Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND quận long biên

MỤC LỤC Trang MỤC LỤC 2 LỜI NÓI ĐẦU 4 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 6 NỘI DUNG 9 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 10 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10 2. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 2.1.2. Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm của lãnh đạo và các thành viên trong Văn phòng 13 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20 2.1. Hệ thống hóa các văn ban quản lý của cơ quan về công tác Văn thư Lưu trữ 20 2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 21 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 22 2.3.1. Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí 22 2.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 23 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí 24 2.4. Quy trình quản li và giải quyết văn bản 26 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành 26 2.4.2. Lập hồ sơ hiện hành 30 2.5. Tổ chức lưu trữ của UBND quận Long Biên 30 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 30 3.1. Những trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất 30 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 31 3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan UBND quận Long Biên 31 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33 PHẦN III. PHỤ LỤC 52 1. Phụ Lục 1 52 2. Phụ Lục 2 53 3. Phụ Lục 3 54 4. Phụ Lục 4 55 5. Phụ Lục 5 56

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên:

NGUYỄN NGỌC TRÂM

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA HỌC 2013 - 2015

Tên cơ quan: Văn phòng UBND quận Long Biên – Thành phố Hà Nội Địa chỉ: Số 1 Vạn Hạnh – Long Biên – Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ông Nguyễn Ngọc Vân

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Xuân Trung

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC 2

LỜI NÓI ĐẦU 4

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 6

NỘI DUNG 9

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9

2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 10

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10

2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm của lãnh đạo và các thành viên trong Văn phòng 13

2 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20

2.1 Hệ thống hóa các văn ban quản lý của cơ quan về công tác Văn thư Lưu trữ 20

2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 21

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 22

2.3.1 Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí 22

2.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 23

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí 24

2.4 Quy trình quản li và giải quyết văn bản 26

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành 26

2.4.2 Lập hồ sơ hiện hành 30

2.5 Tổ chức lưu trữ của UBND quận Long Biên 30

3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 30

3.1 Những trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất 30

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 31

3.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan UBND quận Long Biên 31

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33

PHẦN III PHỤ LỤC 52

1 Phụ Lục 1 52

2 Phụ Lục 2 53

3 Phụ Lục 3 54

4 Phụ Lục 4 55

5 Phụ Lục 5 56

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, hòa cùng sự đi lên phát triển không ngừng của thế giới là sựphát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ Nền kinh tế tri thức đóng vaitrò vô cùng quan trọng, kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càngmạnh của các văn phòng Đặc biệt là các văn phòng hiện đại với đội ngũ nhânviên giỏi về trình độ, không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Công tác văn phòng là một chính thể gồm việc tổ chức, quản lý và sửdụng thông tin để duy trì các hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quảmong muốn Quản trị văn phòng là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp,điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt nhữngmục tiêu nhất định Công tác văn phòng luôn giữ vai trò then chốt, là một mắtxích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ chức Nhà nước, tổchức chính trị - xã hội nói chung và các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong vàngoài nước doanh nói riêng Đồng thời, song hành cùng với công cuộc đổi mớitoàn dân, toàn diện và quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa của đất nướcnếu công tác văn phòng được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trìnhgiải quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác, manglại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu, bệnh giấy tờ, tránh mất mát tài liệuquan trọng của cơ quan, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Để tạo điều kiện giúp cho các cán bộ Văn phòng trong tương lai nói chungnắm vững hơn kiến thức chuyên ngành và được nghiên cứu đưa ra những lý luận

đã được học vào thực tiễn công việc, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức chohọc viên đi thực tập tại các cơ quan trong phạm vi cả nước Đợt thực tập nàygiúp học viên nắm chắc hơn phần lý luận, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận là phương tiện hữu hiệu nhất, mộtphương pháp luận nhận thức khoa học, chính xác nhất về chuyên môn nghiệp

vụ Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và đủ để vận dụng và đưa lýluận vào thực tiễn Đây là sợi dây kết nối giữa Nhà trường và xã hội, qua thờigian kiến tập tại cơ quan về công tác văn phòng sẽ củng cố lý thuyết đã học

nhằm nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho học viên đồng thờitrang bị cho học viên những kiến thức về thực tế, đây là cơ hội tốt rèn luyện đạođức, tác phong nghề nghiệp cũng như làm quen dần với môi trường sống và làmviệc của văn phòng sau khi ra trường.

Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sự hướng dẫn củathầy cô giáo trong khoa cùng sự đồng ý của lãnh đạo HĐND-UBND quận LongBiên em đã hoàn thành thời gian thực tập của mình Trong khoảng thời gian này,bản thân em đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc bêncạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của nhân viên văn phòng trên

cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường

Qua bản báo cáo thực tập này em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắctới các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tới toàn thể ban lãnh đạoHĐND-UBND Quận Long Biên, các cô chú, các anh chị trong Văn phòngHĐND-UBND Quận Long Biên đã hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoànthành tốt đợt kiến tập cũng như thực hiện bản báo cáo này Bản báo cáo của emkhông tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý củaquý ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị đồng nghiệp, các thầy cô giáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Tên Cơ Quan, Đơn Vị Kiến Tập: UBND Quận Long Biên Thành phố Hà

Nội

 Địa Chỉ: Số 1 Vạn Hạnh – Quận Long Biên – TP Hà Nội

 Điện Thoại: (043) 8724033

 Fax: 38724618

2 Giới Thiệu Chung:

Long Biên dưới Thời Lý thuộc phủ Thiên Đức; Thời Trần, Lê thuộc LộBắc Giang; Thời Hậu Lê thuộc phủ Thuận An; Thời Nguyễn thuộc trấn Bắc Gi-ang và sau là tỉnh Bắc Ninh;

Năm 1946 để chuẩn bị cho cuộc trường kỳ kháng chiến chống thực dânPháp, Đặc Khu Ngọc Thụy, được thành lập và nhập về tỉnh Hưng Yên Nhưngđến cuối 1949, Đặc Khu Ngọc Thụy và huyện Gia Lâm nhập trở lại tỉnh BắcNinh Khi tiếp quản Thủ đô tháng 10/1954 Chính phủ ta đã cho thành lập Quận

8, thuộc Thành phố Hà Nội Đến tháng 5/1961 có thêm một số xã của tỉnh BắcNinh và Hưng Yên nhập về Hà Nội

Ngày 6/11/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 132/2003/NĐ-CP vềviệc điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập Quận Long Biên thuộc Thànhphố Hà Nội

Long Biên có Sông Hồng là giới hạn với quận Hoàn Kiếm, Thanh Trì,Tây Hồ, Hai Bà Trưng; Sông Đuống là giới hạn với Huyện Gia Lâm, Đông Anh.Phía Đông giáp huyện Gia Lâm; phía Tây giáp quận Hoàn Kiếm, phía Nam giáphuyện Thanh Trì; phía Bắc giáp huyện Gia Lâm, Đông Anh Long Biên có diệntích 6.038,24 ha, có 14 đơn vị hành chính trực thuộc với 301 tổ dân phố Danhsách các phường: Cự Khối, Thạch Bàn, Long Biên, Bồ Đề, Ngọc Thụy, NgọcLâm, Gia Thụy, Thượng Thanh, Việt Hưng, Phúc Đồng, Sài Đồng, Phúc Lợi,Giang Biên, Đức Giang

Quận Long Biên có một vị trí chiến lược rất quan trọng về chính trị, kinh

tế, văn hoá xã hội của Hà Nội và đất nước Nơi đây có các tuyến đường giaothông quan trọng như đường sắt, đường bộ, đường thuỷ, đường không nối liềnvới các tỉnh phía bắc, đông bắc; có sân bay Gia Lâm, khu vực quân sự, nhiềukhu công nghiệp liên doanh với nước ngoài như: khu công nghiệp kỹ thuật caoSài Đồng B, khu công nghiệp Sài Đồng A, nhiều công trình kinh tế, văn hoá,khoa học kỹ thuật, cơ quan nhà máy, đơn vị sản xuất kinh doanh của Trungương, Thành phố và địa phương Đặc biệt với lợi thế vị trí cửa ngõ của Hà Nội,nối liền với trục tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh, đồng thờicũng là trục kinh tế sôi động hội nhập nền kinh tế trong khu vực và thế giới

Đó là những yếu tố cơ bản thuận lợi cho quận Long Biên phát triển nhanh,mạnh và bền vững về kinh tế - xã hội

3 Lãnh Đạo UBND Quận Long Biên:

 Ông Đỗ Mạnh Hải: Chủ tịch UBND Quận Long Biên

 Bà Vũ Thu Hà: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách văn hóa xã hội

 Ông Nguyễn Mạnh Trình: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách đô thị

 Ông Đỗ Huy Chiến: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách kinh tế

4 Các phòng, ban trực thuộc:

 Văn phòng HĐND&UBND

 Trung tâm văn hóa – Thể dục thể thao

 Trung tâm phát triển quỹ đất

 Ban quản lý dự án

 Thanh tra xây dựng

 Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

 Phòng Văn hóa và thông tin

 Phòng Kinh tế

 Ban bồi thường giải phóng mặt bằng

 Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất

 Phòng Nội vụ

 Phòng Quản lý đô thị

 Hội Chữ thập đỏ

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

 Thanh tra Quận

 Phòng Thống kê

 Phòng Tài chính – Kế hoạch

 Phòng Tư pháp

 Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

 Phòng Giáo dục và Đào tạo

 Phòng Y tế

NỘI DUNG

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN.

a Chức năng:

UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chínhnhà nước ở Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bảncủa Chính phủ, văn bản của UBND Thành phố và các nghị quyết của HĐNDquận

b Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việcthực hiện kế hoạch đó;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của các phường;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất ddaai, thanh tra đất đai theo quy định củapháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đâu của UBND các phường;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê diều;

- Quản lý, khai thái, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quán lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc

xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thểthao;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe người dân; phòng chống dịch bệnh;thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy dịnh của pháp luật về quản lý

- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị;

tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếmđất đai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phốgiao trên địa bàn quận

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Quận Long Biên : (Phụ lục 1)

2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND-UBND Quận Long Biên:

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:

a Vị trí, Chức năng:

- Văn phòng HĐND-UBND quận Long Biên là cơ quan chuyên mônthuộc UBND quận Long Biên, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND vàUBND về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về

chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý vàhoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND

- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tảikhoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Văn phòng UBND Thành phố

b Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng,ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBNDphường theo quy định của pháp luật;

- Thu thập, xử ký thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo, điều hoàng của UBND và Chủ tịch UBND quận;

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND quận; theo dõi, đông đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấpphường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND quận;

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các banHĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phêduyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung củaHĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; đảm bảo việc thựchiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổđại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

HĐND trong hoạt động đối ngoại;

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơquan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp củaThường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND xây dựng báocáo công tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghịquyết; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND; giúpThường trực HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhânthực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củacông dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếpxúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự ánLuật; dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trựcHĐND Thành phố;

- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội vàbầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịchHĐND phường;

- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND cáccấp;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệcông tác với cơ quan Thành phố và quận, Thường trực Quận ủy, UBND,

UBMTTQ Việt Nam, Tòa án nhân dân Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan,

tổ chức, đoàn thể ở địa phương;

- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,

tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

- Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐNDthực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;

- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND Quận Long Biên:

- Bộ phận công nghệ thông tin, kỹ thuật: Gồm 5 đồng chí;

- Bộ phận Một cửa tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính: Gồm 9 đồng chí;

- Tổ tiếp Công dân: Gồm 7 đồng chí;

- Bộ phận bảo vệ: Gồm 6 đồng chí

Bản mô tả công việc của lãnh đạo và các vị trị khác trong văn phòng

a Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND quận Long Biên:

 Chánh Văn phòng HĐND&UBND

+ Lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của Văn phòngHĐND&UBNd quận theo chức năng, nhiệm vụ và Quy chế làm việc của UBNDquận đã được ban hành Chịu trách nhiệm trước UBND quận, Chủ tịch UBNDquận; Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND quận về hoạt động của Vănphòng HĐND&UBND quận Điều phối công tác của các Phó Văn phòng, các bộphận trực thuộc Văn phòng HĐND&UBND quận đảm bảo chất lượng hiệu quảcông tác của cán bộ, nhân viên Văn phòng;

+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ máy Văn phòng và xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm của lãnh đạo HĐND&UBNDquận;

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND quận trong chỉ đạo, điều hành chung

và truyền đạt, thể chế hóa ý kiến chỉ đạo thuộc lĩnh vực Chủ tịch phụ trách hoặckhi Chủ tịch có yêu cầu;

+ Thủ trưởng cơ quan, chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBNDquận;

+ Thừa lệnh UBND quận ký ban hành các văn bản hành chính thôngthường để đôn đốc các ngành, phòng ban chuẩn bị đề án, báo cáo trình HĐND,báo cáo UBND quận; thông báo ý kiến chỉ đạo của thường trực HĐND, UBNDquận tới các cấp, các ngành để thực hiện

công của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận; công tác tổng hợp, báo cáotình hình kinh tế - xã hội, thi chi ngân sách, đầu tư xây dựng cơ bản hàng tháng,quý, 6 tháng và năm;

+ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định, ý kiến chỉ đạo của Chủtịch, các Phó Chủ tịch HĐND, UBND quận;

+ Theo dọi, tổng hợp hoạt động Ban chỉ đạo 197

+ Thừa lệnh UBND quận ký các thông báo, các văn bản hành chính thôngthường để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của thường trực HĐND và Chủ tịch UBNDquận, các Phó Chủ tịch UBND quận khi được Chánh Văn phòng ủy nhiệm;

+ Theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng, xây dựng và phát hành lịchcông tác hàng tuần, hàng tháng

 Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND phụ trách Hành chính Quản trị

+ Phụ trách Bộ phạn hành chính quản trị, chịu trách nhiệm trước ChánhVăn phòng về hoạt động của bộ phận hành chính quản trị gồm: văn thư, tài vụ,phục vụ, tổ xe, tổ bảo vệ;

+ Lãnh đạo hoạt động của bộ phận văn thư: rà soát các văn bản của cácphòng, ban trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND; Chủ tịch, Phó Chủtịch UBND quận ký ban hành; chỉ đạo việc soạn thảo và phát hành giấy mời, ký

in, sao tài liệu, ký giấy mời, giấy giới thiệu

+ Chỉ đạo công tác lễ tân, khánh tiết, hậu cần và cơ sở vật chất phục vụcác cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của HĐND, UBND quận;

+ Phụ trách công tác lưu trữ của Văn phòng;

+ Phụ trách công tác kế toán của cơ quan HĐND và UBND quận

+ Thừa lệnh của UBND quận ký các thông báo, các văn bản hành chínhthông thường để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của thường trực HĐND và Chủ tịchUBND, các Phó Chủ tịch UBND quận khi được Chánh Văn phòng ủy nhiệm

 Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND phụ trách Công nghệ thông tin

+ Lãnh đạo điều hành bộ phận “Công nghệ thông tin” của quận; chỉ đạo

triển khai các nội dung công việc của bộ phận.

+ Chịu trách nhiệm triển khai chương trình ISO của quận và phường theo

sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng;

+ Theo dõi tổng hợp hoạt động của UBND quận trên lĩnh vực VH-XH;+ Thừa lệnh của UBND quận ký các thông báo, các văn bản hành chínhthông thường để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của thường trực HĐND và Chủ tịchUBND, các Phó Chủ tịch UBND quận khi được Chánh Văn phòng ủy nhiệm

 Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND phụ trách điều hành bộ

phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính”

+ Lãnh đạo và điều hành bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải

quyết thủ tục hành chính” của quận; Kiểm tra, giám sát hoạt động của Bộ phận

tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Quận và cácphường đảm bảo theo đúng quy định của UBND quận về giải quyết các hồ sơ

hành chính theo cơ chế “Một cửa”

+ Phụ trách tổ tiếp dân, tiếp nhận và phân loạt xửa ký đơn thư, tổng hợptiến độ giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận;

+ Theo dõi tổng hợp hoạt động của UBND quận trên lĩnh vực đơn thư, cảicách hành chính

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác của lãnh đạo HĐND, UBND quận vàChánh Văn phòng phân công

b Các bộ phận nghiệp vụ:

* Bộ phận tổng hợp: Nắm bắt thông tin, tình hình của các phòng, ban,

ngành của quận; UBND các phường theo lĩnh vực được phân công; tổng hợp,xây dựng báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm theo từng chuyên

đề, từng lĩnh vực được phân công

Chuyên viên, nhân viên tổng hợp thực hiện công tác tham mưu tổng hợpđối với các lĩnh vực được lãnh đạo Văn phòng phân công; đáp ứng yêu cầu chìđạo của Lãnh đạo UBND quận

*Bộ phận hành chính quản trị:

- Tổ văn thư, lưu trữ: Thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ, đánh

máy, nhân bản tài liệu, trực tổng đài UBND quận

+ Tổ trưởng Tổ văn thư, lưu trữ, phục vụ:

Trực tiếp phụ trách công tác văn thư, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Vănphòng về hoạt động của tổ; chịu trách nhiệm về công tác quản lý văn bản đi, đếntheo đúng quy định; công tác kiểm tra thể thức của các văn bản trước khi pháthành

Soạn thảo các giấy mời họp, hội nghị theo lịch, chương trình công tác củaHĐND, UBND quận đúng nội dung, thời gian, thành phần, địa điểm tổ chức càphát hành đảm bảo kịp thời, đúng địa chỉ người nhận; chịu trách nhiệm trực tiếpthông tin tới các thành phần dự họp khi cần thiết

Bảo quản con dấu theo đúng quy định tại nghị định số 62/CP ngày22/9/1993 của Chính phủ và thông tư số 05/TT-BNV ngày 06/6/2004 của BộNội Vụ

+ Nhân viên văn thư, lưu trữ:

(-) Tiếp nhận, giải quyết công văn đến theo đúng thủ tục quy định Đồng

thời, nghiên cứu kỹ nội dung văn bản và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBNDquận, Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi việc giải quyết công văn đến;

(-) Quản lý chặt chẽ các loại văn bản, tài liệu do cơ quan UBND quận

phát hành theo đúng trình tự quy định

(-) Làm nhiệm vụ đánh máy, in ấn các văn bản tài liệu do cơ quan ban

hành

(-) Tiếp nhận và phát hành các loại báo chí, tài liệu, giấy mời đến các

phòng, ban, đơn vị thuộc HĐND, UBND quận

(-) Tổ chức công tác lập hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công

tác lưu trữ của cơ quan

(-) Phục trách trực phòng lãnh đạo UBND quận

- Tổ tài vụ: Tham mưu giúp HĐND, UBND quận, Văn phòng HĐND&UBND

quận quản lý tài chính ngân sách theo phân cấp, các loại tài sản của HĐND,UBND quận phục vụ tốt yêu cầu nhiệm vụ Đồng thời hướng dẫn, kiếm tra cácphòng, ban việc thực hiện các chế độ, chính sách, quản lý tài chính ngân sách vàtài sản Quản lý, giám sát việc sử dụng tài sản của UBND quận tại các phòng,ban của UBND quận

- Tổ phục vụ, điên – nước:

+ Nhân viên tạp vụ:

(-) Phục vụ hội nghị và vệ sinh các phòng họp; phụ trách trực phònglãnh đạo HĐND, UBND quận và các phòng họp

(-) Giám sát toàn bộ công tác vệ sinh môi trường của cơ quan(-) Chịu trách nhiệm in sao văn bản, quản lý, vận hành máy photocopy của Văn phòng; quản lý việc sử dụng máy chiếu

+ Nhân viên điện, nước:

(-) Phối hợp với Thủ kho xây dựng kế hoạch mua sắm các vật dụng,trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động thường xuyên của cơ quan thuộclĩnh vực được phân công;

(-) Tham mưu công tác bảo dưỡng, bảo quản, sửa chữa các trangthiết bị làm việc, trang bị phòng, chống cháy, nổ và các cơ sở vật chất của cơquan liên quan (trừ trang thiết bị công nghệ thông tin);

(-) Tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả các trang thiết

bị điện, nước phục vụ cho hoạt động của cơ quan, kịp thời sửa chữa, khắc phụcnhững sự cố xảy ra

- Tổ xe: Quản lý tốt phương tiện, phục vụ kịp thời lãnh đạo đi công tác thường

xuyên cũng như đột xuất

Quá trình sử dụng phương tiện đảm bảo an toàn tuyệt đối, tiết kiệm nhiên liệu.Thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình trạng máy móc, kịp thời báo cáo, đề xuấtbiện pháp khắc phục với tổ trưởng và lãnh đạo Văn phòng khi phương tiện xảy

ra sự cố; đề xuất ý kiến với tổ trưởng về việc bảo dưỡng, sửa chữa xe định kỳ

*Bộ phận công nghệ thông tin, kỹ thuât:

+ Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, vận hành mạng công nghệ thông tindiện rộng của UBND Thành phố Hà Nội trong phạm vi UBND quận; triển khaiứng dụng công nghệ thông tin, chương trình ISO trong công tác quản lý Nhànước theo sự phân công trực tiếp của Chánh Văn phòng Tham mưu giúp lãnhđạo Văn phòng hướng dẫn các phòng, ban thuộc Cơ quan UBND quận vậnhành, duy trì kết nối, khai thác thông tin trên mạng thông tin diện rộng củaUBND Thành phố; đảm bảo cập nhật thông tin giữa UBND quận với Quận ủy,

Ủy ban MTTQ và các Đảng, đoàn thể của quận

+ Quản lý, duy trì mạng Internet trong cơ quan UBND quận Thườngxuyên theo dõi, thống kê tình trạng hoạt động của các trang thiết bị liên quanđến hoạt động CNTT của cơ quan; duy trì, bảo dưỡng, khắc phục, sửa chữa cácthiết bị, đề xuất thay thế

+ Phối hợp cùng bộ phận văn thư – lưu trữ in, nhận bản tài liệu, văn bảncủa Văn phòng theo quy định; chuyển những công văn có yêu cầu phải trực tiếp,bảo đảm tính bảo mất, kịp thời

* Bộ phận Một cửa tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính:

- Thực hiện nhiệm vụ theo phân công của Bộ phận Một cửa

*Tổ tiếp Công dân:

- Các thành viên: thuộc biên chế các phòng, ban do Tổ trưởng Tổ tiếp dân phân

công

- Chuyên trách tiếp dân:

+ Trực, tiếp dân hàng ngày và thứ ba hàng tuần theo quy định;

+ Tiếp nhận, phân loại xử lý đơn thư theo đúng quy định;

+ Tham mưu soạn thảo các văn bản;

+ Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư của các phòng, ban, ngành, đặc biệt

là các đơn thư giải quyết chậm, đơn thư có nhiều bức xúc, nhạy cảm;

+ Quản lý phòng làm việc, hệ thống máy vi tính, vận hành phần mềm

quản lý đơn thư, sổ sách, cơ sở vật chất của Tổ tiếp dân

+ Thực hiện theo dõi trực tiếp dân của các thành viên trong tổ Hàngtháng lập đề xuất UBND quận chế độ bồi dưỡng cho các thành viên theo quyđịnh và văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động của tổ

- Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tuyệt đối toàn bộ cơ sở vật chất của

cơ quan UBND quận hiện có, bố trí, sắp xếp phương tiện của cán bộ, công nhânviên và khách đến làm việc hợp lý Lập sổ theo dõi việc đưa xe ô tô ra vào cơquan Nếu để xảy ra hỏng, mất tài sản do thiếu tinh thần trách nhiệm, phải bồithường 100% và làm rõ trách nhiệm để xử lý kỷ luật;

- Lập và thực hiện nghiêm túc sổ theo dõi giao nhận ca trực

2 CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư – Lưu trữ

 Để thực hiện tốt công tác kiểm tra, xử lý và rà soát hệ thống hoá văn bảnquản lý, trong thời gian qua, UBND quận Long Biên đã ban hành nhiều cơ chếchính sách, cũng như bố trí về kinh phí; tổ chức, biên chế; xây dựng cơ sở dữliệu kiểm tra văn bản và hướng dẫn, phổ biến, triển khai tập huấn nghiệp vụ chocán bộ, công chức làm công tác kiểm tra, xử lý và rà soát, hệ thống hoá văn bảnquản lý của cơ quan

 Thường xuyên kiểm tra công vụ đột xuất, rà soát hệ thống hóa văn bản

đi, đến và môi trường làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan

2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm,

kế hoạch tháng, lịch công tác tuần)

Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếunhằm đảm bảo hoạt động của UBND quận và các phòng, đơn vị, cơ sở cóhiệu quả Chương trình công tác thường kỳ đó là các định hướng và các biệnpháp nhằm thực hiện mục đích đặt ra, đó là định hướng công tác, xác định rõtrọng tâm, mục tiêu, những nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thựchiện Chương trình công tác đảm bảo cho lãnh đạo điều hành hoạt động đượcthống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo, phát huyđược trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

- Chương trình công tác năm: Gồm những nhiệm vụ, giải pháp trên các lĩnhvực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, kếhoạch thuộc phạm vi quyết định của UBND quận

Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau và gửi lại các

cơ quan liên quan tham gia ý kiến;

Sau (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình côngtác năm sau của UBND, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửilại Văn phòng hoàn chỉnh, trình lãnh đạo xem xét và trình vào phiên họpthường kỳ cuối năm;

- Chương trình công tác quý: Là cụ thể của chương trình công tác năm,được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điềuchỉnh cần giải quyết trong quý

Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau và trình lãnhđạo cơ quan;

- Chương trình công tác tháng: Là cụ thể của chương trình công tác quý,được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ

sung, điều chỉnh trong tháng;

Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND, căn cứ vào tiến độchuẩn bị các đế án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, nhữngvấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công táctháng sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng UBND;

Văn phòng tổng hợp chương trình công tác hàng tháng, chương trình côngtác tháng

Văn phòng trình lãnh đạo cơ quan duyệt chương trình công tác tháng sau

và gửi lại các cơ quan trực thuộc biết, thực hiện

- Chương trình công tác tuần: Bao gồm các hoạt động của Chủ tịch và cácPhó Chủ tịch theo thừng ngày trong tuần

Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan,Văn phòng xây dựng chương trình công tác tuần,và thông báo cho các tổchức, cá nhân liên quan được biết, thực hiện

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc lãnh đạo cơ quan để giải quyếtcông việc trong tuần phải đăng ký với Chánh Văn phòng UBND Quận

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:

2.3.1 Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí:

UBND quận Long Biên có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình

Chủ tịch UBND Quận thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND.Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay(KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền ký một số giấy tờ: (VDgiấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường) và một số giấy tờ thừa lệnh của Chủtịch giao

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền.Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp chovăn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cánhân liên quan đến văn bản.

Lãnh đạo UBND quận Long Biên làm việc theo quy chế của UBND đó làlàm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao tráchnhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch,

Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính, mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực mình đượcphân công

* Nhược điểm:

- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bảnnhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạngchồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việctruy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc kýban hành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một sốvăn bản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nênmột số bản chưa được ban hành kịp thời

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫnđến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa đúng,chưa chuẩn

2.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Nhìn chung các văn bản UBND ban hành có đầy đủ 9 thành phần cơ bản,các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Các văn bảncủa UBND soạn thảo và ban hành luôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện

hành để soạn thảo Tất cả các văn bản của cơ quan sau khi soạn thảo đều đượckiểm tra kỹ về thể thức và nội dung.

Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định củaHiến pháp và Pháp luật

Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bảncòn chậm, mất thời gian

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí:

Văn bản là phương tiện ghi chép, truyền đạt thông tin bằng tín hiệu ngônngữ giữa các tổ chức, cơ quan, cá nhân với nhau nhằm thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết công việc Do vậy, công tác soạnthảo và ban hành văn bản luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trongquản lý nhà nước nói riêng và trong các thủ tục hành chính nói chung

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND gồm: Chuẩn bị bản thảo văn bản,duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản

* Sơ bộ xác định vấn đề:

+ Mục đích ban hành văn bản

+ Thời gian ban hành văn bản

+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Đối tượng giải quyết trong văn bản

+ Hậu quả tác động của văn bản

- Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc( yêu cầu của vấn đềcần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)

+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết vănbản

- Nội dung xác định:

+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Xác định thời gian ra văn bản

* Xác định tên loại văn bản

Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của vănbản cần được soạn thảo để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọnđược loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền banhành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việcchọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết côngviệc đạt hiệu quả, đúng mục đích

- Căn cứ để xác định tên loại văn bản:

+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan

+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản

- Nội dung công việc:

+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loạivăn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng

+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.

* Thu thập thông tin

- Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tinnguyên tác và thông tin thức tế

+ Cơ sở thu thập: Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đíchgiải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản

+ Nội dung công việc: Dựa vào thông tin thu thập được do vậy đòi hỏithong tin thu thập được phải nhiều và chính xác Có như vậy thì văn bản banhành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra

- Phương pháp viết văn bản: Viết bằng tay và đánh máy vi tính

Bước 2: Duyệt văn bản

Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ banhành

Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối

để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soátlại văn bản, trình ký và phát hành văn bản

Bước 3: Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.

- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng

có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp

- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kếtquả, chỉ thị, kế hoạch

- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào cácvăn bản trên

Nhận xét chung: Nhìn chung UBND quận Long Biên đã thực hiện đúng

quy định của Nhà nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành

2.4 Về quy trình quản lý và giải quyết văn bản:

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến

a Văn bản đi: (Phụ lục 3)

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

⃰ Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý

- Ngày, tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyểngiao văn bản đến các đối tượng có liên quan

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

⃰ Làm thủ tục phát hành văn bản

⃰ Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

Bước 5: Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Nhữngvăn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Đánh giá chung : Việc quản lý văn bản đi của UBND quận Long Biên rất

rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn bí mật văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nộidung song số lượng văn bản đi ban hành còn ít Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng,sạch sẽ, dễ hiểu

b Văn bản đến: (Phụ lục 4)

Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

⃰ Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, phải kiểm tra sơ bộ

về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với vănbản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

⃰ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh ngườinhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân