi nhuận, tình hình kinh doanh có 2 điểm

đáng lưu ý: sự sụt giảm đáng kể vào năm 2009 và sự tăng trưởng đều từ 2010 trở về

sau

Năm 2008, doanh thu đạt 41.564 nghìn USD và lợi nhuận trước thuế là 4.614

nghìn USD tương đương với 11,1% doanh thu Đối với một doanh nghiệp sản xuất,

Năm

Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị %

DT 41.564 34.585 40.796 44.248 48.595 - 6.979 -16,79 6.211 17,96 3.452 8,46 4.347 9,82

CP 36.951 30.435 36.247 39.425 43.492 - 6.516 -17,63 5.813 19,10 3.178 8,77 4.067 10,32LNTT 4.614 4.150 4.549 4.823 5.102 - 463 -10,04 399 9,60 274 6,03 279 5,79LNST 3.922 3.528 3.866 4.100 4.337 - 394 -10,04 339 9,60 233 6,03 237 5,79

2008/2009 2009/2010 2010/2011 2011/2012

2008 2009 2010 2011 2012

10

kết quả kinh doanh của năm 2008 là rất khả quan Bước sang năm 2009, Công ty không duy trì được mức lợi nhuận tương tự Cụ thể, lợi nhuận giảm 10,04% và chỉ đạt 4.150 nghìn USD Vì phần lớn doanh thu đến từ hoạt động xuất khẩu nên Công

ty phụ thuộc nhiều vào nền kinh tế của các thị trường xuất khẩu chính như các nước châu Á, châu Mỹ Năm 2009, các nước này thật sự chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng diễn ra cuối năm 2008 Do đó, khối lượng đặt hàng giảm đáng kể dẫn đến sự sụt giảm của doanh thu

Từ năm 2010 đến 2012, hoạt động sản xuất của Công ty có những dấu hiệu hồi phục, lợi nhuận trước thuế tăng liên tục qua các năm Năm 2010, lợi nhuận đạt 4.549 nghìn USD, tăng 9,6% so với năm 2009 Một khi nền kinh tế của các thị trường xuất khẩu được vựng dậy, tình hình hoạt động của Công ty được cải thiện đáng kể Xét về mặt giá trị, lợi nhuận năm 2010 vẫn thấp hơn 16 nghìn USD so với năm 2008 Nhưng vì lợi nhuận xuống thấp vào năm 2009 nên vẫn thấy sự tăng trưởng cao khi xét theo phần trăm Tiếp nối đà phục hồi năm 2010, Công ty chứng kiến sự tăng trưởng đều về doanh thu và lợi nhuận qua các năm 2011 và 2012 Công

ty lần lượt đạt 4.823 và 5.102 nghìn USD lợi nhuận trước thuế; tăng 6,03% và 5,79% so với các năm trước Đà tăng lợi nhuận bắt đầu chậm lại so với giai đoạn

2009 - 2010

Nhìn chung, Công ty đã thể hiện khả năng kiểm soát tốt chi phí giai đoạn

2008 - 2012 Kế hoạch tài chính được dự báo khá chính xác, chỉ cần giải quyết được vấn đề tiêu thụ sản phẩm là Công ty sẽ hoạt động có lợi nhuận Chiến lược 5 năm sắp tới của Công ty là nâng mức tăng trưởng lợi nhuận mỗi năm lên mức hai con số

IV Vai trò của quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC đối với Công ty

Việc xuất khẩu nguyên vật liệu có hàm lượng giá trị gia tăng cao sẽ mang lại hiệu quả kinh tế gấp nhiều lần so với xuất khẩu nguyên liệu thô Thực tiễn hoạt động của Công ty cho thấy doanh thu bán hàng xuất khẩu chiếm hơn 70% tổng doanh thu của công ty Vì khi đó thị trường đầu ra được mở rộng sang phạm vi quốc

tế Kể từ khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới, việc giao thương buôn bán giữa Việt Nam với các nước ngày càng thuận lợi do sự hiện diện của các

11

tuyến hàng hải quốc tế huyết mạch Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu của Công ty giai đoạn 2008 - 2012 càng làm rõ thêm nhận định này

Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu xuất khẩu hạt nhựa PVC trên tổng doanh thu

của Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam giai đoạn 2008 – 2012

ĐVT: 1.000 USD

(Nguồn: Bộ phận Bán hàng - Marketing Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)

Số liệu cho thấy doanh thu từ hoạt động xuất khẩu chiếm từ 77,45% đến 77,94% tổng doanh thu của Công ty Nói cách khác, việc xuất khẩu đóng góp chủ yếu vào kết quả hoạt động toàn Công ty Tỷ lệ doanh thu xuất khẩu giai đoạn 2008 -

2012 không có nhiều biến động Ngay cả khi doanh thu xuất khẩu giảm mạnh từ 20.248 nghìn USD xuống còn 16.798 nghìn USD vào năm 2009, tỷ lệ của nó vẫn chiếm 77,71% tổng doanh thu Ngoài ra, Công ty đã thiết lập mối quan hệ lâu dài với những nhà nhập khẩu chính từ châu Á, châu Mỹ và châu Phi trong suốt thời gian hoạt động từ năm 1994 Do đó, các đối tác thường đặt hàng theo chu kỳ sản xuất, khiến tỷ lệ doanh thu xuất khẩu ổn định qua các năm

Đặc biệt, quy trình xuất khẩu được hoàn thiện liên tục nên việc xuất khẩu hạt nhựa PVC diễn ra thông suốt, không gây nên những ảnh hưởng xấu đến doanh thu Trong suốt quy trình này, khách hàng được cập nhật thường xuyên mọi thông tin liên quan đến đơn đặt hàng, ví dụ như kế hoạch sản xuất, tên hãng tàu phụ trách vận chuyển, ngày hàng đến dự kiến, tình trạng của bộ chứng từ… Điều này là một trong những yếu tố giúp khách hàng yên tâm và quyết định đặt hàng lâu dài với Công ty Nhờ vậy, doanh thu xuất khẩu ngày càng chiếm vị trí bền vững trong tổng doanh thu

12

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HẠT NHỰA PVC CỦA CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN RESINOPLAST VIỆT NAM

I Thực tế quy trình

Sơ đồ 2.1: Các bước trong quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC bằng đường

biển tại Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam

(Nguồn: Bộ phận Bán hàng - Marketing Công ty TNHH Resinoplast Việt Nam)

Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng nhân viên Bán hàng sẽ chuyển tiếp cho nhân viên Trợ lý xuất khẩu để thực hiện các bước tiếp theo Dựa vào đơn đặt hàng, nhân viên Trợ lý xuất khẩu soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế để hai bên cùng ký Hợp đồng này được soạn theo mẫu thống nhất, chỉ cần thay đổi thông tin theo từng đơn đặt hàng cụ thể Đơn đặt hàng chỉ thể hiện những điều khoản chủ yếu như tên hàng, số lượng, giá cả theo Incoterms 2010, thời hạn thanh toán, thời gian giao hàng… Công ty cần một hợp đồng chi tiết hơn để bảo toàn quyền lợi khi có tranh chấp xảy ra Ngoài ra, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế sẽ giúp các thủ tục như khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần) diễn ra nhanh chóng

Theo dõi thanh toán

13

Để minh họa cho quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC, người viết sẽ mô tả cụ thể các bước cần thực hiện đối với đơn đặt hàng số ARKARR/10094/MS (ME 34) Ngày 24/1/2013, Công ty nhận đơn đặt hàng số ARKARR/10094/MS (ME 34) từ khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd (quốc tịch Nam Phi) Theo đơn đặt hàng này, khách hàng đặt mua 1.000 kg hạt nhựa PVC màu hổ phách và 19.000 kg hạt nhựa PVC không màu; tính theo giá CFR Durban lần lượt là 2,385 USD/kg và 1,610 USD/kg Khối lượng hàng như trên sẽ được giao trong một container 20’ Thời gian giao hàng vào tháng 4/2013 Đơn đặt hàng được thanh toán theo phương thức T/T, hạn thanh toán là trong vòng 90 ngày kể từ sau ngày ký phát vận đơn Trên đơn đặt hàng cũng thể hiện rõ loại chứng từ, số lượng mỗi loại mà Công ty cần cung cấp cho khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd Những thông tin khác như địa chỉ giao hàng, ký mã hiệu cũng được ghi chú cho các bước tiếp theo

2 Sản xuất hàng hóa

Một khi nhận được hợp đồng có chữ ký của khách hàng, Trợ lý xuất khẩu tiến hành điền đầy đủ thông tin vào đơn contract review và chuyển cho bộ phận Kế toán Bộ phận này dựa vào lịch sử mua hàng của đối tác với Công ty sẽ cho ý kiến

về việc sản xuất Thông thường, mỗi khách hàng được Công ty cấp một giới hạn tín dụng nhất định, giá trị của những đơn đặt hàng trước đó chưa được thanh toán phải nằm trong giới hạn này Sau khi được ký duyệt, đơn contract review được chuyển cho bộ phận Sản xuất Đơn contract review thể hiện toàn bộ yêu cầu của người mua

về hàng hóa và hướng dẫn có liên quan cho các tiếp theo Cụ thể, đơn này cho biết chủng loại hàng hóa, khối lượng cần sản xuất, quy cách đóng gói, hướng dẫn xếp hàng… Bộ phận Sản xuất tiếp nhận, xử lý đơn contract review và thường xuyên cập nhật tình trạng sản xuất hàng hóa vào phần mềm quản lý BPCS để Trợ lý xuất khẩu cùng theo dõi

Với đơn đặt hàng trên, contract review số SAL2/13/01/56 được lập vào ngày 28/1/2013 Trên contract review thể hiện rõ cần sản xuất 1.000 kg loại hàng MB GFB 64DV M201 và 19.000 kg GFB 64DV C833 Đây là ký hiệu đại diện cho hạt nhựa PVC màu hổ phách và không màu trên dây chuyền sản xuất cũng như phần mềm quản lý BPCS của Công ty Thành phẩm được đóng trong 800 bao, mỗi bao

14

nặng 25 kg, và cứ 50 bao được xếp trên 1 pallet Hàng sẽ được ký mã hiệu trước khi xếp vào container Lô hàng phải được hoàn thành vào ngày 01/3/2013 để kịp giao cho khách hàng bên Nam Phi vào đầu tháng 4 Sau khi hàng được xếp lên container thì được khử trùng Chỉ khi contract review được ký duyệt bởi bộ phận Kế toán và nhân viên Bán hàng thì bộ phận Sản xuất mới lên kế hoạch chạy dây chuyền cho lô hàng Tình trạng của lô hàng được bộ phận Sản xuất cập nhật liên tục vào phần mềm quản lý BPCS

3 Thuê phương tiện vận tải

Công ty thực hiện giao dịch xuất khẩu theo 11 điều kiện cơ sở giao hàng của Incoterms 2010, từ EXW đến DDP Trong đó, 3 điều kiện được sử dụng phổ biến nhất là CFR, CIF, và DDP Vì lý do này, bước thuê phương tiện vận tải đường biển

là bắt buộc trong quy trình xuất khẩu Phương thức thuê tàu chợ và giao hàng nguyên container được sử dụng đối với phần lớn các đơn đặt hàng Căn cứ vào lịch trình sản xuất, lịch tàu, và thời gian giao hàng Trợ lý xuất khẩu sẽ tiến hành đặt tàu Việc thuê tàu được thực hiện trực tiếp với hãng tàu hoặc qua công ty giao nhận Số lượng container 20’ xuất đi hàng tháng khá lớn và đi khắp các tuyến vận tải trên thế giới nên năng lực đàm phán giá cước của Công ty khá mạnh Hơn 90% việc thuê tàu được thực hiện trực tiếp với các hãng tàu, không thông qua công ty giao nhận Định kỳ hàng tháng, các hãng tàu có dịch vụ Công ty thường xuyên sử dụng

sẽ gửi thông tin giá cước cho nhân viên Logistics Sau đó, nhân viên này sẽ tập hợp tất cả thông tin như lịch trình tàu chạy, giá cước, các cảng chuyển tải, thời gian hải trình dự kiến… thành một bảng giá cước chung cho tất cả các Trợ lý xuất khẩu cùng

sử dụng Trợ lý xuất khẩu căn cứ vào yếu tố chính là giá cước để lựa chọn hãng tàu, yếu tố chất lượng của dịch vụ cũng được lưu ý đến Các hãng tàu thường đưa ra thời gian hàng đến dự kiến để giúp Công ty ước tính thời gian giao hàng cho đối tác Công ty sẽ không sử dụng dịch vụ của những hãng tàu được ghi nhận là có thời gian hàng đến trễ hơn 1-2 tuần so với lịch ban đầu Vì vận chuyển trong container nên khả năng hàng hóa bị tổn thất rất thấp

Với đơn hàng trên, ngày 25/2/2013 sau khi kiểm tra qua phần mềm BPCS Trợ lý xuất khẩu nhận thấy 20.000 kg hạt nhựa PVC của đơn hàng số

15

ARKARR/10094/MS (ME 34) sẽ được sản xuất xong vào ngày 03/3/2013 Theo bảng giá cước chung, cước phí của hãng tàu Hamburg Sud cho hải trình từ cảng Hồ Chí Minh đi cảng Durban (Nam Phi) ở mức 1.095 USD/container 20’ là cạnh tranh nhất Thời gian dự kiến của hải trình là 3 tuần, tàu xuất phát vào chủ nhật hàng tuần Như vậy để lô hàng đến Durban vào đầu tháng 4 thì phải xuất phát vào chủ nhật 07/3/2013 Trợ lý xuất khẩu quyết định sử dụng dịch vụ của Hamburg Sud, sau khi đặt tàu qua thư điện tử sẽ nhận được booking note Theo booking note, lô hàng sẽ được chuyên chở bằng tàu Warnow Mate, chuyến số 1320, cảng xếp hàng là Hồ Chí Minh, cảng dỡ hàng là Durban, cảng chuyển tải là Singapore, ngày tàu chạy là 07/3/2013… Trợ lý xuất khẩu sẽ kiểm tra sự chính xác của tất cả những thông tin trên và ghi chú cẩn thận cho bước chuẩn bị hàng hóa

4 Xuất kho hàng hóa

Dựa vào booking note, Trợ lý xuất khẩu nhập lệnh xuất hàng vào phần mềm BPCS để bộ phận Sản xuất chuẩn bị hàng hóa Trong lệnh xuất hàng ghi chú những chi tiết chủ yếu như: số lượng pallet, khử trùng container, ký mã hiệu, thời gian trễ nhất container phải có mặt tại nơi hạ bãi của hãng tàu… Bộ phận Sản xuất căn cứ vào lệnh xuất hàng để kiểm tra tình trạng và lấy mẫu thành phẩm gửi bộ phận R&D

- QC kiểm tra chất lượng Sau đó sẽ bàn giao hàng hóa cho Thủ kho của bộ phận Cung ứng

Vì giao hàng nguyên container nên Công ty sẽ tự đóng hàng tại kho Sau khi Thủ kho tiếp nhận những chi tiết về việc xuất hàng, Trợ lý xuất khẩu sẽ gửi thư điện

tử kèm theo booking note cho công ty vận tải được thuê ngoài để yêu cầu kéo container của hãng tàu về sân Công ty Công ty vận tải có nhiệm vụ xuất trình booking note cho đại diện của hãng tàu tại bãi cấp container rỗng Sau đó dùng đầu kéo đưa container rỗng cùng với phiếu giao nhận container, container packing list,

và niêm phong của hãng tàu về cho Công ty Một khi nhận bàn giao từ phía công ty vận tải, Trợ lý xuất khẩu sẽ điền đầy đủ thông tin vào container packing list như tên tàu, số chuyến, số hiệu container, số niêm phong, khối lượng hàng hóa, số bao, số pallet… Nhân viên Logistics tiếp nhận bộ hồ sơ gồm 1 booking note, 1 container packing list, 1 niêm phong và tờ ký mã hiệu Nhân viên Logistic kết hợp với Thủ

16

kho điều động công nhân chất hàng vào container và bấm niêm phong Nếu như hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, Thủ kho sử dụng trực tiếp niêm phong cũa hãng tàu, ngược lại thì sử dụng niêm phong tạm Hàng phải được chuẩn bị theo đúng hướng dẫn của Trợ lý xuất khẩu thì bước xuất kho hàng hóa mới diễn ra suôn

sẻ Sau khi hàng được xếp lên container, Trợ lý xuất khẩu sẽ liên hệ Công ty Cổ phần Khử trùng Việt Nam Nhân viên khử trùng sẽ đến khử trùng hàng hóa bên trong container Một khi công tác khử trùng được thực hiện xong, container đã sẵn sàng để bàn giao cho công ty vận tải chở ra nơi hạ bãi của hãng tàu hoặc nơi kiểm hóa của hải quan

Với đơn hàng trên, ngày 03/3/2013 Trợ lý xuất khẩu nhập lệnh xuất hàng số

20832 cho bộ phận Sản xuất và gửi thư điện tử yêu cầu công ty vận tải kéo container về sân Công ty Ngày 04/3/2013, container số SUDU 7675915 và niêm phong hãng tàu số 4947701 được bàn giao cho công ty Trợ lý xuất khẩu tiếp nhận

và điền đầy đủ thông tin vào container packing list Những thông tin như tên tàu Warnow Mate, số chuyến 1320, cảng đích Durban, lô hàng gồm 800 bao được xếp trên 16 pallet, khối lượng được tải lên container 20.400 kg, nơi thanh lý container Cát Lái phải được điền đầy đủ và chính xác Sau khi hoàn tất, Trợ lý xuất khẩu bàn giao toàn bộ chứng từ gồm container packing list, niêm phong số 4947701, booking note và 16 tờ ký mã hiệu cho nhân viên Logistics xử lý Thủ kho tiếp nhận thông tin

từ nhân viên Logistics và xếp hàng lên container như hướng dẫn Mỗi pallet sẽ được dán 1 tờ ký mã hiệu phía trước Thủ kho kiểm tra một lần cuối và bấm niêm phong

số 4947701 vào container vì lô hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Sau khi xếp hàng xong, bên trong container được khử trùng Tài xế đầu kéo đợi sẵn, nhận bàn giao công số SUDU 7675915 và kéo công ra nơi thanh lý hải quan Cát Lái trước 8h ngày 06/3/2013 cùng bộ chứng từ gồm bản gốc tờ khai hải quan, container packing list và booking note

5 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu

 Làm thủ tục hải quan

Nhân viên Logistics nhận chứng từ từ Trợ lý xuất khẩu để làm thủ tục hải quan cho lô hàng Hồ sơ hải quan gồm 1 bản chính hợp đồng mua bán hàng hóa

17

quốc tế, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và chứng từ có liên quan khác nếu cần thiết Nhân viên Logistics thực hiện khai hải quan điện tử nên sẽ ngồi tại máy tính Công ty nhập và truyền dữ liệu Từ mục 1 đến mục 29 trên tờ khai hải quan phải được nhập liệu đầy đủ, chính xác và trùng khớp với bộ hồ sơ của lô hàng Những mục chính của tờ khai bao gồm người xuất khẩu, người nhập khẩu, loại hình, cửa khẩu xuất hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền tính thuế, mô tả hàng hóa, thuế xuất khẩu Khi thực hiện thành công, Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan

sẽ tự động phân luồng hàng hóa và cung cấp số tờ khai cho lô hàng Nếu hàng hóa được phân luồng màu xanh, nhân viên Logistics sẽ in 2 tờ khai hải quan điện tử, kẹp cùng bộ hồ sơ ban đầu và nộp cho Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai để đóng dấu thông quan Nếu luồng vàng thì tất cả chứng từ của bộ hồ sơ sẽ được kiểm tra, lô hàng sẽ được thông quan nếu Chi cục Hải quan xét thấy bộ hồ sơ hợp lệ Nếu phân luồng màu đỏ, Công ty sẽ phải đưa container ra nơi kiểm hóa được Chi cục Hải quan chỉ định Nếu đăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan Biên Hòa thì nơi kiểm hóa

là ICD Long Bình

Với đơn đặt hàng trên, nhân viên Logistics nhận chứng từ gồm hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hóa đơn thương mại, và phiếu đóng gói từ Trợ lý xuất khẩu vào ngày 04/3/2013 Sau khi in và đóng dấu Công ty lên chứng từ, nhân viên Logistics tiến hành nhập và truyền dữ liệu Vì nhà máy đặt tại khu công nghiệp Biên Hòa 2 nên sẽ đăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan Biên Hòa Theo booking note, Công ty phải bàn giao lô hàng cho hãng tàu tại Cát Lái nên sẽ đăng ký xuất hàng tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn KV1 Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan phân luồng xanh và cung cấp số tờ khai điện tử 2664 cho lô hàng Nhân viên Logistics in 2 tờ khai hải quan điện tử, đưa Trợ lý xuất khẩu ký tên, và đóng dấu Công ty Sau đó đem đầy đủ chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan của lô hàng ra Chi cục Hải quan Biên Hòa để được xác nhận thông quan tại mục 30 trên tờ khai Chi cục Hải quan đóng dấu thông quan, giữ lại bộ hồ sơ và đưa lại 1 bản tờ khai hải quan cho Nhân viên Logistics

 Bàn giao hàng cho hãng tàu

18

Thủ tục hải quan được tiến hành song song với việc xếp hàng lên container Một khi có kết quả phân luồng và tờ khai hải quan điện tử được đóng dấu thông quan, Thủ kho sẽ bàn giao container cùng bộ chứng từ gồm tờ khai hải quan điện tử, container packing list và booking note cho công ty vận tải vận chuyển đến nơi hạ bãi do hãng tàu chỉ định hoặc nơi kiểm hóa của cơ quan hải quan Nếu lô hàng được miễn kiểm tra thực tế thì tài xế đầu kéo đưa container ra nơi hạ bãi Tại đây, tài xế xuất trình tờ khai hải quan được đóng dấu thông quan cho Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất đặt tại nơi hạ bãi Chi cục Hải quan sẽ đóng dấu thanh lý hải quan vào tờ khai để xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan và cho hàng hóa thông quan Sau khi thanh lý hải quan, tài xế sẽ đưa tờ khai hải quan, container packing list, và booking note cho hãng tàu tại nơi hạ bãi để tiến hành thủ tục bàn giao container Dựa vào các chi tiết trên container packing list như số lượng container, số hiệu container, số niêm phong… nhân viên hãng tàu nhập thông tin vào hệ thống dữ liệu của hãng tàu Việc bàn giao container phải được thực hiện trước thời gian quy định trên booking note Nếu không được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, tài xế sẽ đưa container ra nơi kiểm hóa được Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai chỉ định (ICD Long Bình) Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra lô hàng theo xác suất, ghi kết quả vào tờ khai, đóng dấu thông quan nếu hợp lệ và cho thông quan hàng hóa Tài xế thực hiện tiếp bước bàn giao container tại nơi hạ bãi của hãng tàu như những trường hợp được miễn kiểm tra thực tế

Với đơn đặt hàng trên, chiều ngày 04/3/2013 tài xế container nhận bàn giao

bộ chứng từ gồm tờ khai quan điện tử số 2664, container packing list và booking note số 3BLHKG0150 Sau đó kéo container số SUDU 7675915 ra cảng Cát Lái để thanh lý với Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất Cảng Sài Gòn KV1 Vì lô hàng được phân luồng xanh nên Chi cục Hải quan cho phép thông quan và đóng dấu thanh lý hải quan ở mục 31 của tờ khai hải quan điện tử số 2664 Tài xế tiếp tục bàn giao container cho đại diện hãng tàu Hamburg Sud tại cảng Cát Lái Nhân viên này nhập các thông tin như số booking 3BLHKG0150, số container SUDU 7675915, số niêm phong 4947701… vào hệ thống máy tính và đóng dấu xác nhận đã nhận container

số SUDU 7675915 Việc bàn giao container được thực hiện xong vào khuya ngày

19

04/3/2013, trước thời gian quy định là 8h ngày 06/3/2013 Từ đây, container của Công ty được điều độ cảng Cát Lái xếp lên tàu Warnow Mate lên đường đi cảng Singapore, rồi nối chuyến với tàu mẹ Nedlloyd Honshu đi cảng Durban

6 Chuẩn bị bộ chứng từ

 Gửi thông tin làm vận đơn và đơn bảo hiểm

Trước ngày tàu chạy, nhân viên Trợ lý xuất khẩu sẽ gửi thông tin làm vận đơn, đơn bảo hiểm cho đại lý hãng tàu, công ty bảo hiểm Thông tin này bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, số booking note, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa, nội dung ký mã hiệu… Đây là những thông tin căn bản, tùy từng lô hàng sẽ có thêm những thông tin do khách hàng hoặc ngân hàng yêu cầu Đại lý hãng tàu tiếp nhận thông tin và xuất vận đơn nháp gửi Công ty kiểm tra Trợ lý xuất khẩu nhận và kiểm tra cẩn thận sự trùng khớp về nội dung của vận đơn nháp với những chứng từ Công ty có thể tự xuất Những lô hàng thanh toán bằng L/C thì thông tin trên vận đơn phải chính xác đến từng chữ cái theo như nội dung L/C Do đó bước này được thực hiện cẩn thận để tạo thuận lợi cho thủ tục thông quan tại nước nhập khẩu hoặc đáp ứng yêu cầu của L/C Hơn nữa, một lô hàng sẽ chỉ có một bộ vận đơn tương ứng, nếu thông tin trên vận đơn bị sai thì đại lý hãng tàu sẽ phải thu hồi trước khi xuất bộ vận đơn mới Việc này sẽ gây mất thời gian, nếu việc sai thông tin do lỗi Công ty thì đại diện hãng tàu có quyền thu thêm phí xuất lại vận đơn Trợ lý xuất khẩu sẽ xác nhận lại lần cuối để đại diện hãng tàu ký phát vận đơn chính thức Đơn bảo hiểm do Công ty Bảo hiểm Bảo Việt cung cấp Thông thường Công

ty sẽ mua bảo hiểm cho 110% giá trị lô hàng Một hợp đồng dài hạn được ký với Công ty Bảo hiểm Bảo Việt, nghiệp vụ xuất đơn bảo hiểm được lập lại thường xuyên nên có độ chính xác cao Công ty không cần kiểm tra bản nháp của đơn bảo hiểm trước khi cho phép xuất bản chính thức Đối với những thị trường như Pakistan, Bangladesh, và các nước châu Phi thì Công ty sẽ không bán theo những điều kiện cơ sở giao hàng mà việc mua bảo hiểm thuộc trách nhiệm người bán Các hải trình đi đến các nước này thường có rủi ro cao nên phí bảo hiểm sẽ cao Dẫn đến giá hạt nhựa PVC của Công ty sẽ không cạnh tranh

20

Với đơn đặt hàng trên, Trợ lý xuất khẩu gửi thông tin đến đại diện hãng tàu Hamburg Sud để yêu cầu làm vận đơn vào ngày 05/3/2013 Sau đó nhận lại một vận đơn nháp để kiểm tra và xác nhận Trợ lý xuất khẩu kiểm tra những thông tin quan trọng như số container SUDU 7675915, số seal 4947701, ngày ký phát vận đơn trùng với ngày tàu chạy là 07/3/2013, nội dung lô hàng thể hiện rõ 1.000 kg loại hàng MB GFB 64DV M201 và 19.000 kg GFB 64DV C833… Một khi nhận được xác nhận, đại diện hãng tàu ký phát và gửi phát chuyển nhanh bộ vận đơn gồm 3 bản gốc, 3 bản copy cho Công ty Do lô hàng này được bán theo giá CFR nên bộ chứng từ sẽ không có đơn bảo hiểm

 Chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh

Một khi nhận được vận đơn và đơn bảo hiểm, Trợ lý xuất khẩu tiến hành hoàn chỉnh bộ chứng từ của lô hàng để gửi cho đối tác Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, thủ tục hải quan ở nước người mua và phương thức thanh toán mà bộ chứng từ sẽ khác nhau Ví dụ như khi xuất hàng sang các nước vùng Caribe thì hóa đơn thương mại phải được lập bằng tiếng Tây Ban Nha Những chứng từ bắt buộc phải có là hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, và giấy chứng nhận phẩm chất do Công ty tự in Những chứng từ có thể có hoặc không là giấy chứng nhận xuất xứ, đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận khử trùng

Đối với hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, Trợ lý xuất khẩu đã lập trước đó để khai hải quan Công ty thực thi chính sách minh bạch trong hoạt động kinh doanh nên sẽ sử dụng một chứng từ thống nhất cho mọi nghiệp vụ Trợ lý xuất khẩu gửi bản hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói dùng trong việc khai hải quan cho khách hàng Nội dung của hóa đơn thương mại gồm những chi tiết như người trả tiền, người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số lượng, đơn giá, tên hàng hóa, nội dung ký mã hiệu… Phiếu đóng gói chỉ khác hóa đơn thương mại ở chỗ thay vì thể hiện giá cả hàng hóa thì sẽ thể hiện số đơn vị đóng gói, khối lượng tịnh, khối lượng cả bì của lô hàng Những chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất được xuất ra từ phần mềm quản lý BPCS, Trợ lý xuất khẩu chỉ cần nhập thông tin đầu vào cần thiết, phần mềm sẽ tự tổng hợp

21

Bộ chứng từ cho đơn đặt hàng trên gồm 3 bản gốc hóa đơn thương mại, 3 bản gốc phiếu đóng gói, 3 bản gốc và 3 bản copy vận đơn đường biển, 2 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ Công ty tự soạn thảo, 2 bản gốc giấy chứng nhận phẩm chất cho từng mặt hàng và 3 bản gốc giấy chứng nhận khử trùng

Đơn đặt hàng trên có hóa đơn thương mại mang số 20832 (tương tự số của lệnh xuất hàng) Người trả tiền và người nhận hàng giống nhau là Arreau Industries (Pty) Ltd, cảng xếp hàng là thành phố Hồ Chí Minh; tên tàu Warnow Mate, chuyến

số 1320, cảng dỡ hàng là Durban, đơn giá CFR lần lượt là 2,385 USD/kg và 1,61 USD/kg, tên hàng là hạt nhựa PVC… Ngoài ra còn có giá EXW của lô hàng là 31.710 USD để tiện cho việc xác định trị giá tính thuế xuất khẩu Phiếu đóng gói không thể hiện ngân hàng của Công ty và giá cả hàng hóa; thay vào đó ghi cụ thể khối lượng tịnh 20.000 kg, khối lượng cả bì 20.400 kg, 800 bao 25 kg được xếp trên

16 pallet Ngôn ngữ của hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói là tiếng Anh do lô hàng được xuất sang Nam Phi Khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd mang mã số

70562 trong phần mềm quản lý BPCS của Công ty Tất cả chứng từ xuất cho mã khách hàng 70562 sẽ được lưu trữ để giúp theo dõi lịch sử mua hàng

Khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd không yêu cầu giấy chứng nhận xuất

xứ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nên Trợ lý xuất khẩu tự soạn thảo một giấy chứng nhận xuất xứ riêng Nội dung giấy chứng nhận gồm ngày soạn thảo 07/3/2013, địa chỉ của khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd, tên tàu Warnow Mate, số chuyến 1320,… Giấy chứng nhận xuất xứ này chỉ mang ý nghĩa xác nhận 1.000 kg hạt nhựa PVC mã MB GFB 64DV M201 và 19.000 kg hạt nhựa PVC mã GFB 64DV C833 được sản xuất hoàn toàn lại nhà máy của Công ty tại Việt Nam Công ty không thể tự chứng nhận phần trăm giá trị được tạo ra tại Việt Nam trong thành phẩm hạt nhựa PVC Công ty cũng cung cấp cho khách hàng giấy chứng nhận phẩm chất trên đó nêu rõ số lô của mã hàng MB GFB 64DV M201 là 7513023.112

và số lô của mã hàng GFB 64DV C833 là 7513016.102 Giấy chứng nhận này rất hữu ích khi xảy ra khiếu nại về phẩm chất hàng hóa Khi đó, Công ty dùng số lô để tra cứu thông tin của từng loại hàng trên phần mềm quản lý BPCS

7 Theo dõi việc thanh toán

 Thanh toán bằng T/T

Bộ chứng từ gốc sẽ được gửi phát chuyển nhanh quốc tế đến cho đối tác Do hải trình thường kéo dài nên chứng từ sẽ đến trước khi hàng đến Công ty sử dụng vận đơn đích danh nên chắc chắn khách hàng sẽ nhận được hàng hóa khi xuất trình vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu tại nước nhập khẩu Khách hàng sẽ tiến hành thanh toán trực tiếp cho Công ty khi nhận được bộ chứng từ Hạn thanh toán thường

là 30, 60, hoặc 90 ngày kể từ sau ngày ký phát vận đơn Định kỳ 2 tuần một lần, bộ phận Kế toán sẽ gửi danh sách những đối tác trễ hẹn thanh toán để nhân viên Trợ lý xuất khẩu gửi thư nhắc nhở việc trả tiền Vì là đối tác tin cậy nên việc thanh toán chắc chắn diễn ra Tuy nhiên sẽ có một số đối tác chậm trễ nên cần đến sự nhắc nhở

từ phía Công ty

Theo hóa đơn thương mại 20832, phương thức thanh toán của đơn đặt hàng

số ARKARR/10094/MS (ME 34) là T/T 90 ngày kể từ sau ngày 07/3/2013, hạn thanh toán là 05/6/2013 Trợ lý xuất khẩu gửi bộ chứng từ cho khách hàng Arreau Industries (Pty) Ltd và theo dõi việc thanh toán thông qua số dư tài khoản của Công

ty tại ngân hàng HSBC Gần đến ngày hết hạn thanh toán, Trợ lý xuất khẩu sẽ gửi email nhắc nhở đối tác cho đến khi việc chuyển khoản được thực hiện

8 Giải quyết các khiếu nại

23

Công ty thường gặp 2 khiếu nại chính là hàng không đúng phẩm chất như thỏa thuận và hàng đến chậm so với ngày giao hàng dự kiến Đối với hàng không đúng phẩm chất thì phía khách hàng phải đưa ra được biên bản giám định độc lập của bên thứ ba Công ty sẽ cử nhân viên của bộ phận R&D - QC và nhân viên Bán hàng sang nước nhập khẩu chứng kiến việc giám định hàng hóa Nếu thực sự là hàng không đúng phẩm chất thì Công ty sẽ sản xuất lô hàng mới và giao lại cho khách hàng Chi phí của việc này sẽ do hai bên cùng thương thảo tùy vào tình huống, thông thường Công ty và khách hàng sẽ chia đôi chi phí

Những lô hàng xuất đi các thị trường ở xa như Mỹ, Canada, Kenya… với hải trình kéo dài 2-3 tháng việc chậm giao hàng có thể xảy ra Khi nhận than phiền từ phía khách hàng, Trợ lý xuất khẩu sẽ liên lạc với hãng tàu để tìm hiểu nguyên nhân

cụ thể Hiện nay các hãng tàu có hệ thống kiểm tra trực tuyến Trợ lý xuất khẩu chỉ cần đăng nhập vào hệ thống này theo tài khoản do hãng tàu cung cấp và nhập số vận đơn sẽ biết được vị trí hiện tại của lô hàng Trợ lý xuất khẩu sẽ cập nhật tình hình cho khách hàng, nêu rõ nguyên nhân của sự chậm trễ và thông báo lại ngày giao hàng dự kiến để khách hàng có thể điều chỉnh lịch sản xuất Nếu khách hàng vẫn chưa hài lòng thì Công ty sẽ đề nghị những ưu đãi khác cho đơn đặt hàng tiếp theo Các hãng tàu hoạt động bằng uy tín là chính, Trợ lý xuất khẩu thường cảnh báo khả năng chấm dứt thuê dịch vụ để các hãng tàu tích cực giải quyết việc chậm giao hàng

II Nhận xét chung

1 Điểm mạnh

 Quy trình xuất khẩu được hoàn thiện

Công ty có gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu hạt nhựa PVC nên các bước trong quy trình dần được hoàn thiện theo thời gian Thực tế quan sát cho thấy ưu điểm của quy trình bộc lộ thông qua những khía cạnh khác nhau Thứ nhất, các bước cần thiết thuộc quy trình xuất khẩu hạt nhựa PVC được mô tả cụ thể

và ấn định thời gian hoàn thành Từ tiến độ làm việc thực tế của bộ phận Bán hàng - Marketing, mỗi bước sẽ có thời gian thực hiện phù hợp Đối với những tình huống xuất khẩu, các nhân viên có nhiệm vụ tương ứng chỉ cần dựa vào quy trình chuẩn để