Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND QUẬN hà ĐÔNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 Phần I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG 5 I. Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông 5 1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông. 5 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông. 7 II. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông. 7 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông. 7 2.1.1. Chức năng: 7 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 2.1.3. Cơ cấu tổ chức: 12 2.2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng. 12 III. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà Đông. 15 3.1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 15 3.2. Khảo sát về công tác văn thư. 17 3.2.1. Tổ chức biên chế. 17 3.2.2. Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông trong những năm gần đây. 18 3.3.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến. 18 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG. 20 I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách. 20 1.1. Tổ chức tiếp khách. 20 1.2. Đãi khách. 22 II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 23 2.1. Công tác thu thập và xử lý thông tin. 23 2.2. Công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ 26 2.2.1. Nội dung chương trình công tác thường kỳ 26 2.2.2. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27 III. Công tác tổ chức hội họp. 28 3.1. Tổ chức hội nghị. 28 3.1.1. Chuẩn bị hội nghị. 28 3.1.2. Tổ chức hội nghị. 29 3.1.3. Sau khi hội nghị kết thúc. 30 3.2. Tổ chức các cuộc họp. 31 IV. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 32 5.1. Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo cơ quan. 36 5.2. Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng (Chánh văn phòng). 38 VI. Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND quận Hà Đông. 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 I. Nhận xét đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan. 41 1.1. Ưu điểm: 41 1.2. Hạn chế: 42 1.3. Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký 43 II. Đề xuất: 44 KẾT LUẬN 46 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN PHỤ LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

Phần I 5

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG 5

I.Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông 5

1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông 5

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông 6

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông 7

II Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông 7

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông 7

2.1.1 Chức năng: 7

2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 8

2.1.3.Cơ cấu tổ chức: 12

2.2.Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng 12

III Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà Đông 15

3.1 Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 15

3.2 Khảo sát về công tác văn thư 17

3.2.1 Tổ chức biên chế 17

3.2.2 Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông trong những năm gần đây 18

3.3.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 18

Phần II 20

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG 20

I Tổ chức tiếp khách, đãi khách 20

1.1 Tổ chức tiếp khách 20

1.2 Đãi khách 22

II Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23

2.1 Công tác thu thập và xử lý thông tin 23

2.2 Công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ 26

2.2.1 Nội dung chương trình công tác thường kỳ 26

2.1.2.Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27

III Công tác tổ chức hội họp 28

3.1 Tổ chức hội nghị 28

3.1.1 Chuẩn bị hội nghị 28

3.1.2 Tổ chức hội nghị 29

3.1.3 Sau khi hội nghị kết thúc 30

3.2 Tổ chức các cuộc họp 31

IV Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 32

5.1 Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo cơ quan 36

5.2 Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng (Chánh văn phòng) 38

VI Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND quận Hà Đông 39

Phần III 41

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41

I Nhận xét đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan 41

1.1 Ưu điểm: 41

1.2 Hạn chế: 42

1.3 Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký 43

II Đề xuất: 44

KẾT LUẬN 46

PHẦN PHỤ LỤC 1 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng, đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào Tuy nhiên , nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng , vừa có trình độ quản lý tại cao có còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, để rồi trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nắm bắt xu thể đó đào tạo ngành thư ký văn

phòng hệ Cao đẳng Với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành, lý luận

gắn liền với thực tiễn” trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà

Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng trong đó có ngành Thư ký văn phòng nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lí luận

Để đáp ứng được phương châm đó, khoa quản trị văn phòng đã thực hiện

kế hoạch thực tập ngành Thư ký văn phòng khoá 2012-2015 tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại

cơ quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học khi còn ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng

cố, tổng hợp lại kiến thức tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một thư ký viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục

vụ cho công tác sau này

Có nhận định cũng như ở trên đã nói “Học đi đôi với hành, lí luận gắn liền với thực tiễn” Bởi vậy, giáo dục Đại học – bậc giáo dục đào tạo đang tạo ra nguồn nhân lực tiên phong trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hiện nay và đang ngày càng quan tâm đến thực hành cho sinh viên Là một sinh viên của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, trong quá trình học tập em đã được nhà trường tổ chức kỳ thực tập để chúng em có thể nâng cao kiến thức và trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ thư ký văn phòng và được tiếp nhận, đào tạo thực tế, giúp đỡ trong quá trình thực tập tại UBND quận Hà Đông (Văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông) Quá trình thực tập không chỉ là

cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tiễn,

mà còn cho em thêm hiểu biết về tác phong làm việc trong cơ quan, tổ chức về văn hoá công sở và giúp em có định hướng về nghề nghiệp tốt hơn sau khi ra trường Và ngành Thư ký văn phòng là ngành em đang được đào tạo, hơn nữa là đang thực tập thực hiện vào ngành nghề những gì mình đang học Nó cũng là ngành đang rất cần của xu thế hiện đại ngày nay Trên tình hình đó, cũng như nhiều cơ quan nhà nước, các công ty doanh nghiệp đang quan tâm và hướng tới mục tiêu đấy mạnh nền quảng cáo để con người chúng ta tích có thể hiểu biết thêm các thông tin và mở mang tầm hiểu biết và đầu tư nhiều hơn cho viêc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhân sinh

Nhờ có kĩ thuật thực tập của nhà trường và các thầy cô cùng sự tiếp nhận, hướng dẫn của UBND quận Hà Đông đã cho em thêm nhiều kiến thức để tiếp tục học tập và hành trang sau khi ra trường

Em xin trân trọng cám ơn các thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng, Giáo viên chủ nhiệm lớp cao đẳng thư kí văn phòng K7 đã quan tâm và giúp đỡ

em trong suốt thời gian học tập và thực tập

Em xin trân trọng cảm ơn UBND quận Hà Đông

Đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập, đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu tốt và thua thập thông tin về cơ quan để em học hành tốt bài báo cáo của mình

Do thời gian và kiến thức có hạn bản thân lại chưa trải qua thực tế công tác nên bài viết không tránh khỏi những thiếu xót nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cùng các anh chị trong cơ quan để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận để phù hợp với thực tiễn hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2015.

SINH VIÊN Đặng Thị Loan

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đặc biệt là thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức, và sự dạy bảo tận tình, sự giúp

đỡ đầy nhiệt huyết trong suốt quá trình học tâp cũng như đã tạo điều kiện cho tôi

đi thực tập tại cơ quan

Giữa lí thuyết và thực tế tưởng chừng như không có khoảng cách nào, nhưng nó lại luôn luôn có một khoảng cách rất lớn, để có thể vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế Không những cần có một kiến thức vững chắc mà cần phải có sự tư duy linh hoạt trong công việc mới có thể áp dụng một cách tốt nhất lý thuyết mà ta đang có Với tôi điều đặc biệt, một sinh viên kiến tập còn rất trẻ, non nớt về mặt kĩ năng, nghiệp vụ và cả sự hiểu biết, chưa có nhiều kinh nghiệm trong thực tế công tác thì quá trình thực tập tại quý cơ quan là một điều kiện thuận lợi giúp tôi phần nào học hỏi và tích luỹ được kinh nghiệm cho bản thân

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới UBND quận Hà Đông, đặc biệt

là chị Vũ Thị Kim Hoa đã trực tiếp chỉ đạo giúp đỡ tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ

Với thời gian thực tập (bắt đầu từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lí thuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan Trong thời gian đó, tôi đã học tập được phong cách làm việc của người thư ký văn phòng Đó là những bài học và kinh nghiệm quý báu, là hành trang để tôi bước vào công việc một cách tự tin, vững vàng hơn Từ đó làm tôi thêm yêu thích và đam mê trong công việc hơn sẽ giúp tôi hoàn thành công việc một cách tốt nhất

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn các nghiệp vụ văn phòng, công tác văn phòng và những công việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sao chép, sản xuất tài liệu Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kĩ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong công việc trao

đổi nghiệp vụ Từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng Tác phong làm việc và kĩ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều, đó là kết quá lớn nhất mà tôi đã đạt được Mặc dù tôi đã có nhiều cố gắng để đạt được kết quả cao nhất trong thời gian thực tập nhưng do lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế ở cơ quan, và do tuổi còn trẻ, thiếu nhiều kinh nghiệm làm việc Và cũng do thời gian còn hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo nhà trường cũng như ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô, chú, anh chị để tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình, giúp tôi hoàn thiện hơn về nhiệm vụ cho mình để tôi có cơ sở, nền tảng bước vào kì thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ bé trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2015

SINH VIÊN Đặng Thị Loan

Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

I Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông

Hà Đông là một quận thuộc Thủ đô Hà Nội, nằm cách bên bờ sông Nhuệ

và sông Đáy, cách trung tâm Hà Nội 10km về phía Tây Nam Hà Đông là nơi đặt trụ sở một số cơ quan hành chính cấp Thành phố của Thủ đô Hà Nội Hà Đông vốn là vùng đất giàu truyền thống văn hóa và hiện nay là một trong những địa phương có tốc độ phát triển nhanh nhất của Hà Nội

Quận Hà Đông có toạ độ địa lý 20°59 vĩ độ Bắc, 105°45 kinh Đông, nằm giữa giao điểm của Quốc lộ 6 từ Hà Nội đi Hòa Bình và quốc lộ 70A Hà Đông cũng là nơi khởi đầu của quốc lộ 21B, nối trung tâm Hà Nội với các huyện phía nam của Thủ đô và tỉnh Hà Nam, tỉnh Ninh Bình Quận có diện tích tự nhiên 4.833,7 ha và 17 đơn vị hành chính phường Ranh giới tiếp giáp như sau:

- Phía Bắc giáp quận Nam Từ Liêm

- Phía Đông giáp huyện Thanh Trì, phía Đông Bắc giáp quận Thanh Xuân

- Phía Nam giáp huyện Thanh Oai và huyện Chương Mỹ;

- Phía Tây giáp huyện Hoài Đức và huyện Quốc Oai

1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông.

- UBND quận Hà Đông do HĐND cùng cấp bẩu ra, là cơ quan chấp hành pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản lý nhà nước cấp trên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước

từ Trung ương đến địa phương

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới thực hiện

- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình lên cấp trên xem xét…

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông.

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hà Đông được quy định tại Luật

Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hà Đông được quy định như sau:

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ và môi trường, thế dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình

và các lĩnh vực khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẩn phẩm hóa

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa

vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài tại địa phương

- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở địa phương

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông.

UBND quận Hà Đông có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định Gồm lãnh đạo

và 12 phòng, ban chuyên môn

∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND quận Hà Đông ( Phụ lục 1)

II Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông.

Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tải khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND Thành phố

(Hình ảnh Tòa trụ sở Trung tâm hành chính mới quận Hà Đông)

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

a Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn

Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, chuyên môn, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo quy định của pháp luật

Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND quận và Chủ tịch UBND quận theo đúng quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận

Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách.

Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND quận xem xét, quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực hiện theo quy chế làm việc của UBND quận)

Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của Thành phố đóng trên địa bàn địa phương

Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của UBND quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, Chủ tịch UBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính Nhà nước của UBND quận

Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND quận; quản lý và điều hành bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính hoạt động theo quy định của Thành phố và quận

Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật

Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND quận

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng.

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của UBND quận

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao

b Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng

HĐND và UBND quận có các nhiệm vụ sau:

Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các ban HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; đảm bảo việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt động đối ngoại

Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan,

tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND

Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND xây dựng báo cáo công tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND; giúp Thường trực HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND

Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực

Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.

Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc

cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết

Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật;

dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành phố

Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường

Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp

Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ công tác với cơ quan Thành phố và quận, Thường trực Quận ủy, UBND, UBMTTQ Việt Nam, Tòa án nhân dân Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan,

tổ chức, đoàn thể ở địa phương

Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND

Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND

Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

độ nhiệm vụ phân công.

- Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng; 03 Phó chánh Văn phòng

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng gồm (33 Đ/c):

+ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Gọi tắt là Bộ phận Một cửa)

+ Bộ phận Hành chính – Quản trị+ Bộ phận Tổng hợp

+ Ban tiếp công dân

∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông ( Phụ lục 2)

Nhân sự của văn phòng biến động qua các năm:

Năm 2012: Văn phòng tiếp nhận 4 Đ/c thông qua thi tuyển

Năm 2013: Nhân sự văn phòng không có gì thay đổi

Năm 2014: Văn phòng tiếp nhận thêm 4 chỉ tiêu do quận giao

2.2 Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc

văn phòng.

- Chánh văn phòng:

+ Điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo quy định của Nhà nước; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước HĐND, UBND huyện và Chủ tịch HĐND và UBND huyện về toàn bộ công tác của văn phòng

+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ máy văn phòng và xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, UBND huyện hàng tuần, tháng, quý, năm.

+ Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, giám sát công tác tổng hợp, tình hình hoạt động của HĐND và UBND huyện, phối hợp công tác giữa các Phó văn phòng, các bộ phận…

+ Phân công một Phó Chánh văn phòng thay mặt Chánh văn phòng điều hành hoạt động của văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng hoặc ủy quyền

+ Phát ngôn viên của HĐND, UBND huyện

+ Tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công…

- Phó chánh văn phòng:

+ Giúp việc cho Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về các phần việc được phân công; quản lý chỉ đạo kiểm tra đánh giá kết quả công tác của các bộ phận

+ Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực khác vượt thẩm quyền thì trao đổi với các Phó chánh phụ trách vấn đề liên quan, báo cáo Chánh văn phòng,

xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch

+ Hàng tuần tổng hợp tình hình công việc mình phụ trách báo cáo Chánh văn phòng tại các buổi họp giao ban…

a Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính:

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng

b Bộ phận Hành chính – Quản trị:

Bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND – UBND quận

Hà Đông có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của quận

∗ Sơ đồ hóa cấu trúc của bộ phận Tổng hợp ( Phụ lục 3)

Bộ phận tổng hợp phân chia thành 4 mảng chính do 4 nhân viên phụ trách

và dưới sự chỉ đạo của anh Phó chánh văn phòng Nguyễn Trần Hiển

+ VH – XH do chị Vũ Thị Kim Hoa phụ trách Công việc cụ thể là

quản lý giáo dục, y tế, lao động thương binh xã hội, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, lao động việc làm, tham mưu cho Phó chủ tịch

+ Quản lý đô thị - xây dựng do anh Đinh Văn Long phụ trách Công

việc chủ yếu là có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận thực hiện quản lý nhà nước về: xây dựng; kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị theo phân cấp quản lý Tham mưu cho Phó chủ tịch

+ Kinh tế - đất đai do anh Nguyễn Chính Hữu phụ trách Công việc

cụ thể là tham mưu các văn bản liên quan đến đất đai, văn bản chỉ đạo Tham mưu cho Phó chủ tịch

+ Khối nội chính do anh Nguyễn Mai Linh phụ trách Công việc cụ

thể là công tác tổ chức cán bộ, đảm bảo an ninh quân sự Tham mưu cho Chủ tịch quận

+ Ngoài ra còn có chị Nguyễn Kim Chi và anh Trịnh Chi Long tham mưu cho HĐND quận Công việc chủ yếu là giám sát, tổ chức kỳ họp, đóng góp

ý kiến vào các văn bản luật do Thành phố chỉ đạo

III Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà Đông.

3.1 Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.

Chúng ta không thể phủ nhận được vai trò cũng như tầm quan trọng của người thư ký văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung

và người lãnh đạo nói riêng Có thể nói, họ là nhân tố quan trọng giúp công việc của người lãnh đạo trở nên nhẹ nhàng, diễn ra trôi chảy và có hiệu quả hơn Đồng thời họ cũng là cầu nối giúp mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trở nên thân thiện và gần gũi hơn

Tuy UBND quận Hà Đông không có một chức danh thư ký cụ thể nào, song hình ảnh của người thư ký thì vẫn luôn hiện diện Từ công tác tổ chức thông tin như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản…đến công tác tổ chức hành chính nhu tổ chức tiếp khách đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo…họ đều thực hiện rất tốt Họ ở đây có thể là đồng chí Chánh văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông – thủ trưởng đơn vị đồng thời cũng là người tham mưu giúp việc cho Chủ tịch HĐND và UBND quận Hay các Phó chánh văn phòng là người tham mưu giúp việc cho Chánh văn phòng và các Phó Chủ tịch UBND quận phụ trách các khối khác nhau theo quy định cụ thể Và rất nhiều chuyên viên, cán bộ khác trong Văn phòng HĐND

& UBND quận cũng được coi như những người thư ký giúp việc cho thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Họ tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước Chánh – Phó chánh Văn phòng về lĩnh vực mình quản lý Như vậy có thể nói, Văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông chính là đơn vị mà ta có thể nhìn thấy hình ảnh của những người thư ký miệt mài với công việc Họ là nhũng con người riêng biệt, thực hiện những công việc khác nhau, song luôn có sự gắn kết hợp tác trong công việc vì một mục tiêu chung – tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo của mình

Ví dụ 1: Chánh văn phòng UBND quận Hà Đông – Đ/c Nguyễn Thị Tâm

có nhiệm vụ giúp Chủ tịch UBND quận chỉ đạo công tác đảm bảo các hoạt động của UBND quận và công tác hành chính tổng hợp, đối nội, đối ngoại, xây dựng lịch công tác tuần của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận, các chương trình công tác tháng, quý, năm của UBNDquận; tổng hợp xây dựng báo cáo đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội hàng quý, 6 tháng và cả năm, chuẩn bị các báo cáo định kỳ của UBND quận trình quận ủy, HĐND quận

và báo cáo UBND Thành phố, chỉ đạo một số công tác khác khi được Chủ tịch

và các Phó chủ tịch quận giao

Ví dụ 2: Khi có công văn đến, các văn bản chỉ đạo của Ủy ban Thành

phố…thì cán bộ văn thư phụ trách văn bản đến sẽ căn cứ vào nội dung của các văn bản đó và khối công việc phụ trách của các lãnh đạo mà chuyển đến từng ô chuyển giao văn bản Sau đó, người có nhiệm vụ chuyên trách của từng lãnh đạo

sẽ xuống phòng văn thư và lấy tài liệu rồi chuyển giao cho lãnh đạo

3.2 Khảo sát về công tác văn thư.

3.2.1 Tổ chức biên chế.

Công tác văn thư ở UBND quận Hà Đông được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đều tập trung vào một đầu mối đó là bộ phận Văn thư cơ quan Văn thư sẽ thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ như: tiếp nhận, đóng dấu, đăng ký…(đối với văn bản đến) trình ký, đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục chuyển phát văn bản (đối với văn bản đi) Việc tổ chức văn thư tập trung có ưu điểm là

sẽ quản lý thống nhất được số lượng cũng như chất lượng văn bản đi-đến cơ quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho tra tìm, kiểm tra văn bản khi cần thiết

Biên chế văn thư – lưu trữ của UBND quận Hà Đông:

Gồm 03 cán bộ chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND, cụ thể như sau:

- 02 cán bộ văn thư:

+ Cán bộ văn thư 01: Đ/c Nguyễn Thị Hiền (Quản lý văn bản đi , quản lý

và sử dụng con dấu – trình độ đại học)

+ Cán bộ văn thư 02: Đ/c Nguyễn Thu Hiền(Quản lý văn bản đến – trình

độ trung cấp)

- 01 cán bộ lưu trữ: Đ/c Đặng Văn Thành (Trình độ đại học)

Tuy nhiên trong thực tế, các cá nhân trong bộ phận văn thư vẫn có thể hoàn thành công việc của nhau Ví dụ: Đ/c Đặng Văn Thành, Nguyễn Thu Hiền

vẫn có thể vào sổ văn bản đến hay đóng dấu văn bản khi đ/c Nguyễn Thị Hiền vắng mặt Hoặc đ/c Hải cũng có thể vào sổ văn bản đến thay cho đ/c Thu Hiền Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng các phòng ban soạn thảo và ban hành văn bản chưa đúng thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Hay tình trạng đổi ngày văn bản, xin số trước để lấy số văn bản đẹp; lấy số trước mà chưa có chữ ký của lãnh đạo; việc quản lý và sử dụng con dấu còn lỏng lẻo (cán bộ văn thư vắng mặt nhưng con dấu vẫn được để trên bàn hoặc nằm lộn xộn dưới gầm bàn…) Qua đây, ta có thể thấy việc phân công rõ ràng, có sự hợp tác giúp đỡ công việc của nhau là tốt, song việc hợp tác này cũng phần nào gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm trong trường hợp có những sai lầm hoặc phạm lỗi trong công việc

3.2.2 Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông trong những năm gần đây.

Năm 2014, UBND quận đã ban hành 12.037 văn bản các loại (giảm 1.468 văn bản so với năm 2014); trong đó: 8.691 quyết định; 03 chỉ thị, công điện;

2094 công văn; 200 tờ trình; 571 thông báo, 223 kế hoạch… Tiếp nhận 1.0654 văn bản các loại

3.3.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến.

Hiện nay văn phòng HĐND & UBND quận đã triển khai ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý điều hành tác nghiệp TDOxffice vào công tác quản lý văn bản của UBND quận

Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc được triển khai tại Văn phòng HĐND & UBND quận để liên thông với các phòng, ban, ngành, UBND cấp dưới trên địa bàn quận thông qua mạng Lan và đường truyền Internet Từ đó, các đơn vị được cấp truyền truy cập hệ thống có thể gửi nhận văn bản thông qua phần mềm này một cách thuận tiện Hiện tại Văn phòng HĐND & UBND quận

đã thực hiện gửi các văn bản đến có sự chỉ đạo của lãnh đạo UBNDquận, các văn bản đi của UBNDquận, giấy mời, thông báo, báo cáo, công văn, kế hoạch,

các văn bản chỉ đạo điều hành qua hệ thống phần mềm tới các phòng, đơn vị liên quan, các UBND cấp dưới Phần mềm hiện đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tất

cả các văn bản được số hóa từ năm 2008 đến nay

Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG.

I Tổ chức tiếp khách, đãi khách.

1.1 Tổ chức tiếp khách.

UBND quận Hà Đông là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương chính vì vậy sẽ có rất nhiều nhà lãnh đạo cấp Trung Ương, các nhà lãnh đạo của các cơ quan ngang cấp đến trao đổi thông tin, truyền đạt, chỉ đạo các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của cơ quan hoặc là các lãnh đạo cấp phường lên trao đổi công việc Hoạt động tiếp khách trong UBND quận Hà Đông là hoạt đông quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào, là bộ mặt của toàn thể cơ quan trong mắt các nhà lãnh đạo (khách) khác

Tiếp khách nhằm thu thập thông tin nằm trong công tác giao tiếp nhân sự nhằm thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của khách Tuy không có một quy chế cụ thể nào quy định về việc tổ chức tiếp khách, nhưng các hoạt động này vẫn được UBND quận Hà Đông thực hiện chỉnh chu, nghiêm túc và rõ ràng

* Quy định chung:

- Tổ chức, công dân đến liên hệ công tác tại cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy định của Cơ quan; phải dừng xe, tắt máy, xuất trình giấy giới thiệu hoặc CMND, nói rõ lý do đến làm việc, nhận thẻ khách vào cơ quan của tổ bảo vệ và gửi xe vào nhà xe theo hướng dẫn

- Khách vào không được mang hung khí, chất nổ, chất dễ cháy, hóa chất độc hại, dễ gây mất vệ sinh vào cơ quan, hoạt động tiếp thị, bán hàng hóa trái phép trong cơ quan

- Những người uống rượu bia, gây ồn ào, to tiếng hoặc có thái độ thiếu văn hóa không được vào cơ quan

- Các tổ chức, cá nhân đến cơ quan để đề nghị giải quyết các công việc liên

quan đến thủ tục, hồ sơ hành chính đến tại phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính

- Các cá nhân, tổ chức có đơn: kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đề nghị UBND quận giải quyết theo thẩm quyền thị gửi đơn tại Phòng tiếp dân

* Đối với khách liên hệ, đặt lịch trước :

- Khi có Công văn liên hệ tới làm việc với UBND quận, cán bộ văn thư sẽ

là người tiếp nhận và sau đó gửi tới phòng ban, chuyên môn liên quan

- Phòng ban đó sẽ có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến của lãnh đạo

- Nếu được sự đồng ý của lãnh đạo thì sẽ tiến hành đặt lịch làm việc với lãnh đạo Văn phòng

- Lãnh đạo Văn phòng lên lịch và sắp xếp phòng tiếp khách

- Bộ phận lễ tân có trách nhiệm chuẩn bị phòng, nước uống và các thứ

khác theo yêu cầu của lãnh đạo

- Phòng chuyên môn liên quan đến lĩnh vực công việc trong buổi làm việc

chuẩn bị tài liệu liên quan (trong trường hợp khách đến bàn bạc các công việc chuyên môn nhất định)

- Tùy vào mảng công việc đề cập mà lãnh đạo phụ trách từng lĩnh vực (nội chính, văn hóa – xã hội, kinh tế - chính trị) sẽ tiếp vị khách đó

* Đối với khách được mời đến :

- Các bộ phận, đơn vị làm kế hoạch tiếp khách trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó báo lịch làm việc với văn phòng

- Bộ phận chuyên trách sẽ có trách nhiệm soạn thảo giấy mời và gửi xuống bộ phận văn thư xin số, ngày tháng, đóng dấu, rồi gửi giấy mời tới khách mời

- Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận lễ tân chuẩn bị phòng tiếp, nước uống…Nếu khách đến là để dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thì đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị nội dung cuộc họp họp, hội nghị, hội thảo có trách nhiệm cử cán bộ công chức, viên chức phối hợp với bộ phận lễ tân đón khách tại khu vực

tiền sảnh, đưa khách vào phòng họp và chuẩn bị tài liệu liên quan cho khách

- Cuối cùng bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo tình hình, diễn biến công việc và kết quả đạt được trong buổi tiếp đón

* Đối với khách không hẹn trước:

- Như thường lệ, khi có khách vào cổng cơ quan, bộ phận bảo vệ sẽ hỏi vị khách đó đến làm gì, cần liên hệ làm việc với ai và có hẹn trước không Nếu không hẹn trước, nhân viên bảo vệ liên hệ với bộ phận lễ tân và hướng dẫn khách để xe vào nhà xe giành riêng cho khách

- Bộ phận lễ tân có trách nhiệm mời nước và báo cáo với bộ phận, đơn vị hoặc cá nhân liên quan

- Nếu được, bộ phận, đơn vị, cá nhân đó sẽ tiến hành tiếp đón

- Nếu người cần gặp từ chối, thì cán bộ lễ tân có trách nhiệm thông báo và xin thông tin của khách để liên hệ sau

1.2 Đãi khách.

Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song lại là một công

việc không thể thiếu trong công tác đối ngoại công sở nhằm thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quá trình giải quyết công việc sau này

Thông qua hoạt động đãi khách của UBND quận Hà Đông đã cho thấy sự tôn trọng của cơ quan với khách, bày tỏ những mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với khách, nhất là môi trường của hoạt động đãi khách rất tiện cho việc đi lại, thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ nằm trong khuôn viên của

cơ quan Trong trường hợp khách quan trọng tới làm việc tại cơ quan hoặc khách đến tham dự các buổi hội nghị, hội thảo (thời gian tiến hành là một ngày) thì UBND quận có thể mời khách ở lại ăn cơm tại hội trường nhà ăn của cơ quan Lúc này, văn phòng có trách nhiệm đặt suất ăn với bộ phận nhà ăn để họ chuẩn bị được đầy đủ chu đáo (bao gồm việc lựa chọn thực đơn, in thực đơn, xây dựng thời gian biểu cho bữa tiệc, chuẩn bị bàn tiệc).

Còn đối với khách bình thường, chỉ đơn thuần đến để trao đổi những vấn

đề khác không nhất thiết là phải công việc thì trong quá trình trao đổi, nói chuyện họ sẽ được tiếp đãi bằng hình thức giải khát (mời trà, nước giải khát, cà phê)

II Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

2.1 Công tác thu thập và xử lý thông tin.

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của UBNDquận Hà Đông Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng Thông tin chính xác, khách quan công việc được giải quyết đúng đắn Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công việc

* Thông tin phục vụ quản lý:

- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND quận Hà Đông

- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND quận Hà Đông

- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo UBND quận

* Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý:

Bước 1: Thu thập thông tin

- Thông tin từ cấp trên trực tiếp

- Thông tin từ cấp dưới

- Thông tin từ các cơ quan khác

- Thông tin từ xã hội, người dân

- Thông tin từ báo chí, truyền thông

Bước 2: Phân tích thông tin

Để đảm bảo độ tin cậy, Văn phòng sẽ tổ chức kiểm tra, xác minh và sàng lọc thông tin Ở UBND quận Hà Đông thông tin được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động khác nhau Ví dụ:

- Thông tin về y tế

- Thông tin về văn hóa giáo dục

- Thông tin về xây dựng cơ bản

- Thông tin về chính sách xã hội

- Thông tin về quân sự, kinh tế…

Bước 3: Cung cấp thông tin

UBND quận có sự phân công trách nhiệm rõ rệt giữa các đồng chí lãnh đạo Ủy ban Cụ thể như sau:

- Chủ tịch Uỷ ban (Đ/c Lê Cường): lãnh đạo mọi mặt công tác của Ủy ban, các phòng ban chuyên môn trực thuộc, các thành viên của Ủy ban hay trực tiếp điều hành trên các lĩnh vực: An ninh, quốc phòng, tổ chức, thanh tra, tư pháp… và văn phòng UBND hàng năm

- Phó chủ tịch Ủy ban (Đ/c Vũ Ngọc Phụng): Giúp Chủ tịch phụ trách khối xây dựng và quản lý đô thị, gồm các lĩnh vực: xây dựng và quản lý đô thị,

khác do Chủ tịch phân công.

- Phó chủ tịch Ủy ban (Đ/c Nguyễn Thanh Xuân): Giúp Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế - đất đai: Tài chính, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại du lịch, doanh nghiệp; nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản; kinh tế tập thể; và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công

- Phó chủ tịch Ủy ban (Đ/cPhạm Thị Hòa): Giúp Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – Xã hội gồm các lĩnh vực: giáo dục – đào tạo, văn hóa thông tin, thể dục – thể thao, khoa học công nghệ, bưu chính - viễn thông, y tế, lao động – TBXH; dân số - gia đình và trẻ em, bảo hiểm xã hội, công tác tôn giáo, các tổ chức hội, các vấn đề xã hội và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công

Căn cứ vào sự phân công nói trên, Văn phòng cụ thể là các chuyên viên

có trách nhiệm sẽ tiếp nhận, thu thập thông tin, sau đó sẽ phân loại thông tin theo từng khối, lĩnh vực phụ trách của từng lãnh đạo rồi mới tiến hành cung cấp thông tin phù hợp đến từng đồng chí lãnh đạo để họ kịp thời xử lý, giải quyết công việc Ví dụ như, mỗi ngày khi có văn bản đến, cán bộ quản lý văn bản đến

sẽ tiến hành phân loại văn bản, đóng dấu đến và vào sổ Sau khi đã xác định được nội dung thông tin của từng văn bản và đối tượng giải quyết, họ sẽ tiến hành ghi phiếu xử lý văn bản và kẹp chung với từng văn bản đó rồi tiến hành chuyển giao tới các đồng chí lãnh đạo theo đúng phạm vi quản lý của họ hoặc theo yêu cầu của văn bản để kịp thời xử lý Cách chuyển giao có thể là gặp mặt

và đưa trực tiếp hoặc chuyển vào các ô chuyển giao văn bản tại phòng Văn thư của cơ quan

Nhìn chung việc thu thập và xử lý thông tin tại UBND quận Hà Đông được tiến hành khá tốt, mọi việc đều có sự phân công rõ ràng, khoa học Thông tin được sàng lọc, phân loại đúng người đúng việc, có độ chính xác cao Song bên cạnh đó, tính kịp thời của thông tin đôi khi vẫn chưa đáp ứng được do văn bản đến quá muộn so với thời gian ghi trong văn bản (ví dụ như công văn, giấy