• Về lưu trữ: Hệ thống lưu trữ thông tin để phục vụ cho quản lý bán hàng Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng khách hàng ở công ty tương đối lớn mà ít gây ra lỗi • Về xử lí: - Hệ thống có thể cho ta xem thông tin về khách hàng để ta có thể sửa, xoá, tra cứu …Ví dụ xem thông tin về sinh viên như tên, ngày sinh, quê quán, có chính sách hay không, trường nào.. -Tra cứu theo tên khách hàng theo quê quán, ngày sinh, mã số khách hàng …Ví dụ ta muốn biết khách hàng đó mua loại hàng hóa gì? Số lượng bao nhiêu? Vào ngày nào thì chỉ cần nhập mã số khách hàng vào thì nó sẽ liệt kê ra các thông tin mà ta cần biết -Thống kê theo ngày, nhóm khách hàng … phân tích thiết kế hệ thống, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, xác định các thực thể, mối liên hệ các thực thể, mô hình thực thể kết hợp
Trang 1A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài:
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trìnhchuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốntrong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu
kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện này, khối lượng thông tin cần xử lý ngàycàng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Ngày naytrên thế giới ngành công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão nhiều phát kiến mới
đã ra đời để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của con người Việt Nam đang là một nướcnghèo, khoa học công nghệ còn lạc hậu Các doanh nghiệp gặp khó khăn về mọi mặt như
về vốn, về nguyờn vật liệu dùng cho sản xuất, một vấn đề lớn đặt ra ở đây đó là việc tổchức như thế nào để doanh nghiệp có thể nâng cao được lợi nhuận và có thể áp dụng đượcnhững thành tựu khoa học của thế giới,để có thể gia tăng sản xuất để có thế tiếp thu đượcnhững thành tựu khoa học của thế giới thì các doanh nghiệp Việt Nam cần có sự thay đổi
về mặt tổ chức, cũng như là phương pháp làm việc Đối với một doanh nghiệp thì việclàm thế nào để đạt được lợi nhuận, doan thu lớn nhất là một vấn đề lớn và đặt lên hàngđầu Để có thể tăng doanh thu thì doanh nghiệp luôn phải cải tiến kỹ thuật sản xuất đặcbiệt là phải cải tiến công tác quản lý Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quantrọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý bán hàng nói riêng
Tại chi nhánh công ty ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng thì việc quản lýbán hàng chủ yếu thực hiện bằng công tác thủ công tốn nhiều thời gian, nguồn lực và cóthể gây ra sai sót vì vậy cần phải áp dụng hệ thống quản lý bán hàng để có thể kiểm soátđược quá trình bán hàng tại công ty từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng trong doanh nghiệp sản
xuất và cơ sở, kiến thức môn học em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản
lý bán hàng tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng ” không ngoài
mục đích học hỏi và mong muốn đóng góp vào việc giải quyết những vấn đề khó khăntrong công tác quản lý bán hàng mà công ty đang gặp phải giúp ban quản lý bớt vất vả,tiết kiệm được thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện
Trang 22 Phạm vi đề tài
Về lưu trữ:
Hệ thống lưu trữ thông tin để phục vụ cho quản lý bán hàng
Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng khách hàng ở công ty tương đối lớn mà ít gây
ra lỗi
Về xử lí:
- Hệ thống có thể cho ta xem thông tin về khách hàng để ta có thể sửa, xoá, tra cứu
…Ví dụ xem thông tin về sinh viên như tên, ngày sinh, quê quán, có chính sách haykhông, trường nào
- Tra cứu theo tên khách hàng theo quê quán, ngày sinh, mã số khách hàng …Ví dụ
ta muốn biết khách hàng đó mua loại hàng hóa gì? Số lượng bao nhiêu? Vào ngày nào thìchỉ cần nhập mã số khách hàng vào thì nó sẽ liệt kê ra các thông tin mà ta cần biết
-Thống kê theo ngày, nhóm khách hàng …
Trang 3B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 1.Mô hình phân rã chức năng
1.1.1 Định nghĩa mô hình phân rã chức năng
Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụ biểudiễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc đượcchia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệthống
1.1.2 Các thành phần của mô hình phân rã chức năng
a Khái niệm về chức năng trong hệ thống thông tin
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổnghợp đến chi tiết
Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đềđộng từ, gồm động từ và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quanđến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên các chức năng phải phản ánhđược các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin Tên củachức năng cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữnghiệp vụ
Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khácnhau Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng
b Quan hệ phân cấp chức năng
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con cóquan hệ phân cấp với chức năng cha
Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:
Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp
Trang 41.1.3 Đặc điểm và mục đích của mô hình phân rã chức năng
a Đặc điểm
Mô hình phân rã chức năng có các đặc điểm sau:
- Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng
- Dễ thành lập
- Gần gũi với sơ đồ tổ chức
- Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng
1.1.4 Xây dựng mô hình phân rã chức năng
a Nguyên tắc phân rã các chức năng
Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống (top- down)
ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mứcchi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp) Cách phân rã cho này là phù hợp với sựphân công các chức năng của một tổ chức nào đó
Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:
- Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chứcnăng đã phân rã ra nó
-Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiệnđược các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng
Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang
ở mức gộp Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận được một
mô hình với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung thực hiệnnó
b Cách tiến hành
Trang 5Bước 1: Xác định chức năng
Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống
có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảosát
Bước 2: Phân rã các chức năng
Khi phân rã các chức năng cần phân rã có thứ bậc và thực hiện việc phân rã chứcnăng theo các nguyên tắc phân rã
Bước 3: Mô tả chi tiết chức năng mức lá
Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong mô hình cần mô tả trình tự vàcách thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng mô hình hay một hình thức nào khác
1.2 Mô hình luồng dữ liệu
1.2.1 Mục đích của mô hình luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:
-Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồngthông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng
-Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống
-Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống
1.2.2 Định nghĩa mô hình luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mốiquan hệ thông tin giữa các công việc
1.2.3 Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu
a Chức năng (còn gọi là Tiến trình)
- Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lênthông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếutrong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chứcnăng trong mô hình luồng dữ liệu
- Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ
b Luồng dữ liệu:
- Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng
- Cách đặt tên : Danh từ + tính từ
Trang 6- Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển
1.2.4 Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu
Khi vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ta phải thực hiện theo các quy tắc sau:
- Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của
nó Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiến trình là khôngcần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó
- Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiếntrình phải có tên duy nhất Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tácnhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại
- Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra
Trang 7- Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậykhông cần viết tên luồng Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc
đó phải đặt tên cho luồng
- Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Đối tượng chỉ cócái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)
- Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào mà không có cái ra Một đốitượng chỉ có cái vào thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích)
- Không thể xảy ra các trường hợp biểu diễn sau:
1.2.5 Trình tự xây dựng mô hình luồng dữ liệu
Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)
- Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thịtoàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của
hệ thống
- Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của
hệ thống
Bước 2: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữnguyên với các luồng thông tin vào ra
- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính bêntrong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1
- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năngmức đỉnh
Bước 3: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới 2)
- Ở mức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng của mức đỉnh
- Khi thực hiện mức phân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức năng
để xác định các chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu
Trang 8- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết
- Khi phân rã các chức năng phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở chứcnăng mức cao phải có mặt trong các chức năng mức thấp hơn và ngược lại
1.3 Mô hình thực thể liên kết
1.3.1 Mục đích của việc xây dựng mô hình
Xây dựng mô hình thực thể liên kết nhằm các mục đích sau;
- Mô tả thế giới thực gần với quan niệm, suy nghĩ của ta Đây là mô hình tốt vớilượng thông tin ít nhất, mô tả thế giới dữ liệu đầy đủ nhất
- Việc xây dựng mô hình nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữliệu cần xử lý và cấu trúc nội tại của nó
1.3.2 Các thành phần của mô hình thực thể liên kết
Thuộc tính của thực thể bao gồm các loại sau
Thuộc tính định danh (còn gọi là định danh thực thể, đôi khi còn gọi là thuộc tính
khoá): Là một hoặc một số thuộc tính mà giá trị của nó cho phép phân biệt các thực thểkhác nhau Một thực thể bao giờ cũng được xác định một thuộc tính định danh làm cơ sở
để phân biệt các thể hiện cụ thể của nó
Thuộc tính mô tả: Là các thuộc tính mà giá trị của chúng chỉ có tính mô tả cho thực
thể hay liên kết mà thôi Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là mô tả Cómột số thuộc tính mô tả đặc biệt như sau:
Thuộc tính tên gọi: là thuộc tính mô tả để chỉ tên các đối tượng thuộc thực thể.Thuộc tính tên gọi để phân biệt các thực thể (tách các thực thể)
Trang 9 Thuộc tính kết nối (thuộc tính khoá ngoài): là thuộc tính chỉ ra mối quan hệgiữa một thực thể đã có và một thực thể trong bảng khác Thuộc tính kết nối giốngthuộc tính mô tả thông thường trong thực thể chứa nó nhưng nó lại là thuộc tính khoácủa một thực thể trong bảng khác.
b Liên kết và các kiểu liên kết
Liên kết (còn gọi là quan hệ) là sự kết hợp giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh
sự ràng buộc trong quản lý
Đặc biệt: Một thực thể có thể liên kết với chính nó ta thường gọi là tự liên kết.Giữa hai thực thể có thể có nhiều hơn một liên kết
Có ba kiểu liên kết: một - một, một - nhiều, nhiều - nhiều
+ Liên kết nhiều – nhiều (N-N)
Mỗi thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B Ngược lạimỗi thể hiện của thực thể B quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể A
Kí kiệu:
Điều kiện để một cá thể của thực thể tham gia vào liên kết với một thực thể khácgọi là loại thành viên Nó có thể là bắt buộc hay tuỳ chọn trong quan hệ Các loạithành viên cho biết số thể hiện nhỏ nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với mộtthể hiện của một thực thể khác
Trang 10Xác định các thực thể là các mục thông tin cần thiết cho hệ thống và hệ
thống cần lưu giữ Tìm các thực thể từ ba nguồn :
- Thông tin tài nguyên: con người, kho bãi, tài sản (VD: nhà cung cấp, mặt hàng,
kho )
- Thông tin giao dịch: là các luồng thông tin đến từ môi trường và kích hoạt một chuỗihoạt động của hệ thống (VD: đơn hàng (mua,bán), dự trù, phiếu yêu cầu, )
- Thông tin tổng hợp: thường ở dưới dạng thống kê liên quan đến các kế hoạch hoặc
kiểm soát (VD: dự toán chi tiêu, tính lương )
Bước 2: Xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể
Khi xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể cần chú ý rằng:
- Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện một lần trong thực thể tương ứng
- Nếu không chắc chắn là thuộc tính hay thực thể cần tiếp tục nghiên cứu và phân tích nó.Bước 3: Xác định liên kết giữa các thực thể
Xác định liên kết giữa các thực thể theo trình tự sau:
- Thiết lập sự tồn tại của liên kết (Vẽ đường thẳng và đặt tên quan hệ tại hai đầu)
- Xác định loại liên kết (1-1, 1-N, N-N) và loại thành viên (tuỳ chọn hay bắt buộc)
- Tách liên kết N-N thành hai liên kết 1-N với một thực thể kết hợp Khi đó thực thểkết hợp sẽ có định danh được tạo thành từ hai thuộc tính định danh của các thực thểban đầu
Trang 11CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 2.1 Ý nghĩa của việc quản lý bán hàng
Cho biết số lượng hàng hóa của công ty
Thực hiện các chức năng thống kê về số lượng hàng hóa đã bán, doanh thu, sốlượng mặt hàng còn lại tại công ty
2.2 Mô hình trung tâm quản lý bán hàng
Chức năng của các phòng ban
a Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận báo
cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn đểnhập_xuất tiền Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật
Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từngkhu vực Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiếnhành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và TâyNguyên Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khuvực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ranhững chương trình khuyến mại hợp lý
Phòng kinh doanh
Giám đốc
Trang 12Phòng kinh doanh phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý củacông ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách
hàng (nếu khách hàng yêu cầu) Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với
các công ty vận chuyển thuê Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trongtuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình.Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách,tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kếtoán
Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòngkinh doanh
Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
+Nhập hàng mới lấy về Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơnhay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng
+Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trảhàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán
Xuất hàng: có hai kiểu xuất
+ Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giaohàng cho các công ty con
+ Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng khuyến mại cho kháchhàng (nếu có)
Kế toán tài chính : Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty Thống
kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiềnlương cho nhân viên trong công ty, …
Trang 132.3 Mục tiêu, nhiệm vụ chính của đề tài
2.3.1 Mục tiêu
Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty Nội dung thực hiện là phảiphân tích và thiết kế hệ thống, xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho chương trìnhquản lý bán hàng Đầu tiên là đi từ lí thuyết về mô hình thiết kế hệ thống thông tin, từ đóphân tích thiết kế xây dựng được các mô hình thực thể kết hợp, mô hình logic Phần tiếptheo là thiết kế chương trình dựa trên hệ thống thông tin đã phân tích để xây dựng mộtchương trình quản lý bán hàng
2.3.2 Nhiệm vụ chính của đề tài
Hệ thống mới đảm bảo được việc lưu trữ và tra cứu thông tin về : hàng hóa, kháchhàng các đơn đặt hàng và phiếu xuất của công ty Thống kê được lượng hàng bán ra theotháng, quý, năm;thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm; thống kê sản phẩm
bị lỗi, bảo hành; thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty cũng như lượng hàng tồn kho
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều sổ sách việc lưu hồ sơ chứng từ được lặp đi,lặp lại và kiểm tra nhiều khâu rất tốn thời gian nhưng không tránh khỏi sự sai sót dữ liệu.Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu cũng rất khó khăn, gây tốn thời gian
và mất mát cũng như không phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo quản lý khách hàng
Vì vậy, việc tin học hóa trong bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nóichung sẽ giúp mọi người làm việc trong bộ phận kế toán khắc phục được nhiều điểm nóitrên đồng thời có thể xử lý dữ liệu một cách chính xác và nhanh gọn
Trang 14CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty TNHH
TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng)
Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường chuyên bán và giới thiệu các loại sản phẩmĐiện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh tại Đà Nẵng Chi nhánhmới được thành lập được 3 năm song sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnhmiền Trung- Tây Nguyên nói riêng và trên khắp cả nước nói chung
Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu- bán sản phẩm và một nhà máy sản xuất lắpráp SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi, nồi cơm, máy xay sinh tố,
