MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 5 CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN 10 CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH 15 1. Hoạt động quản lý 15 2. Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 15 2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 16 2.2 Xác định giá trị tài liệu 18 2.3 Chỉnh lý tài liệu 19 2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu 28 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 29 CHƯƠNG IV. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 31 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 32 2. Một số khuyến nghị 33 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B NỘI DUNG 5
CHƯƠNG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 5
CHƯƠNG II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN 10
CHƯƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH 15
1 Hoạt động quản lý 15
2 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 15
2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 16
2.2 Xác định giá trị tài liệu 18
2.3 Chỉnh lý tài liệu 19
2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu 28
2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29
2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 29
CHƯƠNG IV BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 31
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31
1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 32
2 Một số khuyến nghị 33
C KẾT LUẬN 34
D PHỤ LỤC
Trang 2A PHẦN MỞ ĐẦU
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trải qua hơn 40 năm xây dựng và pháttriển, có đội ngũ giảng viên của nhà trường được đào tạo chuyên môn nghiệp vụgiỏi để phục vụ cho công việc học tập được tốt nhất Nghành văn thư- lưu trữchính là một nghành đi đầu của nhà trường từ khi nhà trường mới thành lập đếnnay, phương chân đào tạo của nhà trường chính là “Học thật, thi thật để sau nàylàm thât” Chính vì vậy mà nhà trường không ngừng nâng cao cách dạy và họcđối với giảng viên và sinh viên, Thực tập cũng được xem như là một môn họcđược nhà trường áp dụng vào quá trình học để cho sinh viên có cái nhìn toàndiện hơn về công tác Văn thư- lưu trữ, từ đó mang lại cho sinh viên những thànhquả lớn về kiến thức học tập cũng như kinh nghiệm trong thực tiễn mà chúng ra
có thể thấy rõ
Là sinh viên chuyên nghành Văn thư- lưu trữ của trường Đại học Nội vụ HàNội, ngay trong quá trình học em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng củacông tác văn thư- lưu trữ Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lýthuyết cơ bản cho sinh viên năm cuối chuyên nghành Văn thư- lưu trữ, được sựphân công của nhà trường và sự đồng ý của Trung tâm thông tin- VP.UBNDtỉnh Quảng Ninh, em đã đến thực tập tại cơ quan này, với sự lãnh giúp đỡ củalãnh đạo cơ quan và các anh chị công tác tại Trung tâm Thông tin, em đã hoànthành đợt thực tập của mình Trong thời gian này, em thấy việc thực tập là vôcùng hữu ích và cần thiết, giúp em có điều kiện đối chiếu và vận dụng lý thuyếtvào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới và rèn luyện tác phong làmviệc, quan hệ ứng xử, giao tiếp; đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệmtrong quá trình làm việc Người ta thường nói: “Trăm hay không bằng tayquen”, từ đó thấy được rằng, là một cán bộ văn thư- lưu trữ giỏi không chủ lànắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có ký năng thực hành, cúng chính làthước đo nặng lực thực tế của cán bộ Văn thư- lưu trữ Việc đi thực tập giúp emhọc hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cô chú, anh chị đã làm việc lâu năm,giúp em thấy được giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối, đôi khi trong quátrình giải quyết công việc bên cạnh việc tuân theo những nguyên tắc nhất định
Trang 3thì cán bộ Văn thư- lưu trữ cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế, điều kiệnkhách quan, để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo,điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý củacác cơ quan, các tổ chức tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũtrang nhân dân một phần phụ thuộc vào công tác văn thư , lưu trữ làm tốt haykhông.Cũng chính vì điều đó mà Công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan,các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cảicách hành chính Nhà nước, công tác Văn thư- Lưu trữ là một trong những trọngtâm được tập trung đổi mới
Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máyquản lý nói chung.Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và
là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Vănphòng Như vậy, Công tác Văn thư – Lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơquan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ bảo đảmcung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhànước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý đượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc, có thể xếpcông tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhànước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến nhữngthông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ góp phầngiải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chấtlượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhànước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợidụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật Công tác Vănthư – Lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quancũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ
Trang 4quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản được giữ lại đầy
đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quanthì khi cần thiết, các văn bản đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạtđộng của cơ quan một cách chân thực nhất Công tác văn thư bảo đảm giữ gìnđầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Nguồn bổ sung chủyếu, thường xuyên cho tài liệu Lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trịtrong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quátrình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức thực hiện tốt việc Lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bảngiữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng Tài liệu Lưu trữ càng được tăng lênbấy nhiêu , đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai cácmặt nghiệp vụ Ngược lại, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tàiliệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiếnhành các hoạt động nghiệp vụ
Chính vì vậy, em chọn chủ đề “Công tác Văn thư – Lưu trữ ” làm báo cáokiến tập Đây là một lĩnh vực lớn nên em chỉ để cập đến công tác Văn thư – Lưutrữ ở nơi em thực tập đó là Văn thư- lưu trữ trong cơ quan Được sự giúp đỡ,hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đãđược trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân, emcũng gặp rất nhiều thuận lợi, được tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn về côngtác Văn thư – Lưu trữ Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khănnhỏ khi thực hiện chuyên đề này như vì kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, trình
độ xử lý công việc còn chậm còn nhiều hạn chế nên em chưa thể vận dụng hếtvào thực tế làm việc Nhưng sau thời gian kiến tập được sự chỉ bảo của anh chịtrong cơ quan em đã khắc phục được tình trạng này
Do thời gian thực tập có hạn, nên trong bản báo cáo này, em xin được trìnhbày những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Trung tâmthông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh
Dưới đây là bản báo cáo thực tập của em Trong thời gian kiến tập, viết báocáo, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót,
Trang 5rất mong sự đóng góp quý báu của Thầy, Cô giáo tại Trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội và các bác, các cô, chú, anh, chị đang công tác tại Trung tâm Thông VP.UBND Tỉnh Quảng Ninh để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnhhơn
tin-Qua bài báo cáo của mình, em xin được bày tỏ và gửi lời cảm ơn đến cáccán bộ của Phòng Công báo – Lưu trữ thuộc Trung tâm thông tin – Văn phòngỦy ban nhân nhân Tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em được tiếp xúc thực
tế với công việc từ đó tìm hiểu kĩ hơn và củng cố lại kiến thức, phát hiện ranhững thiếu xót trong quá trình học tập và thực tập giúp em tích lũy thêm kinhnhiệm để phục vụ cho học tập cũng như cho công việc của bản thân sau này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hạ Long, ngày 16 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Lăng Thị Minh Dung
Trang 6B NỘI DUNG CHƯƠNG I
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
* Lịch sử hình thành:
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số 2608/QĐ-UBND ngày19/8/2008 về việc thành lập Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ trực thuộcVăn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh
Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ có các chức năng chính về Công báo,Tin học và lưu trữ hiện hành của Văn phòng
Ngày 08/9/2009, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số2727/QĐ-UBND, đổi tên cho Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ thànhTrung tâm Thông tin Ngoài chức năng, nhiệm vụ về Công báo, tin học và lưutrữ, Trung tâm thông tin còn có nhiệm vụ quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin
lên cổng thông tin tổng hợp của Cổng thông tin điện tử Quảng Ninh
Chức năng
Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng Uỷ bannhân dân tỉnh, có chức năng công bố các văn bản pháp luật trên Công báo tỉnh;quản lý việc cấp phát, sử dụng đối với Công báo cấp miễn phí cho các cơ quan,
tổ chức trong tỉnh; tổ chức thực hiện các hoạt động tin học của Văn phòng Uỷban nhân dân tỉnh để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dântỉnh; quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin lên cổng thông tin tổng hợp của Cổngthông tin điện tử Quảng Ninh; tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Văn phòng
Uỷ ban nhân dân theo quy định của pháp luật
Trung tâm Thông tin chịu sự chỉ đạo toàn diện của Văn phòng Ủy ban nhândân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của cơ quan Công báo Trung ương, Cổng thông tin điện tử Chính phủ.Trung tâm Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêngtheo quy định của pháp luật
Trang 7* Nhiệm vụ:
- Các nhiệm vụ về Công báo
Tiếp nhận, nhập danh mục thông tin, thuộc tính văn bản gửi đăng Côngbáo, lưu trữ văn bản do các cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền ban hànhgửi đên;
Đọc soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đối chiếu, cănchỉnh giữa bản điện tử với bản chính của văn bản để sắp xếp biên tập, thiết kế
kỹ thuật tạo bản điện tử của từng số Công báo;
Đề nghị cơ quan ban hành có văn bản thu hồi, sửa đổi, bổ sung, thay thếhoặc bãi bỏ theo đúng trình tự của pháp luật hiện hành nếu phát hiện có sai sót
về nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản;
Trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành Công báo; ký kết, thực hiện vàthanh lý các hợp đồng in ấn, phát hành Công báo theo quy định của pháp luật;Lưu giữ Công báo đã phát hành và văn bản đăng Công báo đảm bảo khoahọc, thuận tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu;
Quản lý cơ sở dữ liệu bản điện tử của các số Công báo đã xuất bản;
Đề xuất, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định những vấn đềliên quan đến hoạt động Công báo;
Giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo trình Ủy ban nhândân tỉnh ban hành các Văn bản Quy phạm Pháp luật liên quan đến hoạt độngCông báo và tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó sau khi ban hành;Tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh các nội dung liên quan đếnviệc rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo;Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu của Công báo tỉnh lên Công báo điện tửcủa nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Tổ chức hoạt động và trực tiếp quản lý Công báo điện tử của tỉnh;
Trang 8Lập dự toán kinh phí hoạt động, kinh phí xuất bản, phát hành Công báohàng năm để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý, sử dụng đối với hoạtđộng tài chính theo quy định của Pháp luật;
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Công báo Trungương và có trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan Côngbáo Trung ương về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ xuất bản và phát hànhCông báo
- Các nhiệm vụ về Công tác Tin học:
Thực hiện các nhiệm vụ về Quản lý mạng nội bộ Cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; bảo trì, sửa chữa, tham mưu phát triển ứng dụng tin học trong cáchoạt động của Văn phòng Ưỷ ban nhân dân tỉnh;
Thực hiện các dịch vụ về tin học, chuyển giao công nghệ, xây dựng, pháttriển phần mềm công nghệ thông tin; sửa chữa thiết bị cho các cơ quan hànhchính, các đơn vị ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Được Ủy ban nhân dân tỉnh giao trực tiếp quản lý điều hành các dự án côngnghệ thông tin do Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm chủ đầu tư Giám đốcTrung tâm thông tin chịu trách nhiệm trước Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh vàtrước pháp luật về công việc được giao
- Các nhiệm vụ về công tác Lưu trữ
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch ngắn hạn
và dài hạn hàng năm về Công tác Lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
và hướng đẫn tổ chức thực hiện;
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chứcthực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về Công tác Lưu trữ tạiVãn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việcnghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và Công tác Lưu trữ; bồi dưỡngnghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm Công tác Lưu trữ
Trang 9tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Lưu trữ theo quy định;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòngUBND tỉnh;
Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theoquy định;
- Các nhiệm vụ về Quản lý, Biên tập, Cập nhật thông tin lên Cổng thông tin điện tử tổng hợp của Tỉnh.
Tổ chức sản xuất tin tức, đưa các Văn bản Quy phạm pháp luật, Văn bản chỉ đạođiều hành của UBND Tỉnh lên cổng thông tin điện tử tổng hợp của Tỉnh;
Thu thập, biên tập, biên dịch thông tin (tiếng Anh, tiếng Trung Quốc) cậpnhật lên cổng Thông tin điện tử Tổng hợp của Tỉnh theo thẩm quyền được giao;Triển khai Công báo điện tử trên Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp củaTỉnh;
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các Dịch vụ công, tracứu tìm kiếm thông tin và quảng cáo trên Cổng Thông tin điện tử tổng hợp củatỉnh theo quy định của Pháp luật;
Tiếp nhận câu hỏi của công dân và doanh nghiệp chuyển tới các cơ quanchức năng trả lời về Thủ tục hành chính và các công việc liên quan đến Công tácQuản lý nhà nước của bộ máy hành chính;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh giao.
* Quyền hạn của Trung tâm Thông tin
Trực tiếp Quản lý Tài chính đối với các hoạt động của Trung tâm theo quyđịnh của Pháp luật
Ngân sách địa phương đảm bảo cấp toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm, trả nhuận bút cho Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp, phát hành Công báo miễn phí và các nhiệm vụ khác theo Quyết định của Ủy ban
Trang 10nhân dân
Tỉnh
Căn cứ vào nhu cầu độc giả, Trung tâm trực tiếp hoặc thông qua các đại lý,đơn vị, cá nhân có đủ điều kiện phát hành Công báo có thu phí cho Cơ quan, tổchức, cá nhân trong và ngoài nước (ngoài số lượng công báo miễn phí) Đươc tôchức khai thác quảng cáo, truyên thông và các hoạt động dịch vụ công trênCổng thông tin điện tử Tổng hợp theo Quy định của Pháp luật
* Cơ cấu tổ chức
Trung tâm thông tin bao gồm :
Trang 11CHƯƠNG II.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ
VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN
* Nhiệm vụ và quyền han:
Kiểm tra công tác văn thư được thực hiện, đảm bảo đúng các yêu cầu, quyđịnh của Trung ương: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật văn bản đi; làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Không phát hành các văn bản không đúng thể thức về soạn thảo văn bản đãquy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thực hiện một số việc khác do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Trưởngphòng Hành chính - Tổ chức phân công
Bộ phận lưu trữ:
* Vị trí và chức năng:
Phòng Công báo - Lưu trữ là bộ phận chuyên môn, trực tiếp giúp việc choGiám đốc Trung tâm Phòng gồm các cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động cónghiệp vụ về pháp luật, lưu trữ và Công nghệ thông tin;
Phòng Công báo Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện
Trang 12các nhiệm vụ về Công báo và Lưu trữ hiện hành của VP.UBND tỉnh QuảngNinh
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Thu thập, tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký các Văn bản Quy phạmpháp luật; các văn bản cần đăng công báo, văn bản lưu trữ và văn bản đăng trêncổng Thông tin điện tử tổng hợp;
- Triển khai nghiệp vụ về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ về công tác lưutrữ của Trung tâm
- Triển khai nghiệp vụ về xuất bản Công báo in và Công báo điện tử theochức năng, nhiệm vụ về công tác Công báo của Trung tâm
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao và có tráchnhiệm phối hợp khi thực hiện các nhiệm vụ có liên quan
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chứcthực hiện và kiểm tra thực hiện các Chế độ, Quy định về Công tác Lưu trữ tạiVăn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việcnghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và công tác lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp
vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại Vănphòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
- Tổ chức thực hiện Thống kê, Báo cáo Thống kê về lưu trữ theo quy định;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòngỦy ban nhân dân Tỉnh;
- Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theoquy định
¤ Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ
* Vị trí và chức năng:
Phòng Công báo - Lưu trữ là bộ phận chuyên môn, trực tiếp giúp việc choGiám đốc Trung tâm Phòng gồm các cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động cónghiệp vụ về pháp luật, lưu trữ và Công nghệ thông tin;
Trang 13Phòng Công báo Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Trung tâm thựchiện các nhiệm vụ về Công báo và Lưu trữ.
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Thu thập, tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký các Văn bản Quy phạmpháp luật; các văn bản cần đăng công báo, văn bản lưu trữ và văn bản đăng trêncổng Thông tin điện tử tổng hợp;
- Triển khai nghiệp vụ về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ về công tác lưutrữ của Trung tâm
- Triển khai nghiệp vụ về xuất bản Công báo in và Công báo điện tử theochức năng, nhiệm vụ về công tác Công báo của Trung tâm
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao và có tráchnhiệm phối hợp khi thực hiện các nhiệm vụ có liên quan
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổchức thực hiện và kiểm tra thực hiện các Chế độ, Quy định về Công tác Lưu trữtại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
1 Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việcnghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và công tác lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp
vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại Vănphòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
- Tổ chức thực hiện Thống kê, Báo cáo Thống kê về lưu trữ theo quyđịnh;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Vănphòng Ủy ban nhân dân Tỉnh;
- Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theoquy định
¤ Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác
Trang 14Trước hết, chúng ta có thể khẳng định rằng mô hình tổ chức Văn phòngcủa một cơ quan có tác dụng , và ý nghĩa quan trọng góp phần vào sự hoạt độngcủa cơ quan , đơn vị Hiện nay thương tồn tại các loại mô hình tổ chức của Vănphòng như: Văn phòng được bố trí theo kiểu tập chung , phân tán theo hỗn hợp Tùy theo tính chất công việc khác nhau , quy mô hoạt động của các cơ quankhác nhau mà người ta có thể chọn cho văn phòng của mình cách bố trí sao chophù hợp, một mô hình tổ chức hợp lý nhất để có hiệu quả hoạt động cao nhất.
Ở phòng Công báo lưu trữ tỉnh Quảng Ninh Công tác Văn thư được tổchức theo hình thức tập chung để quản lý tập trung thống nhất tài liệu Lưu trữ,cần phải thiết lập một hệ thống các Cơ quan Lưu trữ từ Trung ương tới địaphương bao gồm: các cơ quan Quản lý ngành Lưu trữ và mạng lưới các kho,các Trung tâm Lưu trữ
¤ Phòng Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm
về Công tác Văn thư - Lưu trữ của Tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về Văn thư - Lưu trữ vàhướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các văn bản hướngdẫn thực hiện chế độ, quy định về Công tác Văn thư - Lưu trữ để Chánh vănphòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
- Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kếhoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơquan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệvào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban thựchiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;
Trang 15- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Văn thư và Lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòngỦy ban nhân dân tỉnh
Trang 16CHƯƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nguyên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ởtất cả cá quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt đông được nhà nướcquan tâm
1 Hoạt động quản lý
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu
tổ chức của Cơ quan
Phòng Công báo- Lưu trữ có trách nhiệm thu thập, thống kê quản lý và đảmbảo an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trìnhhoạt động của UBND tỉnh Quảng Ninh
Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan
- Tổ chức bộ phận quản lí Công tác Lưu trữ
- Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm Công tác Lưu trữ
- Tổ chức kho tàng , trang thiết bị cho Công tác Lưu trữ
- Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ Công tác Lưu trữ
2 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ
Nhìn chung công tác Lưu trữ tại Trung tâm thông tin đã đi vào đường lối, cáckhối tài liệu của các khối được chỉnh lý và hệ thống hóa rõ ràng, tổ chức rấtkhoa học, vì nó là mắt xích quan trọng không thể thiếu được trong hoạt độngquản lý bộ máy nhà nước để phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học vàcác yêu cầu chính đáng của cán bộ, công nhân viên, cá nhân, đoàn thể có nhucầu tiếp cận tài liệu lưu trữ
Trang 17Hiện nay, Phòng Công báo - Lưu trữ đang tiến hành quản lý và bảo quảntài liệu lưu trữ từ năm 1997 đến nay với tổng diện tích kho là 124.8m2 và cáctrang thiết bị bảo quản tài liệu khác với 102 giá đựng tài liệu Khối tài liệu từnăm 1963 đến hết năm 2014 được chỉnh lý hoàn chỉnh gồm 4.475 hộp với32.775 hồ sơ.
Thành phần phông tài liệu UBND Tỉnh Quảng Ninh gồm có :
+ Tài liệu hành chính, Khổ giấy A4, A3
+ Tài liệu Khoa học kỹ thuật và công nghệ: Bản đồ quy hoạch, bản đồthiết kế, bản đồ quan trắc… trên các khổ giấy khác nhau: A0, A2, A3, A4…
2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành ohaanf tại liệu thuộc lưu trữ cơ quan;Lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đãđược Nhà nước quy định
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trụ lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiêncứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả
Tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm có:
Trang 18*) Tình hình thực hiện giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ:
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn antoàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụnhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tàiliệu lưu trữ Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ,tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặpkhó khăn trong việc tra tìm Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan
Theo quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác vănthư, lưu trữ, hàng năm, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơquan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, thống kê Mụclục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ
cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ,
Trang 19tài liệu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định nhưsau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ, tài liệuxây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đượcquyết toán Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổchức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan
và thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộplưu Các cán bộ trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải nộpcác tài liệu có liên quan đến công tác của cơ quan, kể cả sổ công tác vào kho lưutrữ, trường hợp công việc chưa hoàn thành thì phải bàn giao cho chuyên viêntiếp nhận công việc của mình Như vậy, định kỳ hàng năm, các đơn vị, cácchuyên viên trong cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan doPhòng Công báo- lưu trữ quản lý
*) Thủ tục giao nhận tài liệu
Khi nhận bàn giao tài liệu, Phòng Công báo- luu trữ có làm biên bản bàn giaotài liệu giữa chuyên viên và Phòng Công báo- lưu trữ, có kèm theo bảng mục lục
hồ sơ bàn giao
2.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phươngpháp của lưu trưc học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động cửa cơ quan, tổ chức và cá nhân về các mặtchính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thuthập, bổ sung những tài liệu có giá trị bổ sung cho phông lưu trữ Quốc gia vàloại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
Bộ phận lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu căn cứ vào thông tư13/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc “Quy định thời hạn bảo quản tài liệuhình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương” và bản dự thảo thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan
Thành lập hội hội đồng xác định giá trị tài liệu, nhằm tiến hành xác định giátrị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cửa cơ quan, đơn vị,
Trang 20Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chủ tịch HĐ XDDGTTL: Chánh văn phòng/ Phó chánh Vp.UBND tỉnhQuảng Ninh
- Ủy viên: + Chuyên viên phụ trách khối tài liệu được đưa ra xác định giá trị
+ Cán bộ lưu trữ (kiêm thư ký)Công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan cần dựa vào các nguyên tắc vàtiêu chuẩn chung trong xác định giá trị tài liệu:
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
+ Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
+ Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin tài liệu
+ Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+ Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
+ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
+ Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài củatài liệu
2.3 Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơbản của công tác lưu trữ Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương ánphận loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ; Xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tracứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, Phòng Công báo-Lưu trữ tiến hành biênsoạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Bản hướng dẫn phânloại, lập hồ sơ
Trang 21Dựa vào cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnhQuảng Ninh; Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông; Căn cứ nhiệm kỳ hoạtđộng của UBND tỉnh Quảng Ninh Phòng Công báo- Lưu trữ đã áp dụngphương án phân loại tài liệu lưu trữ của phông UBND tỉnh Quảng Ninh theophương án: “Thời gian- mặt hoạt động” Theo phương án này, trước hết tài liệuđược chia theo thời gian, sau đó phân chia theo mặt hoạt động
Việc phân loại tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tài liệu của UBND tỉnh Quảng Ninh được chia theo thời
VII Tài mậu
VIII Công nghiệp
IX Nông lâm nghiệp
X Quản lý đất đai
XI Quy hoạch
XII Xây dựng
XIII Giao thông
XIV Khoa học công nghệ
XV Môi trường
XVI Du lịch