Báo cáo thực tập văn thư hành chính tại ỦY BAN NHÂN dân xã NÀ SÁC

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ) 4 1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác 4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác 4 1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 9 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 10 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC 16 2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác. 16 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư : 16 2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư Lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác. 16 2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác: 19 2.2.1 Cơ sở khoa học: 19 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư : 22 2.1 Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 45 2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 46 2.2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo của Chủ tịch UBND Xã Nà Sác. 46 2.2.3 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư: 46 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND Xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 47 Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 49 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư: 49 3.1.1Ưu điểm: 49 3.1.2 Nhược điểm: 51 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư: 52 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 57

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ) 4

1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác 4

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác 4

1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 9

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 10

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC 16

2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác 16

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư : 16

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác 16

2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác: 19

2.2.1 Cơ sở khoa học: 19

2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư : 22

2.1 Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) 45

2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 46

2.2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo của Chủ tịch UBND Xã Nà Sác 46

2.2.3 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư: 46

2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND Xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) 47

Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) 49

3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư: 49

3.1.1Ưu điểm: 49

3.1.2 Nhược điểm: 51

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư: 52

KẾT LUẬN 56

PHỤ LỤC 57

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo kết thúc môn Thực tập lao động sản xuất do chính bản thân tôi viết bài báo cáo này, bài báo cáo này thực hiện bởi dochính bản thân tôi, không sao chép từ bất cứ tài liệu nào Nếu có gì sai sót với thực tế tôi xin chịu trách nhiệm

Ký Tên

Lâm Thị Luận

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

2 HĐND Hội đồng nhân dân

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản phục vụ cho côngtác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đảng, Nhà nước,các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nuớc,thông tin đuợc lưu trữ bằng nhiều hình thức như: Khắc trên phiến đa, gỗ đểphục vụ cho sinh hoạt hằng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.Hoạt động quản lý Nhà nuớc thông tin truớc kia đuợc hiểu theo khái niệm nôm

na là một công việc mang tính chất chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ.Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọngtrong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng đuợc cụ thể hơn bằng cái tên mớilà giấy tờ cũng được cụ thể hơn bằng cái tên mới là Công tác Văn thư, công tácVăn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản

lý Nhà nước nói chung và từng cơ quan nói riêng

Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng của mình trong hoạt động quản lýNhà nuớc nói chung và từng cơ quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩaquan trọng đảm bảo trong việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết để phục vụ cho quản lý Nhà nuớc nói chung và mỗi cơ quan nóiriêng, công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có thông tin cần thiết ( đầy đủ),đuợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu vàchính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Công tác Văn thư đuợc làm tốt sẽ góp phần đuợc giải quyết công việcđược nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng đúng chính sách, chế độ,giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủmọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của mọi hoạt động của cơ quancũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Theo kế hoạch của Nhà trường Khoa cùng sợ quantâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Thống kê, Uỷ ban

nhân dân xã Nà Sác nơi tôi thực tập Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: Xâydựng và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản Đi - Đến; quản lý và sửdụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan

Do thời gian thực tập có hạn về vốn kiến thức của bản thân nên bài báo cáo còn

có nhiều khuyết điểm, thiếu sót, trong quá trình thực tập cũng gặp không ít khókhăn về chuyên môn còn nhiều thiếu sót

Được sự giúp đỡ hướng dẫn của cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiếnthức đã được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài " Công tác Văn thư tạiVăn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác" Lý do tôi chọn đề tài " Côngtác Văn thư tại Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác" này là vì tôithấy nó rất hay và phong phú Khi làm được tốt Công tác Văn thư thì mới có thểlàm tốt công tác Lưu trữ

Qua thời gian thực tập từ ngày 26/10-18/12/2015 tại Văn phòng Thống kêcủa Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tạođiều kiện để tôi có thêm kinh nghiệm thực tế công việc, củng cố thêm phần kiếnthức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lý luận kiến thức đã học tạitrường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn,nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm phục vụ cho công việc.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ

SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ)

Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác

Địa chỉ: Pò nghiều- Kép ké, Nà sác, Hà Quảng, Cao Bằng

Điện thoại:

Email:

Vị trí địa lý: Trụ sở uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác nằm dưới một chân núi cao, đường xã đi lại đã được nâng cấp và thuận tiện đi lại, xung quanh trụ sở một bên là núi bên còn lại là những nương rẫy Được sự quan tâm của các cấp

uỷ chính chính quyền đã đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất phần nào cũng giúp cho công tác quản điều hành được hiệu quản hơn

(Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hoạt động theo Luật số 11/2003/QH11 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Quốc hội).

1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác

(Ban hành kèm theo Điều 2 - Chương I - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

và Uỷ ban nhân dân).UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của

HĐND,cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cốquốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác

(Ban hành kèm theo mục III- Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, của

luật tổ chức HĐND và UBND)

* Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND

cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực hiện kế

hoạch đó.

Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địa phươngvà phương án phân bố dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách;dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết dịnh và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo

về ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các

nhu cầp công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và bảođảm đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp:

Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các quy trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học, công nghệ, để phát triển sản xuất và

hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi, trong sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương; Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địabàn theo quy định của pháp luật;

Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, TDTT:

Thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương; phối hợp với trườnghọc huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; Tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh

Xây dựng phát triển và tổ chức các hoạt động văn hóa; TDTT, tổ chức các

lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sỹ và gia đình người có công với nước theo quy định của pháp lụât;

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang ở địa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng

làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.

Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương

Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật:

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác:

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác

UBND xã Nà Sác là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và

UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND, là người lãnh đạo và điều hành côngviệc của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của mình và cùng tập thể Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên

Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thểUBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều hành những kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xã chịu

trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước HĐND xã, UBND huyện Hà Quảng , UBND tỉnh Cao Bằng

UBND xã có 07 ban: - Văn phòng HĐND - UBND

- Ban Chỉ huy Quân sự xã

- Công an xã

- Ban Tài chính - Kế toán

- Ban Tư pháp hộ tịch

- Ban Địa chính – Thủy lợi

- Ban Văn hoá – xã hội.

Với cơ cấu tổ chức trên ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND

xã Nà Sác:

Văn phòng HĐND – UBND:

- Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó, tổng hợp báo cáo tình

hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện

- Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền làm báocáo gửi lên cấp trên

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý vịêc lập hồ sơ, công tác lưu

Phòng Địa chính XD

Phòng KT-TC

Văn phòng thống kê

XH quân sự

Ban công an

trữ, biểu báo cáo thống kê.

- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân;

- Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác được giao;

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan

tổ chức và công dân theo cơ chế một cửa

Ban Chỉ huy Quân sự xã:

- Tham mưu đề xuất với cấp Uỷ Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trương

biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;

- Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng dân quân, giáo dục chính trị và pháp luật, huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xây dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bị động viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc

- Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;

- Tuyển quân phối hợp với công an, lực lượng khác thường xuyên hoạt

động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục thiên tai, cứu hộ, cứu nạn.

- Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội thực hiện nền quốc

phòng gắn với nền an ninh nhân dân - Thực hiện chính sách hậu phương quân đội

- Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòngquân sự ở xã

- Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã

- Xây dựng kế hoạch và bố trí lực lượng tuần tra canh gác

- Xây dựng nội bộ lực lượng công an trong sạch vững mạnh và thực hiện một số nhiệm vụ khác do cấp uỷ Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao

Ban Tài chính - Kế toán:

- Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã

- Thực hiện quản lý các dự toán đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu

- Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.

- Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngân sách ở địa phương

- Quản lý các diện tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoạch thu chi các loại quỹ thuộc ngân sách quản lý

- Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định

Ban Tư pháp - Hộ tịch:

- Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp

- Giúp UBND soạn thảo ban hành các loại văn bản

- Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân

- Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê

tư pháp

- Hướng dẫn hoạt động các tổ hoà giải

- Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của đội thi hành án

- Thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền

Ban Địa chính – Thủy lợi:

Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn

bộ đất trong xã

- Giúp UBND cấp xã hướng dẫn sử dụng, thẩm tra để xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan tới đất trên địa bàn xã

- Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định

về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó

- Thu thập tài liệu, số liệu về số lượng, chất lượng đất đai, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch,

kế hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt

- Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai

- Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương

- Tuyên truyền giải thích, hoà giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thưkhiếu nại tố cáo của dân về đất đai

- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa chính, bản đồ địa giới hành chính

- Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai

Ban Văn hoá – Xã hội:

- Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương

- Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương

- Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyên

truyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt

- Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hoá văn nghệ quần chúng, bảo vệ các

di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giảitrí và xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hoá.

- Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn,

nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh - xã hội

- Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng

chính sách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng xã hội cộng đồng

- Theo dõi thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo

- Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hoá, văn nghệ, TDTT, công tác lao động thương binh và xã hội

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC 2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư :

Văn phòng HĐND – UBND xã Nà Sác chịu trách nhiệm chung về công

tác văn thư tại uỷ ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng,

quý, tuần… tổ chức các kỳ họp của HĐND và UBND và tất cả các khâu của nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ

Cũng giống như ở một số đơn vị, cơ quan nhỏ khác thì tại UBND xã Nà Sác cán bộ làm công tác văn thư chưa thật sự được coi trọng như ở những cơquan lớn Tuy nhiên, lãnh đạo HĐND-UBND xã cũng đã có sự quan tâm đến

công tác Văn thư – Lưu trữ Trong Văn phòng HĐND và UBND có 01 cán

bộ làm công tác văn phòng thống kê kiêm công tác văn thư-lưu trữ, cán bộ làm công tác văn thư có trình độ trung cấp đúng với chuyên ngành, và hiện đang được cử đi học lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công việc

Nhìn chung, về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã nắm vững được các khâu

về chuyên môn, nghiệp vụ của công việc Nhưng vẫn còn nhiều hạn chế trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác.

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan

Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong Ủy ban nhân dân xã Nà Sác, công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan

trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của toàn Ủy ban.-Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Nà Sác coi công tác Văn thư là một hoạt động vô cùng quan trọng, đặt vị trí hàng đầu và có ý nghĩa đặc biệt không thể

thiếu trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Các phòng ban

chuyên môn là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ủy ban nhân dân xã Nà Sác thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở địa phương trong phạm viquản lý của cơ quan Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên Như chúng ta đã biết công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, bảo quản và sử dụng con dấu, những công việc này luôn hình thành trong công tác văn thư của cơ quan.Công tác văn thư được làm tốt sẽ đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của UBND xã Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất

và chất lượng công tác của UBND, góp phần giảm tệ quan liêu giấy tờ, đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tại UBND xã Nà Sác Thông qua công tác văn thư sẽ giúp cơ quan đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về quá trình hoạt động của cơ quan, giữ lại đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

*Về việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ:

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết

trên các chất liệu khác nhau Văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, nó vừa là thông tin, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Văn bản là sản phẩm lao động của tập thể và các chuyên viên làm ra, văn bảnban hành đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của

cơ quan

Hiểu rõ tầm quan trọng của công việc soạn thảo và ban hành văn bản nên quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND được lãnh đạo và các cán bộ chuyên môn thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản.Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sácđược thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công

tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

nghiệp vụ về công tác văn thư của UBND Việc ban hành các văn bản phải không tráivới các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước

Hiện nay nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư ở cơ quan nhà nước và các tổ chức Cụ thể là một số văn bản sau:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến.Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, Chính phủ và

các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, sự quan tâm lãnh đạo chỉ đạo của UBND xã Nà Sác về công tác văn thư của UBND xã đã tạo hành lang, cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của UBND xã Nà Sác Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối với công tác văn thư Đây là cơ sở, là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức tốt công tác văn thư của xã trong hiện tại và tương lai

Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề đó là: UBND xã Nà Sác chưa

ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt động chung cho công tác văn thư Hệ

thống văn bản còn chưa nhiều Hiện nay chưa có bất kỳ một quy định cụ thể nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, cơ quan không có bản danh mục hồ sơ

* Công tác tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư:

Hàng năm UBND xã thường tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về

tình hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Việc kiểm tra này

đã tạo điều kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn thư của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt hơn

Để đánh giá được sát sao hơn, theo quý UBND xã tổ chức sơ kết và tổng

kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện công tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức công tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò công tác văn thư trong hoạt động của UBND xã

Tại đây công tác văn thư đã được quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt động của UBND

*Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết:

Cuối năm đánh giá lại kết quản đạt được và chưa đạt được trong năm, tổng kết lại sau một năm làm việc Tại UBND xã Nà Sác sơ kết và tổng kết côngtác Văn thư vào cuối năm

2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác: 2.2.1 Cơ sở khoa học:

Để thực hiện công tác văn thư tại cơ quan đơn vị mình được khoa học và chính xác thì cán bộ văn thư phải căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhànước ban hành: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Xây dựng và ban hành văn bản (được quy định tại Nghị định

110/2005/NĐ CP của Chính phủ ban hành về công tác văn thư)

+ Soạn thảo văn bản

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo

+ Đánh máy văn bản

+ Ký văn bản

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến (được quy định Nghị định

110 của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại Công văn

425/VTLTNN- NVTW ban hành về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến)

Công tác quản lý văn bản đến gồm có các quy trình như sau:

+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến

+ Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến

+ Trình và sao văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

- Công tác quản lý văn bản đi (quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ và quy định cụ thể tại công văn 425 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) Quy trình quản lý văn bản được tiến hành theo từng bước sau:

+ Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát văn bản

+ Sắp xếp và bảo quản sử dụng bản lưu

- Công tác quản lý và sử dung con dấu (quy định tại Nghị định số 58 của Chính phủ)

+ Các loại dấu

+ Quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu

+ Bảo quản con dấu

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ) gồm những nội dung sau:

+ Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

+ Lập hồ sơ

+ Giao nộp hồ sơ

Cơ sở thực tiễn:

UBND xã Nà Sác thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở Tại các cơ quan hành chính, công tác liên quan đến công văn, giấy tờ là không thể thiếu được Nhà nước ta đã ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật để quản lý, điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đảm bảo cho các hoạt động đó thực hiện một cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội

Trên cơ sở đó do nhận thấy được tầm quan trọng của công tác hành chính,

mà trong đó có công tác văn thư, thông qua các văn bản của Chính phủ và đơn vị trực tiếp về công tác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước ban hành nên UBND xã Nà Sác đã triển khai thực hiện công tác vănthư theo các văn bản đã hướng dẫn và quy định

Quá trình giải quyết công văn của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác phụ thuộc

vào nhiều mặt hoạt động của cơ quan vào xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản Nội dung của văn bản đều chứa đựng những thông tin của một sựviệc nhất định Do vậy Ủy ban nhân dân xã Nà Sác được tiếp nhận và trực tiếp ban hành nhiều văn bản có khối lượng tài liệu tương đối lớn được hình thành từ nhiều nguồn

- Văn bản cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn

- Văn bản cấp dưới gửi đến để báo cáo xin ý kiến

- Văn bản ngang cấp gửi đến để phối hợp thực hiện

- Văn bản của công dân gửi đến

- Văn bản do cơ quan mình sản sinh ra

UBND xã Nà Sác xây dựng một số quy chế riêng cho cơ quan hướng

dẫn và quy định về trách nhiệm cho từng cán bộ chuyên môn, nhất là cán bộ làm công tác văn thư luôn làm tốt công tác Văn thư-Lưu trữ Thường xuyên tiếp nhận giải quyết các công việc theo đúng quyền hạn và thẩm quyền quy định Khi công việc đã giải quyết xong cán bộ văn phòng thống kê có trách nhiệm lưu giữ và lập hồ sơ, tập lưu văn bản để làm căn cứ báo cáo tổng kết công tác tháng, quí, năm Đồng thời đề ra phương hướng chủ trương mới, biện pháp mới, mặt khác nó còn phục vụ rất hiệu quả cho công việc hàng ngày và nhu cầu tra cứu của cán bộ trong cơ quan Hàng năm UBND xã Nà Sác tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết công tác Văn thư đánh giá từng số văn bản đi, văn bản đến của cơ quan và đánh giá giá trị chất lượng của tổng số hồ

sơ, tài liệu đã lập và đưa vào lưu trữ cơ quan Nộp báo cáo bằng văn bản về tình hình công tác Văn thư cho UBND huyện Hà Quảng kiểm tra, bên cạnh

đó thông qua các hồ sơ tài liệu căn cứ để chứng minh cho kết quả làm việc cóđúng không, hợp lý không có đúng quy định của Nhà nước hay không từ đó rút ra kinh nghiệm có biện pháp khắc phục những thiếu sót cho những năm tiếp theo được tốt hơn củng cố lòng tin của nhân dân đối với Đảng, Nhà nước

có như vậy mới được sự ủng hộ thống nhất giữa chính quyền với nhân dân cũng như xây dựng địa phương ngày một giàu đẹp

2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư :

* Công tác xây dựng và ban hành văn bản

UBND xã Nà Sác là cơ quan quản lý thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp, cơ quan hành

chính cấp trên và các cơ quan có liên quan Do vậy căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, UBND xã Nà Sác thường ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Chương trình, Biên bản, Mời họp, Giấy giới thiệu

Văn bản là phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từchủ đề này đến chủ đề khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.Việc tổ chức soạn thảo duyệt đánh máy văn bản của UBND xã Nà Sác

được thực hiện theo quy định của Nhà nước.

-Quy trình soạn thảo là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp có khoa học, có căn cứ pháp lý nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng của văn bản

* Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; Thu

thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung của vấn đề cần văn bản hoá

* Bước 2: Dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước

* Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt (lãnh đạo UBND xã Nà

Sác, hoặc lãnh đạo bộ phận chuyên môn), sau đó trình lãnh đạo cơ quan duyệt bản thảo

* Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy và soát lại lần cuối trước khi

trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành

 Bước 5 Sao, in, nhân bản, làm thủ tục phát hành

Trước khi ban hành văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra lại thể thức,

hình thức trình bày văn bản và ghi số ngày tháng Một văn bản trước khi pháthành, về mặt thể thức phải đầy đủ các thành phần sau:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm

những yếu tố bắt buộc đối với tất cả các hình thức văn bản và một số yếu tố cần thiết đối với từng trường hợp cụ thể

Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT - BNV - VPCP hướng dẫn về thể thức Văn bản

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

Dòng chữ " CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày

+ TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN

Là tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan được ghi ở trên cùng góc trái trang đầu của văn bản

Ghi đầy đủ tên gọi chính thức của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản theo quyết định thành lập

Tên cơ quan trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía

dưới là đường kẻ ngang, nét liền, có độ đài bằng 1/2 độ dài của tên cơ quan, đặt cân đối ở khoảng giữa dòng chữ

Ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC

–––––––––––––––––

Ghi tên cơ quan chủ quan cấp trên trực tiếp (nếu có)

Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ

Là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm

Tuỳ theo số lượng văn bản được ban hành trong năm của cơ quan để chọn

cách đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp (có thể đăng ký, đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hoặc đăng ký, đánh số riêng từng loại văn bản do cơquan ban hành)

Số văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu

năm và kết thúc vào ngày 13 tháng 12 hàng năm Đối với các số dưới 10, phải ghi thêm số 0 vào đằng trước

Số của văn bản quy phạm pháp luật gồm: Số thứ tự đăng ký theo từng loại

văn bản được ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản Năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các con số của năm

Giữa các nhóm chữ viết tắt thuộc thành phần ký hiệu văn bản ( nhóm chữ

viết tắt tên loại văn bản và nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản )

có dấu gạch nối ( - ) không cách chữ

GHI SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN

Số thứ tự văn bản phát hành / nhóm chữ viết tên loại văn bản, nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản ( Không ghi năm ban hành văn bản)

Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND

- Số của văn bản là số 01;

-Nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản là QĐ (Quyết định);

- Nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản là UBND (Ủy ban nhânHoặc: Số: 26/TB-TP

- Số của văn bản là 26;

- Nhóm viết tắt tên loại là TB (Thông báo);

- Nhóm chữ viết tắt bộ phận soạn thảo văn bản là TP (Tư pháp)

Số và ký hiệu của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái trang đầu của vănbản, phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản

+ ĐỊA DANH VÀ NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký;

được ghi bằng chữ số Ả-rập ; đối với những ngày có số dưới 10 và tháng 1,

2 phải ghi thêm số 0 vào đằng trước

Tên của địa danh và các từ "ngày, tháng, năm " trình bày bằng chữ

thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy ( , )

Ví dụ: Nà Sác, ngày 16 tháng 4 năm 2015

+ TÊN LOẠI CỦA VĂN BẢNLà tên loại của hình thức văn bản được ban hành

Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính ( trừ Công văn hành

chính), khi ban hành đều phải ghi tên loại