Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND huyện thường xuân

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 7 I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 7 1. Chức năng 7 2. Nhiệm vụ, Quyền hạn 7 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân: 13 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 13 1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân. 13 1.1. Chức năng 13 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDNDUBND huyện Thường Xuân. 14 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân 14 2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng. 15 III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân 17 1. Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân. 17 2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân 19 2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân. 19 2.2. Nội dung quản lý văn bản 19 2.3. Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân. 22 CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 23 I. CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN 23 1. Công tác tiếp khách ở cơ quan. 23 2. Công tác đãi khách của cơ quan. 26 II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan. 28 1. Xây dựng lịch công tác thường kỳ 28 2. Ưu điểm – hạn chế 32 III. Công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Thường Xuân 33 1. Lập kế hoạch cho hội nghị. 33 2. Lên danh sách khách mời, và lập chương trình nghị sự. 33 3. Ưu điểm nhược điểm. 35 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 35 1. Trước khi lãnh đạo đi công tác 35 2. Trong khi lãnh đạo đi công tác 37 V. Mô hình tổ chức phòng làm việc của UBND huyện Thường Xuân. 38 1. Cách bố trí phòng làm việc. 38 2. Ưu điểm nhược điểm. 39 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. 39 1. Giao tiếp với cấp trên. 40 2. Giao tiếp với đồng nghiệp. 41 3. Giao tiếp với công dân. 41 4. Giao tiếp với khách hàng. 42 5. Giao tiếp qua điện thoại trong cơ quan. 42 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Những nhận xét, đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân. 44 1. Ưu điểm. 44 2. Hạn chế. 45 II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại 46 LỜI CẢM ƠN 48 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I 7

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 7

I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 7

1 Chức năng 7

2 Nhiệm vụ, Quyền hạn 7

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân: 13

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 13

1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân 13

1.1 Chức năng 13

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDND-UBND huyện Thường Xuân 13

1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân (phụ lục 02) 14

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng 15

III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân 17

1.Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân 17

2.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân 19

1.1Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân 19

2.2 Nội dung quản lý văn bản 19

2.3 Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân 21

CHƯƠNG II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 22

I CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP- ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN 22

1 Công tác tiếp khách ở cơ quan 22

2 Công tác đãi khách của cơ quan 26

II Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan 28

1.Xây dựng lịch công tác thường kỳ 28

2 Ưu điểm – hạn chế 32

III Công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Thường Xuân 32

1 Lập kế hoạch cho hội nghị 32

2.Lên danh sách khách mời, và lập chương trình nghị sự 33

3.Ưu điểm- nhược điểm 34

IV Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 34

1.Trước khi lãnh đạo đi công tác 35

2.Trong khi lãnh đạo đi công tác 36

V Mô hình tổ chức phòng làm việc của UBND huyện Thường Xuân 37

1.Cách bố trí phòng làm việc 37

2 Ưu điểm- nhược điểm 38

VI Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 38

1.Giao tiếp với cấp trên 39

2.Giao tiếp với đồng nghiệp 41

3.Giao tiếp với công dân 41

4.Giao tiếp với khách hàng 42

5.Giao tiếp qua điện thoại trong cơ quan 42

CHƯƠNG III KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44

I Những nhận xét, đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân 44

1 Ưu điểm 44

2 Hạn chế 45

II Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại 46

LỜI CẢM ƠN 48

PHỤ LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết.Nên mỗi ngành nghề đều có xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh.Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú,

và nhiều ngành nghề ra đời, hòa nhịp cùng với xu thế đó ngành thư ký văn phòng đã được ra đời Thư ký là đội ngũ những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây nghề Thư ký chưa được thực sự coi trọng và phát triển người ta có quan niệm và nhìn sai lệch

về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng hơn, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của

xã hội

Nhận thấy tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc sử dụng ngành thư ký trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; được sự chỉ đạo, quan tâm, giúp đỡ của Bộ Nội vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau hơn 40 năm hình thành và phát triển đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo, hoàn

thiện phương thức quản lý, đổi mới hình thức đào tạo với quan điểm “Đào tạo

theo nhu cầu xã hội, đào tạo cái gì xã hội cần và doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có” Hiện nay, Nhà trường đang ngày càng mở rộng

quy mô theo chiều sâu, được Nhà nước giao cho đào tạo nhiều chuyên ngành; trong đó chuyên ngành Thư ký văn phòng (Quản trị văn phòng) được Nhà trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội những ngưới thư ký hội tụ đầy đủ các phẩm chất , yếu tố, đáp ứng được những công việc hình thành

trong các cơ quan, đơn vị ,và đặc biệt sẽ trở thành cánh tay trái đắc lưc cho người lãnh đạo Từ ngày đưa chuyên ngành thư ký văn phòng (Quản trị văn phòng) vào chương trình đào tạo đến nay, Nhà trường đã tạo thành công và cho

ra trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ năng nghề nghiệp làm việc tại các

cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đất nước một đội ngũ thư ký có chất lượng cao, đáp ứng được những yêu cầu của cơ quan

Để nhằm mục đích giúp cho sinh viên làm quen, cọ sát với thực tế công việc của mình sau khi ra trường Qua đó ,tích lũy những kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, giáo dục lòng yêu nghề , lòng nhiệt tình sự say mê, tận tụy với nghề, đồng thời rèn luyện tác phong của người cán bộ thư ký văn phòng, và trả lời cho câu hỏi: hiện tại mình đã nắm được những kiến thức gì’’ Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên những kiến thức chuyên ngành tại giảng đường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành đào tạo đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho sinh viên được đi tìm hiểu , làm quen được với môi trường công việc thực tế Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục – đào tạo

trong giai đoạn hiện nay là “Học đi đôi với hành”, “lý thuyết luôn đi kèm

vớithực tiễn”.Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập tốt nghiệp là một

môn học nằm trong chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh viên làm quen với cách làm việc của cơ quan công sở Đây cũng là lần cho sinh viên đi tìm hiểu về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ năng nghề nghiệp và tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Cũng như các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của sinh viên chuyên ngành Thư ký Văn phòng là hai tháng, từ ngày 16/3/2015 đến 05/5/2015 Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán

bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc "Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà sinh viên làm được bao gồm tất cả các công việc từ quá

trình tìm hiểu công tác tổ chức tiếp- đãi khách, Văn thư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập

Được sự đồng ý và giúp đỡ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân và sự phối hợp của nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại UBND huyện Thường Xuân.Trong thời gian thực tập 2 tháng tại cơ quan,được hướng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn phòng,

em đã hoàn thành tốt kế hoạch thực tập của mình với nội dung tìm hiểu về chuyên ngành thư ký văn phòng

Qua bài "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và giáo viên hướng dẫn:cô Nguyễn Thị Thu Hường và cô Nguyễn Thị Kim Chi nói riêng và cùng toàn thể các anh chị trong Văn phòng HĐND- UBND huyện Thường Xuân

đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp

em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú "Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người" điều đó là tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công việc nhưng để làm được điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi người Bản "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót,

em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong cơ quan để Báo cáo của em hoàn thiện hơn

Bài báo cáo gồm có 3 chương:

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Phụ lục: (sơ đồ, tài liệu thu thập)

Em xin chân thành cảm ơn!

Thường Xuân, ngày 05 tháng 5 năm

2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thúy

* Vài nét khái quát về huyện Thường Xuân

Thường Xuân là huyện miền núi nằm ở phía tây ở tỉnh Thanh Hóa, được thành lập năm 1837 ( năm Minh Mạng thứ XVIII) với tên gọi Châu Thường sau cách mạng tháng 8 năm 1945 đổi tên là huyện Thường Xuân huyện có chung đường biên giới với huyện Sầm Tớ, tỉnh hủa phăn NCHDCND Lào

Vùng đất cổ Thường Xuân từ ngày xưa được ba dân tộc Thái, Mường, Kinh cùng đoàn kết gắn bó với nhau trong cộng đồng các dân tộc Việt Nam, xây dựng nên bề dầy truyền thống văn hóa son sắt, thủy chung thương người – vì tình nghĩa và tình yêu quê hương đất nước Những truyền thống tốt đẹp ấy kết thành vùng đất “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, vùng đất đã từng đựơc các các bậc quân vương chọn làm hậu cứ, chiêu tập huyền tài để kháng chiến chống giặc ngoại xâm, bảo vệ nền độc lập tự do của dân tộc

* ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ VỊ TRÍ ĐỊA LÝ

1 Vị trí địa lý

Thường Xuân là huyện miền núi nằm ở phía tây tỉnh Thanh Hóa Từ thành phố Thanh Hóa, theo QL47 qua Mục Sơn rồi đến cầu Bái Thượng với chặng đường 57km là sang địa phận Thường Xuân diện tích tự nhiên là 111.325,02ha, là huyện có diện tích lớn nhất Thanh Hóa Ở vị trí 19042’45’’ đến

2007’15’’ vĩ độ bắc, 104054’33’’ đến 105023’55’’ kinh độ đông.

Phía bắc thường xuân giáp Lang Chánh và Ngọc Lặc; phía đông giáp Thọ Xuân, Triệu Sơn, Như Thanh; phía nam giáp Như Xuân, phía tây giáp quế phong tỉnh Nghệ An và huyện Sầm Tớ tỉnh Hủa Phăn nước CHDCND Lào tỉnh

lộ 507 nối đường Hồ Chí Minh qua thị trấn Thường Xuân lên biên giới Việt - Lào qua cửa khẩu Bát Mọt

2 Điều kiện tự nhiên

Khí hậu Thường Xuân mang tính chất khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao, mùa đông khô hanh, mùa hè nóng, mưa nhiều Thường Xuân nằm trong vùng ảnh hưởng của gió tây nam( gió lào) khô nóng, hạn hán và thường xuyên xảy những đợt rét đậm kéo dài, bão lũ, lốc xoáy và nhiều khi mưa đá…

nhiệt độ trung bình năm của Thường Xuân là 250C, mùa đông nhiệt độ có thể xuống tới 00C, mùa nóng có thể lên đến 40-420C lượng mưa trung bình hàng năm trên 2200mm, có từ 20- 25 ngày gió tây nam khô nóng

Địa hình Thường Xuân có dạng sống trâu và lượn sóng chạy theo hướng tây băc – đông nam với độ cao trung bình 250 – 400m so với mực nước biển đặc biệt ở nhiều đồi núi thuộc các xã Bát Mọt ,Yên Nhân, Xuân Liên, Vạn Xuân…cao trên 1000m

3 Về kinh tế - Xã hội

Tài nguyên rừng của Thường Xuân rất đa dạng.toàn huyện có 90.417,96ha, diện tích rừng đặc dụng 23.475,05ha, diện tích rừng phòng hộ: 28.740,65ha, diện tích rừng sản xuất: 38.202,26ha Rừng giàu và rừng đặc dụng tập trung chủ yếu ở khu bảo tồn thiên nhiên xuân liên, một số ở khu vực giáp Nghệ an và biên giới Việt – Lào rừng thường xuân nổi tiếng với các loại lâm sản gỗ pơmu, lát, lim, táu, chò chỉ, luồng( luồng thường xuân không ngâm nước vẫn không bị mọt) Đặc biệt, rừng Thường Xuân nổi tiếng từ xa xưa với cây đặc sản quế Quế Thường Xuân chất lượng tốt, quý hiếm tới mức gọi là quế ngọc , quế ngự quế vua… được vua Minh Mạng (1820 – 1840) cho tạc vào nghị đỉnh

( trong Cửu đìnhở kinh thành huế) Cùng với gỗ, luồng, rừng Thường Xuân có nhiều chim, thú quý hiếm được ghi trong sách đỏ Việt Nam và thế giới… góp phần làm đa dạng hóa môi trường sinh học cho huyện.

Tài nguyên khoáng sản: Thường Xuân có hàng trăm ngàn m3 đá vôi – là nguồn cung ứng vô tận cho vật liêu xây dựng sắt ở lương sơn đã từng được người pháp khai thác từ thời thuộc pháp, trữ lượng còn dồi dào thiếc, vôn Fram

có ở các mỏ và điểm quặng thuộc xã Vạn Xuân, xã Ngọc Phụng, trữ lượng tới 10.529 tấn Vàng sa khóng vàng gốc có nhiều ở Xuân Chinh, Xuân Thắng, quặng Phốt-Phát ở làng hồ ( Thọ Thanh), Mỏ Pi rít ở Luận Khê, cao lanh ở bến đìn (Xuân Cẩm) và làng cáy ( Lương Sơn), Ponzít có ở khe hạ (Luận Thành)v.v…

4 Về lịch sử, văn hóa và các điểm di tích lịch sử

Thường Xuân có nhiều di tích lịch sử văn hóa nổi tiếng như đền thờ Mẫu chúa Thượng Ngàn, đền thờ Cầm Bá Thước, đền Tông (Trông), cụm di tích chống Pháp gắn với nơi thành lập chi bộ Đảng đầu tiên của Đảng bộ cũng như là các thắng cảnh như: hang Lù, hang Lãm, thác Trai Gái, thác núi bảy tầng… đặc biệt khu du lịch cửa đạt đang được đàu tư dần hình thành, hấp dẫn du khách bởi nét nguyên cơ của môi tường sinh thái là tiềm năng quý giá để du lịch không xa

sẽ là thế mạnh trong phát triển kinh tế - xã hội của Thường Xuân

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, Quyền hạn

• Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

• Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ

cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động

từ thiện, nhân đạo

• Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,

tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

• Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

• Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành

chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân:

• Thường trực UBND huyện

• Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện

- Văn phòng HĐND – UBND huyện

- Phòng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn

- Phòng Văn hóa thông tin

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Ngoài ra văn phòng HDND-UBND còn thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDND-UBND huyện Thường Xuân.

-Trình UBND huyện chương trình làm việc kế hoạch công tác cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban chuyên môn UBND cấp xã thực hiện chương trình công tác của UBND và chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt theo dõi đôn đốc; kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã theo quy định của pháp luật

- Thu thập nắm bắt thông tin, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo tính thường xuyên kịp thời chính xác tình hình dân sinh, kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng thực hiện các chế độ báo cao theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và yêu cầu đột xuất phục vụ cho công tác lãnh đạo của cấp ủy chính quyền

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ tịch, đôn đốc các phòng UBND cấp xã soạn thảo văn bản, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và chủ tịch UBND huyện giao thực hiện theo quy định của nhà nước

1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân (phụ lục 02).

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng.

• Chánh văn phòng

Họ và tên: Nguyễn Quốc Hoàn

Bộ Phận: Phòng HĐND- UBND huyện Thường Xuân

- Thu thập nắm bắt thông tin, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo tính thường xuyên kịp thời chính xác tình hình dân sinh, kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng thực hiện các chế độ báo cao theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và yêu cầu đột xuất phục vụ cho công tác lãnh đạo của cấp ủy chính quyền

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ tịch, đôn đốc các phòng UBND cấp xã soạn thảo văn bản, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và chủ tịch UBND huyện giao thực hiện theo quy định của nhà nước

• Phó chánh văn phòng

Họ và tên: Vi Nguyên Huynh

Bộ Phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân

• Chuyên viên

Họ và tên: Nguyễn Thu Hằng

Bộ Phận: Phòng HĐND-UBND huyện thường xuân

Bộ phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân

Chức danh: bộ phận văn thư

Nhiệm vụ:

Quản lý văn bản, tổng hợp và trình cho lãnh đạo các văn bản đến của cơ quan

Giữ con dấu cho cơ quan

Lưu trữ các văn bản đi văn bản đến

• Chuyên viên

Họ và tên: Hà Thị Thoa

Bộ phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân

Chức danh: phòng tài vụ ,lễ tân, vi tính

Nhiệm vụ:

Chịu trách nhiệm chuẩn bị các buổi lễ tiếp khách của cơ quan

Dọn dẹp văn phòng, phòng hội trường trước và sau các cuộc họp diễn ra

III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân

1.Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân.

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Do vậy thư ký có vai trò nhất định trong các cơ quan, xí nghiệp

UBND huyện thường xuân là một cơ quan hành chính, vì thế mà vai trò

của người thư ký văn phòng đối với cơ quan là rất quan trọng Nó được thể hiện

ở những nhiệm vụ chức năng như:

- Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo: Người thư ký đã nắm bắt được thông tin từ nhiều hình thức như qua các cuộc báo cáo, cuộc họp, thông tin đại chúng, các báo cáo từ các xã thị trấn hay các sở phòng ban…hay qua chỉ đạo của cấp trên Từ những thông tin thu thập được người thư ký đã tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp thành văn bản thành văn bản chỉ đạo cấp dưới hoặc chỉ đạo chương trình làm việc của cơ quan

Ví dụ tình huống cụ thể: Lãnh đạo cơ quan cần bảng biểu thống kê về số lượng học sinh các cấp học bỏ học qua hè thuộc địa bàn huyện để báo cáo với UBND tỉnh trước ngày khai giảng ( 03/9/2014) Trong trường hợp này văn phòng phải thực hiện một lúc nhiều chức năng ( thu thập, sử lý, tổng hợp, phân tích và chọn lọc thông tin) để được nguồn thông tin mà mình cần và thông tin đó đòi hỏi phải có tính pháp lý

Ngoài việc thu thập sử lý thông tin cho lãnh đạo, thì người thư ký còn cần phải có kiến thức về tổ chức hôi nghị, hôi họp Bởi vì người thư ký văn phòng thường xuyên cùng lãnh đạo đi dự các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.Khi tham gia hội nghị thư ký cần phải chuẩn bị nội dung trước, trong và sau hội nghị Khi tổ chức hôi nghị thư ký cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết: thời gian, địa điểm tiến hành, chương trình nghị sự… Nội dung của hội nghị phải được nhất trí của thường trực, nội dung phải rõ ràng về cơ quan chuẩn bị và

cán bộ đôn đốc Thư ký là người chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc và kết luận của hội nghị Sau khị hội nghị kết thúc thư ký cần phải văn bản hóa , lập biên bản hội nghị cho lãnh đạo hay báo cáo cấp trên.

Ví dụ tình huống: Trong cuộc họp UBND huyện Thường Xuân về chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ dự án đấu giá quyền sử dụng đất tại khu đất Xuân Dương- Thường Xuân Người thư ký văn phòng phải chuẩn bị các thông tin liên quan tới đất đai tại khu Xuân Dương cho chủ tịch UBND Tiếp tới thông báo tới các thành phần liên quan như phòng Quản lý đô thị, phòng giải phóng mặt bằng… để họ chuẩn bị về cuộc họp Sau khi cuộc họp kết thúc người thư ký phải tóm tắt lại kết luận của chủ tịch UBND tới các cơ quan đoàn thể biết

Người thư ký phải nghiên cứu tài liệu tham mưu cho lãnh đạo Bên cạnh

đó thư ký văn phòng phải soạn thảo một số văn bản như công văn mời họp, thư cảm ơn, thư chúc mừng và trình lãnh đạo duyệt trước khi ban hành

Ngoài những công việc liên quan đến giấy tờ, thì người thư ký còn trực tiếp tham gia các buổi tiếp đãi – khách, chuẩn bị tất cả các công việc trong quá trình khách đến cơ quan, chuẩn bị chu đáo chỗ ăn nghỉ cho khách đến làm việc dài ngày

Không những thế thư ký văn phòng còn cần phải có kinh nghiệm và tầm nhìn về việc bài trí phòng làm việc sao cho khoa học, nhằm thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp của một người thư ký văn phòng, và tạo đươc thiện cảm cho khách khi tới cơ quan

Trên đây là tình hình công tác của thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân mà tôi được trực tiếp quan sát và tìm hiểu được Là một nước đang phát triển, và hội nhập như Viêt Nam chúng ta hiện nay thì tôi nghĩ rằng tại các cơ quan doanh nghiệp trong và ngoài nước thì người thư ký văn phòng sẽ là người trợ lý giúp việc đắc lực cho lãnh đạo, là cánh tay trái hậu thuẩn

Tôi tin rằng người thư ký văn phòng bằng năng lực và sự hiểu biết của mình sẽ trợ giúp cho lãnh đạo đạt hiệu quả tốt trong công việc và trong công tác

văn phòng HĐND-UBND hường Xuân sẽ được suôn sẻ và thành công hơn.

2.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân

Văn thư là một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ cơ quan tổ chức nào Văn thư là nơi cung cấp nguồn thông tin quan trọng và tin cậy nhất,thường xuyên phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, điều hành các công việc của cơ quan

1.1Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân.

Công tác văn thư có vai trò và vị trí vô cùng quan trọng hoạt động quản lý của các cơ quan, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước.Tại UBND huyện Thường Xuân văn thư giữ một vị trí rất lớn Do vậy công tác văn thư ở đây được các cấp lãnh đạo rất quan tâm cả về nhân lực vật lực

Hàng năm UBND huyện Thường Xuân ban hành trên 6000 văn bản các loại

UBND huyện Thường Xuân hiện có 2 biên chế chuyên trách có kinh nghiệm, trong đó có một công chức chuyên trách và một công chức kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Về trình độ gồm có một công chức có trình độ đại học, đại học kho học xã hội và nhân văn và một công chức đại học hành chính Nhờ vào kinh nghiệm thực tiễn làm công tác văn thư của cán bộ đi trước và kiến thức lý luận của cán

bộ văn thư trẻ mà công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân ngày càng khoa học, chính xác, nhanh tróng và hiện đại

2.2 Nội dung quản lý văn bản

a Quản lý văn bản đi

Theo quy định trước khi cán bộ văn thư đóng dấu phải kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối và ghi số ngày, tháng văn bản

Sau khi đóng dấu xong thì đăng ký văn bản đi vào sổ rồi chuyển giao cho lãnh đạo giải quyết Người văn thư có trách nhiệm gửi văn bản tới đơn vị cá nhân kịp thời sử lý

Tổng số văn bản ban hành của một số loại văn bản thường gặp của UBND huyện Thường Xuân trong năm 2014 là:

Ngoài ra còn những loại văn bản khác

Cán bộ văn thư tại UBND huyện Thường Xuân chỉ đăng ký vào sổ theo Word, ngoài ra không có sổ chuyển giao, sổ gửi văn bản qua bưu điện

Văn bản gửi qua bưu điện sẽ được cho vào phong bì của UBND huyện Thường Xuân, có gián tem và cán bộ văn thư sẽ trực tiếp mang ra bưu điện để gửi mà không ghi thông tin vào sổ theo dõi

Các văn bản gửi cho các đơn vị,phòng,ban nằm trong UBND huyện Thường Xuân thì cán bộ văn thư sẽ chia vào các ô có tên các phòng để cán bộ các phòng tự đến lấy văn bản mà không phải ký nhận vào sổ chuyển giao

Theo số liệu thống kê tại sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thường Xuân, nhìn chung số lượng văn bản được ban hành trong năm 2014 nhiều nhất là: Quyết định và công văn.Vì đây là loại văn bản quản lý chủ yếu của cơ quan cấp trên để giải quyết các công việc như: quy định, quyết định các chủ trương chính sách của cơ quan cấp trên,Đảng, Nhà Nước đề ra

Qua đây cho ta thấy được việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng với quy chế, quy định mà nhà nước đề ra Từ đó cho thấy công tác văn thư ở UBND huyện Thường Xuân đã và đang hoàn thiện và ngày một nâng cao

b Quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn thư không chỉ quản lý con dấu và ban hanh văn bản mà còn là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến UBND huyện

Việc đăng ký văn bản đến của UBND huyện Thường Xuân được thực hiện như sau:

Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo sẽ được chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi- đến để lấy số đến, ngày tháng văn bản đến để chuyển cho lãnh đạo UBND cho ý kiến chỉ đạo

Xem xét cho ý kiến giải quyết Căn cứ vào nội dung văn bản đến, lãnh đạo UBND huyện xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng,ban, đơn vị thực hiện vào phiếu sử lý văn bản đến và chuyển cho các phòng ban đơn vị

Quy trình xử lý văn bản đến được thể hiện:

+ Bước 1: Tiếp nhận Văn bản đến

+ Bước 2: Làm thủ tục và vào sổ văn bản đến

+ Bước 3: Chuyển đến cá nhân đơn vị có thẩm quyền giải quyết

Tổng số văn bản đến của UBND huyện Thường xuân trong năm 2014 như sau:

2.3 Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân.

Các văn bản đi- đến cơ quan đều được cán bộ văn thư lập thành hồ sơ hiện hành và lưu trữ, bảo quản tại văn thư cơ quan

Các văn bản đi của cơ quan được lập thành hồ sơ dưới dạng tập lưu, các văn bản có cùng tên loại như: tập lưu quyết định, tập lưu tờ trình,…riêng các văn bản quy phạm pháp luật do số lượng ban hành ít nên được lập thành một tập riêng gồm tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật mà cơ qua ban hành

trong năm.

Văn thư UBND huyện Thường Xuân lưu cả văn bản đến và văn bản đi của cơ quan Văn bản đến của UBND được lưu vào sổ và sắp xếp lần lượt theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Văn bản đi được cán bộ văn thư sắp xếp rất cẩn thận theo tên loại và theo số ký hiệu văn bản Mỗi loại được sắp xếp theo tập riêng Trong mỗi tập văn bản được sắp xếp lần lượt theo số, ký hiệu Tuy nhiên việc sắp xếp này không theo từng tháng , từng quý mà cứ lần lượt khi nào được một bó từ 20 đến 30 cm thì sẽ ghim lại thành một tập và ghị kèm tờ giấy phía trên tên loại văn bản năm bao nhiêu, từ số bao nhiêu tới số bao nhiêu mà không hề có bìa hồ sơ, không đánh số tờ, không viết chứng từ kết thúc và không có mục lục văn bản đó Điều này dẫn tới tình trạng văn bản lưu được ghim lại thành từng tập và xếp trồng lên nhau ở các kệ, tủ trong góc phòng Chính vì vậy văn bản ở đây chỉ có giá trị lưu trữ mà chưa thể hiện được hết giá trị khai thác , tra tìm, sử dụng khi cần thiết

Ở UBND huyện Thường Xuân chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ cho cơ quan, đơn vị mình

Các đơn vị trong cơ quan cũng chỉ bó tài liệu có liên quan đến nhau cho vào tủ đựng hồ sơ và đến hạn thì chuyển vào lưu trữ chứ không lập thành hồ sơ hoàn chỉnh Đây cũng là thực trạng của rất nhiều cơ quan chứ không riêng gì tại huyện Thường Xuân

CHƯƠNG II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

I CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP- ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN

1 Công tác tiếp khách ở cơ quan.

Tiếp khách là hoạt động cơ bản tại các cơ quan công sở nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách,mặt khác trên cơ sở những thông tin thu được

góp phần góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.Bản chất của hoạt động tiếp khách là thiết lập một giao tiếp có tính mục đích với khách.Thực tế cho thấy việc tiếp khách tại các cơ quan công sở sẽ góp phần thu thập được thông tin bổ ích cho cơ quan.

Ở UBND huyện Thường Xuân hoạt động tiếp khách diễn ra hằng ngày, đối với người thư ký văn phòng thì đây là một trong những hoạt động cơ bản nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được người thư ký cần phải tổng hợp lại và chọn lọc ra để tham mưu cho lãnh đạo góp phần vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Tùy vào từng đối tượng khách đến mà có thể lựa chọn các hình thức tiếp khách khác nhau Chủ yếu là phân thành 2 loại như sau:

- Khách trong nội bộ cơ quan: chủ yếu thực hiện nghi lễ giao tiếp bình thường, bởi hầu hết nhân viên trong cơ quan gặp thư ký để đưa công văn giấy tờ

để thư ký chuyển tới tay lãnh đạo, hoặc đến gặp để triển khai công việc

- Khách bên ngoài cơ quan: Gồm có các đoàn đại biểu, thủ trưởng các cơ quan khác và công dân đến làm việc, tùy vào từng đối tượng để người thư ký lựa chọn cho mình cách giao tiếp phù hợp

• Khách đến liên hệ công tác khi lãnh đạo có nhà.

Khách đến cơ quan khi lãnh đạo có nhà thì hầu hết là những khách đã hẹn trước và đã được sự sắp xếp, và bố trí lịch cho lãnh đạo Trong trường hợp này phải phân biệt khách là cấp trên quan trọng hay khách là cấp dưới

Đối với khách là cấp trên, thì người thư ký và thủ trưởng không nên ngồi chờ khách đến gõ cửa mà phải chủ động ra đón tiếp.Khi ra đón tiếp khách người thư ký nên đi sau thủ trưởng, để thủ trưởng là người đón khách và bắt tay khách và thư ký là người giới thiệu họ tên, chức vụ của thủ trưởng với khách Ví

dụ như:Thưa ông giới thiệu với ông đây là ông Cầm Bá Xuân- chủ tịch huyện Thường Xuân

Cho dù là trong hoàn cảnh giao tiếp nào thì phong tục của người Việt Nam vẫn là pha trà mời khách, sau việc pha trà mời khách thì người thư ký cần

phải chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và ghi chép lại nội dung buổi họp đó và trình lại cho lãnh đạo.

Đối với khách là cấp dưới thì không cần phải trực tiếp ra đón mà để khách tự vào,lúc này người thư ký vẫn phải thực hiện những công việc đó là pha trà mời khách và giới thiệu bản thân Trong trường hợp khách phải ngồi đợi lúc này người thư ký phải giải thích lý do và mong khách thông cảm và ngồi chờ lãnh đạo của mình mà để khách không phải khó chịu

• Khách đến liên hệ khi lãnh đạo đi vắng

Đôi khi khách tới cơ quan gặp lãnh đạo mà lãnh đạo đi vắng, thì lúc này người thư ký cần phải giải thích sao cho khéo và hẹn gặp khách vào thời gan khác

• Trong trường hợp khách không hẹn trước.

Đôi khi ở các cơ quan thì khách không đặt lịch trước vẫn hay sảy ra, khi

đó người thư ký cần phải khéo léo nhắc nhở họ và lần sau nên đặt lịch trước khi đến để tránh khỏi tình trạng đên nhưng không gặp được lãnh đạo

Ví dụ như: Người thư ký giải thích với khách là: “ Thưa ông, rất tiếc là ông không cho biết trước thời gian nên lãnh đạo vừa đi công tác sáng nay, ngày mai lãnh đạo mới trở về, phiền ông phải chờ sau ngày mai xin ông quay trở lại, tôi sẽ thưa với lãnh đạo về việc của ông ngay sau khi lãnh đạo trở về.”

Sau đó khi giải thích với khách xong thì thư ký phải hỏi tên và ghi lại địa chỉ cơ quan và công việc người khách muồn trao đổi với lãnh đạo để trình với lãnh đạo sau

• Trường hợp khách đã có hẹn trước mà không gặp lãnh đạo.

Phần lớn khách có hẹn trước mà không gặp lãnh đạo là do mục đích, tính chất và tầm quan trọng của việc đột xuất phải đi công tác của lãnh đạo Người thư ký phải xin lỗi khách một cách chân thành, và giải thích lý do vắng mặt của lãnh đạo và mong khách thông cảm

Cho dù là khách bên trong hay bên ngoài cơ quan thì khi tiếp khách người thư luôn phải tuân thủ theo quy trình tiếp khách như sau để cuộc tiếp khách

+ Giải quyết công việc cho khách.

- Hướng dẫn cho khách về quy trình thủ tục buộc phải áp dụng để giải quyết công việc

- Yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúng các quy trình

- Trao đổi và kiểm tra thông tin với khách từ đó xác định khó khăn hoặc thuận lợi khi giả quyết công việc Có thể yêu cầu sự phố hợp, hỗ trợ của khách

để lựa chọn phương án tối ưu

- Giải quyế nhanh yêu cầu của khách trên cơ sở thẩm quyền khả năng của

cá nhân và sự trợ giúp của các phòng ban chức năng

- Xây dựng các lịch hẹn gặp

Thực tế cho thấy không phải lúc nào thư ký cũng có thể giải quyết công việc ngay cho khách.Do đó việc xây dựng các lịch hẹn gặp sau cho khách là rất quan trọng.Điều này cần yêu cầu người thư ký cần phải chú ý những điểm sau:

• Nắm vững chương trình,kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan từ đó chủ động xắp xếp thời gian và tổ chức các cuộc hẹn gặp.Chú ý thư ký phải tránh sự mâu thuẩn về thẩm quyền, tránh chồng chéo về thời gian khi giải quyết công việc cho khách

• Xác địnhchính xác thẩm quyền của cơ quan, mục đích hướng tới của khách khi tham gia giao tiếp từ đó để quyết định tham gia hay không tham gia giao tiếp

• Khi xây dựng lịch hẹn, thư ký có thể sử dụng các mẫu phiếu hoặc sổ tay đăng ký hẹn

Thư ký cần phải ghi lại tất cả các lịch hẹn của khách, trong trường hợp

ban lãnh đao cần có chương trình hoặc định sẵn cho các buổi tiếp kiến sắp tới.Cũng như các cuộc hẹn của khách mà phải hủy bỏ vì giám đốc đi công tác chưa kịp về, khi đó thư ký cần phải sử dụng các phương pháp để từ chối.

Khách đến cơ quan gồm nhiều chức vụ và thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau

vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt rõ ràng từng đối tượng

+ Kết thúc buổi tiếp khách và tiến hành chuẩn bị đặt tiệc để đãi khách.Thư ký sử dụng hệ thống các câu hỏi với mục đích kiểm tra lại thông tin

và thông báo một cách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc

Nhìn chung công việc tiếp khách của UBND huyện Thường Xuân đã thể hiện được thiện được sự tôn trọng khách và thiện chí muốn hợp tác của cơ quan.Mặt khác UBND đã thực hiện tốt các nguyên tắc trong hoạt động tiếp khách đó là: Tôn trọng đối tượng giao tiếp,biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên trong giao tiếp,tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp

2 Công tác đãi khách của cơ quan.

Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụ quan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở nói chung và UBND huyện Thường Xuân nói riêng

Hoạt động chuẩn bị đãi khách của UBND huyện Thường Xuân được thể hiện như sau:

2.1.Lựa chọn hình thức đãi khách.

Ở UBND huyện Thường Xuân thường sử dụng các hình thức đãi khách

đó là: giải khát, trà, tiệc chiêu đãi Mỗi hình thức đều có hai mặt của đó, mặt tốt

và mặt sấu Do vậy người thư cần phải thận trọng việc lựa chọn hình thức chiêu đãi để sao cho phù hợp với từng đối tượng, hoàn cảnh tiếp khách

II.2 Chuẩn bị đãi khách.

Trong công tác chuẩn bị đãi khách là khâu rất quan trọng cần sự kỹ lưỡng

và thận trọng, bởi vì nó có ảnh hưởng lớn tới sự thành công trong quá trình giao tiếp của cơ quan và khách trên bàn tiệc Do đó người thư ký cần phải chuẩn bị những nội dung sau:

II.2.1 Lập danh sách khách mời.

Trong cuộc sống việc lựa chọn khách mời khá dễ dàng vì đa phần chúng

ta chỉ dựa vào các quan hệ tình cảm Tuy nhiên, trong môi trường công sở đây là vấn đề khá tế nhị.Do đó yêu cầu đặt ra là khi lập danh sách khách mời người thư

ký phải xây dựng được một hệ thống tiêu chuẩn và căn cứ cho phép lựa chọn, đó

là tính khách quan và tính thứ bậc

II.2.2 Chuẩn bị giấy mời.

Phần lớn thư ký khi soạn thảo giấy mời thương sử dụng hình thức văn bản

để đảm bảo tính trang trọng,chính xác và giá trị pháp lý của thông tin Trong một số trường hợp khẩn cấp thì có thể sử dụng điện thoại để chuyển lời mời nhưng rất hạn chế

II.2.3 Chuẩn bị địa điểm.

Căn cứ vào mục đích tổ chức và trên cơ sở các thông tin có liên quan như:

- Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia

- Hình thức tiệc

- Sự thuận tiện trong đi lại

- Chi phí tối đa được phép chi trả

- Chức vụ của đại biểu

- Các nghi thức buộc phải thực hiện…

Dựa trên những tiêu chí đó thì UBND huyện Thường Xuân thường chọn địa điểm tổ chức tiệc chiêu đãi ở phòng khách và phòng ăn của huyện

Là một người thư ký cần phải nắm được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức

và phải có đầy đủ các thông tin liên quan: về mục đích của việc tổ chức, thông tin về các hình thức khi lựa chọn tổ chức, thông tin liên quan đến các đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi, ngoài ra thì các thông tin xã hội cũng có khả năng chi phối dến hiệu quả của buổi tiệc như: văn hóa giao tiếp của cơ quan Do vậy là một người thư ký điều nắm bắt được các thông tin và yêu cầu kỹ thuật là rất cần thiết

Về hình thức đãi khách của UBND huyện Thường Xuân chủ yếu là tổ chức tiệc ngoài ra còn có tiếp khách bằng giải khát như:mời trà,nước giải khát…

Nhìn chung thông qua hoạt động đãi khách, UBND huyện Thường Xuân

đã thể hiện được sự tôn trọng của cơ quan đối với khách, bày tỏ được mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với khách; thể hiện được sự hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơ bản.

Bên cạnh việc tiếp khách, đãi khách thì thư ký cần phải có kinh nghiệm

về tổ chức hội nghị, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo

*Sơ đồ quy trình tiếp- đãi khách trong hoạt động của văn phòng

+ Văn phòng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công việc

a Xây dựng kế hoạch công tác năm.

Lưu đồ

mẫu

Trách nhiệm