A. MỤC LỤC B. LỜI MỞ ĐẦU 1 C. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương. 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ) CỦA CƠ QUAN 7 2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 7 2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng 8 2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng 9 2.1.3.Khảo sát công tác văn thư 10 2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 11 2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư 11 2.2.1.1. Quản lý văn bản 11 2.2.1.2. Quản lý con dấu 11 2.2.1.3. Soạn thảo văn bản 11 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu 12 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 12 2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan 12 2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu trữ tại cơ quan 12 2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 12 2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan 13 2.2.2.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 14 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG 15 I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 15 1. Thực hành công tác văn phòng 15 1.1. Công tác tổ chức 15 1.2. Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc 18 2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: 19 2.1. Tiêu chuẩn. 19 2.2. Theo dõi, chỉ đạo công tác văn thư: 19 II. NỘI DUNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 19 1. Cơ sở khoa học và thực tiễn 19 2. Nội dung quy trình thực hiện “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”: 20 III. THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 23 1. Các bước thực hiện “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”. 23 1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 23 1.2.Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến 23 1.3.Đăng ký văn bản đến 24 1.4.Trình và chuyển giao văn bản đến 24 1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 25 2. Ưu điểm 25 3.Nhược điểm. 26 4. Một số giải pháp nhằm nâng cao “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương. 26 Kết luận 28 Phụ lục 31
Trang 1A MỤC LỤC
B LỜI MỞ ĐẦU 1
C PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương 3
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương 6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ) CỦA CƠ QUAN 7
2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 7
2.1.1 Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng 8
2.1.2 Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng 9
2.1.3.Khảo sát công tác văn thư 10
2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 11
2.2.1 Nghiệp vụ công tác văn thư 11
2.2.1.1 Quản lý văn bản 11
2.2.1.2 Quản lý con dấu 11
2.2.1.3 Soạn thảo văn bản 11
2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu 12
2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 12
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan 12
2.2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu trữ tại cơ quan 12
2.2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 12
2.2.2.4 Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan 13
2.2.2.5 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 14
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG 15
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 15
Trang 21 Thực hành công tác văn phòng 15
1.1 Công tác tổ chức 15
1.2 Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc 18
2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: 19
2.1 Tiêu chuẩn 19
2.2 Theo dõi, chỉ đạo công tác văn thư: 19
II NỘI DUNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 19
1 Cơ sở khoa học và thực tiễn 19
2 Nội dung quy trình thực hiện “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”: 20
III THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG: 23
1 Các bước thực hiện “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” 23
1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 23
1.2.Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến 23
1.3.Đăng ký văn bản đến 24
1.4.Trình và chuyển giao văn bản đến 24
1.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 25
2 Ưu điểm 25
3.Nhược điểm 26
4 Một số giải pháp nhằm nâng cao “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương 26
Kết luận 28
Phụ lục 31
Trang 3B LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, nước ta đang trong tiến trình xây dựng và phát triển.Từ các cơquan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trìnhhoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giátrị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Vì vậy, công tác vănthư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.Bởi lẽ,theo quy định của pháp luật thì những tài liệu lưu trữ đều là bản gốc, bảnchính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằng chứng lịch sử
Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháplý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức Nếucông tác văn thư và lưu trữ làm tốt sẽ góp phần quan trọng trong việc bảo đảmthông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệuđáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời,làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liênquan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia
Đối với Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương, công tácvăn thư được xác định là một mặt hoạt hoạt động quản lý của cơ quan, là nộidung quan trọng và không thể thiếu, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương và được coinhư một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý Nhà nước về lĩnh vực chính trị - xã hội
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động quản lý thông tin bằng văn bản,phục vụ cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhànước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội, các đơn vị lực lượng vũtrang Đảm bảo cung cấpmặt thông tin kịp thời, chính xác; đồng thời được coi làmột mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần công táchoạt động của Văn phòng noi riêng Nó trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng quảnlý của cơ quan, do vậy cơ quan nào muốn hoạt động tốt đều phải thực hiện tốtcông tác Văn thư Nhận thức được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước tatrong nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính, trong đó phải nóiđến công tác Văn thư đang dần được đổi mới để khẳng định mình
Với tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động quảnlý, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội
vụ, với chức năng, nhiệm vụ là đào tạo chuyên môn về công tác Văn thư – Lưutrữ và một số ngành liên quan đến công tác Văn phòng Trường được coi là cáinôi chủ chốt đào tạo nhiều khóa học, nhiều học sinh – sinh viên, đáp ứng nhucầu của xã hội, góp phần phục vụ tốt cho hoạt động quản lý xã hội
Là một học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, em được các Thầy, Côtrang bị cho rất nhiều kiến thức bổ ích về chuyên ngành của mình Song, emthiết nghĩ “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết luôn phải gắn liền với thựctiễn” cho nên em đã lựa chọn việc tìm hiểu chuyên sâu về công tác Văn thư và
cụ thể hơn đó là tìm hiểu về “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” –mộttrong các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư, đúng như chuyên ngành mà
Trang 4mình đã được học; từ đó có thể vận dụng một cách hiệu quả vào công việc củamình sau này Quan trọng hơn là có điều kiện được cọ sát với thực tế Được sựđồng ý của Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương,
em được thực tập tại Văn phòng Cơ quanđó là điều kiện thuận lợi trước tiên của
em trong thời gian thực tập; có điều kiện để nghiên cứu, tìm hiểu thực tế côngtác Văn thư của cơ quan mình gắn với kiến thức đã được học tại trường; từ đó ápdụng vào công tác Văn thư được tốt hơn nữa cho Cơ quan Ủy ban Kiểm traĐảng ủy Công an Trung ương
Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan và quyết định của trường Đại họcNội Vụ Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2015 em bắt đầu công việc thực tập củamình tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.Thời gian đầu bắt tay vào thực tập em cũng còn rất nhiều bỡ ngỡ, vì chưa cóđiều kiện thực hành trên thực tế, tất cả kiến thức về chuyên ngành chủ yếu mớichỉ biết trên sách vở nên chưa thật sự quen với công việc Trải qua 2 tháng thựctập, được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và các đồng nghiệp trong cơ quan,nhất là cán bộ Văn thư hướng dẫn về nghiệp vụ cho em, cùng với sự nỗ lực củabản thân, được trau dồi kiến thức và kinh nghiệm em đã hoàn thành tốt kỳ thựctập của mình
Trong quá trình thực tập tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công anTrung ương, bản thân em đã rút ra được những bài học kinh nghiệm bổ ích vàtrưởng thành lên rất nhiều trên cương vị được đảm nhiệm và thấy rằng: để thựchiện tốt “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” đòi hỏi cán bộ Văn thưphải được trang bị đầy đủ các kiến thức chung và kỹ năng nghiệp vụ về công tácvăn thư mới đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư theo tiêu chí nhanhchóng, chính xác, bí mật và hiện đại
Để hoàn thành tốt được nội dung chương trình của khóa thực tập, bản thân
em xin được tỏ lòng biết ơn các thầy, cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và
sự quan tâm tạo điều kiện thuận lợi của Thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo văn phòngcùng với sự giúp đỡ của các đồng nghệp trong cơ quan đã chia sẻ kinh nghiệmthực tế giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thực tập này
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này của em tuy đã có nhiều cố gắng,nhưng chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định, rất mong nhậnđược sự góp ý của các thầy, cô giáo và sự tham gia ý kiến chân thành của cácđồng nghiệp để em bổ sung, hoàn chỉnh nhận thức giữa lý luận và thực tiễn về
“Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm traĐảng ủy Công an Trung ương
Em xin trân trọng cảm ơn!
Trang 5C PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
a, Lịch sử hình thành
Ngay từ khi thành lập, Đảng ta và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất quan tâmđến công tác kiểm tra, giám sát, luôn xác định kiểm tra, giám sát là một trongnhững chức năng lãnh đạo chủ yếu của Đảng, một bộ phận quan trọng trongcông tác xây dựng Đảng, đảm bảo mục tiêu, lý tưởng, cương lĩnh, chiến lược,đường lối, chính sách, chỉ thị, nghị quyết của Đảng được nghiêm chỉnh thựchiện, đồng thời tăng cường việc giữ gìn kỷ luật, sự đoàn kết thống nhất trongĐảng
Cùng với sự ra đời và phát triển của Ngành Kiểm tra Đảng nói chung, tổchức bộ máy và hoạt động kiểm tra, giám sát trong Đảng bộ Công an Trungương cũng không ngừng phát triển về mọi mặt Ngành Công an được thành lậpngày 19/8/1945, lúc đó tổ chức đảng ở cấp Trung ương trong Công an nhân dân
là một chi bộ Đến năm 1945, phát triển thành Đảng bộ cơ sở Cơ quan Bộ Công
an trực thuộc Đảng ủy Cơ quan Chính dân Đảng Trung ương Thời gian này,công tác kiểm tra và kỷ luật đảng do cấp ủy làm Từ năm 1966 đến năm 1975,Đảng ủy Cơ quan Bộ Công ancử đồng chí Trần Ích, Uỷ viên Thường vụ Đảng
ủy phụ trách công tác kiểm tra và kỷ luật đảng Từ năm 1975 đến năm 1979,Đảng ủy Cơ quan Bộ Công an cử đồng chí Vũ Trọng, Ủy viên Thường vụ Đảng
ủy phụ trách công tác kiểm tra
Ngày 14/11/1975, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa IV) ra Quyết địnhsố 45/QĐ-TW thành lập Đảng ủy Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) là cấp trên của
tổ chức cơ sở đảng, trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng
Ngày 10/01/1980, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ra Quyết định số 31/QĐ-BCHTW về việc thành lập Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Trải qua thời gian 35 năm hình thành và phát triển, Cơ quan Ủy ban Kiểmtra Đảng ủy Công an Trung ương đã được Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Ủy banKiểm tra Trung ương và lãnh đạo Bộ Công an ghi nhận thành tích và đã tặngthưởng nhiều phần thưởng cao quý cho các tập thể và cá nhân, đó là:
+ Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương được tặng Huân chươngHồ Chí Minh; từ năm 2003 đến năm 2007, hằng năm đều được Ủy ban Kiểm traTrung ương tặng Bằng khen; từ năm 2008 đến năm 2013 đều được tặng Cờ thiđua của Ủy ban Kiểm tra Trung ương
+ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng
ủy Công an Trung ương đều được tặng Huân chương Bảo vệ Tổ quốc hạng Hai
và hạng Ba; 06 năm liền từ năm 2008 đến năm 2013 được tặng Cờ thi đua củaBộ; 09 cá nhân được tặng Huân chương Bảo vệ Tổ quốc các loại; 03 cá nhânđược tặng danh hiệu “Chiến sỹ thi đua toàn lực lượng Công an nhân dân”, hằngnăm có nhiều tập thể và cá nhân được cấp trên khen thưởng
Trang 6+ Từ năm 2002 đến năm 2014 có 40 đồng chí trong cơ quan Ủy ban Kiểmtra Đảng ủy Công an Trung ương được tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp kiểmtra của Đảng”.
Cùng với toàn Đảng, toàn quân, toàn dân, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng
ủy Công an Trung ương đang bước vào chặng đường mới của thế kỷ XXI với khíthế quyết tâm mới cùng với niềm tin về sự lớn mạnh, trưởng thành của mình
b, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Chức năng
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương (sau đây gọi tắt là
Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra) là cơ quan chuyên môn,nghiệp vụ thực hiện chức năngtham mưu giúpỦy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương theo quy định củađiều lệ Đảng; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủyCông an Trung ương Thực hiện các nhiệm vụ do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng
ủy Công an Trung ương giao
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương xâydựng các nghị quyết, chỉ thị, phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạchcủa Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy về công tác kiểm tra, giám sát tổ chứcđảng cấp dưới và đảng viên trong đảng bộ chấp hành Cương lĩnh chính trị, điều lệĐảng, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát do Đảng ủy,Ban Thường vụ Đảng ủy và Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương giao
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương hướngdẫn, kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ đối với ủy ban kiểm tra và cơ quan ủy ban kiểm tra cấp dưới; thẩm định, đềxuất chuẩn y ủy ban kiểm tra cấp dưới; phối hợp với các đơn vị liên quan xâydựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kiểm tra cấp dưới
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đề xuất ý kiến đónggóp vào sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công anTrung ương đối với công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trongđảng bộ
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương tổ chức thực hiệnchế độ thông tin báo cáo trong hệ thống công tác kiểm tra theo quy định củaĐảng; tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ và các chuyên đề nghiệp vụ công tác kiểmtra, giám sát; nghiên cứu biên soạn tài liệu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướngdẫn nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát cho cấp ủy và cán bộ kiểm tra cáccấp trong đảng bộ
- Phối hợp với cơ quan chức năng giúpĐảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủyCông an Trung ương theo dõi, giám sát việc thực hiện quy chế làm việc của Đảng
ủy và Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương
- Tham mưu cho Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương trongcông tác cán bộ thuộc diện Đảng ủy Công an Trung ương và Lãnh đạo Bộ quản
Trang 7lý; tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp vớicác tỉnh ủy, thành ủy và ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trong công tác kiểmtra, giám sát đối với đảng viên và tổ chức đảng ở đảng bộ Công an các địaphương theo quy chế phối hợp.
- Thủ trưởng cơ quan Uỷ ban Kiểm tra được Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủyCông an Trung ương ủy quyền dự các hội nghị, hội thảo các chuyên đề liên quanđến công tác xây dựng đảng, xây dựng lực lượng, công tác kiểm tra, giám sát củaĐảng ủy Công an Trung ương, Bộ Công an và các Tổng cục, Bộ Tư lệnh tổ chứctheo quy định; được tiếp nhận, nghiên cứu các báo cáo định kỳ của cấp ủy đảngtrực thuộc Đảng ủy Công an Trung ương, các văn bản của Trung ương, của Đảng
ủy Công an Trung ương và của Bộ Công an liên quan đến công tác Đảng, côngtác xây dựng lực lượng, hậu cần - kỹ thuật và các hoạt động chung của ngànhcông an
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với cácđơn vị chức năng nghiên cứu đề xuất nội dung để Đảng ủy Công an Trung ươngtham gia, thẩm định các đề án, chủ trương, kế hoạch của Trung ương liên quanđến công tác xây dựng Đảng, công tác kiểm tra, giám sát; thực hiện hợp tác quốctế về những vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra, giam sát và thi hành kỷ luậtĐảng theo quy định
- Thực hiện công tác đảng, công tác xây dựng lực lượng của cơ quan Uỷban Kiểm tra; bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ kiểm tra viên theo các quy định củaĐảng và sự chỉ đạo của Đảng ủy Công an Trung ương
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công anTrung ương, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương giao Khicần thiết Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra đề xuất Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công anTrung ương trưng tập cán bộ thuộc các cơ quan chức năng phục vụ công tác kiểmtra, giám sát củaUỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Tổ chức bộ máy
Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra do Phó Chủ nhiệm Thường trực Uỷ ban Kiểmtra Đảng ủy Công an Trung ương là Thủ trưởng Cơ quan, có 03 Phó Chủ nhiệm
Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là Phó Thủ trưởng Cơ quan
Tổ chức bộ máy của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra
1 Văn phòng;
2 Phòng Kiểm tra, giám sát 1 (Phòng 1);
3 Phòng Kiểm tra, giám sát 2 (Phòng 2);
4 Phòng Kiểm tra, giám sát 3 (Phòng 3)
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Văn phòng và cácPhòng do Thủ trưởng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra quyết định sau khi trao đổi thốngnhất với Tổng cục trưởng Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (Phụlục 01)
Trang 81.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương.
Vị trí, chức năng.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương (gọi là Vănphòng) có trách nhiệm giúp Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công anTrung ương (sau đây gọi là Thủ trưởng Cơ quan) tham mưu cho Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương ( sau đây gọi là Ủy ban Kiểm tra) chỉ đạo, hướng dẫn và
tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trongĐảng bộ Công an Trung ương; giúp đảng ủy và Thủ trưởng Cơ quan tổ chứcthực hiện công tác Đảng, đoàn thể, công tác xây dựng lực lượng, hậu cần trongnội bộ Cơ quan
- Tổng hợp, the dõi hoạt động công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật trongĐảng bộ Công an Trung ương; xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết các chuyên đề,báo cáo định kỳ, đột xuất của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương về công tác kiểm tra, giám sát theo quy định; quan hệ,phối hợp công tác với các phòng nghiệp vụ trong cơ quan, với các ủy ban kiểmtra và cơ quan ủy ban kiểm tra các cấp trong Đảng bộ Công an Trung ương
- Theo dõi và đề xuất tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện quy chế phốihợp về công tác kiểm tra, giám sát giữa Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ươngvới ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương
- Thực hiện chức năng tham mưu về công tác Đảng, đoàn thể quần chúng,công tác chính trị nội bộ, công tác bảo mật, công tác văn thư, hậu cần, quản lýcán bộ, chiến sỹ và tài sản, phương tiện của cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Vănphòng theo quy định
- Chánh văn phòng được dự các cuộc họp của Thường trực Ủy ban Kiểmtra và Ủy ban Kiểm tra để làm nhiệm vụ thư ký hội nghị; đôn đốc các đơn vịtrong cơ quan thực hiện các chương trình, kế hoạch do Thủ trưởng Cơ quan chỉđạo; ký một số văn bản của Cơ quan do Thủ trưởng Cơ quan ủy quyền bằng vănbản
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng Cơ quan giao(Phụ lục 02)
Trang 9CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ)
CỦA CƠ QUAN
2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là cơquan chuyên môn thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ươngchịu trách nhiệm trước Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương vềtổng hợp thông tin và tham mưu,phục vụ sự điều hành quản lý của Cơ quan Ủy banKiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương Đảm bảo các điều kiện hoạt động củaCơquan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương làmviệc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ
Văn phòng Cơ quan hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Thủtrưởng Cơ quan, Phó Chủ nhiệm Thường trực, có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ, tài liệu … trình đồng chí Phó Chủ nhiệmThường trực (hoặc đồng chí Phó Chủ nhiệm khi đồng chí Phó Chủ nhiệm Thườngtrực đi vắng) xem và cho ý kiến, gửi công văn tài liệu cho các đơn vị và cá nhântrong Cơ quan UBKT để triển khai thực hiện;
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, nhiệm kỳ của Đảng uỷ, BTVĐảng uỷ, UBKT Đảng uỷ CATW và của Cơ quan
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan Uỷ ban kiểm tra
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quanđến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo (phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản)
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKTĐảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách
- Chuẩn bị các nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của Đảng uỷ, ghi biên bảncác cuộc họp Đảng uỷ khi Đảng uỷ yêu cầu;
- Dự thảo Nghị quyết, quyết nghị của Đảng uỷ, các thông báo, văn bảnhướng dẫn nội dung sinh hoạt định kỳ của các chi bộ;
- Thực hiện công tác nội bộ, thi đua – khen thưởng, chính trị, tư tưởng củaVăn phòng Cơ quan và Cơ quan UBKT
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu của Ủy ban Kiểm tra và Cơ quanUBKT, quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên, bảo quản việc sử dụng con dấu của UBKT
và Cơ quan UBKT
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhânviên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
Trang 1004 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01 đồng chíVăn thư, 06 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 18 cán bộ Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53 Nhìn chung đội ngũ cán bộ vănphòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng chuyênngành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ
- Về số lượng :
Với 18 cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm traĐảng ủy Công an Trung ương là một con số hợp lý so với yêu cầu và khối lượngcông việc đã đảm bảo được các nhiệm vụ công tác của Cơ quan Ủy ban Kiểm traĐảng ủy Công an Trung ương ỞVăn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủyCông an Trung ương không có hiện tượng lao động dư thừa, nhàn rỗi
- Về độ tuổi:
Cán bộ Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
có tổng số 16 người, trong đó độ tuổi từ 40 trở lên chiếm đến 15 %, số còn lại dưới
40 tuổi trở xuống chiếm 75% Cán bộ Văn phòng ngày càng được trẻ hóa tăng tínhnăng động,nhiệt tình trong công việc
2.1.1 Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thểthiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng Nhờnhững thiết bị này các cán bộ tổng hợp của Văn phòng tiết kiệm được thời giancông sức, đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo Cơ quan chính xác đầy đủ, kịpthời nhất Văn phòng được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong côngviệc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sởvật chất và trang thiết bị hàng năm lãnh đạo Cơ quan, lãnh đạo văn phòng đều chúý bổ sung những thiết bị mới:
- Máy vi tính :
Trong văn phòng Cơ quan có tất cả 11 máy vi tính các loại của các hãngmáy tính như : hãng LG,Samsung, Lenovo, HP Phần lớn máy tính văn phòng làđời mới với dung lượng bộ nhớ lớn, chức năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụngcủa tập thể cán bộ chuyên viên trong văn phòng Cơ quan
Trang 11Để hệ thống máy tính trong Văn phòng Cơ quan hoạt động thuận lợi và giảiquyết các sự cố trong quá trình sử dụng, thì trong Văn phòng có 01 cán bộ tổnghợp chuyên về công nghệ thông tin.
- Máy Photocopy
Cơ quan có máy 01 photocopy được đặt tại Phòng Văn thư - Văn phòng Cơquan phục vụ cho công tác sao in văn bản của Văn phòng và của cả cơ quan Tất cảvăn bản khi được photo đều sắc nét, rõ ràng Giấy A4 đạt tiêu chuẩn chất lượng
- Máy Fax:
Văn phòng được trang bị 01 máy fax, do đặc thù công việc là phòng đầu mốithông tin của cơ quan nên máy fax được đặt tại phòng Văn thư Máy fax dùng đểnhận và gửi văn bản một cách chính xác tiện lợi không phải qua bưu điện, thườngdùng để fax những thông tin khẩn cấp
- Máy điện thoại:
Là một phương tiện kỹ thuật dùng để liên giữa các phòng trong cơquan hoặc liên lạc ra các cơ quan bên ngoài.Đây là công cụ giao tiếp hàngđầu về mức độ tiện lợi,nhanh chóng,dễ sử dụng được trang bị ở hầu hết cácphòng làm việc
- Máy in:
Dùng để in tài liệu nhanh chóng thuận tiện được đặt tại hầu hết các phòng
mà cán bộ làm việc
- Quạt điện + Điều hòa:
Được lắp ở tất cả các phòng của cơ quan.Tạo không khí mát mẻ thoái trongcông việc tránh được ảnh hưởng nông bức của thời tiết đến công việc
- Bàn ghế:
Ở tất cả các phòng làm việc trong văn phòng đều có một đến hai bộ bànghế, một bộ để cán bộ làm việc và một bộ dùng để tiếp khách Ngoài ra,Cơ quanUBKT còn có một phòng truyền thống rộng khoảng 30m2 có bố trí một bộ bàn ghếtròn lớnvà một hội trường lớn có thể họp được hơn 100 người
Ngoài các trang thiết bị kể trên thì Văn phòng còn trang bị các thiết bị máymóc khác: Máy thông gió, bình phòng cháy chữa cháy.Tại các phòng làm việc đều
có tủ đựng tài liệu riêng cho cán bộ.Có một kho lưu trữ tài liệu riêng được kê nhiều
tủ đựng và giá đỡ tài liệu.Như vậy có thể khẳng định rằng, các trang thiết bị củaVăn phòng Cơ quan là tương đối đầy đủ, góp phần đắc lực trong việc nâng caonăng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng cho các cán bộ chiến sỹ của Cơquan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
2.1.2 Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng
Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy Văn phòng cơ quan được bố trí mộtcách khoa học đã hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hànhhoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành Đồng thời giúpcho lãnh đạo Văn phòng tránh khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tựchủ và hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất Văn phòng được phân theochức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một
Trang 12đầu mối duy nhất đặt dưới sự chỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng Cơ quan Ủyban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Trang 132.1.3.Khảo sát công tác văn thư
Công tác văn thư giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan Nhà nước Công tác văn thư là nội dung chủ yếu, chiếm một phần lớn hoạtđộng của Văn phòng và được xem như là một bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng quản lý của Cơ quan Vì vậy công tác văn thư phải đảm bảo cung cấpmột cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho nhiệm
vụ quản lý nhà nước của cơ quan, giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọihoạt động của cơ quan
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, khoa học bảo đảm được các bí mật của cơ quan, đúngchính sách quy định của Nhà nước
Tổ chức công tác văn thư
Hoạt động của một cơ quan, đơn vị luôn luôn có sự gắn bó mật thiết với bộphận văn thư Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có biên chế
01 đồng chí làm công tác Văn thư có bằng Đại học
Tất cả mọi công việc soạn thảo, giải quyết công văn đi và đến, lập hồ sơ hiệnhành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một đầu mối, còn cácđơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư chuyên trách Vìcông việc nhiều, có một cán bộ Văn thư không xử lý kịp nên đôi khi có sự sai sóttrong các khâu xử lý văn bản
Biên chế văn thư Cơ quan do bên Tổng cục Xây dựng Lực lượng Công annhân dân quyết định
Lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ của cơ quan đều rất quan tâm và đánhgiá cao vai trò của công tác văn thư trong hoạt động văn phòng
Bên cạnh việc thường xuyên quan tâm chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, thì lãnhđạo văn phòng cũng có chế độ khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng nhằm khuyến khíchcác cán bộ văn thư làm việc hiệu quả hơn Hàng quý hàng năm, văn phòng đều tổchức tổng kết công tác văn thư để rút ra những thiếu sót, hạn chế, từ đó có nhữngbiện pháp khắc phục kịp thời
Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng có một ý nghĩa rấtlớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc và đồng thờigiảm nhẹ cường độ lao động cho nhân viên
Chính vì vậy mà phòng văn thư được bố trí ngay gần nơi ra vào của cơ quan,gần cầu thang, thuận lợi cho việc giao nhận và giải quyết công văn giấy tờ từ cácđơn vị tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan Đây là một cách tổ chức khoa họctrong công việc, công việc qua nhiều bước nhưng được giải quyết nhanh chóng,không mất nhiều thời gian đi lại, mà thông tin trong văn bản được đảm bảo bí mật
Ngoài ra văn phòng đã trang bị cho bộ phậnvăn thư những trang thiết bịtương đối hiện đại
- Một máy vi tính được nối mạng nội bộ
- 01 máy in được nối với máy vi tính để in các văn bản khi cần thiết
-01 máy fax để nhận và gửi fax
- 01 máy điện thoại, 2 tủ đựng tài liệu, 2 bàn làm việc
Trang 14-01 tủ dùng để bảo quản con dấu.
-01 Quạt điện, 01 quạt thông gió, 01 điều hòa
Các trang thiết bị chuyên dùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy bút, keodán, phong bì
2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
2.2.1 Nghiệp vụ công tác văn thư
2.2.1.1 Quản lý văn bản
Theo quy định chung của Bộ Công an và quy định riêng cụ thể của Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thì các nhiệm vụ của cán bộ Vănthư được quy định như sau:
- Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu Mỗi thể loại vănbản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu theo quyđịnh Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính và bảo quảntheo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định)
- Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng, năm số chocông văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành Vào sổ theo dõi, chuyểncho Chánh Văn phòng xem xét rồi chuyển cho Thủ trưởng Cơ quan xử lý, sau đómới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc người nhận và phải có ký nhận vào sổ theodõi Các loại tài liệu gửi đích danh người nhận thì đóng dấu công văn đến ngoàiphong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển cho người nhận Các loại tài liệu khẩn phảichuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệu mật phải thực hiện đúng nguyên tắc quyđịnh
- Đối với văn bản nội bộ của cơ quan cũng quản lý theo sổ riêng, đánh số, kýhiệu theo quy định Tất cả các văn bản này đều được sắp xếp lần lượt theo thứ tựthời gian, số, ký hiệu để dễ dàng trong công tác kiểm tra, tra cứu
2.2.1.2 Quản lý con dấu
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loạivăn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư Khi nghỉ làm, việc chuyển giaodấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định
2.2.1.3 Soạn thảo văn bản
Văn phòng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương chủ yếugiúp Cơ quan ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết cáccông việc của mình Chính vì vậy việc các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạnthảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn là cần thiết và quantrọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản mặt khác đây làđiều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản chỉ đạo của Đảng ủy Cơquan được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên
có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu, tính chất
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Trang 15- Duyệt văn bản
- Trình ký văn bản
- Ban hành văn bản
2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu
Công tác lập hồ sơ có một vị trí quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ, vìlập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, nó là mắt xích gắn liền giữa côngtác văn thư với công tác lưu trữ Do vậy công tác lập hồ sơ có được thực hiện tốtthì công tác lưu trữ mới có nguồn bổ sung giá trị Trong điều lệ về công tác côngvăn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Cán bộ nhânviên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên mônkhác nhưng đôi khi làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lậphồ sơ về những việc mình đã làm”
Cơ quan chưa có những quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ Các cán bộlập hồ sơ nguyên tắc (gồm các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trungương) để làm căn cứ giải quyết công việc, hàng năm không phải nộp vào lưu trữ,nhưng khi nghỉ vào chế độ bảo hiểm hoặc thuyên chuyển công tác phải bàn giao lạingười làm thay công việc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy trái phép
2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có bố trí một phònglưu trữ riêng dùng làm kho lưu trữ cũng là phòng đọc.Có 01 đồng chí làm nhiệm
vụ lưu trữ
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang
bị đầy đủ, chỉ mới có các thiết bị như:giá,tủ, cặp ba dây,bìa hồ sơ.Còn những dụng
cụ bảo quản tài liệu như:máy hút bụi,máy điều hòa chưa được trang bị
2.2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu trữ tại cơ quan
Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn bảnhình thành trong quá trình hoạt động sản sinh ra đó là tài liệu về Đảng, sinh hoạtĐảng, các hồ sơ về giải quyết khiếu nại, tố cáo, cũng như công tác chính trị tưtưởng tại các chi bộ trực thuộc.Ngoài ra, có các văn bản do các cấp ủy cấp trên gủiđến được đưa vào bảo quản làm căn cứ phục vụ cho các hoạt động của cơ quan
- Số lượng phông lưu trữ
Hiện nay phòng lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trungương chỉ bảo quản hồ sơ, tài liệu ở dạng thông thường, không thành lập phông lưutrữ
- Thành phần tài liệu của kho lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủyCông an Trung ương
Thành phần tài liệu gồm:tài liệu về chỉ đạo,lãnh đạo của Đảng ủy Công anTrung ương gửi đến; tài liệu phản ánh hoạt động của các phòng, ban trong Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
2.2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,nội dung văn bản, chức năng của các văn bản các tài liệu trong kho được lập
Trang 16thành các hồ sơ hiện hành Các hồ sơ được xác định giá trị để lưu trữ theo mức thờigian cụ thể ở ba mức: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Nhân viên văn thư lưu trữthường xuyên thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu Tại phònglưu trữ: tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu
đã được lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ) Mục lục hồ
sơ được lập theo năm Tài liệu sau khi được chỉnh lý, thống kê bổ vào hộp sắp xếpgọn gàng giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng
2.2.2.4 Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan
- Công tác phân loại,lập hồ sơ, xác định giá trị
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,nộidung văn bản,chức năng của các văn bản các tài liệu trong kho được lập thànhcác hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu,các tài liệu lưutrữ trong kho luôn được xác định giá trị để loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực vàchỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của
cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiện cứu các tài liệu có trong kho
- Công tác lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ chỉ dừng lại ở việc tập hợp các văn bản liên quan đến nhauvào một cặp tài liệu Tình trạng này cũng diễn ra ở phòng văn thư Chính nhữngbất cập trên đã làm cho cán bộ lưu trữ rất vất vả khi tiến hành lập hồ sơ lưu trữ.Chưa kể đến việc những tài liệu mang tính chất chuyên môn nếu để cán bộ lưu trữlập có thể không phản ánh hết nội dung, trình tự giải quyết công việc trong hồ sơ.Không chỉ có vậy, việc không lập hồ sơ cũng chính là một nguyên nhân gây mấtmát thất lạc tài liệu
Tài liệu không được lập hồ sơ, các cán bộ, chuyên viên lại không chịu nộptài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định, hoặc có nộp cũng chỉ nộp những văn bảngiấy tờ không quan trọng Cán bộ lưu trữ đến thời hạn giao nộp tài liệu chủ yếuphải đến các phòng ban thu thập tài liệu Công tác lập hồ sơ như trên đã khiến chocác cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn khăn khi tiến hành công việc trong khi chấtlượng hồ sơ vẫn không được đảm bảo
- Xác định giá trị tài liệu
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của bộ phận Lưu trữ tiến hànhđúng nghiệp vụ.Tuy nhiên việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời gian cụthể dừng lại ở ba mức:Vĩnh viễn,lâu dài,tạm thời.Bảo quản với thời hạn lâu dàichưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ hoặc tạm thời là bao nhiêu năm cóthể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời
- Công tác thu thập bổ sung
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm tổ chức thườngxuyên Hàng năm vào quý 1 của năm sau cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ,tàiliệu từ các phòng ban, các đoàn thể,văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc
Việc lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như:Tài liệu chưa được sắp xếpkhoa học,chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếunhưng không tìm được tài liệu bổ sung vẫn còn tình trạng giữ lâu dài ở các bộphận
- Công tác thống kê
Trang 17Đây là công việc thường xuyên của phòng lưu trữ bao gồm: thống kê tàiliệu, phương tiện bảo quản,công cụ tra cứu.Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan tàiliệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lậphồ sơ),cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ) Mục lục hồ sơ được lậptheo năm.Tài liệu sau khi được chỉnh lý,thống kê bổ vào hộp sắp xếp gọn gànggiúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.Tại phòng lưu trữ mối chỉ xây dựngđược sổ đăng ký mục lục hồ sơ các phương tiện thống kê khác chưa được xâydựng.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đã bố trí phòng lưutrữ cùng với phòng văn thư được trang bị giá, tủ, cặp, hộp ngoài ra có một tử trưngbày tài liệu, bình chữa cháy đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu
Phòng kho lưu trữ chưa được trang bị máy điều hòa, máy hút bụi cán bộlưu trũ thường xuyên kiểm tra vệ sinh tránh mối mọt tài liệu về cơ bản được bảoquản tương đối tốt
Hàng năm cơ quan đều có tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa sổ vàcửa chính đều được bố trí kính màu có rèm che tránh tác động của ánh nắng mặttrời trực tiếp
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trungương đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu Quyđịnh rõ trách nhiệm quyền hạn của người cung cấp tài liệu Do nhu cầu sử dụng tàiliệu của phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan không lớn nên hình thức sử dụng chủyếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng photocoppy hoặc sao y bản chính,không cho mượn bản chính Trường hợp cần bản chính phải làm phiếu mượn ghi
rõ mục đích mượn có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo văn phòng
Thực tế phòng lưu trữ chỉ xây dựng công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ, việcứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu chưa được thực hiện Công tác tổchức sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Cơ quan còn đơn giản vì chưa cóphòng đọc riêng, số lượng khai thác không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnhđạo và các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp cần tài liệu tham khảo mới cóyêu cầu
2.2.2.5 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của vănphòng còn hạn chế Chưa xây dựng được phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi,đến chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùngcác phương pháp thủ công để lưu văn bản mất rất nhiều thời gian
Trang 18CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG ƯƠNG:
1 Thực hành công tác văn phòng
1.1 Công tác tổ chức
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 18 cán bộ Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53 Nhìn chung đội ngũ cán bộ vănphòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng chuyênnghành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhânviên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01 đồng chíVăn thư, 06 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân
* Đối với đồng chí Chánh Văn phòng:
Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơ quan, quản lý điều hành mọi hoạt độngcủa Văn phòng và trực tiếp phụ trách:
- Công tác tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách và đào tạo cán bộ của Cơ quan;công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra
- Công tác đảng; thư ký các cuộc họp của Uỷ ban kiểm tra, Thường trực Uỷban kiểm tra và Đảng uỷ Cơ quan
- Tham gia thành viên Ban chỉ đạo thực hiện Cuộc vận động “Công an nhândân chấp hành nghiêm điều lệnh; xây dựng nếp sống văn hoá vì nhân dân phụcvụ”
* Đối với các Phó Chánh Văn phòng:
Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng và phụtrách:
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, nhiệm kỳ của Đảng uỷ, BTVĐảng uỷ, UBKT Đảng uỷ CATW và của Cơ quan
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan Uỷ ban kiểm tra
- Theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp của giữa UBKT Đảng uỷ CATWvới UBKT các tỉnh, thành uỷ; Quy chế phối hợp giữa các đơn vị tham mưu giúp việccủa Đảng uỷ CATW
- Thực hiện quy định về xét bổ nhiệm ngạch kiểm tra viên trong lực lượngCAND;
Trang 19- Theo dõi Chuyên đề NQTW 4 (Khoá XI) “Một số vấn đề cấp bách về xâydựng Đảng hiện nay”.
- Tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKTĐảng uỷ CATW và sơ kết, tổng kết các lĩnh vực thuộc phạm vi phụ trách
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quanđến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng, thựchành tiết kiệm, chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản)
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKTĐảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách
- Công tác chính trị nội bộ: các phong trào thi đua, cuộc vận động, công tácthi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban kiểm tra; công tác phápchế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên truyền
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đếnphạm vi, lĩnh vực phụ trách
* Đối với các cán bộ tổng hợp:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm:
- Công tác Đảng của Đảng uỷ V31 gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp Đảnguỷ; công tác Đảng vụ; quản lý đảng phí và hồ sơ đảng viên của Đảng bộ Cơ quan
- Công tác tổ chức, cán bộ, nâng lương, thăng cấp bậc hàm; công tác đào tạo cán bộcủa Cơ quan; công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra; quản lý Hồ sơ cán bộ của Cơquan
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đếnphạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quanđến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng, thựchành tiết kiệm, chống lãng phí), kê khai tài sản minh bạch tài sản
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKTĐảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát có liên quan đến các nội dung trên
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan
Trang 20- Theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp của giữa UBKT Đảng uỷ CATWvới UBKT các tỉnh, thành uỷ; Quy chế phối hợp giữa các đơn vị tham mưu giúp việccủa Đảng uỷ CATW.
- Thực hiện quy định về xét bổ nhiệm ngạch kiểm tra viên trong lực lượngCAND
- Quản lý hồ sơ nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luậtĐảng của Ủy ban Kiểm tra đã kết thúc nộp lưu; sơ kết, tổng kết các lĩnh vựcthuộc phạm vi phụ trách
- Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng về công tác chính trị nội bộ, phong trào thi đua,
cuộc vận động; công tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ bankiểm tra; công tác pháp chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyêntruyền
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đếnphạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm
* Đối với các bộ hậu cần, kế toán:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm về chế độ chính sách cán bộ,hưu trí, nghỉ mát, bảo hiểm Y tế; thanh quyết toán, lương; quản lý tài sản, quântrang và một số việc khác về công tác hậu cần; quản lý đảng phí của chi bộ Vănphòng
* Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ:
Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu Mỗi thể loại vănbản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu theo quyđịnh Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính và bảo quảntheo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định)
Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng năm số côngvăn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành Vào sổ theo dõi, chuyển choThường trực Cơ quan xử lý, sau đó mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc ngườinhận và phải có ký nhận vào sổ theo dõi Các loại tài liệu gửi đích danh ngườinhận thì đóng dấu công văn đến ngoài phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển chongười nhận Các loại tài liệu khẩn phải chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệumật phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loạivăn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư Khi nghỉ làm, việc chuyển giaodấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định
Đảm bảo đánh máy, in sao tài liệu phục vụ kịp thời yêu cầu của công táctheo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
* Đối với nhân viên lái xe:
Lái xe của cơ quan có trách nhiệm lái xe an toàn, chủ động đề xuất các biệnpháp giữ gìn bảo vệ xe an toàn, sạch đẹp; chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao
Trang 21thông đường bộ và các quy định của Nhà nước, của cơ quan trong quản lý và vậnhành xe ô tô.
Phục vụ tốt việc đưa đón cán bộ lãnh đạo đi công tác, bảo đảm đúng giờ quyđịnh, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan và của Thường trực khi cầnthiết Chỉ đưa xe ra khỏi cơ quan khi có sự Điều động của Chánh Văn phòng.Trong trường hợp Thường trực trực tiếp điều xe thì lái xe có trách nhiệm báo cáolại để Chánh Văn phòng được biết
Thường xuyên theo dõi tình trạng xe để bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời, tránh
hư hỏng nặng, thực hiện tiết kiệm xăng dầu, rửa xe, hút bụi và tự lau chùi để đảmbảo xe luôn sạch sẽ
Nếu để xảy ra mất mát phụ tùng, thất thoát xăng dầu hoặc gây tai nạn do chủquan thì lái xe có trách nhiệm bồi thường hoàn toàn
Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, luôn ghi chép đầy đủ chính xác nhật trìnhxe
Nhân viên lái xe ngoài nhiệm vụ chuyên môn, có nhiệm vụ thực hiện cáccông việc khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng
* Đối với nhân viên phục vụ, lễ tân:
Công tác lễ tân của Cơ quan; vệ sinh phòng họp, phòng làm việc một sốđồng chí lãnh đạo, chuẩn bị nước uống…
Thực hiện công tác vệ sinh cảnh quan môi trường Cơ quan, và thực hiệncông tác khác khi được lãnh đạo Văn phòng yêu cầu
1.2 Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc
Văn phòng của cơ quan được bố trí một cách khoa học đã hạn chế viêc lãngphí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảmđược chi phí về quản lý điều hành Đồng thời giúp cho lãnh đạo Văn phòng tránhkhỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ,nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành nhiệm vụcủa mình một cách tốt nhất Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ củatừng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sựchỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng
- Ưu điểm của hình thức này là giúp Chánh Văn phòng dễ điều hành côngviệc, dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra điều động trang thiết bị phương tiện làmviệc
- Nhược điểm của hình thức này là khó chuyên môn hóa công việc, thiếuchính xác, có thể dẫn đến sự trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúngmức từng loại công việc
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thểthiều để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng Nhờnhững thiết bị này các cán bộ chuyên viên tiết kiệm được thời gian công sức, đảmbảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo chính xác đầy đủ, kịp thời nhất Văn phòngđược trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ côngtác cho mỗi cán bộ Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất và trangthiết bị hàng năm lãnh đạo văn phòng đều chú ý bổ sung những thiết bị mới hiện