Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND QUẬN tây hồ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 5 1. Chức năng 5 2. Nhiệm vụ. 6 3. Cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 8 I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 8 1. Chức năng 8 2. Nhiệm vụ 8 3. Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 9 II. XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 9 CHƯƠNG 3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 12 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 12 1. Chức năng của người Thư ký văn phòng 12 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng 12 3. Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 13 II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 14 1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 14 1. Cách thức quản lý văn bản đi đến. 15 PHẦN III. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 18 CHƯƠNG 1. THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 18 I. TIẾP KHÁCH 18 1. Đón khách 19 2. Giải quyết công việc cho khách 19 II. ĐÃI KHÁCH 20 1. Lựa chọn hình thức đãi khách 20 2. Chuẩn bị hình thức đãi khách 21 CHƯƠNG 2. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP,XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 II. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 24 1. Ưu điểm 24 2. Nhược điểm 25 CHƯƠNG 3. THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 26 I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP 26 II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 26 1. Trước khi tiến hành hội họp 26 2. Tiến hành hội họp 27 3. Kết thúc hội họp. 28 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 28 CHƯƠNG 4. THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 29 I. TRƯỚC KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 29 II. TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30 III. SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30 CHƯƠNG 5. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 31 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG 31 CHƯƠNG 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 32 I. GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO 32 II. GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 32 III. GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 33 IV. GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH 34 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 CHƯƠNG I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 36 I. ƯU ĐIỂM 36 II. HẠN CHẾ 36 CHƯƠNG II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 37 LỜI CẢM ƠN 39 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 4

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4

I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 5

1 Chức năng 5

2 Nhiệm vụ 6

3 Cơ cấu tổ chức 6

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ 8

I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 8

1 Chức năng 8

2 Nhiệm vụ 8

3 Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ .9

II XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 9

CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 12

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 12

1 Chức năng của người Thư ký văn phòng 12

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng 12

3 Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng HĐND

& UBND quận Tây Hồ 13

II KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .14

1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 14

1 Cách thức quản lý văn bản đi đến 15

PHẦN III NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 18

TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 18

CHƯƠNG 1 THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 18

I TIẾP KHÁCH 18

1 Đón khách 19

2 Giải quyết công việc cho khách 19

II ĐÃI KHÁCH 20

1 Lựa chọn hình thức đãi khách 20

2 Chuẩn bị hình thức đãi khách 21

CHƯƠNG 2 THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP,XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23

II ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 24

1 Ưu điểm 24

2 Nhược điểm 25

CHƯƠNG 3 THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 26

I MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP 26

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 26

1 Trước khi tiến hành hội họp 26

2 Tiến hành hội họp 27

3 Kết thúc hội họp 28

III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 28

CHƯƠNG 4 THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 29

I TRƯỚC KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 29

II TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30

III SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30

CHƯƠNG 5 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 31

I ĐÁNH GIÁ CHUNG 31

CHƯƠNG 6 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 32

I GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO 32

II GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 32

III GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 33

IV GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH 34

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36

CHƯƠNG I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 36

I ƯU ĐIỂM 36

II HẠN CHẾ 36

CHƯƠNG II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 37 LỜI CẢM ƠN 39 PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đạihoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao để hòa nhập cùng nểnkinh tế thới giới Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điềuhành tốt của bộ máy các cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp,điều nàyđòi hỏi phải có sự đổi mới và chú trọng hơn trong công tác quản lý ở nước tahiện nay hơn nữa cũng đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào công tácquản lý và công cuộc phát triển kinh tế đất nước

Ngày nay đối với bất kì một cơ quan tổ chức nào thì công tác quản lý luônđược đặt hàng đầu, đặc biệt là công tác hành chính văn phòng Cùng với sựnghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay vai trò và vị trí của ngườiThư ký văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức là điều tất yếu Vai trò là ngườitham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc trao đổi và nâng caochất lượng của người Thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cải thiệnhiệu suất lao động Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng chongười Thư ký là hết sức quan trọng

Nắm bắt được thực tế và xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực củanhà trường, để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo với phương châm gắn liềngiữa lí luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội vụ HàNội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng “học thật, thi thật để ra đờilàm thật” Để đáp ứng được phương châm đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã

tổ chức thực hiện kế hoạch cho sinh viên năm thứ 3 đi thực tập tại các cơ quan,đơn vị, tổ chức Mục đích của đợt thực tập này là giúp cho sinh viên làm quenvới công việc tại cơ quan, vận dụng những lí thuyết đã học vào công việc thực tếtại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tậpdượt rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người thư ký văn phòng, là cơ hộicho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp và hoàn thiện các kĩnăng Hơn nữa với đợt thực tập này sẽ giúp sinh viên tiếp cận với thực tế không

bó buộc trong lý thuyết, sinh viên có cơ hội tiếp cận với các cơ quan hành chínhnhà nước và tích lũy kiến thức thực tiễn phục vụ việc học tập chuyên ngành.Tạo

nền tảng vững chắc cho sinh viên làm quen nhanh với công việc không bị bỡngỡ, giúp sinh viên tự tin năng động, vững vàng hơn.

Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môitrường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:

- Áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, củng cố kiếnthức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quytrình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức Thư kývăn phòng trong tương lai

- Học hỏi trao dồi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại

cơ sở

Và sau hai tháng thực tập thực tế (từ ngày 16/03 đến 05/05/2015) tạiUBND quận Tây Hồ nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cốgắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách cóhiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích

Thực hiện Kế hoạch thực tập của nhà trường, sự quan tâm tạo điều kiệncủa khoa Quản trị văn phòng cũng như sự đồng ý tiếp nhận của UBND quậnTây Hồ tôi đã về thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ tôi xin báo cáoquá trình thực tập như sau:

- Nơi thực tập: UBND quận Tây Hồ - số 657 đường Lạc Long Quân – Tây

Hồ - Hà Nội - Thời gian thực tập: từ ngày 10/03/2014 đến ngày 02/05/2014

- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Đặng Thanh Hằng – chuyên viên văn thưUBND quận Tây Hồ

Dưới đây là kết quả mà tôi đã đạt được trong thời gian thực tập ở Vănphòng UBND quận Tây Hồ

Bố cục bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần:

LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo trong trường, khoaQuản trị văn phòng đã hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình thực tập và làmbáo cáo

Tôi xin gửi đến lãnh đạo UBND quận Tây Hồ lòng biết ơn chân thànhnhất đặc biệt là chị Nguyễn Thị Hương- chuyên viên văn thư văn phòng cơ quan

đã hướng dẫn nhiệt tình cho tôi trong suốt quá trình thực tập cũng như quá trìnhhoàn thành bản báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tây Hồ, ngày 29 tháng 5 năm 2015

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hương

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ

Ủy ban nhân dân quận Tây hồ được thành lập theo Nghị định 69/CP ngày28/10/1995 cuả Chinh phủ, và được UBND Thành phố Hà Nội giao nhiệm vụquản lý Nhà nước trên địa bàn quận bắt đầu từ ngày 10/01/1996 Do quá trìnhhoạt động của từng thời kỳ khác nhau nên UBND quận đã có sự thay đổi về cơcấu tổ chức Hiện nay UBND quận có 13 phòng, ban , đoàn thế thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ theo từng lĩnh vực hoạt động

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch trung tâm vănhóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội.Quận nằm ở phíaTây Bắc cuả Hà Nội Diện tích 24,0km2 gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThụyKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía Đông giápquận Long Biên; Phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía Namgiáp quận Ba Đình; Nơi đây có làng nghề truyền thống, nhiều di tích lịch sử có

giá trị tập trung xung quanh hồ Tây tạo ra một danh lam thắng cảnh nổi bật nhấtcủa Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm du lịch – dịch vụ trung tâm vănhóa, là thủ đô Hà Nội.

Sau 19 năm thành lập, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân quận Tây Hồvừa tiến hành xây dựng củng cố, kiện toàn tổ chức; vừa thực hiện nhiệm vụtrước mắt và lâu dài Dưới sự lãnh đạo của Thành Uỷ, Hội đồng nhân dânThànhphố, sự phối hợp của các Sở, Ban, Ngành Thành phố cùng các quận, huyện bạn.Trong những năm qua hệ thống chính trị ổn định, phát huy hiệu quả góp phầnhoàn thiện tốt các nhiệm vụ được giao

UBND Quận Tây Hồ hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Uỷ ban nhân dân năm 2003 và theo Quy chế làm việc của UBND Thànhphố Hà Nội Để phù hợp với hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn quận Tây

Hồ, quận đã xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức các quychế làm việc của quận

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của trung tâm Thành phố.Như vậy, trong tương lai,Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, Tây Hồ cóđiều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực ( bao gồm cả nguồn vốn tàichính, nguồn nhân lực và khoa học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triểnkinh tế - xã hội của quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung

I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

1 Chức năng

Với tư cách là cơ quan Hành pháp, hành chính nhà nước, dưới sự lãnh đạocủa Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật pháp, Pháplệnh, Nghị quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên, HĐND & UBND quận Tây Hồ

là cơ quan hành chính Nhà nước ở quận thi hành việc quản lý nhà nước trongphạm vi lãnh thổ của quận mình, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dânquận trên tất cả các lĩnh vực:

+ Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâmnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí…

+ Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.

Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại

+ Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế

độ chủ nghĩa quân sự Quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương

+ Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội

+ Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và côngdân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân

2 Nhiệm vụ.

UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm

vụ chương trình công tác năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường,các đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể nhưsau:

+ Xây dựng quy chế của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thựchiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phònghàng năm và lâu dài của quận

+ Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt doUBND

Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại

là hệ thống các phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Nhiệm vụ củatừng lãnh đạo được thực hiện theo quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồnhiệm kỳ (2011 – 2016) ban hành văn bản kèm theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2011 của UBND Quận Tây Hồ

+ Đứng đầu UBND Quận là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, làngười lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận, đôn đốckiểm tra công tác của quận, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấpdưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận, trừ các vấn đềthuộc thẩm quyền tập thể của UBND quận Mặt khác, Chủ tịch UBND quậnphải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêngcho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt độngcủa UBND trước HĐND quận và cấp trên.

+ Phó Chủ tịch UBND quận gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch CácPhó Chủ tịch UBND quận phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo điềuhành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND quận

* UBND quận Tây Hồ có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:

Các phòng, ban chuyên, môn trực thuộc UBND quận hoạt động theo chứcnăng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

* Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của UBND quận Tây Hồ

( xem phụ lục 01)

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG

HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ

I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và côngtác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyênmôn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng có các chứcnăng, nhiệm vụ riêng để hoạt động

sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận

+ Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếpthực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt Văn phòng đảm bảo đủđiều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận.Trực tiếpmua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và cơ quan

2 Nhiệm vụ

+ Xây dựng chương trình làm viêc, kế hoạch công tác tuần, tháng, nămcủa Thường trực HĐND&UBND quận; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nộidung các kỳ họp của HĐND&UBND Tổ chức phục vụ các hoạt động của Đoànđại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận

+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban ngành UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điề hành của UBNDquận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳđột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND&UBNDquận.

+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên, các vănbản, ý kiến chỉ đạo của BUND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND cácphường

+ Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên đại bàn quận.+ Tổ chức thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ; công tác Hành chínhQuản trị; hướng dẫn các phòng, các đơn vị trực thuộc quận thực hiện công tác Vănthư, Lưu trữ

+ Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm

vụ, quyền hạn được giao

+ Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND&UBND quận đảmbảo điều kiện vâ chất cho bộ máy HĐND&UBND quận hoạt động

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quậngiao

3 Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ

+ Nhiệm vụ:

- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo củaUBND quận;

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

+ Quyền hạn:

- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản

- Là chủ tài khoản của Văn phòng

- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của Văn phòng

+ Yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;

- Là chuyên viên chính 5 năm trở nên, Cao cấp Chính trị, Quản lý nhànước

CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ

KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ

KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

Thư ký là người giúp việc là cánh tay đắc lực cho lãnh đạo Văn phòng vìthế chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của người Thư ký văn phòng là hai vấn đềkhông thể tách biệt và thiết yếu Chức năng chính của người Thư ký là giảiphóng lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng laođộng sáng tạo của lãnh đạo và ở mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phảiđược trao những quyền hạn nhất định Điều đó cũng có nghĩa tính hợp pháptrong việc sử dụng các quyền hạn được trao của người Thư ký sẽ phụ thuộc vàomục đích của việc sử dụng quyền lực ấy

1 Chức năng của người Thư ký văn phòng

Trên cơ sở chức năng của Văn phòng, người Thư ký có hai nhóm chứcnăng cơ bản sau:

+ Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm:Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản…

Ví dụ: xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp trình lãnh đạo xin ý kiến và banhành văn bản

+ Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính, bao gồm: tổchức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chứcnhân sự…

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng

Căn cứ vào hai nhóm chức năng cơ bản và phạm vi chức năng và nhiệm

vụ của Văn phòng, người Thư ký Văn phòng có các nhóm nhiệm vụ sau:

+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân

+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản

+ Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

+ Nhiệm vụ khác: sắp xếp, bảo quản, thực hiện các công việc khác khi

được Thủ trưởng phân công…

Tại UBND quận Tây Hồ nhiệm vụ của người Thư ký không có gì là khácbiệt, người Thư ký văn phòng là người thực hiện cung cấp thông tin cho lãnhđạo, cho Chánh văn phòng trong Văn phòng HĐND & UBND quận, tiếp khách,

là người tổ chức phòng làm việc khoa học cho lãnh đạo, là người giải quyết cáccông việc như lập lịch làm việc tuần cho lãnh đạo, cho Chánh Văn phòng…Tất

cả các công việc đều được thực hiện một cách hoàn chỉnh, nghiêm túc và nhanhchóng

3 Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

- Tổ chức phòng làm việc khoa học và tổ chức hội họp: đối với các cơquan như quận Uỷ Tây Hồ việc diễn ra hội họp là một công việc hàng đầu vàdiễn ra thường xuyên Chính vì thế yêu cầu đặt ra với người Thư ký là phảithành thạo và nhuần nhuyễn các bước để tổ chức hội họp như: Họp giao ban,họp giao ban tuần…bên cạnh đó phòng làm việc của Chánh Văn phòng luônđược sắp xếp tổ chức khoa học hợp lý Thư ký luôn là người đứng đầu trog cáccông việc này giúp cho hiệu quả công việc cao

- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Lãnh đạo, Chánh Văn phòng

là người thường xuyên phải đi công tác vì thế công việc của người Thư kýkhông thể không có việc tổ chức chuyến đi cho Chánh Văn phòng, lãnh đạo, ởUBND quận việc lãnh đạo cấp cao, Chánh văn phòng đi công tác là hoạt động

thường xuyên vì thế đây được coi là nhiệm vụ hàng đầu của người Thư ký

Bên cạnh những ưu điểm đó còn tồn tại một số hạn chế nhất định

Như vậy là một người thân cận luôn giúp việc cho Lãnh đạo, Chánh Vănphòng đòi hỏi ở người Thư ký trình độ chuyên môn và các kỹ năng cần có,không ngừng học hỏi bổ sung them kiến thức, kinh nghiệm, trình độ chuyênmôn của mình để có thể nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, hiệu suất laođộng

Ví dụ 1: Trong cuộc họp giữa Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội với chủtịch UBND quận Tây Hồ thư ký văn phòng đã phối hợp với các phòng ban liênquan chuẩn bị hội trường, sắp xếp lại bàn ghế sao cho phù hợp với cuộc họp, thư

ký đã chọn sắp xếp bàn làm việc theo mô hình chữ nhật để thuận tiện, và lựachọn hình thức đãi khách là hoa quả ăn nhẹ phù hợp với thời gian làm việc, phốihợp và điều hành các phòng ban phục vụ cho buổi họp

II KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

Hiện nay, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ phân công 01 đồngchí Phó văn phòng phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ, ngoài ra Văn phòng đã

bố trí 02 công chức làm nhiệm vụ Văn thư – Lưu trữ có trình độ đại học và đảmbảo tiêu chuẩn ngạch Văn thư – Lưu trữ Tại phòng Lưu trữ có 01 công chức

* Tổng số văn bản đi đến trong một năm (năm 2013)

Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013, Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân quận đã ban hành

- Văn bản đi: 6822 văn bản

+ Văn bản quy phạm pháp luật: 24

+ Văn bản hành chính thông thường: 6798

1 Cách thức quản lý văn bản đi đến.

Từ năm 2004, UBND quận Tây Hồ được Thành phố Hà Nội giao thoa thíđiểm là đơn vị đầu tiên ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư: Tất cả các vănbản đi đến đều được cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản của UBND quận

để tiện cho việc theo dõi

* Quản lý văn bản đến:

Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND quận, cácvăn bản đến của các cơ quan, đơn vị gửi tới Thường trực HĐND UBND, vănthư Văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm làm các thủ tục theo trình tự:

- Đối với các văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên phòng, tên cá nhânthì văn thư sẽ chuyển thẳng và hộp thư của phòng đó

- Đối với các đơn thư, khiếu nại tố cáo thì Văn thư sẽ chuyển thẳng đến

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo, văn thư cập nhật ý kiến xử lý củaLãnh đạo UBND quận vào chương trình Quản lý văn bản đi – đến và chuyểncho các phòng, ban, đơn vị liên quan

- Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, văn

thư có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo.

- Đối với các phòng, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệmnhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của LDUND quận và ký sổ bàngiao công văn với bên giao thông Khi có cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp thì

ký nhận văn bản bàn giao vào sổ bàn giao công văn

Các văn bản có ý kiến xử lý của Lãnh đạo đều phải lưu ở bộ phận Văn thưVăn phòng HĐND & UBND Quận Mọi chu chuyển trong quá trình giải quyếtvăn bản đều phải qua bộ phận văn thư để vào sổ theo dõi và chuyển đi, khôngchuyển thẳng từ người này tới người khác và các cơ quan cá nhân ngoài vănphòng Những văn bản gốc mang tính pháp quy cần sao gửi theo sự chỉ đạo củaThường trực HĐND, UBND quận thì đồng chí Chánh văn phòng có trách nhiệm

ký “ sao y bản chính” và phải vào số sao lục để theo dõi, các bản sao của vănbản phải có đủ thể thức như bản chính

Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đến của UBND quận Tây Hồ.

( Xem phụ lục 03)

* Quản lý văn bản đi

Văn bản của UBND Quận ban hành phải đúng thể thức quy định, văn thư

có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chứ ký của người có thẩmquyền có hợp lệ Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản văn thư báo cáoLĐVP để chuyên trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định

- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình quản lýcông văn đi đến để lấy số kí hiệu và ngày tháng năm vào bản gốc, các văn bản điphải được đăng ký và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản

- Những văn bản mật, khẩn thì phải chuyển đi ngay sau khi ký, văn bảntrước khi chuyển cho đơn vị nhận thì cần phải đăng ký vào sổ văn thư và lấy sốvăn bản của đơn vị, bản gốc của văn bản phải được lưu tại bọ phận văn thư Sốlượng nhân bản phải được nhân bản đủ trước khi ký

- Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, vănthư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trìnhphần mềm Web chỉ đạo

- Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhânbản theo nơi nhận và đóng dấu Văn bản gửi theo nơi nhận phải được cho vàophong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu vănbản và ký sổ bàn giao công văn với nhân viên giao thông.

Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đi của UBND Quận Tây Hồ.

(Xem phụ lục 04)

PHẦN III NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

CHƯƠNG 1 THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

I TIẾP KHÁCH

Hàng ngày số lượng khách đến làm việc tại UBND quận Tây Hồ là rấtnhiều như: Các cơ quan nhà nước cấp trên, các cơ quan đơn vị khác, các cơ quanđơn vị cấp dưới đến liên hệ công tác, người dân đến giải quyết công việc…

Vì thế tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư kýnhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, đó là hoạt động không thểthiếu của mỗi cơ quan..

Thư ký tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ tiến hành việc tiếp khách dựatrên các nguyên tắc tiếp khách cơ bản như: Tôn trọng đối tượng giao tiếp; kếthợp hài giữa lợi ích của các bên trong giao tiếp; Tôn trọng các quy phạm kháchquan trong giao tiếp Đây là tiền đề, là cơ sở cũng như cố định trong hoạt độngtiếp khách thông thường

Để thực hiện hoạt động tiếp khách hiệu quả, Thư ký cần tiến hành một sốcông việc:

+ Xây dựng nội quy tiếp khách

+ Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp

+ Xác định các thông tin liên quan

+ Chuẩn bị các thông tin liên quan

+ Xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện hoạt động tiếpkhách

+ Chuẩn bị tư thế tiếp khách

Dựa vào các công tác chuẩn bị đó sẽ giúp cho người Thư ký văn phòng tạiVăn phòng HĐND & UBND có một quy trình tiếp khách hợp lý, phù hợp với từngđối tượng

1 Đón khách

Công việc đầu tiên trong quá trình tiếp khách chính là đón khách, đây làcông việc khá quan trọng vì nó có thể để lại ấn tượng của khách đối với cơ quanngay từ lời chào hỏi đầu tiên với mỗi vị khách khác nhau mà người thư ký có thể

có các hình thức đón tiếp khác nhau tuy nhiên bất cứ người khách nào cũng cóthể là nhân vật quan trọng với cơ quan Vì thế việc đón khách bao giờ cũng cầnđược ưu tiên trên hết, khi chào đón khách cần phải lịch sự và thái độ vui vẻ nhiệttình

Nếu là khách lần đầu tiên đến làm việc với UBND quận Tây Hồ ngườithư ký phải giới thiệu tên mình trước và khéo léo chào hỏi, hỏi tên người khách

2 Giải quyết công việc cho khách

Sau khi đón kháchthư ký phải chủ động phối hợp với khách thực hiệnmục đích chính mà cả hai bên hướng tới khi giao tiếp Đầu tiên thư ký phải nắmđược thông tin của khách và mục đích, lý do khách đến cơ quan mình là gi?, sau

đó dựa vào khả năng và thẩm quyền của mình thư ký giải quyết các yêu cầu củakhách

Ví dụ: khách muốn gặp ông A ở phòng Tài nguyên Môi trường thì thư ký

có thể chỉ ngay cho khách lên để gặp, hoặc là khách muốn gặp Chủ tịch thì thư

ký phải thông báo với chủ tịch xem là chủ tịch có muốn gặp khách không, hay

có đang bận gì không, nếu chủ tịch đồng ý gặp thì dẫn khách vào phòng, nếukhông thì thư ký phải từ chối khách một cách khéo léo

Trong trường hợp khách phải ngồi đợi để giải quyết công việc người thư

ký phải sắp xếp chỗ ngồi cho khách và ngồi tiếp khách tránh trường hợp đểkhách đứng đợi, khó chịu Trong phòng tiếp khách cũng phải được bài trí mộtcách hợp lí và có thẩm mỹ như thế khách sẽ có sự quan tâm chú ý với các hoạtđộng của cơ quan, đồng thời sẽ tạo cho khách cảm giác được quan tâm chú ý

Thư ký phải có khả năng ứng xử cũng như kỹ năng giao tiếp nhất định để

có thể giải quyết được công việc

Nói chung tiếp khách là công việc thường xuyên của người Thưa ký, đòihỏi người thư ký phải vận dụng các kỹ năng, sự hiểu biết của mình để ứng xử và

thực hiện công việc tiếp khách cho tốt.

II ĐÃI KHÁCH

Với mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động đãi khách không phải hoạt độngthường xuyên và phổ biến tuy nhiên đây lại là một công cụ quan trọng, cần thiếtcho công tác đối ngoại của cơ quan.Hiệu quả của hoạt động này có khả năng ảnhhưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quá trình giải quyết côngviệc sau này.Vì thế hiểu biết những kiến thức, những quy định cơ bản trong đãikhách trở thành yêu cầu bắt buộc đối với người Thư ký

Thông qua hoạt động đãi khách, thư ký phải thể hiện được những quanđiểm cơ bản như:

- Sự tôn trọng của cơ quan với khách

- Bày tỏ lòng mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ vớikhách

- Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới trong giaotiếp

- Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơbản

Khi có khách, sử dụng hình thức đãi khách người thư ký phải nắm rõ:

- Số lượng khách để bố trí nơi nghỉ ngơi

- Chuẩn bị địa điểm, phương tiện, để tiến hành đưa đón khách và đãikhách

- Chuẩn bị về mặt thời gian để thuận lợi cho khách và cho cả cơ quan

- Chuẩn bị kinh phí cho việc đãi khách

Có rât nhiều hình thức đãi khách như: giải khát hoặc tổ chức tiệc Việclựa chọn hình thức đãi khách nào còn tùy thuộc vào thời gian, tính chất côngviệc của khách

Trong quá trình đãi khách người thư ký văn phòng phải thực hiện các công việc sau đây:

1 Lựa chọn hình thức đãi khách

Văn phòng UBND quận thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản là