1.1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 1.1.1 Sự ra đời Thành phố Thái Nguyên là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, y tế, du lịch, dịch vụ cuả tỉnhThái Nguyên và vùng trung du miền núi Bắc bộ. Là một trong ba trung tâm đào tạo giáo dục lớn của cả nước, là đầu mối giao thông quan trọng nối các tỉnh phía Bắc với các tỉnh Đồng bằng Bắc bộ.Thành phố đến nay đã trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành. Năm 2010 thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ quyết định đô thị loai 1. Với vị trí và đặc điểm trên, cùng với sự quan tâm của TW, của Tỉnh và các ngành cũng là điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý, lãnh đạo và thực hiện nhiệm vụ phát triển thành phố Thái Nguyên. Trong những năm qua quá trình đô thị hóa thành phố phát triển, công trình hạ tầng kỹ thuật ngày càng được xây dựng hoàn thiện đồng bộ, yêu cầu dịch vụ công ích ngày càng cao . Chính vì vậy công tác dịch vụ công ích đô thị thành phố đã được cấp ủy Đảng, chính quyền thành phố quan tâm và chính thức xây đựng đề án thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên. Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên được thành lập theo Quyết định số 3378QĐ UBND ngày 30122011 của UNBN tỉnh Thái Nguyên trên cơ sở Đề án số 17ĐA UBND ngày 24112011 của UBND thành phố Thái Nguyên về việc thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên. Trụ sở của Ban được đặt tại Khối cơ quan sự nghiệp của thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên. 1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên là đơn vị sự nghiệp đô thị, có chức năng thực hiện nhiệm vụ công ích bằng nguồn ngân sách nhà nước ( nguồn vốn sự nghiệp đô thị ) chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về quản lý chất lượng, diện tích, khối lượng, tiến độ thực hiện các dịch vụ công ích đô thị, quyét thu gom giác đường phố, duy trì vệ sinh đường phố, duy trì hệ thống chăm sóc cây xanh thành phố, hệ thống điện chiếu sãng công cộng, nạo vét khơi thông cống rãnh, duy tu bảo dưỡng hệ thống đường giao thông, các công trình như Nghĩa trang, Đài tưởng niệm, công viên, các công trình công cộng khác, vệ sinh môt trường….do UBND thành phố giao.
Trang 1MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B.PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCÔNG ÍCH ĐÔ THỊ TP THÁI NGUYÊN 3
1.1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 3
1.1.1 Sự ra đời 3
1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên.4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên 4
1.2 Cơ cấu tổ chức 5
CHƯƠNG 2 THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CÔNG ÍCH ĐÔ THỊ TP THÁI NGUYÊN 7
2.1 Thực tiễn công tác văn thư 7
2.1.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 7
2.1.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 8
2.1.3 Nội dung công tác văn thư 8
2.2.Thực tiễn công tác Lưu trữ 16
2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm lưu trữ 16
2.2.2 Tình hình quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ 16
2.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 17
C.PHẦN KẾT LUẬN 19
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 19
3.1.Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 19
3.1.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản 19
3.1.2 Về công tác quản lý văn bản đi 19
Trang 23.1.3 Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 20
3.1.4 Về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20
3.2.Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 20
3.2.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản 20
3.2.2 Về công tác quản lý văn bản đi 21
3.2.3.Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 21
3.2.4.Về công tác lập hồ sơ 21
3.2.5 Về công tác tổ chức cán bộ 22
3.3 Các kiến nghị 22
3.3.1 Đối với Chính phủ 22
3.3.2 Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên 23
3.3.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23
LỜI CẢM ƠN 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
D PHỤ LỤC
Trang 37 ĐVBQ Đơn vị bảo quản
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ranhư một nhu cầu tất yếu Trong việc trao đổi thông tin, con người có nhiềuphương tiện và cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phươngtiện quan trọng nhất và nó không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhànước Nó là cơ sở pháp lý, là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ đểtruy cứu trách nhiệm, để giải quyết các công việc… Chính vì vậy có thể khẳngđịnh: Công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản
lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng Làm tốt công táccông văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanhchóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủchương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctế”, sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinhviên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổchức kiến tập kéo dài 04 tuần cho sinh viên từ ngày 20/4/2015 đến ngày22/5/2015 Đợt kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏikiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Ban quản lý dịchcông ích đô thị thành phố Thái Nguyên , em đã có đợt kiến tập đúng quy định vềthời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương kiến tập đã đềra
Thời gian thực tập tại Ban quản lý dịch công ích đô thị Tp Thái Nguyên
em đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác
Trang 5Văn thư – Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụ Văn thư– Lưu trữ của cơ quan Toàn bộ những công việc đó đã được em khái quát trongbản Báo cáo này.
Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác vănthư lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưutrữ đối với sự phát triển của đất nước; thấy được những bất cập trong công tácnày ở Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên nói riêng vàcác cơ quan nhà nước nói chung Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ban Quản lý dịch vụ công ích Tp TháiNguyên; các cô, chú, anh, chị trong cơ quan đã giúp đỡ và tạo điều kiện để emhoàn thành đợt kiến tập này
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 6B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCÔNG ÍCH ĐÔ THỊ
vị trí và đặc điểm trên, cùng với sự quan tâm của TW, của Tỉnh và các ngànhcũng là điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý, lãnh đạo và thực hiện nhiệm
vụ phát triển thành phố Thái Nguyên
Trang 7Trong những năm qua quá trình đô thị hóa thành phố phát triển, côngtrình hạ tầng kỹ thuật ngày càng được xây dựng hoàn thiện đồng bộ, yêu cầudịch vụ công ích ngày càng cao Chính vì vậy công tác dịch vụ công ích đô thịthành phố đã được cấp ủy Đảng, chính quyền thành phố quan tâm và chính thứcxây đựng đề án thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố TháiNguyên.
Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên được thànhlập theo Quyết định số 3378/QĐ- UBND ngày 30/12/2011 của UNBN tỉnh TháiNguyên trên cơ sở Đề án số 17ĐA- UBND ngày 24/11/2011 của UBND thànhphố Thái Nguyên về việc thành lập Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp TháiNguyên
Trụ sở của Ban được đặt tại Khối cơ quan sự nghiệp của thành phố TháiNguyên, tỉnh Thái Nguyên
1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên
Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên là đơn vị sự
nghiệp đô thị, có chức năng thực hiện nhiệm vụ công ích bằng nguồn ngân sáchnhà nước ( nguồn vốn sự nghiệp đô thị ) chịu trách nhiệm trước UBND thànhphố về quản lý chất lượng, diện tích, khối lượng, tiến độ thực hiện các dịch vụcông ích đô thị, quyét thu gom giác đường phố, duy trì vệ sinh đường phố, duytrì hệ thống chăm sóc cây xanh thành phố, hệ thống điện chiếu sãng công cộng,nạo vét khơi thông cống rãnh, duy tu bảo dưỡng hệ thống đường giao thông, cáccông trình như Nghĩa trang, Đài tưởng niệm, công viên, các công trình côngcộng khác, vệ sinh môt trường….do UBND thành phố giao
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên
Quản lý khối lượng, chất lượng việc thực hiện các dịch vụ công ích đô thịtrên địa bàn do UBND thành phố giao
Lập hồ sơ mời thầu hoặc chỉ định thầu các công tác dịch vụ công ích đôthị trên địa bàn đúng theo quy định
Ký hợp đồng với các đơn vị ,tổ chức, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ
Trang 8công ích, thực hiện, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của các đơn
Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được thànhphốgiao Quản lý viên chức, người lao động và tài chính, tài sản thuộc Ban theoquy định cuả pháp luật
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND thành phố giao
1.2 Cơ cấu tổ chức
Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị thành phố Thái Nguyên là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc UBND thành phố, do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ chiphí hoạt động, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tạiKho bạc nhà nước và các tổ chức tín dụng đẻ hoạt động theo quy định của phápluật
* Lãnh đạo ban gồm 02 người Trưởng ban và Phó ban
Trưởng ban: Phụ trách điều hành chung và chịu trách nhiệm trước Chủtịch UBND thành phố về mọi hoạt đông thực hiện nhiệm vụ được giao
Phó ban : Có trách nhiệm giúp Trưởng ban và chịu trách nhiệm thực hiệncác nhiệm vụ được phân công và thay mặt cho Trưởng ban giải quyết công việctrong phạm vi được giao khi trưởng ban đi vắng hoặc ủy quyền
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng ban và Phó ban do UBND Thành phố
bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định
*Các bộ phận chuyên môn: Gồm 06 cán bộ thực hiện nhiệm vụ
- 02 cán bộ làm công tác giám sát, nghiệm thu khối lượng sản phẩm dịch
vụ vệ sinh môi trường
- 01 cán bộ giám sát nghiệm thu khối lượng duy tu, bảo dưỡng cải tạonâng cấp hê thống đường nội thị
Trang 9- 01 cán bộ giám sát, nghiệm thu duy trì, hệ thống thoát nước đô thị
- 01 cán bộ làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống đèn điên chiếusáng
- 01 cán bộ làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống công viên câyxanh và bảo vệ công trình công cộng
* Bộ phận Hành chính- tổng hợp: Gồm 02 cán bộ
- 01 cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch; thanh quyết toán hợp đồng
và kiêm kế toán đơn vị
- 01 cán bộ làm công tác công tác văn thư, kiêm thủ quỹ
Trang 10CHƯƠNG 2 THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CÔNG ÍCH ĐÔ THỊ TP THÁI NGUYÊN
( Cán bộ văn thư Hà Hạnh Hường đang kiểm tra thể thức văn bản ) 2.1 Thực tiễn công tác văn thư
* Khái niệm về công tác văn thư
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 quiđịnh : Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo,ban hành văn bản,quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan ,tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
2.1.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
a Về tổ chức công tác văn thư
Ban Quản lý dịch vụ công ích đã áp dụng hình thức tổ chức công tác vănthư tổng hợp Toàn bộ các công đoạn và thao thác nghiệp vụ về xử lý văn bảnđược thực hiện tại bộ phận văn thư
Trong những năm qua Ban quản lý dịch vụ công ích đã luôn quan tâm, chútrọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tác văn thư.Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiện nộidung công tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết công việc nhanhchóng, chính xác
Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính, máy
Trang 11fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệuquan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản
lý văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật vàkhoa học
b Về cán bộ làm công tác văn thư
Công tác Văn thư của Ban Quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã tốt nghiệp bậc trường Cao đẳng Vănthư Lưu trữ (nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác vàtrách nhiệm được giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả
2.1.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
* Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
- Công tác văn thư của Ban Quản lý dịch vụ công ích được thực hiện theođúng quy định chung của nhà nước:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định về công tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của ChínhPhủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chínhphủ quy định về công tác văn thư
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến
2.1.3 Nội dung công tác văn thư
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý,
Trang 12chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày của Ban quản lýdịch vụ công ích nên hiện nay Ban quản lý đã và đang thực hiện triển khai cácnội dung của công tác văn thư trong toàn cơ quan.
Công tác văn thư của Ban quản lý dịch vụ công ích đo thị thành phố TháiNguyên được thực hiện gồm các nội dung sau:
a Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Việc ban hành văn bản của Ban dịch vụ công ích thực hiện theoThông tư
số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thẩm quyền ban hành văn bản BQL dịch vụ công ích đô thị Tp TháiNguyên bao gồm các loại văn bản sau: Công văn , Tờ trình, Báo cáo, Quyếtđịnh…
Trong quá trình ban hành văn bản, Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị TpThái Ngyên luôn tuân thủ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước về thẩmquyền ban hành và thể loại văn bản, từ đó làm tốt công tác lãnh đạo, quản lý củamình
Tại Ban quản lý dịch vụ công ích công tác xây dựng văn bản được giaocho cán bộ chuyên môn Các văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo đều thựchiện theo đúng những quy định của Nhà nước
b Quản lý văn bản đi
Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái nguyên đã áp dụng và thựchiện các bước tổ chức quản lý văn bản đi theo đúng Công văn số 425/VTLTNNngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý,giải quyết văn bản đi, đến
* Nội dung của công tác tổ chức quản lý văn bản đi của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên bao gồm:
- Kiểm tra thể thức văn bản
Qua khảo sát thực tế tại Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái nguyên emthấy thể thức của văn bản được trình bày đúng heo quy định của nhà nước Thể thứcvăn bản là yếu tố thông tin quan trọng thể hiện ở một văn bản theo qui định của cơ
Trang 13quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ được trình bày phía trên cùng góc phải của văn bản: Dòng thứ
nhất “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” in hoa, cỡ chữ 12 đến
Thái Nguyên, ngày 02 tháng 5 năm 2015
loại và trích yếu nội dụng được trình bày dưới ngày tháng năm và ở khoảng giữa củavăn bản, tên loại viết in hoa ; cỡ cữ 14 nét đậm ;
DỰ TOÁN THU CHI NGÂN SÁCH
Trang 14+ Nơi nhận là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản vớimục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu Nơi nhậnđược trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên loại
và trích yếu nội dung văn bản”
+ Đối với công văn phần nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kínhgửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản và còn đượcghi như các loại văn bản có tên gọi khác
- Ghi số ngày tháng năm văn bản
Ghi số ngày văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các văn bản đi Mỗi vănkhi ban hành đươc đánh theo một hệ thống số và ngày tháng nhất định
Ngày tháng năm của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày vănbản có hiệu lực Những ngày dưới 10, tháng dưới 2 ghi thếm số “0” phía trước
Ghi số ngày tháng văn bản là yếu tố qquan trọng giúp cán bộ văn thư Ban quản
lý dịch vụ công ích dễ tìm, nghiện cứu khi sử dụng văn bản
- Đăng kí văn bản
Là ghi chép một số thông tin quan trọng của văn bản như ; Số kí hiệu, ngàytháng năm , nội dụng của văn bản vào phương tiện đăng Sổ văn bản đi hoặc máy tính giúp quản lý chặt chẽ văn bản
Hiện nay Bản quản lý dịch vụ công ích đô thị áp dụng hình thức đăng kýtruyền thống ( đăng ký bằng sổ ) Vì số lượng văn bàn đi không nhiều nên tất cả cácloại văn bản đi được đăng ký chung một sổ và chia thành từng tên loại (phụ lục 01)
- Đóng dấu văn bản
Trang 15Khi văn bản được đăng ký cán bộ chuyên môn cầm văn bản đi sao in đúng sốlượng văn bản ( trong phần nơi nhận của văn bản ) Rồi được cán bộ văn thư đóngdấu
Tại Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên văn bản được đóngkhi có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống Hầu hết các văn bản gửi cho các đơn vị,
cá nhân đều là bản chính
- Chuyển giao văn bản đi
Tất cả những văn bản do Ban quản lý dịch vụ công ích làm ra được gửi tới
các đối tượng có liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc là chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Ban quản lý dịch vụ công ích áp dụng 2 phương pháp chuyển giao vănbản là chuyển giao qua đường bưu điện (đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ởngoài cơ quan) và chuyển giao trực tiếp (đối với các đơn vị trong cơ quan) Khichuyển giao qua đường bưu điện, văn bản được cho vào phong bì có in sẵn tên cơquan Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên, số điện thoại và đượcdán kín cẩn thận trước khi chuyển ra bưu điện
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Tất cả các văn bản đi lưu tại văn thư là bản gốc Nhằm phục vụ cho việc sử
dụng bản lưu có hiệu quả, cán bộ văn thư sử dụng các sắp xếp văn bản theo tên loạivăn bản Văn bản có số nhỏ, ban hành trước xếp trước, văn bản số lớn ban hành sauxếp sau Tất cả các văn bản lưu được quản lý chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc dễ thấy- dễlấy- dễ tìm
c Quản lý văn bản đến
* Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ các đơn
vị, cơ quan, cá nhân gửi đến Trong thời gian kiến tập tại Ban quản lý dịch vụ
công ích đô thị Tp Thái Nguyên em thấy việc quản lý văn bản đến được thựchiện theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra , phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản đến của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thij Tp Thái Nguyên đa
Trang 16dạng về loại hình, các văn bản đến đều được xử lý nhanh chóng, chính xác.
Các văn bản đến đều do cán bộ văn thư cơ quan tiếp nhận ( văn bản nhậntrực tiếp, mạng máy tính,Fax) , ngoài văn bản trên cán bộ văn thư còn tiếp nhậnmột số loại văn bản như: đơn thư, khiếu nại ,tố cáo …của các cá nhân
Tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơinhận Khi phát hiện thiếu hoặc mất, văn bản chuyên muộn(dấu hỏa tốc, hẹn giờ )cán bộ văn thư sẽ báo cáo ngày cho lãnh đạo
Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, Fax cán bộ văn thư kiểm tra
số lượng văn bản, số trang văn bản…
Phân loại, bóc bì văn bản đến : loại không bóc bì đối với văn bản gửi đíchdanh
Nhận xét : Thực tế cho thấy văn bản đến Ban quản lý dịch vụ công ích đô
thị Tp Thái Nguyên cán bộ văn thư có đăng ký vào sổ văn đến
- Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Tất cả văn bản đến phải được tập trụng ở bộ phận văn thư đều được đóng
dấu “ Đến ”, ghi số, ngày tháng Đối với văn bản không thuộc diện đăng ký thìkhông cần đóng dấu “ Đến” Số đến được đánh từ số thứ tự văn bản gửi đến cơquan, dấu đến được đóng dưới số ki hiệu của văn bản ( phu lục 3)
Mẫu dấu đến của cơ quan BQL DỊCH VỤ CÔNG ÍCH ĐÔ THỊ TP THÁI NGUYÊN
