Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại SỞ nội vụ TỈNH LẠNG sơn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 3 I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN 3 1. Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn 3 2. Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 5 1. Vị trí và chức năng 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức 11 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1) 13 III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ 14 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở 14 2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16 2.1 Đặc điểm tình hình 16 2.2. Vị trí, chức năng 16 2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2) 17 4. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo 18 IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN. 21 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 22 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (2014) 22 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 28 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 28 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 30 3. Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan. 30 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 32 5. Ưu nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc. 33 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. 33 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan. 36 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 38 III. Kết luận 39 PHẦN PHỤ LỤC 40

M C L C Ụ Ụ

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 3

I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN 3

1 Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn 3

2 Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn 4

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 5

1 Vị trí và chức năng 5

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3 Cơ cấu tổ chức 11

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1) 13

III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ 14

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở 14 2 Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16

2.1 Đặc điểm tình hình 16

2.2 Vị trí, chức năng 16

2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 16

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2) 17

4 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo 18

IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 21

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 21

2 Khảo sát về công tác văn thư 22

2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng 22

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (2014) 22

2.3 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 22

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 28

1 Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 28

2 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 30

3 Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 30

4 Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 32

5 Ưu nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc 33

6 Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 33

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan 36

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38

III Kết luận 39

PHẦN PHỤ LỤC 40

L I NÓI Đ U Ờ Ầ

Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sựxuất hiện vị trí của người thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu vàkhông thể thiếu được Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạotrong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ củavăn phòng Với vai trò quan trọng đó ngành thư ký đang là tiêu điểm của mọi sựlựa chọn ngành nghề hiện nay Nó chiếm được vị trí khá quan trọng trong xã hộiđồng thời gánh trên vai trọng trách lớn về sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hộicủa đất nước.

Là một công việc “hot”, tuy nhiên thư ký là một nghề còn mới ở nước ta

Xã hội  ngày càng phát triển đòi hỏi người thư ký phải không ngừng nâng caonghiệp vụ chuyên môn của mình Nhận thấy rõ tầm quan trọng của ngành Thư

ký văn phòng và công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khôngngừng đổi mới và nâng cao trình độ đào tạo Đến nay Trường đã tham gia đàotạo các ngành nghề: Quản trị văn phòng, Quản trịu nhân lực, Thư ký văn phòng,Văn thư, Lưu trữ góp phần đáp ứng những nhu cầu của xã hội

Để cho sinh viên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm, bước đầu làm quen vớichuyên môn nghiệp vụ của mình, nhà trường đã đưa ra “chiến lược đào tạo” đó

là giành hai tháng cho sinhviên đi thực tập để vận dụng những kiến thức đã học,tạo cho riêng mình một tác phong cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và đây cũng

là một cơ hội tốt cho chúng ta rèn luyện tư cách đạo đức và phong cách của mộtngười Thư ký văn phòng

Mục tiêu quá trình thực tập hướng đến là:

- Giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức đểkiểm nghiệm kiến thức đã được học

- Nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơquan tổ chức

- Trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ của ngành thư ký vănphòng như: văn bản, văn thư, giao tiếp, tiếp khách

- Rèn luyện được các kĩ năng: quan sát, phân tích, đánh giá, kĩ năng giaotiếp tại cơ quan, kĩ năng đánh máy, viết báo cáo tổng hợp.

- Nhận thức đúng đắn về nghề thư ký văn phòng, có thái độ tích cực trongviệc rèn luyện và học tập; có ý thức chấp hành tốt nội qui, qui chế làm việc, cótinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao trong quá trình thực tập

* Tuy thời gian thực tậpkhông lâu nhưng đây là kết quả đầu tiên và là côngtrình đánh dấu bước trưởng thành của em sau 3 năm học và rèn luyện tại trường.Trong thời gian thực tập, cơ quan đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em học hỏi,làm quen với những công việc văn phòng, các anh (chị), cô (chú) làm việc tạiVăn phòng Sở là những người trực tiếp hướng dẫn chỉ dạy cho em Với nhữngkiến thức được học, em đã áp dụng vào công việc thực tế nhằm đúc kết vàrút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân về chuyên mônnghiệp vụ cũng như các lĩnh vực: Văn phòng, Văn thư-lưu trữ…

Việc trang bị những kiến thức cơ bản là điều rất quan trọng và cần thiết đểhoàn thành những công việc được giao tại cơ quan thực tập. Báo cáo thực tập làkết quả cuối cùng, nó là tất cả những kinh nghiệm, bài học mà em đã có đượctrong quá trình thực tập tại cơ quan Do báo cáo còn nhiều thiếu xót, vì vậy emmong có được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để bài báo cáo của em đượchoàn chỉnh hơn, để em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và là hànhtrang thuận lợi cho em trong quá trình làm việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn! Lạng Sơn, ngày 27 tháng 04 năm 2015

Sinh viên Nguyễn Diệu Quyên

PH N I: Ầ

I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN

1 Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn

"Đ ng Đăng có ph Kỳ L a, ồ ố ừ

Có nàng Tô Th , có Chùa Tam Thanh ị

Ai lên x L ng cùng anh ứ ạ

Bõ công bác m sinh thành ra em” ẹ

Câu ca dao ấy như lời mời gọi tha thiết mặn nồng những ai chưa một lầnđặt chân đến xứ Lạng Và ai đã đến rồi lại mong có nhiều lần trở lại Mảnh đất XứLạng ấy chính là tỉnh Lạng Sơn ngày nay

Là một trong ba cửa ngõ lớn ở phía Bắc Tổ quốc, Lạng Sơn có trên 223

km đường biên giới với Trung Quốc, cách thủ đô Hà Nội 150 km, vừa có đường

bộ vừa có đường sắt đi lại dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng Lạng Sơn có 2cửa khẩu quốc tế, 2 cửa khẩu quốc gia và 7 cặp chợ đường biên, là trung tâmmua bán, trao đổi hàng hóa sầm uất Với điều kiện hiếm có đó, Lạng Sơn là mộttiềm năng để phát triển thương mại và du lịch

Lạng Sơn là miền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc, mang sắc thái riêng,được bảo tồn và giữ gìn lâu đời Với diện tích tự nhiên hơn 8.000km2, Lạng Sơn

có 23 dân tộc anh em chung sống, đông nhất là người Kinh, Tày, Nùng

Thuộc vùng khí hậu á nhiệt đới, gió mùa Có rừng nguyên sinh và thảmthực vật phong phú nên khí hậu ở đây quanh năm trong lành, mát mẻ Mùa đôngkhá lạnh nên khi nhiệt độ xuống thấp, trên đỉnh núi Mẫu Sơn- Lạng Sơn xuấthiện tuyết rơi Đó là điều đặc biệt mà thiên nhiên đã ban tặng cho mảnh đấtLạng Sơn về tiềm năng du lịch

Với địa hình chủ yếu là đồi núi, chúng ta không thể nào quên được dãynúi đá Kai Kinh sừng sững thế trận phòng thủ năm xưa với ải Chi Lăng ghi đậmnhững chiến công của bao thế hệ trong quá trình dựng nước và giữ nước Đếnthành phố Lạng Sơn, ta được ghé thăm thành nhà Mạc, dấu ấn một thời phongkiến Mạc- Lê- Trịnh cách đây gần 400 năm Đến chùa Tam Thanh ngước nhìnlên núi đá, chúng ta nhìn thấy tượng mẹ bồng con mang tên nàng Tô Thị, biểutượng cho lòng thuỷ chung son sắt của người phụ nữ Việt Nam ôm con đứng đợichồng đi đánh giặc giữ nước Vì vậy, có thể nhận thấy trải qua nhiều thời kỳthăng trầm của lịch sử hàng nghìn năm, mảnh đất và con người Lạng Sơn ởmiền biên cương phía Bắc của Tổ quốc, đã tồn tại và gắn bó với máu thịt , với

sự gắn bó của dân tộc đất nước

2 Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn

Lạng Sơn bao gồm có 11 huyện, thị Trong quá trình phát triển nhữngnăm gần đây tỉnh Lạng Sơn đã có những bước phát triển nhanh hơn về an ninh,chính trị; trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững; vật chất, tinh thần nhân dânđược cải thiện Điều đó, sẽ tạo tiền đề quan trọng cho sự phát triển kinh tế xã hộicủa địa phương trong những năm tiếp theo

Kinh tế của thành phố Lạng Sơn chủ yếu dựa vào du lịch và dịch vụ màchủ yếu là buôn bán GDP bình quân đầu năm 2010 đạt 2.600 USD/ người Năm

2010 kim ngạch xuất nhập khẩu qua các cửa khẩu của Lạng Sơn đạt gần 1430triệu USD

Với vai trò là điểm đầu của Việt Nam trên tuyến hành lang kinh tế NamNinh (Trung Quốc)- Lạng Sơn- Hà Nội- Hải Phòng và cửa ngõ nối Trung Quốcvới các nước ASEAN, Lạng Sơn đang tập trung khai thác các tiềm năng, thếmạnh của tỉnh, xây dựng và phát triển khu kinh tế cửa khẩu Đồng Đăng- LạngSơn thành vùng kinh tế động lực, phát triển đô thị, công nghiệp, thương mại vàdịch vụ Góp phần nâng cao vị thế không chỉ riêng của Lạng Sơn và mà cả ViệtNam trong tiến trình hội nhập và phát triển

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

1 Vị trí và chức năng

- Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chứcnăng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhànước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;

tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh theo quy định của pháp luật

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh,đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của

2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy

hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trìnhthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh

2.2  Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế

hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước được giao

2.3 Về tổ chức bộ máy:

- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máyđối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhândân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

- Thẩm định văn bản của các cơ quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các Chicục và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nướcthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sựnghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để các cơ quan trình Uỷ ban nhândân tỉnh quyết định theo quy định;

- Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thànhlập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật;

- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sápnhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ bannhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhândân tỉnh quyết định theo thẩm quyền;

- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhândân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòngchuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướngdẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính,đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật

2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

-  Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địaphương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ởđịa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khitrình cấp có thẩm quyền quyết định;

- Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp nhà nước;

- Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sựnghiệp của nhà nước theo quy định của pháp luật.

- Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử Chủtịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện Giúp Hộiđồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủtướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu  cử theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong côngtác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng,chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp

để tổng hợp, báo cáo theo quy định

2.6 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:

- Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quantới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hànhchính, nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét,quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn của

cơ quan có thẩm quyền Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướngdẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của phápluật;

- Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chínhcủa tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;

- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, khối phố theo quy định củapháp luật và của Bộ Nội vụ.

2.7  Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện Quy chế dân chủ tại

xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước trênđịa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

2.9 Về Cải cách hành chính:

- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cáchhành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xâydựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đạihoá nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theoquyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cácchủ chương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệuquả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợpcác cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cáchhành chính;

2.10 Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:

- Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phépthành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ trên địa bàntheo quy định của pháp luật;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phiChính phủ trong tỉnh Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối vớicác hội, tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và cácchế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật

2.11 Về công tác thanh niên

- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,

dự án liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định,chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lýnhà nước về công tác thanh niên trên địa bàn tỉnh;

- Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanhniên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

- Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan củatỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giảiquyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên;

2.12 Về công tác tôn giáo:

-  Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôngiáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tuhành, nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;

- Tham gia quản lý các khu di tích, danh lam, thắng cảnh có liên quan đếntôn giáo;

- Hướng dẫn tổ chức làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo thuộcPhòng Nội vụ cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quyđịnh của pháp luật

2.13 Về công tác văn thư, lưu trữ:

- Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều

3, Quyết định số 102/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh vềviệc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ

2.14 Về công tác thi đua, khen thưởng:

- Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác thi đua, khen thưởng theo quy định tạiĐiều 2, Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dântỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaBan Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ

2.15 Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được

giao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh

2.16 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết

khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí

và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dântỉnh giao theo quy định của pháp luật

2.17  Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh

vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,

Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chứccủa các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh

2.18 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ

quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,cấp xã, thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưutrữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vựckhác được giao

2.19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; công tác pháp

chế của Sở; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản

lý và chuyên môn, nghiệp vụ được giao

2.20 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các

lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở

2.21 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ

Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

2.22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các

chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định

2.23 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân

cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

2.24 Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ

máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chứcthuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết địnhhoặc quyết định theo thẩm quyền

2.25 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh,

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức

- Sở Nội vụ có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc sở

- Giám đốc sở là người đứng đầu sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhândân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa Sở về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao

- Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt côngtác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở

ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở

- Việc bổ nhiệm, điều động, miễn nhiệm, luân chuyển, từ chức đối vớiGiám đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định vàtheo quy  định của pháp luật; việc khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độchính sách đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo quy định của pháp luật

- Chi cục và tương đương trực thuộc sở:

+ Chi cục Văn thư – Lưu trữ;

+ Ban Thi đua- Khen thưởng;

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, tổ chức trực thuộc Chicục Văn thư – Lưu trữ và Ban Thi đua- Khen thưởng do Giám đốc Sở Nội vụquy định;

+ Căn cứ tình hình thực tiễn, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề án trình

Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập các Chi cục và tương đương trựcthuộc sở khi đáp ứng các điều kiện, tiêu chí

- Tổ chức sự nghiệp trực thuộc sở:

+ Căn cứ tình hình của tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ bannhân dân tỉnh quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác trực thuộc Sởtheo quy định của pháp luật

3.1 Văn phòng Sở

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo, điều hành trong công tác: Tài

chính, kế toán, kế hoạch, tổng hợp, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, thi đuakhen thưởng, quân sự, dân quân, tự vệ, phòng cháy, chữa cháy, an ninh, trật tựnội bộ, cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”, ứngdụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị Website đối với cơ quan SởNội vụ và các tổ chức trực thuộc Sở

3.2 Thanh tra Sở

- Thanh tra sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện công tác

kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chốngtham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý các vi phạm pháp luậttrên các lĩnh vực công tác được Giám đốc sở giao theo quy định của pháp luật

3.3 Phòng Cải cách hành chính

- Giúp Giám đốc sở thực hiện chương trình, kế hoạch, giải pháp về công tác cái

cách hành chính trên địa bàn toàn tỉnh và làm cơ quan thường trực công tác cảicách hành chính

3.4 Phòng Công chức viên chức

- Tham mưu; giúp Giám đốc sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong

công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức;công tác đào tạo, bồi dưỡng; quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cửtuyển và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức, cán bộ, công chức cấp xã

3.5 Phòng Công tác thanh niên

- Tham mưu, giúp Giám đốc sở quản lý nhà nước và tổ chức triển khai các

nhiệm vụ về công tác thanh niên và công tác vì sự tiến bộ của phụ nữ, bình đẳnggiới trên địa bàn toàn tỉnh

3.6 Phòng Tổ chức biên chế

- Tham mưu, giúp Giám đốc sở quản lý nhà nước về tổ chức, bộ máy, biên chế

dối với các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị sự nghiệp; hoạt động dịch

vụ công trong các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý cán bộ, công chức,viên chức, các chức danh trong doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức thuộc đốitượng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý

3.7 Phòng Tôn giáo

- Tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh

vực tôn giáo trên địa bàn tỉnh

3.8 Phòng Xây dựng chính quyền

- Tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với

các lĩnh vực: tổ chức hoạt động của chính quyền các cấp; địa giới hành chính;cán bộ, công chức cấp xã; tổ chức và hoạt động của thôn, bản, khối phố, thựchiện quy chế dân chủ ở cơ sở

3.9 Phòng Pháp chế

- Tham mưu cho Giám đốc sở thực hiện việc quản lý nhà nước bằng pháp luật

về công tác xây dựng pháp luật, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm phápluật, kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục phápluật, theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật,công tác bồi thường của Nhà nước, hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, tham mưu

về các vấn đề pháp lý và tham gia tố tụng trong phạm vi lĩnh vực nội vụ trên địabàn tỉnh

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1)

III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở

* Tham mưu giúp Giám đốc sở:

1.2.1 Tổng hợp, xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng

năm và các đề án, dự án, chương trình về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh,chương trình công tác của sở;

1.2.2 Theo dõi và đôn đốc các phòng thuộc sở các tổ chức trực thuộc sở

trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch, tiến độ; tổng hợp, báocáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và các tổ chức trựcthuộc theo định kỳ;

1.2.3 Công tác tổ chức, quy hoạch, nhân sự, tuyển dụng, sử dụng và quản

lý công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định hiện hành;công tác thi đua, khen thưởng đối với công chức, viên chức trong cơ quan vàngành nội vụ;

1.2.4 Xây dựng hệ thống quy chế và các quy định nội bộ; đôn đốc, kiểm

tra các phòng, tổ chức trực thuộc và các cá nhân liên quan trong thực hiện cácquy chế làm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt độngcủa sở đã được ban hành;

1.2.5 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy định của pháp luật về lưu

trữ và bảo mật; thực hiện công tác pháp chế; kiểm tra thể thức và thủ tục trongviệc ban hành các văn bản của sở;

1.2.6 Tham mưu, xây dựng dự toán ngân sách, tổ chức kiểm tra, giám sát

việc sử dụng các nguồn ngân sách nhà nước; thực hiện công tác quản lý tài vụ,kiểm tra tình hình tài chính của các tổ chức trực thuộc sở theo thẩm quyền đượcphân cấp;

1.2.7 Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản được giao; lập dự toán

và báo cáo thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan, hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của các chươngtrình, đề án, đề tài nghiên cứu, nghiệp vụ chi thuộc sở quản lý theo đúng quyđịnh của Nhà nước;

1.2.8 Chủ trì hoặc phối hợp cùng các phòng, các tổ chức thuộc sở tổ chức

các hội nghị, hội thảo, tập huấn phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm phápluật và các nhiệm vụ chuyên môn, tiếp khách (trong và ngoài tỉnh), khánh tiết,nghi lễ trong cơ quan khi được Lãnh đạo sở giao;

1.2.9 Chủ trì thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ; cơ quan an toàn,

cơ quan văn hóa; công tác quân sự, lực lượng tự vệ; phối hợp với chính quyềnđịa phương, các cơ quan liên quan thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy,phòng chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của sở;

1.2.10 Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và triển khai công tác an

ninh mạng nội bộ, kiểm soát và công tác bảo mật;

1.2.11 Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành

chính chung của Sở; chủ trì tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quảtheo cơ chế "một cửa" tại sở; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại sở;

1.2.12 Thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan và trên phương

tiện thông tin và website của sở về các thủ tục hành chính theo quy định;

1.2.13 Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, các tổ chức trực

thuộc quản lý, cung cấp thông tin cho website của sở và ứng dụng công nghệthông tin vào công tác của Văn phòng;

1.2.14 Chủ trì tham mưu trong công tác tang lễ đối với các đối tượng do

Ủy ban nhân dân tỉnh quy định;

1.2.15 Thừa lệnh hoặc thừa uỷ quyền của Giám đốc ký ban hành một số

văn bản nội bộ và của Sở gửi các cơ quan khác

2 Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả

2.1 Đặc điểm tình hình

- Văn phòng Sở Nội vụ hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giámđốc phụ trách và của Giám đốc sở Văn phòng sở có 14 công chức và người laođộng hợp đồng, gồm: 01 Chánh văn phòng, 01 Phó Chánh văn phòng, 01 Kếtoán trưởng, 02 Chuyên viên, 01 Chuyên viên (cao đẳng) phụ trách công tác lưutrữ, 01 cán sự phụ trách công tác văn thư, và 07 nhân viên thừa hành, phục vụ.Chia theo trình độ: Trình độ Thạc sỹ: 01; trình độ Đại học: 04 người; trình độCao đẳng: 01 người; trình độ Trung cấp: 01 người; còn lại: 07 người

- Văn phòng sở có 09 đảng viên, chiếm tỷ lệ 64,3%

2.2 Vị trí, chức năng

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Sở Nội vụ, do 01

đồng chí Lãnh đạo Văn phòng Sở phụ trách là Bộ phận chuyên môn trực tiếptham mưu cho Giám đốc Sở trong việc tiếp nhận và trả kết quả các loại hồ sơhành chính của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa

- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lýtoàn diện của Văn phòng Sở

- Văn phòng Sở có trách nhiệm chỉ đạo, quản lý hoạt động của Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả; quản lý thời gian làm việc của công chức thuộc Bộphận tiếp nhận và trả kết quả; đồng thời, đảm bảo các điều kiện làm việc cho Bộphận tiếp nhận và trả kết quả

2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

* Nhiệm vụ

- Kiểm tra, xem xét, hướng dẫn tổ chức, cá nhân kê khai, bổ sung hồ sơ

(nếu thiếu); đối với những hồ sơ đã đúng và đủ theo quy định thì tiếp nhận hồ sơ(hẹn ngày trả kết quả và in giấy biên nhận hồ sơ); trường hợp yêu cầu của tổchức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cánhân đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết

- Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để giải quyết, đảm bảo đúng thờigian quy định Khi có kết quả từ phòng chuyên môn thì trả kết quả cho tổ chức,

cá nhân; đối với những hồ sơ giải quyết chậm hẹn thì phải thông báo cho tổchức, cá nhân biết, trình bày rõ lý do chậm hẹn và hẹn lại ngày trả kết quả

- Thực hiện ghi chép đầy đủ sổ theo dõi kết quả giải quyết, Giấy biênnhận hồ sơ theo cơ chế một cửa

- Niêm yết công khai các quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời giangiải quyết, phí, lệ phí (nếu có) tại nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả

- Trong giờ hành chính, công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảphải mặc trang phục gọn gàng, có đeo thẻ công chức ở trước ngực và có biểnchức danh đặt trên bàn làm việc để tổ chức, cá nhận biết và tiện liên hệ trao đổi

- Thực hiện báo cáo tình hình, kết quả tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của

tổ chức, cá nhân theo định kỳ, hằng tháng, quý, năm và đột xuất khi có yêu cầu(theo mẫu số 03)

* Quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

- Có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân không đúng trình

tự, thủ tục quy định đã niêm yết

- Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình, thủ tục hành chính theohướng tinh gọn, giảm thời gian giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân nhưng phảiđảm bảo theo đúng quy định của pháp luật

- Đề xuất trang bị cơ sở vật chất, phương tiện làm việc nhằm đáp ứng nhucầu hoạt động và không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác.

- Được hưởng chế độ hỗ trợ đặc thù theo quy định

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2)

* Số nhân sự hiện có của Văn phòng Sở

- Đ/c: Vũ Đức Thiện- Chánh Văn phòng.

- Đ/c: Nguyễn Thu Hoài- Phó Chánh Văn phòng

- Đ/c: Lê Thị Bảy- Kế toán

- Đ/c: Lành Việt Trình- Chuyên viên quản trị mạng

- Đ/c: Nguyễn Hải Hoàng- Chuyên viên tổng hợp

- Đ/c: Vy Thị Hoàng Linh- Văn thư

- Đ/c: Lưu Thị Minh Huế- Lưu Trữ

- Phân công Phó Chánh văn phòng, chuyên viên và nhân viên thực hiệnnhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụđược giao

- Tổng hợp tình hình hoạt động của Sở và ngành để thực hiện chế độ báocáo định kỳ, chuyên đề, đột xuất về nhiệm vụ được giao

- Quản lý và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan theo đúngquy định

- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc với lãnh đạo Sở và cácphòng, đơn vị theo chỉ đạo của lãnh đạo Sở

- Thực hiện công tác kế toán tài chính của cơ quan, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí.

- Theo dõi việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính của công chức,viên chức và người lao động

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách nhằm thúc đẩy việcứng dụng chương trình tin học hóa vào hoạt động quản lý nhà nước

- Theo dõi, quản lý các thiết bị máy tính, hệ thổng cáp mạng và quản lý tàisản của cơ quan, đơn vị

* Phó Chánh văn phòng

- Tham mưu giúp Chánh văn phòng các công việc về: tổng hợp báo cáo, cảicách hành chính, thi đua – khen thưởng, soạn thảo các quyết định, công văn liênquan đến các lĩnh vực được giao

- Đề xuất xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiệnnhiệm vụ công tác các phòng, đơn vị để báo cáo Chánh Văn phòng

* Chuyên viên tổng hợp

- Tham mưu giúp Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng thực hiệnnhiệm vụ về tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm của cơ quan, xây dựng kế hoạchcông tác của toàn cơ quan; theo dõi, tổng hợp về công tác cải cách hành chính vàthực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo

* Kế toán

- Thực hiện chế độ, chính sách tài chính, kế toán tại cơ quan theo quy định

- Báo cáo cho các cơ quan liên quan về tình hình thực hiện sử dụng ngân

sách, phí, lệ phí theo định kỳ

- Quyết toán thu chi ngân sách năm và xây dựng kế hoạch thu chi ngân

sách năm kế tiếp (gồm kinh phí dự toán ngân sách, phí lệ phí, vốn đầu tư xâydựng cơ bản và một số nguồn kinh phí hỗ trợ khác)

- Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (trên máy vi tính và trên sổ sách,

chứng từ)

- Theo dõi thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản

công

- Kiểm tra, theo dõi việc thu phí, lệ phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết

quả

- Theo dõi, kê khai, thanh toán kịp thời các chế độ Bảo hiểm (BHXH,

BHYT, BHTN) cho công chức, viên chức và người lao động khi có biến đổităng hoặc giảm

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được phân công

* Chuyên viên quản trị mạng

- Quản lý hạ tầng mạng máy tính, đảm bảo tốt cho hoạt động của mạngmáy tính, bảo vệ thông tin dữ liệu

- Chịu trách nhiệm thông tin đưa lên website Sở và hệ thống phần mềm

Văn phòng điện tử eOffice

- Thực hiện chế độ báo cáo cho các cơ quan liên quan về tình hình công

nghệ thông tin tại đơn vị

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được phân công

* Văn thư Văn phòng Sở

- Tiếp nhận văn bản đến, đóng dấu công văn đến, vào sổ công văn đến vàphần mềm lưu máy tính, trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển công vănđến các phòng, đơn vị trong ngày

- Theo dõi quá trình xử lý các văn bản đến có yêu cầu thời gian phúc đáp

 Ban hành văn bản

- Tiếp nhận văn bản đi, kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản, vào sổ công văn đi, làm thủ tục phát hành văn bản, gửi văn bản trongngày

- Lưu văn bản, theo dõi việc gửi văn bản đi

- Quản lý và xử dụng con dấu

 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ

- Lập hồ sơ hiện hành

- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.

* Lưu trữ Văn phòng Sở

- Tham mưu cho Chánh Văn phòng lập Danh mục hồ sơ hàng năm; thuthập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản hồ sơ tài liệu và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định; - Tra cứu

hồ sơ khi có yêu cầu

* Bảo vệ - Tạp vụ - Lái xe

- Duy trì việc thường trực bảo vệ cơ quan 24/24 giờ hàng ngày bảo đảm antoàn, trật tự Hướng dẫn khách đến cơ quan vào đúng nơi làm việc và đỗ xeđúng nơi quy định, kiểm tra hệ thống điện, nước đảm bảo vệ sinh, an toàn chocác trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác của cơ quan; tham mưu cho lãnhđạo trong việc sửa chữa, thay thế trang thiết bị liên quan đến lĩnh vực được phâncông

- Quản lí vận hành hệ thông điện thắp sáng công cộng và nước máy sinhhoạt  bảo đảm tiết kiệm theo đúng chủ trương tiết kiệm của Đảng và Nhà nước

- Thực hiện đúng chức trách, trách nhiệm của người lái xe Giữ xe tốt, lái

xe an toàn, tiết kiệm nhiên liệu Mở sổ theo dõi nhật trình, ghi chép đầy đủ,thanh toán xăng với kế toán đúng thời gian quy định (ngày 15 hàng tháng) Thựchiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao

IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN.

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

* Chức năng

- Đóng vai trò trung tâm tin tức

- Tổ chức những công việc hàng ngày

- Đề xuất công việc

- Chuẩn bị những cuộc công tác xa và những cuộc hội họp

- Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ

* Nhiệm vụ