Thảo luận nhóm môn quản trị học : Lotteria Việt Nam

I.Lý thuyết21.Khái niệm mục đích – vai trò :2a.Khái niệm :2b.Vai trò:2c.Mục đích3d.Các nguyên tắc kiểm soát:32.Các loại kiểm soát :3a.Theo thời gian tiến hành kiểm soát3b.Theo tần suất các cuộc kiểm tra4c.Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát4d.Theo đối tượng kiểm soát53.Quy trình kiểm soát :5a.Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát :5b.Đo lường kết quả hoạt động :7c.So sánh với tiêu chuẩn kiếm soát :8d.Tiến hành điều chỉnh :9II.Giới thiêu doanh nghiệp : Lotteria Việt Nam101.Lịch sử hình thành và phát triển :102.Thành tựu đạt được :12III.Giải quyết vấn đề :131.Chức năng kiểm soát con người :132.Chức năng kiểm soát theo thời gian :17Bảng : Đánh giá việc thảo luận nhóm của từng cá nhân 19 I.Lý thuyết21.Khái niệm mục đích – vai trò :2a.Khái niệm :2b.Vai trò:2c.Mục đích3d.Các nguyên tắc kiểm soát:32.Các loại kiểm soát :3a.Theo thời gian tiến hành kiểm soát3b.Theo tần suất các cuộc kiểm tra4c.Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát4d.Theo đối tượng kiểm soát53.Quy trình kiểm soát :5a.Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát :5b.Đo lường kết quả hoạt động :7c.So sánh với tiêu chuẩn kiếm soát :8d.Tiến hành điều chỉnh :9II.Giới thiêu doanh nghiệp : Lotteria Việt Nam101.Lịch sử hình thành và phát triển :102.Thành tựu đạt được :12III.Giải quyết vấn đề :131.Chức năng kiểm soát con người :132.Chức năng kiểm soát theo thời gian :17Bảng : Đánh giá việc thảo luận nhóm của từng cá nhân 19

I Lý thuyết 2

1 Khái niệm - mục đích – vai trò : 2

a Khái niệm : 2

b Vai trò: 2

c Mục đích 3

d Các nguyên tắc kiểm soát: 3

2 Các loại kiểm soát : 3

a Theo thời gian tiến hành kiểm soát 3

b Theo tần suất các cuộc kiểm tra 4

c Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát 4

d Theo đối tượng kiểm soát 5

3 Quy trình kiểm soát : 5

a Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát : 5

b Đo lường kết quả hoạt động : 7

c So sánh với tiêu chuẩn kiếm soát : 8

d Tiến hành điều chỉnh : 9

II Giới thiêu doanh nghiệp : Lotteria Việt Nam 10

1 Lịch sử hình thành và phát triển : 10

2 Thành tựu đạt được : 12

III Giải quyết vấn đề : 13

1 Chức năng kiểm soát con người : 13

2 Chức năng kiểm soát theo thời gian : 17

Bảng : Đánh giá việc thảo luận nhóm của từng cá nhân 19

I LÝ THUYẾT

1 Khái niệm - mục đích – vai trò :

a Khái niệm :

 Chức năng kiểm soát là tiến trình gồm các hoạt động giám sát để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch

 Tất cả các nhà quản trị đều phải có trách nhiệm trong quá trình kiểm soát

 Đánh giá hoạt động đã hoàn thành so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó

 Có 2 tầng kiểm soát trong doanh nghiệp:

 Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty

 Kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động trong phạm vi của người quản lý

 Đại hội đồng cổ đông, cơ quan quyền lực cao nhất là những người đề

ra ban kiểm soát ( ban kiểm soát này được đại hội đồng cổ đông lập

ra có nhiệm vụ kiểm soát tất cả những hoạt động của hội đồng quản trị )

 kiểm toán viên nội bộ có 3 nhiệm vụ: kiểm soát việc tuân thủ, kiểm soát tài chính, kiểm soát hoạt động

b Vai trò:

 Kiểm soát nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện

 Dự đoán được chiều hướng hoạt động của từng bộ phận hay của toàn

bộ hệ thống

 Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót để có những điều chỉnh kịp thời

 Đáp ứng yêu cầu báo cáo cụ thể của những nhà quản trị cấp cao nhằm đối chiếu với những mục tiêu đã đề ra

 Là những căn cứ để nhà quản trị đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác nhằm giảm mức tổn thất và đem lại hiệu quả cao nhất

c Mục đích

 Đánh giá hoạt động đã hoàn thành so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó

d Các nguyên tắc kiểm soát:

 Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả: thường được hiểu rất đơn giản trên lý thuyết nhưng lại khó trong thực hành, trên thực tế những kết quả thu được do việc kiểm soát lại không tương xứng và thường làm mất thời gian cũng như công sức của các nhà quản trị

 Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng: nếu không làm đúng điều này kiếm soát trong một phạm vi quá rộng hoặc không đúng thời điểm sẽ gây lãng phí về thời gian và tiền bạc cũng như tình cảm trong công việc

 Công khai chính xác hiện thực khách quan: là vấn đề quan trọng vì nếu như sai lệch trong kiểm soát sẽ có những đánh giá không đúng mực về đối tượng kiểm soát dẫn đến những tổn thất đôi khi rất lớn và nghiêm trọng

 Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lí: phải được điều chỉnh linh hoạt cho hợp lí cả về thời gian, phạm vi, nội dung để có những điêu chỉnh phù hợp nhất cho công việc kiểm soát

2 Các loại kiểm soát :

a Theo thời gian tiến hành kiểm soát

 Kiểm soát trước (tiền kiểm): là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở việc thực hiện công việc Loại kiểm soát này tập trung vào việc phòng ngừa có những sai lệch về chất lượng của các nguồn lực được

sử dụng trong tổ chức Chẳng hạn: Nhân viên phải có đủ thể lực và trí lực để hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao; vật tư phải đáp ứng được trình độ chất lượng được chấp nhận; nguồn tìa chính phải được đảm bảo đủ số lượng và đúng thời hạn Với lợi kiểm soát này,

người ta luôn cố gắng dự báo tiến trình để có thể điều chỉnh các nhân

tố tác động đến kết quả trước khi quá muộn

 Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện, và để đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc đều đang diễn ra hướng đến mục tiêu Việc kiểm tra trong công việc được thực thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát cảu nhà quản trị Thông qua việc quan sát trực tiếp, tại chỗ, nhà quản trị sẽ xác định được việc làm của những người khác có diễn ra theo đúng những chính sách và thủ tục đã quy định hay không Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các hoạt động

 Kiểm soát sau (hậu kiểm):là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra Với kiểu kiểm soát này người ta mong muốn xác định rõ thực trạng và rút

ra những bài học kinh nghiệm cho phép cải tiến những hoạt động trong tương lai (lấy kết quả lịch sử để chỉ đạo những hoạt động tương lai) Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh ở đây là các kết quả

b Theo tần suất các cuộc kiểm tra

 Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát

 Kiểm soát đinh kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã được dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định

 Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch

c Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát

 Kiểm soát toàn bộ: Là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung

 Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp

 Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức

d Theo đối tượng kiểm soát

 Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá được thực trạng cảu nhà xưởng, máy móc, thiết bị…

 Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thỏa mãn với công việc…

 Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức

 Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ…

3 Quy trình kiểm soát :

(sơ đồ minh họa)

a Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát :

Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó

có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của họa động

Khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát, cần thực hiện các quy tắc sau đây :

- tiêu chuẩn và mục tiêu : tiêu chuẩn là các yếu tố quy chiếu, tức là các yếu tố dùng làm cơ sở khi so sánh với kết quả mong muốn Có thể thấy, một mặt số lượng các yếu tố cần tính đến khá nhiều, mặt khác tính chất các yếu tố ấy thường khác nhau, có yếu tố định tính,

có yếu tố định lượng và bắt buộc ta phải lựa chọn Vấn đề được đặt

ra là : cần lựa chọn các yếu tố như thế nào và làm sao để chọn ra các yếu tố đó

 các tiêu chuẩn được chọn tùy thuộc vào những kết quả mà ta muốn có, tức là tùy thuộc vào những mục tiêu đã định

 Không thể chỉ chủ trọng một trong những mục tiêu riêng biệt nào mà phải chú ý tất cả những gì có thể góp phần tạo ra mục tiêu ấy

- tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên : đặc điểm của một hệ thống kiểm soát tốt là định hướng của nó về những sự kiện tương lai Tiêu chuẩn phải được lựa chọn thế nào để đặc biệt lưu tâm đến các giai đoạn đầu của tiến trình chứ không phải chú ý đến giai đoạn cuối

- tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp : không nên có quá nhiều tiêu chuẩn bởi có quá nhiều thông tin sẽ làm cho sự chú ý của người quản lý bị phân tán mà dễ rời xa những yếu tố quan trọng nhất, mà vấn đề cốt yếu là chọn trong tất cả các yếu tố những tiêu chuẩn có liên quan đến hướng biểu thị toàn bộ tổ chức

- tiêu chuẩn và trách nhiệm : phải xác định được quan hệ giữ tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm về tác nghiệp được kiểm soát Trong trường hợp cùng 1 tác nghiệp do nhiều người tác nghiệp thì phải định ra cho mỗi giai đoạn và do đó cho mỗi người phụ trách một tiêu chuẩn riêng

- xác định mức chuẩn : sau khi xác định tiêu chuẩn, vấn đề là định mức các tiêu chuẩn đó Mức chuẩn thực hiện cái người ta muốn thực hiện Tuy nhiên, mức chuẩn không được trở thành quá cứng nhắc, trái lại cần phải chấp nhận một quyền tự do hành động nào đó

để có thể tính những điều kiện thay đổi mà một tác nghiệp phải chịu

- sử dụng các tiêu chuẩn định tính : trong một số trường hợp, cần bổ sung cho việc theo dõi tiêu chuẩn bằng những yếu tố đinh tính cho phép cân đối kết quả quan sát Tuy nhiên việc sử dụng các yếu tố định tính khó khăn và cần sự thận trọng hơn vì nó có thể gây tranh

luận hay có ý kiến trái ngược Vậy nên người ta có xu hướng xem nhẹ yếu tố định tính

b Đo lường kết quả hoạt động :

Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được xác định ở bước 1, tiến hành đo hoặc lường trước nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định

 Yêu cầu đối với đo lường kết quả :

- Hữu ích : sự đo lường phải cho phép nhà quản trị tiến hành đánh giá kết quả và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp.Muốn vậy nó phải được tổ chức đơn giản và thích hợp với điều kiện , nhiệm vụ

và yêu cầu của những người có liên quan

- Có độ tin cậy cao : mọi sự đo lường, khi được thực hiện bằng những biện pháp khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì đó không phải là sự đo lường tốt Nếu việc đo lường không đảm bảo

độ tin cậy thì không được sử dụng nó trong việc kiểm soát

- Không lạc hậu : một cách đo lường có thể sử dụng phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời Nếu sử dụng những thông tin lỗi thời,

có thể dẫn đến những hậu quả tai hại

- Tiết kiệm : cần chú ý đến yếu tố chi phí trong đo lường, tìm ra điểm dừng phù hợp trong khoảng cách giữa đo lường quá nhiều và quá ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích cuả tổ chức và chi phí để có nó

 Các phương pháp đo lường kết quả :

- Quan sát các dữ kiện : phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện Tuy nhiên không được bỏ quên những dữ kiện định tính

vì chúng tuy khó đo lường nhưng lại thường cung cấp những thông tin lí thú, bất ngờ và rất có ý nghĩa đối với công việc đang kiểm soát

- Sử dụng các dấu hiệu báo trước : phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc hay những trục trặc của đối tượng kiểm soát Sự trục trặc mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, vì vậy cần phân tích từng trường hợp cụ thể

- Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp

từ đối tượng kiểm soát

Phương pháp này có 3 lợi thế cơ bản :

 Cho phép nhanh chóng nắm bắt tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng

 Cho phép có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc đang kiểm soát

 Cho phép kiểm tra lại chính hệ thống kiểm soát bằng cách so sánh những nhận xét của mình và kết quả thu được từ kiểm soát bằng hệ thống

Tuy nhiên phương pháp này lại có 2 nhược điểm cơ bản là công việc kiểm soát có nguy cơ trở nên quá nặng và chi phí kiểm soát có thể tăng lên rất nhiều

- Dự báo : phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc

- Điều tra : phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan

c So sánh với tiêu chuẩn kiếm soát :

Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quá hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữ kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó Sau đó tiến hành thông báo kết quả kiểm soát :

- Đối tượng thông báo :

 Các nhà quản trị cấp trên có liên quan : là những người thực

sự có quyền quyết định đối với các công việc đang được kiểm soát và chính họ có quyền quyết định việc tiến hành các hoạt động điều chỉnh một cách nhanh chóng và thích hợp

 Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan : trước hết là cơ quan có nhiệm vụ hoạch định, sau đó là các cơ quan tác nghiệp

mà hoạt động của nó có liên quan đến các kết quả đo lường được

 Đối tượng bị kiểm soát

- Nội dung thông báo :

 Kết quả kiểm soát : bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc… kèm theo đó là các nhận định, đánh giá

 Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng

 Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn

- Yêu cầu khi thông báo :

 Phải kịp thời

 Phải đầy đủ

 Phải chính xác

 Phải đúng đối tượng

d Tiến hành điều chỉnh :

Sau đo lường và so sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát, trong trường hợp cần thiết phải xúc tiến các hành động điều chỉnh để khôi phục, củng

cố sự thống nhất giữ mục tiêu và tiến trình thực hiện

 Các hoạt động điều chỉnh :

- điều chỉnh mục tiêu dự kiến : nếu quá trình kiếm soát phát hiện ra vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế

- điều chỉnh chương trình hành động : kết quả kiểm soát có thể cho thấy một số công việc có thể làm nhanh hơn, một số khác đòi hỏi thêm thời gian, cũng có thể thay đổi trình tự các công việc

- tiến hành những hành động dự phòng : nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau

- Không hành động gì cả : đối tượng kiểm soát là một hệ thống có khả năng tự điều chỉnh Do vậy trong một số trường hợp, vấn đề xuất hiện rồi tự nó mất đi Cần phải bình tĩnh, kiên trì, tránh nôn nóng Điều quan trọng nhất là phải nhận biết chính xác lúc nào, ở trường hợp nào thì phải áp dụng biện pháp này

 Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh :

- phải nhanh chóng kịp thời : nếu không hiệu quả của hành động điều chỉnh sẽ giảm, thậm chí trở thành lỗi thời

- điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp : nếu áp dụng biện pháp quá mạnh mẽ, hoặc thô bạo có thể tạo ra những sai biệt mới theo chiều ngược lại Ngược lại nếu không đủ liều lượng sẽ không tạo ra được những thay đổi cần thiết của đối tượng

- điều chỉnh phải hướng tới kết quả : tất nhiên hành động điều chỉnh phải góp phần đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đặt ra với kết quả mong muốn, thậm chí tốt hơn

II GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP : Lotteria Việt Nam

1 Lịch sử hình thành và phát triển :

 Lotteria toàn cầu

Lotteria là nhà hàng thức ăn nhanh mang phong cách Hàn Quốc rất được

ưa thích tại thị trường Việt Nam Thương hiệu mang đến những món ăn ngon, hấp dẫn và đậm đà trong một không gian đẹp mắt, ấm cúng Lotteria là một nhãn hiệu thức ăn nhanh xuất phát từ Nhật Bản, được đặt theo tên của công ty mẹ -Lotte (Hàn Quốc) Năm 1972 nhà hàng -Lotteria đầu tiên được mở tại Nhật Tháng 10/1979, nhà hàng Lotteria đầu tiên tại Hàn Quốc cũng được khai trương

và nhanh chóng thu hút được nhiều khách hàng bởi nhờ vào sự trình làng thức

ăn nhanh kiểu Hàn như bánh kẹp kimchi Nhờ vào chiến lược Marketing hiệu quả trong quá trình kinh doanh của Công ty TNHH Lotteria, năm 2002 Lotteria

đã được nhận giải nhất về Thương hiệu Marketing của Hiệp hội Marketing Hàn Quốc Bên cạnh việc quản lý chuỗi hệ thống cửa hàng thức ăn nhanh, Công ty TNHH Lotteria còn quản lý chuỗi các sản phẩm như café, bánh Chocopie Lotte, chewing gum Xylitol…

 Lotteria Việt Nam

Công ty TNHH Lotteria mở cửa hàng tại Việt Nam đầu tiên ở khách sạn Rex năm 1998 Sau nhiều năm liên tục mở rộng kinh doanh tính đến nay công ty

đã mở tại khu vực phía Bắc, bao gồm Hà Nội 60 cửa hàng Lotteria, khu vực miền Trung bao gồm Đà Nẵng, Huế 9 cửa hàng và khu vực miền Nam bao gồm

Tp Hồ Chí Minh 131 cửa hàng

 10 - 1970Thành lập Công Ty TNHH Lotteria

 10 - 1979 Khai trương cửa hàng thức ăn nhanh đầu tiên tại Hàn Quốc

 07 - 1982 Khai trương các nhà hàng ở Daegu và Daejeon

 10 - 1986 Đăng ký thành lập tập đoàn đầu tư hoạt động ở nước ngoài

 1990

 03 - 1992 Cửa hàng Lotteria thứ 100 mở tại Taehak-ro, Seoul